Guidelines selection and employment of consultants under IBRD loans and IDA credits and grants by world bank borrowers (vietnamese)

ublic Disclosure Authorized Public Disclosure Authorized Public Disclosure Authorized Public Disclosure Authorized Bản dịch khơng thức Chỉ dùng để tham khảo HƯỚNG DẪN TUYỂN CHỌN VÀ THUÊ TƯ VẤN TRONG CÁC KHOẢN VAY CỦA IBRD VÀ TÍN DỤNG & TÀI TRỢ KHƠNG HỒN LẠI CỦA IDA CHO CÁC BÊN VAY VỐN NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Tháng 1/2011 I Giới thiệu 1.1 Mục đích 1.4 Các vấn đề cân nhắc chung 1.7 Phạm vi áp dụng Hướng dẫn 1.9 Mâu thuẫn lợi ích 1.10 Lợi cạnh tranh khơng công 1.11 Tư cách hợp lệ 1.14 Ký hợp đồng trước Tài trợ hồi tố 1.15 Liên kết tư vấn 1.16 Xét duyệt, Hỗ trợ Giám sát Ngân hàng 1.19 Đấu thầu mua sắm sai quy định 1.20 Tham chiếu đến Ngân hàng 1.21 Đào tạo Chuyển giao kiến thức 1.22 Ngôn ngữ 1.23 Gian lận Tham nhũng 1.25 Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu II Tuyển chọn tư vấn sở chất lượng chi phí (qcbs) Bản quyền 2011 Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế/ NGÂN HÀNG THẾ GIỚI 1818 Phố H, N.W Washington D.C 20433, U.S.A Tháng 1/2011 ii 2.1 Quy trình tuyển chọn 2.3 Đề cương tham chiếu (TOR) 2.4 Dự tốn chi phí (Ngân sách) 2.5 Quảng cáo 2.6 Danh sách ngắn tư vấn 2.9 Soạn thảo phát hành Hồ sơ mời nộp đề xuất 2.10 Thư mời nộp đề xuất (LOI) 2.11 Hướng dẫn dành cho tư vấn Trang liệu 2.12 Hợp đồng 2.13 Nhận mở đề xuất 2.14 Làm rõ thay đổi đề xuất 2.15 Đánh giá đề xuất: Xem xét chất lượng chi phí 2.16 Đánh giá chất lượng 2.23 Mở đề xuất tài đánh giá chi phí 2.26 Đánh giá tổng hợp chất lượng chi phí 2.27 Đàm phán trao hợp đồng 2.31 Công bố định trao hợp đồng 2.32 Bên vay trả lời chất vấn 2.33 Loại bỏ tất đề xuất mời nộp đề xuất 2.35 Bảo mật iii 11 11 12 13 14 15 15 16 21 23 23 24 24 25 26 29 29 29 30 30 32 32 32 36 38 39 41 41 41 42 III Các phương pháp tuyển chọn khác 3.1 Khái quát 43 3.2 Tuyển chọn tư vấn dựa sở chất lượng (QBS) 43 3.5 Tuyển chọn tư vấn theo ngân sách cố định (FBS) 45 3.6 Tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp (LCS) 45 3.7 Tuyển chọn dựa lực tư vấn (CQS) 46 3.8 Tuyển chọn tư vấn từ nguồn (SSS) 47 3.12 Sử dụng Hệ thống Quốc gia 49 3.13 Tuyển chọn tư vấn khoản vay cho thể chế tổ chức trung gian tài 49 3.14 Tuyển chọn tư vấn khoản vay Ngân hàng bảo đảm 50 3.15 Tuyển chọn số loại hình tư vấn cụ thể 50 IV Các loại hình hợp đồng điều khoản quan trọng 4.1 Các loại hình hợp đồng 4.6 Các điều khoản quan trọng 54 54 56 V Tuyển chọn tư vấn cá nhân 61 Phụ lục 1: Xét duyệt ngân hàng cho việc tuyển chọn tư vấn công bố định trao hợp đồng 64 Lập kế hoạch tuyển chọn tư vấn 64 Xét duyệt trước 64 Xét duyệt sau 69 Thay đổi từ Xét duyệt sau sang Xét duyệt trước 70 Công bố định trao thầu 71 Kiểm tra sốt xét thấu đáo liên quan đến Chính sách Thủ tục Trừng phạt Ngân hàng 72 Phụ lục 2: Hướng dẫn dành cho tư vấn Trang liệu (ITC) Hồ sơ mời nộp đề xuất (RFP) 73 Phụ lục 3: Chỉ dẫn cho tư vấn 77 10 11 15 Mục đích Trách nhiệm với hoạt động tuyển chọn tư vấn Vai trò Ngân hàng Thơng tin dịch vụ tư vấn Vai trò tư vấn Bảo mật Hành động Ngân hàng Ngân hàng trả lời chất vấn iv TỪ VIẾT TẮT 43 77 77 77 78 79 80 81 82 CDD CPAR CQS EOI FBS FPA IBRD ICSID IDA IDC IFC INT ITC LCS LOI MDTF MIGA MOS NGO PAD PPA PPR PID QBS QCBS REOI RFP SA SSS SWAp TOR UCS UN UNDB Phát triển theo định hướng cộng đồng Báo cáo đánh giá đấu thầu mua sắm quốc gia Tuyển chọn dựa lực tư vấn Bày tỏ quan tâm Tuyển chọn tư vấn theo ngân sách cố định Hiệp ước nguyên tắc tín thác Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế (Ngân hàng Thế giới) Trung tâm Giải Tranh chấp Đầu tư Quốc tế Hiệp hội Phát triển Quốc tế Hợp đồng cung cấp dịch vụ chưa xác định Cơng ty Tài Quốc tế Phó Chủ tịch phụ trách vấn đề liêm Hướng dẫn dành cho tư vấn Tuyển chọn tư vấn với chi phí thấp Thư mời nộp đề xuất Quỹ tín thác đa biên Cơ quan Bảo lãnh Đầu tư Đa phương Báo cáo tóm tắt hoạt động hàng tháng Tổ chức phi phủ Tài liệu Thẩm định Dự án Tạm ứng chuẩn bị dự án Xét duyệt sau quy trình mua sắm đấu thầu Tài liệu Thông tin Dự án Tuyển chọn tư vấn sở chất lượng Tuyển chọn tư vấn sở chất lượng chi phí Yêu cầu bày tỏ quan tâm Hồ sơ mời nộp đề xuất Tài khoản đặc biệt Tuyển chọn tư vấn từ nguồn Cách tiếp cận toàn ngành Đề cương tham chiếu Sử dụng Hệ thống Quốc gia Liên Hợp Quốc Kinh doanh Phát triển Liên Hợp Quốc v I GIỚI THIỆU Mục đích 1.1 Hướng dẫn nhằm mục đích xác định sách thủ tục Ngân hàng áp dụng cho việc tuyển chọn, ký hợp đồng giám sát dịch vụ tư vấn cần thiết cho dự án tài trợ toàn phần từ khoản vay Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế (IBRD), hay khoản tín dụng tài trợ khơng hồn lại Hiệp hội Phát triển Quốc tế (IDA),1 tạm ứng chuẩn bị dự án (PPA), tài trợ khơng hồn lại Ngân hàng quỹ tín thác2 Ngân hàng quản lý Bên nhận thực 1.2 Hiệp định Vay quy định mối quan hệ pháp lý Bên vay Ngân hàng, Hướng dẫn áp dụng cho việc tuyển chọn thuê tư vấn dự án theo Hiệp định Vay Các quyền nghĩa vụ Bên vay3 tư vấn không quy định Hướng dẫn hay Hiệp định vay mà quy định theo Hồ sơ mời nộp đề xuất cụ thể (RFP)4 Bên vay phát hành Các yêu cầu IBRD IDA hoàn toàn giống Trong Hướng dẫn này, tham chiếu đến “Ngân hàng” bao hàm IBRD IDA, “khoản vay” bao hàm khoản vay IBRD tín dụng tài trợ khơng hồn lại IDA, tài trợ khơng hồn lại Ngân hàng, hay quỹ tín thác Ngân hàng quản lý Bên nhận thực hiện, khoản tạm ứng để chuẩn bị dự án (PPA) “Hiệp định Vay” bao gồm thỏa thuận pháp lý Ngân hàng Bên vay, bao hàm thỏa thuận dự án Ngân hàng với quan thực dự án “Bên vay” bao gồm bên nhận khoản vay, tín dụng, tài trợ khơng hồn lại hay PPA để thực dự án bao hàm bên vay lại quan thực dự án Ở mức độ mà thỏa thuận cung cấp quỹ tín thác Ngân hàng quản lý không mâu thuẫn với điều khoản ngoại lệ, bao gồm Hiệp ước nguyên tắc tín thác Liên Hợp Quốc (FPA) hay Quỹ tín thác đa biên (MDTF) trường hợp khẩn cấp Trong số trường hợp, Bên vay hành động với vai trò trung gian, dự án thực quan hay chủ thể khác Bên vay Hướng dẫn bao hàm quan chủ thể vậy, Bên vay lại theo “thỏa thuận cho vay lại” Xem Phụ lục hợp đồng Bên vay ký với tư vấn Không bên ngồi bên ký kết Hiệp định Vay có quyền đòi hỏi điều liên quan đến khoản tiền vay nhìn chung, sách Ngân hàng quy trình tuyển chọn dựa năm vấn đề cần cân nhắc sau: 1.3 Khi sử dụng Hướng dẫn này, từ tư vấn bao gồm nhiều loại hình tổ chức chủ thể thuộc khu vực tư nhân khu vực nhà nước, hãng tư vấn, công ty kỹ thuật, nhà thầu quản lý thi công, công ty quản lý, đại lý mua sắm đấu thầu, bên cung cấp dịch vụ giám định, cơng ty kiểm tốn, quan Liên Hợp Quốc tổ chức đa quốc gia khác, ngân hàng đầu tư thương mại, trường đại học, viện nghiên cứu, quan phủ, tổ chức phi phủ (NGO), cá nhân.5 Các Bên vay vốn Ngân hàng sử dụng tổ chức cá nhân nói làm tư vấn để hỗ trợ nhiều loại hoạt động khác tư vấn sách; cải cách thể chế; hoạt động quản lý; dịch vụ kỹ thuật; giám sát thi công; dịch vụ tài chính; dịch vụ đấu thầu mua sắm; nghiên cứu xã hội môi trường; xác định, chuẩn bị thực dự án nhằm hỗ trợ lực cho Bên vay lĩnh vực (a) Sự cần thiết phải đảm bảo dịch vụ tư vấn có chất lượng cao Các vấn đề cân nhắc chung 1.4 Bên vay có trách nhiệm chuẩn bị thực dự án bao gồm việc tuyển chọn tư vấn, ký kết quản lý hợp đồng Về phần mình, Điều lệ Ngân hàng (Điều lệ Ngân hàng, Điều III, Mục 5(b); Điều lệ IDA, Điều V, Mục 1(g)) yêu cầu Ngân hàng phải “đảm bảo khoản tiền vay sử dụng cho mục đích khoản vay, có quan tâm thỏa đáng đến tính kinh tế hiệu khơng bị ảnh hưởng yếu tố trị phi kinh tế yếu tố khác” Ngân hàng đề thủ tục chi tiết cho mục đích Mặc dù thực tế quy định thủ tục cụ thể để tuyển chọn tư vấn tùy thuộc vào trường hợp cụ thể, Xem đoạn từ 3.15 đến 3.21 loại hình tư vấn cụ thể, xem Phần V tư vấn cá nhân (b) Sự cần thiết phải đảm bảo tính kinh tế hiệu (c) Sự cần thiết phải đem lại cho tất tư vấn hợp lệ hội cạnh tranh nhằm cung cấp dịch vụ Ngân hàng tài trợ (d) Sự quan tâm Ngân hàng tới việc khuyến khích phát triển sử dụng tư vấn nước quốc gia phát triển thành viên Ngân hàng, (e) Sự cần thiết phải đảm bảo tính minh bạch trình tuyển chọn 1.5 Ngân hàng cho rằng, phần lớn trường hợp, vấn đề nêu giải tốt thơng qua cạnh tranh hãng tư vấn có lực chọn vào danh sách ngắn; đó, việc tuyển chọn tư vấn dựa chất lượng đề xuất tư vấn, và, thích hợp, chi phí dịch vụ cung cấp Phần II Phần III Hướng dẫn mô tả phương pháp tuyển chọn tư vấn khác Ngân hàng chấp nhận trường hợp sử dụng phù hợp Tuyển chọn tư vấn sở chất lượng chi phí (QCBS) phương pháp khuyến khích sử dụng nhiều nhất, Phần II Hướng dẫn mô tả chi tiết thủ tục phương pháp Tuy nhiên, QCBS phương pháp phù hợp cho trường hợp; vậy, Phần III mô tả phương pháp khác tình sử dụng thích hợp 1.6 Các phương pháp tuyển chọn tư vấn cụ thể cho dự án quy định Hiệp định Vay Các hợp đồng cụ thể tài trợ dự án phương pháp tuyển chọn hợp đồng, phù hợp theo Hiệp định Vay, quy định Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu mô tả đoạn 1.25 Hướng dẫn Phạm vi áp dụng Hướng dẫn 1.7 Dịch vụ tư vấn nói đến Hướng dẫn dịch vụ mang tính tri thức tư vấn Hướng dẫn không áp dụng cho loại hình dịch vụ khác phương diện mang tính vật chất hoạt động có vai trò chi phối, dịch vụ đấu thầu ký hợp đồng dựa kết thực đầu vật chất đo lường, dịch vụ mà tiêu chuẩn thực xác định rõ ràng áp dụng cách thống nhất, ví dụ dịch vụ khoan, chụp hình khơng gian, hình ảnh vệ tinh, lập đồ, hoạt động tương tự, việc thi cơng cơng trình, sản xuất hàng hóa, vận hành tu bảo dưỡng nhà xưởng.6 1.8 Các nguyên tắc, quy định thủ tục đề cập Hướng dẫn áp dụng cho tất hợp đồng dịch vụ tư vấn tài trợ toàn phần từ khoản vay Ngân hàng.7 Các điều Các dịch vụ nói đến phần sau đấu thầu ký hợp đồng dựa kết thực đầu vật chất đo lường, đấu thầu mua sắm theo quy định Hướng dẫn Đấu thầu Mua sắm Hàng hóa, Cơng trình Dịch vụ phi tư vấn Khoản vay IBRD Tín dụng & Tài trợ khơng hồn lại IDA cho Bên vay vốn Ngân hàng Thế giới có hiệu lực (sau gọi tắt Hướng dẫn Đấu thầu Mua sắm) khoản mô tả Phần I áp dụng cho tất phần khác Hướng dẫn Để đấu thầu dịch vụ tư vấn không tài trợ từ khoản vay Ngân hàng thuộc phạm vi dự án theo Hiệp định Vay, Bên vay áp dụng quy định thủ tục khác Trong trường hợp đó, Ngân hàng phải thỏa mãn rằng: (a) thủ tục áp dụng giúp Bên vay hoàn thành nghĩa vụ thực dự án cách tận tâm hiệu quả, giúp tuyển chọn tư vấn có lực theo yêu cầu; (b) tư vấn tuyển chọn thực nhiệm vụ theo lịch biểu thống nhất, (c) phạm vi dịch vụ thống với yêu cầu dự án Mâu thuẫn lợi ích 1.9 Chính sách Ngân hàng yêu cầu tư vấn phải cung cấp ý kiến tư vấn có tính chun mơn, khách quan trung lập, ln ln đặt lợi ích bên th lên hàng đầu mà khơng suy tính đến cơng việc khác nhận tương lai, phải tránh mâu thuẫn với công việc khác mâu thuẫn với lợi ích riêng cơng ty tư vấn Tư vấn không nhận công việc mâu thuẫn với nghĩa vụ trước khách hàng khác, cơng việc khác đặt tư vấn vào tình khơng thể thực nhiệm vụ lợi ích tốt cho Bên vay Ngồi quy định chung nói trên, tư vấn khơng tuyển chọn tình sau đây: (a) Có mâu thuẫn hoạt động tư vấn hoạt động đấu thầu mua sắm hàng hóa, cơng trình dịch vụ phi tư vấn khác (nghĩa dịch vụ khác dịch vụ tư vấn đề cập đến Hướng dẫn này8): công ty Bên vay th cung cấp hàng hóa, cơng trình dịch vụ phi tư vấn Bao gồm việc tuyển chọn tư vấn Đại lý đấu thầu mua sắm hay Nhà thầu quản lý thi công thực theo hợp đồng Bên vay thuê theo quy định đoạn 3.17 Hướng dẫn Ngân hàng đồng ý sử dụng hệ thống đấu thầu mua sắm công quốc gia Bên vay – sau gọi Sử dụng Hệ thống Quốc gia (UCS) – để tuyển chọn tư vấn (bao gồm tư vấn cá nhân) theo quy định đoạn 3.12 Hướng dẫn Trong trường hợp đó, Hiệp định Vay Bên vay Ngân hàng phải mô tả thủ tục tuyển chọn mà Bên vay áp dụng, yêu cầu áp dụng đầy đủ Phần I phần nội dung khác Hướng dẫn này, Ngân hàng thấy phù hợp Xem đoạn 1.7 Hướng dẫn cho dự án, công ty liên kết nắm quyền nằm quyền kiểm soát trực tiếp gián tiếp cơng ty nói trên, nằm kiểm sốt chung cơng ty đó, khơng đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ tư vấn phát sinh liên quan trực tiếp đến hàng hóa, cơng trình dịch vụ phi tư vấn nói Ngược lại, công ty tuyển dụng để cung cấp dịch vụ tư vấn chuẩn bị dự án (trước khoản vay có hiệu lực) dịch vụ tư vấn thực dự án, công ty liên kết nắm quyền nằm quyền kiểm soát trực tiếp gián tiếp cơng ty nói trên, nằm kiểm sốt chung cơng ty đó, không đủ điều kiện để thuê cung cấp hàng hóa, cơng trình hay dịch vụ phi tư vấn (dịch vụ dịch vụ tư vấn đề cập Hướng dẫn này) phát sinh liên quan trực tiếp đến dịch vụ tư vấn chuẩn bị dự án dịch vụ tư vấn thực dự án nói Điều khoản khơng áp dụng cho trường hợp cho công ty (tư vấn, nhà thầu, nhà cung ứng) thực nghĩa vụ nhà thầu hợp đồng chìa khóa trao tay hợp đồng vừa thiết kế vừa xây dựng (b) Mâu thuẫn công việc tư vấn: Một công ty tư vấn (bao gồm nhân thuộc công ty tư vấn phụ) công ty liên kết nắm quyền nằm quyền kiểm soát trực tiếp gián tiếp cơng ty nói trên, nằm kiểm sốt chung cơng ty đó, không tuyển chọn để làm công việc mà chất mâu thuẫn với cơng việc khác cơng ty tư vấn Ví dụ, cơng ty tư vấn hỗ trợ khách hàng tiến hành tư nhân hóa tài sản cơng khơng phép mua, tư vấn mua tài sản Tương tự, tư vấn thuê soạn thảo Đề cương tham chiếu (TOR) cho nhiệm vụ khơng tuyển chọn để thực cơng việc (c) Mối quan hệ với cán Bên vay: Công ty tư vấn (bao gồm chun gia nhân cơng ty tư vấn phụ) có quan hệ kinh doanh gia đình thân thiết với cán chun mơn Bên vay (cơ quan thực dự án bên nhận phần khoản vay) có liên quan trực tiếp gián tiếp giai đoạn của: (i) trình soạn thảo TOR cho nhiệm vụ tư vấn, (ii) trình tuyển chọn tư vấn, (iii) trình giám sát hợp đồng tư vấn, không trao hợp đồng, trừ mâu thuẫn phát sinh từ mối quan hệ nói giải ổn thỏa theo cách Ngân hàng chấp thuận suốt trình tuyển chọn thực hợp đồng (d) Một công ty tư vấn phép nộp đề xuất với tư cách công ty tư vấn độc lập thành viên liên danh đề xuất khác Nếu công ty tư vấn, kể thành viên liên danh, nộp tham gia nhiều đề xuất, tất đề xuất bị loại Tuy nhiên, điều không hạn chế với công ty tư vấn tham gia nhiều đề xuất với tư cách tư vấn phụ, cá nhân với tư cách thành viên đội tư vấn, trường hợp có sở hợp lý chấp nhận Hồ sơ mời nộp đề xuất (RFP) Lợi cạnh tranh không công 1.10 Để đảm bảo tính cơng minh bạch trình tuyển chọn, tư vấn bên liên kết tư vấn cạnh tranh cho công việc cụ thể không phép khai thác lợi cạnh tranh xuất phát từ việc cung cấp dịch vụ tư vấn có liên quan đến nhiệm vụ Để đảm bảo điều này, cung cấp Hồ sơ mời nộp đề xuất (RFP), Bên vay phải cung cấp cho tất tư vấn danh sách ngắn thơng tin có khả tạo lợi cạnh tranh cho tư vấn cho quốc gia, cá nhân hay chủ thể để tuân thủ định mà Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc đưa theo Chương VII Hiến chương Liên Hợp Quốc Khi quốc gia Bên vay cấm tốn cho cơng ty cụ thể hàng hóa cụ thể lý tn thủ nói trên, cơng ty bị loại (b) Các doanh nghiệp tổ chức thuộc sở hữu Chính phủ quốc gia Bên vay tham gia đấu thầu quốc gia Bên vay chứng minh họ (i) tự chủ mặt pháp lý tài chính, (ii) hoạt động theo luật thương mại, (iii) quan trực thuộc Bên vay Bên vay lại.10 Tư cách hợp lệ 1.11 Để thúc đẩy cạnh tranh, Ngân hàng cho phép tư vấn (công ty cá nhân) từ tất quốc gia tham gia chào dịch vụ tư vấn cho dự án Ngân hàng tài trợ.9 Các điều kiện tham gia giới hạn điều thiết yếu nhằm đảm bảo khả hồn thành hợp đồng cơng ty (c) Ngồi quy định điều (b), dịch vụ trường đại học, trung tâm nghiên cứu tổ chức khác thuộc sở hữu Chính phủ quốc gia Bên