BCTHQT 2016.pdf

Trang 1

CTY CP VAT TU - XANG DAU (COMECO)

Số: O! /HĐQT-VX

- Tên công ty niêm yết - Địa chỉ trụ sở chính

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Doc lap — Tw do — Hanh phic

TP Hồ Chí Minh, ngay&3 thang 01 nam 2017

BAO CAO TINH HINH QUAN TRI CONG TY Kính gửi: - Điện thoại - Vôn điêu lệ - Mã chứng khoán (Năm 2016) - Uy ban Chứng khoán Nhà nước; - Sở Giao dịch Chứng khoán : CÔNG TY CP VẬT TƯ - XĂNG DẦU (COMECO) : Tòa nhà COMECO Số 549 Điện Biên Phủ, P.3, Q.3, TP.HCM : 08 3832 2222 Fax: 08 3832 5555 : 141,206 tỷ đồng :COM I HOAT DONG CUA DAI HOI DONG CO DONG SO NGHI :

STTÌ QUYẾT NGÀY NỘI DUNG

1 |Không có 26/4/2016 | Nghị quyết họp ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015, gôm có các

sô nội dung sau:

1 Thống nhất thông qua Báo cáo tài chính năm 2015

2 Thống nhất thông qua Báo cáo của HĐQT về đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh năm 2015

3 Thống nhất thông qua phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2016

4 Thống nhất thông qua Báo cáo của Ban Kiểm soát (BKS) về quản lý Công ty của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc năm 2015

5, Thống nhất thông qua Tờ trình về phân phối lợi nhuận

6 Thống nhất thông qua Tờ trình về trả tiền thù lao cho HĐQT, BKS 7 Thống nhất thông qua Tờ trình về lựa chọn đơn vị kiểm toán

8 Thống nhất thông qua Tờ trình về chấp thuận các hợp đồng, giao dịch cung cấp xăng đầu cho Công ty

9, Thống nhất thông qua Tờ trình về sửa đổi Điều lệ Công ty Cổ phần Vật tư — Xăng dâu (COMECO)

II HOAT DONG CUA HOI DONG QUAN TRI 1 Thông tin về thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT)

an Am TY LE

NGAY BAT DAU | SO BUOI me lay A

` - ve er A THAM DỰ |LÝ DO KHÔNG

| 2 Ong Nguyễn Ngọc Anh | Thành viên | 20/4/2015 _ 13/14 929 |Di công tác

3 lỎng Tran Minh Ha Thanh viên | 28/4/2012 | 14/14 | 100 |

4 lỐng Nguyễn NgọcLiên | Thànhviên | 28/4/2012 | 14/14 10 |

5 Ông Phạm Văn Thoại Thành viên 28/4/2012 14/14 100

Trang 2

2 Hoạt động giám sát của HĐỌT đôi với Ban Tông Giám đốc

Kiểm soát chặt chẽ hoạt động của Ban Tổng Giám đốc trong các công tác sau: - Chỉ đạo TGĐ thực hiện Báo cáo thường niên năm tải chính 2015 ngày cảng minh bạch hơn, đồng thời tiến hành các công tác chuẩn bị và tổ chức ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015 vào ngày 26/4/2016 thành công tốt đẹp

- Giám sát công tác chỉ đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của TGDĐ,

đảm bảo đạt chỉ tiêu kế hoạch năm 2016, đặc biệt là chỉ tiêu về lợi nhuận sau thuế: thực

hiện 109,7 tỷ đồng, đạt 261,26% kế hoạch

- Định kỳ hàng tháng Chủ tịch HĐQT có phiên họp với TGĐ để nắm sát tình hình quản lý, điều hành của TGĐ; đồng thời chỉ đạo các công việc liên quan đến việc thực hiện Nghị quyết của ĐHĐCĐ và Nghị quyết của HĐQT; chỉ đạo giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động SXKD của Công ty kịp thời

