QUI CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 TOCOLIMEX

CÔNG TY CP DU LỊCH VÀ XNK LẠNG SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Lạng Sơn, ngày 03 tháng 04 năm 2016 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 - Căn Luật Doanh nghiệp năm 2014; - Căn Điều lệ Công ty cổ phần Du lịch XNK Lạng Sơn ngày 25/4/2013 sửa đổi bổ sung; - Căn Nghị số 26/NQ-HĐQT, ngày 25/02/2016 Hội đồng quản trị Công ty việc Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Để đảm tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty Quy chế quy định: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi áp dụng, - Quy chế áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 (sau gọi tắt Đại hội) - Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cổ đông Công ty (hoặc người ủy quyền hợp lệ) có quyền tham dự Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội - Người cổ đông (hoặc người ủy quyền hợp lệ) mời dự Đại hội có trách nhiệm tơn trọng quy định Quy chế Điều 2: Điều kiện tỷ lệ đông dự họp để tiến hành Đại hội: Điều kiện tiến hành họp Đại hội phải có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số phiếu có quyền biểu theo qui định Khoản Điều 141 Luật doanh nghiệp Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC CHỦ THỂ TRONG ĐẠI HỘI Điều 3: Quyền nghĩa vụ cổ đông tham dự Đại hội Điều kiện tham dự Đại hội: Tất cổ đông sở hữu cổ phần Công ty theo danh sách chốt ngày 11/3/2016 người ủy quyền tham dự hợp lệ Quyền nghĩa vụ cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội: a Cổ đông người uỷ quyền (sau gọi tắt cổ đông) đến dự Đại hội cần mang theo giấy tờ sau: - Thông báo mời họp - Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu - Giấy uỷ quyền (trường hợp uỷ quyền tham dự Đại hội) Sau xuất trình giấy tờ cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông, cổ đông đến dự Đại hội nhận Thẻ biểu (ghi mã cổ đơng số cổ phần có quyền biểu cổ đơng đó) Giá trị Thẻ biểu nội dung mà cổ đông đến dự Đại hội tương ứng với tỷ lệ tổng số cổ phần có quyền biểu mà cổ đơng sở hữu ủy quyền theo đăng ký tham dự Đại hội tổng số cổ phần có quyền biểu cổ đông tham dự Đại hội b Cổ đơng ủy quyền văn cho người nhận ủy quyền thay mặt tham dự biểu Đại hội đồng cổ đông Người ủy quyền tham dự Đại hội không ủy quyền lại cho người khác tham dự Đại hội c Cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đồng ý Chủ tọa, phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thơng qua Những vấn đề người trước phát biểu khơng phát biểu lại để tránh trùng lặp Cổ đơng tham dự Đại hội ghi ý kiến văn chuyển cho Ban Thư ký Đại hội tổng hợp d Cổ đông tới dự họp Đại hội đồng cổ đông sau nghe báo cáo nội dung cần thông qua thảo luận thông qua biểu theo quy định Điều lệ Công ty đ Trong thời gian tiến hành Đại hội, cổ đông phải tuân thủ theo hướng dẫn Chủ tọa, Đoàn Chủ tịch, ứng xử văn minh, lịch sự, không gây trật tự, an ninh e Cổ đông đến sau Đại hội khai mạc, sau hoàn tất thủ tục đăng ký, tham dự tham gia biểu quyết/bầu cử nội dung cần biểu lại theo chương trình Đại hội thơng qua Trong trường hợp này, hiệu lực biểu quyết/bầu cử tiến hành không bị ảnh hưởng Điều 4: Quyền nghĩa vụ Đoàn Chủ tịch, Chủ tọa Đoàn Chủ tịch gồm người (Chủ tọa hai thành viên bầu Đại hội) Đoàn Chủ tịch có quyền nghĩa vụ: - Điều hành việc thực nội dung theo chương trình Đại hội thông qua - Hướng dẫn cổ đông dự Đại hội thảo luận - Trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu Chủ tịch Hội đồng quản trị chủ tọa Đại hội Chủ tọa Đại hội có trách nhiệm chủ trì việc phân cơng, phối hợp với thành viên Đoàn Chủ tịch thực nhiệm vụ nêu Đoàn Chủ tịch Chủ tọa Đại hội đồng thời có quyền nghĩa vụ quy định khoản Điều 142 Luật DN năm 2014 khoản 5, Điều 19 Điều lệ Công ty Điều 5: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông định thành lập Ban Kiểm tra tư cách cổ đông nhận giấy tờ cổ đơng đến họp để kiểm tra tính hợp lệ đối chiếu với danh sách cổ đơng có quyền dự họp chốt thời điểm ngày 11/3/2016; Phát tài liệu; Thẻ biểu quyết; Báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông trước Đại hội thức tiến hành Điều 6: Quyền nghĩa vụ Ban Thư ký Đại hội Chủ tọa giới thiệu Ban Thư ký Đại hội tổ chức lấy ý kiến thông qua Đại hội Ban Thư ký Đại hội thực công việc trợ giúp theo phân công Chủ tọa, bao gồm: - Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung Đại hội trình bày dự thảo Nghị Đại hội - Tiếp nhận tổng hợp ý kiến văn cổ đông dự đại hội Điều 7: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm phiếu Chủ tọa giới thiệu Ban Kiểm phiếu tổ chức lấy ý kiến thông qua Đại hội Ban Kiểm phiếu có nhiệm vụ: - Giới thiệu nội dung, cách ghi phiếu biểu - Tiến hành thu phiếu biểu nội dung cổ đông Đại hội - Tổng hợp số cổ phần biểu theo nội dung - Thông báo kết cho Chủ tọa, Ban Thư ký Đại hội công bố kết biểu trước Đại hội Chương III THỂ THỨC TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều 8: Điều kiện tiến hành Đại hội Đại hội đồng cổ đơng tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu theo danh sách chốt ngày 11/3/2016 ( theo qui định luật doanh nghiệp 2014 văn hướng dẫn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 UBCK Nhà nước) Điều 9: Trật tự Đại hội - Tất cổ đông đến tham dự Đại hội ăn mặc chỉnh tề - Cổ đông vào hội trường họp phải ngồi vị trí ban tổ chức hướng dẫn tuân thủ việc điều hành Chủ tọa Ban tổ chức Đại hội - Không hút thuốc hội trường Đại hội - Khơng nói chuyện riêng, khơng sử dụng điện thoại di động Đại hội diễn Điện thoại di động phải để chế độ im lặng Điều 10: Biểu thông qua nội dung Đại hội Tất nội dung chương trình Đại hội phải thông qua cách lấy ý kiến biểu công khai tất cổ đông tham dự Đại hội THẺ BIỂU QUYẾT theo số cổ phần sở hữu/đại diện sở hữu và/hoặc ủy quyền Mỗi cổ đông cấp 01 THẺ BIỂU QUYẾT, ghi: Mã Cổ đơng; Số cổ phần có quyền biểu (sở hữu/đại diện sở hữu và/hoặc ủy quyền) cổ đơng có đóng dấu treo Cơng ty a Những nội dung sau Đại hội thông qua có tối thiểu 51% Cổ phần có quyền biểu dự họp biểu trí - Thơng qua thành phần Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký Đại hội Ban Kiểm phiếu bầu cử; - Thông qua Nội dung chương trình Đại hội; - Thơng qua Quy chế tổ chức Đại hội ; - Thông qua Mức chi phụ cấp cho thành viên HĐQT, BKS năm 2016 - Thông qua Báo cáo Hội đồng quản trị; Báo cáo Ban kiểm soát; Báo cáo Kết hoạt động SXKD năm 2015, Phương hướng nhiệm vụ năm 2016 - Thông qua chức vụ Chủ tịch HĐQT kiêm tổng giám đốc điều hành - Thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2015 - Thông qua việc Đại hội giao cho Hội đồng quản trị định lựa chọn đơn vị thực kiểm toán soát xét báo cáo tài hàng nằm cơng ty - Thông qua Nghị Đại hội b Những nội dung sau Đại hội thơng qua có tối thiểu 65% Cổ phần có quyền biểu dự họp biểu trí - Thơng qua Báo cáo tài năm 2015 kiểm tốn - Thơng qua Chỉ tiêu kế hoạch SXKD năm 2016 - Thông qua sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty theo Luật doanh nghiệp năm 2014 Hình thức biểu : Giơ thẻ biểu Điều 11: Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lập xong thông qua nghị trước bế mạc Đại hội Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lưu giữ theo quy định Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12: Áp dụng quy chế Trong trường hợp Quy chế chưa đề cập điều chỉnh hết tình tiết, kiện thực tế phát sinh trình Đại hội (nếu có), quy định tương ứng pháp luật Điều lệ Công ty hành dẫn chiếu áp dụng để điều chỉnh, giải Quy chế gồm trang, 12 Điều, Đại hội đồng cổ đông biểu thông qua có hiệu lực thi hành ngay./ T/M ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VÀ XNK LẠNG SƠN CHỦ TỌA ĐẠI HỘI Nguyễn Kim Thảo ... ngày 11/3 /2016 ( theo qui định luật doanh nghiệp 2014 văn hướng dẫn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 UBCK Nhà nước) Điều 9: Trật tự Đại hội - Tất cổ đông đến tham dự Đại hội ăn... biểu Điều 11: Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lập xong thông qua nghị trước bế mạc Đại hội Biên Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải lưu giữ theo quy định... 142 Luật DN năm 2014 khoản 5, Điều 19 Điều lệ Công ty Điều 5: Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông định