tu van iso 9001 phuong phap giai quyet van de

PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ www.tuvaniso.org                 EFC Inc, Một trách nhiệm thợ đứng máy người quản lý sản xuất Lean ngày phải nhận ra, hành động, tìm giải pháp rút kinh nghiệm từ vấn đề phát sinh hàng ngày lĩnh vực hoạt động Khái niệm giải vấn đề giải không vấn đề lại tái lần Nhiều tổ chức coi vấn đề hợi để cải tiến khủng hoảng CÁCH SUY NGHĨ VỀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Muốn giải vấn đề trước tiên ta phải xác định vấn đề đặc biệt cần phải giải Ý thức vấn đề phải phát triển đầu, phải nhận vấn đề trước trở thành gay gắt khiến phải dừng sản xuất, khách hàng Người giải vấn đề phải biết khởi động, cảnh báo trước việc ý muốn Sau câu hỏi để khởi động vấn đề an toàn nhà máy: • Có xem xét liệu báo cáo tai nạn khơng? • Nhân viên có tn thủ điều lệ an tồn khơng? Có kiểm tra an tồn khơng? • Các q trình có có quan sát nhằm bảo đảm tuân thủ an tồn thực khơng? Có thể kiểm tra vấn đề sau nhằm phát vấn đề chất lượng: • Có định kỳ kiểm tra sản xuất khơng? Bao nhiêu lâu lần? • Nếu có hệ thống Andon ngun nhân thường xảy làm ngưng q trình có quan sát khơng? • Tỉ lệ suất bao nhiêu? Tỉ lệ giữ ổn định hay biến đổi? • Những bước q trình có nhập lại khơng nhằm cân cơng việc? • Các báo cáo sai hỏng sau có xem xét khơng? Có thể phát vấn đề vể chi phí đặt câu hỏi như: • Chi phí có bị tăng làm thêm khơng? • Chi phí lưu kho có bị tăng không kéo dài hàng tồn kho? Các vấn đề nhân báo động do: • Có nhiều nhân viên vắng mặt • Nhân viên than phiền phải thay đổi cơng việc www.tuvaniso.org EFC Inc, • Có nhiều cơng việc khó học hỏi • Có nhiều đề nghị liên quan đến q trình riêng biệt Có nhiều vấn đề phát sinh khác như: • Có nhiều vấn đề phát sinh hồ sơ bảo trì, quan trọng vấn đề thường lập lại gây hư hỏng máy • Có dùng bảng kiểm tra khơng? Nắm bắt trạng Có cách khác để phát triển ý tưởng giải vấn đề học cách nắm bắt trạng Việc cần làm rõ cách đặt số câu hỏi như: 1) Có việc đặc biệt xảy khơng? 2) Loại tài liệu liên quan đến việc có sai sót? Người giải vấn đề cần nắm rõ tình trạng cảm nhận 3) Cảm nhận định lượng không? Một vấn đề nhận dạng, ta cần hỏi thêm 4) Cái xảy tiêu chuẩn qui định gì? 5) Cái bình thường phải định lượng? Cần phải khảo sát vấn đề để xác định xem có nguyên nhân hay có nhiều nguyên nhân, chia nguyên nhân thành ba loại: người, phương pháp máy móc thiết bị Đầu tiên ta không nên loại trừ Nên đưa nguyên nhân tiềm cho người thảo luận để tiếp thu ý kiến họ Một điểm quan trọng giải vấn đề phải hiểu tường tận Ta hiểu vấn đề không đến tận nơi quan sát, người Nhật gọi Genba Nếu giải bàn giấy trước sau xuất lại Có phương pháp để xác định gốc nguyên nhân lần theo đến nơi mà khơng thấy vấn đề xuất Sau kiểm tra lại tồn địa điểm Một xác định gốc nguyên nhân nhà quản lý dễ tìm đường giải ĐIỀU TRA NGUYÊN NHÂN BẰNG CÁCH HỎI LẦN