vay có tính chất đặc biệt thiếu tổ chức tư nhân thay lĩnh vực đó, tham gia tổ chức có ý nghĩa định việc thực dự án, Ngân hàng chấp nhận thuê tổ chức nói tùy theo trường hợp cụ thể Cũng sở này, giảng viên trường đại học nhà khoa học thuộc viện nghiên cứu ký hợp đồng cá nhân dự án Ngân hàng tài trợ 1.12 Trong hợp đồng tài trợ toàn phần từ khoản vay Ngân hàng, Ngân hàng không cho phép Bên vay từ chối tham gia tư vấn trình chọn danh sách ngắn, tuyển chọn trao hợp đồng lý không liên quan đến: (i) khả nguồn lực để thực hợp đồng thành công; (ii) trường hợp mâu thuẫn lợi ích nêu đoạn 1.9 1.13 Dưới ngoại lệ quy định đoạn 1.11 1.12: (a) Tư vấn bị từ chối nếu: (i) luật pháp hay quy định thức mà quốc gia Bên vay cấm quan hệ thương mại với quốc gia tư vấn, với điều kiện Ngân hàng đồng ý loại trừ khơng ngăn cản cạnh tranh hiệu để đấu thầu dịch vụ tư vấn cần thiết, (ii) quốc gia Bên vay cấm khoản tốn Ngân hàng cho phép cơng ty cá nhân từ Đài Loan, Trung Quốc tham gia chào dịch vụ tư vấn dự án Ngân hàng tài trợ Để hợp lệ, doanh nghiệp tổ chức thuộc sở hữu Chính phủ phải chứng minh cho Ngân hàng thỏa mãn, thông qua tất tài liệu liên quan, kể điều lệ thông tin khác mà Ngân hàng yêu cầu, doanh nghiệp hay tổ chức (i) pháp nhân tồn riêng rẽ với Chính phủ; (ii) khơng nhận khoản trợ cấp hỗ trợ ngân sách; (iii) hoạt động doanh nghiệp thương mại, khơng có nghĩa vụ chuyển lại lợi nhuận cho Chính phủ, có quyền trách nhiệm pháp lý, tự vay vốn chịu trách nhiệm trả nợ, bị tuyên bố phá sản; (iv) không tham gia đấu thầu cho hợp đồng trao thầu quan nhà nước, mà theo luật quy định nước hành, quan chủ quản quan giám sát doanh nghiệp quan có khả gây ảnh hưởng hay kiểm sốt doanh nghiệp tổ chức 10 (d) Cơng chức viên chức Chính phủ quốc gia Bên vay thuê cho hợp đồng tư vấn quốc gia Bên vay với tư cách tư vấn cá nhân thành viên đội chuyên gia đề xuất công ty tư vấn, việc th tuyển khơng mâu thuẫn với luật lao động quy định hay sách khác quốc gia Bên vay, công chức, viên chức (i) nghỉ làm khơng lương quan Chính phủ, xin thơi việc hay hưu; (ii) khơng th quan họ làm việc trước nghỉ không lương, xin việc hay nghỉ hưu11; (iii) việc thuê tuyển khơng gây mâu thuẫn lợi ích (xem đoạn 1.9) (e) Một công ty hay cá nhân bị Ngân hàng trừng phạt theo đoạn 1.23(d) Hướng dẫn này, theo Chính sách Chống tham nhũng thủ tục trừng phạt Nhóm Ngân hàng Thế giới12 không coi hợp lệ để trao thầu hợp đồng Ngân hàng tài trợ khơng nhận lợi ích từ hợp đồng Ngân hàng tài trợ, dù mặt tài hay phương diện khác, suốt khoảng thời gian mà Ngân hàng quy định Thời gian xin việc nghỉ hưu phải tháng trước thuê tuyển cho dự án, khoảng thời gian khác theo quy định pháp luật viên chức quốc gia Bên vay, tùy theo thời hạn dài Các giảng viên, cán chuyên gia hoạt động lĩnh vực chuyên môn trường đại học, tổ chức giáo dục viện nghiên cứu ký hợp đồng cá nhân để làm việc bán chuyên trách cho dự án, với điều kiện họ tuyển dụng dài hạn tổ chức năm trước ký hợp đồng với dự án, việc thuê tuyển hợp lý cần thiết cho dự án 11 Khi sử dụng cho tiểu đoạn này, sách Chống tham nhũng Nhóm Ngân hàng Thế giới hiểu sách quy định Hướng dẫn Phòng chống Gian lận Tham nhũng Dự án tài trợ Khoản vay IBRD Tín dụng & Tài trợ khơng hồn lại IDA, Hướng dẫn chống tham nhũng IFC, MIGA, Giao dịch Bảo lãnh Ngân hàng Thế giới Các thủ tục phạt Ngân hàng công bố công khai trang web liên kết Ngân hàng 12 10 Ký hợp đồng trước Tài trợ hồi tố 1.14 Trong số trường hợp định, ví dụ nhằm đẩy nhanh tiến độ thực dự án, Ngân hàng khơng phản đối, Bên vay thực việc tuyển chọn tư vấn trước ký Hiệp định Vay Quy trình gọi ký hợp đồng trước Trong trường hợp đó, thủ tục tuyển chọn, bao gồm quảng cáo, phải tuân thủ Hướng dẫn này, Ngân hàng kiểm tra quy trình mà Bên vay thực Trong trường hợp ký hợp đồng trước vậy, Bên vay phải tự chịu rủi ro, chấp thuận Ngân hàng cho thủ tục, tài liệu đề xuất trao hợp đồng Bên vay khơng có nghĩa Ngân hàng cam kết cấp vốn vay cho dự án Nếu hợp đồng ký trước, khoản toán mà Bên vay thực cho hợp đồng trước ký Hiệp định Vay Ngân hàng hoàn trả hình thức tài trợ hồi tố, phép nằm giới hạn quy định Hiệp định Vay Liên kết tư vấn 1.15 Các tư vấn liên kết với hình thức thỏa thuận liên danh hay thỏa thuận tư vấn phụ để bổ sung mạnh lĩnh vực chuyên môn tương ứng, tăng cường khả đáp ứng kỹ thuật đề xuất tư vấn, đảm bảo sẵn có đội ngũ chun gia đơng đảo, đưa phương pháp luận cách tiếp cận tốt hơn, số trường hợp, chào giá thấp Một liên kết mang tính lâu dài (khơng phụ thuộc vào cơng việc cụ thể) có tính vụ việc Nếu Bên vay tuyển chọn liên kết tư vấn hình thức liên danh để thực hợp đồng, liên danh phải định số công ty thành viên làm đại diện; tất thành viên liên danh, đại diện ủy quyền thành viên liên danh, phải ký vào hợp đồng Tất thành viên liên danh chịu trách nhiệm chung riêng cho toàn nhiệm 11 IV CÁC LOẠI HÌNH HỢP ĐỒNG VÀ ĐIỀU KHOẢN QUAN TRỌNG Các loại hình hợp đồng 4.1 Hợp đồng trọn gói 51 Loại hợp đồng chủ yếu sử dụng cho công việc mà phạm vi thời hạn thực dịch vụ đầu cần thiết tư vấn xác định rõ Loại hợp đồng sử dụng rộng rãi cho nghiên cứu quy hoạch nghiên cứu khả thi đơn giản, nghiên cứu môi trường, thiết kế chi tiết kết cấu chuẩn thông dụng, xây dựng hệ thống xử lý liệu, v.v Việc toán gắn liền với đầu (sản phẩm) báo cáo, vẽ, biểu khối lượng, hồ sơ mời thầu, chương trình phần mềm Hợp đồng bao gồm giá cố định cho hoạt động tư vấn thực không điều chỉnh giá, trừ trường hợp áp dụng quy định đoạn 4.7 Hướng dẫn Hợp đồng trọn gói loại hợp đồng dễ quản lý thực nguyên tắc giá cố định cho phạm vi công việc cố định, việc toán dựa đầu mốc thời gian xác định rõ 4.2 Hợp đồng theo thời gian.52 Loại hợp đồng thích hợp trường hợp khó xác định cố định phạm vi thời hạn thực dịch vụ, công việc liên quan đến hoạt động nhiều bên khác với thời hạn hồn thành khác nhau, khó đánh giá đầu vào cần thiết tư vấn để hoàn thành mục tiêu công việc Loại hợp đồng sử dụng rộng rãi cho nghiên cứu phức tạp, hoạt động giám sát thi công, dịch vụ tư vấn, phần lớn công việc đào tạo Việc toán dựa mức lương chuyên gia thống theo giờ, ngày, tuần tháng (tên chuyên gia thường 51 Mẫu Hợp đồng cho Dịch vụ tư vấn chuẩn (Tiền cơng trọn gói) Mẫu Hợp đồng cho Dịch vụ tư vấn chuẩn (công việc phức tạp theo thời gian) Các tài liệu có trang web Ngân hàng địa www.worldbank.org/procure 52 54 ghi hợp đồng) khoản thực thực chi theo chi phí thực tế và/hoặc đơn giá thống Mức lương cho chuyên gia bao gồm tiền cơng, chi phí xã hội, phí quản lý, lợi nhuận khoản phụ cấp đặc biệt, thích hợp Hợp đồng ghi tổng mức tốn tối đa cho tư vấn Mức trần phải bao gồm khoản dự phòng cho dịch vụ thời hạn phát sinh dự kiến, khoản tạm tính cho điều chỉnh giá lạm phát theo quy định đoạn 4.7 Hướng dẫn Các hợp đồng theo thời gian phải bên thuê theo dõi quản lý sát nhằm đảm bảo công việc thực hướng khoản mà tư vấn yêu cầu toán chi trả cách thích hợp 4.3 Hợp đồng phí trả trước và/hoặc phí dự phòng (giao dịch thành cơng) Các hợp đồng phí trả trước phí dự phòng sử dụng rộng rãi tư vấn (ngân hàng cơng ty tài chính) chuẩn bị cho việc bán sáp nhập công ty, hoạt động tư nhân hóa Tiền cơng cho tư vấn bao gồm khoản phí trả trước khoản phí dự phòng, khoản phí dự phòng thường tính tỷ lệ phần trăm định giá bán tài sản 4.4 Hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm Các hợp đồng sử dụng phổ biến cho bên cung cấp dịch vụ mua sắm đấu thầu dịch vụ giám định Trong hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm, mức phí trả cho tư vấn có liên quan trực tiếp với chi phí thi cơng thực tế ước tính dự án, chi phí hàng hóa đấu thầu mua sắm hay giám định Các hợp đồng đàm phán sở mức phí thị trường cho dịch vụ và/hoặc chi phí tháng cơng ước tính dịch vụ, đấu thầu cạnh tranh Cần