Hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng.

Trước tình hình đó, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu nhằm hạn chế được các sai phạm trong

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ một công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Đoàn Thị Lệ Hoa

BHXH 39

Thành Phố 39

Phòng Chế độ BHXH 39

Phòng KHTC 39

Đối tượng hưởng trực tiếp 39

BHXH huyện 39

BHXH 40

Thành phố 40

Phòng Chế độ BHXH 40

Phòng Thu 40

Phòng KHTC 40

Đối tượng hưởng trực tiếp 40

NSDLĐ 40

BHXH quận, huyện 40

BHXH 71

Thành phố 71

Phòng KHTC 71

Phòng Chế độ BHXH 71

Phòng QL-TNHS 71

Đối tượng hưởng trực tiếp 71

BHXH quận, huyện 71

BHXH 74

Thành Phố 74

Phòng Chế độ BHXH 74

Phòng TN-QLHS 74

Đối tượng hưởng trực tiếp 74

Phòng KHTC 74

BHXH huyện 74

BHXH 76

TP Đà Nẵng 76

Phòng TN-QLHS 76

Phòng Thu 76

Phòng KHTC 76

Phòng Chế độ BHXH 76

Đối tượng hưởng trực tiếp 76

76

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN

PHỤ LỤC

Nội dung chữ viết tắt Chữ viết tắt

2.3 Tổng hợp kinh phí chi BHXH Tự nguyện, BHTN,

TNLĐ-BNN, hưu trí, tử tuất đề nghị quyết toán năm

2.4 Tổng hợp kinh phí chi ốm đau, thai sản,

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chính sách BHXH là nền tảng cơ bản cho an sinh xã hội của mỗi quốc gia Ở nước ta, từ khi mới thành lập Đảng ta đã quan tâm đã quan tâm đến việc hình thành và phát triển chính sách BHXH đối với lao động Kiểm soát chi BHXH là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động BHXH nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động Kiểm soát tốt giúp bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích Trên cơ sở thực hiện tốt công tác kiểm soát, báo cáo tài chính sẽ đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp và các quy định

BHXH TP Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc BHXH Việt Nam Toàn bộ kinh phí hoạt động đều do BHXH Việt Nam cấp, với nhiệm vụ quản lý chi các đối tượng hưởng chế độ BHXH và khai thác thu tại các đơn vị

sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Với quy mô ngày càng mở rộng, hoạt động chi BHXH của đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung ngày càng đa dạng Bên cạnh đó công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu, chi BHXH đã được đặt ra tại BHXH TP Đà Nẵng Tuy nhiên việc thực hiện còn một số hạn chế Công tác tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ, kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng đã có sự quan tâm và tổ chức triển khai nhưng vẫn chưa thường xuyên, công tác tự kiểm tra đôi khi còn xem nhẹ dẫn đến việc chấp hành một số quy chế, quy trình nghiệp vụ chưa tốt

Đề tài nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng có ý nghĩa rất quan trọng trong hệ thống quy trình kiểm soát, nhằm tìm

ra những tồn tại trong công tác quản lý chi của BHXH TP Đà Nẵng để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi BHXH, đáp ứng kịp thời và làm giảm những thất thoát quỹ BHXH cho quá trình quản lý quỹ BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng trong giai đoạn kinh tế phát triển mạnh

mẽ hiện nay Hơn nữa thành phố Đà Nẵng là địa bàn có số đối tượng tham gia

và thụ hưởng trợ cấp BHXH lớn nhất miền Trung với số tiền chi trả hàng năm lên tới hàng ngàn tỷ đồng Trong quản lý chi BHXH hiện nay vẫn còn tình trạng gian lận, lạm dụng tiền chi BHXH với mức độ ngày càng tinh vi Qua những vấn đề trên, nhận thấy rằng công tác kiểm soát chi BHXH là một khâu thực sự quan trọng và vô cùng cần thiết trong việc quản lý chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng Việc tăng cường kiểm soát sẽ giúp BHXH TP Đà Nẵng chi kịp thời, đúng đối tượng, đủ, đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động, đúng quy định, hạn chế những sai sót, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu của Ngành BHXH

Trước tình hình đó, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng” làm đề tài

nghiên cứu nhằm hạn chế được các sai phạm trong hoạt động chi BHXH, nâng cao hơn nữa chất lượng chi BHXH; đồng thời có ý nghĩa quan trọng, mang tính thực tiễn cao đối với công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP

Đà Nẵng, mở rộng ra áp dụng vào trong thực tiễn hoàn thiện kiểm soát chi BHXH trên BHXH các tỉnh, thành phố của cả nước

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi BHXH

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

* Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu Công tác kiểm soát chi

BHXH (chi BHXH đó là chi ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, thất nghiệp, trợ cấp

BHXH) tại BHXH TP Đà Nẵng

* Phạm vi nghiên cứu: kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng qua

các năm 2010, 2011 Trong đó, các khía cạnh về kế toán vận dụng trong công tác kiểm soát được đặc biệt quan tâm như: lập dự toán, thông tin kế toán cho kiểm soát

Ở luận văn này, tác giả chọn Văn phòng BHXH thành phố Đà Nẵng (đơn vị trực thuộc BHXH TP Đà Nẵng) làm điển hình nghiên cứu BHXH TP

Đà Nẵng được xây dựng trên nền tảng hoạt động của BHXH Việt Nam Với quy mô hoạt động chi BHXH ngày càng mở rộng, hoạt động chi BHXH của BHXH TP Đà Nẵng diễn ra nhiều hơn với các nội dung ngày càng đa dạng, đòi hỏi công tác kiểm soát chi BHXH tại đơn vị cần được tổ chức chặt chẽ, thường xuyên

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp tổng hợp - so sánh, đối chiếu giữa thực tiễn kiểm soát ở đơn vị với lý luận kiểm soát trong các đơn vị BHXH

- Phương pháp nghiên cứu tổng quan tài liệu: sử dụng phương pháp này, chúng ta nghiên cứu tập hợp những vấn đề cơ bản nhất về cơ sở lý luận chi BHXH từ những nội dung cơ bản của Luật BHXH, cơ sở lý luận về công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH nói chung và BHXH TP Đà Nẵng nói riêng

- Phương pháp tổng hợp, kết hợp và suy luận:

Trên cơ sở những kết luận và mô tả của phương pháp nghiên cứu tổng quan tài liệu, phương pháp nghiên cứu thực chứng, phương pháp tổng hợp về

tổ chức công tác kiểm soát chi BHXH hiện hành, tác giả mong muốn nghiên cứu những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế tồn tại trong công tác kiểm soát chi BHXH Trong quá trình đưa ra những phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng tác giả tổng hợp và kết hợp những kinh nghiệm làm việc với lý luận và những suy

luận của bản thân.

