chuong-2

CHƯƠNG II TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN TIN HỌC HÓA  Tổng quan tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin  Quy trình tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin  Nội dung cơng tác tổ chức kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin  Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế tốn điều kiện tin học hóa  Các công cụ sử dụng để lập tài liệu AIS  Chu trình kinh doanh Tổng quan tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin Khái niệm Tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng thành tựu kỹ thuật công nghệ thông tin việc thu thập, xử lý, kết xuất báo cáo lưu trữ liệu kế tốn cách tự động xác Cơng việc kế toán lúc chủ yếu máy tính đảm nhiệm, cơng việc người làm kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ việc quản lý nghiệp vụ, giám sát hoạt động hệ thống phân tích thông tin đầu (Nguyễn Đăng Huy, 2010) Khái niệm Theo giảng cao học kế toán chuyên đề Bùi Quang Huy tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng PMKT trình tổ chức thành phần hệ thống thơng tin kế tốn: thu thập liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, kiểm sốt cung cấp thơng tin sở gắn đặc điểm PMKT với mục tiêu, yêu cầu DN Khái niệm Như vậy, tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn máy tính cho thơng tin kế tốn cung cấp từ hệ thống nhanh, xác, phù hợp yêu cầu quản lý doanh nghiệp với chi phí thấp Khái niệm Tổ chức HTTT kế toán Đặc điểm PMKT Yêu cầu DN Mục tiêu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT • Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý cung cấp thông tin phù hợp cho đối tượng sử dụng thơng tin • Cơng tác kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý DN • Cơng tác kế tốn phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh DN • Ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin cơng tác kế tốn DN Yêu cầu tổ chức công tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT Tổ chức cơng tác kế toán DN điều kiện tin học hóa cần đáp ứng yêu cầu sau: - Tính kiểm sốt - Tính hiệu - Tính phù hợp - Tính linh hoạt Quy trình tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thông tin Phát triển theo mẫu thử nghiệm Hướng phát triển thích hợp với hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ Đây hướng phát triển bỏ qua giai đoạn chuẩn mực Phương pháp sử dụng hệ thống có sẵn đáp ứng đầy đủ với yêu cầu thông tin đầu DN, tiến hành chỉnh, sửa, thêm, bớt đạt mục tiêu Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí • Ưu điểm: - Đánh giá kiểm soát chi tiêu tốt lập kế hoạch tốn rõ ràng nhận HĐ mua hàng dễ dàng cung cấp thông tin cho phận tài vụ chuẩn bị tiền toán - Giúp KT phải trả dễ dàng, khơng bị sai sót, nhầm lẫn chuyển hồ sơ toán kịp ngày theo kế hoạch tốn  Nhược điểm: - Khó khăn xác định thông tin công nợ hành người bán q trình tốn theo người bán 136 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hình thức Hệ thống sử dụng voucher phù hợp với đặc điểm toán theo hố đơn, trường hợp có sách toán rõ ràng theo hoá đơn như: chiết khấu toán, phạt toán trả chậm 137 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hệ thống kết hợp sổ chi tiết phải trả Voucher Hai hệ thống có ưu nhược điểm Vì lý đó, người ta thường tổ chức kết hợp hệ thống để đạt ưu điểm hệ thống voucher sổ chi tiết phải trả Tuy nhiên để thực hình thức kết hợp KT phải trả phải thực khối lượng công việc lớn nên hình thức kết hợp thích hợp mơi trường xử lý máy Các PMKT giúp KT phải trả dễ dàng phân loại theo dõi cơng nợ theo ngày dự định tốn theo người bán Từ đó, giúp KT phải trả dễ dàng truy xuất thơng tin bảng kê hố đơn cần toán theo kế hoạch toán khơng sợ nhầm lẫn hay tốn khơng kịp kế hoạch ban đầu 138 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Chứng từ: - HĐ mua hàng: người bán phát hành ghi nhận tồn thơng tin liên quan tới việc bán hàng như: người mua hàng, mặt hàng bán, số lượng, giá hàng bán, vận chuyển điều khoản toán liên quan - Chứng từ toán: chứng từ sử dụng trường hợp DN sử dụng hệ thống chứng từ toán theo dõi cơng nợ 139 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí