3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ khi viết Email Trong một tuần, tôi đã cải thiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình rất nhiều. Vâng, tôi biết đó là một lời khẳng định rất lớn, nhưng đó là sự thật. Và phần tuyệt vời nhất là những việc mà tôi đã thay đổi thật ra rất đơn giản. Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng của mình: thực ra, xin lỗi và tôi. 1. Thực ra Khi tôi sử dụng thực ra, điều đó có nghĩa tôi đang điều chỉnh người khác Cảm hứng của tôi về việc loại bỏ từ thực ra bắt nguồn từ Carolyn Kopprasch, , người đã viết một bài blog tuyệt vời về từ này. Hóa ra rằng khi tôi sử dụng từ thực ra, điều đó thường bởi vì tôi đang điều chỉnh một ai đó. Bằng chứng là trong một email gần đây tôi đã gửi cho biên tập viên của mình. “Erin: Cách diễn đạt đó dễ gây hiểu lầm nên tôi đã thay đổi. Tôi: Thực ra, tôi đã lấy câu đó từ trang web của tên công ty” Đây không phải là một phản hồi tệ, nhưng một câu trả lời tốt hơn phải là: “Cảm ơn phản hồi của bạn Tôi đã sử dụng câu đó vì tôi tìm thấy nó trên trang của họ.” Phần thứ hai thể hiện cùng một thông tin nhưng bày tỏ sự tôn trọng và thân thiện hơn. Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều đó có lý, dễ hiểu 2. Xin lỗi Xin lỗi một cách chân thành Tôi cố gắng tránh việc nói xin lỗi trong những tình huống không cần phải xin lỗi như: khi tôi mắc phải một sai lầm nhỏ, khi tôi nêu ý kiến của mình, hoặc khi ai đó chỉ ra điều tôi đã bỏ lỡ. Tuy nhiên, bây giờ tôi thậm chí không sử dụng xin lỗi trong những trường hợp tôi thực sự mắc lỗi sai. Thay vào đó, tôi sẽ nói: Tôi xin lỗi. Bởi vì mọi người thường hay lạm dụng từ xin lỗi nên từ đó có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã và không chân thật. Mặt khác, Tôi xin lỗi được cho là hiếm khi sử dụng nên có giá trị hơn. Khi tôi sử dụng từ này, mọi người đều biết những gì tôi nói là chân thành. Tuần trước, tôi đã bỏ qua một cuộc họp quan trọng. Khi sếp hỏi điều gì đã xảy ra, tôi không nói: Xin lỗi, tôi quên mất. Tôi đã nói: Tôi xin lỗi – tôi hoàn toàn không nhớ. Từ giờ trở đi, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình ngay khi đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy ra điều đó một lần nữa. Lưu ý: Không chỉ xin lỗi, tôi còn lên kế hoạch để tránh những sai lầm tương tự trong tương lai. Điều đó tốt hơn nhiều so với việc chỉ nói: Xin lỗi, việc đó sẽ không xảy ra nữa. Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tôi xin lỗi, lần sau tôi sẽ ..., tôi hiểu tại sao bạn thất vọng 3. Tôi Tập trung giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày Tôi đã từng tập trung vào mọi thứ mà từ tôi đại diện, thay vì tập trung vào cách giúp đỡ những người mà tôi tương tác hằng ngày. Đây là một email tôi dự định sẽ gửi trước khi tôi nhận ra rằng nó chứa các từ cấm: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thông tin về việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi thực hiện chúng. Cảm ơn, Aja Đây là phiên bản viết lại: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn có thể gửi thông tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước khi triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ Cảm ơn, Aja Giảm việc sử dụng các từ tôi khiến tôi phải tập trung vào việc tôi đang làm là giúp ích cho công ty và sứ mệnh của chúng tôi như một tập thể, điều này làm cho việc giao tiếp của tôi trở nên hiệu quả hơn (và người nhận dễ tiếp thu hơn). Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tôi, chúng ta, nhóm của chúng tôi, công ty của chúng tôi, bộ phận của chúng tôi
