8 công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả với microsoft office

8 công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả với Microsoft Office làm việc hiệu quả với Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, và Outlook: những công cụ đã giúp Mircrosoft Office trở thành một trong những bộ công cụ máy tính được sử dụng nhiều nhất. Nhưng bộ công cụ này vẫn có những giới hạn riêng. Đó là một số vấn đề làm việc cơ bản mà chúng sẽ làm tốn thời gian của bạn với khoảng thời gian đó bạn có thể làm những việc khác. Trong khi bạn có những ứng dụng tuyệt vời hơn sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, bạn có lẽ không nhận ra những công cụ được thêm vào là rất hữu ích cho công việc văn phòng. Một vài trong số chúng hoàn toàn miễn phí. VIECOI.VN sẽ chia sẻ 8 ứng dụng tuyệt vời nhất, dễ dàng tải xuống và sử dụng. 1.ShapeChef làm việc hiệu quả với Microsoft Office ShapeChef là là một công cụ tuyệt vời được sản xuất bởi Wulfsoft. Nó cung cấp các mẫu, biểu đồ, đồ họa, và một lượng khổng lồ các biểu tượng cảm xúc cho Power Point, bộ sưu tập này đang được mở rộng. Trang web ShapeChef cho bạn những ý tưởng về thiết kế. Có các gói thiết kế từ các cá nhân cho đến các tổ chức lớn, chúng đều được cho phép sử dụng. ShapeChef thêm vào thư viện dạng ô cửa sổ trong Power Point giúp bạn dễ dàng truy cập. Các chi tiết được sắp xếp trong từng mục, hoặc bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm. Một khi bạn đã tìm thấy hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc thích hợp, kéo và thả nó từ thư viện ô vuông vào trang Power Point của bạn. Thật dễ dàng. Nó có nhiều lợi ích khác mà bạn có thể khai thác. Bạn có thể thêm bức hình của bạn vào thư viện, và tất nhiên là chia sẻ với những người khác để mọi người hưởng lợi ích từ sáng tạo của bạn. Điều đặc trưng này của ShapeChef khiến ảnh của bạn trở nên dễ dàng lưu trữ giữa nhóm hoặc tổ chức. Vậy còn phần tuyệt vời nhất? Bạn không còn phải tìm kiếm trên mạng hình ảnh phù hợp hay lo lắng về quyền hạn sử dụng chúng. Tìm hiểu 20 cách sử dụng Google Search hiệu quả nhất 2.FlowBreeze làm việc hiệu quả với Microsoft Office Nếu bạn đang phát ốm lên khi cố phát triển biểu đồ tiến trình với những công cụ vẽ và dấu mũi tên mà chúng chẳng bao giờ nằm đúng vị trí, bạn có thể dễ dàng gạt bỏ những điều rắc rối này bằng FlowBreeze. Công cụ tuyệt vời này được thêm vào trong Excel giúp người sử dụng dễ dàng tạo ra những biểu đồ chuyên nghiệp. Tất cả những gì bạn cần làm là vào trang làm việc và công cụ này sẽ tự động tạo ra các hình dáng phù hợp. Mỗi hình khối và một phần của trang được định dạng với những biểu tượng được sắp đặt thẳng hàng, nối với những mũi tên một cách tự động. Thậm chí nó còn là chuyên gia “từ trang tính đến biểu đồ”, chuyển đổi các tài liệu Word thành đồ thị. Với FlowBreeze bạn có thể: Tạo ra nhanh thanh dẫn “dễ dàng để sử dụng” nhanh chóng và sử dụng; Sử dụng 84 mẫu để thiết kế biểu tượng của riêng bạn Chọn từ 21 mẫu cho những sự kết nối: thẳng, lượn sóng, cong