lưu ý trường hợp dịch vụ kiến trúc kỹ thuật xây dựng, không nên sử dụng hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm hợp đồng hồn tồn khơng tạo động lực để tư vấn thiết kế cách kinh tế Do vậy, việc sử dụng hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm cho 55 dịch vụ thiết kế khuyến khích dựa chi phí đích cố định bao gồm dịch vụ xác định xác (ví dụ như, khơng có hoạt động giám sát cơng trình) 4.5 Hợp đồng cung cấp dịch vụ chưa xác định (IDC) thỏa thuận giá Hợp đồng IDC thường sử dụng Bên vay cần tiếp cận nhanh liên tục với dịch vụ tư vấn chun mơn có tính “sự vụ” cho hoạt động cụ thể, khơng thể xác định trước phạm vi thời gian Hợp đồng IDC sử dụng phổ biến để thuê “cố vấn”, chuyên gia làm trọng tài, thành viên ban chuyên gia, chuyên gia để tham gia thiết kế thực tiểu dự án hay công việc phức tạp trình thực dự án Ngân hàng tài trợ (ví dụ ban chuyên gia đập, ban giải tranh chấp, cải cách thể chế, tư vấn mua sắm đấu thầu, giải vấn đề kỹ thuật, đánh giá vấn đề sách an toàn, v.v.), thường thời hạn từ năm trở lên Các dịch vụ thường cơng ty có lực chào thơng qua danh sách đề xuất chuyên gia có cam kết sẵn sàng thực công việc thư trả lời REOI REOI quy định tiêu chí lựa chọn tập trung vào lực kiến thức chuyên mơn liên quan chun gia Sau đó, Bên vay phải lập danh sách dài gồm chuyên gia có lực Bên vay cơng ty thống mức phí đề xuất trả cho chuyên gia điều kiện chuẩn hợp đồng, việc toán dựa thời gian làm việc thực Các chuyên gia phải chọn từ danh sách dài có “yêu cầu” với TOR cụ thể cho cơng việc, dựa đánh giá/so sánh định tính CV chuyên gia đề xuất mức phí; sau hợp đồng cụ thể ký cho công việc đồng tiền dễ chuyển đổi Nếu muốn, tư vấn chào tổng giá gồm nhiều hạng mục giá ghi loại ngoại tệ khác nhau, với điều kiện không sử dụng ba loại ngoại tệ Bên vay yêu cầu tư vấn ghi rõ phần giá chào thể chi phí nội tệ toán đồng tiền quốc gia Bên vay Hợp đồng phải toán (các) đồng tiền toán yêu cầu đề xuất tư vấn 4.7 Điều chỉnh giá Để điều chỉnh mức tiền công hợp đồng theo thời gian lạm phát nước và/hoặc nước, điều khoản điều chỉnh giá phải đưa vào hợp đồng thời hạn hợp đồng dự kiến vượt 18 (mười tám) tháng Các hợp đồng theo thời gian có thời hạn ngắn bao gồm điều khoản điều chỉnh giá dự kiến mức lạm phát nước nước ngồi tăng khó dự đốn Các hợp đồng trọn gói thường khơng điều chỉnh giá cách tự động, thời hạn hợp đồng dự kiến không vượt 18 (mười tám) tháng, trừ trường hợp hợp đồng có giá trị nhỏ thực nhiều năm (ví dụ hợp đồng kiểm tốn) Giá hợp đồng trọn gói sửa đổi trường hợp ngoại lệ, phạm vi dịch vụ vượt dự kiến TOR hợp đồng ban đầu 4.6 Đồng tiền đề xuất RFP phải nêu rõ cơng ty chào giá cho dịch vụ tư vấn 4.8 Các điều khoản toán Các điều khoản tốn, gồm có khoản phải trả, lịch toán, thủ tục toán, phải thống đàm phán hợp đồng Việc tốn tiến hành định kỳ (nếu hợp đồng theo thời gian) đầu ra/sản phẩm chấp nhận (nếu hợp đồng trọn gói) Để tạm ứng (ví dụ tạm ứng chi phí huy động), tư vấn phải có bảo lãnh bảo đảm tạm ứng, ngoại trừ trường hợp hợp đồng có giá trị nhỏ định nghĩa thích số 34 Nếu khoản tiền tạm ứng nhỏ 10% (mười phần trăm) giá trị hợp đồng, Bên vay định khơng u cầu bảo lãnh bảo đảm 56 57 Các điều khoản quan trọng tạm ứng, trường hợp đó, định phải nêu rõ dự thảo hợp đồng RFP 4.9 Việc tốn phải thực nhanh chóng theo điều khoản hợp đồng Để đảm bảo điều này: (a) tư vấn Ngân hàng tốn trực tiếp có u cầu Bên vay, trường hợp ngoại lệ, thông qua thư tín dụng (LC); (b) giữ lại khoản tiền chưa thống nhất, phần lại hóa đơn phải toán theo hợp đồng; (c) hợp đồng phải quy định chi trả chi phí tài tốn bị chậm trễ ngồi thời hạn quy định hợp đồng lỗi bên thuê; mức chi phí tài phải quy định hợp đồng 4.10 Bảo lãnh dự thầu, Bảo lãnh thực Bồi thường thiệt hại Bảo lãnh dự thầu bảo lãnh thực không thiết phải áp dụng với dịch vụ tư vấn, áp dụng yêu cầu bảo lãnh với giá trị hợp lý Việc thực quy định bảo lãnh thường theo xét đoán chủ quan, dễ bị lạm dụng, thường làm tăng chi phí cho dịch vụ tư vấn không đem lại lợi ích rõ rệt mà cuối chuyển lại cho Bên vay Ngoài ra, việc cung cấp kịp thời dịch vụ có tính tri thức tư vấn, nhiều trường hợp, phụ thuộc vào hành động bên th nên khó quy hồn tồn trách nhiệm cho tư vấn; vậy, thường khơng khuyến nghị áp dụng quy định bồi thường thiệt hại có chậm trễ dịch vụ tư vấn 4.11 Đóng góp Bên vay Bên vay phải phân cơng cán thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn tham gia vào công việc Hợp đồng Bên vay 58 tư vấn phải nêu rõ chi tiết liên quan đến nhân sự, thường gọi cán đối tác, điều kiện/phương tiện hỗ trợ mà Bên vay cung cấp nhà ở, văn phòng làm việc, hỗ trợ công việc thư ký, vật dụng thiết thực, tài liệu xe cộ Hợp đồng phải ghi rõ biện pháp mà tư vấn tiến hành số khoản mục không cung cấp bị rút lại thời gian thực công việc, cách đền bù cho tư vấn trường hợp 4.12 Mâu thuẫn lợi ích Ngồi khoản quy định hợp đồng, tư vấn không nhận thêm khoản tiền công liên quan đến công việc Tư vấn bên liên kết tư vấn không tham gia hoạt động tư vấn hoạt động khác mâu thuẫn với lợi ích bên thuê hợp đồng Hợp đồng phải có quy định hạn chế tham gia sau tư vấn dịch vụ khác bắt nguồn trực tiếp liên quan đến dịch vụ tư vấn công ty theo yêu cầu đoạn 1.9 1.10 Hướng dẫn 4.13 Trách nhiệm chuyên môn Tư vấn phải thực công việc với tận tâm thích đáng theo chuẩn mực chun mơn chung Vì trách nhiệm tư vấn Bên vay điều chỉnh theo luật hành nên hợp đồng không cần giải vấn đề này, trừ bên muốn đặt giới hạn trách nhiệm Trong trường hợp đó, bên phải đảm bảo (a) tư vấn thực công việc cách cẩu thả cố tình làm sai khơng giới hạn trách nhiệm đó; (b) trường hợp, trách nhiệm tư vấn Bên vay không giới hạn mức thấp hệ số nhân tổng giá trị hợp đồng nêu RFP phần điều kiện riêng hợp đồng (mức giới hạn tùy thuộc vào trường hợp 59 cụ thể);53 (c) giới hạn liên quan đến trách nhiệm tư vấn bên thuê, không liên quan đến trách nhiệm tư vấn bên thứ ba 4.14 Thay chuyên gia Trong thực công việc, việc thay chun gia cần thiết (ví dụ lý sức khỏe hay tư vấn khơng phù hợp hay hợp lệ) tư vấn phải đề xuất cho Bên vay phê chuẩn chuyên gia có lực phải tương đương với chuyên gia cần thay 4.15 Luật áp dụng cho hợp đồng Giải tranh chấp Hợp đồng phải có điều khoản liên quan đến luật áp dụng tòa án giải tranh chấp Các hợp đồng tư vấn phải ln ln có điều khoản giải tranh chấp Trọng tài thương mại quốc tế địa điểm trung lập có ưu điểm thực tiễn so với nhiều phương pháp giải tranh chấp khác Do đó, Ngân hàng yêu cầu Bên vay sử dụng hình thức trọng tài cho hợp đồng dịch vụ tư vấn nước ngoài, trừ Ngân hàng thống rõ ràng yêu cầu miễn lý hợp lý quốc gia Bên vay có thủ tục trọng tài quy định nước tương đương Ngân hàng trọng tài không phép định trọng tài.54 V TUYỂN CHỌN TƯ VẤN CÁ NHÂN 5.1 Các tư vấn cá nhân55 tuyển dụng cho công việc sau đây: (a) công việc không cần đến nhóm chun gia, (b) cơng việc khơng cần đến hỗ trợ thêm từ bên (trụ sở cơng ty) mặt chun mơn, (c) công việc mà kinh nghiệm lực cá nhân yêu cầu lớn Khi trách nhiệm điều phối, quản lý trách nhiệm tập thể trở nên khó thực có nhiều tư vấn cá nhân, tốt Bên vay nên tuyển chọn công ty Nếu khơng tìm tư vấn cá nhân có đủ lực để thực cơng việc tư vấn cá nhân trực tiếp ký hợp đồng với Bên vay thỏa thuận trước với cơng ty, Bên vay mời công ty tư vấn cung cấp tư vấn cá nhân có lực cho cơng việc 5.2 Nên quảng cáo để tìm kiếm bày tỏ quan tâm (EOI), Bên vay nhiều tư vấn cá nhân có kinh nghiệm lực, khơng biết họ có sẵn sàng cho cơng việc hay khơng, dịch vụ có tính phức tạp, hay việc quảng cáo rộng rãi đem lại nhiều lợi ích tiềm tàng, việc quảng cáo yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật quốc gia Bên vay Tuy nhiên, quảng cáo không cần thiết cho tất trường hợp, không nên quảng