Đang tải... (xem toàn văn)
Kỹ Năng Viết Mail Công nghệ đang dần thay thế sức lao động của con người, trong môi trường công sở việc sử dụng mạng internet đã trở thành quen thuộc, không còn nhiều những thông điệp bằng văn bản giấy thay thế vào đó là thông tin được truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, cứ nghĩ rằng viết email là đơn giản. Nhưng khảo sát trên thực tế trong 100 email công việc có đến 90% trong đó chưa thực sự chuyên nghiệp hoặc thiếu thông tin, hãy lưu ý những điểm dưới đây trước khi bạn click vào gửi email. Đầy đủ thông tin Email trong công việc không phải là một bức thư đầy cảm xúc vì vậy đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thông tin là được. Trong cương vị của người đọc thư cũng không muốn đọc một email dài cả trang A4 chỉ để nói một điều là chưa chốt được hợp đồng với khách hàng, văn bản mail khác với cách truyền đạt thông tin trực tiếp, để có hiệu quả cao trong giao tiếp email cần tinh tế và chuyên nghiệp. Kiểm tra trước khi gửi đi Trước khi gửi email bạn phải chắc chắn đã đầy đủ thông tin cần thiết, đã đúng người nhận, hoặc bạn đã Cc, Bcc cho một người nào khác theo yêu cầu, nếu có file đính kèm hãy đảm bảo file đó đã chính xác và sẵn sàng để gửi đi, ngoài ra bạn cũng cần viết chủ đề của mail, chẳng hạn mail báo cáo công việc thì nên ghi rõ báo cáo công việc ngày bao nhiêu, bởi vì người nhận email có thể sẽ nhận rất nhiều email của người khác nữa. Cc và Bcc Có nhiều bạn còn chưa hiểu rõ Bc và Bcc là gì? sẽ bỡ ngỡ không biết sử dụng như thế nào cho đúng trong nhiều trường hợp. Cc hiểu một cách đơn giản nhất là bạn gửi một bản sao email cho một vài người khác, trong danh sách những người được Cc của cùng một email, họ sẽ nhìn thấy danh sách những người nhận khác. Ví dụ trong danh sách Cc của bạn có 3 người A1,A2,A3 thì A1 sẽ biết A2,A3 cũng nhận được email này. Bcc cách dùng cũng gần như Cc, chỉ khác một điểm quan trọng đó là người nhận không thấy được danh sách những người được gửi. Soạn email chuyên nghiệp Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm. Một điểm lưu ý đó là chữ ký của bạn nhé, đừng có hoa hèo quá mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc. Chữ ký của tôi: Vu Van Cuong Team Leader maketing mobile. +84 999 999 999 email. cuongvuxyz.com website. www.viecoi.vn address. Ho Chi Minh City Định dạng cũng là phần quan trọng, tốt nhất hãy để màu chữ và định dạng mặc định, tô đậm những keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh hơn. Văn phong chuyên nghiệp Ngôn ngữ trong công việc, cụ thể là trong email cần chuyên nghiệp, không sử dụng các từ ngữ địa phương, đa nghĩa hãy những từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm đối với người nhận email. Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi nhé, đây là lỗi mà cả những nhân viên lâu năm vẫn thường mắc phải, người nhận sẽ đánh giá thái độ và sự cẩn thận của bạn trong công việc. Bạn nên bắt đầu viết nội dụng bằng lời chào trước như “Dear..; Hi…”. Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn nếu email dài, hoặc sử dụng dấu gạch đầu dòng. Sau khi hoàn thành nội dung thì kết thúc ngắn gọn bằng một lời cảm ơn chân thành. Những lưu ý khác Không sử dụng email nội bộ công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, bởi vì email nội bộ được quản lý và lưu trữ các thông tin. Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước khi Forward email cho ai đó hãy hỏi ý kiến tác giả của email. Hãy cố gắng trả lời email trong thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với một lý do lãng xẹt là quá bận, bạn quá bận không có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail sao. Đó là những điều cơ bản nhất bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trong trao đổi thông tin điện tử, hãy đặt mình vào vị trị người nhận để hiểu được cảm giác khi đọc một email tồi như thế nào. Chúc bạn thành công trong công việc