Thêm hình ảnh vào phía trên của biểu tượng Thay đổi định dạng biểu đồ từ 5 mẫu hình; Lưu biểu đồ như một tập tin Excel để mọi người có thể xem và chỉnh sửa. Sau 30 ngày sử dụng miễn phí, bạn có thể phải trả tiền với tư cách là người sử dụng. Bạn chỉ phải trả phí một lần. 3. ASAP Utilities làm việc hiệu quả với Microsoft Office Không phải là cái tên mới mẻ, ASAP Utilities là một phần mềm được thêm vào Excel, nó cung cấp các chức năng mới, lấp đầy các khoảng trống và giúp bạn làm những điều chưa thể làm được với Excel đơn giản. Nó đã tồn tại suốt 17 năm và chỉ mới cập nhật phiên bản mới nhất 5.6 vào tháng 122015. Bạn sẽ phải ghé trang ASAP Utilities và xem một vài clip để hiểu các chức năng mới này. Và xem các bình luận đánh giá của người sử dụng. Với trên 300 tính năng khác nhau, quá nhiều tên gọi, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian sử dụng chúng. Ví dụ, đã bao giờ bạn muốn đổi từ một cột thành nhiều hàng để tạo bảng chưa? ASAP Utilities tạo ra một cách rất dễ dàng. Trong khi số lượng các chức năng dường như quá nhiều, bạn có chỉ xem và chọn lựa cái bạn cần. Theo từng cấu trúc đơn giản, và ASAP Utilities sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm áp lực công việc. 4. Wikipedia AddIn làm việc hiệu quả với Microsoft Office Hiện tại bạn đang viết bài luận hoặc nội dung cho nhật ký trực tuyến, và bạn cần một số thông tin cơ bản về diễn viên, một thành phố, hoặc một quyển sách. Bạn có thể dừng việc đang làm, truy cập vào trang web Wikipedia để lấy thông tin, sao chép, trở lại cửa sổ làm việc Word, dán nó vào, và sau đó chỉnh sửa chúng bằng lời văn của chính mình. Hãy nói về nhiều sự gián đoạn trong quá trình làm việc của bạn. Và nó không cần thiết. Với ứng dụng Wikipedia, bạn có thể truy cập vào nguồn thông tin của Wikipedia ngay trên Word, tiết kiệm thời gian và sự gián đoạn. Khi bạn phân loại các mục tìm kiếm, ứng dụng này sẽ tự động tìm kiếm các thông tin cơ bản và cung cấp các kết quả trên thanh làm việc. Bạn cũng có thể chọn xem qua về văn bản, hình ảnh. Tuyệt hơn nữa bạn có thể chọn những câu trích dẫn và dán nó một cách tự động vào văn bản Word đang chạy. Dưới đây là một vài yêu cầu của ứng dụng: miễn phí cho : Internet Explorer, Word or Excel 2013, Word or Excel trực tuyến, hoặc Word or Excel cho iPad Wikipedia có sẵn trên 20 ngôn ngữ Nếu bạn đang tìm kiếm một cách truy cập nguồn tư liệu, thông tin nhanh nhất, không có công cụ nào tốt hơn Wikipedia app Chỉ cần truy cập vào trang web và chọn “Thêm vào” (Add) để bắt đầu sử dụng. 5. Office Tabs làm việc hiệu quả với Microsoft Office Làm việc với nhiều tài liệu cùng một lúc là một sự phiền muộn lớn trong Microsoft Office. Bạn phải đi tới đi lui giữa những cửa sổ khác nhau để tập hợp và thêm thông tin vào Word, Excel hoặc Power Point. Office Tabs sẽ giúp bạn mở tất cả các tập tài liệu trong một lần ở từng cửa sổ và xem mỗi cửa sổ ấy như một thẻ dữ liệu. Nó làm việc với tất cả các phiên bản của Microsoft Office từ năm 2003. Công cụ này gồm 3 thành phần: thẻ cho