Exchange Server Recipient Configuration Create Mailbox

“Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trong phần này chúng ta sẽ làm quen với công việc tạo User, Group và tiến hành gởi Mail cho nhau giữa các User Tại màn hình Exchange Management Console bạn nhấp chọn vào Recipient Configuration để tạo một User mới bạn click phải vào vùng trống chọn New Mailbox . Trong này có 4 lựa chọn cho bạn tuy nhiên trong phần này ta chỉ chú ý đến lựa chọn đầu tiên là Mailbox mà thôi click chọn Mailbox và chọn Next 1 of 18 Chọn New user và click Next Giả sử tôi tạo một user mới là gccom1 với password là 123 2 of 18 Giữ nguyên giá trị mặc định tại màn hình Mailbox Settings và chọn Next Hoàn tất quá trình tạo User 3 of 18 Trở lại màn hình Recipient Configuration bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một user mới là gccom1 Điểm hay của Exchange là khi tạo User Mailbox xong nó sẽ tạo một Account tương ứng cho User này trong Active Directory Users and Computers. Vì vậy với cùng một tài khoản Mailbox ta vừa có thể Check mail vừa có thể Login và Domain 4 of 18 Tuy nhiên với những user đã được tạo từ trước thì Exchange không tự thêm vào khi cài đặt mà ta phải Add vào sau đó. Giả sử tôi tạo thêm một user là gccom2 trong cửa sổ Active Directory Users and Computers Trở lại màn hình Recipient Configuration ta thấy user gccom2 chưa được Add vào 5 of 18 Vì vậy ta tiến hành tạo Mailbox mới cho user này. Tuy nhiên đo user này đã tồn tại nên tại màn hình User Type bạn chọn mục Exiting user và click chọn Browse . Click chọn gccom2 Tương tự bạn tạo thêm 2 user nữa là gccom3 và gccom4 như trong hình 6 of 18 Ta chú ý rằng khi tạo user xong Exchange sẽ tự gán cho họ một địa chỉ Mail ứng với user Account đó như vậy các user này vừa có thể Login vào Domain vừa có thể gởi mail cho người ngoài bằng chính địa chỉ Email này. Tuy nhiên trong thực tế có một số user mà ta không muốn họ sử dụng email nội bộ này mặc dù vẫn cho họ user Account để Login vào Domain làm việc chẳng hạn như nhân viên tập sự. Chính vì thế ta không tạo cho các user này một Mailbox như trên mà tạo cho họ một Mailbox có quyền Login vào Domain nhưng không có địa chỉ mail nội bộ mà lấy một địa chỉ mail từ bên ngoài của user đó cung cấp Bạn nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail User Trong ví dụ tôi sẽ tạo một Mail User là thuviec1 với password là 123 7 of 18 Trong cửa sổ Mail setting bạn add địa chỉ mail của user này đã cung cấp vào ô External email address Màn hình sau khi hoàn tất 8 of 18 Bây giờ ta sẽ tiến hành tạo các Mail Contact chứa thông tin về của khách hàng chúng ta nhằm tiện trong việc liên lạc. Tất nhiên các Mail Contact này chỉ có thông tin cơ bản mà thôi và không thể dùng Account này để Login vào Domain được Nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail Contact Tại màn hình Contact Information bạn nhập thông tin khách hàng của bạn vào bên dưới 9 of 18 Như vậy đến đây cơ bản ta đã hoàn thành xong công đoạn tạo các User Account bây giờ ta tiến hành Login vào từng User để Check mail cũng như gởi thư qua lại cho nhau Tuy nhiên trong phần này chúng ta không dùng Outlook Express nữa mà dùng Microsoft Office Outlook (MOO) để xem hết các tính năng mạnh mẽ của MOO như thế nào Tại máy Client tôi Login vào gccom1 và bật MOO lên sẽ thấy MOO rất thông minh rằng nó tự tìm thấy Exchange Server và gán luôn địa chỉ Email của chính user chúng ta vào Mọi thao tác trong MOO giờ đây là hoàn toàn tự động không còn cấu hình thủ công như Outlook Express nữa 10 of 18 [...]