Mối quan hệ giữa các cấp quản trị

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1 3. Lịch sử nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. Lý luận chung về quản trị, các cấp quản trị 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm quản trị 3 1.1.2. Khái niệm nhà quản trị 3 1.1.2.1. Quản trị viên cao cấp (Top Managers) 3 1.1.2.2. Quản trị viên cấp trung gian (Middle Managers) 3 1.1.2.3. Quản trị viên cấp cơ sở (First-line Managers) 4 1.2. Chức năng của các cấp quản trị 4 1.2.1. Chức năng của nhà quản trị cấp cao 4 1.2.2. Chức năng của nhà quản trị cấp trung gian 4 1.2.3. Chức năng của nhà quản trị cấp cơ sở 4 Tiểu kết 5 Chương 2. Phân tích sự khác nhau và mối quan hệ của các cấp quản trị 6 2.1. Sự khác nhau giữa các cấp quản trị 6 2.2. Mối quan hệ giữa các cấp quản trị 8 2.2.1. Biểu hiện của mối quan hệ giữa các cấp quản trị 8 2.2.2. Vai trò của nhà quản trị 8 2.2.2.1. Vai trò quan hệ với con người 8 2.2.2.2. Vai trò thông tin 9 2.2.2.3. Vai trò quyết định 9 2.3. Mối quan hệ giữa quyền lợi và trách nhiệm 10 Tiểu kết 10 Chương 3. Giải pháp hoàn thiện mối quan hệ giữa các cấp quản trị 11 3.1. Đánh giá thực trạng mối quan hệ giữa các cấp quản trị 11 3.1.1. Ưu điểm 11 3.1.2. Nhược điểm 11 3.2. Giải pháp 11 Tiểu kết 12 KẾT LUẬN 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 Phụ lục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CẤP QUẢN TRỊ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị học

Giảng viên giảng dạy: Ths Nguyễn Tiến Thành

Mã phách:……….

Hà Nội - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN

M

ã phách

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hoà Ngày sinh: 23/03/1994;

Mã sinh viên: 1607QTVA012

Lớp: ĐHLT QTVP16A Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận: Mối quan hệ giữa các cấp quản trị

Học phần: Quản trị học

Giảng viên phụ trách: Ths Nguyễn Tiến Thành

Sinh viên kí tên

LỜI CẢM ƠN

Qua quá trình học môn Quản trị học, tôi xin chân thành cảm ơn Th.sNguyễn Tiến Thành đã hướng dẫn tận tình để tôi có thể hoàn thiện bài tiểu luận.Cảm ơn thầy đã giảng dạy và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiêncứu Những tri thức mà thầy truyền đạt sẽ là hành trang giúp tôi vững bước hơntrên con đường tự lập dài phía trước

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ củacác thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “ Mối quan hệ giữa các cấp quản trị” là công trìnhnghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths Nguyễn TiếnThành Các nội dung nghiên cứu, kết quả khảo sát các số liệu thống kê trong đềtài này là trung thực Những thông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích,nhận xét, đánh giá của chính tôi Tôi xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viếttrong đề tài này

Hà Nội, ngày 10 tháng 08 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN 3

LỜI CAM ĐOAN 4

MỤC LỤC 5

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 1

3 Lịch sử nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Mục tiêu nghiên cứu 2

6 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 3

Lý luận chung về quản trị, các cấp quản trị 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm quản trị 3

