Quản lý chu trình đặt hàng trong hệ thống logicstic và ứng dụng

Một khoản tiền rất lớn nếu chúng ta không làm tốt quá trình đặt hàng, bởi lẽ nếu không quản lý tốt và không có công cụ phần mềm để cung cấp thông tin kịp thời thì có thể trong kho hàng h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

QUẢN LÝ CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG TRONG HỆ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn này là đề tài nghiên cứu và ứng dụng của riêng tôi với sự hướng dẫn khoa học của thầy giáo TS Lê Văn Phùng Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

HỌC VIÊN

Dương Thành Nam

ii

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo

đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện

ở Viện Đại Học Mở Hà Nội

Tôi xin chân thành cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để tôi yên tâm trong suốt thời gian học ở trường

Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS Lê Văn Phùng đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện khóa luận này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất Song không thể tránh khỏi những hạn chế về mặt kiến thức và kinh nghiệm của bản thân

Tôi rất mong được sự góp ý của Quí Thầy, Cô giáo và các bạn đồng nghiệp để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, 28 tháng 11 năm 2016

HỌC VIÊN

DƯƠNG THÀNH NAM

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU ix

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS 3

1.1 Khái niệm về Logistics và quá trình phát triển 3

1.2 Vai trò Logistics đối với nền kinh tế và các doanh nghiệp 9

1.3 Phân loại Logistics 11

1.3.1 Phân loại theo thành viên trong Logistics 11

1.3.2 Phân loại Logistics theo quá trình 12

1.3.3 Phân loại theo đối tượng hàng hóa 12

1.4 Dịch vụ và ngành Logistics 13

1.4.1 Dịch vụ Logistics 13

1.4.2 Ngành Logistics 13

1.5 Các vấn đề về quản trị và nội dung Logistics 13

1.5.1 Khái niệm và mô hình quản trị Logistics 13

1.5.2 Các nội dung cơ bản của quản trị Logistics 14

KẾT LUẬN CHƯƠNG 20

CHƯƠNG 2 CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG CỦA HỆ THỐNG LOGISTICS 21

2.1 Khái niệm về chu trình đặt hàng của hệ thống Logistics 21

2.2 Vai trò và đặc trưng hệ thống thông tin Logistics trong quản lý chu trình đặt hàng 22

2.2.1 Các phần DFD hệ thống nhập đơn đặt hàng 27

2.2.2 Hệ thống nhập đơn hàng 28

2.3 Input, Output của quá trình trung tâm xử lý đơn hàng trong hệ thống thông tin Logistics 28

2.4 Các công đoạn trong chu trình đặt hàng 29

2.4.1 Khách hàng chuẩn bị đơn hàng gửi đi 29

2.4.2 Đơn hàng được chấp nhận và ghi vào máy 32

2.4.3 Giải quyết đơn hàng 35

iv

2.4.4 Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói 37

2.4.5 Vận chuyển hàng hóa 38

2.4.6 Bốc dỡ, giao nhận 38

2.4.7 Ví dụ đơn đặt hàng là máy chủ 39

2.5 Phân tích những biến động của chu trình đặt hàng 41

2.5.1 Phân tích những biến động trong công đoạn “ khách hàng chuẩn bị đơn hàng và gửi đi ” 41

2.5.2 Phân tích biến động trong công đoạn “nhà cung cấp nhận đơn hàng” 42

2.5.3 Phân tích biến động trong công đoạn “giải quyết đơn hàng” 42

2.5.4 Phân tích biến động trong công đoạn “vận chuyển hàng hóa” 42

2.5.5 Phân tích biến động trong công đoạn “giao hàng cho khách” 43

2.5.6 Tác động quan trọng trong chu trình đặt hàng 43

2.5.7 Giải pháp tối ưu cho việc xử lý đơn hàng 47

2.6 Bài toán tối ưu liên quan đến chu trình đặt hàng 49

KẾT LUẬN CHƯƠNG 53

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG 55

3.1 Giới thiệu công ty TNHH máy tính Sơn Hà và yêu cầu quản lý chu trình đặt hàng 55

3.2 Hệ thống hồ sơ dữ liệu hiện tại của công ty liên quan đến quá trình quản lý chu trình đặt hàng 56

3.2.1 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng 56

3.2.2 Hệ thống xử lý hiện tại của công ty liên quan đến quá trình quản lý chu trình đặt hàng 60

3.3 Các yêu cầu của hệ thống quản lý và môi trường thực hiện 64

3.3.1 Các yêu cầu của hệ thống quản lý 64

3.3.2 Môi trường thực hiện chương trình thử nghiệm 64

3.3.3 Các giao diện chính của chương trình 64

3.3.4 Khách hàng đặt đơn hàng 65

3.3.5 Tìm kiếm đơn đặt hàng 65

3.3.6 Các tình trạng của đơn hàng theo chu trình đặt hàng 66

3.3.7 Xuất hàng cho khách theo đơn đặt hàng 66

3.3.8 Công ty nhận hàng 67

3.3.9 Chức năng tìm kiếm tổng hợp 67

v

3.4 Các loại báo cáo 68

3.4.1.Báo cáo tổng hợp 68

3.4.2 Báo cáo chi tiết đơn hàng 68

3.4.3 Báo cáo chi tiết tồn kho 69

3.4.4 Báo cáo những mặt hàng có tồn kho 69

KẾT LUẬN CHƯƠNG 70

KẾT LUẬN ĐỀ TÀI 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 1 74

4.1 Hồ sơ dữ liệu của đầu vào đơn hàng 74

4.1.1 Hợp đồng với khách hàng 74

4.1.2 Đơn hàng bán (SO: Sales Order) 74

4.1.3 Phiếu xuất kho cho khách hàng 75

4.1.4 Phiếu thu tiền khách hàng 75

4.1.5 Hợp đồng với nhà cung cấp 76

4.1.6 Đơn hàng mua (PO: Purchase Order) 76

4.1.7 Phiếu nhập kho từ nhà cung cấp 77

4.1.8 Phiếu nộp tiền cho nhà cung cấp 77

PHỤ LỤC 2 78

4.2 Hồ sơ dữ liệu đầu ra của đơn hàng 78

4.2.1 Báo cáo đơn đặt hàng của khách hàng 78

4.2.2 Báo cáo đơn đặt hàng nhà cung cấp 78

4.2.3 Báo cáo tình trạng giao hàng cho khách 79

4.2.4 Báo cáo nhập-xuất-tồn 79

4.2.5 Báo cáo tình trạng nhận hàng nhà cung cấp 80

vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNTT Information Technology Công nghệ thông tin

