Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại cổ phần thương mại và đầu tư phát triền công nghệ mới

Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén và không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng như trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền sản xuất hàng hoá, tiền tệ cho nên hệ thống hạch toán kế toán phải phù hợp, đáp ứng yêu cầu từng giai đoạn phát triển của nên sản xuất x• hội. Trong qua trình sản xuất kinh doanh, con người luôn là nhân tố quan trọng, có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sản xuất. Chính vì vậy tiền lương chính là cầu nối giữa người sử dụng lao động với người cung cấp sức lao động. Đối với người lao động, tiền lương chính là động lực thúc đẩy họ hăng hái tham gia lao động sản xuất. Do đó cần có những chính sách tiền lương thoả đáng để động viên khuyến khích người lao động phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất lao động, gắn thu nhập của mình với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lương có ý nghĩa rất lớn về mặt kinh tế chính trị, cho nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết, sử dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trường. Nhận thức đúng tầm quan trọng của hạch toán tiền lương, vận dụng kiến thức đ• học vào thực tế, Em đ• chọn đề tài “ Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại cổ phần thương mại và đầu tư phát triền công nghệ mới’’ làm chuyên đề thực tập.

Lời mở đầu Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén và không thể thiếu đợc trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính của các đơn vị cũng nh trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền sản xuất hàng hoá, tiền tệ cho nên hệ thống hạch toán kế toán phải phù hợp, đáp ứng yêu cầu từng giai đoạn phát triển của nên sản xuất xã hội. Trong qua trình sản xuất kinh doanh, con ngời luôn là nhân tố quan trọng, có vai trò quyết định từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc một chu trình hoạt động sản xuất. Chính vì vậy tiền lơng chính là cầu nối giữa ngời sử dụng lao động với ngời cung cấp sức lao động. Đối với ngời lao động, tiền lơng chính là động lực thúc đẩy họ hăng hái tham gia lao động sản xuất. Do đó cần có những chính sách tiền lơng thoả đáng để động viên khuyến khích ngời lao động phát huy khả năng sáng tạo, tăng năng suất lao động, gắn thu nhập của mình với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiền lơng có ý nghĩa rất lớn về mặt kinh tế chính trị, cho nên hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng là một công tác quan trọng không thể thiếu trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều tiết, sử dụng lao động, đáp ứng nhu cầu của sản xuất trong nền kinh tế thị trờng. Nhận thức đúng tầm quan trọng của hạch toán tiền lơng, vận dụng kiến thức đã học vào thực tế, Em đã chọn đề tài Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại cổ phần thơng mại và đầu t phát triền công nghệ mới làm chuyên đề thực tập. 1 Để hoàn thành chuyên đề, ngoài sự cố gắng của bản thân còn nhận đợc sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong phòng tổ chức của công ty và với sự tận tình giúp đỡ trực tiếp của thầy giáo chủ nhiệm khoa PGS - TS Hoàng Kim Giao. Trong qua trình hoàn thành chuyên đề này sẽ không tránh khỏi những sai sót rất mong nhận đợc ý kiến chỉ dẫn, bổ sung của thầy cô và các bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Hoàng Thị Mai Hơng 2 I. Lý luận chung