1.1.2 Khái niệm nhà quản trị 3

1.1.2.1 Quản trị viên cao cấp (Top Managers) 3

1.1.2.2 Quản trị viên cấp trung gian (Middle Managers) 3

1.1.2.3 Quản trị viên cấp cơ sở (First-line Managers) 4

1.2 Chức năng của các cấp quản trị 4

1.2.1 Chức năng của nhà quản trị cấp cao 4

1.2.2 Chức năng của nhà quản trị cấp trung gian 4

1.2.3 Chức năng của nhà quản trị cấp cơ sở 4

Tiểu kết 5

Chương 2 6

Phân tích sự khác nhau và mối quan hệ của các cấp quản trị 6

2.1 Sự khác nhau giữa các cấp quản trị 6

2.2 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị 8

2.2.1 Biểu hiện của mối quan hệ giữa các cấp quản trị 8

2.2.2 Vai trò của nhà quản trị 8

2.2.2.1 Vai trò quan hệ với con người 8

2.2.2.2 Vai trò thông tin 9

2.2.2.3 Vai trò quyết định 9

2.3 Mối quan hệ giữa quyền lợi và trách nhiệm 10

Tiểu kết 10

Chương 3 10

Giải pháp hoàn thiện mối quan hệ giữa các cấp quản trị 10

3.1 Đánh giá thực trạng mối quan hệ giữa các cấp quản trị 10

3.1.1 Ưu điểm 11

3.1.2 Nhược điểm 11

3.2 Giải pháp 11

Tiểu kết 11

KẾT LUẬN 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

Phụ lục 15

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tất cả các tổ chức cho dù là một cơ quan nhà nước, một doanh nghiệp tưnhân, một tổ chức từ thiện hay bất cú một trường giáo dục sự nghiệp nào đềuchịu sự ảnh hưởng với những mức độ khác nhau từ các yếu tố cấu thành nên tổchức ấy và các lực lượng môi trường xung quanh Mối quan hệ các cấp quản trịđều chịu trách nhiệm chi phối theo một hình thức: cấp dưới cấp dưới phục tùngcấp trên, tiểu số phục tùng đa số từ đó tất cả phải phản ứng và thích ghi vớichúng Họ cần phải xác định, ước lượng và phản ứng lại các yếu tố và lực lượngbên trong cũng như ngoài doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến sự hoạt động của

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Với bài tiểu luận “Mối quan hệ giữa các cấp quản trị” này, sẽ tập trung đềcập đến mối quan hệ trong hoạt động quản trị của các doanh nghiệp Phân tíchmối quan hệ quyền lợi và trách nhiệm của các nhà quản trị tác động đến các tổchức kinh doanh và cách thức phản ứng của doanh nghiệp

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Mối quan hệ giữa các cấp quản trị

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các mối quan hệ của mỗicấp quản trị với nhau

3 Lịch sử nghiên cứu

Tìm, đọc, nghiên cứu và tổng hợp tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau nhưsách, internet, giáo trình,…

1

Quan sát thực tế, nghiên cứu những sự kiện và hiện tượng kinh tế trongcuộc sống, từ đó rút ra nhận xét.

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài tiểu luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;phương pháp thống kê; phương pháp điều tra, phân tích; phương pháp so sánh…

5 Mục tiêu nghiên cứu

Nhằm tìm hiểu sâu hơn kiến thức về mối quan hệ giữa các cấp quản trị Phân tích sâu hơn các mối quan hệ, sự tác động qua lại của các mối quan

hệ các nhà quản trị trong môi trường doanh nghiệp

6 Cấu trúc của đề tài

Đề tài kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về mối quan hệ của các cấp quản trị

Chương 2: Phân tích sự khác nhau và mối quan hệ của các cấp quản trị.Chương 3: Giải pháp hoàn thiện mối quan hệ giữa các cấp quản trị

2

Chương 1

Lý luận chung về quản trị, các cấp quản trị 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm quản trị

Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng

đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác

Theo GS H.Koontz “ Quản trị là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phốihợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức).mục tiêu của quản trị là nhằm làm con người có thể đạt được mục tiêu của nhómvới thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”

Theo GS Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người

và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môitrường luôn luôn thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quảnhững nguồn tài nguyên có hạn

Theo James Stoner và Stephen Robbins: Quản trị là tiến trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổchức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu

đã đề ra

1.1.2 Khái niệm nhà quản trị

Nhà Quản trị được dùng để chỉ “tất cả những người chịu trách nhiệm quản

lý, điều hành một bộ phận hay cả một tập đoàn kinh doanh”

1.1.2.1 Quản trị viên cao cấp (Top Managers)

Quản trị viên cao cấp là những nhà quản trị nằm ở nấc trên cùng của hệthống quản trị, là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thành quả của tổchức.Các chức danh chính của quản trị viên cao cấp trong sản xuất kinh doanh

ví dụ như là: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quảntrị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, giám đốcđiều hành…

1.1.2.2 Quản trị viên cấp trung gian (Middle Managers)

Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị nằm giữa của hệ thống quản

3

trị, vừa là đối tượng của nhà quản trị cấp cao, vừa là chủ thể quản trị của cấp cơsở.

Các quản trị viên cấp trung gian bao gồm: trưởng phòng ban, trưởngkhoa…

1.1.2.3 Quản trị viên cấp cơ sở (First-line Managers)

Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị ở tầng thấp nhất của hệ thống quảntrị, là đối tượng quản trị trực tiếp của nhà quản trị cấp trung gian

Các chức danh thông thường của họ là: trưởng nhóm, quản đốc, tổtrưởng…

1.2 Chức năng của các cấp quản trị

1.2.1 Chức năng của nhà quản trị cấp cao

Xác định mục tiêu, chính sách và kế hoạch daif hạn của tổ chức

Dành phần lớn thời gian cho việc lập kế hoạch và tổ chức

Đòi hỏi nhiều kỹ năng tư duy hơn là kỹ năng chuyên môn

1.2.2 Chức năng của nhà quản trị cấp trung gian

Tập trung xây dựng các kế hoạch ngăn hạn cho đơn vị, doanh nghiệp.Thực hiện các chính sách cũng như kế hoạch mà quản trị viên cấp cao đưara

