Giáo trình exel

Bài 1: Những khái niệm cơ bản I. Khởi động và thoát khỏi Excel: 1. Khởi động: Kích vào nút Start/Program/Microsof Excel Sau khi khởi động màn hình Excel bao gồm: 1. Thanh tiêu đề (Title bar ): Cho biết tên tệp đang mở 2. Thanh thực đơn (Menu bar): là nơi các bạn thực hiện các lệnh chính và cơ bản nhất của excel. Thực đơn chính của excel bao gồm: File, Edit, View, insert, Format, Tools, . 3. Thanh công cụ (Toolbars): Mỗi một dụng cụ trên thanh là một biểu tợng tơng ứng với một thao tác xử lý. Ví dụ nh để mở một Workbook mới ta phải vào Menu File/ New, nh- ng nhờ thanh công cụ này ta có thể kích vào biểu tợng để mở một Workbook mới. 4. Thanh định dạng (Formatting): Cho biết các định dạng hiện thời của bảng tính, cùng một số chức năng định dạng khác. 5. Thanh công thức (Formula bar): Ô bên trái cho biết địa chỉ. ô bên phải cho biết tên hàm, từng đối số của hàm đó, kết quả hiện thời của hàm, của toàn bộ công thức. 6. Vùng làm việc (Workbook): Là nơi bạn nhập dữ liệu, công thức, hiển thị dữ liệu bạn nhập và hiển thị giá trị tính toán. 7. Thanh trạng thái (Status bar): Cho biết tính trạng của các phím khác nhau trên bàn phím. Một tính năng đặc biệt của thanh trạng thái excel là hộp AutoCalculate, hiển thị kết quả của một chức năng đợc chọn (SUM theo mặc định) nhờ sử dụng những ô đợc hiện sáng trong bảng tính đang hoạt động. 8. Thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): Mỗi lần bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở rìa phải hoặc rìa trái thanh cuốn ngang, bảng tính sẽ cuốn qua một cột. 9. Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar): Di chuyển từ trang này sang trang khác. Hoặc khi bạn nhấn vào mũi tên cuốn ở đỉnh hoặc ở đáy thanh cuốn dọc, bảng tính sẽ cuốn lên hay xuống một hàng. 2. Thoát: 1 7 1 9 8 2 3 4 5 6 Vào Menu File/exit hoặc ấn tổ hợp phím Alt+ F4 II. KháI niệm về Workbook và WorkSheet. - Workbook là một File làm việc chứa dữ liệu. Mỗi Workbook gồm nhiều bảng tính ( WorkSheet), Biểu đồ (Chart), Macro. Khi mở Excel lần đầu Workbook mặc định là Book1 và bảng tính đầu tiên là Sheet 1. - WorkSheet là một bảng bao gồm 256 cột và 65536 hàng, các cột đợc đánh số theo A, B, C, IV, còn các hàng đợc đánh số từ 1 đến 65536 . - Giao của một hàng và cột là ô ( cell). Trên bảng tính luôn có một ô chờ nhận dữ liệu, gọi là ô hiện thời. Ô này đợc viền bằng một khung đen. 1. Ví dụ: Ô ở phần giao của cột A và hàng 1 gọi là ô A 1 1. Các thao tác cơ bản: a. Tạo một Workbook mới: + Có 3 cách: - Vào Menu File chọn New. - Bấm tổ hợp phím Ctrl + N. - Kích vào biểu tợng New trên thanh công cụ. b. Mở một Workbook có sẵn: + Có 3 cách: - Vào menu File chọn Open. - Bấm tổ hợp phím Ctrl + O - Kích vào biểu tợng Open trên thanh công cụ. c. Đóng một Workbook có 2 cách: - Vào menu File chọn Close. - Bấm tổ hợp phím Alt + F 4 . d. Lu giữ một Workbook: + Ghi các thay đổi của Workbook hiện thời vào đĩa Vào Menu File /Save - Kích vào biểu tợng Save trên thanh công cụ. + Ghi một Workbook hiện thời dới một tên khác: Vào File/ Save as, Hộp thoại xuất hiện 2 1. Trong mục Save as: Chọn đờng dẫn cho tệp 2. Trong mục File name: Tên của tệp. 3. Trong mục Save as type: Kiểu của tệp. 2. Làm việc với WorkSheet( Bảng