về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Khái niệm và vai trò của tiền lơng. 1. Khái niệm về tiền lơng. Tiền lơng là phần thu nhập quốc dân dùng để phân phối cho ngời lao động, căn cứ vào số lợng và chất lợng lao động của từng ngời. Tiền lơng là nguồn thu nhập của công nhân viên chức, đồng thời là những yếu tố chi phí sản xuất quan trọng cấu thành giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động. Do vậy, đối với mỗi doanh nghiệp việc lựa chọn hình thức trả nào cho hợp lý để thoả mãm lợi ích của ngời lao động và trở thành đòn bẩy kinh tế khuyến khích tăng năng suất lao động là một vấn đề quan trọng. Tuy theo đặc đIểm của mỗi doanh nghiệp mà việc hạch toán tiền lơng cho chính xác, khoa học để tính đúng, tính đủ tiền lơng, đảm bảo quyền lợi vất chất cho ngời lao động và đặc biệt đảm bảo công tác kế toán, thanh tra, kiểm tra đợc dễ dàng. Có hai loại tiền lơng cơ bản là: - Tiền lơng danh nghĩa là phần thu nhập mà ngời lao động nhận đợc dới hình thức tiền tệ, sau khi làm việc. - Tiền lơng thực tế biểu hiện bằng khối lợng t liệu sinh hoạt và hàng hoá dịch vụ mà ngời lao động mua bằng tiền lơng danh nghĩa. 2. Vai trò của tiền lơng. a. Vai trò tái sản xuất lao động. Sức lao động là công năng về cơ bắp và tinh thần của ngời lao động. Trong qua trình lao động, sẽ tiêu hao dần vào quá trình sản xuất. Tiền lơng lúc này sẽ giữ vai trò khôi phục lại công năng đó, tái sản xuất sức lao động. Nó là một yêu cầu tất yếu không phụ thuộc vào một đIều kiện khách quan nào, là cơ sở tối thiểu để đảm bảo tác động trở lại phân phối tới sản xuất. 3 Tiền lơng phải đủ để nuôi sống ngời lao động và gia đình họ, đảm bảo những nhu cầu tối thiểu trong cuộc sông ngời lao động để từ đó có thể tái sản xuất sức lao động và lực lợng sản xuất. Nếu những đIều kiện trên không thực hiện đợc thì sẽ không đảm bảo tái sản xuất sức lao động và quá trình tái sản xuất xã hội không đảm bảo tiến hành bình thờng ngay cả tái sản xuất đơn giản. b. Vai trò kích thích sự phát triển của sản xuất. Ngời lao động là bộ phận chủ yếu của guồng máy sản xuất. Vậy giải quyết đúng chính sách tiền lơng sẽ phát huy sức mạnh của mỗi cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu kinh tế, xã hội của mỗi doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo thúc đẩy khuyến khích ngời lao động phát huy năng lực, đảm bảo công bằng và bình đẳng xã hội. Mở rộng và áp dụng các hình thức tiền lơng để cùng với tiền lơng góp phần làm động lực thúc đẩy mỗi ngời lao động đem lại nhiều lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cải cách có hệ thống các phơng pháp tổ chức lao động, sử dụng tốt ngày công lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, phát huy sáng tạo, nâng cao trình độ văn hoá, trình độ nghiệp vụ cho ngời lao động, khắc phục chủ nghĩa bình quân trong phân phối biến phân phối trở thành một động lực thực sự của sản xuất. Thực hiện tốt các hình thức trên thì tiền lơng đã trở thành động lực của mỗi ngời lao động. Đồng thời tăng cờng đợc sự phát triển và mở rộng sản xuất của mỗi doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ xã hội nói chung. 