... Manually configure server settings or additional server types trong màn hình Auto Account E-mail Setup 12 of 18 Click chọn Microsoft Exchange Exchange server Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Bởi: Phạm Nguyễn Bảo Nguyên Chúng ta làm quen với công việc tạo User, Group tiến hành gởi Mail cho User Tại hình Exchange Management Console bạn nhấp chọn vào Recipient Configuration để tạo User bạn click phải vào vùng trống chọn New Mailbox Trong có lựa chọn cho bạn nhiên phần ta ý đến lựa chọn Mailbox mà click chọn Mailbox chọn Next 1/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Chọn New user click Next 2/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Giả sử tạo user gccom1 với password 123 Giữ nguyên giá trị mặc định hình Mailbox Settings chọn Next 3/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Hoàn tất trình tạo User 4/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trở lại hình Recipient Configuration bạn thấy xuất thêm user gccom1 Điểm hay Exchange tạo User Mailbox xong tạo Account tương ứng cho User Active Directory Users and Computers Vì với tài khoản Mailbox ta vừa Check mail vừa Login Domain Tuy nhiên với user tạo từ trước Exchange không tự thêm vào cài đặt mà ta phải Add vào sau Giả sử tạo thêm user gccom2 cửa sổ Active Directory Users and Computers 5/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trở lại hình Recipient Configuration ta thấy user gccom2 chưa Add vào Vì ta tiến hành tạo Mailbox cho user Tuy nhiên đo user tồn nên hình User Type bạn chọn mục Exiting user click chọn Browse 6/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Click chọn gccom2 Tương tự bạn tạo thêm user gccom3 gccom4 hình 7/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Ta ý tạo user xong Exchange tự gán cho họ địa Mail ứng với user Account user vừa Login vào Domain vừa gởi mail cho người địa Email Tuy nhiên thực tế có số user mà ta không muốn họ sử dụng email nội cho họ user Account để Login vào Domain làm việc chẳng hạn nhân viên tập Chính ta không tạo cho user Mailbox mà tạo cho họ Mailbox có quyền Login vào Domain địa mail nội mà lấy địa mail từ bên user cung cấp Bạn nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail User 8/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trong ví dụ tạo Mail User thuviec1 với password 123 9/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trong cửa sổ Mail setting bạn add địa mail user cung cấp vào ô External email address Màn hình sau hoàn tất Bây ta tiến hành tạo Mail Contact chứa thông tin khách hàng nhằm tiện việc liên lạc Tất nhiên Mail Contact có thông tin mà dùng Account để Login vào Domain Nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail Contact 10/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Tại hình Contact Information bạn nhập thông tin khách hàng bạn vào bên 11/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Như đến ta hoàn thành xong công đoạn tạo User Account ta tiến hành Login vào User để Check mail gởi thư qua lại cho Tuy nhiên phần không dùng Outlook Express mà dùng Microsoft Office Outlook (MOO) để xem hết tính mạnh mẽ MOO Tại máy Client Login vào gccom1 bật MOO lên thấy MOO thông minh tự tìm thấy Exchange Server gán địa Email user vào Mọi thao tác MOO hoàn toàn tự động không cấu hình thủ công Outlook Express 12/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Tuy nhiên suốt trình học Exchange phải test Email User phải Login vào User bất tiện nên hướng dẫn bạn tạo Mail Profiles máy Exchange Server để test cho nhanh Bạn vào Control Panel chọn Mail Click chọn Prompt for a profile to be used chọn Add để thêm Profiles User vào 13/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Đầu tiên tạo Profiles cho gccom1 Click chọn Manually configure server settings or additional server types hình Auto Account E-mail Setup 14/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Click chọn Microsoft Exchange 15/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Exchange server bạn nhập tên máy Server chạy Exchange vào ô User name nhập gccom1 vào sau nhấp Check Name Sau xác nhận tồn Server User name MOO gạch chân chuỗi