- Chỉ đạo TGĐ Công ty quản lý chặt chế các chỉ phí và có các biện pháp phòng ngừa để hạn chế rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư Hàng kỳ 6 tháng và năm 2016 đều có thực hiện kiểm tra quyết toán bởi một Cơng ty Kiểm tốn độc lập (Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Nam Việt (AASCN)); đồng thời hàng quý có sự kiểm sốt của BKS Cơng ty

- Chỉ đạo thực hiện các công việc liên quan đến các mặt bằng của Công ty

- Hoạt động cia TGD luôn tuân thủ theo đúng pháp luật, Nghị quyết của DHDCD, HĐQT; triển khai áp dụng một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty; thực hiện công bố thông tin theo quy định

3 Hoạt động của các tiêu ban thuộc HĐQT: không có II CÁC NGHỊ QUYẾT CUA HOI DONG QUAN TRI

Trong năm 2016, HĐQT Công ty đã tổ chức 14 phiên họp, gồm có các nội dung chính sau đây: STT |SÓ NGHỊ QUYÉT| NGÀY NỘI DUNG

01-16/NQ-HĐQT |26/1/2016 |- Thông qua báo cáo tài chính năm 2015 của Công ty

- Thông qua báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh - Tài chính -

Đâu tư năm 2015

- Thông qua Kế hoạch SXKD - Đầu tư năm 2016 - Thông qua Kế hoạch năm 2016 của Công ty

- Thông qua tờ trình về phương án xử lý tài sản đầu tư và giải thê Chi nhánh xăng dầu số 19 (đo kết thúc hợp đông thuê)

- Giao TGĐÐ chủ động tô chức cho cán bộ chủ chốt đi tham quan Hà Nội - Cát Bà - Sapa - Ninh Bình sau Tết Nguyên đán năm

2016 nhưng vẫn đảm bảo được hoạt động sản xuất kinh doanh

của Công ty ôn định, thông suốt

- Thông qua tờ trình về việc chuyển tiền hỗ trợ chỉ trả cho các hộ dân tại dự án Tổng kho xăng dầu COMECO

- Thống nhất ngày chốt danh sách cổ đông (ngày giao dịch không hưởng quyền) để tô chức ĐHĐCPĐ thường niên năm tài

chính 2015

- Thông qua báo cáo đánh giá hoạt động của các thành viên HĐQT, BKS, Ban TGÐ năm 2015 và chương trình, kế hoạch

năm 2016

Trang 3

02-16/NQ-HDQT | 09/3/2016 Thông qua báo cáo tài chính năm 2015 của Công ty (đã được kiểm toán) 3 103-16/NQ-HDQT 04-16/NQ-HĐQT 17/3/2016 07/4/2016

Thơng qua Ì kế hoạch ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015 - Thông qua tờ trình về điều chỉnh kế hoạch doanh thu năm 2016 - Thông qua báo cáo thường niên năm 2015

- Thông qua kế hoạch ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015 (bố sung)

- Thông qua các văn kiện trình ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015

- Giao TGĐ chỉ đạo các phòng, ban chức năng có liên quan xây dựng quy định về chính sách đi tham quan du lịch nước ngoài đối với cán bộ, NLĐ nghỉ hưu làm việc tại COMECO, trình HĐQT phê duyệt

- Thống nhất phân công thực hiện các công việc tại ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2015

- Giao các thành viên chuẩn bị kỹ các nội dung trả lời chất vẫn tại ĐHĐCĐ gửi về Thư ký Công ty tông hợp càng sớm cảng tôt

- Thông qua tờ trình về cải tạo nâng cấp Chỉ nhánh số 14 (450 Kinh Dương Vương, An Lạc A, Quận Bình Tân, Tp.HCM) - Thông qua tờ trình về cải tạo nâng cấp Chỉ nhánh số 15 (526

Kinh Dương Vương, Phường An Lạc A, Quận Bình Tân, Tp.HCM)

05-16/NQ-HDQT 26/4/2016

Thông qua tờ trình viv thay thé dai diện theo ủy quyên thực hiện quyên sở hữu cổ phần của COMECO tại Công ty Cp Vận tải biên Việt Tín

~106-16/NQ-HDQT 07/6/2016 - Thông qua việc thay đổi con dấu Công ty và con dấu các Chỉ nhánh xăng dầu của Công ty Cổ phần Vật tư - Xăng dầu (COMECO)

- Thống nhất mức giá tối thiểu để COMECO làm cơ sở đàm phán với đối tác về việc hợp tác liên doanh, cho thuê, sang nhượng một phần hoặc toàn bộ quyền đầu tư dự án tại Tổng kho xăng dầu COMECO

07-16/NQ-HDQT 08/7/2016 Thong nhất chọn Công ty TNHH Dịch vụ Tư vẫn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Nam Việt (AASCN) thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2016 cho Công ty

08-16/NQ-HDQT

26/7/2016

- Thông qua Báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm 2016 của Công ty (đã được soát xét bởi Công ty TNHH Dich vu Tw van Tai chính Kế toán và Kiểm toán Nam Việt (AASCN))

- Thông qua Báo cáo tình hình quản trị Công ty 6 tháng đầu năm 2016

- Théng nhất tạm ứng cổ tức bằng tiền mặt đợt 1/2016 là: 10%/VDL

- Thống nhất gia hạn Hợp đồng được ký kết ngày 31/7/1996 và các Phụ lục sau đó với Công ty TNHH Total Việt Nam (TVL), thời hạn tối đa là ngày 31/ 12/2016

- Thông qua Dự thảo Quy định về chính sách đối với người lao động nghỉ hưu đi du lịch nước ngoài

Trang 4

- Thông qua báo cáo kết quả thực hiện Nghị quyết HĐQT 6 tháng đầu năm 2016

- Giao TGĐ thực hiện các công việc sau:

+ Chuẩn bị các công việc cho ĐHĐCĐ thường niên năm tài chính 2016

+ Khan trương trình HĐQT kế hoạch và tiến độ đầu tư khoa học công nghệ tiên tiến, tự động hóa đối với toàn bộ Chi nhánh xăng dầu COMECO

- Thông nhất cử ông Trần Công Huỳnh tạm thời làm Thư ký Công ty thay thế cho bà Nguyễn Cát Phương Yên trong thời gian bà Yên nghỉ thai sản

- Thong nhất thông qua các nội dung chính trong văn bản về ký kết hợp đồng, ngày 15/9/2016 của Công ty TNHH Total Việt - Thống nhất thông qua Tờ trình về việc cử cán bộ tham dự “Hội nghị nhà phân phối” tại Dubai, Tiểu Vương Quốc Ả Rập Thống Nhất đo Công ty TNHH Total Vigt Nam (TVL) tổ chức

- Thống nhất thông qua Quy định về chính sách đối với NLĐ - Thông nhất thông qua Báo cáo về tiến độ thực hiện hoán đổi mặt bằng Chi nhánh xăng dầu số 32 theo nội dung trong Biên

bản hợp ngày 23/9/2016 của Sở Tài chính, các Sở ban ngành và

26/10/2016|- Thông qua Báo cáo tài chính quý II/2016 và Báo cáo tài chính 9 tháng đầu năm 2016 của Công ty

- Théng nhất đầu tư mua mới 2 xe bồn vận chuyển nhiên liệu như kế hoạch đầu tư, sửa chữa năm 2016 được HĐQT thông - Thống nhất gia hạn thời gian để HĐQT xem xét lại nội dung tờ trình của TGĐÐ ký ngày 19/10/2016 về việc ký kết hợp đồng mới với Total tối đa là 14 ngày kê từ ngày họp hôm nay

- Thống nhật không thông qua việc COMECO tái ký hợp đồng cung cấp dịch vụ, quảng cáo và mua bán sản phẩm giữa COMECO và Công ty TNHH Total Việt Nam (TVL)

- Thống nhất tiếp tục đầu tư mua mới thêm 2 xe bồn vận chuyển nhiên liệu với các nội dung chính của Tờ trình của TGÐ ký - Thống nhất thông qua Tờ trình về việc cử cán bộ tham dự Chương trình gặp mặt khách hàng nắm 2016 của PV Oil tai Dai Loan do Céng ty CP Xang dau Dầu khí Sài Gòn tổ chức