Ngoài ra phương pháp phỏng vấn còn được sử dụng để làm rõ vấn đề kiểm soát tại đơn vị Đối tượng phỏng vấn là giám đốc, kế toán trưởng Đây là những người có quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm về tài chính đơn vị Tất cả mọi thủ tục, phương thức kiểm soát tài chính đều được xây dựng và thông qua bởi Giám đốc và kế toán trưởng Ngoài ra, tác giả còn phỏng vấn Ban giám đốc BHXH, lãnh đạo các phòng nghiệp vụ liên quan như Phòng TN-QLHS, phòng Chế độ BHXH, phòng KHTC, phòng Kiểm tra, phòng Thu Những bộ phận này ít nhiều tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp đến công tác chi BHXH tại đơn vị

5 Kết cấu luận văn

Luận văn được chia thành ba chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát chi BHXH

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng

Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Chính sách BHXH là chính sách xã hội quan trọng, đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm thực hiện đối với người lao động Sau 17 năm hoạt động, hệ thống BHXH Việt Nam đã tổ chức chi trả các chế độ BHXH cho hàng triệu đối tượng dài hạn và ngắn hạn, đảm bảo chi đúng, chi đủ, chi kịp thời và chi tận tay đối tượng Tuy nhiên hiện nay chính sách BHXH còn có nhiều bất cập, đối tượng hưởng chính sách BHXH thường xuyên biến động gây nhiều khó khăn cho công tác chi trả chế độ BHXH, hệ thống kế toán của Ngành BHXH còn chưa đáp ứng kịp với sự thay đổi đó Hoạt động BHXH cho đến nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về BHXH đã được công bố

Nhìn chung các công trình trên đã đề cập khá nhiều vấn đề có liên quan đến hoạt động BHXH với nhiều góc độ khác nhau từ cách tiếp cận, mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, các đề tài trên đã đề cập đến một số lĩnh vực hoạt động của BHXH và có những liên quan nhất định đến quản lý tài chính BHXH Hầu hết các đề tài nghiên cứu khoa học của ngành tập trung vào những năm trước khi luật BHXH, luật BHYT có hiệu lực thi hành và ngành BHXH mới thành lập nên chưa có cơ sở lý luận và tình hình hoạt động thực tiễn về chi BHXH, BHXH tự nguyện, BHTN để chứng minh làm sáng tỏ những cơ sở khoa học và từ đó đề xuất các giải pháp kiểm soát chi BHXH, BHXH tự nguyện, BHTN có tính khả thi cao Hay nói cụ thể hơn hiện nay đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi BHXH” chuyên về lĩnh vực kế toán vẫn còn rất

ít tác giả đề cập đến Nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát chi BHXH là một nhiệm vụ quan trọng của Ngành BHXH góp phần thực thi chính sách BHXH của Đảng và Nhà nước đối với NLĐ Để đáp ứng một cách tốt nhất quyền lợi của NLĐ tham gia BHXH, việc hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH của ngành BHXH nói chung và BHXH TP Đà Nẵng là rất cần thiết

Là người đã và đang tham gia trực tiếp quản lý trong lĩnh vực kế hoạch

tài chính của BHXH TP Đà Nẵng, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu của mình Để thực hiện đề tài, tôi sẽ quan tâm tham khảo, kế thừa có chọn lọc những kết quả nghiên cứu đã đạt được ở những công trình, tham khảo một số tài liệu liên quan có liên quan đến vấn

đề kiểm soát chi BHXH Trên cơ sở những chọn lọc kết quả nghiên cứu, tài liệu tham khảo, kết hợp với khảo sát thực tiễn tại BHXH TP

Đà Nẵng, phân tích thực trạng từng nội dung chi BHXH trên thực tế,

sổ sách kế toán tác giả muốn đánh giá những kết quả, tồn tại trong kiểm soát chi BHXH và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa, xử lý gian

lận, sai sót xảy ra trong quá trình chi BHXH, đề xuất những giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi BHXH tại BHXH TP Đà Nẵng.

* Kiểm soát chi BHXH tại BHXH là một hệ thống các bộ phận có liên quan với nhau, cùng phối hợp để giải quyết quyền lợi được hưởng BHXH của NLĐ và gia đình họ khi có rủi ro hoặc sự kiện bảo hiểm xảy ra đối với NLĐ bao gồm: ốm đau, thai sản, NDS-PHSK, TNLĐ, BNN, hưu trí, tử tuất, trợ cấp thất nghiệp

* Các mối quan hệ của trong quy trình chi BHXH, kiểm soát chi bao gồm: quan hệ cùng cấp, quan hệ trên dưới, quan hệ khác (với NSDLĐ, đại diện chi trả, ngân hàng…); qua đó, luận văn đã khái quát mô hình kiểm soát chi BHXH, rút ra kinh nghiệm cho BHXH TP Đà Nẵng trong công tác kiểm soát chi BHXH

* Hệ thống hóa các vấn đề về hệ thống kiểm soát chi BHXH: môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, các nguyên tắc kiểm soát, quy trình kiểm soát lập dự toán chi BHXH, quy trình kiểm soát các nội dung chi hưu trí, tử tuất, TNLĐ-BNN, BHTN, nội dung chi chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK, đóng BHYT cho đối tượng hưởng, nội dung lệ phí chi trả

* Rút ra kinh nghiệm cho BHXH TP Đà Nẵng trong công tác kiểm soát chi BHXH: Cần phải bổ sung thêm CCVC thuộc các bộ phận liên quan đến công tác chi BHXH để kiểm tra đối chiếu kỹ hơn khi thực hiện chi trả trợ cấp BHXH, về lâu dài nên triển khai phương thức chi trả toàn bộ các chế độ trợ cấp hàng tháng qua ngân hàng, bưu điện Phải kiểm soát kỹ hơn khi giao cho NSDLĐ chi trả các chế độ BHXH ngắn hạn, cũng như có sự phối hợp liên ngành giữa Sở Y tế thành phố Đà Nẵng trong việc thận trọng hơn khi cung cấp, xác nhận giấy nghỉ ốm cho NLĐ hạn chế sự lạm dụng, gian lận của các ĐVSDLĐ khi thanh toán các chế độ ốm đau Phối hợp chặt chẽ với UBND

các cấp trong việc giới thiệu đại diện chi trả BHXH Triển khai kết nối chặt chẽ hơn trong việc kết nối các hệ thống phần mềm tin học (VSA, SMS…) trong việc xét duyệt, chi các chế độ BHXH.

- Những đóng góp mới về mặt thực tiễn được rút ra từ kết quả nghiên cứu

* Trong công tác chi BHXH, bộ phận thực hiện công tác chi ở BHXH cấp thành phố và cấp quận, huyện còn quá mỏng cho nên vấn đề quản lý, giám sát và theo dõi sự biến động của các đối tượng hưởng trợ cấp BHXH chưa chặt chẽ

* Trong công tác chi BHXH luận văn đã phân tích và rút ra những vấn

đề còn tồn tại như: việc lập dự toán chi còn có những bất cập, việc dự đoán sự biến động của các nội dung chi BHXH chưa kịp thời, báo cáo quyết toán chậm, công tác hướng dẫn kiểm tra còn chưa sâu sát, phương tiện vận chuyển

và bảo quản tiền mặt còn chưa đảm bảo, lệ phí chi trả chi cho đại diện chi trả ở các xã miền núi còn thấp, một bộ phận NSDLĐ chưa làm tròn trách nhiệm đóng BHXH cho NLĐ… từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động chi BHXH và quyền lợi của các đối tượng hưởng BHXH

* Để hoàn thiện kiểm soát chi BHXH ở BHXH TP Đà Nẵng trong thời gian tới, luận văn đề xuất đồng bộ các giải pháp nhằm giúp BHXH TP Đà Nẵng thực hiện có hiệu quả hơn việc kiểm soát chi BHXH

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 1.1.1 Bản chất của kiểm soát trong quản lý

Chức năng kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của một tổ chức luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Kiểm soát là một chức năng của quản lý Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức như toàn bộ xã hội Do vậy để hiểu được khái niệm kiểm soát, chúng ta cần phải tìm hiểu về quản lý

Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về mục tiêu và nguồn lực, xây dựng các chương trình, kế hoạch… Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, tổ chức phân chia công việc cho nhiều bộ phận, kết hợp các

bộ phận đó với nhau trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức Thông qua giai đoạn này việc kiểm soát được phân chia, uỷ quyền một cách cụ thể cho các bộ phận Với cách nhìn nhận này, tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát Như vậy, trong quá trình quản lý, kiểm soát luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động Do đó, kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn mà là một chức năng của quản lý

Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh

làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêu định trước.

1.1.2 Mục tiêu và các loại kiểm soát

a Mục tiêu của kiểm soát

Các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu: Sử dụng các nguồn lực, quản lý hoạt động chi BHXH một cách hiệu quả; Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được đơn vị

và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó; Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong hoạt động để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó; Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn vị Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời và tin cậy

về trạng thái hoạt động của đơn vị Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm

dụng hoặc sử dụng sai mục đích Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan

b Các loại kiểm soát

- Căn cứ vào nội dung kiểm soát:

+ Kiểm soát quản trị tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả + Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình

tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán

+ Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về

mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do yêu cầu về con người thực hiện kiểm soát phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động này khá lớn.

+ Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các thao tác tác nghiệp Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức

độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất

+ Kiểm soát sau: hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi (còn gọi

là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ đề đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp

- Theo mục tiêu của kiểm soát:

+ Kiểm soát ngăn ngừa: kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác

+ Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra

+ Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện

1.1.3 Quy trình kiểm soát

Mỗi quá trình kiểm soát gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát

Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định đích cần đạt tới Mục tiêu này có thể mang tính tổng hợp hoặc chi tiết, rõ ràng Mục tiêu kiểm soát được xem như cơ sở thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể Đặc điểm chung của các mục tiêu là phải có tính xác định, hợp lý Cụ thể hơn, mục tiêu được xây dựng phải có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được Khi xây dựng mục tiêu phải quan tâm đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ sẵn có

Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát

Là đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động của đơn vị Các tiêu chuẩn này phải phù hợp với mục tiêu đề ra và có thể định lượng được

Bước 3: Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn

Đo lường các kết quả thực hiện theo những mục tiêu đã xây dựng để có

cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích việc thực hiện và có hành động quản lý phù hợp Cũng ở bước này, kết quả đã đo lường ở trên được sử dụng để so sánh với những mục tiêu đã xây dựng Qua sự so sánh này sẽ thấy được số chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã xây dựng và kết quả thực hiện

Bước 4: Phân tích các nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân

cơ bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng Đây

là bước chủ yếu đã sử dụng những kết quả miêu tả trong 3 bước trước Trong phân tích nguyên nhân, có phần lùi lại thời gian để có thêm thông tin về các hoạt động khác nhau Ở bước này phải xác định được những nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân cơ bản, và những nhân tố cá biệt ảnh hưởng đến kết

quả thực hiện Phân tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch giúp nhà quản lý thấy được công việc cần giải quyết để điều chỉnh sai lệch.

1.2 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CHI BHXH

1.2.1 Đặc điểm hoạt động chi BHXH

a Khái niệm về BHXH, chi BHXH

* Khái niệm về BHXH: BHXH là sự bảo đảm đời sống vật chất cho người lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và sự tài trợ của Nhà Nước Định nghĩa này chỉ rõ mục đích của BHXH là sự thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của NLĐ khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, TNLĐ, BNN, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH

* Khái niệm về chi BHXH: Chi BHXH bao gồm các khoản chi trợ cấp cho các đối tượng thuộc diện hưởng các chế độ BHXH như: hưu trí, ốm đau, thai sản, NDS-PHSK sau ốm đau, hoặc sau thai sản, TNLĐ-BNN, tử tuất.Chi BHXH thể hiện các quan hệ hình thành trong quá trình phân phối và

sử dụng quỹ nhằm đảm bảo mục tiêu ổn định đời sống và chăm sóc sức khỏe cho người tham gia BHXH Chi BHXH có hai quá trình: quá trình phân phối

và quá trình sử dụng quỹ BHXH Quá trình phân phối là quá trình phân phối quỹ BHXH để đưa vào sử dụng Quá trình phân phối lại quỹ BHXH góp phần thực hiện mục tiêu bảo đảm an toàn xã hội về kinh tế cho mọi thành viên trong xã hội có tham gia BHXH trước những trắc trở, rủi ro Quá trình chi quỹ BHXH được thực hiện theo đúng các chế độ BHXH do nhà nước qui định Chi BHXH là quá trình thực hiện các biện pháp phân phối và sử dụng quỹ BHXH theo đúng pháp luật nhà nước qui định

b Đặc điểm hoạt động chi BHXH

* Đặc điểm về nội dung chi

- Ốm đau: NLĐ có đóng BHXH nghỉ việc vì ốm đau, tai nạn rủi ro mà có xác nhận của tổ chức y tế do Bộ y tế quy định được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau.

- Thai sản: Lao động nữ có thai, sinh con và những người nuôi con sơ sinh theo quy định tại Luật hôn nhân được trợ cấp thai sản

- PHSK: NLĐ tham gia BHXH bắt buộc được hưởng chế độ PHSK trong các trường hợp: Có đủ 3 năm đóng BHXH trở lên tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức mà bị suy giảm sức khoẻ; Sau khi điều trị do ốm đau, TNLĐ, BNN mà chưa phục hồi sức khoẻ; Lao động nữ yếu sức khoẻ sau khi nghỉ thai sản; Thời gian nghỉ dưỡng sức là 5 đến 10 ngày trong một năm tuỳ thuộc vào mức độ suy giảm sức khoẻ của NLĐ

NDS TNLĐ, BNN: NLĐ bị tai nạn trong trong giờ làm việc, tại nơi làm việc; ngoài nơi làm việc (kể cả ngoài giờ do yêu cầu của NLĐ); bị tai nạn ngoài nơi làm việc khi thực hiện công việc theo yêu cầu của NSDLĐ; bị tai nạn trên tuyến đường đi và về từ nơi ở đến nơi làm việc

- Hưu trí: NLĐ khi nghỉ việc đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH theo Luật BHXH quy định thì được hưởng chế độ hưu trí

- Tử tuất: NLĐ đang làm việc, NLĐ nghỉ việc chờ giải quyết chế độ hưu trí, NLĐ đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng chết

- Thất nghiệp: Người đang đóng BHTN mà bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc nhưng chưa tìm được việc làm

* Đặc điểm các loại hình BHXH

- BHXH bắt buộc: loại hình BHXH mà NLĐ và NSDLĐ phải tham gia

- BHXH tự nguyện: loại hình BHXH mà NLĐ tự nguyện tham gia, được lựa chọn phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình để hưởng BHXH

- BHTN: BHTN áp dụng bắt buộc đối NLĐ và NSDLĐ phải tham gia

* Đặc điểm về nguồn tài chính chi BHXH:

- Đặc điểm nguồn thu

Quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn sau đây: NSDLĐ đóng góp; NLĐ đóng góp; Nhà nước hỗ trợ thêm Người chủ SDLĐ đóng góp vào quỹ BHXH vừa là trách nhiệm, vừa là quyền lợi Chủ SDLĐ phải chịu trách nhiệm

về những rủi ro xẩy ra đối với NLĐ mà họ thuê mướn Mặt khác khi NLĐ ốm đau, giảm hoặc mất khả năng lao động họ không phải trả lương Những khoản chi trả từ quỹ BHXH sẽ làm giảm một phần gánh nặng tài chính cho họ do không phải chi ra một khoản tiền lớn cùng một lúc Đồng thời góp phần giảm bớt tình trạng tranh chấp, tạo ra sự bình đẳng trong quan hệ NLĐ và chủ SDLĐ NLĐ phải có trách nhiệm đóng góp một phần thu nhập vào quỹ BHXH như một khoản tiết kiệm để giải quyết những khó khăn về tài chính của mình khi gặp rủi ro Mặt khác theo lẽ công bằng là có đóng, có hưởng NLĐ muốn được hưởng quyền lợi về BHXH thì phải tham gia đóng phí BHXH Quỹ BHXH được hỗ trợ từ NSNN là trách nhiệm của Nhà nước (nguồn NSNN)

- Đặc điểm thực hiện chi BHXH từ các nguồn kinh phí

Đối với nguồn quỹ BHXH bắt buộc, nguồn kinh phí cấp từ NSNN, quỹ BHXH tự nguyện, quỹ BHTN: thực hiện lập dự toán, sử dụng và quyết toán kinh phí theo quy định của Luật NSNN, Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn, chế độ kế toán BHXH do Bộ Tài chính ban hành