EAN The European Article

Numbering system

Hệ thống số hóa hàng hóa Châu Âu

EDI Electronic Data Interchange Trao đổi dữ liệu điện tử FMCG Fast Moving Consumer

Identification

Nhận diện sóng radio cho quảng cáo

TQM Total Quality Managerment Quản trị chất lượng đồng bộ

vii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Nguồn gốc Logistics 3

Hình 1.2 Lịch sử phát triển Logistics kinh doanh từ năm 1950 đến nay 7

Hình 1.3 Vị trí của dịch vụ Logistics trong chuỗi cung ứng 8

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa Logistics-Marketing, Sản xuất và Tài chính 10

Hình 1.5 Lợi thế cạnh tranh của Logistics 11

Hình 1.6 Mô hình hoạt động cơ bản của hệ thống Logistics 14

Hình 1.7 Hệ thống thông tin Logistics 15

Hình 1.8 Quản trị dự trữ 16

Hình 1.9 Quản trị kho hàng và chi phí 17

Hình 1.10 Hoạt động của Logistics tác động đến chi phí Logistics 19

Hình 2.1 Chu trình quản lý đơn hàng 21

Hình 2.2 Hệ thống thông tin liên quan đến đơn hàng 22

Hình 2.3 Ảnh POS 24

Hình 2.4 Trao đổi thông tin phi cấu trúc và có cấu trúc 24

Hình 2.5 Quét Barcode lên hàng hóa 25

Hình 2.6 Hành trình của một đơn hàng 25

Hình 2.7 Các phần DFD hệ thống đơn hàng 27

Hình 2.8 Hệ thống nhập đơn hàng 28

Hình 2.9 Trung tâm xử lý đơn hàng – trong hệ thống thông tin Logistics 29

Hình 2.10 Dòng thông tin theo kiểu truyền thống 30

Hình 2.11 Nối mạng điện tử 31

Hình 2.12 Quản lý đơn hàng bằng máy tính 34

Hình 2.13 Quản lý vật tư bằng máy tính 35

Hình 3.1 Sơ đồ phân rã chức năng 60

Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 60

Hình 3.3 Mô hình E-R quan hệ 61

Hình 3.4 Thuật toán nhập đơn hàng bán 61

Hình 3.5 Thuật toán xuất hàng theo đơn hàng 62

Hình 3.6 Thuật toán lập đơn hàng mua 62

Hình 3.7 Thuật toán phiếu nhập kho 63

Hình 3.8 Giao diện chính phần mềm 64

Hình 3.9 Khách hàng đặt đơn hàng 65

Hình 3.10 Tìm kiếm đơn hàng 65

viii

Hinh 3.11 Tình trạng đơn hàng 66

Hình 3.12 Xuất hàng cho khách theo đơn hàng 66

Hình 3.13 Công ty nhận hàng 67

Hình 3.14 Chức năng tìm kiếm tổng hợp 67

Hình 3.15 Các loại báo cáo đơn hàng 68

Hình 3.16 Báo cáo chi tiết đơn hàng 68

Hình 3.17 Báo cáo chi tiết tồn kho 69

Hình 3.18 Báo cáo mặt hàng có tồn kho 69

ix

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Mã hàng có gắn Barcode EAN 13 23Bảng 2.2 Cấp độ thực hiện đơn hàng 30

1

PHẦN MỞ ĐẦU

Các doanh nghiệp ngày nay đang phải đối mặt với rất nhiều thách thức, một trong những khó khăn của các doanh nghiệp Việt Nam là làm sao đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí quản lý hàng hóa, vừa đảm bảo cho số lượng hàng hóa đủ để cung cấp nhằm tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp Một trong những khâu đóng vai trò trong hệ thống Logistics đó là quản lý và vận hành qui trình đặt hàng của các doanh nghiệp

Một khoản tiền rất lớn nếu chúng ta không làm tốt quá trình đặt hàng, bởi lẽ nếu không quản lý tốt và không có công cụ phần mềm để cung cấp thông tin kịp thời thì có thể trong kho hàng hóa sẽ dư thừa, tồn kho tăng lên, và vòng quay hàng hóa chậm chạp, tồn đọng vốn trong kho sẽ là một khoản chi phí lớn mà không sinh lợi nhuận, và công tác quản lý số hàng hóa đó sẽ tăng phần khó khăn, và đó sẽ là chi phí lãng phí và các doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp đúng hạn, còn nếu thiếu thì sẽ ảnh hưởng đến thu nhập, vì không có đủ hàng hóa để bán, hoặc đưa ra các chiến lược cần thiết nhằm kích thích mua sắm của khách hàng và mang lại doanh thu cho các doanh nghiệp

Bên cạnh đó vai trò của Logistics như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, và điều hành hiệu quả là những kỹ năng cạnh tranh cần thiết trong bối cảnh cạnh tranh giữa các doanh nghiêp ngày nay

Vậy phải làm thế nào để tối đa hóa lợi nhuận, tiết kiệm chi phí, đảm bảo số lượng hàng hóa có chất lượng, đảm bảo thời gian và uy tín giao hàng và vận hành trơn chu hệ thống Logistics, và có những báo cáo kịp thời về hàng hóa như tồn kho, nhu cầu hàng hóa của khách hàng, tính toán kế hoạch giao hàng và chiến lược cung cấp hàng hóa cho khách hàng theo yêu cầu để từ đó có kế hoạch để điều tiết vốn…là bài toán đặt ra cần thiết với đề tài “Quản lý chu trình đặt hàng trong hệ thống Logistics

và ứng dụng” Tác giả muốn khái quát một lĩnh vực rộng lớn như Logistics và sau đó muốn đi sâu nghiên cứu một khía cạnh của Logistics là chu trình đặt hàng trong hệ thống Logistics để nhằm sử dụng công cụ phần mềm để quản lý hiệu quả cho công ty TNHH máy tính Sơn Hà

2

Luận văn được trình bầy trong 3 chương, trong đó

Chương 1: Tổng quan về Logistics

Chương 2: Chu trình đặt hàng của hệ thống Logistics

Chương 3: Xây dựng chương trình phần mềm quản lý chu trình đặt hàng

Đề tài Logistics luôn là vấn đề rộng lớn, phức tạp và cũng mới mẻ đối với Việt Nam, do thời gian và khả năng có hạn, do vậy nội dung nghiên cứu còn nhiều hạn chế, tôi cũng mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo và các bạn đồng nghiệp

