TIÊU CHUẨN QUY TRÌNH GIÁM SÁT NGUỒN GỐC + PHỤ LỤC QUY TRÌNH GIÁM SÁT NGUỒN GỐC VỀ CÀ PHÊ Phiên 1.1 tháng 12 năm 2015 Bản của tài liệu này có sẵn ở dạng điện tử trang web Trung tâm Đào tạo UTZ: www.utz.org Tài liệu này dịch từ tiếng Anh Nếu có nghi ngờ tính xác của thơng tin tài liệu, vui lòng tham khảo phiên bản gốc tiếng Anh tại www.utz.org Hoặc qua đường bưu điện: Phòng tiêu chuẩn và chất lượng UTZ De Ruyterkade bg 1013 AA Amsterdam The Netherlands © UTZ 2015 No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without full attribution www.utz.org Nội dung GIỚI THIỆU 1.1 Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc gì? 1.2 Tại phải cập nhật phiên bản mới? 1.3 Khi tuân thủ Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn phiên bản 1.1 tháng 12 năm 2015 1.4 Phạm vi Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc 1.5 Tài liệu liên quan khác 1.6 Chính sách Ghi nhãn Nhãn hiệu Thương mại 1.7 Từ viết tắt 1.8 Định nghĩa 1.9 Cấp truy nguyên Yêu cầu của Quy trình Giám sát Nguồn gốc Phụ lục Quy trình Giám sát Nguồn gốc Cà phê 13 Giới thiệu Phụ lục Quy trình Giám sát Nguồn gốc Cà phê 13 Liên hệ với UTZ 13 Các hoạt động xử lý thực tế 14 Chuỗi Cung ứng 15 Tỉ lệ chuyển đổi 16 Các yêu cầu % tối thiểu 16 Giao dịch GIP Hoạt động Kho hàng 16 www.utz.org GIỚI THIỆU UTZ chương trình và nhãn hiệu cho canh tác bền vững toàn giới Sứ mệnh của tạo giới đó canh tác bền vững then chốt Canh tác bền vững giúp nông dân, người lao động và gia đình họ đạt hồi bão của mình, góp phần vào bảo vệ tài nguyên thiên nhiên của trái đất, hiện tại và tương lai Một giới canh tác bền vững giới mà nông dân thực hiện thực hành nông nghiệp tốt, quản lý trang trại hiệu quả, tôn trọng người hành tinh, ngành công nghiệp đầu tư và đánh giá cao cho sản xuất bền vững, người tiêu dùng thưởng thức tin tưởng vào sản phẩm mua 1.1 Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc gì? Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc tập hợp yêu cầu nhằm cung cấp mức độ tin cậy cao mà sản phẩm chứng nhận UTZ liên quan mặt thực tế hoặc hành (trong trường hợp cân khối lượng) với nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất chứng nhận UTZ, và đảm bảo truy nguyên của sản phẩm chứng nhận UTZ Chứng nhận Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc đảm bảo sản phẩm bán bởi thành viên chuỗi cung ứng (SCA) chứng nhận UTZ và kinh doanh xử lý theo yêu cầu UTZ đề Những người sử dụng Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc nên tham khảo phụ lục sản phẩm cụ thể tương ứng với sản phẩm mà họ mua bán và/hoặc chế biến Phụ lục sản phẩm không bao gồm yêu cầu ở dạng điểm kiểm soát, nhiên quy định nguyên tắc điều khoản liên quan đến hoạt động xử lý thực tế, cấp truy nguyên, tỉ lệ chuyển đổi giao dịch GIP hoạt động kho hàng liên quan đến sản phẩm, phải trọng để đạt chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc Lưu ý: Số phiên phụ lục sản phẩm khác với số phiên Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc hai tài liệu sửa đổi riêng rẽ UTZ có tồn quyền ban hành sửa đổi nội dung yêu cầu nêu tài liệu 1.2 Tại phải cập nhật phiên mới? Các tiêu chuẩn UTZ sửa đổi, cải tiến, cập nhật định kỳ dựa thay đổi chương trình UTZ, kinh nghiệm trước với tiêu chuẩn phản hồi nhận từ bên hữu quan Phiên bản trước của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc (phiên bản Cà phê 5.0 tháng năm 2013; phiên bản Chè rooibos 2.0 tháng 11 năm 2011; phiên bản Cacao 3.1 tháng năm 2012) sửa đổi nhằm: - Thiết lập Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc bao gồm yêu cầu giống cho tất cả sản phẩm; - Thiết lập yêu cầu Quy trình Giám sát Nguồn gốc rõ ràng hơn; - Phù hợp với phiên bản Quy chế Chứng nhận UTZ Ngoài ra, việc phát triển Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc chung đẩy mạnh tích hợp sản phẩm vào chương trình UTZ Tiêu chuẩn Quy trình giám sát nguồn gốc phiên bản 1.1 thay phiên bản 1.0 kết hợp số thay đổi nhỏ để cung cấp việc làm rõ định nghĩa công bố sản phẩm; yêu cầu tỷ lệ tối thiểu công bố sản phẩm UTZ; sử dụng chức Loại bỏ Good Inside Portal (GIP) 1.3 Khi tuân thủ Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn phiên 1.1 tháng 12 năm 2015 Tất cả đánh giá thực hiện sau ngày tháng năm 2016 phải theo phiên bản 1.1 tháng 12 năm 2015 của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc phụ lục sản phẩm áp dụng Sau ngày