Vv báo cáo thống kê kỳ đầu năm học 2016-2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC Hà Nội 08/2016 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU - Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu sử dụng chức hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) Giúp người dùng thực tốt kỳ báo cáo rà soát số liệu báo cáo đơn vị cấp dưới, đảm bảo tính xác đắn số liệu II TỔNG QUAN - Hệ thống EMIS chia làm phần : +Thu thập số liệu + Tổng hợp, quản lý số liệu + Khai thác số liệu - Các chức chương trình : + Quản lý giám sát kỳ báo cáo + Nhập số liệu – Import số liệu + Quản lý đơn vị + Xuất liệu chi tiết + Xuất liệu theo biểu III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Cấp Sở, Phòng 1.1 Quản lý đơn vị Các Sở giáo dục Phòng giáo dục quản lý đơn vị cấp thông qua chức quản lý đơn vị Phục vụ cho việc quản lý đầu trường danh mục đơn vị cấp Bước : Đăng nhập vào hệ thống Bước 2: Sau đăng nhập thành công Người sử dụng nhấn chuột vào chức Quản lý đơn vị Bước : Trên hình chọn tìm kiếm nâng cao chọn tiêu chí cần tìm kiếm Bước : Trên hình danh sách chọn trường cần thao tác Nhấn chuột vào biểu tượng cột thao tác Bước 5: Nhấn chuột vào liên kết Sửa thơng tin Bước 6: Màn hình Sửa thơng tin hiển thị, người sử dụng kiểm tra lại thông tin Nhập thông tin cần sửa Bước 7: Nhấn nút Lưu Quay lại hình danh sách để xem thông tin trường 1.2 Giám sát kỳ báo cáo Hỗ trợ Sở, Phòng giám sát chi tiết tiến độ thực báo cáo đơn vị cấp Các hình thức nộp báo cáo Bước : Sở, Phòng đăng nhập vào hệ thống Bước 2:Click vào phần tiến độ Bước : Danh sách đơn vị tham gia kỳ báo cáo Bước 4: Sở, phòng tích chọn vào hình thức nộp báo cáo đơn vị cấp Bước 5: Click vào trạng thái gửi số liệu để xem số liệu đơn vị cấp Bước 6: Click vào chốt số liệu số liệu đơn vị cấp gửi lên Bước 7: Yêu cầu tổng hợp lại với đơn vị sai số liệu 1.3 Tổng hợp số liệu Tạo phiên liệu tổng hợp cấp Sở phòng cách nhấn vào nút Tổng hợp số liệu hình 1.4 Rà sốt số liệu Chức cho phép người dùng khai thác số liệu dạng biểu phẳng Có loại biểu để khai thác số liệu: - Biểu Hồ sơ trường: lựa chọn xuất biểu HST, hệ thống xuất số liệu tổng tiêu chíhồ sơ trường tất trường trực thuộc đơn vị chọn - Biểu 5363: lựa chọn xuất biểu 5363, hệ thống xuất số liệu tiêu chí Sở chọn 1.4.1 Xuất liệu Hồ sơ trường dạng phẳng Chức cho phép người dùng thực xuất liệu dạng file phẳng  Các bước thực hiện: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cấp Sở Bước 2: Chọn tab Rà soát số liệu Bước 3: Tại khung rà soát số liệu: - Chọn năm học - Chọn kì báo cáo - Chọn biểu rà sốt - Nhấn nút Rà soát Dữ liệu xuất file Excel dạng phẳng đây: 1.4.2 Xuất liệu Hồ sơ trường gom nhóm xuất biểu 5363 Chức cho phép người dùng xuất liệu dạng file phẳng thực gộp nhóm trường theo quận huyện  Các bước thực hiện: Bước 1: Đăng nhập tài khoản cấp Sở Bước 2: Chọn tab Rà soát số liệu Bước 3: Tại khung rà soát số liệu: - Chọn năm học - Chọn kì báo cáo - Chọn biểu rà sốt - Tích chọn gom nhóm theo quận/huyện - Nhấn nút Rà sốt Dữ liệu xuất dạng sau: 1.5 Khai thác số liệu 1.5.1 Xuất liệu chi tiết Chức cho phép cấp Sở lấy số liệu chi tiết của Phòng, trường trực thuộc, kỳ báo cáo theo tiêu định Người dùng phép chọn tiêu cần lấy số liệu, hệ thống xuất danh sách liệu chi tiết đơn vị chọn Sau đăng nhập, người dùng nhấn vào menu item: Xuất liệu chi tiết Hệ thống hiển thị hình Xuất liệu chi tiết bao gồm Vùng tiêu chí : thực thêm tiêu chí cần xuất liệu Vùng khu vực : thực chọn khu vực cần xuất liệu Vùng kỳ: thực chọn Kỳ báo cáo cần xuất liệu Vùng biểu mẫu: chọn biểu mẫu a Thêm tiêu chí Tại hình Xuất liệu chi tiết người sử dụng thực theo bước sau: Bước 1: Nhấn nút Thêm tiêu chí vùng bổ sung tiêu chí Hệ thống hiển thị hình thêm tiêu chí hình dưới: Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu + màu xanh để hiển thị nhóm tiêu chí cha – nhóm tiêu chí Sau lựa chọn nhóm tiêu chí nhỏ nhất, hệ thống hiển thị hình danh sách tiêu chí hình dưới: 10 Bước 3: Nhấn vào liên kết Nhập Bước 4: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu “+” vùng nhóm biểu mẫu để lựa chọn nhóm biểu mẫu cha, nhóm biểu mẫu đơn vị nhỏ biểu mẫu Người dùng nhấn chuột vào biểu tượng dấu “-” để thu gọn nhóm biểu mẫu lại Sau chọn biểu mẫu, hệ thống hiển thị hình chi tiết biểu mẫu lựa chọn có nút Lưu, Nhập từ Excel, Quay lại, Phóng to 35 Vùng tiêu chí hiển thị dạng lưới tiêu chí cho phép nhập liệu tô màu trắng tiêu chí vùng khơng cho phép nhập liệu tô màu xám Tại bước có hình thức nhập liệu: a Nhập liệu trực tiếp trang web Bước a.1: Tại vùng tiêu chí, người dùng thực nhập liệu vào tiêu chí màu trắng Các tiêu chí có cơng thức tính tính tự động  Chú ý: Khi nhập liệu sai so với công thức hệ thống hiển thị thông báo lỗi Lưới bắt lỗi 36 Để biết thông tin chi tiết lỗi tiêu chí gì, người dùng nhấn chuột vào lỗi tương ứng với tiêu chí lưới bắt lỗi Hệ thống hiển thị thơng báo lỗi, tiêu chí có ràng buộc với tiêu chí lỗi đánh dấu trực tiếp biểu mẫu Nhấn chuột vào công thức thông báo lỗi, hệ thống hiển thị chi tiết ô tiêu chí ràng buộc cơng thức 37 Tại người dùng thực nhập lại số liệu theo công thức ràng buộc, số liệu nhập vào chữ “Er” lưới bắt lỗi khơng hiển thị Bước a.2: Nhấn nút Lưu Bước a.3.Sau lưu hệ thống yêu cầu bạn nhập tên cho phiên liệu, nhập tên nhấn Lưu 38 b Nhập liệu từ file excel Hồ sơ trường Bước b.1: nhấn nút Nhập từ Excel Bước b.2: Tại hộp thoại Nhập từ Excel, nhấn nút Chọn file 39 Bước b.3: Thực chọn file, tìm kiếm tới thư mục có chứa file Hồ sơ trường có liệu nhấn nút Open Bước b.4: Nhấn nút Tải file Hệ thống hiển thị hộp thoại nhập liệu từ file Excel đó: - Tên biểu mẫu: hiển thị tên biểu mẫu có nhóm biểu mẫu lựa chọn - Tên sheet: hiển thị tên sheet có file Excel vừa chọn 40 Bước b.5: Tại hộp thoại tên sheet, nhấn vào ô danh sách sheet nút mũi tên xuống Sau thực chọn sheet tương ứng với biểu mẫu Nếu người dùng chọn giá trị Lựa chọn sheet bỏ qua Nếu người dùng chọn giá trị sheet biểu mẫu hiển thị giá trị liệu tiêu chí file Excel Bước b.6 : Nhập tên phiên 41 Bước b.7: Nhấn nút Lưu Dữ liệu từ file Excel hiển thị lên hệ thống hình 42 Lưu ý số lỗi import liệu • Sai định dạng file import - Thực import file liệu xlsx hệ thống hiển thị thông báo lỗi - Cách khắc phục: Người sử dụng thực import file biểu mẫu định dạng cho phép: xls, xlt • - Sai sheet liệu Thực import file liệu định dạng, Lựa chọn sheet biểu mẫu không định dạng theo biểu mẫu Hệ thống thông báo lỗi tương ứng Cách khắc phục: Người sử dụng thực tải file biểu mẫu chứa sheet biểu mẫu định dạng biểu mẫu kỳ báo cáo 43 • - - Cảnh báo Cập nhật Thơng tin trường Cơ sở vật chất Thực import file liệu định dạng Lựa chọn sheet biểu mẫu định dạng theo biểu mẫu Import liệu Hiển thị cảnh báo cập nhật thông tin trường sở vật chất Cách khắc phục: Người sử dụng thực nhấn chuột vào nút Cập nhật thông tin Trường để cập nhật thông tin trường, nhấn chuột vào nút Cập nhật thông tin Cơ sở vật chất để cập nhật thông tin Cơ sở vật chất 44 2.4 Gửi liệu lên cấp Tại hình nhập liệu Bước 1: Nhấn nút Gửi lên cấp để gửi liệu lên cấp Bước 2: Màn hình Gửi lên cấp hiển thị Nhấn chuột vào biểu tượng dấu + màu xanh để hiển thị nhóm biểu mẫu cha – nhóm biểu mẫu – biểu mẫu 45 Bước 3: Tích chọn nhóm biểu mẫu biểu mẫu cần gửi lên cấp Bước 4: Nhấn nút Gửi lên cấp 46 Sau nhấn nút gửi lên cấp trên, hệ thống làm mờ hình chứa tiêu chí biểu mẫu khơng cho phép nhập sửa liệu, icon nhóm biểu mẫu hiển thị icon tích gửi 2.5 Sửa liệu cấp Phòng yêu cầu tổng hợp lại Khi cấp Phòng yêu cầu cấp Trường tổng hợp lại số liệu, kỳ có trạng thái Yêu cầu tổng hợp lại Điều kiện trước người dùng đăng nhập vào hệ thống tài khoản cấp Trường Các bước thực sau: Bước 1: Chọn menu Kỳ báo cáo Hệ thống hiển thị hình danh sách kỳ báo cáo Bước 2: Tại hình danh sách kỳ báo cáo, chọn kỳ báo cáo có trạng thái Yêu cầu tổng hợp lại nhấn chuột vào liên kết Xem phiên 47 Bước 3: Tại hình danh sách phiên bản, chọn phiên liệu có trạng thái Yêu cầu tổng hợp lại Bước 4: Nhấn chuột vào biểu tượng dấu “+” vùng nhóm biểu mẫu để lựa chọn nhóm biểu mẫu cha, nhóm biểu mẫu đơn vị nhỏ biểu mẫu Sau chọn biểu mẫu, hệ thống hiển thị hình danh sách tiêu chí người dùng thực sửa số liệu biểu mẫu 48 Bước 5: Nhấn nút Lưu Bước 6:Gửi lại liệu lên cấp 49 ... thông tin trường 1.2 Giám sát kỳ báo cáo Hỗ trợ Sở, Phòng giám sát chi tiết tiến độ thực báo cáo đơn vị cấp Các hình thức nộp báo cáo Bước : Sở, Phòng đăng nhập vào hệ thống Bước 2:Click vào phần... dụng chức hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) Giúp người dùng thực tốt kỳ báo cáo rà soát số liệu báo cáo đơn vị cấp dưới, đảm bảo tính xác đắn số liệu II TỔNG QUAN - Hệ thống EMIS chia... chọn kỳ báo cáo 14 Bước 4: Tích chọn biểu mẫu Bước 5: Nhấn nút Xuất Excel Hệ thống xuất file Excel chi tiết hình 15 Dữ liệu tiêu chí file Excel tính tổng liệu tiêu chí phiên liệu Kỳ báo cáo tích