1.2.Các hình thức tiền lơng. Tiền lơng giữ vai trò to lớn trong vấn đề kích thích sản xuất, song chỉ là khả năng. Khả năng đó trở thành hiện thực thì cần phảI áp dụng một cách linh hoạt các hình thức trả lơng. Mỗi hình thức trả lơng cụ thể đều có u điểm và hạn chế riêng. Vì vậy, việc áp dụng các hình thức tiền lơng là một yếu tố khách quan của quản lí kinh tế. Đặc điểm của quá trình lao động, yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh và tính chất của sản phẩm cũng nh mặt hàng kinh doanh là những căn cứ hình thức để lựa chọn hình thức trả lơng. Hình thức trả lơng đợc áp dụng phải 4 đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, phân phối theo lao động một cách nghiêm ngặt và kích thích ngời lao động tích cực hăng say lao động sản xuất. Hiện nay, các doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi hình thức trả lơng theo sản phẩm và theo thời gian. 1. Hình thức trả lơng theo sản phẩm. Theo hình thức trả lơng theo sản phẩm, tiền lơng trả cho ngời lao động đ- ợc tính theo số lợng và chất lợng công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lơng tiên tiến vì tiền lơng gắn liền với số lợng và chất lợng lao động, khuyến khích cải tiến kĩ thuật, tăng nhanh hiệu quả công tác, tăng thu nhập cho ngời lao động. Để thực hiện trả lơng cho ngời lao động theo sản phẩm thì phải xây dựng đợc các định mức kinh tế kĩ thuật để làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền l- ơng đối với từng loại công việc, từng sản phẩm, từng dịch vụ trong từng đIều kiện hợp lý. Tiền lơng phải trả theo sản phẩm = Đơn giá tiền lơng x Khối lợng sản phẩm công việc đã hoàn thành Trong kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ, lợng sản phẩm thờng đợc tính theo doanh số bán hàng bằng các quy định đơn giá tiền lơng trên 1000đồng doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng hoạt động. Để áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm, đòi hỏi hàng hoá cung cấp phải đầy đủ và việc xác định đơn giá tiền lơng cho từng mặt hàng, từng hoạt động dich vụ phảI chính xác. áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm đảm bảo thực hiện đủ nguyên tắc phân phối theo sản phẩm, gắn chặt số lợng lao động, động viên ngời lao động sáng tạo và tích cực hăng say lao động. 5 2. Hình thức trả lơng theo thời gian. Hình thức trả lơng theo thời gian là hình thức căn cứ vào mức lơng cấp bậc hoặc chức vụ và thời gian làm việc thực tế của công nhân viên chức. Doanh nghiệp sẽ trả lơng bằng hai cách : a. Trả lơng theo thời gian giản đơn. Theo cách này, tiền lơng của mỗi ngời lao động đợc nhận chỉ căn cứ vào bậc lơng và thời gian lao động thực tế mà không xem xét đến tháI độ và kết quả lao động. Trả lơng theo thời gian giản đơn có u đIểm nổi bật là dễ tính, dễ trả l- ơng cho ngời lao động. Tuy nhiên cha phán ánh đợc hiệu quả lao động và còn mang nặng tính bình quân cao cha gắn tiền lơng với hiệu suất công tác của mỗi ngời. b. Trả lơng theo thời gian có thởng là kết hợp thực hiện chế độ trả lơng theo thời gian giản đơn với việc áp dụng các hình thức tiền thởng khi đạt đợc các chỉ tiêu về số lợng và chất lợng đã quy định. Cách trả lơng này không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng ngời thông qua các chỉ tiêu xét thởng đã đạt đợc. Trong hình thức trả lơng theo thời gian thì các chỉ tiêu nh: năng suất lao động, chi phí nguyên vật liệu không ảnh hơng đến tiền lơng. Do vậy, hình thức trả lơng theo thời gian chỉ nên áp dụng cho những ngời lao động mà công việc của họ không thể định mức và thanh toán chặt chẽ đợc hoặc đợc áp dụng đối với ngời lao động mà công việc của họ không đòi hỏi tăng năng suất lao động mà phải đảm bảo chất lợng. Hay nói cách khác, hình thức trả lơng theo thời gian chỉ nên áp dụng cho những ngời lao động mà việc tăng năng suất ít phụ thuộc vào sự nỗ lực của bản thân mà nó do các yếu tố khách quan quyết định. 1.3. Nội dung các khoản trích theo lơng. 1. Bảo hiểm xã hội (BHXH) Bảo hiểm là một trong những chính sách kinh tế xã hội quan trọng của nhà nớc. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ xã hội. BHXH là khoản mà ngời cán bộ, công nhân viên hay nói rộng ra là 6 những ngời đóng bảo hiểm đợc hởng trong trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất Trong các doanh nghiệp đi đôi với quỹ lơng là quỹ BHXH: Nó giữ vai trò hết sức quan trọng trong đời sống xã hội vì nó là sự phân phối lại tổng thu nhập, có tác dụng thu hẹp khoảng cách giàu nghèo, giảm bớt công trong xã hội. Quỹ BHXH đợc hình thành từ hai nguồn: một là sử dụng lao động phải nộp và đợc coi là một khoản chi phí. Hai là ngời lao động phảI đóng coi nh khoản đóng góp. Theo chế độ bảo hiểm của Nhà nớc thì mức độ đóng góp nh sau: Trong doanh nghiệp quỹ bảo hiểm xã hội phảI đóng 20% so với tổng quỹ tiền lơng cấp bậc cộng phụ cấp( nếu có). Cơ cấu quỹ gồm: - 15% tiền lơng cấp bậc của toàn bộ công nhân viên của doanh nghiệp sẽ do ngời sử dụng lao động đóng góp và đợc tính vào chi phí nhân công trực tiếp. - 5% còn lại do ngời lao động đóng góp thông qua hình thức khấu trừ l- ơng. 2. Bảo hiểm y tế(BHYT) BHYT là sự hỗ trợ về y tế cho những ngời tham gia đóng bảo hiểm xã hội nhằm giúp họ trang trải phần nào đó tiền khám chũă bệnh, tiền viện phí thuốc thang. BHYT co mức đóng góp là 3% lơng cấp bậc, trong đó 2% đợc đa vào chi phí và 1% đợc khấu trừ vào lơng công nhân. BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT nhng việc thực hiện nó lại là hệ thống các bệnh viện thuộc quản lý của Bộ y tế. BHYT thực chất là sự hỗ trợ về y tế cho ngời tham gia đóng góp bảo hiểm với mục đích tạo lập một mạng lới y tế bảo vệ sức khoẻ cộng đồng. Quỹ BHYT đợc chi cho tiền thuốc, tiền viện phí, tiền khám chữa bệnh cho những ngời đóng bảo hiểm khi họ ốm đau. 3. Kinh phí công đoàn(KPCĐ). Kinh phí công đoàn là khoản thu của bộ phận công đoàn, một tổ chức độc lập có t cách pháp nhân, tự hạch toán thu chi với nhiệm vụ bảo vệ cho ngời lao động. Kinh phí công đoàn đợc trích theo quỹ lơng thực hiện trong doanh nghiệp, bap gồm 2% đều do ngời sử dụng lao động đóng. Theo quy định của công đoàn cấp trên thì công đoàn cơ sở phải nộp 2% cho cấp trên sau đó sẽ đợc 7 cấp lại một nữa cho việc chi tiêu của cơ sở. Việc chi tiêu này có thể dành cho việc quan tâm đến cán bộ, công nhân viên nh mừng sinh nhật, thăm hỏi khi ốm đau. 1.4 Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng . 1. Hạch toán chi tiết tiền lơng. a. Hạch toán về số lợng lao động. Tổ chức hạch toán về lao động nhằm mục đích cung cấp những thông tin về số lợng, kết cấu lao động trong toàn doanh nghiệp. Số lao động ở đây là số lao động hiện có và đang sử dụng của doanh nghiệp bao gồm cả lao đông dài hạn lẫn lao động tạm thời, lao đông gián tiếp và lao đông trực tiếp Các thông tin cần cung cấp là tình hình tăng giảm, di chuyển lao động đợc phân loại theo các tiêu thức phân loại nh trình độ thành thạo nghề nghiệp nơi lao động, nghề nghiệp, giới tính. Những thông tin đó là căn cứ để hạch toán lơng và thanh toán cho ngời lao động. Để theo dõi số lợng lao động, các doanh nghiệp thờng sử dụng số danh sách lao đông do phòng lao động tiền lơng của doanh nghiệp lập. Số danh sách lao động đợc mở cho toàn doanh nghiệp và từng bộ phận lao động nhỏ. Số còn mở cho từng cơ cấu lao động nh ngành nghề, trình độ chuyên môn. b. Hạch toán thời gian lao động. Tổ chức thời gian lao động có nhiệm vụ phản ánh kịp thời chính sách số ngày công, giò