CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ĐA QUỐC GIA (I.D.I) Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o - Đồng Tháp, ngày 11 tháng 06 năm 2016 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ĐA QUỐC GIA (I.D.I) PHẦN I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng: Quy chế áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Đa Quốc gia (I.D.I) Điều Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ cổ đông/đại diện cổ đông tham dự Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội Điều Cổ đông/ đại diện cổ đơng tham gia có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế PHẦN II: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ KHI THAM DỰ ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông (đại diện cổ đông uỷ quyền) tham gia dự Đại hội Cổ đơng phổ thơng có quyền tham dự, thảo luận biểu tất vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông; cổ phần phổ thông tương ứng với quyền biểu Trường hợp cổ đơng lý riêng không đến dự Đại hội đồng cổ đông được, có nhu cầu uỷ quyền uỷ quyền Giấy ủy quyền (theo mẫu quy định) cho người khác thay mặt tham dự biểu Đại hội, người ủy quyền không ủy quyền lại cho người thứ ba Ban Tổ chức Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Đa Quốc gia (I.D.I) thơng báo cơng khai chương trình Đại hội, báo cáo tài chính, báo cáo HĐQT, Ban Kiểm sốt… Những ý kiến cổ đông thông qua đại diện ủy quyền Đại hội thảo luận cơng khai biểu hình thức điền vào phiếu biểu Một vấn đề biểu thơng qua tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu đạt từ 51% trở lên, riêng việc sửa đổi điều lệ, phát hành thêm cổ phiếu tăng vốn Điều lệ, dự án đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần Công ty quy định khác luật doanh nghiệp thơng qua có từ 65% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu tham dự/hoặc uỷ quyền tham dự Đại hội Cổ đông đến dự Đại hội sau họp khai mạc phải thực thủ tục đăng ký tham dự ĐH với Ban tổ chức sau có quyền tham gia biểu sau đăng ký, Chủ tọa khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng Nghiêm túc chấp hành nội quy họp Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết làm việc Đại hội điều hành Đoàn Chủ tịch Đại hội; Điều Quyền nghĩa vụ Ban tổ chức đại hội, Ban kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội, Ban thư ký - tổ kiểm phiếu Ban tổ chức Đại hội HĐQT Công ty định Ban tổ chức Đại hội có trách nhiệm triệu tập, đón tiếp, bố trí chỗ ngồi, phát tài liệu, Thẻ biểu cho cổ đơng/đại diện cổ đơng uỷ quyền có đủ tư cách tham dự Đại hội Ban kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội (sau gọi Ban kiểm tra tư cách cổ đông) Ban tổ chức Đại hội định Ban kiểm tra tư cách cổ đông tiếp nhận giấy tờ người đến tham dự Đại hội xuất trình, kiểm tra báo cáo trước Đại hội kết kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Trường hợp người đến dự họp khơng có đầy đủ tư cách tham dự Đại hội Ban kiểm tra tư cách cổ đơng có quyền kiến nghị việc từ chối cấp thẻ biểu phát tài liệu Đại hội Ban kiểm phiếu Đại hội biểu thông qua; thành viên Ban kiểm phiếu cổ đơng, người có tên danh sách đề cử hay ứng cử vào Hội đồng Quản trị hay Ban Kiểm soát Ban Kiểm phiếu có nhiệm vụ xác định tỷ lệ số cổ phần biểu đồng ý/khơng đồng ý/có ý kiến khác vấn đề thảo luận Đại hội Mọi công việc kiểm tra, lập Biên công bố kết kiểm phiếu, phải Ban kiểm phiếu tiến hành cách trung thực, xác phải chịu trách nhiệm kết Điều Quyền nghĩa vụ Chủ toạ Thư ký Đại hội Chủ toạ Đại hội Chủ tịch HĐQT (trường hợp CT.HĐQT vắng mặt, chủ tọa Phó CT HĐQT, người Đại hội đồng cổ đông bầu người bầu thành viên HĐQT chức vụ cao có mặt), Ban thư ký Đại