tháng năm 2016, www.utz.org Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ phiên bản 1.1 tháng 12 năm 2015 thay phiên bản trước đó của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ (Cà phê phiên bản 5.0 tháng năm 2013; Chè Rooibos phiên bản 2.0 tháng 11 năm 2011; Cacao phiên bản 3.1 tháng năm 2012) Từ ngày tháng 12 năm 2015 đến ngày tháng năm 2016, có thể thực hiện đánh giá theo phiên bản gần trước đó của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc (Cà phê phiên bản 5.0 tháng năm 2013; Chè Rooibos phiên bản 2.0 tháng 11 năm 2011; Cacao phiên bản 3.1 tháng năm 2012) hoặc theo Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc phiên bản 1.1 tháng 12 năm 2015, trừ đợt đánh giá đó là cho sản phẩm chương trình UTZ (Hazelnut hoặc Chè thảo mộc), trường hợp đó có Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc phiên bản 1.1 tháng 12 năm 2015 áp dụng SCA muốn mua bán và/hoặc chế biến sản phẩm chứng nhận sản phẩm chương trình UTZ (Hazelnut hoặc Chè thảo mộc) và nhận đợt đánh giá với kết quả là chứng nhận trước ngày tháng năm 2015 dựa phiên bản trước đó của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ cho phiên bản nào đề cập bên Cacao, Cà phê, Chè hoặc Rooibos, không cần thực hiện đánh giá riêng cho sản phẩm đó Thay vào đó, họ ký vào "Cơng bố Tn thủ Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc" cho sản phẩm họ muốn thêm vào phạm vi của Khi đó họ nhận giấy phép cho sản phẩm đó Vui lòng liên hệ membersupport@utz.org bạn muốn sử dụng tùy chọn Sản phẩm bán sản phẩm UTZ trừ SCA có giấy chứng nhận/giấy phép hiệu lực, ủy quyền từ UTZ 1.4 Phạm vi Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc áp dụng cho tất cả SCA mua bán và/hoặc chế biến sản phẩm có chứng nhận UTZ Một vài số SCA không cần đánh giá chứng nhận, phải tuân thủ Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc u cầu giấy phép mua bán sản phẩm có chứng nhận UTZ Good Inside Portal1 Có thể tìm thêm thơng tin SCA cần không cần đánh giá chứng nhận chương của Quy chế Chứng nhận u cầu có Tiêu ch̉n Quy trình Giám sát Nguồn gốc áp dụng cho việc mua bán và/hoặc chế biến sản phẩm có chứng nhận UTZ, không cho sản phẩm hay thành phần khác Tài liệu phiên bản gốc Tiếng Anh Trong trường hợp nghi ngờ tính xác của thông tin bản dịch tài liệu này, tham khảo phiên bản tiếng Anh, phiên bản thức bắt buộc 1.5 Tài liệu liên quan khác Các bản dịch Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc phụ lục sản phẩm có website của UTZ2 Các tài liệu khác liên quan đến Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc có website này Các tài liệu bao gồm: - Quy chế Chứng nhận: mơ tả quy trình và điều kiện cho người cần chứng nhận cách trở thành thành viên có chứng nhận UTZ Tài liệu này mô tả thủ tục yêu cầu để trở thành Tổ chức Chứng nhận (CB) UTZ phê duyệt - Danh sách CB phê duyệt: Danh sách CB UTZ phê duyệt thực hiện đánh giá chứng nhận UTZ Cung cấp dẫn cho biết khu vực/quốc gia CB thực hiện đánh giá Hệ thống Quản trị Chứng Truy nguyên trực tuyến UTZ, truy cập www.goodinsideportal.org www.utz.org/ www.utz.org - Danh mục Quy trình Giám sát Nguồn gốc: danh mục tóm lược yêu cầu của Quy trình Giám sát Nguồn gốc (có thêm phần để bổ sung nhận xét) Tài liệu này SCA sử dụng thực hiện tự đánh giá Đánh giá viên sử dụng danh mục kiểm tra từ CB thực hiện đánh giá bên - Bộ nguyên tắc: tiêu chuẩn cho nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất thực hiện biện pháp canh tác điều kiện làm việc tốt quan tâm tốt đến thiên nhiên hệ tương lai Nếu nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất thực hiện yêu cầu của Bộ nguyên tắc nhận đánh giá thực hiện bởi Tổ chức Chứng nhận phê duyệt, với kết quả là chứng nhận, họ bán sản phẩm của sản phẩm có chứng nhận UTZ cần ghi lại việc bán hàng đó hệ thống truy nguyên của UTZ 1.6 Chính sách Ghi nhãn Nhãn hiệu Thương mại Chính sách Ghi nhãn Nhãn hiệu Thương mại xác định yêu cầu cho: • Việc ghi nhãn bao bì của cả sản phẩm bán lẻ sản phẩm dịch vụ thực phẩm, ví dụ nhãn UTZ gói Cà phê cho thị trường bán lẻ gói hạt Cà phê cho thị trường phân phối • Sử dụng nhãn hiệu thương mại UTZ ngồi bao bì, ví dụ, sử dụng nhãn hiệu thương mại UTZ website, quảng cáo hoặc báo cáo doanh nghiệp Ghi nhãn bao gồm có logo hoặc khơng có logo tất cả tham chiếu đến thành phần chứng nhận UTZ Sử dụng từ ngữ cách (văn bản công bố) thông tin chi tiết