Xây dựng phong cách lãnh đạo hiệu quả tại công ty cổ phần than núi béo vinacomin

XÂY DỰNG PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN NÚI BÉO - VINACOMIN BÀI LÀM I Giới thiệu Công ty cổ phần than Núi Béo - Vinacomin - Công ty cổ phần than Núi Béo - Vinacomin Cơng ty cổ phần có 51% vốn nhà nước cơng ty tập đồn than Khống sản Việt Nam - Cơng ty Cổ phần than Núi Béo thành lập theo Quyết định số 3936/QĐ-BCN ngày 30/11/2005 Bộ công nghiệp việc phê duyệt phương án chuyển Công ty than Núi Béo thành công ty cổ phần than Núi Béo - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 5700101700 Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh Quảng Ninh cấp lại lần 4, ngày tháng năm 2011 - Vốn điều lệ Công ty cổ phần than Núi Béo – Vinacomin: 60.000.000.000 đồng (Sáu mươi tỷ đồng chẵn) Sản phẩm dịch vụ tiêu biểu -Ngành nghề kinh doanh: Khai thác, chế biến, kinh doanh than khống sản; - Xây dựng cơng trình thuộc mỏ, cơng trình cơng nghiệp dân dụng; Vận tải đưòng bộ, đường thuỷ đường sắt ; Chế tạo, sữa chữa, gia công thiết bị mỏ, phương tiện vận tải, sản phẩm khí, sản phẩm đúc; Quản lý khai thác cảng, bến thuỷ nội địa ; sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng; Kinh doanh xuất nhập vật tư thiết hàng hoá phục vụ sản xuất đời sống II Phân Tích Trong khuân khổ viết này, muốn đề cập tới vấn đề mà công ty gặp phải Hiện tơi cơng tác phòng Kế hoạch, sau học môn Quản trị hành vi tổ chức chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh Tơi với cương vị Trưởng Phòng Kế Hoạch cơng ty Cổ phần than núi béo thấy cần phải đổi môi trường làm việc tạo động lực cho nhân viên Phòng để phát huy tối đa sở trường cá nhân, phát huy tinh thần sáng tạo, hình thành tổ nhóm để chủ động giải công việc, phối hợp nhân viên phòng với để hiệu cơng việc đạt hiệu tốt - Trong thời gian qua tính chất cơng việc thực theoo quy trình, khơng đòi hỏi nhiều sáng tạo thành viên tham gia nên thông thường nhân viên chức thực theo mệnh lệnh Trưởng phòng, tham gia thảo luận nhóm, khơng tìm tòi đầu tư thời gian, trí tuệ để phát minh sáng kiến v.v việc phần tạo nhàm chán, thiếu động công tác không Cán viên chức xuất nhiều biểu làm qua loa cho xong việc chất lượng không đảm bảo, làm theo mệnh lệnh, không tâm huyết với công việc làm Cũng từ nhàm chán đơn điệu tẻ nhạt nêu trên, có số Cán viên chức có lực thực sự, tính cách động xin chuyển cơng tác tìm đến cơng việc hấp dẫn, phù hợp - Bài giảng Tính lãnh đạo tập hợp tổ chức môn học"Quản trị hành vi tổ chức" cách tiếp cận tinh thần Lãnh đạo, phải làm để giảm tơi ni dưỡng tinh thần Lãnh đạo người khác, làm Lãnh đạo phải có khả gây ảnh hưởng, khích lệ khiến cho người khác đóng góp tích cực cho việc tạo hiệu chung tổ chức Lý thuyết liên quan? - Phong cách lãnh đạo Lãnh đạo (leadership) quản lý (management) hai khái niệm khác nhau, hay đổ đồng, lẫn lộn với Nếu ta ví cấu trúc tổ chức (của doanh nghiệp, viện khoa học, Bộ, v.v.) sinh vật, phần lãnh đạo ví phần hồn (hay hệ thần kinh), phần quản lý phần thân (hay phận lại) sinh vật Tất nhiên hai phần quan trọng: có thân mà khơng có hồn “cái xác khơng hồn”, thân chết hồn chết theo Tuy nhiên, phần hồn, phần thân, phần xác định “tư cách” sinh vật: người thay gan, thay thận người đó, giả sử có cách thay não, lấy não người khác lắp vào, thành người khác Nói chức cơng việc, lãnh đạo quản lý hai công việc khác Những công việc chủ yếu lãnh đạo là:  Phân tích tình hình, định hướng, vạch chiến lược  Đưa định quan trọng  Làm điểm tựa uy tín cho tổ chức, người bên lẫn người bên