Word, Thẻ cho Excel, và thẻ cho Power Point, vì vậy bạn có thể kéo bất cứ dữ liệu trong ba nguồn này vào Office Tabs. Công cụ cho phép bạn làm việc với tất cả các dữ liệu và tắt tất cả bằng một cái nhắp chuột ( và bạn cũng có thể đóng từng dữ liệu nếu cần). Bạn có thể lưu những thay đổi của tất cả các dữ liệu chỉ bằng một cú nhắp chuột vào thẻ “ Save all” ( Lưu tất cả) Dưới đây là một vài chức năng khác: Khả năng tùy biến các thẻ của bạn với mười một kiểu khác nhau; Hiển thị tất cả các tên dữ liệu ( hiện nay, nếu tên dữ liệu quá dài nó sẽ cắt ngắn; ở Office Tabs sẽ hiển thị đầy đủ tên dữ liệu) Dung lượng nhỏ nên phần mềm sẽ luôn chạy nhanh Tạo ra nhiều lối tắt đi đến dữ liệu Truy cập website, tham khảo các thông tin và tải phiên bản cơ bản miễn phí hoặc phiên bản kinh doanh, nó sẽ có từng đặc trưng riêng. Với một người dùng, bạn có thể sử dụng phiên bản miễn phí trong 2 năm. Bạn cũng sẽ tìm được bản hướng dẫn trên website. 6. Kutools for Outlook làm việc hiệu quả với Microsoft Office Kutools forOutlook đưa ra một số lượng lớn các chức năng cho việc sắp xếp các thư điện tử của Outlook hợp lý và lưu trữ chúng vĩnh viễn. Cơ bản, Kutools for Microsoft Outlook cung cấp các chức năng đơn giản hóa tất cả các công việc phải làm hằng ngày như là: Tạo ra các sự hồi đáp email “Không ở văn phòng” một cách tự động; Tạo ra những sự tùy biến CC và BCC tự động cho tương lai. Gửi nhiều thư một lần; Sắp xếp thư rác với dụng cụ lọc tốt hơn. Với một cú nhắp chuột, bạn có thể: Tìm kiếm thư điện tử từ người gửi, tên địa chỉ thư hoặc tên miền; Trả lời tất cả các thư chưa đọc trong một lần; Xóa tất cả các thư từ người gửi bất kì hoặc xóa thư từ những tên đặc trưng; Xóa những thư giống nhau, liên lạc với những cái tên hoặc địa chỉ thư; Chặn người gửi, miền hoặc các từ khóa của nhóm. Sự cho phép vĩnh viễn giúp bạn tự do nâng cấp và sử dụng trong hai năm. Có nhiều sự cho phép sử dụng với mức giá giảm đáng kể. Nếu bạn tiếp tục có một khối lượng lớn thư điện tử, bạn sẽ cần công cụ này. 7. EMail FollowUp làm việc hiệu quả với Microsoft Office EMail FollowUp là một công cụ nữa cho Outlook. Nếu email là một phần quan trọng trong công việc của bạn, thì bạn sẽ hiểu sự thất vọng của việc gửi thư đi, hy vọng nó được hồi đáp và rồi chẳng có gì, thậm chí ban quên mất rằng bạn đã gửi thư và cần được trả lời. Bạn sẽ dễ dàng quên điều đó khi bạn bận rộn. Và điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất công việc, khi bạn nhận ra rằng bạn không thể tiếp tục mà không có sự hồi đáp. Email FollowUp sẽ đảm bảo rằng bạn không bao giờ quên những hồi đáp cần thiết. Khi bạn gửi thư, bạn có thể lên kế hoạch nhắc nhở để gửi một bức thư tiếp theo. Nếu bạn nhận được hồi đáp, hoặc là một cuộc gọi, trước khi lịch nhắc nhở, chỉ cần xóa nhắc nhở kế tiếp khỏi lịch. Nó đơn giản, hợp lý, và tiết kiệm đáng kể thời gian bạn phải kiểm tra và lại kiếm tra thư. Công cụ này chỉ thêm hai nút vào vùng soạn thảo tin nhắn Outlook của bạn. Đối với một người sử dụng, phí là 24, bạn sẽ dùng vĩnh viễn; ở phiên