cách sử dụng logo cách (màu sắc, vị trí, kích cỡ) phần sách Có thể thấy sách website của UTZ hoặc cách liên hệ với Nhóm Hỗ trợ Thành viên 1.7 Từ viết tắt Sau là danh sách từ viết tắt sử dụng tài liệu này: CB CP ERP GIP IP MB SCA SG SKU 1.8 Certification Body - Tổ chức Chứng nhận phê duyệt bởi UTZ Control Point - Điểm Kiểm soát Enterprise Resource Planning - Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp Good Inside Portal – Cổng thông tin thành viên Identity Preserved - Đảm bảo Nhận dạng (cấp truy nguyên) Mass Balance - Cân Khối lượng (cấp truy nguyên) Supply Chain Actor - Thành phần Chuỗi Cung ứng Segregation – Tách biệt (cấp truy nguyên) Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu giữ hàng hóa Định nghĩa “Ủy quyền Thay mặt Người dùng” www.utz.org Ủy quyền ký bởi nhà cung cấp (nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất) và người mua đầu tiên, ủy quyền cho người mua đăng ký giao dịch GIP thay mặt nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất Cấp truy nguyên Xác định cấp độ sản phẩm truy nguyên chứng nhận của nó Trong chương trình UTZ, có ba điểm (IP, SG, MB) của cấp truy nguyên áp dụng với sản phẩm chứng nhận quy trình liên quan Đảm bảo Nhận dạng (IP): Nhận dạng của nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất trì tồn chuỗi cung ứng Sản phẩm truy nguyên trở nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất mà sản phẩm hình thành Một biến thể khác của cấp truy nguyên IP Đảm bảo Nhận dạng Trộn lẫn (MixIP) Ở cấp độ này, sản phẩm từ nhiều nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất Trộn lẫn với nhau, sản phẩm truy nguyên trở nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất Các yêu cầu áp dụng đổi với cấp truy nguyên IP áp dụng cho MixIP Tách biệt (SG): Sản phẩm có chứng nhận UTZ từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất khác Trộn lẫn Sản phẩm sản xuất bởi nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất có chứng nhận UTZ, nhiên nhận dạng của nhà sản xuất cụ thể bị Chứng Công bố Sản phẩm Công bố thời điểm trước Đa chứng nhận Cân Khối lượng (MB) (Lưu ý: tùy chọn MB thực SCA Cacao Hazelnut có chứng nhận UTZ): Khả truy nguyên hành của sản phẩm chứng nhận Khả truy nguyên cân khối lượng cho phép phần sản phẩm đầu của SCA bán với công bố UTZ MB, tương ứng với lượng hàng đầu vào có chứng nhận UTZ (và có xem xét tỉ lệ chuyển đổi) CB UTZ phê duyệt cấp chứng thành viên đó tuân thủ yêu cầu của hoặc nhiều tiêu chuẩn của UTZ Chứng cung cấp phương tiện để đề nghị cấp phép GIP cho thành viên chứng nhận kinh doanh sản phẩm chứng nhận UTZ Mộtcông bố sản phẩm liên quan đến thực hiện UTZ hoặc bền vững hoặc nguồn cung ứng có trách nhiệm của sản phẩm hoặc thành phần, mà ý nghĩa và mục đích là hồn tồn hoặc phần dựa nguồn gốc hoặc tình trạng của UTZ, có hoặc khơng có logo UTZ sản phẩm hoặc bên sản phẩm, có liên quan đến việc chào bán hoặc bán của sản phẩm Đây có thể cả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp doanh nghiệp và người tiêu dùng UTZ bảo lưu quyền đưa định cuối việc tuyên bố có xem khẳng định sản phẩm hay khơng Sau là ví dụ công bố sản phẩm: Nếu thành viên đề cập đến UTZ hoặc trạng thái bền vững hoặc nguồn cung ứng của sản phẩm hoặc thành phần hóa đơn cho khách hàng; Nếu thành viên đề cập đến UTZ hoặc trạng thái bền vững hoặc nguồn cung ứng sản phẩm hoặc thành phần nhãn hiệu hoặc kênh truyền thông sản phẩm, bao gồm kênh trực tuyến, báo chí, quảng cáo, đồ trưng bày sản phẩm bán hàng; Nếu thành viên đề cập đến UTZ hoặc trạng thái bền vững hoặc nguồn cung ứng của sản phẩm hoặc thành phần chuyển cho họ Khi sản phẩm cơng bố có chứng nhận UTZ ở khâu sau khâu mua/bán ban đầu của sản phẩm đó, hoặc sau giấy phép hết hạn Trong trường hợp người cung cấp hoặc người mua khơng có giấy phép có hiệu lực nữa, họ phải nộp đơn xin cơng bố thời điểm trước cho UTZ, và điều kiện áp dụng để cơng bố đó chấp nhận ví dụ, SCA mua sản phẩm UTZ vào ngày tháng 4, họ đánh giá chứng nhận lần vào ngày tháng Giấy chứng nhận giấy phép bắt đầu ngày 15 tháng Sau SCA có giấy phép có hiệu lực vào ngày 15 tháng 6, họ công bố thời điểm trước cho khối lượng UTZ mua vào ngày tháng Khi sản phẩm chứng nhận theo hai tiêu chuẩn chứng nhận trở lên Dịch vụ thực phẩm (còn gọi Ngồi Hộ gia đình) Đơn vị lưu giữ hàng hóa Một công ty mua sản phẩm tiêu dùng cuối xử lý sản phẩm trước phục vụ hoặc