để hoàn thiện hơn nữa nội dung nghiên cứu

3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS

1.1 Khái niệm về Logistics và quá trình phát triển

Logistics theo nghĩa đang sử dụng trên thế giới có nguồn gốc từ chữ

“Logistique” trong tiếng Pháp, “ Logistique” lại có nguồn gốc từ chữ “Loger” nghĩa

là nơi đóng quân [1] Từ này quan hệ mật thiết với từ “Loge” - nơi nghỉ (một từ cổ trong tiếng Anh, gốc La tinh) Logistics được dùng ở Anh bắt đầu từ thế kỷ 19 Và ở một góc độ nhất định, từ này có mối liên hệ với từ “Logistic” trong toán học, có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Logistikos” và đã được dùng ở Anh thế kỷ 17

Hình 1.1 Nguồn gốc Logistics

(Nguồn: Logistics những vấn đề cơ bản)

Ban đầu Logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được hiểu với nghĩa là công tác hậu cần Napoleonđã từng định nghĩa [1]: “Logistics là hoạt động để duy trì lực lượng quân đội” Sau này thuật ngữ Logistics dần được áp dụng trong các lĩnh vực kinh tế, được lan truyền từ châu lục này sang châu lục kia, từ nước này sang nước khác, hình thành nên từ Logistics toàn cầu

Vào năm 1962, trong một bài báo trên tạp chí Fortune, Peter Drucker[1] đã viết rằng “Logistics là nguồn động lực cho đổi mới và cơ hội mới mà chúng ta chưa

hề chạm đến Đó chính là “thềm lục địa tiềm ẩn” của cả nền kinh tế”

Bài viết gây chấn động ấy đã khiến các doanh nghiệp phải giật mình, và nhận định rằng đây mới là vùng đất tiềm năng bị bỏ ngỏ bấy lâu nay mà họ cần khai phá

“Mặt trận cuối cùng để giảm chi phí” là đây và Logistics từ bóng tối bước ra ánh sáng đường hoàng, ngự trị một vị trí quan trọng trong hội đồng quản trị

Hơn 40 năm kể từ khi bài báo đó ra đời, thế giới của hoạt động Logistics không chỉ là một bước tiến, mà thực sự là một cuộc cách mạng Logistics đã phát triển nhanh chóng, giờ đây Logistics được ghi nhận như một chức năng kinh tế chủ yếu, một công

cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp cả trong khu vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ

- Các định nghĩa khác về Logistics [1]

Giáo sư người Anh Martin Christopher cho rằng: “Logistics là quá trình quản trị chiến lược công tác thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm (và dòng thông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh phân phối của công ty để tối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lai thông qua việc hoàn tất các đơn hàng với chi phí thấp nhất”

Theo Giáo sư David Simchi-Levi (MIT) thì “Logistics Network là một nhóm các cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho, cửa hàng một cách hiệu quả để hàng hóa được sản xuất và phân phối đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí trên toàn hệ thống đồng thời đáp ứng được các yêu cầu về mức độ phục vụ”

Trước những năm 1950 công việc Logistics chỉ đơn thuần là một hoạt động chức năng đơn lẻ Trong khi các lĩnh vực marketing và quản trị sản xuất đã có những chuyển biến rất lớn lao thì vẫn chưa hình thành một quan điểm khoa học về quản trị Logistics một cách hiệu quả Sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và quản lý cuối thế kỷ 20 đã đưa Logistics lên một tầm cao mới, có thể gọi đó là giai đoạn phục hưng của Logistics (logistical renaissance) Có 4 nhân tố chính dẫn đến sự biến đổi này[1]:

- Thương mại hóa thiết bị vi xử lý

Trong thời kỳ này, các thiết bị điện tử bước vào giai đoạn thương mại hóa rộng rãi Giá các sản phẩm trở nên rất rẻ và phù hợp với điều kiện đầu tư của các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ Chính những thiết bị này là cơ sở vật chất hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ Logistics (trao đổi thông tin, quản lý hàng tồn

5

kho, tính toán các chi phí) Tại các nước phát triển, bộ phận Logistics là nơi sử dụng nguồn vật chất máy vi tính lớn nhất trong công ty

- Cuộc cách mạng viễn thông

Cùng với yếu tố trên, những tiến bộ của ngành viễn thông nói chung và công nghệ thông tin nói riêng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động này Từ những năm 80s, người ta đã sử dụng công nghệ mã vạch (barcode) để cải tiến hoạt động Logistics Trao đổi thông tin điện tử (EDI-electronic data interchange) cũng bắt đầu được sử dụng giữa khách hàng và những nhà cung ứng để truyền đạt và tiếp nhận dữ liệu giữa các cơ sở kinh doanh trong và ngoài công ty Ngoài ra còn phải kể đến vệ tinh, máy fax, máy photo, và các dụng cụ ghi băng, ghi hình khác Nhờ những phương tiện này mà người ta có được những thông tin cập nhật trong quá trình thực thi Logistics Có nhiều doanh nghiệp đã sử dụng nối mạng máy tính và dữ liệu kịp thời

và chính xác

- Ứng dụng rộng rãi những sáng kiến cải tiến về chất lượng

Quan điểm quản trị chất lượng đồng bộ (TQM) là động cơ quan trọng nhất trong việc thúc đẩy hoạt động Logistics Thời kỳ sau Đại chiến thứ II, các doanh nghiệp ngày càng phải quan tâm đến chất lượng hàng hoá và tính hiệu quả của các quy trình sản xuất Quan điểm “không sai hỏng - zero defects” và “làm đúng ngay từ lần đầu tiên - doing things right the first time” trong TQM đã được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực Logistics Các doanh nghiệp nhận ra rằng sản phẩm tốt mà đến muộn

so với yêu cầu hoặc bị hư hại đều không thể chấp nhận được Việc thực thi kém công việc Logistics sẽ làm tổn hại đến sáng kiến cải tiến chất lượng

- Sự phát triển của quan điểm đồng minh chiến lược (Alliances)

Sang thập kỷ 80s, các doanh nghiệp bắt đầu nhận thấy rằng phải coi các khách hàng và các nhà cung ứng như là đồng minh chiến lược, những đơn vị cộng tác kinh doanh Chính sự hợp tác, liên kết giữa các bên là cơ sở để hoạt động Logistics đạt được hiệu quả ngày càng cao, giảm sự chồng chéo, hao phí không cần thiết, tập trung vào việc kinh doanh, thúc đẩy thắng lợi chung

Những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật, lý thuyết quản lý và công nghệ thông tin kể trên đã thúc đẩy Logistics lớn mạnh theo thời gian về cả quy mô và tầm ảnh