hội Ban Tổ chức Đại hội đề cử Đại hội biểu thông qua Quyết định Chủ tọa Đại hội vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội mang tính phán Chủ toạ Đại hội tiến hành công việc mà thấy cần thiết để điều khiển Đại hội cách hợp lệ, có trật tự đảm bảo Đại hội phản ánh mong muốn đa số cổ đơng tham dự Chủ toạ Đại hội có quyền trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác địa điểm khác nhận thấy rằng: a Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp; b Sự trì hỗn cần thiết để công việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Ban Thư ký Đại hội thực công việc trợ giúp theo phân cơng chủ toạ, phản ánh trung thực, xác nội dung Đại hội Biên Nghị Đại hội PHẦN III : TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu Điều Cách thức tiến hành Đại hội Đại hội tiến hành theo nội dung chương trình Đại hội thảo luận biểu thông qua vấn đề nội dung Việc biểu thông qua nội dung ĐH thực theo thể lệ biểu Điều Nguyên tắc phát biểu Đại hội Do có nhiều nội dung cần thơng qua nên thời gian dành cho phần thảo luận Đại hội bị hạn chế Vì để tạo điều kiện cho Hội đồng quản trị Ban điều hành Công ty nhận nhiều ý kiến đóng góp từ Q Cổ đơng tránh câu hỏi trùng lấp Ban tổ chức Đại hội đề nghị Quý Cổ đông muốn đề xuất yêu cầu Đại hội đồng cổ đông phải thực theo nguyên tắc sau: - Chỉ tham gia đóng góp ý kiến phần Thảo luận Đại hội - Các ý kiến đóng góp Quý Cổ đông phải ghi vào Phiếu đặt câu hỏi (đã gửi đến Quý Cổ đông kèm tài liệu có liên quan) - Căn vào phiếu đặt câu hỏi Quý Cổ đông Hội đồng quản trị Ban Điều hành Công ty trả lời thỏa đáng cho Quý cổ đông giới hạn thời gian cho phép buổi Đại hội - Trường hợp có nhiều ý kiến đóng góp Q cổ đơng mà Hội đồng quản trị Ban Điều hành Công ty chưa trả lời hết trả lời chưa thỏa đáng sau Đại hội Q cổ đơng gặp số thành viên Hội đồng quản trị Ban điều hành để trao đổi thêm Những câu hỏi lại trả lời văn thời gian sớm Các đề xuất cổ đông phải đảm bảo điều kiện sau: - Ngắn gọn, rõ ràng tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình nghị Đại hội thông qua - Nội dung đề xuất không vi phạm pháp luật, liên quan đến vấn đề cá nhân vượt quyền hạn doanh nghiệp - Để đảm bảo quyền lợi cho Quý cổ đông Trên phiếu đặt câu hỏi Quý cổ đông phải ghi rõ nội dung câu hỏi thông tin cần thiết như: Họ tên Cổ đông, địa liên hệ… để Ban tổ chức Đại hội gửi nội dung trả lời đến Quý cổ đông không bị thất lạc Điều 10 Nghị Biên họp Đại hội đồng cổ đông Tất nội dung họp Đại hội đồng cổ đông phải Thư ký Đại hội ghi vào biên Đại hội Biên Nghị ĐH đọc thông qua trước bế mạc họp, lưu giữ Công ty gửi cho quan nhà nước có thẩm quyền vòng 24 PHẦN IV : ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Quy chế gồm IV phần 10 điều khoản, Ban Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Đa Quốc gia (I.D.I) thông qua ngày 11 tháng 06 năm 2016 có hiệu lực để tiến hành tổ chức Đại hội cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Đầu tư & Phát triển Đa Quốc gia (I.D.I) TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH LÊ THANH THUẤN ... kiểm phiếu tiến hành c ch trung thực, xác phải ch u tr ch nhiệm kết Điều Quyền nghĩa vụ Ch toạ Thư ký Đại hội Ch toạ Đại hội Ch t ch HĐQT (trường hợp CT.HĐQT vắng mặt, ch tọa Phó CT HĐQT, người... hành Đoàn Ch t ch Đại hội; Điều Quyền nghĩa vụ Ban tổ ch c đại hội, Ban kiểm tra tư c ch cổ đông tham dự Đại hội, Ban thư ký - tổ kiểm phiếu Ban tổ ch c Đại hội HĐQT Công ty định Ban tổ ch c Đại... ch c Đại hội có tr ch nhiệm triệu tập, đón tiếp, bố trí ch ngồi, phát tài liệu, Thẻ biểu cho cổ đông/đại diện cổ đơng uỷ quyền có đủ tư c ch tham dự Đại hội Ban kiểm tra tư c ch cổ đông tham dự