ký tự bạn nhập vào 16/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Tương tự tạo Profile cho Mailbox lại Bây bật hình MOO lên MOO dừng lại hình Choose Profile để bạn chọn Login vào Mailbox tương ứng 17/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Bây Login vào Mailbox gccom1 18/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Và gởi Mail cho gccom2 Tuy nhiên MOO thiết kế thông minh OE nhiều nên mục To bạn không cần phải nhập Email gccom2 mà cần nhấp vào nút To Mọi Account mà tạo ban đầu liệt kê Global Address List 19/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Sau Login vào gccom2 nhận thấy nhận Email từ gccom1 hoàn chỉnh 20/20 “Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trong phần này chúng ta sẽ làm quen với công việc tạo User, Group và tiến hành gởi Mail cho nhau giữa các User Tại màn hình Exchange Management Console bạn nhấp chọn vào Recipient Configuration để tạo một User mới bạn click phải vào vùng trống chọn New Mailbox . Trong này có 4 lựa chọn cho bạn tuy nhiên trong phần này ta chỉ chú ý đến lựa chọn đầu tiên là Mailbox mà thôi click chọn Mailbox và chọn Next 1 of 18 Chọn New user và click Next Giả sử tôi tạo một user mới là gccom1 với password là 123 2 of 18 Giữ nguyên giá trị mặc định tại màn hình Mailbox Settings và chọn Next Hoàn tất quá trình tạo User 3 of 18 Trở lại màn hình Recipient Configuration bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một user mới là gccom1 Điểm hay của Exchange là khi tạo User Mailbox xong nó sẽ tạo một Account tương ứng cho User này trong Active Directory Users and Computers. Vì vậy với cùng một tài khoản Mailbox ta vừa có thể Check mail vừa có thể Login và Domain 4 of 18 Tuy nhiên với những user đã được tạo từ trước thì Exchange không tự thêm vào khi cài đặt mà ta phải Add vào sau đó. Giả sử tôi tạo thêm một user là gccom2 trong cửa sổ Active Directory Users and Computers Trở lại màn hình Recipient Configuration ta thấy user gccom2 chưa được Add vào 5 of 18 Vì vậy ta tiến hành tạo Mailbox mới cho user này. Tuy nhiên đo user này đã tồn tại nên tại màn hình User Type bạn chọn mục Exiting user và click chọn Browse . Click chọn gccom2 Tương tự bạn tạo thêm 2 user nữa là gccom3 và gccom4 như trong hình 6 of 18 Ta chú ý rằng khi tạo user xong Exchange sẽ tự gán cho họ một địa chỉ Mail ứng với user Account đó như vậy các user này vừa có thể Login vào Domain vừa có thể gởi mail cho người ngoài bằng chính địa chỉ Email này. Tuy nhiên trong thực tế có một số user mà ta không muốn họ sử dụng email nội bộ này mặc dù vẫn cho họ user Account để Login vào Domain làm việc chẳng hạn như nhân viên tập sự. Chính vì thế ta không tạo cho các user này một Mailbox như trên mà tạo cho họ một Mailbox có quyền Login vào Domain nhưng không có địa chỉ mail nội bộ mà lấy một địa chỉ mail từ bên ngoài của user đó cung cấp Bạn nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail User Trong ví dụ tôi sẽ tạo một Mail User là thuviec1 với password là 123 7 of 18 Trong cửa sổ Mail setting bạn add địa chỉ mail của user này đã cung cấp vào ô External email address Màn hình sau khi hoàn tất 8 of 18 Bây giờ ta sẽ tiến hành tạo các Mail Contact chứa thông tin về của khách hàng chúng ta nhằm tiện trong việc liên lạc. Tất nhiên các Mail Contact này chỉ có thông tin cơ bản mà thôi và không thể dùng Account này để Login vào Domain được Nhấp phải vào vùng trống chọn New Mail Contact Tại màn hình Contact Information bạn nhập thông tin khách hàng của bạn vào bên dưới 9 of 18 Như vậy đến đây cơ bản ta đã hoàn thành xong công đoạn tạo các User Account bây giờ ta tiến hành Login vào từng User để Check mail cũng như gởi thư qua lại cho nhau Tuy nhiên trong phần này chúng ta không dùng Outlook Express nữa mà dùng Microsoft Office Outlook (MOO) để xem hết các tính năng mạnh mẽ của MOO như thế nào Tại máy Client tôi Login vào gccom1 và bật MOO lên sẽ thấy MOO rất thông minh rằng nó tự tìm thấy Exchange Server và gán luôn địa chỉ Email của chính user chúng ta vào Mọi thao tác trong MOO giờ đây là hoàn toàn tự động không còn cấu hình thủ công như Outlook Express nữa 10 of 18 [...]