TẠI SAO Một xác định gốc nguyên nhân tiến hành tìm nguyên nhân cội rễ Bắt đầu đặt câu hỏi vấn đề phát sinh? Có thể tìm thấy ngun nhân chủ yếu www.tuvaniso.org EFC Inc, vấn đề chưa? Nếu chưa nguyên nhân tiềm gì? Bằng cách kiểm tra nguyên nhân xảy nhất? Cách thức xác định nguyên nhân sao? Sau hỏi “Tại sao?” tiếp tục điều tra nguyên nhân Nếu tác động đến nguyên nhân trực tiếp vấn đề có xảy khơng? Nếu khơng kiểm tra mức ngun nhân khơng? Nếu khơng thể tìm mức ngun nhân đáng nghi ngờ? Sau xác định cách thức kiểm tra xác nhận Liệu mức ngăn ngừa tái tương lai không? Nếu không, tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao?” tìm nguyên nhân gốc Những câu trả lời sau se xác định liệu ngun nhân gốc tìm thấy chưa: • Khi tác động lên nguyên nhân ta ngăn chặn lặp lại khơng? • Ngun nhân có liên kết với vấn đề chuỗi quan hệ nhân vốn dựa vào kiện cụ thể không? • Có dùng chuỗi thơng qua gọi “Kiểm tra cho nên” không? Những người giải vấn đề bắt đầu nguyên nhân cuối sau nguyên nhân nói “ cho nên” để nêu chuỗi tình tạo thành vấn đề nguyên thủy Một ta tìm nguyên nhân gốc, hỏi lần xem có vấn đề khác liên quan gián tiếp đến vấn đề cần tìm Nếu có ngun nhân chủ yếu tìm thấy Ta phải tiếp tục có nguyên nhân tiềm năng? Một nguyên nhân chia người, phương pháp máy móc Nhà quản lý phải hiểu phân tích ngun nhân gốc khơng giống nhận diện nguyên nhân tiềm Khi nhận diện nguyên nhân tiềm ta phải ghi tất nguồn gây vấn đề Khi phân tích nguyên nhân gốc, ta xuất phát từ nguồn có tiềm gây vấn đề mà lần đến nguyên nhân chủ yếu Sau thí dụ trình giải vấn đề bị nước rò vào kính chắn gió xe Sáng sau thử kín nước, người ta thấy có 23% số xe thử có 23% bị nước thấm vào Người tổ trưởng đặt câu hỏi “tại sao” Nếu biết câu trả lời tìm cách khắc phục xe bị thấm nước Tổ trưởng đặt câu hỏi dựa kiện qui định thực trạng kinh nghiệm cá nhân nguyên www.tuvaniso.org EFC Inc, nhân tiềm Có thể có bốn nguyên nhân tiềm khác gây vấn đề Giả sử là: • Miềng đệm kín quanh kính bị nhăn đặt vào kính • Khung hàn để lắp kính bị lỗ châm kim sau hàn • Trét keo dính u-rê-than khơng đều, có chỗ chưa đủ keo dán kính chắn • Ép kính vào khung bị lệch nên gắn khơng kín Tất ngun nhân tiềm Cái không dẫn đến kia, nên ta phải khảo sát riêng biệt Người quản lý phải kiện thực tế để xem coi có mâu thuẩn việc xác định nguyên nhân tiềm khơng Ngồi phải đến tận trường quan sát, nhìn vật để nắm rõ tìm biện pháp khả thi để giải Đó phương châm “Genba, Genbutsu, Genjitsu” (Hiện trường, Hiện vật, Hiện thực) mà người Nhật thường áp dụng để giải khó khăn BƯỚC ĐIỀU TRA TRONG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trong thí dụ nêu trên, KCS báo cáo chất bịt miếng đệm kín kính chắn gió kiểm tra lắp Thơng tin giúp tổ trưởng loại trừ hai nguyên nhân tiềm thấy khó có khả nguồn gốc phát sinh vấn đề, có xảy Bây người quản lý quay lại danh mục nguyên nhân tiềm đặt câu hỏi hai