3 từ ngữ thường dùng khiến bạn trở nên thô lỗ viết Email Trong tuần, cải thiện kỹ giao tiếp chuyên nghiệp nhiều Vâng, tơi biết lời khẳng định lớn, thật Và phần tuyệt vời việc mà thay đổi thật đơn giản Tôi loại bỏ ba từ sau khỏi vốn từ vựng mình: "thực ra", "xin lỗi" "tôi" Thực Cảm hứng việc loại bỏ từ "thực ra" bắt nguồn từ Carolyn Kopprasch, , người viết blog tuyệt vời từ Hóa tơi sử dụng từ "thực ra", điều thường tơi điều chỉnh Bằng chứng email gần gửi cho biên tập viên “Erin: Cách diễn đạt dễ gây hiểu lầm nên thay đổi Tôi: Thực ra, tơi lấy câu từ trang web [tên công ty]!” Đây phản hồi tệ, câu trả lời tốt phải là: “Cảm ơn phản hồi bạn! Tôi sử dụng câu tơi tìm thấy trang họ.” Phần thứ hai thể thông tin bày tỏ tôn trọng thân thiện Các lựa chọn thay thế: Chắc chắn rồi, Tôi hiểu rồi, ý kiến tuyệt vời, điều có lý, dễ hiểu Xin lỗi Tơi cố gắng tránh việc nói "xin lỗi" tình khơng cần phải xin lỗi như: mắc phải sai lầm nhỏ, tơi nêu ý kiến mình, điều bỏ lỡ Tuy nhiên, tơi chí khơng sử dụng "xin lỗi" trường hợp thực mắc lỗi sai Thay vào đó, tơi nói: "Tơi xin lỗi." Bởi người thường hay lạm dụng từ "xin lỗi" nên từ có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã không chân thật Mặt khác, "Tôi xin lỗi" cho sử dụng nên có giá trị Khi sử dụng từ này, người biết tơi nói chân thành Tuần trước, bỏ qua họp quan trọng Khi sếp hỏi điều xảy ra, tơi khơng nói: "Xin lỗi, tơi qn mất!" Tơi nói: "Tơi xin lỗi – tơi hồn tồn khơng nhớ Từ trở đi, tơi kiểm tra lịch đến bàn làm việc vào buổi sáng để không xảy điều lần " Lưu ý: Khơng xin lỗi, tơi lên kế hoạch để tránh sai lầm tương tự tương lai Điều tốt nhiều so với việc nói: "Xin lỗi, việc khơng xảy nữa." Các lựa chọn thay thế: Bạn nói đúng, tơi xin lỗi, lần sau , hiểu bạn thất vọng Tôi Tôi tập trung vào thứ mà từ "tơi" đại diện, thay tập trung vào cách giúp đỡ người mà tương tác ngày Đây email dự định gửi trước tơi nhận chứa từ cấm: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn vui lòng gửi cho tơi thơng tin việc triển khai chiến dịch vào thứ Tư tới không? Tôi muốn kiểm tra kỹ chi tiết trước thực chúng Cảm ơn, Aja Đây phiên viết lại: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn gửi thơng tin chiến dịch vào Thứ Tư tới không? Kiểm tra chi tiết trước triển khai để đảm bảo khách hàng cảm thấy vui vẻ! Cảm ơn, Aja Giảm việc sử dụng từ "tôi" khiến phải tập trung vào việc làm giúp ích cho cơng ty sứ mệnh tập thể, điều làm cho việc giao tiếp trở nên hiệu (và người nhận dễ tiếp thu hơn) Các lựa chọn thay thế: Bạn, chúng tơi, chúng ta, nhóm chúng tôi, công ty chúng tôi, phận ... người thường hay lạm dụng từ "xin lỗi" nên từ có xu hướng mang lại cảm giác suồng sã không chân thật Mặt khác, "Tôi xin lỗi" cho sử dụng nên có giá trị Khi tơi sử dụng từ này, người biết tơi nói...Cảm hứng việc loại bỏ từ "thực ra" bắt nguồn từ Carolyn Kopprasch, , người viết blog tuyệt vời từ Hóa tơi sử dụng từ "thực ra", điều thường tơi điều chỉnh Bằng chứng email gần gửi cho biên... thứ mà từ "tôi" đại diện, thay tập trung vào cách giúp đỡ người mà tương tác ngày Đây email dự định gửi trước nhận chứa từ cấm: Hi Sean, Khi bạn có chút thời gian, bạn vui lòng gửi cho thông tin