... Manually configure server settings or additional server types trong màn hình Auto Account E-mail Setup 12 of 18 Click chọn Microsoft Exchange Exchange server “Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Room Mailbox Như chúng ta vẫn thường làm là gởi email đến một người nào đó và mời họ đi họp vào ngày, giờ, địa điểm đã định trước nhưng công việc này sẽ trở nên khó khăn hơn khi chúng ta đang làm việc trong một môi trường mà có đến hàng nghìn nhân viên. Hãy thử tưởng tượng xem công ty chúng ta có nhiều phòng ban và có duy nhất một hội trường chuyên dành riêng cho hội họp mà thôi. Và tôi với tư cách là trưởng phòng Kỹ thuật có nhu cầu triệu tập hàng trăm nhân viên kỹ thuật đến họp tại đây vào ngày mai. Tuy nhiên tôi không thể biết rằng cùng thời điểm mà tôi dự định triển khai cuộc họp của mình thì anh trưởng phòng Kinh doanh cũng có nhu cầu triệu tập các nhân viên của anh ta họp tại đây. Như vậy vấn đề phát sinh là chúng ta phải có công tác quản lý như thế nào để không thể xảy ra các xung đột như trên. Với Room Mailbox của Exchange Server sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này. Đầu tiên tôi phải tạo một phòng họp cho riêng mình bằng cách nhấp phải vào Recipient Configuration chọn New Mailbox Chọn lựa chọn Room Mailbox 1 of 12 Đặt tên cho Room này là Phong Hop - Nguyen và User logon name là phonghopnguyen Màn hình sau khi hoàn tất 2 of 12 Tiếp đến ta phải gán lệnh để thực hiện Calendar trên Room này bằng cách vào Start -> Programs -> Microsoft Exchange Server 2007 -> Exchange Management Shell Trong cửa sổ Exchange Management Shell nhập lệnh Set-MailboxCalendarSettings -Identity "phonghopnguyen" -AutomateProcessing Autoaccept 3 of 12 Bây giờ tôi sẽ trong tư cách là gccom1 có nhu cầu triệu tập cuộc họp vì vậy tôi sẽ gởi mail đến các User khác yêu cầu họ tập trung về hội trường để họp Tại màn hình MOO của gccom1 chọn File -> New -> Meeting Request Tại mục To bạn chọn như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom4: mời gccom4 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 4 of 12 Và tiếp theo tôi chỉ định thời gian sẽ diễn ra cuộc họp là từ 9h30-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Sau khi gởi xong gccom1 sẽ nhận được một email hồi đáp từ Exchange đồng ý tạo phòng họp này 5 of 12 Các User gccom2, gccom3, gccom4 đều nhận được Email của gccom1 mời họp. Giả sử gccom2 sẽ đi họp nên anh ta sẽ nhấp nút Accept để đồng ý Tiếp tục chọn Send the response now 6 of 12 Tuy nhiên do gccom4 vì lý do nào đó nên anh ta không thể đi họp được vì vậy tại Email mời họp của gccom1 anh ta chọn Decline Chọn tiếp Edit the response before sending để cho gccom1 biết lý do không đi họp được Sau đó nhập nội dung lý do của mình và gởi đi 7 of 12 Lúc này gccom1 sẽ nhận được các Email từ gccom2, gccom3 đã đồng ý và với Email của gccom4 hiển thị nội dung mà anh ta viện lý do không đi được Trở lại gccom2 nhấp chọn Calendar chúng ta sẽ thấy nội dung cuộc họp sẽ được tự động đưa vào lịch cá nhân của gccom2 với thời gian và phòng họp được ghi rõ 8 of 12 Bây giờ giả sử gccom4 cũng có nhu cầu triệu tập cuộc họ cho riêng mình và cũng tại hội trường công ty (chính là Phong Hop - Nguyen) và anh ta thực hiện lệnh mời như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom1: mời gccom1 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 9 of 12 Và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra là từ 11h-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Nghĩa là sẽ đụng giờ với cuộc họp mà gccom1 từng tạo trước đó. Ngay lập tức gccom4 