công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Công việc tổ chức hạch toán thời gian lao động có ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ cho việc tính lơng tính thởng chính xác cho ngời lao động. Nội dung của tổ chức hạch toán thời gian lao động thông thơng là tổ chức sử dụng một số chứng từ sổ sách nh Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc thực tế, nghỉ việc, vắng mặt của ngời lao động. Bảng này đợc lập chi tiết cho từng bộ phận ( phòng, ban ) và đợc dùng trong một tháng. c. Hạch toán kết quả lao động. 8 Tổ chức kết quả lao động phảI đảm bảo đa ra đợc tính chính xác các chit tiêu về số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận. Đây là các chỉ tiêu vừa làm căn cứ tính lơng, thởng, vừa kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phảI trả và kết quả lao động thực tế, tính toán năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận của doanh nghiệp. 2. Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lơng. Các khoản trích theo lơng không thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp .BHXH, BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan bảo hiểm, còn KPCĐ do công đoàn cấp trên quản lý. Mọi việc chi tiêu, thanh toán với công nhân viên do doanh nghiệp làm dới sự giám sát của cơ quan cấp trên. Quỹ BHXH do cơ quan quản lý BHXH quản lý toàn bộ, các khoản trích BHXH đều phải nộp lên cơ quan bảo hiểm. Các khoản chi tiêu về bảo hiểm do doanh nghiệp tự chi. Cuối kì theo quy định của cơ quan bảo hiểm, kế toán đem chứng từ lên quyết toán với cơ quan bảo hiểm rồi nhận tiền thanh toán. Tổ chức hạch toán chi tiết BHXH bao gồm có hai loại chứng từ là phiếu nghỉ hởng BHXH và bảng thanh toán BHXH. - Phiếu nghỉ hởng BHXH là chứng từ xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động của ng ời lao động. Đây là chứng từ căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lơng theo chế độ quy định. Phiếu nghỉ đợc lập khi ngời lao động bị ốm đau hoặc con ốm hay thai sản trên cơ sở chứng nhận của sở y tế (đơn thuốc ). Trên phiếu ghi rõ tên cơ quan y tế khám, ngày tháng khám, lý do xin nghỉ, số ngày nghỉ, chữ ký xác nhận của y, bác sĩ khám. Ngoài ra, trên phiếu còn ghi rõ số ngày thực tế nghỉ theo bảng chấm công và xác nhận của bọ phận phụ trách trực tiếp về số ngày nghỉ thực tế. Sau khi lập xong, kế toán ký và lu lại tại phòng kế toán làm cơ sở lập bảng thanh toán BHXH. - Bảng thanh toán BHXH là chứng từ thanh, quyết toán với cơ quan bảo hiểm trên. Bảng thanh toán BHXH do kế toán lao động, tiền lơng lập dựa trên cơ sở các chứng từ gốc và phiếu nghỉ hởng BHXH. Nói chung, bảng thanh toán BHXH có thể coi nh một bảng kê từng tròng hợp nghỉ thởng BHXH với số 9 ngày nghỉ và số tiền đợc hởng. Bảng thanh toán tiền lơng có thể lập cho từng phòng ban hoặc đơn vị. Cuối tháng, sau khi kế toán tổng hợp xong số liệu về ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng ngời và toàn đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi. Bang thanh toán BHXH đợc lập thành hai liên, một liên lu lại tại phòng kế toán cùng các chứng từ gốc, một gửi cho cơ quan BHXH cấp trên để tính toán số thực chi. - BHYT và KPCĐ là do cơ quan BHYT quản lý và trợ cấp cho ngời lao đông thông qua mạng lới y tế và cơ quan chủ quan cấp trên quản lý nên việc hạch toán chi tiết phần hạch toán không có. Bản thân bộ phận y tế của đơn vị hoặc công đoàn phải tự thanh toán, quyết toán với cấp trên. Tại đơn vị chỉ theo dõi việc thu chi và phản ánh vào sổ chi tiết từng tài khoản. 10