cáo cho hợp đồng có giá trị nhỏ.56 Tất Các tư vấn cá nhân cần thiết cho dịch vụ thuộc chương trình thí điểm UCS Ngân hàng tuyển chọn theo phương pháp quy định đoạn 3.12, với điều kiện công việc mức trần Ngân hàng quy định 55 Việc quảng cáo EOI thường không cần thực với hợp đồng cá nhân 50.000 USD Tuy nhiên, trường hợp có quy định riêng tùy theo tính chất, mức độ phức tạp rủi ro công việc 56 Bên vay nên mua bảo hiểm cho rủi ro tiềm ẩn vượt giới hạn Hệ số nhân phải lớn (một) Khi không cần đến yêu cầu trách nhiệm chun mơn, Bên vay phải giải trình lý trình RFP cho Ngân hàng xem xét có ý kiến khơng phản đối 53 54 Tuy nhiên, hiểu vị nên cán Trung tâm Giải Tranh chấp Đầu tư Quốc tế (ICSID) có quyền định trọng tài 60 Nếu Bên vay yêu cầu, Ngân hàng chấp nhận điều khoản quy định cá nhân quốc gia Bên vay bị tước quyền tham gia hợp đồng theo định quan pháp luật có thẩm quyền theo luật pháp quốc gia Bên vay không đủ tư cách hợp lệ để nhận tài trợ từ Ngân hàng, với điều kiện Ngân hàng xác định cá nhân tham gia vào hành vi gian lận tham nhũng, bị khởi tố theo quy trình thủ tục thích đáng hợp lý 61 thư mời bày tỏ quan tâm phải nêu rõ tiêu chí lựa chọn, tiêu chí hồn tồn dựa kinh nghiệm lực Khi mời công ty tư vấn đề xuất tư vấn cá nhân, EOI phải nêu rõ trình tuyển chọn dựa vào lực kinh nghiệm tư vấn cá nhân, không xét đến kinh nghiệm doanh nghiệp; đồng thời phải nêu rõ hợp đồng ký với công ty hay với cá nhân tư vấn đề xuất 5.3 Các tư vấn cá nhân tuyển chọn dựa kinh nghiệm, lực khả thực công việc Họ không cần nộp đề xuất, cần đánh giá xem họ có đáp ứng yêu cầu tối thiểu có liên quan Bên vay đề sở tính chất mức độ phức tạp công việc, đánh giá dựa trình độ học vấn, kinh nghiệm cụ thể có liên quan đến cơng việc, thích hợp dựa kiến thức điều kiện địa phương, khả sử dụng ngôn ngữ quốc gia, hiểu biết văn hóa, hệ thống quản lý hành chính, cấu tổ chức phủ Việc tuyển chọn tiến hành thông qua so sánh lực tổng thể ba ứng cử viên có lực chọn số người bày tỏ quan tâm đến công việc cách trực tiếp thông qua công ty, người mà Bên vay trực tiếp liên hệ Người Bên vay chọn phải người có kinh nghiệm lực tốt nhất, có đầy đủ lực để thực công việc Bên vay phải đàm phán hợp đồng với tư vấn cá nhân chọn với công ty, tùy theo trường hợp cụ thể, sau thỏa thuận cách thỏa đáng điều khoản điều kiện hợp đồng, kể mức phí dịch vụ chi phí hợp lý khác 5.4 Việc tuyển chọn tư vấn cá nhân thường không thuộc diện xét duyệt trước Tuy nhiên, Bên vay phải xin ý kiến không phản đối Ngân hàng: (a) khơng thể so sánh ba ứng viên có lực trước tuyển dụng, trường hợp đó, Bên vay phải giải thích ngun nhân sao; (b) trước Bên vay mời công ty chào dịch vụ tư vấn cá nhân theo đoạn 5.1 Hướng dẫn này; (c) trường hợp đàm phán với cá nhân chọn thất bại trước Bên vay đàm phán với ứng viên 62 xếp thứ hai với công ty giới thiệu ứng viên đó, tùy theo trường hợp cụ thể; (d) trường hợp tuyển chọn tư vấn từ nguồn theo đoạn 5.6 Hướng dẫn Ngân hàng yêu cầu xét duyệt trước việc lựa chọn số loại hình tư vấn cá nhân.57 5.5 Khi ký hợp đồng với công ty tư vấn cung cấp tư vấn cá nhân, dù tư vấn cá nhân nhân dài hạn cơng ty hay cộng tác viên chuyên gia công ty thuê, quy định Hướng dẫn mâu thuẫn lợi ích áp dụng cho công ty mẹ Không phép thay tư vấn cá nhân đề xuất từ đầu đánh giá; thay thế, hợp đồng ký với ứng viên xếp thứ hai 5.6 Các tư vấn cá nhân lựa chọn từ nguồn nhất, phải có lý giải trình hợp lý trường hợp ngoại lệ như: (a) công việc tiếp nối công việc trước tư vấn làm mà tư vấn lựa chọn sở cạnh tranh; (b) cơng việc có tổng thời gian thực dự kiến (sáu) tháng; (c) trường hợp khẩn cấp; (d) cá nhân tư vấn đủ lực thực công việc Trong tất trường hợp nói trên, ngoại trừ trường hợp hợp đồng ngưỡng xác định dựa sở mức độ rủi ro quy mô dự án nêu rõ Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu, Bên vay phải trình lên Ngân hàng TOR cho công việc tư vấn, với giải trình chi tiết để Ngân hàng xem xét có ý kiến khơng phản đối, có lý tuyển chọn tư vấn từ nguồn thay áp dụng quy trình cạnh tranh, sở kiến nghị tuyển chọn cá nhân cụ thể cho công việc Các tư vấn thuê để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật dài hạn dịch vụ tư vấn suốt thời hạn dự án (trên ngưỡng xét duyệt trước quy định Hiệp định Vay Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu), tư vấn thuê cho công việc pháp lý hoạt động mua sắm đấu thầu liên quan đến dự án (không liên quan đến ngưỡng xét duyệt trước) Việc Ngân hàng xét duyệt TOR cho tư vấn cá nhân yêu cầu bắt buộc, trừ Quản lý Đấu thầu Khu vực Ngân hàng có định khác cơng việc có giá trị nhỏ, đơn giản hạn chế 57 63 PHỤ LỤC 1: XÉT DUYỆT CỦA NGÂN HÀNG CHO VIỆC TUYỂN CHỌN TƯ VẤN VÀ CÔNG BỐ QUYẾT ĐỊNH TRAO HỢP ĐỒNG Lập kế hoạch tuyển chọn tư vấn Ngân hàng phải xem xét58 Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu cập nhật Bên vay chuẩn bị theo quy định đoạn 1.25 Các Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu phải quán với Kế hoạch Thực Dự án, Hiệp định Vay Hướng dẫn Xét duyệt trước Với tất hợp đồng59 cần Ngân hàng xét duyệt trước: (a) Trước mời tư vấn nộp đề xuất, Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng xem xét có ý kiến khơng phản đối dự tốn chi phí cho hợp đồng tư vấn dự thảo RFP (bao gồm danh sách ngắn tư vấn) Bên vay phải sửa đổi danh sách ngắn tài liệu khác Ngân hàng có yêu cầu hợp lý Bất kỳ sửa đổi khác phải Ngân hàng chấp thuận trước phát hành RFP cho tư vấn danh sách ngắn.60 (b) Sau đánh giá đề xuất kỹ thuật, Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng, vào thời điểm Đoạn 11 đến 15 Phụ lục III quy định cách thức hành động Ngân hàng để trả lời thư từ trao đổi từ phía nhà thầu, bao gồm đơn thư khiếu nại yêu cầu chất vấn 58 Tổng giá trị hợp đồng bao gồm tất khoản thuế phí sở để xác định xem hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước hay xét duyệt sau 59 Trong trường hợp trao thầu theo quy định đoạn 3.11, nghĩa việc tổ chức quy trình cạnh tranh điều khơng thực tế, Bên vay không phép bắt đầu đàm phán chưa cung cấp giải trình cần thiết để Ngân hàng xem xét chưa nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng, nói cách khác phải tuân thủ yêu cầu đoạn phương diện liên quan 60 64 phù hợp để Ngân hàng đủ thời gian xem xét, báo cáo đánh giá kỹ thuật (do chuyên gia Ngân hàng chấp thuận soạn thảo, yêu cầu Ngân hàng theo đoạn 2.16) với đề xuất tư vấn, Ngân hàng yêu cầu Nếu thấy việc đánh giá kỹ thuật không thống với điều khoản RFP, Ngân hàng phải thông báo cho Bên vay điều nêu rõ lý sao; khơng Ngân hàng phải có ý kiến khơng phản đối kết đánh giá kỹ thuật Bên vay Bên vay phải có ý kiến khơng phản đối Ngân hàng báo cáo đánh giá kỹ thuật kiến nghị loại bỏ tất đề xuất tư vấn (c) Bên vay mở đề xuất tài sau nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng kết đánh giá kỹ thuật Nếu chi phí yếu tố để tuyển chọn tư vấn, Bên vay tiến hành đánh giá tài theo quy định RFP Bên vay phải nộp lên Ngân hàng báo cáo đánh giá tổng hợp, có kiến nghị trao hợp đồng cho tư vấn thắng thầu Bên vay phải thông báo cho công ty tư vấn đạt điểm tổng hợp cao dự kiến trao hợp đồng cho công ty, mời công ty đến đàm phán hợp đồng Nếu nhận thấy khác biệt kết đánh giá tài với đánh giá riêng Ngân hàng có khiếu nại, Ngân hàng thông báo cho Bên vay Bên vay phải nhanh chóng giải tất vấn đề theo cách mà Ngân hàng thấy thích hợp trước tiến hành đàm phán hợp đồng với tư vấn thắng thầu, Bên vay phải tạm dừng trước bắt đầu đàm phán với tư vấn Trong trường hợp đó, Bên vay khơng thực tiếp hành động Ngân hàng chưa có ý kiến khơng phản đối kiến nghị Bên vay 65 (d) Nếu muốn yêu cầu gia hạn hiệu lực đề xuất tư vấn nhằm hoàn tất trình đánh giá, thực thủ tục phê duyệt nội cần thiết, lấy ý kiến không phản đối