Thông tư 14 2011 TT-BNV quy định thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT - NAM Số: 14/2011/TT-BNV Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2011 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN Căn Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Căn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp; Bộ Nội vụ quy định việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn sau: Chương NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Thông tư quy định nguyên tắc, nội dung, chế độ trách nhiệm việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường, thị trấn (gọi chung cấp xã) Điều Giải thích từ ngữ Hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã bao gồm hồ sơ, tài liệu xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hành hồ sơ, tài liệu tổ chức, đoàn thể cấp xã Tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ UBND cấp xã tài liệu có giá trị trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học cơng nghệ lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã qua thời kỳ lịch sử LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ UBND cấp xã gốc, có giá trị Việc quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ UBND cấp xã bao gồm công việc quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã Điều Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu Tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã phải quản lý tập trung Lưu trữ UBND cấp xã Các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phải thực thống theo quy định Thông tư pháp luật hành Điều Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Trách nhiệm Chủ tịch UBND cấp xã Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND cấp xã, đạo việc thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương Trách nhiệm Chủ tịch HĐND cấp xã Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND theo Quy chế công tác văn thư lưu trữ HĐND UBND cấp xã Trách nhiệm công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã việc thực nhiệm vụ quy định Điều Thông tư Trách nhiệm cán bộ, công chức người hoạt động không chuyên trách cấp xã Cán bộ, công chức người hoạt động không chuyên trách cấp xã q trình theo dõi, giải cơng việc có trách nhiệm thực quy định Thông tư quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân Điều Nhiệm vụ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có nhiệm vụ: Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, bảo đảm thống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý hồ sơ, tài liệu HĐND UBND cấp xã Quản lý văn đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã lập hồ sơ cơng việc; tổ chức xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác HĐND UBND cấp xã LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tổ chức cá nhân Chương QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND VÀ UBND CẤP XÃ MỤC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Điều Quản lý văn đến Quản lý văn đến Tất văn đến từ nguồn phải quản lý tập trung, thống Văn thư HĐND UBND cấp xã Văn thư HĐND UBND cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn đến, trình Chủ tịch HĐND UBND cấp xã (hoặc người giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn chuyển văn đến cho phận, cá nhân giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn Các văn đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn đến sử dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Văn thư HĐND UBND cấp xã lập loại Sổ đăng ký văn đến sau: - Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức; - Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo; LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn - Sổ đăng ký văn mật đến Trường hợp quản lý văn chương trình phần mềm máy vi tính, việc đăng ký thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Riêng văn mật đăng ký vào sổ máy vi tính khơng nối mạng Điều Quản lý văn Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ HĐND UBND cấp xã phải kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn hành trước phát hành; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; đóng dấu quan dấu khẩn, mật (nếu có) Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn phải đăng ký vào Sổ đăng ký văn sử dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Văn thư HĐND UBND cấp xã lập loại sổ đăng ký văn sau: - Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật định cá biệt; - Sổ đăng ký loại văn hành lại; - Sổ đăng ký văn mật Trường hợp quản lý văn chương trình phần mềm máy vi tính, việc đăng ký thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Riêng văn mật đăng ký vào sổ máy vi tính khơng nối mạng Điều Quản lý văn mật Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Căn vào Danh mục bí mật nhà nước cấp có thẩm quyền định, Chủ tịch UBND cấp xã quy định loại tài liệu mang nội dung thuộc bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật Trên bì văn mật đóng dấu chữ ký hiệu độ mật: Tài liệu “Mật” đóng dấu chữ “C”; tài liệu “Tối mật” đóng dấu chữ “B”; tài liệu “Tuyệt mật” đóng dấu chữ “A” Tài liệu mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” Bì văn mật làm loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua được; cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an tồn tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển văn mật Mọi trường hợp giao nhận văn mật người có liên quan phải vào sổ, có ký nhận bên giao bên nhận Trong trường hợp truyền nội dung bí mật Nhà nước phương tiện viễn thơng máy tính nội dung bí mật nhà nước phải mã hóa theo