Sale admin thao tác oracle ERP

Hướng dẫn thao tác chi tiết nghiệp vụ thực tế của một sale admin tại một công ty tập đoàn có ứng dụng oracle e business suite r12 (Oracle ERP). Các bạn mới làm quen với oracle erp sẽ cảm thấy rất khó khăn để thao tác, với lý do này tôi soạn ra 1 quy trình nghiệp vụ quản lý kho bãi bán hàng đầy đủ nhất dễ hiểu và đơn giản nhất cho các Sale Admin dễ dàng tiếp cận là làm tốt nghiệp vụ của mình trên Oracle Erp

Quy trình thao tác hệ thống ERP (Sale Admin) Huỳnh Hữu Phước Lập SO B1 Vào OM – Nhân viên bán hàng => Quick Sales Orders Nhập đầy đủ thông tin hình Save lại Lưu ý: Ở trạng thái save status SO Entered muốn hủy SO Delete Order Number hệ thống tự tạo bạn lưu ý số số SO B2 Book Order Click vào nút Book Order hình hiển thị thông báo “ Order has been booked “ thành công Lưu ý: trạng thái Book status SO Booked dành hàng kho muốn hủy SO để chỏ chuột thông tin khách hàng click vào nút Actions => Cancle nhập lý hủy SO vào Form cancel => Ok Trạng thái Status lúc Cancel số lượng Item thành công B3 Relesase SO Click vào menu Tools => Release SO => vào tab inventory nhập Pick Form Default Stage => Execute Now => thông báo xuất “ Pick Release Online has completed successfully “ thành công Lưu ý: Ở trạng thái Release SO SO cancel Book Order mà muốn hủy SO phải Backorderall SO bên phần Ship SO Kết thúc nghiệp vụ tạo SO Ship SO B1 Vào INV – Kế toán kho => Shipping Transactions => đánh số SO cần ship vào From Order Number => Click nút Find B2 Màn hình Ship SO hiển thị => thực thao tác Ship SO sau: + Tab Lines/LPNs: ghi nhận lại số Delivery (số shipment số ship hàng) + Tab Delivery: Thao tác Click chọn Actions Auto-create Trip => Click nút GO + Tab Path By Trip: Actual Departure Date(Ngày Ship) chọn trùng ngày tạo SO Click vào nút Ship Confirm hình Ship confirm hiển thị => bỏ check “Create Master Bill of Lading” “Create Bill of Lading” => OK Lưu ý: Nếu muốn Back Order phần Ship Option chọn Backoderall => OK Kết thúc nghiệp vụ Ship SO Truy vấn In hóa đơn giá trị gia tăng B1 Vào OM – Nhân viên bán hàng => Quick Sales Orders => truy vấn lại SO => Action => Additional Order Information => Tab Invoices / Credit Memos => ghi nhận lại Số Number số Transaction (số hóa đơn gtgt) mà hệ thống tự tạo Lấy số hóa đơn gtgt thành công B2 Vào AR – Accountant => Menu Transactions => Transactions => F11 => đánh số hóa đơn hệ thống tự động tạo vào ô Number => Ctrl + F11=> chỉnh sửa thông tin như: Date, GL Date, Payment Term, Reference… B2 Chạy báo cáo xuất hóa đơn GTGT: View => Request => Submit and New Request => Click nút OK => đánh %GTGT% bấm nút Find tìm đến hóa đơn gtgt bấm nút OK => Nhập thông tin hóa đơn cần xuất sau bấm Submit => Chọn Yes muốn truy vấn báo cáo mới, chọn No không truy vấn báo cáo => Find => View Output Kết thúc nghiệp vụ in hóa đơn GTGT Thu Tiền B1 Vào CE – Accountant => Receipts => Receipts => Receipt Method tài khoản thu tiền, Receipt Amount số tiền thu, Receipt Type thu có chứng từ dung Standard thu chứng từ dung Miscellaneous, Trans Number số hóa đơn phải thu thu theo Miscellaneous cần chọn lý thu thông tin số hóa đơn => bấm vào nút Apply => Save Lưu ý: Khi lập xong Save phiếu thu lưu lại số Receipt Number (Số phiếu thu dùng để Reconcile vào Bank Statement) B2 Xuất phiếu thu – chi thao tác giống xuất hóa đơn GTGT Kết thúc nghiệp vụ thu tiền Lập Cash Bank Statement B1 Vào CE – Accountant => Bank Statement and Reconciliation => Nếu lập Find