ngun nhân lại, nguyên nhân gốc Tổ trưởng dựa vào kiện thu thập kinh nghiệm qua mà định Người tổ trưởng biết có nhiều KCS đào tạo lĩnh vực hàn thân xe Mấy tuần trước phát sinh vấn đề có lỗ châm kim nhiệt độ rô bô hàn lên cao Dựa vào kiện thực tế này, người tổ trưởng cho lỗ châm kim nguyên nhân có khả Đầu tiên nên tiến hành kiểm tra nguyên nhân Ngay có lỗ châm kim hàn, tổ trưởng chưa nên vội giả thiết nguyên nhân gốc Giả thiết cần xác định có nhiều kiện thực tế, giúp ta xác định nguyên nhân gốc vấn đề Cũng nên kiểm tra nguyên nhân tiềm khác Vấn đề xảy hai tuần nay, thời gian nguyên nhân gốc tìm vấn đề triệt tiêu Người tổ trưởng phải khảo sát xác định xem kính đặt có ăn khớp với www.tuvaniso.org EFC Inc, khung không Nếu chưa ăn khớp khơng cần phải tiếp tục tìm ngun nhân khác Dùng cách đặt câu hỏi “5-tại sao” cách tốt để tìm nguyên nhân tiềm Sáng phát thấy có 23% xe bị nước thấm vào góc phải phía kính chắn gió Tại sao? KCS có kinh nghiệm kiểm tra xe sau cơng đoạn hàn Thấy có lỗ châm kim xuất mối hàn Tại sao? Dựa vào vị trí hàn, người ta cho rơ bô hàn số gây Rô bô bị cháy trung tâm hàn Tại sao? Nhiệt độ rơ bơ số so với rơ bơ bình thường khác nào? Nhiệt độ hàn rô bô số cao Tại sao? Kiểm tra ổn nhiệt tồn mạch điện rơ bơ số Bộ ổn nhiệt rô bô số bị trục trặc Tại sao? Quan sát vơn kế Dòng điện tăng cao ảnh hưởng đến rô bô hàn số Tại sao? Kiểm tra phận kiểm sốt dòng điện rơ bơ số Khơng có phận kiểm sốt dòng điện rơ bơ số Khi phân tích nguyên nhân chính, tổ trưởng tiếp tục thu hẹp tầm ngắm khám xét Khi thu hẹp việc khám xét ta có thêm thơng tin nguyên nhân lại, giúp ta lựa chọn nhờ vào nhiều cách giải thích khác vấn đề xảy Một có nhiều kiện thực tế xuất hiện, ta loại trừ số cách giải thích tập trung vào kiện dẫn đến nguyên nhân thực mà Việc hoàn toàn khác với việc xem xét nguyên nhân tiềm vố chia thành nhiều nhánh có nhiều hướng khác Xây dựng biện pháp khắc phục Đến ta dùng mơ hình PDCA để xem xét yếu tố bước điều tra Vấn đề nhận dạng, nguyên nhân phân tích ngun nhân gốc tìm thấy Bây người giải vấn đề phải tìm biện pháp khắc phục Người tổ trưởng phải phân biệt cách rõ ràng biện pháp tạm thời với biện pháp khắc phục Một biện pháp tạm thời hành động nhằm kiểm sốt vấn đề Có thể biện pháp tạm thời đề cập không đề cập đến nguyên nhân gốc Biện pháp tạm thời www.tuvaniso.org EFC Inc, việc làm nhằm ngừng vấn đề Một biện khắc phục hành động đề cập đến nguyên nhân gốc vấn đề loại trừ hồn tồn để khơng bị xảy lần Thí dụ việc kiểm tra chất lượng trình cuối nhằm bảo đảm cho đầu dây nối bó dây điện nối biện pháp tạm thời khơng ngăn chặn vấn đề xảy q trình đầu Nó đề cập đến tượng đầu dây nối Ta gắn thiết bị giúp bảo đảm kết nối tốt 100% không? Nếu điều làm biện pháp khắc phục vấn đề Tạo ý tưởng Tạo ý tưởng biện pháp khắc phục đây? Tổ trưởng triệu tập người có liên quan lại dùng phương pháp động não Mọi người tham gia động