Kỹ Năng Viết Mail Công nghệ dần thay sức lao động người, môi trường công sở việc sử dụng mạng internet trở thành quen thuộc, khơng nhiều thơng điệp văn giấy thay vào thơng tin truyền đạt thông qua phương tiện điện tử email, điện thoại, nghĩ viết email đơn giản Nhưng khảo sát thực tế 100 email cơng việc có đến 90% chưa thực chuyên nghiệp thiếu thông tin, lưu ý điểm trước bạn click vào gửi email Đầy đủ thông tin Email công việc thư đầy cảm xúc đừng viết dài dòng văn tự, viết ngắn gọn súc tích, đầy đủ thơng tin Trong cương vị người đọc thư không muốn đọc email dài trang A4 để nói điều chưa chốt hợp đồng với khách hàng, văn mail khác với cách truyền đạt thơng tin trực tiếp, để có hiệu cao giao tiếp email cần tinh tế chuyên nghiệp Kiểm tra trước gửi Trước gửi email bạn phải chắn đầy đủ thông tin cần thiết, người nhận, bạn Cc, Bcc cho người khác theo yêu cầu, có file đính kèm đảm bảo file xác sẵn sàng để gửi đi, ngồi bạn cần viết chủ đề mail, chẳng hạn mail báo cáo cơng việc nên ghi rõ báo cáo cơng việc ngày bao nhiêu, người nhận email nhận nhiều email người khác Cc Bcc Có nhiều bạn chưa hiểu rõ Bc Bcc gì? bỡ ngỡ sử dụng cho nhiều trường hợp Cc hiểu cách đơn giản bạn gửi email cho vài người khác, danh sách người Cc email, họ nhìn thấy danh sách người nhận khác Ví dụ danh sách Cc bạn có người A1,A2,A3 A1 biết A2,A3 nhận email Bcc cách dùng gần Cc, khác điểm quan trọng người nhận không thấy danh sách người gửi Soạn email chuyên nghiệp Email tối thiểu phải có đầy đủ thông tin người nhận, chủ đề, lời chào, nội dung, chữ ký, file đính kèm Một điểm lưu ý chữ ký bạn nhé, đừng có hoa hèo mức, chữ ký đơn giản gọn gàng với họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác thông tin liên lạc Chữ ký tôi: Vu Van Cuong Team Leader maketing mobile +84 999 999 999 email cuongvu@xyz.com website www.viecoi.vn address Ho Chi Minh City Định dạng phần quan trọng, tốt để màu chữ định dạng mặc định, tô đậm keyword quan trọng để người nhận nắm bắt nội dung nhanh Văn phong chuyên nghiệp Ngôn ngữ công việc, cụ thể email cần chuyên nghiệp, không sử dụng từ ngữ địa phương, đa nghĩa từ ngữ tối nghĩa gây hiểu nhầm người nhận email Kiểm tra lỗi tả trước gửi nhé, lỗi mà nhân viên lâu năm thường mắc phải, người nhận đánh giá thái độ cẩn thận bạn công việc Bạn nên bắt đầu viết nội dụng lời chào trước “Dear ; Hi…” Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn email dài, sử dụng dấu gạch đầu dòng Sau hồn thành nội dung kết thúc ngắn gọn lời cảm ơn chân thành Những lưu ý khác Không sử dụng email nội công ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, email nội quản lý lưu trữ thông tin Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước Forward email cho hỏi ý kiến tác giả email Hãy cố gắng trả lời email thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với lý lãng xẹt q bận, bạn q bận khơng có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail Đó điều bạn cần nắm vững để viết email chuyên nghiệp trao đổi thông tin điện tử, đặt vào vị trị người nhận để hiểu cảm giác đọc email tồi Chúc bạn thành công công việc! ... email Hãy cố gắng trả lời email thời gian sớm nhất, không nên để đến ngày hôm sau trả lời với lý lãng xẹt bận, bạn q bận khơng có đủ 10 phút đồng hồ để gửi mail Đó điều bạn cần nắm vững để viết. .. người nhận đánh giá thái độ cẩn thận bạn công việc Bạn nên bắt đầu viết nội dụng lời chào trước “Dear ; Hi…” Trong phần nội dung nên phân khúc phân đoạn email dài, sử dụng dấu gạch đầu dòng Sau... Không sử dụng email nội cơng ty để bàn tán, nói chuyện phiếm, nói xấu người khác, email nội quản lý lưu trữ thông tin Forward email với mục đích trêu chọc, đùa giỡn, trước Forward email cho hỏi