Phối hợp hoạt động của các phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp

1.2.3 Chức năng của nhà quản trị cấp cơ sở

Quản lý trực tiếp nhân viên và dành nhiều thời gian cho việc chỉ đạo vàkiểm soát

Duy trì mối quan hệ giữa người lao động và quản lý cấp trung gian

Xây dựng các kế hoạch ngày, tuần và tháng

Phụ lục 01( Hình thang các cấp quản trị và chức năng chính)

Qua các chức năng của các cấp quản trị, chúng ta cũng cần bàn về các cấpbậc quản trị liên quan đến việc thực thi các chức năng quản trị Hoàn toàn rõràng là đi dần lên cấp cao hơn trong thứ bậc quản trị của một tổ chức thì nhữngnhà quản trị quan tâm nhiều hơn đến việc hoạch định và giảm dần việc hướngdẫn hoặc điều khiển trực tiếp Tất cả nhà quản trị đều phải thực hiện các chức

4

năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Tuy nhiên, số lượng thời gian

mà mỗi cấp bậc quản trị khác nhau dành để thực hiện các chức năng này làkhông như nhau

Phụ lục 02 ( Tỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quản trị theo cấp bậc quản trị)

Tiểu kết

Qua chương 1 đã hiểu rõ được khái niệm về quản trị và các cấp quản trị,các chức năng chính của từng cấp quản trị Từ đó chương 2 sẽ đi sâu hơn phântích sự khác nhau và mối quan hệ giữa các cấp quản trị có sự tác động đến quátrình quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp

5

Chương 2 Phân tích sự khác nhau và mối quan hệ của các cấp quản trị

2.1 Sự khác nhau giữa các cấp quản trị

Quản trị viên cấp cao(Top Managers)

Quản trị viên cấptrung gian ( MiddleManagers)

Quản trị viên cấp

cơ sở (First-lineManagers)

Chức năng Hoạch định mục tiêu,

phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảm nhận những vấn

đề khó khắn lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biệnpháp giải quyết

Tổ chức quản trị cáchoạt động chức năng, nghiệp vụ quyền hạn được phân công nhằm thực hiện các chiến lược của doanh nghiệp

Quản trị quá trình làm việc, các hoạt động cụ thể hàng ngày của công nhân, nhân viên trong tổ, nhóm

Quyền hạn Xác định kết quả cuối

cùng mong muốn, phê duyệt những đường lối, các chính sách lớn mạnh trong doanh nghiệp Phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế hoạch chương trình hành động lớn nhằm đạt được nhưngmục tiêu đã đề ra

Xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theo yêu

Nắm vững những mục tiêu của doanh nghiệp, mối quan hệgiữa các bộ phân, cảm nhận những khókhăn chính của bộ phận và những nguyên nhân trong phạm vi hoạt động của mình Nắm vững trách nhiệm vàphạm vi quyền hạn được giao, xác định các hoạt động cần thiết phải thực hiện

Với tư cách là nhàquản trị nhiệm vụ,

họ là những ngườihướng dẫn, đôn thúc, điều khiển công nhân trong các công việc hàng ngày để đưa đến sự hoàn thànhmục tiêu chung trong doanh nghiệp

6

cầu công việc Lựa chọn các quản trị viênchấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền

Phối hợp mọi hoạt động của ban tham mưu và chức năng điều hành Phê duyệt chương trình kế hoạch nhân sự bao gồm: tuyển dụng, mức lương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật

Dữ liệu các biện phápkiểm soát như báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của tổ chức

để đạt được kết quả,

đề nghị những vân

đề liên quan dến bộ phận để hoàn thành nhiện vụ Đề nghị những chương trình

kế hoạch hành động của bộ phận và mô hình tổ chức thích hợp nhất để thực hiện công việc Lựa trọn nhân viên, giao công việc theo chức năng cho các nhân viên, xây dựng tinh thần đồng đội và lòng trung thành, phê chuẩn các thủ tục làm việc trong phạm vi bộ phận trên cơ sở đường lối chung của doanh nghiệp Thường xuyên xét lại tính hiệu quả trong công tác của bộ phận để kịp thờ uốn nắn những sai sót

Trách nhiệm Chịu trách nhiệm

ảnh hưởng tốt xấu của các quyết định

lên cấp trên theo đúng sự ủy quyền

là người trực tiếp tham gia các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể như các nhân viên khác dưới quyền họ