não để cố tìm cho nhiều biện pháp khắc phục tốt nhằm loại bỏ hay ngăn ngừa vấn đề lại tái xuất Sau hướng dẫn cách tiến hành họp động não: • Nhấn mạnh chất lượng số lượng • Khi người phát biểu ta khơng nên có nhận xét • Để cho ý tưởng dẫn đến ý tưởng khác Điểm cần nên tránh đánh giá vấn đề sớm Trong họp động não không nên vội định nên làm không nên làm Sau nên kéo dài danh mục ý kiến đóng góp người khác Tổ trưởng nên xem xét vấn đề từ quan điểm người khác, gồm có: • Trước làm nơi khác người ta làm sao? • Hoàn cảnh tác động đến tổ trưởng người khác nào? • Những người có kiến thức kỹ khác làm nào? • Có biện pháp khắc phục khác không? Đánh giá ý tưởng Sau lập xong danh mục biện pháp khắc phục , đến lúc bắt đầu đánh giá đề nghị Trước chọn áp dụng biện pháp, ta cần đánh giá toàn biện pháp nêu Có hai mức đánh giá biện pháp khắc phục: www.tuvaniso.org EFC Inc, Kiểm tra sơ tất đề nghị danh mục ban đầu thu hẹp lại đến mức quản lý Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng biện pháp danh mục thu hẹp (để dự đốn so sánh kết có) Có thể dùng phương pháp mơ để điều tra tác động biện pháp khắc phục đề nghị Tiêu chí hai mức đánh giá cần bao gồm: tác động, hiệu tính khả thi Trong lần kiểm tra sơ bộ, tiêu chí dùng đánh giá mức tổng quát cao Trong lần kiểm tra kỹ lưỡng, tiêu chí dự đoán đánh giá kết áp dụng biện pháp khắc phục nêu trong danh mục thu hẹp Thông thường kinh nghiệm hiểu biết hồn cảnh hạn chế tác động lên q trình kiểm tra sơ bộ, vốn dùng để đưa danh mục thu hẹp biện pháp khắc phục Mục tiêu kiểm tra sơ nhận diện đưa biện pháp nghi vấn việc đáp ứng có tác động, hiệu tính khả thi hay khơng? Kiểm tra sơ ban đầu Trong lần đánh giá ban đầu, người phụ trách giải vấn đề nên tự hỏi xem liệu biện pháp cụ thể có dùng khơng mặt: tác động, khả thi hiệu Nê Những câu hỏi sau thường dùng để kiểm tra “giá trị mặt” biện pháp tiềm năng: • Tác động – Biện pháp có gây thêm nhiều vấn đề thay giải vấn đề • Khả thi – Biện pháp có khả thực hồn cảnh khơng? • Hiệu - Biện pháp giúp ta hồn thành mục tiêu mục đích khơng? Những biện pháp có vẽ tác dụng, khơng khơng mong muốn đưa khỏi phạm vi xem xét Mục đích ta triệt tiêu vấn đề Ngay biện pháp khó thực khơng có nghĩa khơng thể thực Qua q trình này, người quản lý có danh mục thu hẹp biện pháp dùng để đánh giá kỹ lưỡng Tuy nhiên nên nhớ ta đưa biện pháp khó thực chưa loại www.tuvaniso.org EFC Inc, trừ hẵn Những biện pháp sử dụng sau danh mục thu hẹp không thông qua đánh giá Phát triển tiêu chuẩn hóa biện pháp khắc phục Nhiệm vụ so sánh lựa chọn biện pháp khắc phục tốt hướng nguyên nhân gốc vấn đề Nếu có thể, tổ trưởng nên cố gắng tiêu chuẩn hóa biện pháp Nhờ sau dễ đánh giá biện pháp có vấn đề lập lại Sau việc cần làm nhằm giúp ta tiêu chuẩn hóa biện pháp: • Đưa cách thức nhằm áp dụng thường xuyên biện pháp vấn đề xảy nơi trình (điểm ngun nhân) • Tìm hiệu biện pháp khắc phục