quản lý vật tư kỹ thuật trong doanh nghiệp

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lưu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp.

Phần I Một số vấn đề lý luận về quản lý vật t kỹ thuật trong doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm vụ của công tác vật t kỹ thuật. 1. Khái niệm, đặc điểm của vật t kỹ thuật Vật t kỹ thuật hay còn gọi là vật t đó là những sản phẩm của lao động bao gồm nguyên vật liệu, năng lợng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó. Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật t đợc tiêu dùng toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới. 2. Vai trò của vật t kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lợng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh h- ởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lợng của nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất l- ợng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lu động của doanh nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lu động). Nếu xét về chi phí quản lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lợng chi phí tơng đối lớn trong tổng chi phí 1 quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp. 3. Phân loại vật t kỹ thuật Vật t sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thờng rất đa dạng về chủng loại và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật t có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật t. a. Căn cứ vào nhóm vật t thuộc đối tợng lao động: vật t đợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất nh bông, sợi, quặng, gỗ . - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất nh thuốc nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu - Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng nh than, củi, xăng dầu Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu đợc tách riêng thành một loại. - Bán thành phẩm: là sản phẩm đã đợc hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất định theo tiêu chuẩn nhng cha đợc hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng. - Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật t kỹ thuật chia thành vật t công dụng và vật t chuyên ngành. Vật t công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành nh sắt, thép, len . Vật t chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng doanh nghiệp nh hóa chất, điện, than . 2 4. Nhiệm vụ của công tác vật t kỹ thuật Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành đợc. Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật t: - Phải đảm bảo việc cung ứng vật t kĩ thuật đúng tiến độ, số lợng , chủng loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật t cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật t, nhập, xuất kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì chính và quản lý doanh nghiệp. - Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật t . - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t , kế hoạch sử dụng vật t, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời. - Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật t và triệt để thực hành tiết kiệm vật t ảnh hởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. - Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng kém chất lợng của vật t . - Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật t nhằm hạ giá thành sản phẩm. - Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật t . Tham gia kiểm kê và đánh giá vật t theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật t phục vụ cho công tác quản lý. 3 5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật t kĩ thuật Để đúng vững trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt thì các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu, thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật t , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật t kĩ thuật cho sản xuất, phải đảm bảo về số lợng, chát lợng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm chất của vật t đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Phải chủ động đảm bảo vật t cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả năng vật t có sẵn, tích cực sử dụng vật t thay thế, những vật t khan hiếm hoặc phải nhập khẩu. Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế. 4 II. Nội dung của công tác quản lý vật t kĩ thuật. 1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật t kĩ thuật 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật. a. Khái niệm. Mức tiêu dùng vật t là lợng vật t tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định. b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật t kĩ thuật. Mức tiêu dùng đợc xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao gồm: - Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. - Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn sử dụng đợc và phế liệu bỏ đi. + Phế liệu còn sử dụng đợc chia thành hai loại: loại đợc dùng để sản xuất ra chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác. + Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại đợc. Lợng vật t hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm. Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính ngời ta căn cứ vào công thức sau: 5 H = H 1 + H 2 Trong đó: H 1 : là lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích H 2 là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm. c. ý nghĩa Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hòa, cân đối lợng vật t cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật t. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch cung ứng và sử dụng vật t tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong doanh nghiệp. Định mức tiêu dùng vật t là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật t hợp lý, kịp thời cho các phân xởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Định mức tiêu dùng vật t là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. Định mức tiêu dùng vật t là thớc đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức 6 tiêu dùng vật t còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức đợc rằng: định mức tiêu dùng vật t là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thờng xuyên đợc đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công nhân không ngừng đợc nâng cao. Nếu không nhận thức đợc vấn đề này thì ngợc lại là sự cản trở và kìm hãm sản xuất. 1.2. Phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật t Các phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật t bao gồm: a. Phơng pháp thống kê kinh nghiệm. Là phơng pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật t của những thời kỳ trớc. Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ vận dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhợc điểm là cha thật sự khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trớc. Trong thực tế, phơng pháp này thờng áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không ổn định. b. Phơng pháp thực nghiệm Là phơng pháp đợc tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trờng. Sau đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phơng pháp này có u điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhợc điểm là cha tiến hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hởng đến mức trong chừng mực nhất định, phơng pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm cha phù hợp với điều kiện sản xuất. Phơng pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm . 7 II. Phơng pháp phân tích Là phơng pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó đợc coi là ph- ơng pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyên vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản xuất. Về nội dung tiến hành, phơng pháp phân tích đợc tiến hành qua ba bớc: - Bớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lợng sản phẩm, chất l- ợng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo. - Bớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Bớc 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch. 1. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lợng, thiết bị máy móc . đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc. Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng .mới tồn tại đ- ợc. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lợng .cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội. 8 Đảm bảo lợng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Xác định lợng nguyên vật liệu cần dùng Lợng nguyên vật liệu cần dùng là lợng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một khối lợng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lợng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, t trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lợng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. 2.1. Tính lợng nguyên vật liệu cần dùng( V cd ) Trong đó: V cd lợng nguyên vật liệu cần dùng S i số lợng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch D vi định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i P i số lợng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch P di lợng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i K pi tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch K di tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch 2.2. Tính lợng nhiên liệu cần dùng 9 = + n i PdiPkixDviSixDvi 1 ])()[( Vcd = Để xác định lợng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác định hệ số tính đổi( K) K = Trong đó: N nhiệt lợng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng - Tính lợng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức. NL cd = Trong đó: NL cd lợng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ D m định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm S i sản lợng sản phẩm loại i K i hệ số tính đổi loại nhiên liệu i Lợng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức: NL cd = Trong đó: NL cd nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng C s công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch D m định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ G hd số giờ hoạt động của máy S m số máy hoạt động trong năm H n hệ số sử dụng nhiên liệu có ích Lợng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nớc đợc tính theo công thức NL cd = 10