bản mới, bạn được sử dụng trong một năm. Bạn có thể tải bản dùng thử để xem nó hoạt động như thế nào. 8. Onetastic for OneNote làm việc hiệu quả với Microsoft Office Miễn phí luôn luôn là một điều tốt, và đó là Onetastic cho OneNote. Nếu bạn đã có ứng dụng ghi chú trực tuyến OneNote cho Microsoft, bạn sẽ thích thú với việc thêm Onetastic vào Onenote vì nó cung cấp nhiều chức năng mới: Cụ thể: Hiển thị thẻ chức năng một cách tự động Tải thêm các lệnh làm việc nếu cần thiêt Cài đặt lịch cho từng trang Onenote Luân phiên các dữ liệu xuất hoặc hình ảnh Cài đặt những lịch hằng ngày, chỉ trên Word; Cài đặt những bảng chọn cho nội dung Những clip và hướng dẫn đều có sẵn trên trang web, và mục hỏi đáp. Chúng tôi đang tìm kiếm nhiều cách để nâng cao hiệu quả làm việc, đặc biệt là làm việc trên máy tính, và chúng tôi sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tổ chức hợp lý công việc cũng như giảm căng thẳng khi sử dụng. Tuy nhiên hiện nay cũng có nhiều công cụ có thể tự sắp xếp một cách hợp lý. Đó là một lợi thế lớn. Hãy đóng góp và chia sẻ ý kiến cùng VIECOI.VN nhé Bài được dịch bởi Nhật Hạ từ www.lifehack.org

8 công cụ giúp bạn làm việc hiệu với Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook: công cụ giúp Mircrosoft Office trở thành cơng cụ máy tính sử dụng nhiều Nhưng cơng cụ có giới hạn riêng Đó số vấn đề làm việc mà chúng làm tốn thời gian bạn- với khoảng thời gian bạn làm việc khác Trong bạn có ứng dụng tuyệt vời giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, bạn có lẽ khơng nhận cơng cụ thêm vào hữu ích cho cơng việc văn phòng Một vài số chúng hồn tồn miễn phí VIECOI.VN chia sẻ ứng dụng tuyệt vời nhất, dễ dàng tải xuống sử dụng 1.ShapeChef ShapeChef là công cụ tuyệt vời sản xuất Wulfsoft Nó cung cấp mẫu, biểu đồ, đồ họa, lượng khổng lồ biểu tượng cảm xúc cho Power Point, sưu tập mở rộng Trang web ShapeChef cho bạn ý tưởng thiết kế Có gói thiết kế từ cá nhân tổ chức lớn, chúng cho phép sử dụng ShapeChef thêm vào thư viện dạng ô cửa sổ Power Point giúp bạn dễ dàng truy cập Các chi tiết xếp mục, bạn sử dụng cơng cụ tìm kiếm Một bạn tìm thấy hình ảnh biểu tượng cảm xúc thích hợp, kéo thả từ thư viện ô vuông vào trang Power Point bạn Thật dễ dàng Nó có nhiều lợi ích khác mà bạn khai thác Bạn thêm hình bạn vào thư viện, tất nhiên chia sẻ với người khác để người hưởng lợi ích từ sáng tạo bạn Điều đặc trưng ShapeChef khiến ảnh bạn trở nên dễ dàng lưu trữ nhóm tổ chức Vậy phần tuyệt vời nhất? Bạn khơng phải tìm kiếm mạng hình ảnh phù hợp hay lo lắng quyền hạn sử dụng chúng Tìm hiểu 20 cách sử dụng Google Search hiệu 2.FlowBreeze Nếu bạn phát ốm lên cố phát triển biểu đồ tiến trình với cơng cụ vẽ dấu mũi tên mà chúng chẳng nằm vị trí, bạn dễ dàng gạt bỏ điều rắc rối FlowBreeze Công cụ tuyệt vời thêm vào Excel giúp người sử dụng dễ dàng tạo biểu đồ chuyên nghiệp Tất bạn cần làm vào trang làm việc cơng cụ tự động tạo hình dáng phù hợp Mỗi hình khối phần trang định dạng với biểu tượng đặt thẳng hàng, nối với mũi tên cách tự động Thậm