Tìm hiểu về hệ thống BMS , mô hình quan hệ của hệ thống BMS, quy trình làm việc, cách thức phân hệ tín dụng và cách hình thức khác sử dụng BMS để quản lýĐây là một trong những tài liệu được tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra một hệ thống BMS tổng quát nhất dễ hiểu nhất
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 2
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG BMS 6
I QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ BMS 7
II MÔ HÌNH TỔNG QUAN HỆ THỐNG BMS 8
QUẢN LÝ HỆ THỐNG 9
I Hệ thống người sử dụng 11
1 Nhóm người sử dụng trong chương trình 11
1.1 Nhóm quản lý (ADMIN) 11
1.2 Nhóm giao dịch (TTV) 12
1.3 Nhóm kiểm soát (KSV) 12
1.4 Các nhóm khác 12
2 Đăng ký và phân quyền người sử dụng 12
II Quy trình làm việc 17
1 Tổ chức giao dịch hàng ngày 17
1.1 Xử lý đầu ngày giao dịch 18
1.2 Nhập chứng từ phát sinh 18
1.3 Kiểm soát chứng từ 19
1.4 Tra cứu thông tin 19
1.5 Xử lý cuối ngày 19
1.6 In ấn báo cáo 20
1.7 Sao lưu số liệu dự phòng 20
2 Công tác kế toán cuối tháng 20
3 Công tác kế toán cuối năm 21
III Quy trình quyết toán cuối năm 22
Bước 1 Xử lý cuối ngày bình thường 22
Bước 2 Thực hiện quyết toán cuối năm 22
Bước 3 Thực hiện chuẩn bị số liệu đầu năm 22
Bước 4 Xử lý đầu ngày của ngày làm việc đầu tiên trong năm mới 23
IV Hướng dẫn sử dụng các chức năng còn lại 24
1 Lưu trữ số liệu 24
2 Tạo file gửi hội sở 24
3 Nhận file các chi nhánh, PGD 24
4 Tổng hợp số liệu 24
Trang 25 Khai báo một số tham số hệ thống 25
6 Tạo/Cập nhật số liệu thu nợ từ xa 25
7 Khai báo các tham số hệ thống 26
V Quy ước các phím điều khiển 27
1 Thực đơn (menu) của chương trình 27
2 Vai trò của một số phím đặc biệt 27
VI Đăng ký khách hàng 29
1 Khai báo nơi chứa file hồ sơ khách hàng (file HSKH.dbf) 29
2 Đăng ký khách hàng 30
3 Đăng ký địa bàn (đơn vị) 34
PHÂN HỆ TÍN DỤNG 36
I Giới thiệu tổng quát phân hệ tín dụng 37
II Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ tín dụng 42
1 Đăng ký các thông tin trước khi nhập một hồ sơ cho vay 42
1 Đăng ký các thông tin trước khi nhập một hồ sơ cho vay 43
1.1 Đăng ký loại hình vay 43
1.2 Đăng ký danh mục nguồn vốn 46
1.3 Đăng ký loại tài sản thế chấp 50
1.4 Đăng ký lãi suất 51
2 Nhập hồ sơ tín dụng 54
2.1 Nhập/Sửa hồ sơ hợp đồng 54
1.2 Nhập/Sửa hồ sơ khế ước 56
2.3 Nhập kế hoạch trả nợ 58
2.4 Nhập hồ sơ thế chấp 62
3 Nhập giao dịch phát sinh 64
4 Bảng kê thu nợ 69
4.1 Tạo bảng kê thu nợ 69
4.2 Thu nợ cho vay theo bảng kê 70
4.3 Tính hoa hồng 74
5 Tra cứu và báo cáo 76
5.1 Liệt kê chứng từ phát sinh 76
5.2 Tra cứu số dư khách hàng 77
5.3 In báo cáo 81
6 Tạo lại hồ sơ tín dụng 84
7 Phân loại nợ 85
7.1 Đăng ký tỷ lệ trích lập dự phòng rủi ro 87
Trang 37.2 Đăng ký tài khoản cho các nhóm nợ trong phần Tham số hệ thống .88
7.3 Đăng ký tài khoản cho các nhóm nợ 89
7.5 Kiểm soát 94
7.6 Hạch toán 96
7.7 In báo cáo 97
I Giới thiệu tổng quát phân hệ tiền gửi 103
II Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ tiền gửi 107
1 Đăng ký loại hình huy động vốn, lãi suất huy động, các tham số hệ thống .108
1.1 Đăng ký loại kỳ hạn 108
1.2 Đăng ký lãi suất 113
1.3 Đăng ký các tham số hệ thống 114