Có thể chia quá trình phát triển của Logistics kinh doanh trên thế giới thành 5 giai đoạn[2]: workplace Logistics (Logistics tại chỗ), facility Logistics (Logistics cơ

sở sản xuất), corporate Logistics (Logistics công ty), supply chain Logistics (Logistics chuỗi cung ứng), global Logistics (Logistics toàn cầu) Xem hình 1.2

 Logistics tại chỗ

Là dòng vận động của nguyên vật liệu tại một vị trí làm việc Mục đích của workplace Logistics là hợp lý hoá các hoạt động độc lập của một cá nhân hay của một dây chuyền sản xuất hoặc lắp ráp Lý thuyết và các nguyên tắc hoạt động của workplace Logistics được đưa ra cho những nhân công làm việc trong lĩnh vực công nghiệp trong và sau chiến tranh thế giới thứ II Điểm nổi bật của workplace Logistics

là tính tổ chức lao động có khoa học

 Logistics cơ sở sản xuất

Là dòng vận động của nguyên liệu giữa các xưởng làm việc trong nội bộ một

cơ sở sản xuất Cơ sở sản xuất đó có thể là 1 nhà máy, 1 trạm làm việc trung chuyển,

1 nhà kho, hoặc 1 trung tâm phân phối Một facility Logistics được nói đến tương tự như là một khâu để giải quyết các vấn đề đảm bảo đúng và đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất đại trà và dây chuyền lắp ráp máy móc (do máy móc không đồng nhất giữa những năm 1950 và 1960)

7

Hình 1.2 Lịch sử phát triển Logistics kinh doanh từ năm 1950 đến nay

(Nguồn: Tài liệu quản trị Logistics)

 Logistics công ty

Là dòng vận động của nguyên vật liệu và thông tin giữa các cơ sở sản xuất và các quá trình sản xuất trong một công ty Với công ty sản xuất thì hoạt động Logistics diễn ra giữa các nhà máy và các kho chứa hàng, với một đại lý bán buôn thì là giữa các đại lý phân phối của nó, còn với một đại lý bán lẻ thì đó là giữa đại lý phân phối

và các cửa hàng bán lẻ của mình Logistics công ty ra đời và chính thức được áp dụng trong kinh doanh vào những năm 1970 Giai đoạn này, hoạt động Logistics gắn liền với thuật ngữ phân phối mang tính vật chất Logistics kinh doanh trở thành quá trình

mà mục tiêu chung là tạo ra và duy trì một chính sách dịch vụ khách hàng tốt với tổng chi phí Logistics thấp

 Logistics chuỗi cung ứng

Phát triển vào những năm 1980, quan điểm này nhìn nhận Logistics là dòng vận động của nguyên vật liệu, thông tin và tài chính giữa các công ty (các xưởng sản xuất, các cơ sở trong công ty) trong một chuỗi thống nhất Đó là một mạng lưới các

cơ sở hạ tầng (nhà máy, kho hàng, cầu cảng, cửa hàng…), các phương tiện (xe tải, tàu hoả, máy bay, tàu biển…) cùng với hệ thống thông tin được kết nối với nhau giữa các nhà cung ứng của một công ty và các khách hàng của công ty đó Các hoạt động

corporate Logistics

Facility Logistics

supply chain Logistics

Global Logistics

8

Logistics (dịch vụ khách hàng, quản trị dự trữ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá…) được liên kết với nhau để thực hiện các mục tiêu trong chuỗi cung ứng (Hình 1.2) Điểm nhấn trong chuỗi cung ứng là tính tương tác và sự kết nối giữa các chủ thể trong chuỗi thông qua 3 dòng liên kết:

Hình 1.3 Vị trí của dịch vụ Logistics trong chuỗi cung ứng

(Nguồn: Tài liệu quản trị Logistics)

 Logistics toàn cầu

Là dòng vận động của nguyên vật liệu, thông tin và tiền tệ giữa các quốc gia

Nó liên kết các nhà cung ứng với khách hàng trên toàn thế giới Các dòng vận động của Logistics toàn cầu đó tăng một cách đáng kể trong suốt những năm qua Đó là do quá trình toàn cầu hoá trong nền kinh tế tri thức, việc mở rộng các khối thương mại

và việc mua bán qua mạng Logistics toàn cầu phức tạp hơn nhiều so với Logistics

9

trong nước bởi sự đa dạng phức tạp hơn trong luật chơi, đối thủ cạnh tranh, ngôn ngữ, tiền tệ, múi giờ, văn hoá, và những rào cản khác trong kinh doanh quốc tế

 Logistics thế hệ sau

Có rất nhiều lý thuyết khác nhau về giai đoạn tiếp theo sau của Logistics

Nhiều nhà kinh tế cho rằng: Logistics hợp tác(collaborative Logistics) sẽ là giai đoạn

tiếp theo của lịch sử phát triển Logistics Đó là dạng Logistics được xây dựng dựa trên 2 khía cạnh - không ngừng tối ưu hoá thời gian thực hiện với việc liên kết giữa tất cả các thành phần tham gia trong chuỗi cung ứng Một số người khác lại cho rằng:

giai đoạn tiếp theo là Logistics thương mại điện tử (e- Logistics) hay Logistics thành

viên thứ tư (fourth-party Logistics)

Đó là hình thức mà mọi hoạt động Logistics sẽ được thực hiện bởi nhà các cung ứng Logistics thứ ba, người này sẽ bị kiểm soát bởi một “ông chủ” hay còn gọi

là nhà cung ứng thứ tư, có quyền như là một tổng giám sát

Hiện nay các lý thuyết về quản lý và hệ thống thông tin vẫn không ngừng được cải tiến nên trong tương lai Logistics sẽ vẫn giữ một vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của hầu hết các công ty và Logistics sẽ vẫn tiếp tục mở rộng quy

mô và ảnh hưởng của mình tới hoạt động kinh doanh Trong thực tế, Logistics đang

là một ngành có tốc độ tăng trưởng lớn trong cơ cấu các ngành kinh tế của các quốc gia, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển

1.2 Vai trò Logistics đối với nền kinh tế và các doanh nghiệp

Logistics đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện rõ trong ba lĩnh vực:

- Marketing

- Sản Xuất

- Tài Chính

10

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa Logistics-Marketing, Sản xuất và Tài chính

Chiến lược Marketing yêu cầu Logistics và hệ thống phân phối cần phối hợp chặt chẽ nhằm đề ra các chiến lược về giá cả, xúc tiến thương mại và sản xuất sản phẩm