ngắn hạn bảo đảm hiệu trì dài hạn • Bao gồm biện pháp khắc phục coi trạng thái bình thường • Kiểm tra q trình khác nhóm để coi có khả xảy vấn đề tương tự khơng Nếu có áp dụng biện pháp khắc phục cho tất q trình giống • Thơng báo kết biện pháp khắc phục để tác động đến nhân viên TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ KỸ LƯỠNG Khi đánh giá kỹ lưỡng ta nên tự hỏi: “Cái xảy ta áp dụng biện pháp khắc phục này?” Ta dự đốn đánh giá kết biện pháp khắc phục dựa ba tiêu chí đánh giá Bảng giúp ta đánh giá so sánh biện pháp với Đánh giá biện pháp khắc phục Số Các biện pháp khắc Hiệu Khả thi Tác Tác động tt phục (Cao/Tr.b./Thấp) (Cao/Tr.b./Thấp) động (Cao/Tr.b (+/-) /Thấp) www.tuvaniso.org 10 EFC Inc, Hiệu Việc ta nên đánh giá khả đáp ứng tiêu hay mục đích biện pháp khắc phục Nhằm tiến hành đánh giá hiệu quả, tổ trưởng cần đặt câu hỏi: • Biện pháp khắc phục thực nào? • Liệu biện pháp khắc phục có đạt mục tiêu mục đích khơng? • Biện pháp khắc phục có ngăn khơng cho vấn đề tái xuất không? Những biện pháp tạm thời cần thiết để sản xuất tiếp tục thực câu không giải bản, mục đích cuối giải vấn đề không vấn đề xuất lần Cho nên ta phải tiếp tục tìm cho nguyên nhân gốc vấn đề để có biện pháp giải vĩnh viễn Khi điền vào bảng ta nên xếp hạng hiệu đạt cao/trung bình/thấp nhằm đạt mục đích tiêu biện pháp khắc phục xét Khả thi Các biện pháp khắc phục có hiệu phải đánh giá xem có thực tế áp dụng khơng (theo Nhật Genjitsu) Khi đánh giá tính khả thi biện pháp khắc phục (cột hình trên) tổ trưởng cần xét khả thi mặt: • Chất lượng • Chi phí • An tồn • Nguồn lực • Thời gian, • Có cấp chấp nhận không? Giống hiệu quả, đánh giá tính khả thi nên xét cao/trung bình/thấp www.tuvaniso.org 11 EFC Inc, Tác động Vì tính kết hợp chặt chẽ sản xuất nên ta phải nghĩ áp dụng biện pháp đó, thực tế khó tránh khỏi có tác động đến q trình lĩnh vực khác sản xuất Vì lý nên tổ trưởng phải dùng cách tiếp cận hai bước để đánh giá tác động (cột bảng trên) Đầu tiên người tổ trưởng phải dự đốn trước biện pháp khắc phục gây loại tác động lĩnh vực/quá trình khác, tác động tốt (dương) hay xấu (âm) Dựa vào cảm nhận này, tổ trưởng ghi vào cột dấu (+) hay (-) Sau xem xét đến qui mơ tác động mang lại Tổ trưởng cần xem xét đến hiệu biện pháp khắc phục đến: • Cơng việc • Nhóm làm việc • Các ngun cơng khác • Tồn cơng ty nói chung Mức độ tác động cao/ trung bình/thấp ghi cột bảng Một dùng bảng để đánh giá tất biện pháp khắc phục tiềm năng, ta chọn biện pháp tốt Chọn biện pháp tốt q trình định, vốn khơng phải chuyện dễ dàng, đòi hỏi phải xem xét khả nhiều yếu tố Sau hướng dẫn lựa chọn biện pháp khắc phục: • Ln nghĩ đầu biện pháp ngắn hạn dài hạn Hãy nghĩ cần để giữ cho trình hoạt động liên tục cần để ngăn ngừa khơng cho q trình tái diễn • Tìm biện pháp cho ta kết hợp kết tốt • Kết hợp kết tốt thường cân kết mong muốn không mong muốn www.tuvaniso.org