2 Đăng ký trương mục tiền gửi 115
3 Xử lý các giao dịch phát sinh 121
3.1 Nhập chứng từ phát sinh 121
3.2 Xem, hạch toán các giao dịch tự động 129
3.3 Lãi nhập vốn tiền gửi có kỳ hạn 132
4 Tra cứu và báo cáo 133
4.1 Số dư - lãi của khách hàng 133
4.2 Liệt kê chứng từ phát sinh 135
4.3 In báo cáo 137
5 Tạo lại số dư tiền gửi 138
I Giới thiệu tổng quát phân hệ kế toán 140
II Hướng dẫn sử dụng các chức năng phân hệ kế toán 144
1 Đăng ký các thông tin về hồ sơ kế toán 144
1.1 Đăng ký tài khoản kế toán 144
1.2 Đăng ký lãi suất điều chuyển vốn 147
2 Thêm mới, sửa, xoá, in chứng từ kế toán 147
3 Tra cứu và in báo cáo 156
3.1 Tra cứu số dư tài khoản kế toán 156
3.2 Báo cáo kế toán 157
3.3 Báo cáo kế toán tổng hợp 160
4 Tạo lại số dư kế toán 161
PHÂN HỆ TIẾT KIỆM 162
I.Thiết kế mô hình chức năng 164
1 Mô hình tổng thể của phân hệ Tiết kiệm 164
Trang 4II Mô tả chức năng 165
III Hướng dẫn sử dụng các chức năng 166
1.Kế toán (TK1) 166
1.1 Giao dịch khách hàng (TK11) 166
1.2 Tra cứu và in báo cáo (TK12) 167
Lưu ý: Trước khi in báo cáo Sổ Nhật ký quỹ, TTV sẽ phải nhập số tiền tạm ứng đầu ngày vào textbox Tồn quỹ đầu ngày dưới đây 169
1.3 Quản lý hồ sơ kế toán (TK13) 170
2 Tiết kiệm (TK2) 173
2.1 Giao dịch khách hàng (TK21) 173
2.2 Tra cứu và in báo cáo (TK22) 191
2.3 Quản lý hồ sơ tiết kiệm (TK23) 198
3 Khách hàng (TK3) 199
3.1 Xem điều chỉnh hồ sơ khách hàng (TK31) 199
3.2 Danh mục đơn vị (TK32) 201
3.2 Danh mục đơn vị (TK32) 202
4 Đăng nhập (TK4) 203
5 Chức năng quản lý hệ thống 204
5.1 Chuẩn bị cập nhật hồ sơ ngày (TK51) 204
5.2 Quyết toán cuối năm 207
5.3 Chuẩn bị số liệu đầu năm 207
5.4 Cài đặt hệ thống (TK54) 208
5.5 Quản lý hệ thống và người sử dụng (TK55) 209
5.5.2 Đổi Password Login (TK552) 210
5.6 Tạo/cập nhật số liệu thu nợ từ xa (TK56) 211
5.7 Khai báo tham số hệ thống (TK57) 211
6 Kết thúc 213
Trang 5TỔNG QUAN VỀ HỆ
THỐNG BMS
Trang 6I QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ BMS
Về xử lý nghiệp vụ
Mềm dẻo, linh hoạt dễ dàng mở rộng
Hệ thống kế toán, khách hàng là trung tâm
Các phân hệ giao dịch theo nghiệp vụ, xử lý hạch toán tự động, tích hợp hệ thống
Xử lý theo lô kết hợp xử lý tức thời
Về phân cấp quản lý
Phân cấp quản lý hồ sơ : kế toán, tín dụng, tiền gửi - tiết kiệm
Mô hình 4 mắt trong xử lý chứng từ
Đầu tư công nghệ
Thiết bị phần cứng : phù hợp với khả năng trang bị của các đơn vị
Hệ thống phần mềm : phù hợp với yêu cầu quản lý nghiệp
vụ và trình độ cán bộ vận hành, quản trị hệ thống
Hệ thống an toàn và bảo mật
Sao lưu và phục hồi dữ liệu đảm bảo tính sẵn sàng cao
Cơ chế bảo mật cao, phân quyền hợp lý với việc phân cấp quản lý
Trang 7II MÔ HÌNH TỔNG QUAN HỆ THỐNG BMS
Giao dịch khách hàng
Khách
hàng
Tiết kiệm
Tiền gửi
Tín dụng
Kế toán tổng hợp
- Dự thu
- Dự chi
- Phân loại nợ
- Trích dự phòng
Báo cáo NHNN
Cán bộ
đơn vị
Hoạt động hậu kiểm
Kế toán nội bộ
Báo cáo
tổng hợp
Báo cáo từng module
Trang 8QUẢN LÝ HỆ THỐNG
Trang 9SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỆ THỐNG
Quản lý hệ thống
Chuẩn bị cập nhật
hồ sơ ngày Quyết toán cuối năm Chuẩn bị số liệu đầu năm
Xử lý đầu ngày
Xử lý cuối ngày
Lưu trữ số liệu
