Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I

Cạnh tranh trong thương mại là tất yếu, khách quan mang tính quy luật của kinh tế thị trường. Trong nền kinh tế tư bản, các cuộc cạnh tranh luôn luôn diễn ra gay gắt và khốc liệt. Hậu quả của nó là sự phá sản của hàng loạt công ty, là chiến tranh và là khủng hoảng kinh tế. Nước ta, tuy đang trong những năm đầu chuyển hướng theo kinh tế thị trường, các cuộc cạnh tranh thương mại đ• và đang diễn ra vô cùng gay gắt. Tuy nhiên, không phải bất cứ một công ty hay doanh nghiệp nào khi tham gia vào cuộc chiến cạnh tranh cũng đều có nguy cơ thất bại. Thắng lợi trong cạnh tranh cũng chính là sự thành công trong công việc kinh doanh của họ. Nhưng vấn đề là ở chỗ muốn dành được thắng lợi trong cạnh tranh hay sự thành công trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải làm những gì? Những năm qua, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp đ• thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình. Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có l•i, nếu không sẽ không thể đứng vững trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định... đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán... Từ đó có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán. Xuất phát từ những vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I, được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo, PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong công ty, em đ• thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài: “Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I”. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chương:

Phần mở đầu Cạnh tranh trong thơng mại là tất yếu, khách quan mang tính quy luật của kinh tế thị trờng. Trong nền kinh tế t bản, các cuộc cạnh tranh luôn luôn diễn ra gay gắt và khốc liệt. Hậu quả của nó là sự phá sản của hàng loạt công ty, là chiến tranh và là khủng hoảng kinh tế. Nớc ta, tuy đang trong những năm đầu chuyển hớng theo kinh tế thị trờng, các cuộc cạnh tranh thơng mại đã và đang diễn ra vô cùng gay gắt. Tuy nhiên, không phải bất cứ một công ty hay doanh nghiệp nào khi tham gia vào cuộc chiến cạnh tranh cũng đều có nguy cơ thất bại. Thắng lợi trong cạnh tranh cũng chính là sự thành công trong công việc kinh doanh của họ. Nhng vấn đề là ở chỗ muốn dành đợc thắng lợi trong cạnh tranh hay sự thành công trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải làm những gì? Những năm qua, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, các doanh nghiệp đã thực sự phải vận động để tồn tại và đi lên bằng chính thực lực của mình. Cơ chế thị trờng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi, nếu không sẽ không thể đứng vững trớc sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác. Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ đợc tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nớc, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật t, công cụ dụng cụ, tài sản cố định . đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán . Từ đó có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán. Xuất phát từ những vấn đề trên, qua quá trình thực tập ở Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I, đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo, PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong công ty, em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình với đề tài: Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I. Chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 chơng: Chơng 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Chơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán( với ngời bán ngời mua và ngân sách Nhà Nớc) và phân tích tình hình, khả năng thanh toán của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I. Chơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán và tăng cờng khả năng thanh toán tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I. 2 chơng 1 Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. I-Các vấn đề chung về thanh toán: 1.Khái niệm chung về thanh toán Theo nghĩa chung nhất thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kinh tế- tài chính giữa các bên phải trả và bên nhận tiền ( các trao đổi mua bán đơn thuần không thuộc về quan hệ tài chính, chỉ có các quan hệ thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thởng, phạt vật chất thông qua việc mua bán có liên quan và sử dụng quỹ tiền tệ mới là quan hệ tài chính). Cụ thể ta có thể phân tích thanh toán ra thành hai loại hình với đặc điểm cơ bản: Thứ nhất là các hoạt động thanh toán đơn thuần. Đây là hình thức thanh toán phi tài chính hay còn gọi là giản đơn,phát sinh trong quá trình mua bán, trao đổi và là quan hệ thanh toán chấp nhận thông qua các hình thức trao đổi bằng hiện vật tiền mặt Quan hệ này chấm dứt sau khi các bên dã đạt đợc mục đích của mình. Thứ hai là các hoạt động thanh toán tài chính. Đây là các hoạt động thanh toán trong quan hệ trao đổi, thởng phạt dới các hình thức tiền mặt, hiện vậtnhng nó phải dựa trên cơ sở hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ (nguồn vốn tiền tệ) nh : quỹ tiền mặt, quỹ khen thởng, quỹ phúc lợi, nguồn vốn vay 2.Vai trò ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của DN: Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này. Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dới đây: 3 +Trong quan hệ thanh toán với nhà cung ứng: sự chậm chễ thanh toán gây ảnh hởng đến kết quả sản xuất do hàng bị trả chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra. +Trong quan hệ thanh toán với Nhà Nớc hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN( thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt, hoặc có thể bị truy tố trớc pháp luật) +Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: DN cần tránh để bị chiếm dụng vốn, tạo vòng quay vốn nhanh. +Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức ngời lao động. 3.Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản nợ theo thời gian thanh toán. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu phải trả. Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỉ luật thanh toán tài chính tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tôt công nợ, tránh dây da công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của DN. 4.Phân loại các nghiệp vụ thanh toán: Có 3 cách phân loại căn cứ vào các tiêu chí khác nhau: - Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nhiệp vụ thanh toán có thể chia thành 2 loại: +Thanh toán các khoản phải thu +Thanh toán các khoản phải trả - Dựa vào đối tợng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành các loại sau: +Thanh toán với nhà cung cấp. +Thanh toán với cấp trên và với ngân sách Nhà nớc. +Thanh toán với khách hàng. +Thanh toán với công nhân viên chức trong doanh nghiệp. +Thanh toán nội bộ doanh nghiệp. +Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng. +Thanh toán với các đối tợng khác. - Dựa vào thời hạn thanh toán,các nghiệp vụ thanh toán chia thành hai loại: +Thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. 4 +Thanh toán các khoản nợ dài hạn. 5.Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối t- ợng, thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời. Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về nguyên tệ và quy đổi theo đồng ngân hàng Nhà nớc VN, cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỉ giá thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng nhất là những đối tợng có vấn đề để có kế hoạch và có biện pháp thanh toán phù hợp. Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa 2 bên Nợ, Có của một số tài khoản(TK) thanh toán nh TK131,331 mà phải căn cứ vào số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 6.Các hình thức thanh toán: - Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lợng nhỏ, đơn giản bởi đối các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và không đảm bảo an toàn. Thông thờng hình thức này đợc áp dụng trong thanh toán với công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán nh: thanh toán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngoại tệ các loại, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị nh tiền mặt và thanh toán bằng vàng, bạc, đá quý - Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc thanh toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt ( thanh toán chuyển khoản ) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp, tiết kiệm lao động, chống tham ô, lạm phát, ổn định giá cả xã hội và góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển. 5 Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán gồm: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền, uỷ nhiệm chi, th tín dụng L/C ( Letter credit ). 7.Nội dung và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 7.1-Nội dung các khoản thanh toán: Các khoản thanh toán của doanh nghiệp đợc chia làm 2 loại khác nhau: Các khoản phải thu và các khoản phải trả. Tuy nhiên các khoản thanh toán này đều giống nhau ở chỗ tồn tại trong sự cam kết giữa chủ nợ với con nợ theo từng khoản tiền phải thanh toán về phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán . Các khoản phải thu của doanh nghiệp gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, tài sản thế chấp, ký cợc, ký quỹ và thuế GTGT đợc khấu trừ. Các khoản phải trả của doanh nghiệp gồm: Phải trả ngời bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, chi phí phải trả, các khoản tiền vay, nhận ký quỹ, ký cợc dài hạn và các khoản phải trả khác. 7.2-Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ về thanh toán: Theo dõi thanh toán từng đối tợng, từng khoản thanh toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thanh toán đúng thời hạn. Cần có biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời. Chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây da, tồn đọng, cần xử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi. Phải thanh toán đúng thời hạn quy định của Nhà nớc đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau. Không đợc phép bù trừ số d cuối kỳ trong tài khoản thanh toán số phải thu, phải trả của các đối tợng khác nhau. Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc thanh toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải đợc xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tợng, từng khoản thanh toán, ngăn chặn tình trạng vi phạm trong thanh toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý. Do đối tợng quan hệ trong thanh toán rất đa dạng, nội dung liên quan hầu hết đến các hoạt động sản xuất kinh doanh, vì vậy sổ sách, chứng từ phải cập nhật đầy đủ, thờng xuyên, kịp thời, tránh nhầm lẫn giữa các khoản chi phí với nhau gây tình trạng phản ánh số liệu không chính xác có thể dẫn đến việc lãi giả, lỗ thật trong doanh nghiệp. II-Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán: 6 1-Kế toán khoản phải thu của khách hàng: Phải thu của khách hàng là các khoản đơn vị phải thu của ngời mua sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ; của ngời giao thầu, xây dựng cơ bản về các khối lợng, công tác xây dựng cơ bản đơn vị đã hoàn thành bàn giao cha đợc trả tiền. Đây chính là số vốn của doanh nghiệp bị ngời khác chiếm dụng, vì vậy cần tổ chức quản lý tốt số nợ phải thu này để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. 