bản chất và chức năng chu trình

2 Bản chất chức chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán bao gồm định trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chu trình thờng đợc bắt đầu việc lập đơn đặt mua ngời có trách nhiệm phận cần hàng hoá hay dịch vụ kết thúc việc toán cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc Có nhiều phơng thức mua hàng khác nhau: Phơng thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp kho phân xởng sản xuất ngời bán đợc chuyển quyền sở hữu Phơng thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng đợc nhận doanh nghiệp toán chấp nhận toán phần toàn Phơng thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá đợc trả góp kỳ Ngoài ra, có hình thức mua hàng khác nh mua hàng hoá nội doanh nghiệp Chu trình mua hàng toán bao gồm chức bản: Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Thông thờng, doanh nghiệp phòng kế hoạch đảm nhiệm nghiệp việc xác định nhu cầu hàng hoá hay dịch vụ, đảm bảo chất lợng thích hợp hàng hoá dịch vụ với giá thấp, lên kế hoạch mua hàng hoá, dịch vụ đảm bảo đầy đủ yếu tố đầu vào để trình sản xuất diễn liên tục mà không gây ứ đọng vốn Sau xác định nhu cầu mua hàng, phận kế hoạch lập đơn yêu cầu mua hàng để trình cho Giám đốc ngời có thẩm quyền ký duyệt Sự phê chuẩn đắn phần chức đảm bảo hàng hoá dịch vụ đợc mua theo mục đích đợc phê chn cđa doanh nghiƯp, tr¸nh cho viƯc mua qu¸ nhiỊu mua mặt hàng không cần thiết Sau đợc phê duyệt đơn yêu cầu mua hàng đợc chuyển cho bé phËn mua hµng Bé phËn mua hµng sÏ tìm kiếm nhà cung cấp giao đơn đặt hàng.Nh vậy, đơn đặt hàng đợc lập ngời mua điểm khởi đầu chu trình Nhận hàng hoá hay dịch vụ Đây thời điểm định chu trình thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan bên bán sổ sách họ Khi hàng hoá nhận đợc, trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến điều kiện khác Việc tiếp nhận hàng hoá thờng phận hay phòng đảm nhiệm để đa báo cáo nhận hàng nh chứng nhận hàng kiểm tra hàng hoá Một thờng đợc gửi cho thủ kho khác gửi cho kế toán khoản phải trả để thông báo Hàng hoá phải đợc kiểm soát cách chặt chẽ từ lúc nhận chuyển đi, nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho phòng kế toán Ghi nhận khoản nợ ngời bán Việc ghi nhận khoản nợ ngời bán đòi hỏi việc ghi sổ xác nhanh chóng, kế toán đợc phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Kế toán khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua vµo vµ ghi chóng vµo sỉ nhËt ký vµ sỉ hạch toán chi tiết khoản phải trả Khi kế toán khoản phải trả nhận đợc hoá đơn ngời bán phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức chi phí vận chuyển ghi hoá đơn với thông tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng (nếu hàng về) Thờng phép nhân phép cộng tổng đợc kiểm tra lại đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết khoản phải trả Xử lý ghi sổ khoản toán cho ngời bán Việc toán đợc thực thực đầy đủ yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đợc phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng biên giao nhận hàng Phơng thức toán đợc thực qua uỷ nhiệm chi, séc tiền mặt Các trình kiểm soát quan trọng chức việc ký phiếu chi cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt công việc ngời ký phiếu chi với ngời chi tiền Các phiếu chi phải đợc đánh số trớc, cần phải thận trọng kiểm soát phiếu chi ký, phiếu chi trắng phiếu chi không cã hiƯu lùc Tỉ chøc chøng tõ kÕ to¸n 1.Chứng từ Trong chu trình mua hàng toán, hầu hết doanh nghiệp sử dụng loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu ®ỵc lËp bëi bé phËn sư dơng (nh bé phËn sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ Trong số trờng hợp, phận doanh nghiệp trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt gửi cho nhà cung cấp - Đơn đặt hàng: lặp lại chi tiết có đề nghị mua, đợc gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ - Phiếu giao hàng (biên giao nhận hàng hoá nghiệm thu dịch vụ): tài liệu đợc chuẩn bị nhà cung cấp Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận khách hàng để chứng minh chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế - Báo cáo nhận hàng: đợc phận nhận hµng lËp nh mét b»ng chøng cđa viƯc nhËn hµng kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu thủ tục kiểm soát) - Hoá đơn ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng, đề nghị toán cho hàng hoá dịch vụ đợc chuyển giao - Nhật ký mua hàng: ghi chép hệ thống kế toán để ghi lại khoản mua Nhật ký phải liệt kê danh sách hoá đơn (từng một), với việc tên ngời cung cấp hàng, ngày hoá đơn khoản tiền hoá đơn - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách khoản tiền phải trả cho ngời cung cấp hàng Tổng số tài khoản ngời cung cấp hàng sổ hạch toán chi tiết phải khoản tiền ghi khoản mục phải trả ngời bán - Bảng đối chiếu nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc nhà cung cấp hàng (thờng hàng tháng) hoá đơn cha toán vào ngày đối chiếu định Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng toán Đối với nghiệp vụ mua hàng Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán thu mua Trëng béphËn cung øngThđ kho Nhu cÇu vËt liƯu hàng hoa Kế toán Lu trữ, bảo quản chứng từ Đơn đề nghị mua hàng Đơn đặt hàngLập chứng từ kho Ký dut chøng tõ NhËp kho Ghi sỉ §èi víi nghiƯp vơ to¸n C¸n bé thu mua KÕ to¸n q Thđ trëng, kÕ to¸n trëng Thđ q KÕ toán tiền mặt Nhu cầu toán Hoá đơn bán hµng LËp phiÕu chi Lu chøng tõ Ký dut Chi quỹ Ghi sổ 2.Tài khoản sử dụng cách hạch toán Chu trình mua hàng toán liên quan đến nhiều tài khoản bảng cân đối kế toán nh tài khoản mục vốn tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả Nhng gồm loại tài khoản sau: - TK 111: tiền mặt - TK 112: tiền gửi ngân hàng - TK 133: thuế GTGT đầu vào - TK 152, 153, 156, 331 Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán nghiệp vụ toán phát sinh chu trình mua hàng - toán theo phơng thức trả chậm: TK 111, 112 TK 331 øng tríc tiỊn cho ngêi b¸n TK 152,153,156,611 Mua hàng nhập kho Hoặc trẩ nợ ngời bán TK 152, 153, 156, 611 TK 133 Giảm giá hàng mua VAT đầu vào Trả lại hàng cho ngời bán TK 133 TK 627, 641, VAT hàng chiết khấu Hoặc giảm giá Dịch vụ mua chịu Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình quan trọng, tạo đầy đủ yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh đoanh doanh nghiệp Vì việc xác định mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán việc làm cần thiết, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 Mục tiêu nguyên tắc chi phối Báo cáo tài xác định: Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài giúp kiểm toán viên công ty kiểm toán đa ý kiến xác nhận báo cáo tài có đợc lập sở chuẩn mực chế độ kế toán hành đợc chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài khía cạnh trọng yếu hay không Do mục đích chung kiểm toán chu trình mua hàng toán đánh giá xem liệu số d tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực phù hợp với nguyên tắc kế toán hành đợc thừa nhận hay không Từ mục tiêu chung cụ thể hoá thành mục tiêu đặc thù sau: - Tính có thực hàng hoá hay dịch vụ mua vào nh khoản nợ ngời bán: với ý nghĩa thông tin phản ánh tài sản công nợ phải đợc đảm bảo tồn tài sản nh công nợ - Tính đắn việc tính giá vốn thức tế hàng nhập kho:đợc tính theo chi phí thực tế thực nghiệp vụ, việc tính toán khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán biên giao nhận hàng hoá hay dịch vụ - Tính đắn việc phân loại trình bày tài sản mua vào nh koản phải trả ngời bán: với ý nghĩa tuân thủ qui định việc phân loại tài sản công nợ việc thể chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp chi tiết - Tính đắn việc phản ánh quyền nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh Báo cáo tài phải thuộc quyền sở hữu đơn vị nợ phải trả ngời bán thể nghĩa vụ đơn vị - Tính xác học: tính xác việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ nghiệp vụ mua hàng toán Các mục tiêu kiểm toán nêu khung tham chiếu cho việc xác định thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng toán để thu thập chứng kiểm toán Căn vào mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế thử nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cấu, trình kiểm soát có nhợc điểm theo mục tiêu Từ đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo mục tiêu xây dựng thủ tục kiểm tra chi tiết số d nghiệp vụ cách tơng ứng  ... vận chuyển ghi hoá đơn với thông tin đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) báo cáo nhận hàng (nếu hàng về) Thờng phép nhân phép cộng tổng đợc kiểm tra lại đợc ghi vào hoá đơn Sau đó, số tiền đợc chuyển vào... mua VAT đầu vào Trả lại hàng cho ngêi b¸n TK 133 TK 627, 641, VAT hàng chiết khấu Hoặc giảm giá Dịch vụ mua chịu Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng toán Chu trình mua hàng toán chu trình quan... nhanh chóng, kế toán đợc phép ghi vào lần mua có sở hợp lý theo số tiền Kế toán khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đắn lần mua vào ghi chúng vào sổ nhật ký sổ hạch toán chi tiết