Sáng kiến kinh nghiệm việc ứng dụng excell vào công tác quản lý đất đai, nhiệm vụ chính là theo dõi quy trình thủ tục hồ sơ đất đai được hộ gia đình nộp 1 cửa của UBND huyện Tuy An, để xem rõ quá trình thụ lý hồ sơ của văn phòng đăng ký đất đai huyên tuy An
Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… PHẦN I: PHẦN MỞ ĐẦU 2 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG PHẠM VI NGHIÊN CỨU NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU PHẦN II: NỘI DUNG ĐỀ TÀI CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CƠ SỞ PHÁP LÝ 10 CƠ SỞ LÝ LUẬN 11 CƠ SỞ THỰC TIỄN 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 13 KHÁI QUÁT PHẠM VI ĐỊA BÀN NGHIÊN CỨU 14 THỰC TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 15 NGUYÊN NHÂN THỰC TRẠNG 16 CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ THỰC HIỆN 17 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP 18 TỔ CHỨC TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 19 2.1 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 20 2.2 KẾT QUẢ THỰC HIỆN( SỐ LIỆU ĐẾN 30/08/2013) 21 2.4 NỘI DUNG CẬP NHẬP QUẢN LÝ THEO DÕI VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ 22 2.4.1 ỨNG DỤNG Microsoft DÕI VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ 23 2.4.1 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ XIN CẤP GIẤY HÀNG NGÀY 24 2.4.2 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỈNH LÝ BIẾN ĐỘNG HÀNG NGÀY 25 2.4.3 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐÃ CẤP GIẤY Ở CÁC XÃ, THỊ TRẤN 10 26 2.4.4 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ THẾ CHẤP VÀ XÓA THẾ CHẤP HÀNG NGÀY 12 27 2.4.4 CẬP NHẬP LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÍCH LỤC, TRÍCH ĐO HÀNG NGÀY 13 28 2.4.4 TIỀM KIẾM HỒ SƠ LƯU TRỮ 13 29 2.4.4 TẠO LIÊN KẾT CHO TRANG QUẢN LÝ CHÍNH 14 30 office Excel CẬP NHẬP QUẢN LÝ THEO PHẦN III: KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 31 KẾT LUẬN 15 32 KIẾN NGHỊ 15 Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… I/ PHẦN I: MỞ ĐẦU 1/ Lý chọn đề tài: Trong năm qua, nhìn chung cơng tác cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ chưa thực quan tâm mức, nên việc thực văn chưa đồng theo quy định hướng dẫn Mặt khác, việc cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ bố trí cán làm cơng tác chưa chuyên sau Từ cơng tác nhiều thơ sơ chưa có khoa học, tủ đựng hồ sơ lưu trữ, kệ đựng hồ sơ lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài ngun Mơi trường Vai trò đất đai đời sống người dân lại trở nên quan trọng Khi đất đai trở nên có giá trị quyền liên quan đến đất đai ngày cao, để thực tốt cơng việc trước hết cần phải có sở để quản lý Để giải tốt vấn đề cần phải đề số giải pháp để thực Việc cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ nhiều năm qua Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chưa vào nề nếp, chưa có khoa học, dẫn đến việc bất cập trình phục vụ cung cấp thơng tin tổ chức cá nhân u cầu Có vụ việc yêu cầu cung cấp hồ sơ để giải vấn đề mâu thuẩn, tranh chấp, cung cấp thông tin để làm sở liệu, tài liệu quản lý đất đai, trình tìm kiếm khó khăn chậm trễ, dân đến việc cung cấp thông tin làm sở để giải kéo dài thời gian, không đáp ứng kịp thời phục vụ cho công tác quản lý đất đai Để xếp lại việc cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ cách có khoa học nhằm phục vụ tốt Phương pháp cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ để công tác quản lý đất đai địa bàn huyện ngày tốt Xuất phát từ thực tế Vì chọn đề tài: Sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng tin học cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ” làm đề tài chiến sỹ thi đua cấp sở năm 2013 2/ Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu quy định pháp lý, nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc cấp nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ chưa vào nề nếp, chưa có khoa học, ngăn nắp Nhằm giúp cho lãnh đạo cập nhật quản lý theo dỗi cán công nhân viên chức phận lưu trữ hồ sơ khắc phục thiếu sót để từ quản lý cập nhật theo dõi lưu trữ hồ sơ có chất lượng cao theo quy định 3/ Đối tượng phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: Cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ Cấp giấy chứng nhận QSD đất, cho tặng QSD đất, chuyển nhượng QSD đất, cấp đổi cấp lại, thừ kế QSD đất, tách QSD đất, chấp xóa chấp QSD đất, chỉnh lý biến động, chuyển mục đích * Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên Môi trường 4/ Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhận hồ sơ trả kết theo thủ tục hành Cập nhập quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ thực trạng công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thực quyền liên quan đến đất đai địa bàn huyện, tạo thuận lợi q trình lưu trữ cơng tác đơn đốc cơng việc q trình thực nhiệm vụ giải hồ sơ cán thụ lý hồ sơ Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… Đánh giá mặt thuận lợi, khó khăn công tác báo cáo hồ sơ xã, thị trấn 5/ Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích thơng tin thu thập tổng hợp thông tin cần thiết để đưa vào đề tài nghiên cứu Phương pháp so sánh: so sánh hồ sơ trễ hẹn công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thực quyền người dân, từ giúp đề xuất giải pháp đẩy nhanh tiến độ thực tốt Phương pháp thống kê: thu thập số liệu cấp giấy địa bàn huyện, số liệu thực ccong tác Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để báo cáo PHẦN II: NỘI DUNG ĐỀ TÀI: CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1/ Cở sở pháp lý: - Luật đất đai 2003 thông qua ngày 26/11/2003 có hiệu lực ngày 01/7/2004 - Nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 Chính phủ hướng dẫn thi hành luật đất đai - Nghị định 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 Chính phủ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất - Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 Bộ Tài nguyên Môi trường việc huớng dẫn lập chỉnh lý quản lý hồ sơ địa - Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009 Bộ Tài nguyên Môi trường quy định giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất 2/ Cở sở lý luận: - Công tác cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ nói riêng cơng tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ cho yêu cầu tổ chức có khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội Là ngành hoạt động Nhà nước bao gồm mặt trị , khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ tài sản chung toàn dân nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống 3/ Cở sở thực tiễn: Đất đai tài nguyên vô quý giá quyền sử dụng tài nguyên vấn đề nhạy cảm dễ xảy tranh chấp Yêu cầu phải quản lý cung cấp thơng tin xác cho người quản lý người sử dụng Hồ sơ lưu trữ phải lâu dài nên cần bảo quản đảm bảo độ xác cao, tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng Nhưng việc cập nhật thơng tin đến hồ sơ lưu trữ nhiều, cần hồ sơ để giải công việc cho người dân tổ chức yêu cầu cuung cấp thông tin hồ sơ khó khăn, nhiều thời gia làm ảnh hưởng đến cơng việc nhiều… Do việc ứng dụng tin học cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ điều cần thiết, giúp lãnh đạo cán chuyên môn nắm chắn công việc giảm bớt khối lượng cơng việc, cập nhật nhanh chóng xác llưu trữ lâu dài xác Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1/ Khái quát phạm vi địa bàn nghiên cứu: Tuy An huyện ven biển phía Bắc tỉnh Phú Yên có toạ độ địa lý từ 13 08’2’’ đến 13022’20’’ vĩ độ Bắc từ 10905’10’’ đến 109021’24’’ kinh độ Đơng; vị trí tiếp giáp sau: - Phía Bắc giáp Thị xã Sơng cầu Tây Bắc giáp huyện Đồng Xuân - Phía Nam giáp thành phố Tuy Hoà huyện Phú Hoà - Phía Đơng giáp Biển Đơng - Phía Tây giáp huyện miền núi Sơn Hoà Bảng Hiện trạng sử dụng đất cấu đất đai năm 2012 STT TỔNG DIỆN CƠ CẤU DIỆN TÍCH CÁC LOẠI TÍCH LOẠI ĐẤT ĐẤT (ha) (%) MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG Tổng diện tích tự nhiên 41499.98 100 1.1 Đất Nơng nghiệp (NNP) 24966.95 60.16 1.2 Đất phi nông nghiệp (PNN) 6217.64 14.98 1.3 Đất chưa sử dụng (CSD) 10315.39 24.86 1.4 Đất có mặt nước ven biển (MVB) 218.69 0.53 2/ Thực trạng đề tài nghiên cứu: Theo xu hướng phát triển tất yếu diễn địa bàn huyện Tuy An diện tích đất nơng nghiệp có xu hướng ngày giảm Ngược lại đất đô thị đất nông thôn ngày tăng lên Vì gia tăng dân số làm cho nhu cầu sử dụng xây dựng nhà người dân dàng cao, nên việc mua bán chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, chuyển mục đích, chấp…Và địa bàn huyện Tuy An cần phải cấp giấy chứng nhân quyền sử dụng đất lần đầu khoảng 22.000 giấy chưa nói đến việc cấp đổi cấp lại người dân có nhu cầu Chính mà điều kiện để dẫn đến để ứng dụng tin học để cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ STT 01 02 03 Bảng 2: Kết thực nhiệm vụ từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/09/2012 SỐ LƯỢNG HỒ SƠ ĐÚNG HỒ SƠ TRỄ LOẠI ĐẤT HỒ SƠ HẸN HẸN Cấp giấy CN QSD đất 1096 1031 65 Cấp đổi, cấp lại 354 354 Cho tặng QSD đất 184 184 Sáng kiến kinh nghiệm 04 05 06 07 08 09 10 Người thực hiện: ………… Chuyển nhượng QSD đất Thừa kế QSD đất Tách QSD đất Thế chấp QSD đất Xóa chấp QSD đất Chỉnh lý biến động Chuyển mục đích Tổng cộng 310 260 170 604 218 34 48 3.278 295 260 170 604 218 34 48 3.198 15 80 3/ Nguyên nhân thực trạng: Hiện công việc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất nhiều , làm cho việc quản lý theo dõi hồ sơ hạn chế, số lượng hồ sơ lưu trữ lớn dẫn đến việc giải công việc lưu trữ hồ sơ không theo kịp tiến độ Với số lượng hồ sơ mà văn phòng giải với khối lượng lớn gồm nhiều lĩnh vực nhưu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhiều, cho tặng QSD đất, chuyển nhượng QSD đất, cấp đổi cấp lại, thừ kế QSD đất, tách QSD đất, chấp xóa chấp QSD đất, chỉnh lý biến động, chuyển mục đích cần phải có phương phấp lưu trữ hồ sơ khoa học Trước lưu trữ hồ sơ có lập sổ theo dõi hồ sơ tiếp nhận thụ lý, hồ sơ tập trung vào đầu mối theo quy định công tác lưu trữ Đã phân loại hồ sơ theo lĩnh vực theo tháng, quý , năm Hồ sơ xếp vào kẹp ba dây có dán nhãn ghi loại hồ sơ tên hồ sơ Nhưng hạn chế trang thiết bị để lưu trữ Trình độ lực chun mơn cán nghành chưa cao, việc năm bắt phần mềm để ứng dụng việc quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ chưa đáp ứng, có thời gian để đầu tư nghiên cứu tìm hiếu phần mềm chuyên ngành Số lượng cán công nhân viên chức văn phòng đăng ký QSD đất hạn chế khối lượng lượng cơng việc nhiều nên chủ yếu tập trung vào chuyên môn để hồn thành cơng việc giao Việc lưu trữ hồ sơ chư đầu tư mức hạn chế Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… CHƯƠNG BIỆN PHÁP, GIẢI PHÁP CHỦ YẾU ĐỂ THỰC HIỆN 1/ Cơ sở đề xuất biện