Kỹ năng Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên

môn, nghiệp vụ

2.2 Mối quan hệ giữa các cấp quản trị

2.2.1 Biểu hiện của mối quan hệ giữa các cấp quản trị

Cấp bậc quản lý càng cao thì kỹ năng kỹ thuật càng giảm dần tính quantrọng, nhưng kỹ năng tư duy càng cần phải cao

Cấp bậc quản lý càng thấp thì càng cần thiết phải có kỹ năng kỹ thuật,

vì nhà quản lý phải gắn liền với những công việc mang tính chuyên môn nghiệpvụ

2.2.2 Vai trò của nhà quản trị

Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, nhàquản trị phải đảm đương 10 vai trò khác nhau Các vai trò này được chia thành

ba nhóm:

2.2.2.1 Vai trò quan hệ với con người

Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động hướng đếnmục tiêu của tổ chức Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng cácthành viên của tổ chức đến mục tiêu chug vì lợi íchcủa doanh nghiệp

2.2.2.1.1 Vai trò đại diện

Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ chức

2.2.2.1.2 Vai trò lãnh đạo

Quản trị cấp cao có thể xuống làm công việc của quản trị cấp cơ sở nhưngquản trị cấp cơ sở không thể lên làm việc của quản trị cấp cao Phối hợp và kiểmtra công việc của nhân viên cấp dưới; tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ

8

nhân viên.

2.2.2.1.3 Vai trò liên kết

Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được giao cho đơn vịcủa họ NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải, đoàn kết tất cảcác thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnh tập thể

2.2.2.2 Vai trò thông tin

Thông tin là tài sản của doanh nghiệp, do vậy quản lý thông tin cũng làmột vai trò quan trọng của nhà quản trị

2.2.2.2.1 Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin

Nhà quản trị có nhiệm vụ thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xungquanh tổ chức để thu thập những tin tức, sự kiện có ảnh hướng tới hoạt động của

tổ chức

2.2.2.2.2 Vai trò phổ biến thông tin

Phổ biến cho mọi người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đốivới công việc của họ

2.2.2.2.3 Vai trò cung cấp thông tin

Thay mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợicho doanh nghiệp

2.2.2.3 Vai trò quyết định

2.2.2.3.1 Vai trò doanh nhân

Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của

tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một kỹ thuật đang ápdụng

2.2.2.3.2 Vai trò giải quyết xáo trộn

Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổchức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định

2.2.2.3.3 Vai trò người phân phối tài nguyên

Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt hiệu quả cao Các tài nguyên baogồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn, trang bị hay vật liệu

2.2.2.3.4 Vai trò đàm phán

9

Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị khác cũng như vớibên ngoài.

2.3 Mối quan hệ giữa quyền lợi và trách nhiệm

Trong mối quan hệ giữa các cấp quản trị thì mối cấp quản trị đều cónhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau, mối quan hệ đó thể hiện theo quy luật nhưđồng hồ sinh học:

Nhà quản trị cấp cơ sở được ví như kim giây: quyền lợi và trách nhiệm sẽgiảm nhẹ hơn, nếu làm sai phần công việc của mình thì có thể sửa đổi và khôngquy trách nhiệm

Nhà quản trị cấp trung gian được ví như kim phút: quyền lợi và tráchnhiệm được đánh giá cao hơn, trong công việc nếu có sai sót ít thì có thể chấpnhận bỏ qua và sửa sai, nếu sai sót nhiều sẽ ảnh hưởng đến nhà quản trị cấp cao,ảnh hưởng tới hiệu quả công việc

Nhà quản trị cấp cao được ví như kim giờ: trong công việc nếu có sai sótthì suốt quá trình làm việc sẽ không có giá trị bởi trách nhiệm của nhà quản trịcấp cao lớn, mang tính quyết định cao

Phụ lục 03 ( Đồng hồ của mối quan hệ quyền lợi và trách nhiệm)

Tiểu kết

Qua chương 2 sẽ làm rõ về sự khác nhau giữa các cấp quản trị, phân tíchmối quan hệ giữa các cấp quản trị Tất cả đều ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cựcđến hoạt động của tổ chức và nhà quản trị Ảnh hưởng đó có thể dễ dàng nhậnbiết hoặc không, có thể trong ngắn hạn hoặc dài hạn Vì thế nhà quản trị cầnhiểu rõ mối quan hệ giữa các cấp quản trị mà tổ chức mình đang hoạt động vànhận thức được các ảnh hưởng của nó để từ đó đưa ra giải pháp phòng ngừahoặc giải quyết các trục trặc, khủng hoảng có thể phát sinh

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện mối quan hệ giữa các cấp quản trị

3.1 Đánh giá thực trạng mối quan hệ giữa các cấp quản trị

10