Lập dự toán chi: Hàng năm BHXH huyện lập dự toán kinh phí các chế

độ BHXH gửi BHXH tỉnh Trong năm có biến động phát sinh chi ngoài kế hoạch được duyệt, BHXH huyện phải báo cáo, giải trình để BHXH tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo đủ nguồn chi trả cho đối tượng Trên cơ sở tổng hợp dự toán chi được duyệt của BHXH huyện và số chi trực tiếp do BHXH tỉnh đảm nhận BHXH tỉnh lập dự toán chi các chế độ BHXH trên địa bàn quản lý gửi BHXH Việt Nam Trong năm thực hiện, nếu có biến động phát sinh ngoài kế hoạch được duyệt, BHXH tỉnh phải báo cáo, giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cấp bổ sung kinh phí, nguồn chi trả cho đối tượng

BHXH Việt Nam hướng dẫn, tổ chức xét duyệt và thông báo dự toán kinh phí chi các chế độ BHXH cho BHXH tỉnh Dự toán kinh phí chi các chế

độ BHXH hàng năm của hệ thống BHXH lập trên cơ sở tổng hợp dự toán chi BHXH đã được duyệt của BHXH các tỉnh và trình Hội đồng quản lý BHXH Việt Nam thông qua và gửi Bộ Tài chính Trong năm thực hiện, trên cơ sở dự toán được Bộ Tài chính duyệt và đề nghị điều chỉnh của BHXH tỉnh (nếu có), BHXH Việt Nam sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể để điều chỉnh

Phân bổ dự toán: Căn cứ dự toán chi NSNN được cấp có thẩm quyền

giao (trong đó có lệ phí chi trả), BHXH Việt Nam lập phương án phân bổ theo các khoản chi quy định theo hướng dẫn của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc, gửi Bộ Tài chính thẩm định Riêng lệ phí chi trả phân bổ cho các đơn vị liên quan theo quy định Trước ngày 25 hàng tháng, Bộ Tài chính chuyển từ NSNN một khoản kinh phí bằng mức chi bình quân một tháng của số dự toán được cấp có thẩm quyền giao (trong đó có lệ phí chi trả) vào quỹ BHXH bắt buộc, chi phí quản lý để BHXH Việt Nam chi trả cho các đối tượng trong tháng tiếp theo và chi trả lệ phí theo quy định Sau khi nhận được Quyết định giao dự toán của BHXH Việt Nam (trong đó có lệ phí chi trả), trong thời gian ngắn nhất BHXH tỉnh phải thực hiện xong việc giao

dự toán thu, chi cho các đơn vị trực thuộc Trước ngày 5 hàng tháng, BHXH Việt Nam chuyển từ NSNN một khoản kinh phí bằng mức chi bình quân một tháng của số dự toán được giao trong năm kế hoạch (trong đó có lệ phí chi trả) vào quỹ BHXH bắt buộc và chi phí quản lý để BHXH các tỉnh, thành phố chi trả cho các đối tượng trong tháng và chi trả lệ phí chi trả theo quy định

Thực hiện dự toán: Sau khi quyết toán năm được duyệt, nếu kinh phí chi

trả lương hưu, trợ cấp BHXH, BHTN còn dư thì chuyển nguồn sang năm sau

sử dụng và giảm trừ vào số cấp phát năm sau; trường hợp thiếu kinh phí, BHXH Việt Nam trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và cấp bổ sung vào dự

toán của năm liền kề với năm duyệt quyết toán cho BHXH các tỉnh, thành phố.

* Đặc điểm chi BHXH

BHXH hoạt động không vì mục đích lợi nhuận, mục tiêu cơ bản của BHXH là đảm bảo ổn định đời sống kinh tế cho NLĐ và gia đình họ khi bản thân NLĐ bị giảm hoặc mất khả năng lao động Gắn lợi ích giữa ĐVSDLĐ, NLĐ với Nhà Nước BHXH các cấp tổ chức quản lý và thực hiện chi trả kịp thời, đầy đủ đúng chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH Tổ chức việc chi trả các chế độ bảo hiểm do cơ quan BHXH các cấp trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng với các ĐVSDLĐ, đại diện chi trả tại các xã, phường, thị trấn.Khi có kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về hành vi gian lận, giả mạo hồ

sơ, tài liệu để hưởng chế độ BHXH, BHXH các cấp kịp thời ngừng chi trả; đồng thời thông báo cho đối tượng, ĐVSDLĐ, chính quyền nơi đối tượng cư trú để có biện pháp thu hồi ngay số tiền đã chi trả sai và xử lý theo thẩm quyền; phối hợp và chuyển hồ sơ cho các cơ quan pháp luật để xử lý theo qui định khi cần thiết Chủ động quyết định các biện pháp thực hiện tốt chức năng

tổ chức thực hiện chế độ, chính sách BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN, tổ chức thu, chi, quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH

tự nguyện, BHTN theo quy định của pháp luật

Đối tượng thụ hưởng các chế độ BHXH thường rất đông, sinh sống và làm việc ở tất cả các vùng miền lãnh thổ của đất nước Để thực hiện chi trả kịp thời, đầy đủ, chính xác cho đối tượng và quản lý chặt chẽ, an toàn tiền chi BHXH là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của Ngành BHXH Để thực hiện được mục tiêu chi trả đầy đủ, kịp thời, an toàn và hiệu quả cho đối tượng hưởng các chế độ BHXH, một yêu cầu đặt ra là phải đảm bảo đủ nguồn kinh phí và được phân bổ, điều hành khoa học Kế hoạch được xây dựng và cấp phát sát với nhu cầu chi tiền cho từng đối tượng đang lao động và sinh sống ở từng địa chỉ

cụ thể Làm như vậy vừa đáp ứng được yêu cầu chi trả cho đối tượng, vừa

tránh được tồn đọng kinh phí sẽ gây lãng phí trong việc sử dụng quỹ BHXH.Các tổ chức, cá nhân sử dụng tiền chi BHXH phải thực hiện đầy đủ việc hạch toán kế toán, thanh toán và báo cáo quyết toán, đầy đủ, kịp thời, đúng qui định của pháp luật Đồng thời các cơ quan quản lý cấp trên phải thường xuyên kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình thực hiện giải quyết chế độ và chi BHXH của mọi cá nhân, tổ chức, đơn vị có liên quan.

1.2.2 Cơ sở thực hiện công tác chi BHXH

a Đặc điểm về nguồn kinh phí chi BHXH

- Nguồn quỹ BHXH: được hạch toán độc lập theo các quỹ thành phần

của BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện và BHTN Quỹ BHXH bắt buộc dùng chi trả BHXH bắt buộc; Quỹ BHXH tự nguyện dùng chi trả BHXH tự nguyện; Quỹ BHTN dùng chi trả BHTN

- Nguồn NSNN: NSNN cấp kinh phí vào Quỹ BHXH bắt buộc để

BHXH Việt Nam trả đủ và kịp thời lương hưu, trợ cấp BHXH cho người hưởng lương hưu từ nguồn NSNN

- Lệ phí chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp cho các

đối tượng do quỹ BHXH bắt buộc, quỹ BHXH tự nguyện, quỹ BHTN được Chính phủ thông qua, Bộ Tài chính duyệt cấp BHXH Việt Nam căn cứ lệ phí chi trả do Bộ Tài chính cấp công khai phân bổ cho các đơn vị phù hợp với đặc thù của từng địa phương sử dụng cho việc chi trả

b Nội dung chi BHXH

Hiện nay tại BHXH Việt Nam có hai phương thức chi trả BHXH cho đối tượng, đó là chi trực tiếp và chi trả gián tiếp Phương thức chi trả trực tiếp là việc cơ quan BHXH sử dụng cán bộ, công chức, viên chức của mình để trực tiếp chi trả cho đối tượng Chi trả gián tiếp là việc cơ quan BHXH uỷ quyền cho các đơn vị, tổ chức, đại diện chi trả các chế độ BHXH cho người được thụ hưởng thông qua chính quyền địa phương Đại diện chi trả thường là

những người đang hưởng chế độ BHXH, có trách nhiệm, uy tín ở địa phương,

và được cơ quan chính quyền địa phương giới thiệu Hàng tháng, đại lý chi trả nhận danh sách đối tượng và tiền từ cơ quan BHXH cấp địa phương hoặc giao nhận tay ba tại Kho bạc, Ngân hàng để tiến hành chi trả cho các đối tượng hưởng trợ cấp BHXH Sau mỗi kỳ chi trả, đại lý chi trả có trách nhiệm lập báo cáo, quyết toán với cơ quan BHXH Với phương thức cấp phát kinh phí hiện nay, BHXH Việt Nam đảm bảo cho BHXH các tỉnh, thành phố có đủ nguồn kinh phí chi trả ngay từ đầu tháng BHXH các tỉnh, thành phố đã ấn định thời gian chi trả cố định (thường là từ mồng 5 đến mồng 10) trong tháng