Đối với lĩnh vực sản xuất, Logistics có vai trò hữu ích như bảo đảm tính sẵn sàng cho hoạt động sản xuất về nguyên vật liệu, xác định đúng vị trí nhà máy sản xuất, tư vấn cho nhà sản xuất về chi phí vận chuyển đến những nơi giao hàng mới, giúp cho việc tính toán không gian cho việc lưu trữ hàng hóa và lựa chọn trang thiết

bị cho việc sản xuất

Đối với lĩnh vực tài chính kế toán Logistics có vai trò hữu ích như hỗ trợ xây dựng chi tiết ngân sách, giải trình lý do sử dụng nguồn tài chính Logistics là một tác nhân quan trong hỗ trợ hoạt động bán hàng và dịch vụ (5 rights): right product (đúng sản phẩm), right place (đúng địa điểm), right time (đúng thời gian), right condition (đúng điều kiện), right cost (đúng giá cả)

Đối với doanh nghiệp, Logistics còn mang lại lợi thế cạnh tranh:

LOGISTICS

TÀI CHÍNH

MARKETING Khuyến mãi, chính sách về giá Chính sách mua hàng & nghiên cứu thị trường

Chính sách phân phối Mức độ phục vụ khách hàng Quản lý qui trình nhận đơn hàng

LOGISTICS

11

Hình 1.5 Lợi thế cạnh tranh của Logistics

1.3 Phân loại Logistics

1.3.1 Phân loại theo thành viên trong Logistics

Logistics bao gồm các thành viên sau [1]:

- Thành viên thứ nhất (1PL-First Party Logistics)-người chủ sở hữu hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện các hoạt động Logistics để đáp ứng nhu cầu của bản thân Theo hình thức này, chủ hàng phải đầu tư vào phương tiện vận tải, kho chứa hàng, hệ thống thông tin, nhân công để quản lý và vận hành hoạt động Logistics

- Thành viên thứ hai (2PL-Second Party Logistics)- người cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ trong chuỗi các hoạt động Logistics (vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, thanh toán…) để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng, chưa tích hợp hoạt động Logistics

- Thành viên thứ ba (3PL – Third Party Logistics) - là người thay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ Logistics cho từng bộ phận chức năng, ví

dụ như: thay mặt cho người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu và vận chuyển nội địa hoặc thay mặt cho người nhập khẩu làm thủ tục thông quan và vận chuyển hàng tới địa điểm qui định…

- Thành viên thứ tư (4PL – Fourth Party Logistics) - là người trợ lý cho người thứ nhất Gắn kết các nguồn lực, tiềm năng, và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi

(2) Sự hài lòng của khách hàng

Nhà cung ứng Khách hàng trung gian Khách hàng cuối cùng

Hạ đến mức thấp nhất chi phí ở mo

12

Logistics 4PL chịu trách nhiệm quản lý dòng lưu chuyển Logistics, cung cấp giải pháp dây truyền cung ứng, hoạch định, tư vấn Logistics, quản trị vận tải…4PL hướng đến quản trị cả quá trình Logistics, như nhận hàng từ nơi sản xuất, làm thủ tục xuất, nhập khẩu, đưa hàng đến nơi tiêu thụ cuối cùng

Gần đây cùng với sự phát triển thương mại điện tử, người ta nói đến khái niệm thành viên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics) 5PL phát triển nhằm phục vụ cho Thương mại điện tử, các nhà cung cấp dịch vụ 5PL là các 3PL và 4PL, đứng ra quản

lý toàn chuỗi cung ứng trên nền tảng thương mại điện tử

1.3.2 Phân loại Logistics theo quá trình

Theo quá trình Logisticsđược phân thành 3 loại [1]:

- Logistics đầu vào (inbound Logistics) là các hoạt động đảm bảo cung ứng tài nguyên đầu vào (nguyên liệu, thông tin, vốn…) một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí cho quá trình sản xuất

- Logistics đầu ra (outbound Logistics) là các hoạt động đảm bảo cung cấp thành phẩm cho đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

- Logistics ngược hay còn gọi là Logistics thu hồi (reverse Logistics) là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về tái chế hoặc xử lý

1.3.3 Phân loại theo đối tượng hàng hóa

Theo đối tượng hàng hóa Logistics được phân thành 5 loại [1]:

- Logistics hàng tiêu dùng nhanh (FMCG Logistics) là quá trình Logistics cho hàng tiêu dùng có thời hạn sử dụng ngắn như: quần áo, giầy dép, thực phẩm…

- Logistics ngành ô tô (automotive Logistics) là quá trình Logistics phục vụ cho ngành ô tô

- Logistics hóa chất (chemical Logistics) là hoạt động Logistics phục vụ cho ngành hóa chất, bao gồm cả hàng độc hại, nguy hiểm

- Logistics hàng điện tử (electronic Logistics)

- Logistics dầu khí (petroleum Logistics)…

có người bán (người cung cấp dịch vụ) và người mua (khách hàng sử dụng dịch vụ)

Dịch vụ có các đặc điểm cơ bản [2]: tính vô hình, tính không thể tách rời được: tính không ổn định và tính không lưu trữ được Ngoài ra, còn có một số đặc điểm khác như: sự đánh giá chất lượng của dịch vụ có khi được thực hiện trong thời gian sau đó, chứ không ở ngay thời điểm hiện tại Phân phối sản phẩm dịch vụ thường

là trực tiếp, dịch vụ chịu tác động mạnh của các yếu tố văn hóa, cá nhân…hơn chính sản phẩm hàng hóa

1.4.2 Ngành Logistics

Trước hết, ngành được hiểu là tổng thể các đơn vị kinh tế và các mối quan hệ kinh tế giữa các đơn vị kinh tế hoạt động trong cùng một lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, các đơn vị này sản xuất cùng một loại hay một số loại sản phẩm hay dịch

vụ có quan hệ hữu cơ với nhau, và không phân biệt thành phần kinh tế, vùng lãnh thổ, cấp quản lý [2] Ngày được hình thành và phát triển gắn liền với sự phát triển của lực lượng sản xuất và của kỹ thuật, với việc hình thành và phân công lao động xã hội, trình độ chuyên môn hóa, tập trung hóa sản xuất

Ngành Logistics là tổng thể các đơn vị kinh tế và mối quan hệ kinh tế hữu cơ giữa các đơn vị kinh tế cùng kinh doanh dịch vụ Logistics

1.5 Các vấn đề về quản trị và nội dung Logistics

1.5.1 Khái niệm và mô hình quản trị Logistics

Trong phạm vi một doanh nghiệp, quản trị Logistics được hiểu là một bộ phận của quá trình chuỗi cung ứng, bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu lực, hiệu quả các dòng vận động và dự trữ hàng hóa, dịch vụ cùng các thông tin

có liên quan từ điểm khởi đầu đến các điểm tiêu thụ theo đơn đặt hàng nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng [2]