ngồi Những cơng việc chủ yếu quản lý là:  Thực định lãnh đạo  Xử lý công việc day-to-day  Đảm bảo cho máy hoạt động trơn tru Ở tổ chức nhỏ, việc lãnh đạo quản lý hay qui làm một, người (ví dụ chủ doanh nghiệp nhỏ) đảm nhiệm Tuy nhiên, tổ chức lớn, phân biệt lãnh đạo quản lý cần thiết Có người có khả làm hai cơng việc lãnh đạo quản lý, tổ chức lớn có vị trí đòi hỏi phải làm hai việc Tuy nhiên, hai cơng việc đòi hỏi loại kỹ khác Những điều mà người lãnh đạo cần có (ngồi việc người có tư cách tốt nói chung) là: Uy tín cá nhân cao (nếu người bên khơng phục khó lãnh đạo,  uy tín với bên ngồi tồn tổ chức uy tín theo) Có trình độ cao, tầm nhìn xa trơng rộng, để đưa định  hướng định đắn Biết phối hợp hài hòa với phận quản lý  Người quản lý khơng thiết cần có trình độ cao, uy tín cao hay tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo, ngược lại cần đức tính như:  Hiểu tuân theo định lãnh đạo  Có tính kỷ luật, cẩn thận, tỉ mỉ, nắm sát chi tiết (người lãnh đạo khơng mạnh điểm này) Tùy lĩnh vực quản lý mà cần có trình độ chun mơn tương ứng  định Ví dụ: Một người làm trưởng phòng nhân (một chức vụ quản lý) chỗ này, dễ chuyển sang làm trưởng phòng nhân chỗ khác, làm quản lý nhân đâu gần giống nhau, đòi hỏi loại kỹ Nhưng người làm viện trưởng Viện Hóa (một chức vụ lãnh đạo) cần có uy tín ngành hóa học, khó chuyển thành làm viện trưởng Viện Cơ Học Nói cách hình thức, Việt Nam có phân biệt lãnh đạo quản lý, theo mơ hình “Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý” Nhưng vào chi tiết hơn, người đáng nhẽ phải lãnh đạo (ví dụ viện trưởng viện nghiên cứu) lại thành quản lý, người đáng nhẽ làm chức quản lý (ví dụ trưởng phòng tổ chức) có lại thành lãnh đạo Tức chức quản lý lãnh đạo nhiều bị đảo lộn, máy khơng có hiệu cao Xây dựng nhóm làm việc Phải đưa đội, nhóm làm việc cơng ty vào chun nghiệp hóa, bố trí hợp lý với khả làm việc nhóm, đội Cho họ quyền tự chủ sáng kiến cơng việc giao cho họ Do tạo thi đua cách tích cực sáng tạo cá nhân nhóm Ngồi phải xây dựng kỹ cá nhân tự giám sát giúp cho việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ cách tốt Các thảo luận nhóm phải tổ chức thường xuyên, để phát huy khả tiềm tàng cá nhân đóng góp cho cơng việc chung nhóm Xác định mục tiêu rõ ràng cho nhóm Các nhân viên ln dựa vào cấp phải xác định mục tiêu nhóm Nếu giám đốc không giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung, bất đồng nảy sinh nhân viên tự suy diễn mục tiêu nhóm theo cách riêng Ngược lại, họ có điểm xuất phát biết nhóm(hay doanh nghiệp) đâu Phân định rõ trách nhiệm cho nhân viên Các giám đốc cần phải làm cho nhân viên hiểu rõ trách nhiệm cá nhân quan hệ với thành viên khác nhóm Điều giúp nhân viên tránh hiểu lầm xung đột trách nhiệm người Công với nhân viên vấn đề đào tạo Nhân viên phải đào tạo trang bị kiến thức, kỹ cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ Sự chia rẽ nội nhóm xảy thành viên nhóm khơng thể thực tốt nhiệm vụ Việc đào tạo phải thường đựơc thực thường xuyên thời gian cho phép, nên nhân viên ghép thành đơi để học hỏi lẫn Khuyến khích việc xây dựng quan hệ thân thiết nhân viên Các doanh nghiệp thường xuyên bận rộn với nhiều nhiệm vụ để hồn thành quỹ thời gian có hạn, khơng nên mà qn việc tổ chức hoạt động để nhân viên có điều kiện giao lưu, hiểu biết lẫn khía cạnh ngồi cơng việc Sự hiểu biết, thơng cảm bên ngồi giúp cải thiện đáng kể cơng việc quan hệ nhân viên công việc Trao bớt quyền lực cho nhân viên Nên giao cho nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp cơng việc