quy định pháp luật yếu Điều Chế độ lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản, gốc lưu Văn thư HĐND, UBND cấp xã 01 lưu hồ sơ công việc cán bộ, công chức trực tiếp giải cơng việc Bản lưu văn Văn thư HĐND, UBND cấp xã phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký MỤC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP XÃ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Điều 10 Lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ UBND cấp xã ban hành, nhiệm vụ công tác cán bộ, công chức thực tế công việc giao, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã hướng dẫn cán bộ, cơng chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ b) Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ Trong q trình giải cơng việc, cán bộ, cơng chức phải thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến cơng việc cần lập hồ sơ vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự thời gian diễn biến việc, phản ánh nội dung công việc diễn c) Kết thúc hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần thiết hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ HĐND UBND, nhiệm vụ giao giải cán bộ, công chức; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải việc LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Trách nhiệm công tác lập hồ sơ a) Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý đạo công tác lập hồ sơ theo quy định hành Nhà nước; b) Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã việc quản lý, đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND cấp xã theo quy định hành Nhà nước c) Các cán bộ, công chức HĐND UBND cấp xã trình theo dõi, giải cơng việc phải lập hồ sơ công việc Điều 11 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã Thời hạn giao nộp a) Tài liệu hành sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu xây dựng sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn; c) Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã lập 02 Biên giao nhận tài liệu Bên giao bên nhận tài liệu bên giữ loại 01 Trách nhiệm phận, cán bộ, công chức LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Các phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cấp xã theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã thời hạn giữ lại không 02 năm Cán lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã, công chức trước chuyển công tác, việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho phận hay người kế nhiệm Không tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân, mang nhà sang quan, đơn vị khác Việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho Lưu trữ cấp xã phải lập thành văn MỤC THU THẬP, BỔ SUNG VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU Điều 12 Thu thập, bổ sung tài liệu Hàng năm, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có nhiệm vụ hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; tổ chức thực thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã Chủ tịch UBND cấp xã đạo phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cấp xã Điều 13 Các nguồn nộp lưu thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung Các nguồn nộp lưu a) Các quan cấp trên; b) Lãnh đạo HĐND UBND cấp xã: Chủ tịch, Phó Chủ tịch; c) Các phận, cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực chuyên môn; d) Các tổ chức đoàn thể cấp xã Thành phần tài liệu cần thu vào Lưu trữ cấp xã LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn a) Khối tài liệu HĐND cấp xã - Hồ sơ, tài liệu bầu cử HĐND; - Hồ sơ, tài liệu kỳ họp thường kỳ bất thường; - Hồ sơ, tài liệu hoạt động giám sát HĐND đại biểu HĐND; - Tài liệu công tác tiếp dân; - Tài liệu khác b) Khối tài liệu UBND cấp xã - Tài liệu tổng hợp gồm tài liệu công tác lãnh đạo, đạo; - Tài liệu văn phòng - thống kê; - Tài liệu công an; - Tài liệu quân sự; - Tài liệu tư pháp - hộ tịch; - Tài liệu địa - xây dựng; - Tài liệu tài - kế tốn; - Tài liệu văn hóa - xã hội; - Tài liệu khác c) Hồ sơ, tài liệu tổ chức đoàn thể cấp xã Điều 14 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ cấp xã phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng điều kiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải bố trí độc lập trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2; b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp chịu tác động trực tiếp ánh sáng mặt trời; c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị loại côn trùng phá hoại; d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo có trang bị quạt thơng gió; đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu; e) Trang bị đủ phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy Phải thực chế độ vệ sinh kho; thực trì biện pháp phòng chống trùng phá hoại tài liệu Điều 15 Quản lý tài liệu chia tách, sáp nhập đơn vị hành cấp xã Khi chia, tách đơn vị hành cấp xã thành đơn vị hành cấp xã mới, xã tiếp nhận trụ sở cũ xã tiếp tục quản lý hồ sơ, tài liệu có xã bị chia tách Khi điều chỉnh đơn vị hành cấp xã từ huyện sang huyện khác quản lý a) Nếu xã điều chỉnh từ huyện sang huyện khác quản lý giữ nguyên đơn vị hành xã cũ việc quản lý tài liệu xã không thay đổi; LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn b) Khi điều chỉnh phần diện tích tự nhiên dân số từ xã sang xã khác quản lý tồn hồ sơ, tài liệu phần diện tích dân số điều chỉnh tính đến thời điểm điều chỉnh xã cũ tiếp tục quản lý Khi sáp nhập (hoặc hợp nhất) số xã để thành xã Hồ sơ, tài liệu có xã cũ đưa bảo quản tập trung xã Điều 16 Chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê Hàng