Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Long Hường

Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Long Hường

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 LỜI MỞ ĐẦU Từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, nền kinh tế nước ta đã có những biến đổi sâu sắc, tạo ra những thời cơ cũng như làm nảy sinh không ít những khó khăn, thử thách cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Doanh nghiệp thương mại với ý nghĩa là tế bào của nền kinh tế, hoạt động nhằm cung cấp hàng hóa để thỏa mãn nhu cầu của con người và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xã hội. Ở nước ta, các doanh nghiệp thuộc loại hình này rất đa dạng. Đối với những doanh nghiệp thương mại, việc tổ chức quản lý và thực hiện quá trình lưu thông hàng hóa là một vấn đề hết sức quan trọng, nó đảm bảo cho sự phát triển trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh thì hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu. Công tác hạch toán kế toán, đặc biệt với quá trình bán hàng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động kinh doanh của Công ty. Thông qua công tác kiểm tra quá trình bán hàng, doanh nghiệp biết được mặt hàng nào, thị trường nào, lĩnh vực nào mình đang kinh doanh có hiệu quả, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra nhừng biện pháp phù hợp để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Điều này không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trên thị trường mà còn cho phép các doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động bán hàng, cùng với sự cần thiết của hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ, qua quá trình học tập ở trường và thời gian thực tập tại Công ty TNHH Long Hường, em đã tìm hiểu, nghiên cứu công tác kế toán bán hàng tại Công ty. Với sự hướng dẫn tận tâm của Thạc sỹ Trương Anh Dũng và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 viên trong Công ty, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Long Hường”. Chuyên đề thực tập của em gồm ba chương chính như sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý bán hàng của Công ty TNHH Long Hường. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Long Hường. Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Long Hường. Dù có nhiều cố gắng, nhưng do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp y, hướng dẫn của thầy cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Trương Anh Dũng - người đã trực tiếp hướng dẫn em, và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty TNHH Long Hường đã tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề thực tập này. 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH LONG HƯỜNG 1.1. Đặc điểm bán hàng của Công ty TNHH Long Hường 1.1.1. Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Long Hường Công ty được thành lập ngày 17/2/2007. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102029902 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấpngày 13/02/2007 . Vốn điều lệ của Công ty là 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng chẵn) với hai thành viên góp vốn là Giám đốc Nguyễn Ngọc Long và Phó giám đốc Nguyễn Thị Bình. Ngày 15/04/2009, Công ty đã tăng vốn điều lệ lên 4.800.000.000 đồng (Bốn tỷ tám trăm triệu đồng chẵn). Công ty TNHH Long Hường là công ty TNHH có hai thành viên trở lên, trụ sở chính tại Số 869, đường Giải Phóng, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 04 36649767 Fax: 04 36649363 Mã số thuế: 0102179645 Tài khoản: 1240202006160 Tại: NH Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn CN Hoàng Mai Đại diện: Ông Nguyễn Ngọc Long Chức vụ: Giám đốc Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty: - Mua bán xe có động cơ; - Mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe có động cơ; - Mua bán máy móc, thiết bị phục vụ cho sửa chữa xe có động cơ; - Mua bán dầu nhờn, mỡ máy. 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 Đến thời điểm hiện tại, Công ty TNHH Long Hường là nhà phân phối phụ tùng máy công trình Komatsu, Kobelco, Kato, Hitachi… có uy tín và kinh nghiệm trên thị trường Việt Nam. Các nhóm sản phẩm chính mà Công ty Cung cấp: - Phụ tùng động cơ - Phụ tùng điện - Phụ tùng gầm - Phụ tùng thủy lực - Phớt thủy lực Do đặc điểm kinh doanh của mình, nên nghiệp vụ quan trọng nhất của Công ty là hoạt động nhập khẩu và phân phối hàng hoá vì hàng hoá Công ty mua là các loại hàng hoá trong nước chưa sản xuất được. Hoạt động nhập khẩu của Công ty được tiến hành dưới hình thức nhập khẩu trực tiếp, Công ty thực hiện đồng bộ từ khâu nhập hàng đến khâu tiêu thụ hàng hoá. Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu, Công ty tiến hành nhập kho và bán cho các khách hàng trong nước. Thông thường, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty được thực hiện chủ yếu theo phương thức bán buôn, bán lẻ qua kho, từ kho trực tiếp thực hiện việc bán hàng và chuyển hàng tới các khách hàng. Hiện tại, thị trường tiêu thụ hàng hóa của Công ty đã phủ khắp toàn quốc. Công ty chia ra ba mảng thị trường chính để chăm sóc: khu vực phía Bắc, khu vực miền Trung và khu vực miền Nam. Mỗi khu vực có 1 trưởng nhóm kinh doanh phụ trách. Trong mỗi nhóm lại phân ra mảng khách hàng Công ty, khách hàng đại lý và khách hàng lẻ để có từng cặp nhân viên chăm sóc riêng biệt. 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 1.1.2. Đặc điểm bán hàng của Công ty TNHH Long Hường - Phương thức bán hàng: Công ty chỉ áp dụng hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. + Bán buôn Trong phương thức bán buôn, Công ty bán buôn theo hai hình thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp, bên mua sẽ cử đại diện đến kho của Công ty Long Hường để nhận hàng. Sau khi đại diện nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chứng nhận nợ, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng, Công ty sẽ căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo đơn đặt hàng mà xuất kho hàng hóa. Tùy theo lượng hàng, tùy theo điều kiện trong hợp đồng, Công ty sẽ dùng phương tiện của mình hoặc thuê phương tiện chuyển hàng đến địa điểm quy định trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty, chỉ khi nào bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vì phương thức này giúp Công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tượng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây dưa chiếm dụng vốn của Công ty. Bán buôn thường dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác, Công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Hiện nay Công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do Giám đốc quyết định. Khi khách hàng mua 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 hàng với số lượng lớn thì có thể áp dụng phương thức giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều. Về phương thức thanh toán, Công ty chấp nhận mọi phương thức thanh toán như thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản… + Bán lẻ Hiện nay Công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trước. Bộ phận bán hàng thu tiền và giao hàng cho khách. Hàng ngày thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đưa lên phòng Kế toán kèm theo lệnh bán hàng. Bán lẻ thường được thực hiện bán cho các thợ sửa chữa, bán lẻ cho các Công ty xây dựng. - Chứng từ sử dụng hạch toán hàng hóa Chứng từ Công ty sử dụng là bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT… 1.2. Tổ chức quản lý bán hàng của Công ty TNHH Long Hường Nghiệp vụ bán hàng liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán, và từng mặt hàng nhất định. Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng được ban Giám đốc đề ra rất chặt chẽ. Yêu cầu quản lý bán hàng của Công ty đề ra là từng phòng ban, từng khâu trong quá trình bán hàng phải đảm bảo được: - Quản lý được sự luân chuyển của từng mặt hàng trong quá trình nhập - xuất - tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng, giá trị. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng hình thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ. - Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. Việc bán hàng của Công ty được tổ chức chặt chẽ từ khâu nhập hàng vào tới xuất hàng ra và thanh toán. 