quyền định cơng việc họ Thông thường, nhân viên tin tưởng định sáng suốt, vượt qua nỗi lo lắng để đạt kết tốt công việc Phản hồi kết làm việc nhân viên Giám đốc khơng có trách nhiệm làm cho thành viên nhóm hiểu nhiệm vụ, kỳ vọng họ, mà phải thường xuyên nhận xét kết làm việc họ Thông qua việc giao tiếp cởi mở, nhân viên biết làm việc sao, nhờ cảm thấy an tồn sẵn sàng làm việc với Khen thưởng kịp thời Nên khen thưởng cho nhóm thay cá nhân Điều tạo tinh thần làm việc đồng đội Việc khen thưởng kịp thời giúp hâm nóng động làm việc nhiệt tình đội ngũ nhân viên Đặt thời hạn hợp lý mà nhân viên phải hồn tất cơng việc Để xây dựng tinh thần làm việc đồng đội, giám đốc cần phân chia trách nhiệm cách cơng bằng, có đền bù thỏa đáng cho nhân viên phải làm thêm Gặp gỡ thường xuyên Có thể gặp gỡ nhân viên qua họp hàng tháng theo kiểu ăn trưa thân mật hay họp nghiêm túc bàn hiệu làm việc đề đạt, yêu cầu nhân viên, có việc rà soát điều cần phải làm nhằm cải thiện tinh thần làm việc đồng đội Hạn chế kiểu báo cáo “cửa sau” Một điều mà giám đốc khó tránh khỏi có vài nhân viên muốn báo cáo sau họp thức đưa ý kiến, đề xuất có lợi cho riêng họ Các nhân viên cần hạn chế việc làm kiểu báo cáo “cửa sau“ làm sói mòn nghiêm trọng tinh thần đồng đội tổ chức Giải xung đột Mâu thuẫn - xung đột xảy cấp độ công ty doanh nghiệp Mỗi người có cá tính riêng, hiểu biết, cách phân tích đánh giá tình hình, phong cách ứng xử có nét riêng Dù tập thể nào, tổ chức có xung đột Nếu khơng tiến hành giải xung đột giải không thỏa đáng, dẫn đến tình trạng cơng ty đỗ vỡ khó lường cho tồn phát triển Công ty Khi phát mâu thuẫn xảy công ty, lãnh đạo hội đồng quản trị công ty phải nghiên cứu, tìm hiểu mâu thuẫn, phải phát nguyên nhân xung đột đưa cách giải cách hiệu Các nguồn gây xung đột bao gồm xung đột cá nhân xung đột nhóm Đối với xung đột cá nhân xung đột mâu thuẫn cá nhân đụng độ tính cách giao tiếp Khi cá nhân khơng thích nhau, khơng có niềm tin khác tư tưởng, hình thái, ý thức hệ, quan niệm cuốc sống, nhãn quan trị, xử lý tình kỹ thuật sản xuất, quan hệ đa chiều nội xã hội chạy đua chức vụ, quyền lợi Trong đó, xung đột nhóm có nguyên nhân chủ yếu từ xung đột nhóm mà nguồn lực khơng đủ, thành viên nhóm khác kiến thức chuyên môn, địa vị xã hội Vậy làm để quản lý mâu thuẫn xảy ra? Làm để tối đa hoá lợi nhuận tổ chức? Để xử lý xung đột trên, cần phải nghiên cứu thực theo điểm sau đây: Phải giữ thái độ tích cực, nhận xung đột xung đột có lợi cho cơng ty Những xung đột mang tính chất cá nhân mang tính chất phá hoại cơng ty Có người lãnh đạo cơng ty vào đốn giải tránh sai lầm bồng bột nóng vội Những xung đột giải thời gian ngắn mà phải sâu vào chất vấn đề để nghiên cứu giải dứt điểm tận gốc xung đột Có lúc ban lãnh đạo Cơng ty phải họp tìm biện pháp để dung hồ xử lý quyền uy để chấm dứt xung đột Tìm chiến lược giải vấn đề vấn đề mà nhà quản lý phải nghiên cứu để giải mâu thuẫn xung đột Lãnh đạo phải hiểu quan điểm người khác đặt vào vị trí người khác chứng tỏ nỗ lực cảm thơng Ngồi ra, lãnh đạo phải cần tôn trọng bên liên quan nhiều trường hợp sử dụng chiến lược khác để giải - Từ nội dung lý thuyết khả Lãnh đạo nêu trên, nhận thấy cần phải cải tổ công tác quản lý điều hành cơng việc đơn vị mình, trước mắt tơi thực phòng Kế hoạch, thấy đạt hiệu cao đề xuất phương pháp tới Tổng Giám đốc để áp dụng cơng ty Chức nhiệm vụ phòng kế hoạch tổng hợp: Phòng Kế hoạch tổng hợp – Cơng ty cổ phần than Núi Béo - Vinacomin có chức tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật chất lượng cơng trình tổng thầu, nhận thầu Tổng Cơng ty Phòng Kế hoạch tổng hợp - có nhiệm vụ cụ thể sau: - Công tác quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh: - Căn phương hướng phát triển kinh tế - xã hội Thành phố Quảng Ninh định hướng phát triển sản xuất kinh doanh Cơng ty, hướng dẫn phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổng hợp, đề xuất giao tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh năm Cơng ty trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty phê duyệt - Theo dõi việc thực kế hoạch Công ty Cơng ty thành viên, phân tích đánh giá kết sản xuất kinh doanh hàng quý – năm, đề xuất giải pháp thực trình Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Tổng Công ty để kịp thời đạo điều hành chung - Công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng xây lắp cơng trình tổng thầu, nhận thầu Công ty: - Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát kỹ thuật chất lượng, tiến độ thi cơng cơng trình Cơng ty tổng thầu, nhận thầu Tham gia xử lý vấn đề kỹ thuật, khối lượng phát sinh thi công kiến nghị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật Quản lý khai thác cảng, bến thuỷ nội địa ; - Phổ biến quy định, quy phạm Nhà nước, Công ty công tác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng; Kinh doanh xuất nhập vật tư thiết hàng hoá phục vụ sản xuất đời sống - Kiểm tra xác nhận khối lượng thi cơng hồn thành để Cơng ty tốn lương hàng tháng, tạm ứng cho xí nghiệp trực thuộc Công ty Mẹ Kiểm tra xác nhận hồ sơ tốn cơng trình, hạng mục cơng trình với vai trò nhà thầu - Tổ chức nghiệm đánh giá chất lượng bàn giao cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành để đưa vào sử dụng với vai trò nhà thầu - Cơng tác khác: - Lập báo cáo thống kế định kỳ tháng, quý, năm theo chức nhiệm vụ gửi quan cấp theo quy định - Theo dõi thông tin trang thông tin đấu thầu Bộ Kế hoạch đầu tư nguồn thông tin khác tổ chức, phối hợp, hướng dẫn đơn vị lập hồ sơ đấu thầu tham gia đấu thầu công trình, hạng mục cơng trình Tổng Cơng ty tham gia - Tham gia công tác kiểm kê tài sản đề xuất phương án lý tài sản theo quy định nhà nước - Soạn thảo văn thuộc chức nhiệm vụ phòng; lưu trữ bảo quản toàn văn bản, hồ sơ, tài liệu liên quan đến chức nhiệm vụ phòng Từ nhiệm vụ nhiệm vụ phòng kế hoạch trên: nên tơi lập đề án trình báo cáo lãnh đạo để hình thành tổ nhóm hoạt động độc lập tương hỗ lẫn nhau, cụ thể như: + Thành lập tổ quản lý kế hoach: nhiệm vụ là: khảo sát, theo dõi kế hoach phòng ban đưa ra, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Về biên chế tổ gồm tổ trưởng, tổ phó có từ đến thành viên + Thành lập tổ kỹ thuật nhiệm vụ chính: Tiếp nhận, quản lý hồ sơ thiết kế cơng trình, Xây dựng cơng trình thuộc mỏ, cơng trình cơng nghiệp dân dụng; Vận tải đưòng bộ, đường thuỷ đường sắt ; Chế tạo, sữa chữa, gia công thiết bị mỏ, phương tiện vận tải, sản phẩm khí, sản phẩm đúc trình Trưởng phòng kế hoạch duyệt, biên chế tổ gồm tổ trưởng, phó đến nhân viên Trong cơng việc, tùy thời điểm yêu cầu nhiệm vụ phòng để linh hoạt điều chuyển, tổ hỗ trự lẫn - Sau thành lập tổ phần phân công giao nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho tổ, lấy tiêu chí kết cơng việc thời gian hồn thành làm mục tiêu, không áp đặt ý kiến chủ quan, tạo điều kiện để tổ thành viên tổ chủ động, sáng tạo hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời đặt tiêu để giám sát mức độ hoàn thành, kịp thời đạo để đảm bảo cơng việc hồn thành u cầu mục đích đặt - Đề mốc tiến độ chung để tổ thành viên thực hiện, phát