DL lưu trữ: Hoạt động chấp thuận HĐ theo dõi công nợ cần lưu trữ thông tin HĐ mua hàng - DL hoá đơn mua hàng (số hoá đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn giá, mã người bán…) 140 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Kế tốn phải trả BP mua hàng Kho hàng Người bán PNK HĐ mua hàng Đặt hàng N Kiểm tra, Đối chiếu Ghi sổ HĐ mua hàng PNK Đặt hàng D Chuyển phận tài vụ tới hạn toán Lưu tạm thời Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá đơn theo dõi công nợ tay – không sử dung hệ thống voucher Sổ chi tiết Phải trả 141 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Lưu đồ xử lý chấp thuận hố BP mua hàng đơn theo dõi công nợ tay – hệ thống voucher Đặt hàng Kế toán phải trả Người bán HĐ mua hàng Kho hàng PNK Kiểm tra, Đối chiếu Lập voucher N Lưu tạm thời Chuyển KTT ký duyệt HĐ mua hàng Voucher PNK Đặt hàng Tài vụ KS chi tiêu voucher HĐ mua hàng PNK Đặt hàng voucher Chuyển phận tài vụ tới hạn tốn D 142 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Kế tốn phải trả Lưu đồ xử lý chấp thuận hoá đơn theo dõi công nợ máy – không sử dụng hệ thống voucher Người bán Kho hàng HĐ mua hàng Lưu tạm thời PNK DL HTK, người bán, đơn hàng N Kiểm tra DL liên quan Cập nhập DL Người bán cơng nợ thơng tin hiển thị DL hố đơn D PNK HĐ mua hàng KT tiền CSDL (phải trả người bán) 143 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Hoạt động tốn cơng nợ Hoạt động tốn bắt đầu KT phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn toán, KT toán tiến hành lập chứng từ đề nghị toán chuyển xét duyệt hồ sơ toán Hoạt động toán chấm dứt sau thủ quỹ chuyển tiền toán liệu tốn cập nhật 144 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí Chứng từ: - Phiếu chi: ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt khỏi quỹ DN Các thông tin ghi nhận PC gồm người nhận tiền, nội dung chi tiền, số tiền thực tế chi Chứng từ KT toán lập uỷ quyền cho thủ quỹ chi tiền thủ quỹ thực chi tiền người nhận thủ quỹ ký nhận vào PC Lúc PC trở thành chứng từ thực chi tiền - Chứng từ toán: chứng từ lập kế hoạch toán cho nhiều HĐ dự định toán thời điểm Dựa vào kế hoạch toán duyệt tờ chứng từ toán, thủ quỹ lập thủ thục toán tiền thực PC, SEC tốn 145 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí -SEC tốn chứng từ có giá trị tiền, làm chuyển gửi từ TK người trả tiền sang TK người nhận tiền Nó dùng cho trường hợp toán qua ngân hàng SEC toán bao gồm: thông tin chi tiết TK, thông tin chi tiết người trả tiền, người nhận tiền, ND toán số tiền toán Để đảm bảo giá trị pháp lý,một tờ SEC cần chữ ký chủ TK KTT (nếu DN phát hành) DL lưu trữ: - Hoạt động toán tiền (số CT toán, số đặt hàng, HĐ, tên người bán, số tiền…) 146 Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí KT tiền Đặt hàng PNK HĐ mua hàng KT phải trả Từ KT phải trả Đặt hàng PNK HĐ mua hàng Kiểm tra Lập PC Đặt hàng PNK HĐ mua hàng PC Chuyển duyệt toán Đối chiếu Ghi sổ PC D A Xét duyệt Thanh toán PC Xét duyệt Chi tiền Ghi sổ quỹ PC A B Sổ NK chi tiền Xét duyệt Thanh toán Thủ quỹ Lưu đồ xử lý tốn tiền thủ cơng Đối chiếu Ghi sổ Sổ chi Tiết phải Trả A Đặt hàng PNK HĐ mua hàng PC Sổ quỹ PC Xét duyệt D A 147 B Chu trình chi phí – Tổ chức kế tốn chu trình chi phí KT Từ xử lý theo dõi Phải trả DL phải trả (HĐ chưa Thanh toán) Kiểm tra DL, xác định HĐ hay cơng nợ đến hạn Thanh tốn Lập PC A PC Xác nhận DL toán Kiểm tra DL cập nhật toán D PC CSDL (HĐ chưa Thanh toán, Phải trả Người bán Lưu đồ xử lý toán tiền máy Thủ quỹ Duyệt PC PC Duyệt Chi tiền Ghi sổ quỹ Duyệt PC CSDL (HĐ chưa Thanh toán, Phải trả Người bán Sổ quỹ PC Duyệt D A 148 Chu trình chi phí  Báo cáo chu trình chi phí Hoạt động: + Tổng hợp nghiệp vụ hoạt động chu trình: Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, tốn + Phân tích hoạt động theo đối tượng/ nguồn lực liên quan: Báo cáo hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hoá Các đối tượng/ nguồn lực: + Danh sách đối tượng/ nguồn lực sử dụng: Các bảng kê hàng hố, nhà cung cấp + Báo cáo tình trạng đối tượng/ nguồn lực: Báo cáo tình hình tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ 149 150