Số tiền chi trả lương hưu và trợ cấp cho loại đối tượng này rất lớn mà chủ yếu

là tiền mặt Bên cạnh chi trả bằng tiền mặt, BHXH Việt Nam đã triển khai chi trả vào tài khoản cá nhân của người thụ hưởng thông qua hệ thống ngân hàng ( ATM), chủ yếu là đối tượng hưởng BHXH hàng tháng

Các chế độ BHXH hàng tháng: BHXH tỉnh: Hàng tháng, căn cứ số đối tượng hưởng BHXH thường xuyên đang quản lý; danh sách của đối tượng tăng, giảm mới do xét duyệt trong tháng; danh sách điều chỉnh tăng, giảm lương hưu và trợ cấp hàng tháng; danh sách thôi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng; danh sách đối tượng chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH để in danh sách chi trả

Chi BHXH 1 lần: BHXH tỉnh: thực hiện chi trả trợ cấp cho NLĐ làm việc ở những đơn vị do BHXH tỉnh trực tiếp thu và ghi sổ BHXH và những đối tượng hưởng trợ cấp BHXH một lần sau khi nghỉ việc về nơi cư trú căn cứ vào Quyết định và danh sách đối tượng hưởng trợ cấp BHXH một lần để gửi giấy báo lĩnh tiền cho đối tượng và trực tiếp chi trả cho đối tượng Phân cấp cho BHXH huyện chi trả trợ cấp BHXH một lần cho NLĐ làm việc trong những đơn vị BHXH quận, huyện trực tiếp thu Uỷ quyền cho BHXH huyện chi trả trợ cấp BHXH một lần cho NLĐ làm việc trong những đơn vị có trụ sở

xa trung tâm tỉnh.

* Chi các chế độ BHXH từ nguồn quỹ BHXH đảm bảo

- Nội dung chi Quỹ hưu trí, tử tuất

+ Các chế độ BHXH hàng tháng: Đóng BHYT cho người hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã: Hàng tháng, căn cứ vào danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, bảng tổng hợp danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH theo từng loại đối tượng và nguồn kinh phí để lập báo cáo số tiền phải chi mua thẻ, phiếu khám, chữa bệnh BHYT gửi BHXH Việt Nam; Hưu quân đội; Hưu công nhân viên chức; Trợ cấp cán bộ xã; Trợ cấp ĐSTCB; Trợ cấp ĐSTND; Lệ phí chi trả

+ Các chế độ BHXH một lần: Chi BHXH một lần; Trợ cấp một lần khi nghỉ hưu; Trợ cấp tuất một lần trong các trường hợp được qui định khi người hưởng lương hưu; người hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng đã nghỉ việc; NLĐ đang đóng BHXH và đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bị chết; Trợ cấp mai táng khi người hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã; người hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng đã nghỉ việc; Đóng BHYT cho người hưởng lương hưu, trợ cấp cán bộ xã hàng tháng; Lệ phí chi trả

- Nội dung chi quỹ TNLĐ, BNN

+ Chi BHXH hàng tháng: Đóng BHYT, Trợ cấp TNLĐ-BNN, Trợ cấp phục vụ TNLĐ-BNN, Lệ phí chi trả

+ Chi BHXH 1 lần: Trợ cấp TNLĐ-BNN, Trợ cấp 1 lần khi chết do TNLĐ-BNN, Phương tiện trợ giúp SH, DCCH, NDS-PHSK, Khen thưởng,

Lệ phí chi trả

- Nội dung chi quỹ ốm đau và thai sản

+ Chế độ ốm đau, thai sản; NDS-PHSK sau khi ốm đau, thai sản; Lệ phí chi trả

- Nội dung chi quỹ BHXH tự nguyện

+ Chi BHXH hàng tháng: Lương hưu Hưu, Trợ cấp tuất định xuất cơ bản, Trợ cấp tuất định suất nuôi dưỡng, Lệ phí chi trả.

+ Chi BHXH 1 lần: BHXH một lần, Trợ cấp một lần khi nghỉ hưu, Trợ cấp mai táng, Trợ cấp tuất 1 lần, Lệ phí chi trả

- Nội dung chi quỹ BHTN

+ Trợ cấp thất nghiệp hàng tháng; Trợ cấp thất nghiệp 1 lần; Hỗ trợ học nghề; Hỗ trợ tìm việc làm; Lệ phí chi trả

* Chi trả các chế độ BHXH từ nguồn NSNN đảm bảo

+ Các chế độ BHXH hàng tháng: Lương hưu (hưu quân đội, hưu công nhân viên chức); Trợ cấp MSLĐ; Trợ cấp công nhân cao su; Trợ cấp 91; Trợ cấp TNLĐ-BNN; Trợ cấp phục vụ người bị TNLĐ-BNN; Trợ cấp tuất (ĐSTCB và ĐSTND)

+ Các chế độ BHXH một lần: Trợ cấp tuất một lần trong các trường hợp được quy định khi người hưởng lương hưu, trợ cấp MSLĐ; người hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng đã nghỉ việc chết; Trợ cấp mai táng khi người hưởng lương hưu, trợ cấp MSLĐ, trợ cấp 91, trợ cấp công nhân cao su và TNLĐ-BNN hàng tháng đã nghỉ việc chết; Đóng BHYT cho đối tượng hưởng lương hưu, trợ cấp MSLĐ, trợ cấp 91, công nhân cao su, TNLĐ-BNN một lần; Cấp phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình cho người bị TNLĐ-BNN; Trợ cấp khu vực 1 lần, Khác (Trợ cấp khó khăn ), Khác (Trợ cấp 613); Lệ phí chi trả; Các khoản chi khác (nếu có)

c Quy trình thực hiện chi BHXH

* Quy trình chi BHXH: (Sơ đồ 1.1)

Quan hệ (1): BHXH Việt Nam cấp kinh phí để BHXH tỉnh thực hiện chi trả các chế độ BHXH cho đối tượng Quan hệ (2): BHXH tỉnh cấp kinh phí cho BHXH quận, huyện để chi các chế độ BHXH do BHXH quận, huyện quản lý và BHXH tỉnh uỷ quyền Quan hệ (3) BHXH tỉnh, BHXH quận,

huyện thực hiện tiếp nhận hồ sơ do NLĐ và NSDLĐ lập gửi đến, thực hiện thẩm định, quản lý và tổ chức chi trả trực tiếp cho đối tượng được hưởng 1 lần, hoặc ủy quyền qua ĐVSDLĐ chi trả các chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK Quan hệ (4): Cơ quan BHXH quận, huyện rực tiếp chi trả cho từng đối tượng Quan hệ (5), (6): Cơ quan BHXH quận, huyện uỷ quyền cho Ban đại

lý ở phường, xã chi trả BHXH cho đối tượng

Sơ đồ 1.1 Quy trình chi trả các chế độ BHXH

* Chu trình quản lý chi BHXH: (Sơ đồ 1.2)