chí chun gia “từ trang tính đến biểu đồ”, chuyển đổi tài liệu Word thành đồ thị Với FlowBreeze bạn có thể: - Tạo nhanh dẫn “dễ dàng để sử dụng” nhanh chóng sử dụng; - Sử dụng 84 mẫu để thiết kế biểu tượng riêng bạn - Chọn từ 21 mẫu cho kết nối: thẳng, lượn sóng, cong - Thêm hình ảnh vào phía biểu tượng - Thay đổi định dạng biểu đồ từ mẫu hình; - Lưu biểu đồ tập tin Excel để người xem chỉnh sửa Sau 30 ngày sử dụng miễn phí, bạn phải trả tiền với tư cách người sử dụng Bạn phải trả phí lần ASAP Utilities Không phải tên mẻ, ASAP Utilities phần mềm thêm vào Excel, cung cấp chức mới, lấp đầy khoảng trống giúp bạn làm điều chưa thể làm với Excel đơn giản Nó tồn suốt 17 năm cập nhật phiên 5.6 vào tháng 12/2015 Bạn phải ghé trang ASAP Utilities xem vài clip để hiểu chức Và xem bình luận đánh giá người sử dụng Với 300 tính khác nhau, nhiều tên gọi, bạn tiết kiệm thời gian sử dụng chúng Ví dụ, bạn muốn đổi từ cột thành nhiều hàng để tạo bảng chưa? ASAP Utilities tạo cách dễ dàng Trong số lượng chức dường nhiều, bạn có xem chọn lựa bạn cần Theo cấu trúc đơn giản, ASAP Utilities giúp bạn tiết kiệm thời gian giảm áp lực công việc Wikipedia Add-In Hiện bạn viết luận nội dung cho nhật ký trực tuyến, bạn cần số thông tin diễn viên, thành phố, sách Bạn dừng việc làm, truy cập vào trang web Wikipedia để lấy thông tin, chép, trở lại cửa sổ làm việc Word, dán vào, sau chỉnh sửa chúng lời văn Hãy nói nhiều gián đoạn q trình làm việc bạn Và khơng cần thiết Với ứng dụng Wikipedia, bạn truy cập vào nguồn thông tin Wikipedia Word, tiết kiệm thời gian gián đoạn Khi bạn phân loại mục tìm kiếm, ứng dụng tự động tìm kiếm thơng tin cung cấp kết làm việc Bạn chọn xem qua văn bản, hình ảnh Tuyệt bạn chọn câu trích dẫn dán cách tự động vào văn Word chạy Dưới vài yêu cầu ứng dụng: miễn phí cho : Internet Explorer, Word or Excel 2013, Word or Excel trực tuyến, Word or Excel cho iPad - Wikipedia có sẵn 20 ngơn ngữ - Nếu bạn tìm kiếm cách truy cập nguồn tư liệu, thông tin nhanh nhất, khơng có cơng cụ tốt Wikipedia app - Chỉ cần truy cập vào trang web chọn “Thêm vào” (Add) để bắt đầu sử dụng Office Tabs Làm việc với nhiều tài liệu lúc phiền muộn lớn Microsoft Office Bạn phải tới lui cửa sổ khác để tập hợp thêm thông tin vào Word, Excel Power Point Office Tabs giúp bạn mở tất tập tài liệu lần cửa sổ xem cửa sổ thẻ liệu Nó làm việc với tất phiên Microsoft Office từ năm 2003 Công cụ gồm thành phần: thẻ cho Word, Thẻ cho Excel, thẻ cho Power Point, bạn kéo liệu ba nguồn vào Office Tabs Công cụ cho phép bạn làm việc với tất liệu tắt tất nhắp chuột ( bạn đóng liệu cần) Bạn lưu thay đổi tất liệu cú nhắp chuột vào thẻ “ Save all” ( Lưu tất cả) Dưới vài chức khác: - Khả tùy biến thẻ bạn với mười kiểu khác nhau; - Hiển thị tất tên liệu ( nay, tên liệu dài cắt ngắn; Office Tabs hiển thị đầy đủ tên liệu) - Dung lượng nhỏ nên phần mềm chạy nhanh - Tạo nhiều lối tắt đến liệu Truy cập website, tham khảo thơng tin tải phiên miễn phí phiên kinh doanh, có đặc trưng riêng Với người dùng, bạn sử dụng phiên