tính) a. Chọn các bảng tính : - Muốn chọn một bảng tính ta bấm chuột trái lên nhãn của nó. - Muốn chọn nhiều bảng tính kề nhau giữ Ctrl và bấm chuột trái lên nhãn từng bảng tính một . b. Chèn một bảng tính - Đế chèn một bảng tính mới vào 1 Workbook: + Chọn bảng tính mà ta muốn chèn một bảng tính mới vào trớc nó. + Vào menu Insert/ WorkSheet. c. Xoá bỏ một hoặc nhiều bảngtính: - Chọn bảng tính mà ta muốn bỏ, vào menu Edit/ Delete Sheet e. Thay đổi nhãn của bảng tính: 4. Chọn bảng tính muốn đổi tên, vào menu Format/Sheet/Rename. Hộp thoại Rename xuất hiện, gõ tên mới vào hộp Name . Chọn OK 3. Các lệnh điều khiển con trỏ trên bảng tính: - , , , sang phải, lên, sang trái, xuống một ô. - Home, End + : về cột đầu tiên A. - End + : về cột cuối cùng IV. 4. Sao chép và di chuyển dữ liệu: a. Chọn khối: Khối là một vùng chữ nhật trên bảng tính. Việc chọn khối đợc tiến hành nh sau: 2. Cách dùng bàn phím: Đa ô sáng đến một góc của khối. Giữ phím Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên , ,, để di chuyển con trỏ qua các ô cần lựa chọn. + Chọn toàn bộ bảng tính: Ctrl + A 3. Cách dùng chuột: Đa ô sáng đến 1 góc của khối. Bấm và giữ nút trái chuột đồng thời rê chuột tới vị trí góc đối diện của khối. 4. Các ph ơng pháp đặc biệt: Chọn 1 hàng: Kích chuột tại cột tiêu đề của bảng tính. Chọn 1 cột: Kích chuột tại hàng tiêu đề của bảng tính. Chọn các ô không kề nhau: Đa ô sáng tới ô đầu định chọn, giữ Ctrl và kích chuột tại các ô định chọn tiếp theo. Chọn các vùng không kề nhau: Chọn vùng đầu giữ Ctrl, kích và rê chuột ở các vùng khác. 5. Sao chép, di chuyển và xoá dữ liệu: a. Sao chép dữ liệu: Chọn các ô, khối muốn sao chép. Vào Menu Edit/Copy hoặc ấn Ctrl + C Chọn ô muốn dán dữ liệu 3 Vào Menu Edit/ Paste hoặc ấn Ctrl +V b. Di chuyển dữ liệu: Chọn ô, khối muốn di chuyển. Vào Menu Edit/ Cut hoặc ấn Ctrl + X Chọn ô muốn di chuyển dữ liệu Vào Menu Edit/ Paste hoặc ấn Ctrl + V c. Xoá dữ liệu Chọn ô, khối muốn xoá. Vào Menu Edit/ Clear: + All: Xoá định dạng, nội dung và ghi chú. + Formats: Xoá định dạng. + Contents: Xoá nội dung. + Notes: Xoá ghi chú. Để xoá nhanh nội dung của ô, khối.Ta chọn ô, khối cần xoá sau đó bấm Delete. 4 Bài 2: xử lý dữ liệu trong bảng tính A. Lý thuyết I. Nhập và sửa dữ liệu: 1. Các kiểu dữ liệu: a. Dữ liệu dạng số: Dữ liệu kiểu số gồm dãy ký tự toàn chữ số và tự động dồn sát bên phải trong ô. Nếu chữ số vợt quá kích thớc ô thì giá trị của số tạm thời đợc biểu diễn dới dạng số khoa học. 5. Ví dụ: Số 12340000 đợc hiển thị thành 0.1234E +9 b. Dữ liệu dạng ký tự: 5. Dữ liệu dạng ký tự là một dãy ký tự có độ dài không quá 256 ký tự, tự động dồn sát bên trái trong ô. Nếu độ dài dãy ký tự quá kích thớc ô, nó sẽ tạm thời tràn sang các ô bên phải. 6. Ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam. c. Dữ liệu dạng ngày tháng: 6. Dữ liệu dạng ngày tháng gồm có các chữ số chỉ ngày/tháng/ năm. Tự động dồn sang bên phải. 7. Ví dụ: 12/12/2001 d. Dữ liệu dạng công thức: Gồm ký tự đầu tiên là dấu = và sau đó là các địa chỉ ô, các dấu phép toán, các hàm 8. Ví dụ: = A1 + A2 2. Nhập dữ liệu: Chọn ô cần nhập dữ liệu Nhập dữ liệu tại vị trí cần nhập dữ liệu. ấn Enter 3. Sửa chữa dữ liệu; Đặt con trỏ tại ô cần sửa. Bấm phím F2. Thực hiện sửa đổi theo ý muốn. Gõ Enter để kết thúc. 4. Các phép toán: 7. Trong Exel ta có thể tiến hành các tính toán đơn giản và trực tiếp trên bảng tính dựa trên các phép toán nh: Phép cộng + Phép nhân * Phép trừ - Phép chia / Các phép toán quan hệ so sánh; <>,<=,>=,=,<> (khác). 