bán cho người tiêu dùng Đóng gói Thao tác hoặc trình đưa sản phẩm vào bao bì Đóng gói diễn ở nhiều khâu khác chuỗi cung ứng, và bao gồm đóng gói tiêu dùng (lần đóng gói cuối của sản phẩm tiêu dùng) Những đơn vị thực hiện đóng gói tiêu dùng phải UTZ phê duyệt ghi nhãn www.utz.org Một mục riêng biệt cho bán hàng tất cả thuộc tính (ví dụ nguyên liệu, thành phần, kích cỡ, đóng gói, v.v ) liên quan đến mục đó, giúp phân biệt mục đó với mục khác Giá thưởng UTZ Giao dịch Giấy phép Good Inside Portal (GIP) Hoạt động kho hàng Một khoản tiền mặt trả thêm giá thị trường cho sản phẩm thông thường (không chứng nhận/khơng xác nhận) tương tự, bởi sản phẩm này sản xuất bền vững và đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn UTZ Giá thưởng UTZ bắt buộc và trí bởi nhóm hoặc nhà sản xuất có chứng nhận Bộ nguyên tắc UTZ và người mua đầu tiên, giá trị của tất cả khoản khấu trừ để hoàn trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ ứng trước, và đăng ký Good Inside Portal của UTZ Các giao dịch thương mại của sản phẩm có chứng nhận UTZ mua bán GIP Bao gồm "thông báo bán hàng", "thông báo mua hàng" "xác nhận của người mua" Giấy phép UTZ cấp cho thành viên để sử dụng nhãn hiệu thương mại UTZ và GIP để ghi lại giao dịch, quản lý và lưu trữ phê duyệt ghi nhãn sản phẩm UTZ Hệ thống quản trị chứng truy nguyên trực tuyến của UTZ Thành viên Bất kỳ hoạt động nào, không bao gồm thông báo bán hàng hoặc mua hàng chứng nhận người mua thực hiện kho hàng của sản phẩm có chứng nhận UTZ Hoạt động kho hàng bao gồm "Chuyển đổi, "Hạ cấp truy nguyên", "Trộn lẫn", "Loại bỏ" "Truy nguyên" Thành viên chuỗi cung ứng là người mua sản phẩm có chứng nhận UTZ Người mua mua sản phẩm từ nhà sản xuất/nhóm sản xuất chứng nhận theo Bộ nguyên tắc của UTZ Thành viên chuỗi cung ứng có ký hợp đồng với thành viên thực hiện hoạt động cụ thể Thông thường, họ không sở hữu sản phẩm có chứng nhận UTZ Quyết định phê duyệt UTZ ban hành cho thơng tin gói bao bì UTZ hướng tới người dùng cuối chuỗi bán lẻ dịch vụ thực phẩm Phí chương trình (trước là "phí hành chính") là phần đóng góp dựa khối lượng vào chương trình UTZ Phí chương trình là nguồn thu nhập của UTZ, cho phép UTZ hoạt động bền vững trì chương trình của mình, đồng thời cung cấp dịch vụ sau cho thành viên: - Hỗ trợ khách hàng triển khai, huy động nguồn lực và thương mại hóa sản phẩm có chứng nhận UTZ - Việc chấp thuận trì của bên liên quan tiêu chuẩn chứng nhận hệ thống bảo đảm nước sản xuất và nước tiêu thụ - Kiểm sốt chất lượng và đào tạo quy trình chứng nhận - Bảo trì và đổi hệ thống truy nguyên - Đào tạo hỗ trợ cho nhà cung cấp mở rộng thực địa để đảm bảo triển khai cách Sản phẩm không phải sản phẩm tiêu dùng hoặc dịch vụ thực phẩm và không giao dịch GIP Khối lượng sản phẩm có chứng nhận UTZ sử dụng cho sản xuất sản phẩm bán thành phẩm phải truy nguyên GIP Sản phẩm bán thành phẩm bao gồm chiết xuất, hương, màu, v.v không bán dạng sản phẩm tiêu dùng hoặc dịch vụ thực phẩm Đối với IP SG: sản phẩm nhà sản xuất có chứng nhận UTZ sản xuất và giữ tách riêng mặt thưc tế với sản phẩm khơng có chứng nhận UTZ Đối với MB: sản phẩm liên quan mặt hành tới lượng tương tự sản phẩm nhà sản xuất có chứng nhận UTZ sản xuất Sản phẩm có chứng nhận UTZ Trộn lẫn với hoặc nhiều thành phần hoặc sản phẩm khác với sản phẩm có chứng nhận UTZ đó (ví dụ, đường, sữa, v.v ) Sản phẩm có chứng nhận UTZ chưa Trộn lẫn với thành phần hoặc sản phẩm khác ngồi sản phẩm có chứng nhận UTZ đó (ví dụ, đường, sữa, v.v ) Sản phẩm khơng u cầu biến đổi thêm mặt chế biến hay đóng gói trước tiêu thụ, và dành cho bán lẻ hoặc dịch vụ thực phẩm Tất cả nhà sản xuất, nhóm nhà sản xuất và SCA đăng ký thành công với UTZ Thành viên Chuỗi Cung ứng Một thực thể hoạt động chuỗi cung ứng UTZ khơng phải nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất Ví dụ SCA là nhà chế biến (bao gồm cả nhà thầu phụ) và nhà thương mại Thông báo bán hàng Việc bán sản phẩm có chứng nhận UTZ thực hiện GIP cho SCA của nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất hoặc SCA Khi người mua mua sản phẩm nguyên chất từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất, họ ủy quyền đăng ký giao dịch GIP thay mặt nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất đó Yêu cầu có ủy quyền của nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất đưa thông qua GIP, hoặc mẫu "Ủy quyền Thay