động đợt thi đua để khích lệ, động viên tinh thần làm việc cán viên chức, đề xuất hình thức khen thưởng phù hợp tính chất cơng việc khả tài đơn vị - Động viên tinh thần sáng tạo cán công chức cách định hướng công việc đề cao sáng kiến, giải pháp cá nhân, lắng nghe tôn trọng ý kiến thành viên đề xuất biện pháp giải công việc - Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo mục tiêu nhiệm vụ tổ hoàn thành mục đích, đảm bảo chất lượng tiến độ khơng tạo cảm giác nhân viên bị kiểm sốt thúc hối, làm tính chủ động thành viên - Trong sinh hoạt: tạo bầu khơng khí cởi mở vui vẻ nơi công sở, quan tâm nhiều đến tâm tư nguyện vọng hoàn cảnh cụ thể Cán viên chức, phát huy vai trò tổ chức cơng đồn, tổ chức hoạt động đồn thể, dã ngoại để gắn kết thành viên nhóm Từ lâu, chuyên gia kinh tế thừa nhận tầm quan trọng ý nghĩa việc trao quyền cho nhân viên Sau bước thực nội dung cụ thể - Kế hoạch thực hiện: việc làm cần thiết, thực tốt tin đem lại chuyển biến tích cực cơng việc, tạo khơng khí thoải mái, tự tin, khích lệ tinh thần lao động sáng tạo thành viên quan cần triển khai Tuy nhiên cần phải thực bước, giai đoạn tránh nóng vội, chủ quan dẫn đến ngờ vực, thận trọng thái lý cán viên chức - Thời gian thực hiện: thí điểm 01 năm nhân rộng mơ hình sau tiến hành tổng kết, rút kinh nghiệm Các giai đoạn thực hiện: Giai đoạn 1: Trước mắt, xây dựng đề án để thành lập tổ nêu trên, lựa chọn bố trí nhân cho phù hợp, trình lãnh đạo quan chấp thuận Giai đoạn 2: Phân công nhiệm vụ tổ, phân giao nhiệm vụ cho tổ trưởng, tổ phó rõ ràng rành mạch Giai đoạn 3: Trao đổi với tổ trưởng nhiệm vụ giao, nghe đề xuất tổ u cầu để hồn thành nhiệm vụ giao Giải đề xuất cách tốt điều kiện Giai đoạn 4: Duyệt đề cương thực tổ, thành viên lưu ý tạo điều kiện để thành viên tham gia với vai trò chủ động Giai đoạn 5: Giám sát kế hoạch vạch ra, kịp thời hỗ trợ việc triển khai gặp khó khăn tinh thần định hướng cách giải vấn đề Giai đoạn cuối: Tổng kết kết thực hiện, nhận xét đánh giá so sánh với trước đổi cấu tổ chức hình thức quản lý lãnh đạo Có báo cáo ưu, nhược điểm, rút kinh nghiệm để nhân rộng mơ hình thấy có kết - Trên phân tích vận dụng lý thuyết mơn học Quản trị hoạt động vào hoạt động thực tiễn Công ty cổ phần than Núi Béo – Vinacomin mà cụ thể phòng kế hoạch nơi tơi cơng tác Trong khn khổ viết này, giải pháp mà tơi trình bày chưa triệt để chưa có thống kê đầy đủ kết để có phản hồi tồn diện Tơi hy vọng thời gian tới tiếp tục hoàn thiện nghiên cứu nâng cao khả ứng dụng môn học quản trị hành vi tổ chức vào thực tiễn hoạt động quản lý Công ty cổ phần than Núi Béo – Vinacomin./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) GRIGGS - MBA Program, Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế (2) Văn hoá tri thức; Làm để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả; Tạo động lực cho nhân viên, yếu tố vàng thành công (http://www.dddn.com.vn) ... thần Lãnh đạo người khác, làm Lãnh đạo phải có khả gây ảnh hưởng, khích lệ khiến cho người khác đóng góp tích cực cho việc tạo hiệu chung tổ chức Lý thuyết liên quan? - Phong cách lãnh đạo Lãnh đạo. .. Kế hoạch tổng hợp – Cơng ty cổ phần than Núi Béo - Vinacomin có chức tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng Công ty lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật chất lượng... khả ứng dụng môn học quản trị hành vi tổ chức vào thực tiễn hoạt động quản lý Công ty cổ phần than Núi Béo – Vinacomin. / DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) GRIGGS - MBA Program, Quản trị hành vi tổ