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 Khâu 1 - Phòng kinh doanh qua việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, dựa trên các đơn đặt hàng ký kết được trình lên Ban giám đốc yêu cầu đặt hàng. - Ban Giám đốc xem xét, xét duyệt yêu cầu đặt hàng của bộ phân kho, bộ phận kinh doanh trình lên và chuyển xác nhận đơn đặt hàng cho phòng nhập khẩu. Khâu 2 - Phòng nhập khẩu: tiếp nhận đơn đặt hàng đã được phê duyệt từ Ban Giám đốc, liên hệ với nhà Cung cấp của từng nguồn hàng theo đơn tiến hành lấy báo giá và trình lại báo giá cho Ban Giám đốc. - Ban Giám đốc: xem xét giá cả do phòng nhập khẩu trình lên, lựa chọn những nhà Cung cấp có giá cả cạnh tranh nhất để ra quyết định đặt hàng. Khâu 3 - Phòng kế toán: Soạn thảo các hợp đồng ngoại thương cũng như các hợp đồng kinh tế với khách hàng trong nước (nếu có) trình Ban Giám đốc ký duyệt. - Ban Giám đốc: Ký các hợp đồng do phòng kế toán trình lên. Khâu 4 - Phòng kế toán: Theo dõi tình hình tài chính của Công ty, làm các thủ tục thanh toán với nhà Cung cấp nước ngoài để nhập hàng về. - Ban Giám đốc: Ký duyệt các thủ tục thanh toán qua ngân hàng với nhà cung cấp nước ngoài. 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 Khâu 5 - Phòng nhập khẩu: Tiến hành làm các thủ tục khai báo Hải quan để nhận hàng nhập khẩu và đưa hàng về kho. Khâu 6 - Kho hàng: Tiếp nhận lít hàng nhập về theo loại hàng của kho mình và tiến hành kiểm hàng, thông báo kết quả kiểm hàng cho phòng nhập khẩu, nhập kho, xuất hàng bán. - Phòng kinh doanh: Liên hệ với khách đã đặt hàng từ trước tiến hành phân phối hàng hoá và yêu cầu khách làm thủ tục thanh toán. Tiếp tục tiếp thị và tìm kiếm khách hàng mới cho lượng hàng mới nhập về. - Phòng nhập khẩu: Nhận lít kiểm hàng từ bộ phận kho, thông báo tình trạng hàng thừa thiếu với nhà Cung cấp và phòng Kế toán. - Phòng kế toán: Chốt công nợ với nhà Cung cấp. Quy trình xuất kho hàng hóa + Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng + Bước 2 Lập phiếu xuất kho Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “số lượng theo yêu cầu”. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển (Thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán. + Bước 3: Xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được lập, nhân viên xuất hàng tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “số lượng thực xuất”. Thủ kho phải đối chiếu, kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với những thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng. Người nhận hàng có thể là nhân viên vận chuyển hàng đến bến xe gửi cho khách hoặc đại diện khách mua nhận hàng ngay tại kho. + Bước 4: Người nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 + Bước 5: Chuyển chứng từ cho kế toán Một liên của Phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán thanh toán và công nợ để theo dõi công nợ. + Bước 6: Quyết toán công việc Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hóa nhập, xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên Ban Giám đốc. Quy trình xuất kho hàng hóa được tóm lược bằng Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.1: Quy trình xuất kho hàng hóa . (Nguồn: Công ty TNHH Long Hường) 9 Lệnh giao hàng Lập phiếu xuất kho Chuyển chứng từ cho kế toán Xuất hàng Đại diện nhận hàng ký xác nhận Quyết toán công việc Chuyên đề thực tập chuyên ngành Ninh Thị Thanh Hảo – BH182808 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY TNHH LONG HƯỜNG 2.1. Kế toán bán hàng 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán - Công ty TNHH Long Hường sử dụng các chứng từ sau trong bán hàng + Đơn đặt hàng + Hợp đồng mua bán hàng hóa + Lệnh giao hàng + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Phiếu thu - Quy trình luân chuyển chứng từ theo từng phương thức bán hàng + Theo phương thức bán lẻ Khi kho hàng tiếp nhận thông tin cần mua hàng của khách, thông tin sẽ được chuyển lên cho kế toán bán hàng, kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho trên phần mềm, kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển thủ quỹ tại kho, thủ quỹ tại kho thu tiền, thủ kho xuất hàng theo phiếu xuất kho. + Theo phương thức bán buôn Căn cứ vào nhu cầu đặt hàng của khách, nhân viên phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng với khách hoặc soạn thảo Hợp đồng kinh tế trình Giám đốc ký duyệt. Đơn đặt hàng hoăc Hợp đồng kinh tế được ký duyệt sẽ được chuyển xuống cho Phòng Kế toán. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ tập hợp dữ liệu, lập phiếu xuất kho và chuyển xuống cho thủ kho xuất hàng, Kế toán thuế viết hóa đơn GTGT, kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển thủ quỹ tại kho. Ví dụ Công ty nhận được đơn đặt hàng của DNTN Đồng Lan, nhân viên kinh doanh phụ trách chăm sóc khách hàng này sẽ tiến hành liên hệ với khách 10