mặt Người dùng" ký bởi cả hai bên để thực hiện giao dịch kho hàng Nhà sản xuất sản phẩm bán thành phẩm, tiêu dùng hoặc dịch vụ thực phẩm (ví dụ, sở rang Cà phê, đóng gói chè, làm sô cô la) hoạt động Cổng thông tin Good Inside phải truy xuất (trace) toàn khối lượng UTZ mà họ xác nhận hóa đơn và không bán tiếp GIP Báo cáo truy xuất (trace) của họ sử dụng tiếp xuống chuỗi cung ứng để làm chứng cho trạng thái Người mua Nhà thầu phụ Phê duyệt ghi nhãn Phí Chương trình Sản phẩm bán thành phẩm Sản phẩm chứng nhận UTZ Sản phẩm không nguyên chất Sản phẩm nguyên chất Sản phẩm tiêu dùng Thông báo mua hàng Truy xuất (Trace) www.utz.org UTZ Tự đánh giá Đánh giá thực hiện bởi thành viên ở cấp triển khai tương ứng của tiêu chuẩn UTZ Xác nhận người mua Xử lý thực tế Xác nhận mua hàng GIP của sản phẩm UTZ 1.9 Bất hoạt động bao gồm tiếp xúc thực tế với sản phẩm chưa đóng bao, dán kín hoặc đóng gói Các hoạt động coi xử lý thực tế liệt kê phụ lục sản phẩm cụ thể Cấp truy nguyên Các cấp truy nguyên khác sử dụng chuỗi cung ứng thành viên chuỗi cung ứng Lựa chọn tùy thuộc vào cấp truy nguyên mà SCA cung ứng sử dụng Trong suốt chuỗi cung ứng, chọn cấp chương trình với liên kết thực tế thấp đầu vào cung ứng Mỗi cấp truy nguyên liên kết với tùy chọn khác để đưa công bố sản phẩm và/hoặc sử dụng logo Thành viên chuỗi cung ứng chọn cấp truy nguyên sau, liệt kê từ "cao nhất" đến "thấp nhất": - Đảm bảo Nhận dạng (IP): khả truy nguyên thực tế với thông tin nhà sản xuất Tách biệt (SG): khả truy nguyên thực tế Cân Khối lượng (MB): khả truy nguyên hành Nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất có chứng nhận Bộ nguyên tắc UTZ hoạt động ở cấp truy nguyên IP Cấp truy nguyên cân khối lượng (MB) áp dụng Cacao Hazelnut, khơng áp dụng cho sản phẩm có chứng nhận UTZ nào khác Người mua thành viên chuỗi cung ứng UTZ hoạt động ở cấp truy nguyên MB Nhà sản xuất Người mua A Người mua B Bảo đảm nhận dạng (IP) Bảo đảm nhận dạng (IP) Bảo đảm nhận dạng (IP) Tách biệt (SG) Riêng biệt (SG) Cân khối lượng (MB) Cân khối lượng (MB) Có thể kết hợp cấp chương trình tồn chuỗi cung ứng (liên kết vật lý giữ nguyên cũ thấp bán cho người mua tiếp theo) Dựa đánh giá rủi ro của Tổ chức Chứng nhận, địa điểm đánh giá thực tế định bởi CB SG/IP hàm ý đợt đánh giá thực tế (trụ sở chính, tất cả địa điểm sản xuất) MB hàm ý việc xem www.utz.org xét tài liệu hoàn chỉnh (trụ sở chính) Vui lòng tham khảo Chương Quy chế Chứng nhận để biết thêm thông tin địa điểm có bao gồm đợt đánh giá Yêu cầu Quy trình Giám sát Nguồn gốc Yêu cầu của quy trình giám sát nguồn gốc đươc liệt kê dạng "điểm kiểm soát" SCA phải tuân thủ tất cả điểm kiểm soát áp dụng cho hoạt động sản phẩm của họ để chứng nhận Các yêu cầu này nhóm thành bốn chương: Quản lý, Cấp truy nguyên, Tách biệt Nhận dạng Sản phẩm, Công bố Sản phẩm Cột có tiêu đề "cấp truy nguyên (TL)" cho biết điểm kiểm soát áp dụng cho (các) cấp truy nguyên Ví dụ, MB định, điểm kiểm soát áp dụng cho sản phẩm MB Thành viên chuỗi cung ứng không hoạt động ở cấp truy nguyên MB định tất cả điểm kiểm sốt MB khơng áp dụng Nếu không định cấp truy nguyên nào, điểm kiểm soát áp dụng cho sản phẩm cấp truy nguyên Khi thấy dấu hoa thị (*) văn bản, thể hiện thấy thêm thông số phụ lục sản phẩm CP# Điểm Kiểm soát TL Quản lý Hệ thống kiểm soát tài liệu chung SCA có hệ thống quản lý ghi chép tài liệu rõ ràng, hệ thống này đề cập yêu cầu của Quy trình Giám sát Nguồn gốc của UTZ Hệ thống kiểm soát ghi chép tài liệu: a) Chỉ rõ người chịu trách nhiệm cho yêu cầu khác của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc b) Chỉ rõ thủ tục cần có để thực hiện Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc Thủ tục cần có - Xem xét (các) cấp chương trình truy nguyên; - Chỉ rõ cách lưu trữ hồ sơ c) Cung cấp biểu mẫu, mẫu đơn, hồ sơ và tài liệu cần để tuân thủ tiêu chuẩn Nếu SCA có hệ thống theo dõi truy nguyên máy tính, chẳng hạn hệ thống ERP, phải bao hàm tất cả thành phần truy nguyên của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc Tồn tài liệu phải rõ ràng, có ghi ngày tháng, cập nhật Tự đánh giá SCA hoàn tất việc tự đánh giá để đánh giá tuân thủ với tất cả điểm kiểm soát áp dụng của tất cả địa điểm bao gồm giấy chứng nhận SCA Việc tự đánh giá hoàn tất hàng năm cách sử dụng Danh mục đánh giá Quy trình Giám sát Nguồn gốc của UTZ Nhà thầu phụ SCA chịu trách nhiệm cho tuân thủ của (các) nhà thầu phụ điểm kiểm sốt áp dụng của Tiêu ch̉n Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ, có sẵn hệ thống để đảm bảo tính tuân thủ SCA phải: a) Yêu cầu từ (các) nhà thầu phụ hoặc thay mặt họ hồn tất bản tự đánh giá (ít năm lần) theo Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ; hoặc b) Xác minh (các) nhà thầu phụ có giấy chứng nhận Quy trình Giám sát Nguồn gốc UTZ cho trình thực hiện tại thời điểm nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ cho SCA Truy nguên nguồn gốc www.utz.org CP# Điểm Kiểm soát TL Lưu giữ hồ sơ Tất cả hồ sơ yêu cầu Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc lưu giữ hai năm SCA lưu giữ hồ sơ và hóa đơn bán hàng của tất cả đợt mua bán sản phẩm có chứng nhận UTZ sản phẩm khơng có chứng nhận UTZ Hồ sơ có thể bao gồm tài liệu văn bản quy trình và/hoặc hệ thống tự động Hồ sơ của tất cả giao dịch GIP có sẵn (tài liệu lập giao dịch đăng ký, hoặc bản tổng hợp tất cả giao dịch đăng ký GIP) Tính tốn tỉ lệ chuyển đổi sử dụng sở chế biến định tài liệu liên quan đến việc chuyển đổi sản phẩm đó, lưu giữ cập nhật Nhận dạng đầu vào đầu chứng nhận SCA hoạt động hệ thống để đảm bảo, xác minh giám sát sản phẩm mua với danh nghĩa sản phẩm có chứng nhận UTZ thực tế có chứng nhận Hệ thống bao gồm: a) Xác minh hiệu lực của giấy phép UTZ của nhà cung cấp Mọi nhà cung cấp phải có giấy phép UTZ có hiệu lực tại thời điểm sản phẩm công bố có chứng nhận UTZ b) Xác minh hóa đơn và/hoặc tài liệu từ nhà cung cấp Tài liệu phải bao gồm tham chiếu đến "UTZ" đến cấp truy nguyên tương ứng để nhận dạng sản phẩm nào giao dịch với danh nghĩa sản phẩm "UTZ" c) Xác minh đầu vào nhận ở cấp truy nguyên hoặc "cao hơn" cấp mà SCA chứng nhận d) Đảm bảo có sẵn ID giao dịch cho tất cả đợt mua sản phẩm có chứng nhận UTZ giao dịch GIP ID này tạo GIP với giao dịch của sản phẩm có chứng nhận UTZ Tài liệu liên quan đến việc bán sản phẩm có chứng nhận UTZ bao gồm tham chiếu tới "UTZ" tới cấp truy nguyên tương ứng Đối với sản phẩm mua bán GIP, hóa đơn bán hàng cấp cho sản phẩm có chứng nhận UTZ có ID giao dịch GIP tương ứng SCA mua bán sản phẩm đa chứng nhận có sẵn tài liệu mua bán sản phẩm giao dịch theo chương trình chứng nhận khác Khi khối lượng đa chứng nhận bán theo chương trình chứng nhận không phải UTZ, khối lượng đó "loại bỏ" khỏi hàng hàng hóa GIP của SCA đó và bán hai lần GIP (Lưu ý: 10-15 chưa áp dụng cho SCA chưa có giấy phép, giao dịch hoạt động kho hàng thực sau giấy phép cấp Các CP áp dụng cho sản phẩm nguyên chất sản phẩm không nguyên chất sản phẩm bán thành phẩm không đăng ký GIP) SCA quản lý tài khoản thương mại dịch GIP tất cả sản phẩm có chứng nhận UTZ cấp truy nguyên cần để giao dịch GIP SCA phải thực hiện tất cả giao dịch hoạt động kho hàng áp dụng cho sản phẩm hoạt động của mình* 10 Các giao dịch hoạt động kho hàng bao gồm: - Thông báo bán hàng, - Thông báo mua hàng, - Xác nhận của người mua, - Truy xuất, - Loại bỏ, - Chuyển đổi, - Trộn lẫn, - Hạ cấp truy nguyên Công bố thời điểm trước đăng ký GIP www.utz.org 10 CP# 11 12 13 14 Điểm Kiểm soát TL Người mua có quyền thay mặt người dùng tài khoản GIP của nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất cho nhà cung cấp của biết tất cả thông báo mua hàng (bao gồm khối lượng) thực hiện, cung cấp cho họ xác nhận giao dịch thực hiện GIP vòng tuần sau xác minh giao dịch SCA cung cấp dịch vụ kho hàng cho nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất quản lý tài khoản kho hàng GIP Tài khoản kho hàng cập nhật ba tháng lần SCA cung cấp dịch vụ kho hàng cho SCA khác ghi lại rõ ràng khối lượng lưu trữ cho SCA khác vào tài liệu GIP Kho hàng thực tế lưu trữ bởi SCA khớp với tài khoản kho hàng GIP Tài khoản thương mại của SCA cập nhật ba tháng lần Mục tiêu khối lượng có tài khoản thương mại của SCA GIP khớp với lượng hàng thực tế của sản phẩm có chứng nhận UTZ sở của họ Tài khoản thương mại của SCA cập nhật ba tháng lần IP SG IP SG MB Tất cả thông báo mua hàng hoặc bán hàng xác nhận của người mua GIP phải thể hiện hoặc nhiều đợt giao hàng thực tế Thông tin đăng ký giao dịch GIP tương ứng với sản phẩm (khối lượng, chất lượng, v.v ) giống với thông tin phản ánh tài liệu kèm đợt giao hàng thực tế đó Giá thưởng UTZ (Lưu ý: 16 & 17 áp dụng cho người mua đầu tiên) Nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất và người mua đồng ý quy trình tốn (khoản bao gồm thời gian) của giá thưởng UTZ sản phẩm công bố (hoặc công bố thời điểm trước) 16 có chứng nhận UTZ Giá thưởng UTZ giá trị của tất cả khoản khấu trừ để hồn trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ ứng trước Có chứng tốn xác nhận từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất việc nhận giá thưởng UTZ 15 17 Giá thưởng UTZ rõ thông báo bán hàng hoặc mua hàng GIP Bản tổng hợp hàng năm khối lượng tài khoản tín dụng SCA lập bản tổng hợp tổng khối lượng sản phẩm có chứng nhận UTZ hàng năm mua bán Bản tổng hợp bao gồm: - Hàng hóa lại từ năm trước; - Đầu vào nhận; - Đầu vào kho hàng; - Đầu kho hàng; 18 - Đầu bán IP SG Nếu tất cả sản phẩm mà SCA giao dịch mua bán GIP (SCA giao dịch sản phẩm nguyên chất), xuất bản tổng hợp hàng năm từ GIP Khối lượng bán không vượt khối lượng mua vào SCA lập bản tổng hợp tổng khối lượng sản phẩm có chứng nhận UTZ hàng năm mua bán Bản tổng hợp bao gồm: - Hàng hóa lại từ năm trước; - Đầu vào nhận; - Đầu bán 19 Nếu tất cả sản phẩm mà SCA giao dịch mua bán GIP (SCA giao dịch sản phẩm nguyên chất), lấy bản tổng hợp hàng năm từ GIP Nếu SCA mua và/hoặc bán sản phẩm có chứng nhận UTZ khơng ngun chất, bản tổng hợp hàng năm phản ánh tài khoản tín dụng Tài khoản tín dụng phải cung cấp đầy đủ thơng tin để tính tốn xác minh số dư tín dụng UTZ (sản phẩm UTZ mua vào trừ sản phẩm UTZ bán ra) của sản phẩm UTZ sử dụng cho chế biến, có xem xét quy tắc trao đổi tín dụng MB* SCA có hệ thống vận hành để www.utz.org 11 MB CP# Điểm Kiểm soát TL giám sát cập nhật số dư tín dụng Tài khoản tín dụng phải bao gồm: - Số dư còn lại từ năm trước; - Khối lượng sản phẩm UTZ mua; - Hàm lượng sản phẩm nguyên chất (% và/hoặc kg hoặc tấn) sản phẩm UTZ mua; - Lượng sản phẩm UTZ bán ra; - Hàm lượng sản phẩm nguyên chất sản phẩm UTZ bán (% và/hoặc kg hoặc tấn); - « Công thức » (Khối lượng sản phẩm UTZ sử dụng đơn vị sản phẩm UTZ bán ra) Để hỗ trợ việc xác minh, tài khoản tín dụng bao gồm: - Ngày mua/phát, ngày bán; - Tham chiếu vận chuyển (số đơn hàng, số hóa đơn, v.v ); - ID giao dịch GIP tương ứng với đợt mua sản phẩm nguyên chất chứng nhận UTZ; - Số truy nguyên GIP tương ứng với sản phẩm truy nguyên; - Tỉ lệ chuyển đổi SCA khơng cần trì tài khoản tín dụng họ mua sản phẩm có chứng nhận UTZ cho toàn hoạt động sản xuất của mình, cung cấp chứng cho việc 20 Các quy tắc giới hạn của MB Trộn lẫn, bao hàm 100% khối lượng và trao đổi tín dụng phải tơn trọng tn thủ.* Nếu khối lượng sản phẩm UTZ bị công bố (có nghĩa là SCA bán nhiều sản phẩm UTZ mức mà họ mua vào), có chứng (đó là đợt đặt mua hàng) đợt giao hàng dự kiến vòng hai tháng sản phẩm có chứng nhận UTZ phải bù đủ vào số dư tín dụng âm đó Tách biệt Nhận dạng Sản phẩm Thành viên chuỗi cung ứng (SCA) vận hành hệ thống đảm bảo sản phẩm chứng nhận 21 UTZ không bị lẫn lộn với sản phẩm không chứng nhận UTZ (bao gồm suốt trình vận chuyển và lưu kho).* 22 Thành viên chuỗi cung ứng cho phép nhận dạng trực quan sản phẩm có chứng nhận UTZ Việc thực hiện (có hoặc khơng có logo chứng nhận bởi UTZ) cách tạo tham chiếu dấu hiệu, thẻ kho nhãn bao bì hoặc pallet Cơng bố Sản phẩm Cơng bố có chứng nhận UTZ (Lưu ý: 23-25 áp dụng cho nhà sản xuất sản phẩm tiêu dùng) SCA trì danh sách cập nhật tất cả sản phẩm tiêu dùng bán với logo chứng nhận UTZ, 23 rõ tên, SKU hoặc nhóm sản phẩm SKU SCA vận hành hệ thống đảm bảo lô sản phẩm tiêu dùng bán với công bố chứng 24 nhận UTZ tuân thủ phiên bản của Chính sách Ghi nhãn Nhãn hiệu Thương mại UTZ 25 Trước in, SCA phải có định phê duyệt ghi nhãn có hiệu lực cho tất cả sản phẩm tiêu dùng bán với logo UTZ www.utz.org 12 MB IP SG IP SG PHỤ LỤC QUY TRÌNH GIÁM SÁT NGUỒN GỐC VỀ CÀ PHÊ phiên 1.1 tháng 12 năm 2015 Giới thiệu Phụ lục Quy trình Giám sát Nguồn gốc Cà phê Phụ lục Quy trình Giám sát Nguồn gốc Cà phê sử dụng với Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc bởi tất cả người hoạt động chuỗi cung ứng Cà phê, người mua bán và/hoặc chế biến sản phẩm Cà phê có chứng nhận UTZ Phụ lục Cà phê khơng bao gồm yêu cầu ở dạng điểm kiểm soát, nhiên phụ lục này quy định nguyên tắc giới hạn phải tôn trọng để mua bán và/hoặc chế biến sản phẩm Cà phê có chứng nhận UTZ Liên hệ với UTZ Các công ty có câu hỏi hoặc ý kiến phản hồi Quy trình Giám sát Nguồn gốc gửi trực tiếp yêu cầu của họ vào: membersupport@utz.org CB có câu hỏi, ý kiến phản hồi, hoặc thông tin thành