5. Nhập dữ liệu tự động: a. Điền bằng lệnh: 8. Vào giá trị cho ô đầu tiên cần điền. 5 9. Vào Menu Edit/ Fill/ Series. Xuất hiện hộp thoại. 10.Trong khung Series in: + Rows: Điền dữ liệu theo dòng. + Columns: Điền dữ liệu theo cột + Step value: Giá trị bớc nhảy. + Stop Value: Giá trị cuối cùng của dãy. Trong khung Type: + Linear: Cộng theo bớc nhảy + Growth: Nhân theo bớc nhảy + Date: Điền theo kiểu ngày tháng. + Auto fill: Tự động điền. b. Điền dữ liệu bằng Auto Fill Vào giá trị cho ô thứ nhất và thứ hai của vùng cần điền dữ liệu. Bôi đen 2 ô dịch chuột tới mép phải dới của vùng bôi đen (chuột trở thành hình dấu + nhỏ) nhấn giữ chuột và kéo dọc theo cột hoặc hàng cần điền. ii. Các thao tác cơ bản với ô, hàng, cột 1. Chèn cột, hàng,ô: a. Chèn hàng: Chọn hàng dới chỗ bạn muốn thêm một hàng trống mới. Vào Menu Insert/Rows b. Chèn cột: Chọn cột bên phải chỗ bạn muốn thêm cột mới. Vào Menu Insert/ Columns. c. Chèn ô: Chọn ô ở dới hoặc bên phải ô bạn muốn thêm vào. Vào Insert/Cell. Hộp thoại xuất hiện Shift cells right: Chèn và đẩy ô hiện thời sang phải. Shift cells dows: Chèn và đẩy ô hiện thời xuống dới. Entire row: Chèn toàn bộ hàng. 6 Entire column: Chèn toàn bộ cột. 3. Xoá ô, dòng, cột: Chèn hàng, cột, ô cần xoá. Vào Menu Edit/ Delete. Hộp thoại xuất hiện: Shift cells left: Xoá và đẩy ô bên phải sang trái. Shift cells up: Xoá và đẩy ô phía dới lên. Entire Row: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô đợc chọn. Entire Column: Xoá cả cột hiện thời chứa ô đợc chọn. 4. Điều chỉnh độ rộng , chiều cao của cột và hàng: a. Điều chỉnh độ rộng cột: Cách 1: Đa trỏ chuột tới đờng ngăn tơng ứng trên thanh tiêu đề cột của bảng tính. Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì kích và rê chuột. Cách 2: Chon một hoặc nhiều cột cần thay đổi độ rộng - Vào Format/ Column + Width: Thay đổi độ rộng cột. + Auto Fit Selection: Điều chỉnh vừa khít nội dung trong cột. + Hide: ẩn những cột đã chọn. +Unhide:Hiện lại những ô đã ẩn. + Standard Width: Trở về độ rộng ngầm định. b. Điều chỉnh độ cao hàng: Cách1: Đa trỏ chuột tới đờng ngăn tơng ứng trên hàng tiêu đề của bảng tính. Cách 2: Vào Menu Format/ Row + Height: Điều chỉnh độ cao của hàng. + Auto Fit : Điêù chỉnh vừa khít nội dung của hàng. + Hide: ẩn những hàng đã chọn. + UnHide: Hiện lại những hàng đã ẩn. iii. Định dạng dữ liệu 11.Chọn ô, khối cần định dạng Vào Menu Format/Cells. Xuất hiện hộp thoại Format Cells 1. Định dạng số : Chọn nhãn Number 7 Trong khung Category: General: Định dạng chung. Number: Định dạng các số thông thờng. + Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân. + Use 1000 Separators(,): Dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn. + Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm. + Sample: Hiện mẫu định dạng. 12.Currency: Dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ. + Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân. + Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ của các nớc khác nhau (Mĩ, Anh, Đức .) + Negative numbers: Chọn cách định dạng số âm. + Sample: Hiện mẫu định dạng. 13.Accounting: Ký hiệu tiền tệ và dấu chấm thập phân của các số đợc định dạng theo kiểu này sẽ đợc dóng thẳng hàng. + Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân. + Symbol: Chọn ký hiệu tiền tệ của các nớc khác nhau (Mĩ, Anh, Đức .) + Sample: Hiện mẫu định dạng. 14.Data: Định dạng ngày theo mẫu đợc chọn trong hộp Type. 15.Time: Định dạng giờ theo mẫu đợc chọn trong hộp Type. 16.Percentage: Định dạng theo kiểu phần trăm. + Decimal places: Số chữ số sau dấu chấm thập phân. Fraction: Định dạng số theo kiểu phân số. 8 17.Scientific: Định dạng số theo kiểu khoa học. 18.Text: Định dạng số theo kiểu Text. 19.Special: Định dạng theo mã vùng và số điện thoại. 20.Custom: Định dạng theo khuôn dạng đợc gõ vào trong hộp Type. 2. Định dạng Font, cỡ, kiểu ký tự: Chọn Font Trong khung Font chọn tên Font cần chọn. Trong khung Font Style chọn kiểu của Font: + Bold: Chữ đậm + Italic: Chữ nghiêng. + Regular: Chữ thờng. + Bold Italic: Cả chữ đậm và nghiêng. Trong khung Size: Chọn cỡ của Font Trong khung Underline chọn các kiểu gạch chân, chọn None để bỏ gạch chân. Trong khung Color: Chọn màu chữ. Trong khung effects: + Strikethrought: Kiểu gạch ngang chữ. + Superscript: Đánh chỉ số trên. + Subscript: Đánh chỉ số dới. 3. Căn chỉnh dữ liệu: Chọn Aligment Trong khung Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang. + General: Căn chỉnh theo định dạng thông thờng. + Left, Right, Center căn bên trái, bên phải, vào giữa của ô. 9 + Fill: Tự động điền đầy ô. + Justify: Căn đều hai bên + Centrer across selection: Căn vào giữa vùng đợc lựa chọn. Trong khung Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc. + Top, Center, Bottom: Căn sát đỉnh, vào giữa, sát đáy của ô. + Justify: Tự động căn đều theo chiều cao của ô. Trong khung orientation: Chọn hớng dữ liệu trong ô. Trong khung Text Contronl: + Wrap Text: Text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô. + Shrink to fit: Text vừa khít trong các ô khi các ô đó bị co hẹp. + Merge cells: Trộn các ô trên cùng hàng và cùng cột. 4. Tạo các khung cho khối ô: Chọn Border Trong khung Presets: + None: Huỷ kẻ khung. + Outline: Kẻ khung xung quanh khối ô. + Inside: Kẻ khung trong khối ô. Trong khung Line - Style: Chọn kiểu đờng kẻ khung. Trong khung Color: Chọn màu của đờng kẻ Trong khung Border: Cho phép chọn từng đ- ờng viền của mỗi ô trong khối bằng cách kích chuột bằng cách kích chuột vào tám nút xung quanh. 5. Tạo màu nền : Chọn Pattern 21.Trong khung Cell Shading: Chọn mầu cho nền. 22.Trong khung Pattern: Chọn mẫu cho nền. 10 [...]... có trong danh sách Ví dụ: = Small ({2,4,8,10,9,7},2) = 4 B Bài tập Giải và biện luận phơng trình bậc hai ax2 + bx + c = 0 + Tham số a,b,c là các giá trị nhập vào (có thể đặt mỗi giá trị vào 1 cell) + Tại 1 cell bất kỳ, dùng các công thức toán học để lấy giá trị của Delta + Dùng hàm If ( ) để biện luận phơng trình 25 Bài 4: Các hàm khác I Hàm văn bản A Lý thuyết 1 Hàm LEFT Cú pháp: LEFT ( . hiện sửa đổi theo ý muốn. Gõ Enter để kết thúc. 4. Các phép toán: 7. Trong Exel ta có thể tiến hành các tính toán đơn giản và trực tiếp trên bảng tính