(1) Quản lý đối tượng chi trả BHXH: Đối tượng hưởng chế độ BHXH được chia làm hai loại: đối tượng hưởng chế độ dài hạn và đối tượng hưởng trợ cấp ngắn hạn Đối tượng hưởng chế độ dài hạn gồm những người hưởng các chế độ hưu trí, TNLĐ- BNN, trợ cấp tàn tật, trợ cấp tuất Đối tượng hưởng trợ cấp ngắn hạn gồm những người hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, trợ cấp MTP và trợ cấp 01 lần Việc quản lý đối tượng bao gồm các nội dung: quản lý lý lịch đối tượng, loại chế độ được hưởng, mức hưởng, thời gian hưởng và địa điểm thực hiện chi trả Quản lý đối tượng là khâu đầu tiên trong quy trình chi trả nhằm đảm bảo cho công tác chi trả được thực hiện đúng, đủ

BHXH các tỉnh, thành phố

BHXH quận, huyện

(3) (4)

(1)

(6)

Đơn vị sử dụng lao động và người lao động

BHXH Việt Nam

(quỹ BHXH)

Sơ đồ 1.2 Chu trình quản lý chi BHXH

(2) Phân cấp chi trả BHXH: Hệ thống BHXH được tổ chức theo nhiều cấp

từ Trung ương xuống địa phương Trong đó mỗi cấp vừa chịu sự ràng buộc bởi các chế độ, thể lệ chung, vừa có tính chất tự chủ Phân cấp chi trả được hiểu là sự phân định phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn và các chế độ BHXH của các cấp cơ quan BHXH trong việc tổ chức thực hiện công tác chi trả chế

độ BHXH Cơ quan BHXH Trung ương là cơ quan quản lý sẽ quy định rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm, loại chế độ, đối tượng quản lý cho BHXH các cấp địa phương cũng như đơn vị có liên quan Cơ quan BHXH địa phương có trách nhiệm tổ chức chi trả trợ cấp các chế độ BHXH theo phân cấp của cơ quan BHXH Trung ương

* Đối với BHXH tỉnh: Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc chi trả, quyết toán các chế độ BHXH trên địa bàn quản lý; Trực tiếp chi trả và quyết toán chế độ ốm đau, thai sản (bao gồm nghỉ DS-PHSK sau ốm đau, thai sản

và sau khi điều trị ổn định thương tật, bệnh tật do TNLĐ-BNN) và chi trả các chế độ BHXH một lần cho NLĐ do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý thu BHXH

* Đối với BHXH quận, huyện: Tổ chức chi trả và quyết toán chế độ ốm đau, thai sản (bao gồm nghỉ DS-PHSK sau ốm đau, thai sản và sau khi điều trị

ổn định thương tật, bệnh tật do TNLĐ-BNN), chi trả các chế độ BHXH một lần cho NLĐ do BHXH huyện quản lý thu BHXH và các trường hợp BHXH tỉnh uỷ quyền; Chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp tuất một

Các nội dung thực hiện trong quy

(3) Lập xét duyệt

dự toán chi BHXH

(4) Tổ chức chi trả BHXH

(5) Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH

(6) Thẩm định chi các chế độ BHXH

lần, trợ cấp mai táng cho các đối tượng hưởng hàng tháng trên địa bàn; Chi trả các chế độ BHXH cho NLĐ có hồ sơ đề nghị giải quyết hưởng BHXH nộp tại BHXH huyện theo quy định

(3) Lập, xét duyệt dự toán chi BHXH: Việc lập dự toán chi đúng đắn dựa trên các báo cáo về số đối tượng tăng, giảm và có mặt thường xuyên trong kỳ

có một ý nghĩa quan trọng trong việc bố trí kinh phí đầy đủ, kịp thời cho quá trình chi trả Vì quỹ BHXH được quản lý tập trung, thống nhất tại cơ quan BHXH cấp Trung ương, trong thời gian tạm thời nhàn dỗi, quỹ BHXH được thực hiện các biện pháp đầu tư Do đó để có nguồn kinh phí thực hiện chi trả,

cơ quan BHXH địa phương phải lập dự toán kinh phí chi trả các chế độ để chuyển lên cơ quan BHXH Trung ương xét duyệt, làm cơ sở cho việc phân phối các nguồn kinh phí và cấp phát kinh phí

(4) Tổ chức chi trả BHXH: Đây là nội dung rất quan trọng của công tác chi trả giúp cho khoản trợ cấp BHXH đến được tay người thụ hưởng Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng địa bàn chi trả, số tiền chi trả và biên chế mà cơ quan BHXH lựa chọn cách thức tổ chức chi trả phù hợp sao cho thuận tiện với mức chi phí thấp nhất, an toàn nhất nhưng vẫn đảm bảo các nguyên tắc chi trả kịp thời, đầy đủ đến tay đối tượng được hưởng

(5) Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi các chế độ BHXH: Báo cáo quyết toán chi phản ánh toàn diện kết quả thực hiện công tác chi trả BHXH ở

cơ quan BHXH Vì vậy sau khi tổ chức chi trả, cơ quan BHXH phải tập hợp chứng từ, lập báo cáo về quá trình tổ chức chi trả bao gồm: báo cáo về số đối tượng tăng, giảm trong kỳ, báo cáo về số tiền thực hiện chi trả trong kỳ và báo cáo về số đối tượng, số tiền chưa chi trả trong kỳ và vấn đề phát sinh trong quá trình chi trả… gửi cơ quan BHXH cấp trên tổng hợp và làm căn cứ để thẩm định quyết toán

(6) Thẩm định chi các chế độ BHXH: Đây là nội dung cuối cùng trong quy

trình tổ chức chi trả Cơ quan BHXH cấp trên đánh giá, công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ chi trả của cơ quan BHXH cấp dưới, đồng thời phát hiện những sai sót, gian lận trong quá trình chi trả để kịp thời chấn chỉnh, điều chỉnh quy trình chi trả cho phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chi trả các chế độ BHXH và góp phần đảm bảo an toàn cho quỹ BHXH.

1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHI BHXH

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Chúng ta biết rằng môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng việc kiểm soát các hoạt động chi BHXH Các yêu cầu về môi trường kiểm soát trong hoạt động chi BHXH về cơ bản giống với hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp và sự nghiệp có thu mặc dù có một số khác biệt

a Nhân tố bên trong

- Đặc thù về quản lý: Mục tiêu phục vụ của hoạt động BHXH khác với các hoạt động của các doanh nghiệp thông thường Mục đích cuối cùng của hoạt động BHXH là đem lại lợi ích cho NLĐ khi tham gia BHXH Hoạt động BHXH không vì mục tiêu lợi nhuận, mà mong muốn đem lại cho NLĐ những chế độ khi gặp những trường hợp không thể hoặc ngưng tạo ra thu nhập Người làm công tác BHXH phải xác định được mục tiêu phục vụ chính của mình, đối tượng phục vụ chủ yếu của mình làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết công việc Tránh những trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi của người làm công tác BHXH BHXH Việt Nam có chức năng thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước giao nên quan điểm của các nhà quản lý trong đơn vị ảnh trực tiếp đến chính sách, chế độ, quy định, cách thức

tổ chức kiểm tra kiểm soát của đơn vị Thủ trưởng đơn vị nắm quyền điều hành chung, các bộ phận tham gia giúp việc phát huy tính chủ động, sáng tạo BHXH các tỉnh thành hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm vì thế

chủ động hơn trong hoạt động tài chính của mình.