viên (ví dụ đình chỉ, hủy bỏ giấy chứng nhận và/hoặc giấy phép) gửi trực tiếp vào: coffeecertification@utz.org www.utz.org 13 Thành viên CB gặp phải vấn đề kỹ thuật hoặc có câu hỏi liên quan đến GIP gửi trực tiếp câu hỏi vào: techsupport@utz.org Các hoạt động xử lý thực tế Các hoạt động xử lý thực tế Cà phê bao gồm: Chế biến ướt (rửa hoàn toàn hoặc rửa nửa) và/hoặc khô Xay/xát Đóng bao/xếp kiện Cà phê nhân Phân loại phân cấp Đấu trộn Cà phê nhân Tách cafein Rang Chế biến hòa tan Sản xuất sản phẩm từ Cà phê (ví dụ chiết xuất, hương, màu, Cà phê dạng lỏng, v.v ) Đóng gói Các sản phẩm Cà phê có chứng nhận UTZ hoặc sản phẩm từ Cà phê có chứng nhận UTZ Chỉ hoạt động thực hiện sản phẩm chưa đóng bao, đóng gói, hoặc khâu kín coi hoạt động xử lý thực tế Ví dụ kho hàng không thực hiện đóng bao lại xử lý sản phẩm đóng bao, khâu kín hoặc đóng gói khơng coi bên thực hiện hoạt động xử lý thực tế Lấy mẫu (ví dụ cho mục đích kiểm sốt chất lượng) khơng coi xử lý thực tế www.utz.org 14 Chuỗi Cung ứng Sơ đồ sau cho thấy phiên bản đơn giản hóa chuỗi cung ứng Cà phê UTZ, bao gồm sản phẩm hoạt động chế biến đăng ký GIP và ngoài GIP: www.utz.org 15 Tỉ lệ chuyển đổi Sơ đồ sau cho thấy tỉ lệ chuyển đổi* thiết đặt GIP hoạt động chế biến chuỗi cung ứng Cà phê UTZ *Tỉ lệ chuyển đổi dựa tiêu chuẩn và định mức trung bình chấp nhận của ngành Các yêu cầu % tối thiểu SCA vận hành hệ thống đảm bảo Cà phê chứng nhận UTZ không bị trộn lẫn với Cà phê không chứng nhận UTZ, bao gồm cả trình vận chuyển và lưu kho Các đơn vị chế biến sản phẩm tiêu dùng cuối đảm bảo hàm lượng Cà phê sản phẩm ghi nhãn chứa 90% Cà phê chứng nhận UTZ Giao dịch GIP Hoạt động Kho hàng Sau là giao dịch hoạt động kho hàng mà SCA phải đăng ký tùy vào hoạt động mà SCA thực hiện với Cà phê có chứng nhận UTZ Có thể tìm thêm giải thích ví dụ việc sử dụng GIP Hướng dẫn Nhanh, nằm vùng Tải xuống3 của GIP https://www.goodinsideportal.org/web/utz/document-upload www.utz.org 16 Thông báo bán hàng Khi nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất hoặc SCA bán Cà phê cho SCA khác, họ thực hiện thông báo bán hàng Thông báo mua hàng Khi người mua mua sản phẩm Cà phê từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất, họ nhận ủy quyền đăng ký giao dịch GIP thay mặt nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất đó, người mua thực hiện thông báo mua hàng Yêu cầu mẫu ủy quyền thay mặt người dùng hai bên ký kết để thực hiện giao dịch Hạ cấp truy nguyên Khi thành viên hạ cấp độ truy nguyên (từ IP sang SG) của khối lượng sản phẩm Cà phê kho hàng của họ, họ thực hiện hạ cấp giao dịch Chuyển đổi Khi Cà phê biến đổi thành sản phẩm Cà phê khác (ví dụ, quả Cà phê sang Cà phê thóc, Cà phê nhân sang Cà phê nhân tách cafein; Cà phê nhân sang Cà phê rang, v.v ), SCA thực hiện chuyển đổi giao dịch kho hàng Trộn lẫn Khi SCA trộn Cà phê (ở cấp IP) từ nhà sản xuất/nhóm nhà sản xuất khác, họ thực hiện trộn hoạt động kho hàng Khối lượng trộn giữ nguyên thông tin tên nhà sản xuất khối lượng tương ứng của họ có mẻ trộn Truy xuất Khi Cà phê đóng gói và bán sản phẩm tiêu dùng (có hoặc khơng cơng bố UTZ), SCA thực hiện truy xuất nguồn gốc giao dịch kho hàng Khi Cà phê chế biến thành chiết xuất, hương, màu, nước Cà phê, hay sản phẩm từ Cà phê khác, SCA thực hiện truy xuất nguồn gốc giao dịch kho hàng Việc truy xuất nguồn gốc khởi động tiến trình xuất hóa đơn cho phí chương trình UTZ Certificate Loại bỏ Chức Remove có thể sử dụng bởi nhà thương mại nhà máy khi: Khối lượng Cà phê bị hư hỏng hoặc mát Khối lượng Cà phê mua sản phẩm có chứng nhận UTZ hoặc đa chứng nhận bán Cà phê thơng thường, hoặc theo chương trình chứng nhận khơng phải UTZ Chức Remove có thể sử dụng trường hợp đặc biệt bởi đơn vị chế biến sản phẩm bán thành phẩm, tiêu dùng cuối hoặc dịch vụ thực phẩm: Để điều chỉnh sai lệch khối lượng thông báo GIP khối lượng thực tế nhận sau giao dịch GIP xác nhận Để điều chỉnh sai lệch chất lượng mua chất lượng nhận sau giao dịch GIP xác nhận Bán qua Đấu giá Chức Bán Đấu giá phản ánh việc bán sản phẩm có chứng nhận UTZ thơng qua đấu giá thực tế Sản phẩm không đăng ký GIP Chiết xuất, hương, màu, nước Cà phê, hay sản phẩm từ Cà phê nào khác không mua bán GIP SCA mua sản phẩm phải trì truy xuất nguồn gốc của sản phẩm chứng nhận tuân thủ tất cả điểm kiểm soát phù hợp của Tiêu chuẩn Quy trình Giám sát Nguồn gốc www.utz.org 17