14

Hình 1.6 Mô hình hoạt động cơ bản của hệ thống Logistics

(Nguồn: Tài liệu quản trị Logistics)

Mô hình này cho thấy Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, có quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ các nhập lượng đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng

1.5.2 Các nội dung cơ bản của quản trị Logistics

Các nội dung cơ bản của quản trị Logistics bao gồm:

1.5.2.1 Dịch vụ khách hàng

Trong hoạt động Logistics, dịch vụ khách hàng được hiểu là toàn bộ kết quả đầu ra, là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống [2] Do đó muốn phát triển Logistics phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng.Theo quan điểm này, dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua và người bán và bên thứ

ba là nhà thầu phụ Kết quả của quá trình này tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi, được đo bằng hiệu số giá trị đầu ra và giá trị đầu vào của một loạt các hoạt động kinh tế có quan hệ tương hỗ với nhau và thể hiện qua sự hài lòng của khách hàng

Là thước đo chất lượng toàn bộ hệ thống Logistics của doanh nghiệp, dịch vụ

1.5.2.2 Quản lý hệ thống thông tin Logistics

Để quản trị Logistics thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý được hệ thống thông tin phức tạp Bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng), thông tin trong từng bộ phận chức năng của doanh nghiệp, giữa các khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự phối hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận và công đoạn ở trên

Trong đó trọng tâm là thông tin xử lý đơn đặt hàng của khách, hoạt động này được coi là trung tâm thần kinh của hệ thống Logistics Trong điều kiện hiện nay, những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giúp của máy vi tính sẽ giúp cho việc quản trị thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất Điều này giúp cho Logistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hại của doanh nghiệp

Hình 1.7 Hệ thống thông tin Logistics

Hệ thống thông tin Logistics

Hệ lập kế hoạch

Hệ nghiên cứu

và tình báo

Hệ báo cáo và kết quả

- Lập kế hoạch

- Thực thi

- Kiểm soát

16

1.5.2.3 Quản trị dự trữ

Dự trữ là sự tích luỹ sản phẩm, hàng hoá tại các doanh nghiệp trong quá trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối của mỗi dây chuyền cung ứng, tạo điều kiện cho quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng, thông suốt Dự trữ trong nền kinh

tế còn cần thiết do yêu cầu cân bằng cung, cầu đối với các mặt hàng theo thời vụ, để

đề phòng các rủi ro, thoả mãn những nhu cầu bất thường của thị trường, dự trữ tốt sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp Mặc dù rất cần thiết nhưng dự trữ rất tốn kém về chi phí, tại công ty Cambell Soup dự trữ chiếm đến 30% tài sản, và chiếm đến hơn 50% tài sản của tập đoàn Kmart[1] Vì vậy việc quản lý dự trữ tốt sẽ giúp doanh nghiệp cân đối giữa vốn đầu tư với những cơ hội đầu tư khác

Mua hàng

Kế hoạch mua

Vận chuyển

Kế hoạch Sản xuất

Kế hoạch Logistics

Kế hoạch nguồn lực

Hoạt động phân phối

Đáp ứng Đơn hàng

17

vận chuyển còn giúp cho sản phẩm có đến đúng vào thời điểm khách hàng cần hay không? Điều này cũng tạo thêm giá trị gia tăng cho sản phẩm Như vậy bằng cách quản trị vận chuyển tốt sẽ góp phần đưa sản phẩm đến đúng nơi và đúng lúc phù hợp với nhu cầu của khách hàng

1.5.2.5 Quản trị kho hàng

Quản trị kho hàng bao gồm việc thiết kế mạng lưới kho tàng (số lượng, vị trí

và quy mô) Tính toán và trang bị các thiết bị nhà kho; Tổ chức các nghiệp vụ kho Quản lý hệ thống thông tin giấy tờ chứng từ; Tổ chức quản lý lao động trong kho…giúp cho sản phẩm được duy trì một cách tối ưu ở những vị trí cần thiết xác định trong hệ thống Logistics, nhờ đó mà các hoạt động được diễn ra một cách bình thường [2]

Chi phí quản lý kho nhằm đảm bảo cho các nghiệp vụ kho được diễn ra suôn

sẻ, bao gồm cả chi phí khảo sát, chọn địa điểm và xây dựng kho Chi phí quản lý kho

tỷ lệ thuận với số lượng kho hàng, nhưng số lượng kho hàng lại ảnh hưởng đến dịch

vụ khách hàng, đến doanh thu của công ty Chính vì vậy, cần phân tích, tính toán kỹ

để cân bằng giữa chi phí quản lý kho, chi phí dự trữ, chi phí vận tải với khoản doanh thu có thể bị tăng/giảm tương ứng khi quyết định số lượng kho cần có trong hệ thống Logistics

Hình 1.9 Quản trị kho hàng và chi phí

(Nguồn: Tổng hợp từ Internet)

Tổng chi phí

Chi phí dựtrữ chi phí quảnlý kho Chi phí vậntải

18

1.5.2.6 Quản trị vật tư và mua hàng hóa

Nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống Logistics thì vật tư, hàng hoá

là đầu vào của quá trình này Mặc dù không trực tiếp tác động vào khách hàng nhưng quản trị hàng hoá và vật tư có vai trò tạo tiền đề quyết định đối với chất lượng toàn

bộ hệ thống Hoạt động này bao gồm: xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá; Tìm kiếm

và lựa chọn nhà cung cấp; Tiến hành mua sắm; Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận và lưu kho, bảo quản và cung cấp cho người sử dụng…

Những nội dung cơ bản trên cho thấy, Logistics giải quyết vấn đề tối ưu hoá

cả đầu ra lẫn đầu vào tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Logistics có thể giúp thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ nhờ đó tạo ra khả năng giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp

Những nội dung cơ bản trên cho thấy, Logistics giải quyết vấn đề tối ưu hoá

cả đầu ra lẫn đầu vào tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Logistics có thể giúp thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ nhờ đó tạo ra khả năng giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp

- Chi phí kho bãi

- Chi phí giải quyết đơn hàng và hệ thống thông tin

- Chi phí sản xuất, thu mua để có dư lô hàng theo yêu cầu

- Chi phí dự trữ

Để hỗ trợ dịch vụ khách hàng và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả cần bỏ

ra một khoản chi phí không nhỏ để trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận

có liên quan để giải quyết đơn hàng còn cần giải quyết các chi phí liên quan đến dự trữ, quản lý kho, sản xuất…