năm, Lưu trữ cấp xã phải thực thống kê định kỳ tài liệu lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu công tác khai thác tài liệu lưu trữ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 (theo mẫu biểu Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ) Báo cáo thống kê UBND cấp xã phải gửi Phòng Nội vụ cấp huyện theo quy định Chế độ kiểm kê định kỳ Lưu trữ cấp xã phải tổ chức kiểm kê tài liệu theo định kỳ năm lần vào ngày 31/12 hàng năm MỤC CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 17 Chỉnh lý tài liệu Tài liệu trước đưa vào bảo quản kho lưu trữ phải chỉnh lý Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có trách nhiệm hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, công chức HĐND UBND cấp xã LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu; đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Điều 18 Xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách cơng tác văn phòng - thống kê, Chủ tịch Hội đồng; - Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, Ủy viên (kiêm thư ký Hội đồng); - Cơng chức có tài liệu cơng chức phận có tài liệu, Ủy viên b) Nhiệm vụ Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch UBND cấp xã định thành phần hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản thành phần tài liệu hết giá trị Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn tính số lượng năm; b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Điều 19 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị cấp xã Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Chủ tịch UBND cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau có ý kiến thẩm tra văn Phòng Nội vụ cấp huyện Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Danh mục tài liệu hết giá trị Quy trình tiêu hủy tài liệu a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND đơn vị chỉnh lý tài liệu trình); cần thiết phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét; c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; d) Căn vào ý kiến thẩm tra Phòng Nội vụ cấp huyện, hồn thiện hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành định tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; e) Lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Đóng gói tài liệu hết giá trị; LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn b) Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) người thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị; c) Thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực trụ sở UBND cấp xã chuyển đến sở sản xuất giấy để tái chế; d) Lập biên việc hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu; d) Văn Phòng Nội vụ cấp huyện việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; đ) Quyết định Chủ tịch UBND cấp xã cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; e) Biên bàn giao tài liệu hết giá trị; g) Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; h) Quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Nếu chưa thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu); i) Các tài liệu liên quan khác Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ xã thời hạn 20 năm kể từ ngày tài liệu tiêu hủy MỤC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 20 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ UBND cấp xã sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác cán bộ, công chức UBND cấp xã nhu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã có trách nhiệm trực tiếp phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ cấp xã Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ cấp xã Do Chủ tịch UBND cấp xã quy định Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Điều 21 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu sao, chụp tài liệu Chủ tịch UBND cấp xã cho phép sử dụng chụp tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ cấp xã Việc sao, chụp tài liệu phải công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND cấp xã trực tiếp thực Điều 22 Cấp sao, chứng thực lưu trữ Độc giả có nhu cầu cấp sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải làm thủ tục theo quy định UBND cấp xã Chủ tịch UBND cấp xã xét duyệt việc cấp sao, chứng thực tài liệu lưu trữ Điều 23 Thu nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Chế độ thu nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo quy định Bộ Tài LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Chương HIỆU LỰC, TRÁCH NHIỆM THI HÀNH Điều 24 Hiệu lực thi hành Thông tư có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ban hành Điều 25 Trách nhiệm thi hành Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Thông tư này./ Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG - HĐND, UBND, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - BNV: Bộ trưởng, Thứ trưởng Văn Tất Thu; - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư Nguyễn Thái Bình pháp); - Cơng báo; - Vụ Pháp chế; - Website BNV; - Lưu: VT, Cục VTLTNN (10b) LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 ... lưu trữ thực theo quy định Bộ Tài LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP LUẬT 24/7: 1900 6169 Công ty Luật Minh Gia www.luatminhgia.com.vn Chương HIỆU LỰC, TRÁCH NHIỆM THI HÀNH Điều 24 Hiệu lực thi hành Thơng tư. .. nhiệm thực quy định Thông tư quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục... liệu lưu trữ cấp xã phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng điều kiện bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu thơng tin tài liệu lưu trữ LUẬT SƯ TƯ VẤN PHÁP