sẽ nhận được một Email phản hồi từ Exchange Server thông báo là bị đụng “Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Room Mailbox Như chúng ta vẫn thường làm là gởi email đến một người nào đó và mời họ đi họp vào ngày, giờ, địa điểm đã định trước nhưng công việc này sẽ trở nên khó khăn hơn khi chúng ta đang làm việc trong một môi trường mà có đến hàng nghìn nhân viên. Hãy thử tưởng tượng xem công ty chúng ta có nhiều phòng ban và có duy nhất một hội trường chuyên dành riêng cho hội họp mà thôi. Và tôi với tư cách là trưởng phòng Kỹ thuật có nhu cầu triệu tập hàng trăm nhân viên kỹ thuật đến họp tại đây vào ngày mai. Tuy nhiên tôi không thể biết rằng cùng thời điểm mà tôi dự định triển khai cuộc họp của mình thì anh trưởng phòng Kinh doanh cũng có nhu cầu triệu tập các nhân viên của anh ta họp tại đây. Như vậy vấn đề phát sinh là chúng ta phải có công tác quản lý như thế nào để không thể xảy ra các xung đột như trên. Với Room Mailbox của Exchange Server sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này. Đầu tiên tôi phải tạo một phòng họp cho riêng mình bằng cách nhấp phải vào Recipient Configuration chọn New Mailbox Chọn lựa chọn Room Mailbox 1 of 12 Đặt tên cho Room này là Phong Hop - Nguyen và User logon name là phonghopnguyen Màn hình sau khi hoàn tất 2 of 12 Tiếp đến ta phải gán lệnh để thực hiện Calendar trên Room này bằng cách vào Start -> Programs -> Microsoft Exchange Server 2007 -> Exchange Management Shell Trong cửa sổ Exchange Management Shell nhập lệnh Set-MailboxCalendarSettings -Identity "phonghopnguyen" -AutomateProcessing Autoaccept 3 of 12 Bây giờ tôi sẽ trong tư cách là gccom1 có nhu cầu triệu tập cuộc họp vì vậy tôi sẽ gởi mail đến các User khác yêu cầu họ tập trung về hội trường để họp Tại màn hình MOO của gccom1 chọn File -> New -> Meeting Request Tại mục To bạn chọn như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom4: mời gccom4 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 4 of 12 Và tiếp theo tôi chỉ định thời gian sẽ diễn ra cuộc họp là từ 9h30-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Sau khi gởi xong gccom1 sẽ nhận được một email hồi đáp từ Exchange đồng ý tạo phòng họp này 5 of 12 Các User gccom2, gccom3, gccom4 đều nhận được Email của gccom1 mời họp. Giả sử gccom2 sẽ đi họp nên anh ta sẽ nhấp nút Accept để đồng ý Tiếp tục chọn Send the response now 6 of 12 Tuy nhiên do gccom4 vì lý do nào đó nên anh ta không thể đi họp được vì vậy tại Email mời họp của gccom1 anh ta chọn Decline Chọn tiếp Edit the response before sending để cho gccom1 biết lý do không đi họp được Sau đó nhập nội dung lý do của mình và gởi đi 7 of 12 Lúc này gccom1 sẽ nhận được các Email từ gccom2, gccom3 đã đồng ý và với Email của gccom4 hiển thị nội dung mà anh ta viện lý do không đi được Trở lại gccom2 nhấp chọn Calendar chúng ta sẽ thấy nội dung cuộc họp sẽ được tự động đưa vào lịch cá nhân của gccom2 với thời gian và phòng họp được ghi rõ 8 of 12 Bây giờ giả sử gccom4 cũng có nhu cầu triệu tập cuộc họ cho riêng mình và cũng tại hội trường công ty (chính là Phong Hop - Nguyen) và anh ta thực hiện lệnh mời như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom1: mời gccom1 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 9 of 12 Và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra là từ 11h-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Nghĩa là sẽ đụng giờ với cuộc họp mà gccom1 từng tạo trước đó. Ngay lập tức gccom4 sẽ nhận được một Email phản hồi từ Exchange Server thông báo là bị đụng “Chuyên trang dành cho kỹ thuật viên tin học” CHIA SẺ - KINH NGHIỆM - HỌC TẬP - THỦ THUẬT Part 37 - Exchange Server - Recipient Configuration - Room Mailbox Như chúng ta vẫn thường làm là gởi email đến một người nào đó và mời họ đi họp vào ngày, giờ, địa điểm đã định trước nhưng công việc này sẽ trở