1.1-Rủi ro gặp phải trong quan hệ thanh toán với khách hàng: Rủi ro là những sự kiện, hiện tợng có thể xảy ra ngoài ý muốn, không thể dự kiến trớc đợc và gây ra những hậu quả xấu. Rủi ro trong kinh doanh là xuất hiện một biến cố không mong đợi, gây mất mát về tài sản và lợi nhuận của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Rủi ro trong quan hệ thanh toán là rủi ro mà các khoản phải thu của doanh nghiệp từ phía khách hàng không có khả năng thu hồi ( khách hàng không trả hoặc không có khả năng trả. 1.2-Phơng pháp kế toán khoản phải thu của khách hàng: Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh các khoản phải thu của ngời nhận thầu xây dựng cơ bản với ngời giao thầu về khối lợng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những nguyên tắc sau: - Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho từng đối tợng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý. - Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải đợc ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan đợc lập theo đúng phơng pháp, quy định nh Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán 7 tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ . - Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phơng pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tợng khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên với doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp và đợc xác định là tiêu thụ. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trớc, trả trớc của khách hàng. - Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi đã giao hàng khi khách hàng có khiếu nại. - Doanh thu của số hàng đã bán bị ngời mua trả lại. - Số tiền chiết khấu bán hàng cho ngời mua. Số d bên Nợ: - Phản ánh số còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số d bên Có phản ánh số tiền nhận trớc hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết cuả từng đối tợng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng thuộc tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn. Tài khoản 139 - Dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi đợc vào cuối niên độ kế toán. Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, có những khoản phải thu mà ngời nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Các khoản tiền nợ của những khách hàng này gọi là nợ phải thu khó đòi. Để đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán, cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải dự toán số nợ có khả năng khó đòi, tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Số tính trớc này gọi là dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( khi khách hàng bị phá sản hoặc bi tổn thất thiệt hại lớn về tài sản, bị khánh tận nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần nhng không có kết quả ). 8 Việc xác định số lập dự phòng về các khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ khó đòi phải theo quy định của cơ chế tài chính. Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng làm hết mọi biện pháp để thu hồi nợ nhng vẫn không thu đợc và khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trong sổ kế toán và chuyển ra theo dõi chi tiết ở tài khoản 004- Nợ khó đòi đã xử lý ( Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán ). Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải đợc sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( nếu là doanh nghiệp Nhà nớc ). Số nợ này đợc theo dõi trong thời hạn quy định của cơ chế tài chính, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán số tiền thu đợc về nợ khó đòi đã xử lý. Trờng hợp thu đợc nợ sẽ hạch toán vào tài khoản 721- Các khoản thu nhập bất thờng. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139 -Dự phòng các khoản phải thu khó đòi: Bên Nợ: - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu đợc phải xử lý xoá nợ. - Kết chuyển số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải dự phòng cho niên độ sau. Bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí. Số d bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. * Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác. Trình tự hạch toán: - Các khoản bán chịu cho khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp, khối lợng công trình xây dựng cơ bản đã bàn giao, căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng ( theo giá thanh toán ) Có TK 511- Doanh thu bán hàng ( theo giá bán ) Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách ( thuế VAT đầu ra ) - Trờng hợp chấp thuận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và đợc trừ vào số nợ phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 811: Số chiết khấu thanh toán khách hàng đợc hởng Có TK 131: Số chiết khấu thanh toán trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua 9 - Trờng hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, hồi khấu chấp nhận cho ngời mua trừ vào nợ phải thu, kế toán ghi: Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD (không có thuế VAT). Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (không có thuế VAT). Nợ TK 3331(33311)- Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số giảm giá khách hàng đợc hởng. Có TK 131- Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu của ngời mua. Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT Nợ TK 532- Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD. Nợ TK 711,721-Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (cả VAT). Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua. - Trờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán(cả thuế VAT) của hàng bị trả lại: Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng. Nợ TK 3331(33311)- Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu hoặc thu nhập của hàng bán bị trả laị. Có TK 131(chi tiết đối tợng)- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng(kể cả VAT). Nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hay những mặt hàng không chịu thuế GTGT. Nợ TK 531- Doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD Nợ TK 711,721- Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng. Có TK 131- Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng. - Khách hàng trả tiền ( kể cả số lãi do trả chậm- nếu có ), kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 131- Phải thu của khách hàng ( nợ gốc ) Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính ( lãi ) 10