Hình 1.10 Hoạt động của Logistics tác động đến chi phí Logistics

(Nguồn: Tài liệu quản trị Logistics)

Chi phí Logistics có liên quan mật thiết đến nhau, nên phải được phân tích, tính toán trong tổng thể, ví dụ: mua nguyên vật liệu với số lượng lớn sẽ được giá rẻ, chi phí vận tải thấp nhưng chi phí dự trữ, chi phí quản lý kho lại tăng cao Ngược lại, muốn giảm chi phí dự trữ phải đặt những lô hàng nhỏ, gắn liền với chúng là chi phí vận tải, chi phí trao đổi thông tin sẽ tăng cao Bên cạnh đó, có thể gặp phải rủi ro khi nguyên vật liện không về kịp, sản xuất bị gián đoạn, không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng

Vị trí/dịch vụ khách hàng

Chi phí sản xuất,thu mua

Chi phí giải quyết đơn hàng và thôngtin

Chi phí dự trữ

Chi phí quản trị kho chi phí vận tải

Nội dung chính của chương 1 tập trung làm rõ khái niệm Logistics, mô hình quản trị Logistics từ cách tiếp cận của doanh nghiệp với môi trường và chuỗi cung ứng, xác định các mục tiêu cơ bản của quản trị Logistics và cung cấp một cái nhìn tổng quát về các hoạt động quản trị Logistics cơ bản và hỗ trợ tại doanh nghiệp như dịch vụ khách hàng, xử lý đơn hàng, dự trữ, vận chuyển,…

Nội dung của các hoạt động này cho thấy vị trí và vai trò của chúng trong việc đáp ứng các mục tiêu của quản trị Logistics Mối quan hệ giữa các hoạt động này qua các tương quan chi phí cho thấy cần phải quản trị các hoạt động Logistics theo quan điểm hệ thống để tạo ra khả năng tích hợp lợi ích của từng nỗ lực và mang lại hiệu quả lớn nhất cho doanh nghiệp Nói một cách khác là quản trị Logistics hiện đại không chỉ nêu lên lợi thế cạnh tranh mà còn chỉ ra cách thức để các doanh nghiệp tối

ưu hóa chất lượng dịch vụ khách hàng qua các phương án phối hợp Logistics hiệu quả

21

CHƯƠNG 2 CHU TRÌNH ĐẶT HÀNG CỦA HỆ THỐNG

LOGISTICS

2.1 Khái niệm về chu trình đặt hàng của hệ thống Logistics

Chu trình đặt hàng dưới góc độ khách hàng được hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm toàn bộ quá trình khép kín kể từ khi khách hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi sản phẩm/hàng hóa được giao đến tay khách hàng, được khách hàng chấp nhận cho nhập kho và hoàn thành những giấy tờ, thủ tục có liên quan Một chu trình đặt hàng chuẩn gồm những bước sau [1]:

Hình 2.1 Chu trình quản lý đơn hàng

Trong Logistics, xử lý đơn đặt hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất Nó mang tính chất khoa học về quản trị các bước chu trình đặt hàng, từng khâu quản lý này giúp cho hệ thống hoạch định rõ phải làm gì từng bước và tránh được sự chồng chéo khi xử lý đơn hàng Mặt khác, giúp cho công ty có tài liệu quản trị công việc một cách hiệu quả, nó giúp cho toàn công ty không phụ thuộc nhiều vào con người bởi lẽ qui trình sẽ giúp cho quá trình vận hành một cách trơn tru, nó tránh được

4.Chuẩn bị hàng

và đóng gói

5.Chuyển hàng cho khách

6 Giao hàng cho khách

22

một hay một vài nhân viên nghỉ việc, thì hệ thống vẫn vận hành tốt không phụ thuộc nhiều vào con người, và đem lại cho khách hàng một dịch vụ chuyên nghiệp và chính xác về thời gian giao hàng, và xử lý các bất cập ở từng công đoạn trong chu trình đặt hàng

2.2 Vai trò và đặc trưng hệ thống thông tin Logistics trong quản lý chu trình đặt hàng

Hình 2.2 Hệ thống thông tin liên quan đến đơn hàng

Hệ thống thông tin liên quan đến đơn hàng không chỉ hỗ trợ cho doanh nghiệp những quyết định và lựa chọn tốt nhất và phù hợp nhất Nhìn trên hình vẽ chúng ta thấy được hệ thống liên quan đến các khía cạnh như tài chính, đơn hàng, quản lý kho hàng, vận chuyển, môi trường bên trong, bên ngoài, và đó cũng là tổng thể mối quan

hệ của các đối tượng cần quản lý và xem xét, giúp các doanh nghiệp vận hành trơn tru hệ thống và quyết định

 Liên hệ với KH

 Tồn kho sẵn sàng

Hệ thống quản lý vận chuyển

 Gom hàng

 Định tyến đường và lịch trình vận chyển

 Những yêu cầu

 Theo dõi vận chuyển

 Hóa đơn thanh toán

LIS

23

Nhờ sự phân cấp hệ thống này, mà các doanh nghiệp khi vận hành nắm được các công đoạn của chu trình đặt hàng một cách mạnh lạc hơn, giúp các phòng ban thao tác và xử lý một cách độc lập, chính xác, tiêu chuẩn và bài bản hơn

Ngày nay trong hệ thống thông tin quản lý còn áp dụng các công nghệ tiên tiến khác để quản lý Logistics:

 Hệ thống có khả năng kiểm soát barcode hàng hóa

UPC (Univeral Product Code): là một loại barcode đặc biệt mà độ rộng được dùng ở

Mỹ và Canada và các nước khác để kiểm tra, kiểm soát hàng hóa trong kho

- Ở Việt Nam code: 893

- Nhiều chuẩn code thế giới như Code 128, code 39, EAN 13…

- EAN code (International Article Number: con số hàng hóa quốc tế)

Code của nước Code của

công ty

Code sản phẩm Số điều kiển

Số check sum

8934602001078 và có mã vạch như sau và máy quét

sẽ đọc mã vạch đó sẽ ra đúng con số như trong hình

để quản lý nhanh chóng dễ dàng hàng hóa

24

Sử dụng các thông tin POS mang lại có thể lấy được dữ liệu hàng hóa bán hàng

để có thể làm được các quyết định mua hàng căn cứ lượng hàng bán ra có tốt hay không, và cũng giảm cơ hội hàng hóa bị nằm trong kho thời gian dài bởi vì có báo cáo bán hàng

Hình 2.3 Ảnh POS

 Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI):