- Cơ cấu tổ chức: Đa số BHXH các tỉnh thành được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng, bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo, thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ của CCVC

- Chính sách nhân sự: Một chính sách nhân sự hợp lý, đúng đắn sẽ thu hút cũng như phát huy hết được năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức nghề nghiệp, làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh hơn Trong xu thế hội nhập phát triển hiện nay nhu cầu lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn cao không thể thiếu tại các đơn vị Hiện nay việc quản lý các đối tượng hưởng BHXH ngày càng khó khăn vì thế các đơn vị BHXH nên nhận thức đúng đắn

để đưa ra các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức của người làm công tác BHXH Có thể đó là những cam kết về đạo đức và năng lực làm việc của CCVC khi tuyển dụng để tuyển đúng người có tinh thần trách nhiệm với công việc, năng lực, trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiệu quả, tránh tình trạng thiếu lao động có năng lực nhưng lại thừa lao động kém hiệu quả Đồng thời các đơn vị BHXH cũng đảm bảo được những rủi ro xuất phát từ sự thông đồng của người làm công tác BHXH với đối tượng tham gia BHXH Mặt khác, Thủ trưởng các đơn vị BHXH phải đưa ra quan điểm rõ ràng về mục tiêu chung của hoạt động BHXH là phục vụ NLĐ, thực hiện chính sách chính trị xã hội của Chính phủ Từ đó xác định thái độ làm việc đúng đắn khi giải quyết đúng người, đúng việc và bảo tồn quỹ BHXH Chính sách tiền lương, chế độ khen thưởng được cải thiện đã khuyến khích, động viên tinh thần làm việc của người CCVC ngành BHXH tuy nhiên Thủ trưởng các đơn vị BHXH cần có những chính sách khen thưởng cho những trường hợp phát hiện được sai phạm, gian lận Bên cạnh đó cũng cần đề ra các mức kỷ luật cụ thể đối với các trường hợp sai phạm của người làm công tác BHXH

- Công tác dự toán chi BHXH, kế hoạch: Việc lập dự toán chi BHXH

cho năm kế hoạch là cần thiết phục vụ cho việc quản lý, điều hành hoạt động

và là mục tiêu phấn đấu của các đơn vị, là cơ sở tốt cho các mục tiêu của kiểm soát Việc lập và thực hiện dự toán một cách nghiêm túc và khoa học giúp đơn vị ngăn ngừa, phát hiện những sai sót, gian lận trong các hoạt động của mình Qua kế hoạch, giúp Ban lãnh đạo biết trước những việc cần phải làm cho tương lai, từ đó xây dựng các phương án hoạt động để hướng đến đạt kế hoạch mang lại hiệu quả cao nhất Thủ trưởng đơn vị thực hiện thông báo các

bộ phận, các phòng ban xây dựng kế hoạch hoạt động của bộ phận mình Bộ phận kế toán sẽ tổng hợp và lập dự toán toán chi BHXH của đơn vị Định kỳ, đơn vị tiến hành đối chiếu giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch đã được

cơ quan chủ quản duyệt Mọi sự khác biệt lớn giữa số liệu thực tế và số liệu

kế hoạch sẽ được phân tích và xử lý kịp thời Bên cạnh đó Bộ phận kiểm tra KSNB là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát của đơn

vị KSNB hoạt động đảm bảo, tư vấn mang tính độc lập, khách quan sẽ được thiết lập nhằm tăng cường thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức KSNB giúp cho tổ chức hoàn thiện mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát Kiểm tra, kiểm soát cung cấp một sự giám sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị Bộ phận kiểm tra, soát hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những thông tin kịp thời

và xác thực về các hoạt động trong đơn vị Tuy nhiên, bộ phận kiểm tra, kiểm soát chỉ phát huy tác dụng nếu:

* Về tổ chức: Bộ phận kiểm tra, kiểm soát phải trực thuộc một cấp cao

đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động, phải được giao quyền hạn tương đối rộng, hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

* Về nhân sự: Bộ phận kiểm tra, kiểm soát phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, độc lập về quan hệ kinh

tế và quan hệ gia đình với những người đứng đầu đơn vị được kiểm soát chi

b Nhân tố bên ngoài

- Hoạt động chi BHXH là hoạt động có sự tham gia của NSDLĐ, NLĐ, Đại diện chi trả, Ngân hàng

+ ĐVSDLĐ: thường có xu hướng vận dụng thanh toán tiền nghỉ ốm ngoại trú để thanh toán tiền hưởng BHXH, thường thông đồng với một số cơ

sở khám chữa bệnh để kê khống ngày nghỉ ốm của NLĐ để thanh toán tiền

ốm đau thai sản, hưởng chế độ BHXH, vận dụng tiền BHXH của Cơ quan BHXH ủy quyền chi cho NLĐ vào mục đích khác

+ NLĐ: tham gia BHXH mong muốn được hưởng đầy đủ các chế độ và thậm chí một số người sẵn sàng cố ý cung cấp sai thông tin để hưởng BHXH

+ Đại diện chi trả tại các xã, phường, thị trấn: Có một số đại diện cố tình kê khai gian lận các đối tượng hưởng BHXH để hưởng các tiền đó, làm thất thoát tiền chi các chế độ BHXH

các tỉnh còn chịu sự kiểm soát của BHXH Việt Nam Ngoài ra còn chịu sự kiểm soát của Bộ Tài Chính, Thanh tra nhà nước, cơ quan Kiểm toán Nhà nước, của chính quyền địa phương nhằm phát hiện kịp thời những tồn tại, hạn chế và có hướng khắc phục trong công tác kiểm tra, kiểm soát.

- Môi trường kiểm soát tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

+ Thông tin khách hàng: là nhân tố quan trọng để năm bắt và tìm hiểu cách thức cho vay của đơn vị trực thuộc thông qua hòm thư góp ý, lấy ý kiến của khách hàng từ phong cách phục vụ của cán bộ công nhân viên …

+ Về cơ chế chính sách, văn bản: hoạt động kinh doanh của tổ chức chịu sự chi phối của một hệ thống văn bản có tính bắt buộc, nhằm ràng buộc các hoạt động về thu, chi trong khuôn khổ nhất định Một cơ chế quản lý tài chính mang tính khoa học, phù hợp với thực trạng đơn vị là yếu tố quan trọng đảm bảo an toàn, hiệu quả hoạt động của một định chế tài chính

+ Quản lý của chính phủ: sự thay đổi các văn bản, chính sách của chính phủ, sự can thiệp của chính phủ đối với nền kinh tế là một nhân tố quan trọng đối với sự ổn định và phát triển kinh tế

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị

1.3.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi BHXH

a Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu

Hệ thống chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên, phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh gắn liền với hoạt động của một đơn vị Vì thế, chứng từ kế toán phải đầy đủ, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế pháp sinh đã xảy ra Chứng từ kế toán là cơ sở cho việc bảo vệ tài sản, giải quyết các mối quan hệ pháp lý liên quan đến

nghiệp vụ kinh tế, phục vụ kiểm tra, thanh tra hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Chứng từ kế toán gắn sự phát sinh các nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, đơn vị có liên quan với các nghiệp vụ, Qua

đó, chứng từ kế toán góp phần vào việc đánh giá trách nhiệm vật chất đối với từng cá nhân, đơn vị cụ thể Chứng từ kế toán là căn cứ cho các bước tiếp theo trong hệ thống kế toán Do vậy, ngay từ khâu này kiểm soát đã được thực hiện bằng việc kiểm tra, giám sát từng nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo số liệu được phản ánh chính xác, đúng đắn, ngăn ngừa hành vi gian lận hoặc sai sót xảy ra để bảo vệ nguồn lực của đơn vị

- Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chi BHXH:Nhóm chứng từ do NLĐ nộp: hồ sơ, chứng từ của NLĐ đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH làm căn cứ để cơ quan BHXH xét duyệt lập chứng từ chi trả cho NLĐ

Nhóm chứng từ do NSDLĐ nộp: đó là nhóm chứng từ do NSDLĐ lập để thanh toán với cơ quan BHXH kèm theo hồ sơ, chứng từ, file dữ liệu của từng NLĐ đủ điều kiện hưởng chế độ BHXH theo qui định