pháp: Nghiên cứu, vận dụng có hiểu văn quy phạm pháp luật lĩnh vực đất đai văn khác có liên quan Nắm bắt kịp thời các thơng tin lưu trữ, tình hình cấp giấy huyện đôn đốc tiến độ thời gian cấp giấy Ứng dụng nhanh chóng kịp thời xác cho xã thị trấn cho công tác quản lý hồ sơ cấp giấy địa phương Cần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật người dân việc sử dụng đất đai Tất biến động đất đai mà đăng ký hợp pháp phòng Tài nguyên Mơi trường phải cập nhật thường xun đưa vào lưu trữ hồ sơ 2/ Tổ chức triển khai kết thực hiện: 2.1/ Quy trình triển khai thực Phần liệu: Thông tin bao gồm Hồ sơ cấp giấy, cấp đổi, chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, chấp, xóa chấp, lý, tách thửa, chuyển mục đích Phần cơng cụ: thủ tục kỹ thuật cho phép thu nhập, cập nhật, xử lý thơng tin nói Sơ đồ: Các hệ thống thông tin đất đai Phần cứng: Máy vi tính cấu hình Pentium®, nhớ Ram 1GHz, bàn phím, chuôt Phần mềm: Sử dụng phần mềm Microsoft office Excel cập nhập quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… Quy trình cập nhật quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ Chuẩn bị phương tiện nghiên cứu Phần cứng, phần mềm,… Thu thập, phân tích, thống kê tài liệu, số liệu Hồ sơ cấp giấy, cấp đổi, chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế, chấp, xóa chấp, lý, tách thửa, chuyển mục đích Xây dựng CSDL Microsoft office Excel Tổng hợp liệt kê, lưu trữ , điều chỉnh sửa đổi Hiệu mặt thời gian, kỹ thuật kinh tế 2.2/ Kết “Ứng dụng tin học cập nhật quản lý theo dõi lưu trữ hồ sơ” (số liệu đến 30/08/2013): SỐ LƯỢNG HỒ SƠ ĐÚNG HỒ SƠ TRỄ STT LOẠI ĐẤT HỒ SƠ HẸN HẸN 01 Cấp giấy CNQSD đất đô thị 83 82 01 02 Cấp giấy CNQSD đất nông thôn 4.702 4.694 08 03 Cấp đổi, cấp lại 305 301 04 04 Cho tặng QSD đất 143 143 05 Chuyển nhượng QSD đất 167 166 01 06 Thừa kế QSD đất 381 381 07 Tách QSD đất 97 97 08 Thế chấp QSD đất 391 391 09 Xóa chấp QSD đất 190 190 10 Chỉnh lý biến động 361 361 11 Chuyển mục đích 47 47 Tổng cộng 6.867 6.853 14 2.3/ Nội dung cập nhập quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ: + Sử dụng phần mềm Microsoft Excel giúp cho quản lý lưu trữ hồ sơ đất đai cách có hệ thống khoa học quan trọng giúp cho liệu qua lại với phục vụ cho nhu cầu người quản lý liệu hay có liên hệ liệu Nội dung cập nhập quản lý, theo dõi, lưu trữ hồ sơ gồm có: + Cập nhập lưu trữ hồ sơ xin cấp giấy hàng ngày + Cập nhập lưu trữ hồ sơ chỉnh lý biến động hàng ngày + Cập nhập quản lý, theo dõi hồ sơ cấp giấy xã, thị trấn + Cập nhập lưu trữ hồ sơ chấp xóa chấp hàng ngày + Cập nhập lưu trữ hồ sơ trích lục, trích đo hàng ngày - Tạo điều kiện cho nhà quản lý cán thụ lý hồ sơ biết rõ thời gian trễ hồ sơ - Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ lưu trữ nhanh phục vụ cho công tác kiểm tra hồ sơ Đánh giá hiệu Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… 2.4/ Ứng dụng Microsoft Excel việc cập nhập quản lý, theo dõi lưu trữ hồ sơ: 2.4.1/ Cập nhập lưu trữ hồ sơ xin cấp giấy hàng ngày Tự động hóa,báo cáo hồ sơ trễ Phần liệu cập nhập Tên chủ hộ Địa khu đất Số lượng hồ sơ Nội dung in sổ Ngày nhận ngày hẹn trả Đã có giấy chứng nhận Cán thụ lý Hồ sơ trả * Phần liệu tính tốn thiết lập công thức tự động báo cáo trễ cho người quản lý cán thụ lý theo dõi tiến độ cấp giấy, chỉnh lý biến động thử đất -Cột ngày thụ lý lại: K69 =IF(N69=" ";" ";J69-TODAY()) Sáng kiến kinh nghiệm Người thực hiện: ………… - Cột báo trễ hẹn: L69=IF(N69=" ";" ";IF(K69=5;"Còn ngày";IF(K69=4;"Còn ngày";IF(K69=3;"Còn ngày";IF(K69=2;"Còn ngày";IF(K69=1;"Còn ngày";IF(K69=0;"Hết ngày";IF(K69