nên khó khăn hơn khi chúng ta đang làm việc trong một môi trường mà có đến hàng nghìn nhân viên. Hãy thử tưởng tượng xem công ty chúng ta có nhiều phòng ban và có duy nhất một hội trường chuyên dành riêng cho hội họp mà thôi. Và tôi với tư cách là trưởng phòng Kỹ thuật có nhu cầu triệu tập hàng trăm nhân viên kỹ thuật đến họp tại đây vào ngày mai. Tuy nhiên tôi không thể biết rằng cùng thời điểm mà tôi dự định triển khai cuộc họp của mình thì anh trưởng phòng Kinh doanh cũng có nhu cầu triệu tập các nhân viên của anh ta họp tại đây. Như vậy vấn đề phát sinh là chúng ta phải có công tác quản lý như thế nào để không thể xảy ra các xung đột như trên. Với Room Mailbox của Exchange Server sẽ giúp ta giải quyết vấn đề này. Đầu tiên tôi phải tạo một phòng họp cho riêng mình bằng cách nhấp phải vào Recipient Configuration chọn New Mailbox Chọn lựa chọn Room Mailbox 1 of 12 Đặt tên cho Room này là Phong Hop - Nguyen và User logon name là phonghopnguyen Màn hình sau khi hoàn tất 2 of 12 Tiếp đến ta phải gán lệnh để thực hiện Calendar trên Room này bằng cách vào Start -> Programs -> Microsoft Exchange Server 2007 -> Exchange Management Shell Trong cửa sổ Exchange Management Shell nhập lệnh Set-MailboxCalendarSettings -Identity "phonghopnguyen" -AutomateProcessing Autoaccept 3 of 12 Bây giờ tôi sẽ trong tư cách là gccom1 có nhu cầu triệu tập cuộc họp vì vậy tôi sẽ gởi mail đến các User khác yêu cầu họ tập trung về hội trường để họp Tại màn hình MOO của gccom1 chọn File -> New -> Meeting Request Tại mục To bạn chọn như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom4: mời gccom4 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 4 of 12 Và tiếp theo tôi chỉ định thời gian sẽ diễn ra cuộc họp là từ 9h30-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Sau khi gởi xong gccom1 sẽ nhận được một email hồi đáp từ Exchange đồng ý tạo phòng họp này 5 of 12 Các User gccom2, gccom3, gccom4 đều nhận được Email của gccom1 mời họp. Giả sử gccom2 sẽ đi họp nên anh ta sẽ nhấp nút Accept để đồng ý Tiếp tục chọn Send the response now 6 of 12 Tuy nhiên do gccom4 vì lý do nào đó nên anh ta không thể đi họp được vì vậy tại Email mời họp của gccom1 anh ta chọn Decline Chọn tiếp Edit the response before sending để cho gccom1 biết lý do không đi họp được Sau đó nhập nội dung lý do của mình và gởi đi 7 of 12 Lúc này gccom1 sẽ nhận được các Email từ gccom2, gccom3 đã đồng ý và với Email của gccom4 hiển thị nội dung mà anh ta viện lý do không đi được Trở lại gccom2 nhấp chọn Calendar chúng ta sẽ thấy nội dung cuộc họp sẽ được tự động đưa vào lịch cá nhân của gccom2 với thời gian và phòng họp được ghi rõ 8 of 12 Bây giờ giả sử gccom4 cũng có nhu cầu triệu tập cuộc họ cho riêng mình và cũng tại hội trường công ty (chính là Phong Hop - Nguyen) và anh ta thực hiện lệnh mời như sau: Required gccom2 & gccom3: bắt buộc gccom2 & gccom3 phải đi họp Optional gccom1: mời gccom1 nhưng không mang tính bắt buộc Resources Phong Hop - Nguyen: thuộc tính họp sẽ nằm trong Room Phong Hop - Nguyen 9 of 12 Và thời gian cuộc họp sẽ diễn ra là từ 11h-> 11h30 ngày 23/12/2008 chẳng hạn. Nghĩa là sẽ đụng giờ với cuộc họp mà gccom1 từng tạo trước đó. Ngay lập tức gccom4 sẽ nhận được một Email phản hồi từ Exchange Server thông báo là bị đụng ... 14/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Click chọn Microsoft Exchange 15/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Exchange server bạn nhập tên máy Server. .. định hình Mailbox Settings chọn Next 3/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Hoàn tất trình tạo User 4/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Trở... 10/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox Tại hình Contact Information bạn nhập thông tin khách hàng bạn vào bên 11/20 Exchange Server - Recipient Configuration - Create Mailbox