CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP DẦU KHÍ VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2012 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2012 CỦA TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP DẦU KHÍ VIỆT NAM Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi áp dụng Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông sử dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2012 (ĐHĐCĐ) Tổng công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam (PVC) Điều 2: Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ bên tham gia Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội Điều 3: Cổ đông bên tham gia có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế Chương II QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều 4: Quyền nghĩa vụ cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông 4.1 Điều kiện tham dự Đại hội: Tất cổ đông sở hữu cổ phiếu PVC theo danh sách cổ đông Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam chốt ngày 18/04/2012 người uỷ quyền tham dự hợp lệ 4.2 Quyền nghĩa vụ cổ đông đủ điều kiện tham dự đại hội: a Cổ đông người uỷ quyền (sau gọi tắt cổ đông) đến dự Đại hội cần mang theo giấy tờ sau: - Thông báo mời họp - Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu - Giấy uỷ quyền (trường hợp uỷ quyền tham dự Đại hội) (Trường hợp cổ đơng cá nhân Giấy uỷ quyền phải ký cổ đơng Trường hợp cổ đơng pháp nhân/tổ chức Giấy uỷ quyền phải đóng dấu ký người đại diện theo pháp luật pháp nhân/tổ chức đó) Sau xuất trình giấy tờ cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông, cổ đông đến dự Đại hội nhận 01 Thẻ biểu 02 Phiếu bầu cử (ghi mã cổ đông số cổ phần có quyền biểu cổ đơng đó) Giá trị Thẻ biểu Phiếu bầu cử mà cổ đông đến dự Đại hội tương ứng với tỷ lệ tổng số cổ phần có quyền biểu mà cổ đơng sở hữu uỷ quyền theo đăng ký tham dự Đại hội tổng số cổ phần có quyền biểu cổ đơng tham dự Đại hội 1/5 b Cổ đơng uỷ quyền văn cho người nhận uỷ quyền thay mặt tham dự biểu quyết/bầu cử Đại hội đồng cổ đông Người uỷ quyền tham dự Đại hội không uỷ quyền lại cho người khác tham dự Đại hội c Cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đồng ý Chủ tọa, phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thông qua Những vấn đề người trước phát biểu khơng phát biểu lại để tránh trùng lặp Cổ đông tham dự Đại hội ghi nội dung vào Phiếu câu hỏi chuyển cho Ban Thư ký Đại hội d Cổ đông biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông theo quy định Điều lệ PVC e Cổ đông tới dự họp Đại hội đồng cổ đông sau nghe báo cáo nội dung cần thông qua thảo luận thông qua biểu f Trong thời gian tiến hành Đại hội, cổ đông phải tuân thủ theo hướng dẫn Đồn Chủ tịch, ứng xử văn minh, lịch sự, khơng gây trật tự g Cổ đông đến sau Đại hội khai mạc, sau hoàn tất thủ tục đăng ký, tham dự tham gia biểu quyết/bầu cử nội dung cần biểu lại theo chương trình Đại hội thơng qua Trong trường hợp này, hiệu lực biểu quyết/bầu cử tiến hành không bị ảnh hưởng Điều 5: 5.1 5.2 a Quyền nghĩa vụ Chủ tọa, Đoàn Chủ tịch Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT) Chủ tọa ĐHĐCĐ thông qua họp Đồn Chủ tịch bầu Đại hội, có nhiệm vụ: Điều hành hoạt động Đại hội theo chương trình Đại hội thơng qua; Tiến hành công việc cần thiết để Đại hội đồng cổ đơng diễn có trật tự, phản ánh mong muốn đa số cổ đông tham dự b Hướng dẫn đại biểu Đại hội thảo luận c Trình dự thảo nội dung cần thiết để Đại hội biểu d Trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu Điều 6: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự ĐHĐCĐ Ban tổ chức Đại hội đề cử Ban Kiểm tra tư cách cổ đông nhận giấy tờ cổ đơng đến họp để kiểm tra tính hợp lệ đối chiếu với danh sách cổ đơng có quyền dự họp chốt thời điểm ngày 18/04/2012; Phát tài liệu, Thẻ biểu quyết, Phiếu biểu Phiếu bầu cử; Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông trước Đại hội thức tiến hành Điều 7: Quyền nghĩa vụ Ban Thư ký Đại hội 7.1 Chủ tọa giới thiệu Ban Thư ký Đại hội tổ chức lấy ý kiến thông qua Đại hội 7.2 Ban Thư ký Đại hội thực công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa, bao gồm: a Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung Đại hội b Hỗ trợ Đồn Chủ tịch cơng bố dự thảo Biên Nghị Đại hội thơng báo Đồn Chủ tịch gửi đến cổ đông yêu cầu c Tiếp nhận phiếu câu hỏi cổ đông thông qua Tổ giúp việc Đoàn chủ tịch Điều 8: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm phiếu 8.1 Chủ tọa giới thiệu Ban Kiểm phiếu tổ chức lấy ý kiến thông qua Đại hội 8.2 Ban Kiểm phiếu có nhiệm vụ: 2/5 a b c d e Thông qua Quy chế bầu cử Giới thiệu nội dung, cách ghi phiếu biểu quyết, phiếu bầu Giám sát việc biểu quyết, bầu cử cổ đông Đại hội Tổng hợp số cổ phần biểu quyết, bầu cử theo nội dung Thông báo kết cho Chủ tọa, Ban Thư ký Đại hội công bố kết biểu quyết, bầu cử trước Đại hội Chương III TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 9: Điều kiện tiến hành Đại hội Cuộc họp Đại hội đồng cổ đơng tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 65% tổng số cổ phần có quyền biểu theo danh sách cổ đông Tổng công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam chốt ngày 18/04/2012 Điều 10: Trật tự Đại hội 10.1 Tất cổ đông đến tham dự Đại hội ăn mặc chỉnh tề 10.2 Cổ đơng vào phòng Đại hội phải ngồi vị trí khu vực Ban Tổ chức Đại hội quy định Tuân thủ việc điều hành Chủ tọa Ban tổ chức Đại hội 10.3 Không hút thuốc phòng Đại hội; 10.4 Khơng nói chuyện riêng, không sử dụng điện thoại di động Đại hội diễn Điện thoại di động phải tắt không để chuông Điều 11: Cách thức biểu thông qua vấn đề Đại hội Tất nội dung chương trình Đại hội phải thông qua cách lấy ý kiến biểu công khai tất cổ đông tham dự Đại hội THẺ BIỂU QUYẾT PHIẾU BẦU CỬ theo số cổ phần sở hữu/đại diện sở hữu và/hoặc uỷ quyền Mỗi cổ đông cấp 01 THẺ BIỂU QUYẾT 02 PHIẾU BẦU CỬ, ghi: Mã Cổ đơng; Số cổ phần có quyền biểu quyết/bầu cử (sở hữu/đại diện sở hữu và/hoặc ủy quyền) cổ đơng có đóng dấu treo PVC 11.1 THẺ BIỂU QUYẾT: in giấy màu xanh, dùng để biểu thông qua nội dung sau: a Thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2012; b Thông qua thành phần Đồn Chủ tịch đại hội; c Thơng qua Chương trình nghị sự; d Thông qua thành phần Ban Thư ký Đại hội Ban Kiểm phiếu; e Thông qua Báo cáo Kết hoạt động HĐQT năm 2011, phương hướng kế hoạch hoạt động HĐQT năm 2012; f Thông qua Báo cáo kết sản xuất kinh doanh năm 2011 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2012; g Thơng qua Báo cáo tài kiểm tốn năm 2011; h Thông qua Phương án phân phối lợi nhuận năm 2011 i Thơng qua tốn thù lao năm 2011 dự toán thù lao năm 2012 thành viên HĐQT thành viên Ban Kiểm soát (BKS); j Thông qua Báo cáo hoạt động BKS năm 2011; 3/5 k Thông qua việc lựa chọn đơn vị kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo tài năm 2012; l Thơng qua Tờ trình việc Báo cáo kết phát hành uỷ quyền cho Hội đồng quản trị PVC định phương án sử dụng vốn thu từ đợt chào bán; m Thông qua việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ PVC; n Thông qua việc bổ nhiệm bổ sung thành viên HĐQT năm 2011; o Thông qua Quy chế bầu cử thành viên HĐQT thành viên Ban Kiểm sốt; p Thơng qua Tờ trình việc bầu HĐQT BKS PVC nhiệm kỳ 2012 – 2017; q Thông qua Biên Nghị Đại hội đồng cổ đông 11.2 PHIẾU BẦU CỬ: in giấy màu hồng, dùng để biểu Bầu thành viên Hội đồng quản trị 11.3 PHIẾU BẦU CỬ: in giấy màu vàng, dùng để biểu Bầu thành viên Ban Kiểm soát Cổ đông biểu vấn đề cách giơ THẺ BIỂU QUYẾT để biểu theo nội dung sau: Đồng ý; Khơng đồng ý; Khơng có ý kiến Bầu cử thành viên HĐQT, BKS cách ghi số quyền biểu vào PHIẾU BẦU CỬ Điều 12: Thông qua Quyết nghị Đại hội đồng cổ đông 12.1 Quyết nghị Đại hội đồng cổ đông việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ Tổng công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam họp thông qua số cổ đông đại diện 75% tổng số cổ phần có quyền biểu tất cổ đông dự họp chấp thuận 12.2 Quyết nghị Đại hội đồng cổ đông vấn đề khác chương trình Đại hội thông qua số cổ đông đại diện 65% tổng số cổ phần có quyền biểu tất cổ đông họp chấp thuận Chương IV KẾT THÚC ĐẠI HỘI Điều 13: Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông 13.1 Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lập xong thông qua trước bế mạc Đại hội 13.2 Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lưu giữ Tổng cơng ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam Điều 14: Hiệu lực thi hành Quy chế gồm 14 (mười bốn) Điều, đọc công khai trước Đại hội đồng cổ đơng có hiệu lực thi hành sau Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2012 biểu thông qua TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Trịnh Xuân Thanh 4/5 5/5 ...b Cổ đơng uỷ quy n văn cho người nhận uỷ quy n thay mặt tham dự biểu quy t/bầu cử Đại hội đồng cổ đông Người uỷ quy n tham dự Đại hội không uỷ quy n lại cho người khác tham dự... hội THẺ BIỂU QUY T PHIẾU BẦU CỬ theo số cổ phần sở hữu/đại diện sở hữu và/hoặc uỷ quy n Mỗi cổ đông cấp 01 THẺ BIỂU QUY T 02 PHIẾU BẦU CỬ, ghi: Mã Cổ đơng; Số cổ phần có quy n biểu quy t/bầu cử... biểu quy t, phiếu bầu Giám sát việc biểu quy t, bầu cử cổ đông Đại hội Tổng hợp số cổ phần biểu quy t, bầu cử theo nội dung Thông báo kết cho Chủ tọa, Ban Thư ký Đại hội công bố kết biểu quy t,