Ngân hàng hay trao hợp đồng Bên vay phải Ngân hàng chấp thuận trước gia hạn lần thứ nhất, thời gian gia hạn tuần, phải Ngân hàng chấp thuận trước gia hạn lần tiếp theo, thời gian gia hạn (e) Nếu nhận đơn thư khiếu nại từ phía tư vấn, Bên vay phải gửi cho bên khiếu nại thông báo nhận thư khiếu nại, gửi tới Ngân hàng thư khiếu nại với nhận xét Bên vay vấn đề nêu thư đề xuất trả lời bên khiếu nại để Ngân hàng xem xét có ý kiến (f) Nếu thay đổi kiến nghị trao hợp đồng sau phân tích đơn khiếu nại tư vấn, hay lý khác Bên vay phải giải trình cho Ngân hàng lý dẫn đến định với báo cáo đánh giá sửa đổi để Ngân hàng có ý kiến không phản đối Bên vay phải công bố lại định trao thầu theo mẫu đoạn 7, Phụ lục Hướng dẫn Nếu đàm phán với tư vấn thắng thầu thất bại, Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng xem xét biên đàm phán lý dẫn đến thất bại Sau hồn tất thủ tục mơ tả đoạn 2.30 Hướng dẫn có ý kiến khơng phản đối Ngân hàng, Bên vay chấm dứt đàm phán với tư vấn thắng thầu, mời hãng xếp thứ hai đến đàm phán (g) Sau đàm phán xong, trường hợp tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng, vào thời điểm phù hợp để Ngân hàng đủ thời gian 66 xem xét, hợp đồng đàm phán, có chữ ký tắt tư vấn thắng thầu mà Bên vay đề nghị ký hợp đồng Nếu hợp đồng đàm phán định thay chuyên gia chủ chốt đưa thay đổi TOR hợp đồng đề xuất ban đầu, Bên vay phải nhấn mạnh thay đổi giải trình lý thay đổi cần thiết Bên vay chấp thuận (h) Nếu nhận thấy báo cáo đánh giá tổng hợp, kiến nghị trao hợp đồng và/hoặc hợp đồng đàm phán không thống với điều khoản RFP, Ngân hàng phải thông báo cho Bên vay điều nêu rõ lý Nếu khơng, Ngân hàng phải có ý kiến khơng phản đối kiến nghị trao hợp đồng Bên vay Bên vay phải có ý kiến khơng phản đối Ngân hàng báo cáo đánh giá kỹ thuật kiến nghị loại bỏ tất đề xuất tư vấn Bên vay phải khẳng định việc trao hợp đồng ký hợp đồng sau nhận ý kiến không phản đối từ phía Ngân hàng (i) Ngân hàng phải cung cấp xác hợp đồng sau ký hợp đồng trước nộp lên Ngân hàng đơn rút vốn từ Tài khoản Vay cho hợp đồng Nếu hợp đồng toán từ Tài khoản Đặc biệt (SA), Ngân hàng phải cung cấp hợp đồng trước khoản toán cho hợp đồng thực từ Tài khoản Đặc biệt (j) Ngân hàng phải công bố nội dung mô tả giá trị hợp đồng với tên địa tư vấn ký hợp đồng, trừ trường hợp tư vấn cá nhân, theo quy định đoạn 2(i) sau nhận từ Bên vay hợp đồng ký với tư vấn 67 (k) Bên vay phải lưu trữ tất hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng trình thực dự án đến hai năm sau ngày đóng Hiệp định Vay Các hồ sơ cần lưu trữ gồm có loại tài liệu liệt kê sau đây, loại khác cần: (i) gốc hợp đồng ký tất phụ lục hay sửa đổi hợp đồng sau đó; (ii) đề xuất gốc tư vấn, tất tài liệu thư từ trao đổi liên quan đến trình tuyển chọn tư vấn thực hợp đồng, bao gồm tài liệu hỗ trợ đánh giá đề xuất (kể phiếu cho điểm cá nhân), kiến nghị trao hợp đồng gửi cho Ngân hàng; (iii) hóa đơn hay chứng nhận tốn Với hợp đồng trao thầu theo phương pháp tuyển chọn tư vấn từ nguồn (SSS), hồ sơ tài liệu lưu trữ bao gồm tài liệu giải trình lý áp dụng phương pháp này, lực kinh nghiệm tư vấn chọn, gốc hợp đồng ký Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng hồ sơ tài liệu nói Ngân hàng tư vấn/kiểm toán Ngân hàng yêu cầu kiểm tra Sửa đổi hợp đồng ký Nếu hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, Bên vay phải Ngân hàng có ý kiến khơng phản đối trước Bên vay đồng ý: (a) gia hạn thời gian thực hợp đồng quy định; (b) sửa đổi đáng kể phạm vi dịch vụ, thay chuyên gia chủ chốt, thay đổi lớn điều khoản điều kiện hợp đồng; (c) đề nghị chấm dứt hợp đồng Nếu xác định đề xuất sửa đổi nói khơng thống với quy định Hiệp định Vay và/hoặc Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu, Ngân hàng phải thông báo cho Bên vay nêu rõ lý định Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng tất bổ sung sửa đổi hợp đồng để Ngân hàng lưu trữ Bản dịch Nếu hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước viết Ngơn ngữ quốc gia,61 Bên vay có trách nhiệm cung cấp cho Ngân hàng dịch xác báo cáo đánh giá kỹ thuật, báo cáo đánh giá tổng hợp dự thảo hợp đồng ký tắt ngôn ngữ quốc tế sử dụng nêu RFP (tiếng Anh, tiếng Pháp Tây Ban Nha) Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng dịch xác sửa đổi bổ sung hợp đồng sau Xét duyệt sau Xét duyệt sau quy trình đấu thầu mua sắm (PPR) thường Ngân hàng tiến hành Bên vay phải lưu trữ tất hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng không thuộc quy định đoạn Phụ lục suốt trình thực hợp đồng đến hai năm sau ngày đóng Hiệp định Vay Các hồ sơ, tài liệu gồm (có thể có thêm tài liệu khác) gốc hợp đồng ký phụ lục sửa đổi bổ sung sau đó, đề xuất gốc tư vấn, báo cáo đánh giá kỹ thuật báo cáo đánh giá tổng hợp, kiến nghị trao hợp đồng, hóa đơn chứng nhận tốn để Ngân hàng tư vấn/kiểm toán Ngân hàng kiểm tra Đối với hợp đồng trao thầu dựa sở tuyển chọn tư vấn từ nguồn nhất, phải có thêm tài liệu giải trình, mơ tả lực kinh nghiệm tư vấn, gốc hợp đồng ký Bên vay phải cung cấp hồ sơ tài liệu cho Ngân hàng có yêu cầu Nếu xác định việc trao hợp đồng không thực theo thủ tục phương pháp thống Hiệp định Vay cụ thể hóa Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu mà Ngân hàng chấp thuận, thân hợp đồng khơng qn với thủ tục đó, Ngân hàng tun bố đấu thầu mua sắm sai quy định theo lý nêu đoạn 1.19 Hướng dẫn 61 68 Tham khảo đoạn 1.22 69 Ngân hàng phải thông báo cho Bên vay lý dẫn đến định Ngân hàng Tùy theo rủi ro quy mơ dự án (ví dụ dự án gồm nhiều hợp đồng nhỏ đơn giản), Ngân hàng chấp thuận cho Bên vay định đơn vị độc lập tiến hành PPR theo điều khoản, điều kiện thủ tục báo cáo Ngân hàng chấp nhận Trong trường hợp đó, Ngân hàng kiểm tra báo cáo mà Bên vay nộp, nhiên cần thiết, Ngân hàng bảo lưu quyền trực tiếp tiến hành xét duyệt sau trình thực dự án Thay đổi từ Xét duyệt sau sang Xét duyệt trước Một hợp đồng có dự tốn ngưỡng xét duyệt trước Ngân hàng theo quy định Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu chuyển sang diện xét duyệt trước đề xuất tài hãng tư vấn chọn vượt ngưỡng xét duyệt sau Trước hợp đồng trao cho tư vấn, tất hồ sơ tài liệu liên quan đến trình đấu thầu xử lý, bao gồm báo cáo đánh giá kiến nghị trao hợp đồng, phải nộp lên cho Ngân hàng xem xét có ý kiến khơng phản đối Trái lại, giá đề xuất tài chọn thấp ngưỡng xét duyệt trước, quy trình xét duyệt trước tiếp tục Trong số trường hợp định, Ngân hàng yêu cầu Bên vay tuân thủ quy trình xét duyệt trước cho hợp đồng ngưỡng xét duyệt trước quy định Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu, có đơn thư khiếu nại mà Ngân hàng đánh giá nghiêm trọng chất Ngoài ra, phải thay đổi phương pháp tuyển chọn tư vấn dự toán cao thấp so với đánh giá trước đây, Bên vay phải sửa đổi kế hoạch mua sắm đấu thầu, nộp cho Ngân hàng xem xét có ý kiến khơng phản đối 70 Cơng bố định trao thầu Bên vay phải công bố thông tin UNDB online tất hợp đồng mà danh sách ngắn có hãng tư vấn nước ngoài, tất hợp đồng tuyển chọn tư vấn từ nguồn trao cho hãng nước ngồi; cơng bố thơng tin báo chí nước62 tất hợp đồng mà danh sách ngắn gồm hãng tư vấn nước, tất hợp đồng tuyển chọn tư vấn từ nguồn trao cho hãng nước Những thơng tin nói phải cơng bố vòng hai tuần kể từ nhận ý kiến không phản đối Ngân hàng kiến nghị trao hợp đồng theo quy định đoạn 2(h) 2(j) Phụ lục hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, phải cơng bố vòng hai tuần sau đàm phán thành công với hãng tư vấn chọn, hợp đồng thuộc diện xét duyệt sau Nội dung công bố bao gồm thông tin đây, tùy theo mức độ phù hợp áp dụng cho phương pháp tuyển chọn: (a) tên tất công ty tư vấn danh sách ngắn, ghi rõ cơng ty nộp đề xuất; (b) tổng điểm kỹ thuật điểm kỹ thuật tư vấn cho tiêu chí tiêu chí phụ; (c) giá chào tư vấn, ghi rõ giá đọc công khai mở đề xuất giá đánh giá; (d) điểm tổng hợp cuối xếp hạng tư vấn; (e) tên tư vấn thắng thầu tổng giá, thời hạn tóm tắt quy mơ hợp đồng Những thơng tin nói phải gửi tới tất công ty tư vấn nộp đề xuất Với hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, Ngân hàng thu xếp đăng định trao thầu lên trang web liên kết Ngân hàng sau nhận từ Bên vay xác hợp đồng ký theo quy định đoạn 2(i) Trên tờ báo phát hành rộng rãi nước và/hoặc công báo với điều kiện công báo phát hành rộng rãi, trang web sử dụng rộng rãi hay cổng thông tin điện tử truy cập miễn phí từ nước nước ngồi, Ngơn ngữ quốc gia theo định nghĩa đoạn 2.15 62 71 Kiểm tra sốt xét thấu đáo liên quan đến Chính sách Thủ tục Trừng phạt Ngân hàng Khi đánh giá đề xuất tư vấn, Bên vay phải kiểm tra tư cách hợp lệ tư vấn dựa danh sách đăng tải trang web liên kết ngồi Ngân hàng gồm tên cơng ty cá nhân bị Ngân hàng tước bỏ tạm thời đình tư cách hợp lệ theo quy định đoạn 1.23(d) Hướng dẫn và/hoặc đoạn 1.16(d) Hướng dẫn Đấu thầu Mua sắm Bên vay phải áp dụng quy trình kiểm tra sốt xét thấu đáo bổ sung cách giám sát theo dõi chặt chẽ hợp đồng thực (dù hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước hay xét duyệt sau) công ty hay cá nhân bị Ngân hàng trừng phạt sau hợp đồng ký Nếu khơng Ngân hàng xét duyệt trước có ý kiến khơng phản đối Bên vay không phép ký hợp đồng ký bổ sung sửa đổi hợp đồng ký, kể gia hạn thời gian hoàn thành, với công ty hay cá nhân bị Ngân hàng tước bỏ tạm thời đình tư cách hợp lệ, sau ngày việc tước bỏ đình tư cách hợp lệ có hiệu lực Ngân hàng tài trợ cho chi phí bổ sung chi phí phát sinh trước ngày hoàn thành hợp đồng gốc ngày hoàn thành sửa đổi: (i) với hợp đồng xét duyệt trước, sửa đổi bổ sung hợp đồng mà Ngân hàng có ý kiến khơng phản đối; (ii) với hợp đồng xét duyệt sau, sửa đổi bổ sung ký trước ngày việc tước bỏ đình tư cách hợp lệ có hiệu lực Ngân hàng khơng tài trợ cho hợp đồng nào, phụ lục sửa đổi bổ sung dẫn đến thay đổi lớn hợp đồng với công ty cá nhân bị tước bỏ đình tư cách hợp lệ, hợp đồng sửa đổi bổ sung hợp đồng ký vào ngày sau ngày việc tước bỏ đình tư cách hợp lệ có hiệu lực PHỤ LỤC 2: HƯỚNG DẪN DÀNH CHO TƯ VẤN VÀ TRANG DỮ LIỆU (ITC) CỦA HỒ SƠ MỜI NỘP ĐỀ XUẤT (RFP)63 Bên vay phải sử dụng mẫu RFP chuẩn Ngân hàng phát hành, bao gồm ITC hướng dẫn thích hợp áp dụng cho hầu hết phương pháp tuyển chọn tư vấn Trong trường hợp ngoại lệ, cần sửa đổi ITC chuẩn, Bên vay khơng sửa đổi phần nội dung mà phải sửa đổi thông qua trang liệu kỹ thuật ITC bao gồm thơng tin đầy đủ khía cạnh sau công việc: (a) Mô tả ngắn gọn công việc; (b) Mẫu chuẩn cho đề xuất kỹ thuật đề xuất tài chính; (c) Tên thông tin liên hệ cán để tư vấn gửi thơng tin giải thích đại diện tư vấn gặp cần; (d) Mô tả chi tiết thủ tục tuyển chọn áp dụng, bao gồm (i) mơ tả quy trình hai giai đoạn, phù hợp; (ii) liệt kê tiêu chí đánh giá kỹ thuật tỷ trọng cho tiêu chí; (iii) chi tiết đánh giá tài chính; (iv) tỷ trọng tương đối cho chất lượng chi phí trường hợp áp dụng QCBS; (v) điểm tối thiểu cần đạt mặt chất lượng; (vi) chi tiết mở đề xuất tài chính; (e) Dự tốn mức đầu vào (tháng cơng) chuyên gia chủ chốt cần thiết cho tư vấn tổng dự tốn ngân sách, khơng đưa hai thông tin này; (f) Nêu yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu, trình độ học vấn, v.v chuyên gia chủ chốt; 63 Phần không áp dụng trường hợp trao thầu hợp đồng theo Chương trình Thí điểm UCS mơ tả đoạn 3.12 72 73 (g) Các chi tiết trạng nguồn tài trợ từ bên ngoài; (h) Thông tin đàm phán hợp đồng; thông tin tài thơng tin khác cần thiết cho cơng ty chọn đàm phán hợp đồng; (i) Hạn nộp đề xuất; (j) (Các) đồng tiền sử dụng để biểu thị, so sánh toán chi phí dịch vụ; (k) Dẫn chiếu đến luật định quốc gia Bên vay liên quan cụ thể đến hợp đồng tư vấn đề xuất; (l) Tuyên bố công ty bên liên kết công ty không đủ tư cách hợp lệ để cung cấp hàng hóa, cơng trình dịch vụ cho dự án, Ngân hàng đánh giá hoạt động gây mâu thuẫn lợi ích với dịch vụ cung cấp công việc này; (m) Phương pháp nộp đề xuất, bao gồm yêu cầu niêm phong nộp riêng đề xuất kỹ thuật đề xuất tài để đảm bảo việc đánh giá kỹ thuật không bị ảnh hưởng yếu tố giá; (n) Yêu cầu công ty mời nộp đề xuất (i) thông báo nhận RFP, (ii) thông báo cho Bên vay biết cơng ty có ý định nộp đề xuất hay không; (o) Danh sách ngắn tư vấn mời nộp đề xuất, tư vấn danh sách ngắn có liên kết với hay khơng; (p) Khoảng thời gian mà đề xuất tư vấn có hiệu lực, nêu rõ khoảng thời gian tư vấn phải cam kết không thay đổi chuyên gia chủ chốt đề xuất, giữ nguyên mức tổng giá chào; nhiên tư 74 vấn có quyền khơng trì nội dung đề xuất Bên vay yêu cầu gia hạn thời gian hiệu lực đề xuất Nếu đồng ý gia hạn thời gian hiệu lực đề xuất, tư vấn không phép thay đổi đề xuất ban đầu phải khẳng định sẵn sàng tất chuyên gia chủ chốt đề xuất từ đầu, trừ trường hợp quy định sau Nếu gia hạn hiệu lực đề xuất, chun gia chủ chốt khơng sẵn sàng cho cơng việc, tư vấn đề nghị thay chuyên gia khác tư vấn phải giải trình cách thích đáng cung cấp chứng cần thiết để Bên vay chấp nhận Đề xuất bị loại có chứng cho thấy trước tư vấn đề xuất chuyên gia ban đầu mà khơng có khẳng định tham gia chun gia, lý giải trình việc thay chuyên gia không chấp nhận, lực kinh nghiệm chuyên gia thay không tương đương so với chuyên gia đề xuất ban đầu Nếu việc thay chuyên gia chấp nhận, tư vấn khơng phép có thay đổi khác đề xuất kỹ thuật đề xuất tài Điểm đánh giá kỹ thuật dựa chuyên gia chủ chốt, đề xuất tài chi tiết khác đề xuất ban đầu phải giữ nguyên (q) Ngày dự kiến bắt đầu công việc cho tư vấn tuyển chọn; (r) Một tuyên bố, nêu rõ (i) hợp đồng nhân tư vấn có miễn thuế khơng, khơng miễn thuế (ii) mức thuế phải nộp bao nhiêu, tư vấn lấy thông tin thuế đâu cho kịp thời; tuyên bố khác, yêu cầu tư vấn đưa tiền thuế thành khoản riêng đề xuất tài chính; 75 (s) Chi tiết dịch vụ, trang thiết bị cán mà Bên vay cung cấp, thông tin chưa nhắc đến TOR dự thảo hợp đồng; (t) Các giai đoạn cơng việc, thích hợp; khả cần tư vấn cho công việc tiếp theo; (u) Thủ tục xử lý yêu cầu làm rõ thông tin RFP; (v) Bất kỳ điều kiện liên quan đến ký hợp đồng phụ để thực phần công việc PHỤ LỤC 3: CHỈ DẪN CHO TƯ VẤN Mục đích Phụ lục cung cấp dẫn cho tư vấn muốn tham gia dịch vụ tư vấn Ngân hàng tài trợ Trách nhiệm với hoạt động tuyển chọn tư vấn Trách nhiệm thực dự án, bao gồm trách nhiệm chi trả cho dịch vụ tư vấn thuộc dự án, hoàn toàn thuộc Bên vay Về phần mình, theo Điều lệ Ngân hàng, Ngân hàng phải đảm bảo tiền chi trả từ khoản vay Ngân hàng cho chi tiêu thực xảy Việc giải ngân vốn vay thực có yêu cầu Bên vay Bên vay phải nộp đơn rút vốn lên Ngân hàng với hồ sơ bổ trợ cần thiết nhằm chứng minh vốn vay sử dụng theo Hiệp định Vay Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu.64 Như nhấn mạnh đoạn 1.4 Hướng dẫn này, mặt pháp lý, Bên vay chịu trách nhiệm cho hoạt động tuyển chọn thuê tư vấn Bên vay người mời tư vấn nộp đề xuất, sau nhận đánh giá đề xuất tư vấn trao hợp đồng Hợp đồng Bên vay ký kết với Tư vấn Ngân hàng bên tham gia hợp đồng Vai trò Ngân hàng Như nêu Hướng dẫn (Phụ lục 1), Ngân hàng xem xét RFP, trình đánh giá đề xuất, kiến nghị trao hợp đồng nội dung hợp đồng nhằm đảm bảo toàn trình thực theo Để biết thêm thơng tin sách thủ tục giải ngân Ngân hàng, xem Hướng dẫn Giải ngân cho Dự án Ngân hàng Thế giới Sổ tay Giải ngân dành cho Bên vay vốn Ngân hàng Thế giới (có trang web Ngân hàng http://www worldbank.org/projects) 64 76 77 thủ tục thống Hiệp định Vay cụ thể hóa Kế hoạch Mua sắm Đấu thầu Với hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, Ngân hàng xem xét hồ sơ, tài liệu trước phát hành, mô tả Phụ lục Ngoài ra, vào thời điểm trình tuyển