Nhóm chứng từ do cơ quan BHXH lập: Căn cứ vào chứng từ NLĐ, NSDLĐ, kiểm tra xét duyệt lập chứng từ chi các chế độ BHXH

b Tổ chức tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản cung cấp được thông tin có tính

hệ thống về từng đối tượng kế toán, từng loại hoạt động kinh doanh, cùng mối quan hệ giữa các đối tượng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đồng thời cũng chỉ trên cơ sở thông tin được hệ thống hoá mới có thể tổng hợp tính ra các chỉ tiêu kinh tế tài chính Hệ thống tài khoản đầy đủ và chi tiết là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể,

rõ ràng, đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý Việc lập bảng cân đối tài khoản cũng là một cách kiểm soát số

liệu ghi chép có đúng hay không

Các tài khoản chi BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN

- Nhóm tài khoản phản ảnh nguồn kinh phí cấp theo dự toán được duyệt (tài khoản 352, tài khoản 354, tài khoản 464)

Đặc trưng của nhóm tài khoản này: dùng để phản ánh việc cấp kinh phí chi BHXH của Trung ương cho các thành phố, BHXH thành phố cấp cho quận, huyện và việc thanh quyết toán số kinh phí đó

- Nhóm tài khoản phản ảnh các khoản chi (tài khoản 3112, tài khoản

3113, tài khoản 664, tài khoản 671, tài khoản 661)

Đặc trưng của nhóm tài khoản này: sử dụng ở BHXH Việt Nam, BHXH

TP, quận, huyện để phản ánh số thực chi BHXH tự nguyện (tài khoản 3112), chi BHTN (tài khoản 3113), lệ phí chi (tài khoản 338) chi BHXH do NSNN đảm bảo (tài khoản 664), chi BHXH do nguồn quỹ BHXH đảm bảo (tài khoản 671), chi quản lý bộ máy (chỉ bàn đến nội dung lệ phí chi trả) (tài khoản 661).

c Tổ chức hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính

Hệ thống sổ kế toán: là giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện hệ thống thông tin kế toán Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp

Hệ thống báo cáo tài chính: là khâu cuối cùng của quá trình dựa trên kết quả tổng hợp của số liệu trên sổ sách kế toán và hệ thống tài khoản

Một hệ thống kế toán hữu hiệu thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được xác định và ghi chép đầy đủ; diễn giải phải đầy đủ để phân loại đúng đắn các nghiệp vụ; ghi đúng kỳ phát sinh; trình bày đúng đắn và công

bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính.Bên cạnh đó, một hệ thống

kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau:

* Tính trung thực và khách quan: phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ kinh tế giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị Từ đó mới phán ánh tình hình thực tế hoạt động của đơn vị, khắc phục được những tồn tại và phát huy những thế mạnh để đạt được mục đích với hiệu quả cao

* Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

* Tính đầy đủ và kịp thời: phản ánh kịp thời, đầy đủ, và toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

* Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và chi phí

* Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng về nội dung, phương pháp tính toán, số liệu được ghi nhận phân loại theo đúng

hệ thống TK của đơn vị, các sổ sách kế toán liên quan

* Sổ sách kế toán được ghi nhận một cách chính xác: khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì phải được phản ánh vào sổ sách kế toán Số liệu kế toán được ghi chép vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của đơn vị

Sổ Kế toán theo dõi chi BHXH: Sổ chi tiết phản ánh chi tiết các nội

dung chi (S80a-BH Sổ chi tiết chi ốm đau, thai sản; S80b-BH Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản; S81a-BH Sổ chi tiết chi TNLĐ-BNN; S81b-BH Sổ tổng hợp chi TNLĐ-BNN; S82a-BH Sổ chi tiết chi lương hưu và trợ cấp BHXH; S82b- BH Sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH; S83a-BH Sổ chi tiết chi BHTN; S83b-BH Sổ tổng hợp chi BHTN; S85-BH Sổ theo dõi nguồn kinh phí; S86- BH Sổ theo dõi nguồn kinh phí cấp cho cấp dưới);

Các loại báo cáo phục vụ cho công tác chi BHXH:

Báo cáo tình hình tăng, giảm, thực chi BHXH bắt buộc, tự nguyện, BHTN, các khoản BHYT phải nộp cho đối tượng BHXH từ nguồn NSNN, quỹ BHXH hàng tháng (3a-CBH, 3b-CBH, 4a-CBH, 4b-CBH, 5-CBH).Dự toán chi BHXH, BHXH tự nguyện, BHTN, báo cáo tình hình tiếp nhận kinh phí và quyết toán kinh phí chi BHXH, BHXH tự nguyện, dùng cho BHXH Việt Nam

và BHXH thành phố, quận, huyện Báo cáo này được lập theo quý,

năm.(1a-CBH¸ 1b-CBH, 7-CBH, B08a-BH, B08b-BH, B09a-BH, B09b-BH, B01-BH) 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng, thiết kế và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đơn vị mình Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn

và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nó là không một cá nhân hay

bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận ít xảy ra hơn Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của đơn vị và dễ nhận ra sự sai sót và gian lận Không được bố trí kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau cho một người thực hiện, như tách biệt trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách

kế toán, hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát

Thủ tục đối chiếu: Mục đích của thủ tục này là ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ Khi thực hiện thủ tục này đòi hỏi phải đối chiếu kịp thời, cần điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có người theo dõi việc đối chiếu, Và tránh đối chiếu thông tin từ một nguồn

Kiểm tra và theo dõi: Thủ tục này giúp khám phá những gian lận và sai sót nghiêm trọng Tạo hiệu ứng tốt cho môi trường kiểm soát Người thực hiện thủ tục kiểm tra và theo dõi là ban giám đốc, bộ phận kiểm toán nội bộ

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể và không nên quyết định mọi vấn đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự uỷ quyền cho cấp dưới Theo đó, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi tính tập trung của đơn vị Ở thủ tục này thì đơn vị nên chú trọng nội dung hơn hình thức (chữ ký) Nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được thiết lập Phải phân định một cách rõ ràng cấp phê duyệt Do vậy, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc Việc uỷ quyền phê duyệt tránh chồng chéo, gây phiền phức, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót do một người không phải giải quyết quá nhiều việc.

+ Yêu cầu kiểm soát chi BHXH

* Kiểm soát chi đúng đối tượng: Việc xác định đúng đối tượng hưởng chính sách BHXH là việc rất quan trọng Từ đó, sẽ tránh được sự thất thoát quỹ Chi đúng, đầy đủ, kịp thời: BHXH là chính sách của Đảng và nhà nước Chính sách này thể hiện tính nhân văn sâu sắc Để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ và người thụ hưởng, thì việc chi chế độ chính sách phải đúng, đầy đủ,

và kịp thời góp phần ổn định đời sống cho NLĐ và người thụ hưởng.Bảo đảm điều kiện sống tối thiểu để NLĐ không lâm vào cảnh túng quẫn, góp phần bảo đảm hạnh phúc gia đình, an tòan xã hội

* Chi đúng chế độ: BHXH là một trong những chính sách kinh tế- xã hội của nhà nước BHXH góp phần trợ giúp cho người lao động khi gặp phải rủi ro, khắc phục những khó khăn thông qua các khoản trợ cấp BHXH, đem lại sự an toàn và hiệu quả cho xã hội, đặc biệt trong việc phục hồi năng lực làm việc, khả năng sáng tạo của sức lao động Đồng thời góp phần bảo đảm

an ninh quốc gia Chính vì vậy, phải chi đúng chế độ cho người thụ hưởng BHXH, góp phần thực hiện công bằng xã hội, là công cụ phân phối lại thu nhập giữa những người tham gia bảo hiểm

+ Nguyên tắc kiểm soát chi BHXH

* Dựa vào chính sách của Đảng, Nhà nước, của địa phương không thay

đổi: BHXH là chính sách của nhà nước mà cụ thể là Luật BHXH, chính sách này thể hiện tính nhân văn sâu sắc của Đảng và nhà nước ta Do đó, việc chi