- Théng nhất thông qua chi hoa hồng môi giới cho việc giới thiệu

khu đất 20 ha của COMECO tại huyện Nhơn Trạch, tỉnh Đồng

Thống nhất chỉ cỗ tức bằng tiền mặt đợt 2/2016 la 40%/VDL

- Thông nhất tiếp tục thực hiện các công việc CÓ liên quan đến việc chuyên nhượng Tổng kho Xăng dầu COMECO

- Thong nhất việc xúc tiễn nhanh Hợp đồng dịch vụ, quảng cáo

| 9 |09-16/NQ-HDOT | 30/9/2016

Nam (TVL)

nghỉ hưu di du lịch nước ngoài

14 |14-16NQ-HĐQT 30/12/2016] Thống nhất thông qua Tờ trình về tăng mức giá đền bù hoán đổi mặt bằng sô 209 đường Lý Thường Kiệt, Phường 7, Quận 11 (CNXD sô 32) với sô 79 đường Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình (CNXD số 9) cho Công ty TNHH MTV Công viên Cây xanh TP Hà Chí Minh

Trang 5

I BAN KIEM SOÁT

Ông Lê Văn Nghĩa Trưởng ban | 28/4/2012 2/2 100 ÍBa Tràn Thị Phương Khanh | Thành viên | 28/4/2012 | 2⁄2 | 100

ˆ Bà Nguyễn Cát Phương Yên | Thành viên | 28/4/2012 | 2/2 | 100- |

2 Hoạt động giám sát của đối với HĐQT, Ban TGĐ điều hành va cỗ đông - Kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết ĐHĐCP thường niên năm tài chính 2016 - Kiểm tra, giám sát việc Công ty thực hiện các kiến nghị của BKS trong năm tài chính 2015

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, quy định hiện hành do Hội đồng

quản trị (HĐQT) và Ban điều hành ban hành tại Công ty

- Thẩm tra lại báo cáo tài chính 6 tháng đầu năm 2016 của Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như xem xét việc thực hiện các chủ trương DHDCD va HĐQT, tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty đã được ĐHĐCĐ giao

- Kiểm tra việc thực hiện và quản lý công nợ bán hàng

3 Sự phối hợp hoạt động giữa BKS đối với hoạt động của HĐQT, Ban TGĐ điều hành và các cán bộ quản lý khác

Tham gia tất cả các cuộc họp định kỳ và bất thường của HĐQT cùng với TGĐ, qua đó nắm bắt kịp thời thông tin về tình hình quản trị điều hành, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Ban kiểm soát kịp thời có ý kiên góp ý về phương hướng hoạt +

động, về việc chấp hành luật pháp, châp hành Nghị quyết ĐHĐCĐ cũng như Nghị quyết, Quyết định của HĐQT

4 Hoạt động khác của BKS (nếu có) Không có

IV PAO TAO VE QUAN TRI CONG TY

Trang 16

2 Giao dịch của người nội bộ và người có liên quan đôi với cô phiêu của Công ty niêm yêt Nơi nhận: - Như trên; - Chủ tịch HĐQT; - Thư ký Công ty; - Luu VT (Huynh) 2Í CÔPHẨN À VAT TU-XARG DAU

SÓ CỎ PHIẾU SỞ HỮU SỐ CÓ PHIẾU SỞ HỮU

DAU KY CUOI KY LY DO TANG,

: QUAN HE GIAM (MUA,

srr | NGƯỜITHỰC HIỆN GIÀO | với NGƯỜI BẢN, CHUYỂN

DỊCH NỘI BỘ SỐ CÓ SÓ CỎ DOL,

PHIẾU TY LE PHIEU TỶ LỆ THUONG )

1 | Ông Lê Tấn Thương TGD 125.840 0,89 | 141.370 1,00 Mua

2 Ong Pham Van Khoa P TGD 1.950 0,01 5.600 0,04 Mua

vit CAC VAN DE CAN LUU Y KHAC Không có

CHỦ TỊCH HĐQT