Nhờ hình thức giao dịch điện tử này, mà các đơn hàng của khách sẽ được trao đổi trực tiếp với hệ thống đơn hàng nhà cung cấp, giúp đẩy nhanh quá trình trao đổi giữa khách hàng và công ty Nó là đặc trưng trao đổi giữa máy tính với máy tính khác với trao đổi thông thường khác, các công ty nối với nhau bởi hệ thống EDI

Hình 2.4 Trao đổi thông tin phi cấu trúc và có cấu trúc

 RF RFID (Radio Frequency):

Hệ thống bao gồm ăng ten và truyền tin, hệ thống này đọc sóng Radio và truyền thông tin tới thiết bị xử lý và thiết bị xử lý này nối với máy tính, nó cũng là một dạng của truyền tin

Hình thức này thường được dùng ở kho hàng lớn hoặc trung tâm phân phối hàng hóa, công nghệ RF cung cấp thông tin giữa người đang vận hành trong kho (như người lái xe Fork lift-xe gom hàng, người chất hàng hóa lên xe…) và trung tâm xử lý thông tin máy tính

- Máy tính liên hệ với máy tính

25

Hình 2.5 Quét Barcode lên hàng hóa

Hành trình chi tiết của một đơn hàng được thể hiện trên sơ đồ sau:

Vận chuyển hàng hóa

Kiểm tra công nợ

Kế hoạch sản xuất

Đơn đặt hàng trước

Hồ sơ danh mục hàng hóa

Hóa đơn

Thực hiện đơn hàng

Chứng từ vận tải Sản xuất

Chuẩn bị xuất kho

Kế hoach chuyển hàng

Thông tin trực tiếp Thông tin gián tiếp

- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác

- Kiểm tra tín dụng của khách hàng

- Nhập lệnh vào hệ thống máy tính

- Bộ phận ghi nhận tín dụng nhân viên bán hàng

- Phòng kế toán ghi giao dịch

- Bộ phận tư vấn cho khách hàng

- Phòng giao nhận chuẩn bị sắp xếp lô hàng

 Yếu tố điển hình của Quá trình đơn hàng

 Hóa đơn công nợ

- Chuẩn bị đơn hàng từ thông tin ghi ra từ máy tính

 Thông tin hàng hóa

 Sản phẩm đã có hay mua ngoài

 Đóng gói

 Kế hoạch giao hàng

 Chuẩn bị giấy tờ để chuyển hàng

Cataloge Hàng sản xuất

Hàng trong kho Chi tiết hàng

có sẵn

Yêu cầu hàng hóa

Nhà quản lý Tập báo cáo

tổng kết đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng Hàng đặt Giao dịch xử lý đơn

Đơn đặt hàng Hàng đặt Giao dịch xử lý đơn Chi tiết hàng

có sẵn

Báo cáo tổng kết giao dịch

Khách hàng

Tập báo cáo tổng kết đơn đặt hàng

Khách hàng Hàng trong kho Đơn đặt hàng

Hàng sản xuất

Hàng đặt Giao dịch xử lý đươn Chuyên chở

Văn phòng Ngân hàng

Đơn đặt hàng mới

Xác nhận đơn hàng

Chi tiết đơn hàng

Khách hàng

Cập nhật đơn đặt hàng

Khách hàng Hàng trong kho Đơn đặt hàng

Hàng sản xuất

Hàng đặt Giao dịch xử lý đơn Chuyên chở

Văn phòng Ngân hàng

Yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng

Xác nhận thay đổi

Chi tiết thay đổi

Thông tin thẻ

Thông tin thẻ Giao dịch

Giao dịch

28

2.2.2 Hệ thống nhập đơn hàng

Hình 2.8 Hệ thống nhập đơn hàng

2.3 Input, Output của quá trình trung tâm xử lý đơn hàng trong hệ

thống thông tin Logistics

Xử lý đơn hàng là các công việc để chuẩn bị thực hiện đơn đặt hàng của khách Thời gian đáp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều của năng lực xử lí thông tin của LIS (Logistics Information System-hệ thống thông tin Logistics) Trên cơ sở những thông tin về nhu cầu và dự báo bán, quyết định về trình độ dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp đưa ra những quyết định về dự trữ, bao gồm quyết định về hệ thống dự trữ,

mô hình kiểm tra dự trữ, lô hàng nhập, và dự trữ bảo hiểm

Giữa các khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự phối hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận và công đoạn ở trên Trong đó trọng tâm

là thông tin xử lý đơn đặt hàng của khách, hoạt động này được coi là trung tâm thần kinh của hệ thống Logistics Trong điều kiện hiện nay, những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giúp của máy vi tính sẽ giúp cho việc quản trị thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời Nhờ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất Điều này giúp cho Logistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hại của doanh nghiệp

Văn phòng thẻ tín dụng

Hàng có khả năng đáp ứng

ngay Yêu cầu hàng có sẵn Đặt hàng Xác nhận đặt hàng Xác nhận thay đổi đơn đặt

hàng

Giao dịch Xác định thay đổi

Báo cáo tổng kết đơn đặt hàng

Chi tiết thay đổi đơn đặt hàng Chi tiết đơn đặt hàng Báo cáo tổng kết giao dịch

29

Hình 2.9 Trung tâm xử lý đơn hàng – trong hệ thống thông tin Logistics

2.4 Các công đoạn trong chu trình đặt hàng

2.4.1 Khách hàng chuẩn bị đơn hàng gửi đi

Trong công đoạn này khách hàng cần thực hiện các bước như sau:

- Khách hàng trao đổi với nhà cung cấp

- Xin báo giá nhà cung cấp

- So sánh báo giá với các nhà cung cấp khác

- Quyết định ký hợp đồng

- Gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

Cách thức chuyển đơn hàng từ khách hàng đến nhà cung cấp:

dự kiến, gom hàng

Thực hiện đơn hàng:

- Tập hợp hàng hóa

- Đóng gói để vận chuyển

- Phương án giao hàng

- Chuẩn bị chứng

từ vận chuyển

Báo cáo:

- Thông tin khách hàng

- Theo dõi đơn hàng trong chu trình đặt hàng

- Thông tin cho khách hàng tiến trình thực hiện đơn hàng

và thời gian giao hàng

Kiểm soát:

- Công nợ khách hàng

- Các khâu đơn hàng

- Hàng hóa: tồn kho, phương án khác

Đầu ra

- Thời gian giao hàng

- Vận chuyển, bốc dỡ

- Chứng từ

đi kèm: đơn hàng, giấy giao hàng, hóa đơn

- Xác nhận của khách