chọn (kể sau trao hợp đồng), kết luận thủ tục thống không tuân thủ phương diện quan trọng đó, Ngân hàng tuyên bố đấu thầu mua sắm sai quy định, mô tả đoạn 1.19 Tuy nhiên, Bên vay trao hợp đồng sau Ngân hàng có ý kiến khơng phản đối Ngân hàng tun bố đấu thầu mua sắm sai quy định ý kiến không phản đối đưa sở Bên vay cung cấp thơng tin khơng hồn chỉnh, thiếu xác gây thơng tin sai lệch Ngồi ra, xác định đại diện Bên vay tư vấn có liên quan đến hành vi tham nhũng gian lận Ngân hàng áp dụng hình thức trừng phạt theo quy định đoạn 1.23 Hướng dẫn Ngân hàng phát hành mẫu RFP chuẩn mẫu hợp đồng chuẩn cho nhiều loại hình dịch vụ tư vấn Theo quy định đoạn 2.9 2.12 Hướng dẫn này, Bên vay bắt buộc phải sử dụng tài liệu này, thay đổi chi tiết tối thiểu để giải vấn đề cụ thể dự án Các tài liệu phần RFP Bên vay hồn chỉnh phát hành Thơng tin dịch vụ tư vấn Thông tin dịch vụ tư vấn, bao gồm phần mơ tả tóm tắt tính chất dịch vụ, thời gian thực hiện, dự tốn chi phí, tháng cơng chun gia, v.v., trước hết có Tài liệu Thơng tin Dự án (PID), mơ tả dự án q trình chuẩn bị Đồng thời, thơng tin tương tự có Báo cáo tóm tắt hoạt động hàng tháng (MOS) dự án Những thông tin phải cập nhật liên tục 78 Mỗi dự án cần phải đăng Thông báo Đấu thầu chung tạp chí Kinh doanh Phát triển Liên Hợp Quốc (UNDB online)65 mô tả chi tiết dịch vụ cần thiết, bên thuê, dự toán ngân sách Với hợp đồng có giá trị lớn,66 phải đăng thông báo cụ thể UNDB online để tìm kiếm “bày tỏ quan tâm” Ngồi ra, Tài liệu Thẩm định Dự án (PAD) cung cấp thông tin cụ thể dự án Tài liệu PID MOS có Internet Infoshop67 Ngân hàng Tài liệu PAD có Internet Infoshop sau khoản vay phê duyệt UNDB đăng ký mua trực tuyến Vai trò tư vấn Sau nhận RFP đáp ứng yêu cầu TOR điều kiện thương mại yêu cầu hợp đồng, tư vấn cần thu xếp hoạt động cần thiết để chuẩn bị đề xuất có khả đáp ứng yêu cầu (ví dụ thăm quốc gia nơi thực cơng việc, tìm kiếm đối tác liên kết, thu thập hồ sơ tài liệu, thành lập nhóm soạn thảo đề xuất) Nếu thấy tài liệu RFP – phần thủ tục lựa chọn tiêu chí đánh giá – có điểm mơ hồ, bỏ sót mâu thuẫn, điểm không rõ hay hạn chế hay phân biệt đối xử, tư vấn cần có văn đề nghị Bên vay làm rõ gửi khoảng thời gian quy định cho việc giải thích thơng tin nêu RFP UNDB online ấn phẩm Liên Hợp Quốc Có thể đặt mua tại: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (Website: www.devbusiness.com; e-mail: dbsubscribe@un.org) 65 Các hợp đồng có dự tốn tương đương 300.000 USD, ngoại trừ trường hợp danh sách ngắn bao gồm tư vấn nước (xem đoạn 2.5 2.7 Hướng dẫn này) 66 67 Địa Infoshop địa Ngân hàng Thế giới: 1818 H Street, N.W., Washington, D.C., 20433, USA Cơ sở liệu dự án có tại: http://www.worldbank.org/projects 79 Liên quan đến điều này, cần nhấn mạnh Bên vay phát hành RFP cụ thể cho lần tuyển chọn tư vấn, nêu đoạn 1.2 Hướng dẫn Do đó, thấy quy định RFP không quán với Hướng dẫn này, tư vấn cần nêu vấn đề với Bên vay Tư vấn phải chắn nộp đề xuất đáp ứng đầy đủ kèm với tất tài liệu bổ trợ theo yêu cầu RFP Cần phải đảm bảo tính xác sơ yếu lý lịch chuyên gia chủ chốt có tên đề xuất tư vấn Sơ yếu lý lịch phải có chữ ký hãng tư vấn tư vấn cá nhân, phải có ngày tháng rõ ràng Ngay sau tiếp nhận mở đề xuất kỹ thuật, bên thuê không yêu cầu cho phép tư vấn thay đổi nội dung bản, chuyên gia chủ chốt, v.v Nếu tư vấn không tuân thủ yêu cầu quan trọng đề xuất tư vấn bị loại Tương tự vậy, sau tiếp nhận đề xuất tài chính, bên th khơng yêu cầu hay cho phép tư vấn thay đổi mức phí dịch vụ chào nội dung tương tự, ngoại trừ thời điểm đàm phán hợp đồng thực theo điều khoản RFP Trong trường hợp chuyên gia chủ chốt đề xuất tư vấn khơng sẵn sàng cho cơng việc gia hạn hiệu lực đề xuất, chuyên gia thay người có lực tương đương tốt hơn, theo quy định đoạn 2.28 Hướng dẫn đoạn 1(p) Phụ lục Bảo mật 10 Như nêu đoạn 2.35, trình đánh giá đề xuất tư vấn phải giữ bí mật cơng bố định trao hợp đồng, ngoại trừ trường hợp thông báo điểm kỹ thuật theo quy định đoạn 2.23 2.30 Điều cần thiết để cán xét duyệt Bên vay Ngân hàng tránh hành động can thiệp thật cảm nhận can thiệp không Trong giai đoạn 80 này, muốn cung cấp thêm thông tin cho Bên vay Ngân hàng hai bên, tư vấn phải thực văn Hành động Ngân hàng 11 Nếu muốn đặt câu hỏi nêu vấn đề liên quan đến trình tuyển chọn, tư vấn gửi cho Ngân hàng thư từ trao đổi tư vấn với Bên vay, viết thư trực tiếp cho Ngân hàng Bên vay chậm trả lời tư vấn muốn khiếu nại Bên vay Tất thư từ trao đổi phải gửi cho Trưởng nhóm Quản lý Dự án phía Ngân hàng, kèm theo gửi tới Giám đốc Quốc gia Ngân hàng quốc gia Bên vay Quản lý Đấu thầu Khu vực Tên Trưởng nhóm Quản lý Dự án ghi Tài liệu Thẩm định Dự án (PAD) 12 Các thư từ trao đổi mà Ngân hàng nhận từ tư vấn danh sách ngắn trước hết hạn nộp đề xuất chuyển cho Bên vay, thích hợp, với nhận xét ý kiến Ngân hàng cách xử lý trả lời 13 Các thư từ trao đổi, bao gồm đơn thư khiếu nại, nhận từ tư vấn sau mở đề xuất kỹ thuật cần xử lý sau Nếu hợp đồng không thuộc diện xét duyệt trước, thư từ trao đổi đoạn trích dẫn liên quan, thích hợp, gửi cho Bên vay để cân nhắc cách thích đáng có cách xử lý thích hợp Bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng tất tài liệu thích hợp để Ngân hàng kiểm tra có ý kiến nhận xét Nếu hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước, thư từ trao đổi Ngân hàng xem xét tham khảo ý kiến Bên vay Bên vay cung cấp thêm thông tin để hồn thành quy trình này, cần thiết Nếu cần thêm thông tin cần tư vấn giải thích rõ hơn, Ngân hàng yêu cầu Bên vay thu thập thơng tin nhận xét 81 kết hợp vào báo cáo đánh giá, thích hợp Việc kiểm tra từ phía Ngân hàng kết thúc thư từ trao đổi tìm hiểu cân nhắc đầy đủ Các thư từ trao đổi nhận từ nhà thầu với nội dung cáo buộc hành vi tham nhũng gian lận68 xử lý theo cách khác lý bảo mật Trong trường hợp đó, Ngân hàng phải ý suy xét cách thích đáng để chia sẻ với Bên vay thơng tin thích hợp 14 Ngoại trừ thông báo nhận thư tư vấn, Ngân hàng không thảo luận không trao đổi thư từ với tư vấn trình tuyển chọn xét duyệt tư vấn, định trao hợp đồng công bố Ngân hàng trả lời chất vấn 15 Theo quy định đoạn 2.32, sau định trao hợp đồng cơng bố, tư vấn muốn tìm hiểu lý đề xuất khơng chọn gửi văn đề nghị Bên vay giải thích Nếu khơng hài lòng với văn giải thích Bên vay muốn có họp với Ngân hàng, tư vấn gửi yêu cầu lên Quản lý Đấu thầu Khu vực Ngân hàng phụ trách quốc gia Bên vay; người xếp họp cấp độ thích hợp, với tham dự nhân viên liên quan Cuộc họp nhằm mục đích thảo luận đề xuất tư vấn, khơng phải nhằm mục đích đảo ngược quan điểm mà Ngân hàng thông báo cho Bên vay, để thảo luận đề xuất tư vấn cạnh tranh khác Có thể gửi trực tiếp báo cáo nghi vấn gian lận tham nhũng lên Văn phòng Phó Chủ tịch Ngân hàng Thế giới phụ trách Các vấn đề Liêm (INT) qua email: investigations_hotline@ worldbank.org; thông qua trang web Ngân hàng Thế giới; đường dây nóng 24/24h bên thứ ba vận hành: đường dây miễn phí +1-800-831-0463, đường dây người nhận trả tiền +1-704-5567046 (có phiên dịch, chấp nhận gọi giấu tên); liên hệ với INT Trụ sở Ngân hàng Thế giới Washington D.C.: +1-202-458-7677 68 82 ... hành Các yêu cầu IBRD IDA hoàn toàn giống Trong Hướng dẫn này, tham chiếu đến “Ngân hàng” bao hàm IBRD IDA, “khoản vay” bao hàm khoản vay IBRD tín dụng tài trợ khơng hồn lại IDA, tài trợ khơng... Ngân hàng trả lời chất vấn iv TỪ VIẾT TẮT 43 77 77 77 78 79 80 81 82 CDD CPAR CQS EOI FBS FPA IBRD ICSID IDA IDC IFC INT ITC LCS LOI MDTF MIGA MOS NGO PAD PPA PPR PID QBS QCBS REOI RFP SA SSS SWAp... phần từ khoản vay Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế (IBRD) , hay khoản tín dụng tài trợ khơng hoàn lại Hiệp hội Phát triển Quốc tế (IDA) ,1 tạm ứng chuẩn bị dự án (PPA), tài trợ không hồn lại