miễn phí năm Bạn tìm hướng dẫn website Kutools for Outlook Kutools forOutlook đưa số lượng lớn chức cho việc xếp thư điện tử Outlook hợp lý lưu trữ chúng vĩnh viễn Cơ bản, Kutools for Microsoft Outlook cung cấp chức đơn giản hóa tất cơng việc phải làm ngày là: - Tạo hồi đáp email “Khơng văn phòng” cách tự động; - Tạo tùy biến CC BCC tự động cho tương lai - Gửi nhiều thư lần; - Sắp xếp thư rác với dụng cụ lọc tốt Với cú nhắp chuột, bạn có thể: - Tìm kiếm thư điện tử từ người gửi, tên địa thư tên miền; - Trả lời tất thư chưa đọc lần; - Xóa tất thư từ người gửi xóa thư từ tên đặc trưng; - Xóa thư giống nhau, liên lạc với tên địa thư; - Chặn người gửi, miền từ khóa nhóm - Sự cho phép vĩnh viễn giúp bạn tự nâng cấp sử dụng hai năm Có nhiều cho phép sử dụng với mức giá giảm đáng kể Nếu bạn tiếp tục có khối lượng lớn thư điện tử, bạn cần công cụ E-Mail Follow-Up E-Mail Follow-Up công cụ cho Outlook Nếu email phần quan trọng cơng việc bạn, bạn hiểu thất vọng việc gửi thư đi, hy vọng hồi đáp chẳng có gì, chí ban qn bạn gửi thư cần trả lời Bạn dễ dàng quên điều bạn bận rộn Và điều ảnh hưởng đến suất công việc, bạn nhận bạn tiếp tục mà khơng có hồi đáp E-mail Follow-Up đảm bảo bạn không quên hồi đáp cần thiết Khi bạn gửi thư, bạn lên kế hoạch nhắc nhở để gửi thư Nếu bạn nhận hồi đáp, gọi, trước lịch nhắc nhở, cần xóa nhắc nhở khỏi lịch Nó đơn giản, hợp lý, tiết kiệm đáng kể thời gian bạn phải kiểm tra lại kiếm tra thư Công cụ thêm hai nút vào vùng soạn thảo tin nhắn Outlook bạn Đối với người sử dụng, phí 24$, bạn dùng vĩnh viễn; phiên mới, bạn sử dụng năm Bạn tải dùng thử để xem hoạt động Onetastic for OneNote Miễn phí ln ln điều tốt, Onetastic cho OneNote Nếu bạn có ứng dụng ghi trực tuyến OneNote cho Microsoft, bạn thích thú với việc thêm Onetastic vào Onenote cung cấp nhiều chức mới: Cụ thể: - Hiển thị thẻ chức cách tự động - Tải thêm lệnh làm việc cần thiêt - Cài đặt lịch cho trang Onenote - Luân phiên liệu xuất hình ảnh - Cài đặt lịch ngày, Word; - Cài đặt bảng chọn cho nội dung Những clip hướng dẫn có sẵn trang web, mục hỏi đáp Chúng tơi tìm kiếm nhiều cách để nâng cao hiệu làm việc, đặc biệt làm việc máy tính, chúng tơi sử dụng nhiều phương pháp khác để tổ chức hợp lý công việc giảm căng thẳng sử dụng Tuy nhiên có nhiều cơng cụ tự xếp cách hợp lý Đó lợi lớn Hãy đóng góp chia sẻ ý kiến VIECOI.VN nhé! Bài dịch Nhật Hạ từ www.lifehack.org ... Outlook: công cụ giúp Mircrosoft Office trở thành công cụ máy tính sử dụng nhiều Nhưng cơng cụ có giới hạn riêng Đó số vấn đề làm việc mà chúng làm tốn thời gian bạn- với khoảng thời gian bạn làm việc. .. Nó làm việc với tất phiên Microsoft Office từ năm 2003 Công cụ gồm thành phần: thẻ cho Word, Thẻ cho Excel, thẻ cho Power Point, bạn kéo liệu ba nguồn vào Office Tabs Công cụ cho phép bạn làm việc. .. khoảng thời gian bạn làm việc khác Trong bạn có ứng dụng tuyệt vời giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc, bạn có lẽ không nhận công cụ thêm vào hữu ích cho cơng việc văn phòng Một vài số chúng hồn