Thực hiện quyết toán
năm Bảng kết hợp doanh
số quyết toán Bảng tình hình thực tế doanh nghiệp
Tạo số dư đầu năm
kế toán Sao kê số dư tài khoản đầu năm
Sổ phụ tài khoản đầu năm
Quản lý hệ thống
và người sử dụng
Đăng ký người sử dụng Đổi password login
Nhận file các chi
nhánh, PGD
Tổng hợp số liệu
Cài đặt hệ thống liệu thu nợ từ xa Tạo/Cập nhật số Khai báo tham số hệ thống
Tạo file gửi hội sở
Trang 13Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
13
Trang 14Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
1.2 Nhóm giao dịch (TTV)
Nhóm này bao gồm các người sử dụng có chức năng chính là nhập các chứng
từ kế toán phát sinh hàng ngày vào máy tính Nhóm này có thể gồm các thanh toán viên, kế toán viên của phòng kế toán
1.3 Nhóm kiểm soát (KSV)
Nhóm này bao gồm các người sử dụng có chức năng theo dõi, kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ đã nhập vào máy bởi nhóm giao dịch Khi kiểm tra thấy các yếu tố chứng từ trên máy là chính xác, người kiểm soát sẽ chấp nhận chứng từ, trường hợp trái lại, người kiểm soát có thể gửi thông báo yêu cầu người giao dịch điều chỉnh lại hoặc huỷ bỏ chứng từ Nhóm này thường là kế toán trưởng hoặc một người khác được uỷ quyền
1.4 Các nhóm khác
Nhóm tín dụng: quản lý các hồ sơ tín dụng và thực hiện phân loại nợ
Nhóm quản lý, giám đốc: có thể tra cứu và xem báo cáo kế toán và tài chính khi cần, quản lý tình hình tài chính của đơn vị
2 Đăng ký và phân quyền người sử dụng
Người thực hiện: thuộc nhóm admin
Đường dẫn: Quản lý hệ thống Quản lý hệ thống và người sử dụng Đăng
ký người sử dụng
Thêm mới người sử dụng
Chọn nhóm người sử dụng cho người dùng muốn thêm mới ở sơ đồ hình cây
bên trái, sau đó nhấn nút Tạo mới ở vạt Hồ sơ người sử dụng Nhập vào những thông tin sau đó nhấn nút Lưu để ghi lại thông tin vừa nhập.
14
Trang 15Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
Ví dụ: muốn tạo 1 user thuộc nhóm kế toán
B1: Chọn nhóm kế toán trong sở đồ hình cây
B2: Nhấn nút Tạo mới, đăng ký thông tin cho user, sau đó nhấn nút Lưu.
15
Trang 16Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
Phân quyền người sử dụng
Chọn người sử dụng muốn phân quyền chọn phân hệ muốn cấp quyền trong danh sách bên dưới
Tiếp theo chuyển sang vạt Quyền hạn:
Ta sẽ nhìn thấy các chức năng có trong phân hệ kế toán
16
Trang 17Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
Danh sách ở trên: liệt kê các chức năng mẹ
Danh sách ở dưới: liệt kê các chức năng con Chọn mỗi chức năng mẹ ở trên sẽ
có danh sách các chức năng con hiện ra tương ứng
Muốn phân cho user sử dụng chức năng con, đầu tiên phải tích vào chức năng
mẹ trong danh sách ở trên, sau đó tích vào chức năng con bên dưới:
Xoá người dùng
17
Trang 18Tài liệu hướng dẫn sử dụng chương trình BMS
Chọn người dùng muốn xoá, nhấn nút Xoá ở vạt Hồ sơ người sử dụng.
Thoát khỏi chức năng Quản lý hệ thống và người sử dụng: nhấn nút Kết
thúc hoặc phím ESC.
Chú ý: Sau khi đăng ký và cấp quyền cho người dùng, mỗi người sử dụng khi
đăng nhập vào chương trình đề có thể đổi lại mật khẩu của mình bằng chức năng
Quản lý hệ thống\ Quản lý hệ thống và người sử dụng\ Đổi Password login.
18