theo tài khoản (account Number) ngày (Date), chưa lập Bank Statement lập => New => Account Number tài khoản cash => Save Lập Bank Statement thành công B2 Click vào nút Lines => nhập giá trị hình (lưu ý type = Receipt) => Click vào Availabel => nhập vào ô Number số phiếu thu (Receipt Number lúc nảy thu tiền) => Find => Check vào dòng cần Reconcile => click vào nút Reconcile Kết thúc nghiệp vụ Reconcile kho chuyển => Save => Lưu lại số Number Requisition Kết thúc nghiệp vụ yêu cầu chuyển kho nội B2 Đợi phút vào Requisition Summary => nhập số Requisition Number => Find => Lines => Lưu lại số Order number => Gửi cho phía kho gửi hàng số Order Number Thao tác thực kho yêu cầu chuyển hàng VD: Kho An Giang Công đoạn thực kho yêu cầu gửi hàng VD: Kho CPC B3 Khi phía kho gửi nhận số SO họ vào INV-Kế toán kho => Release Sales Orders => Release Sales Order => Tab Order nhập số SO (phía kho yêu cầu chuyển hàng nội gửi VD: Kho An Giang gửi) , Tab Inventory chọn kho gửi vd kho CPC => Execute Now Thao tác Release SO chuyển kho nội thành công B4 Vào Shipping Transaction ship hàng giống công đoạn ship hàng bên bán hàng Kết thúc nghiệp vụ Chuyển kho nội Kiểm tra tồn kho B1 INV-Kế toán kho => On-hand, Availability => On-hand Quantity => nhập mã hàng để tìm tìm kiếm không nhập mã hàng click vào nút Find => Chọn mã hàng cần xem => Click vào nút Availability ( Lưu ý: Availabel to Reserve số lượng phép bán) Lưu ý: xuất báo cáo tồn kho để xem tồn kho sản phẩm bên Lập SO cho xem tồn kho cách click vào Availability Kết thúc nghiệp vụ Kiểm tra tồn kho Điều chỉnh tồn kho sản phẩm theo kiểu Misc (điều chỉnh tăng giảm kho cho phù hợp với số lượng thực tế) B1 Vào INV-Kế toán Kho => Miscellaneous Transaction => Chọn Miscellaneous issue (điều chỉnh giảm tồn kho), Miscellaneous receipt (điều chỉnh tăng tồn kho) => Click Transaction Lines => nhập mã sản phẩm, thông tin subinventory, locator, tài khoản kế toán => Save Kết thúc nghiệp vụ điều chỉnh tồn kho theo Misc Chuyển hàng từ kho Thành Phẩm sang Kho ký gửi để xuất hàng từ kho ký gửi B1 INV-Kế toán kho => Inventory Transactions => Subinventory transfer => nhập thông tin mã sản phẩm, nơi chuyển (Subinventory, locator), nơi đến (To Subinv, To Locator) => Save Kết thúc nghiệp vụ Chuyển Sub từ thành phẩm sang ký gửi Từ kho ký gửi có hàng làm nghiệp vụ lập SO xuất hàng từ kho ký gửi 10 Trả Hàng B1 Lấy SO khách hàng trả vào OM - Nhân viên bán hàng => F11(tìm kiếm) => đánh số SO khách hàng trả vào ô Order Number (số SO) => Ctrl + F11(thực thi truy vấn) => Click nút Action => Chọn Copy => Màn hình copy SO chọn Change Order Type To TRAHANG bên tab Quick Copy => Bên tab Copy Lines chọn Return Reason(lý trả hàng) => bấm vào OK => Một SO tạo từ SO cũ có type TRAHANG, bạn lưu lại số SO click vào nút Continue thành công B2 Truy vấn lại SO TRAHANG để Book SO B3 Nhập kho hàng trả => INV - Kế toán kho trả hàng => Inventory Transaction => Receiving => Receipts => Tab Customer => đánh số SO type TRAHANG vào ô RMA Num => Find => đánh dòng comments vào phần Receipt Header => Chek vào Tab Lines Form Receipts => Chọn TP cột Subinventory TP cột Locator => Save hệ thống tự động sinh Số Receipts lưu ý số Thành công Kết thúc nghiệp vụ nhập kho trả hàng 11 HƯỚNG DẪN NHẬP XUẤT KHO KHÁCH HÀNG GỬI LẠI Nhập kho khách hàng gửi lại: - Vào response: INV – Ke toan kho - Change organization: Chọn kho đại lý gửi lại - Đường dẫn: Inventory Transactions -> Miscellaneous Transaction o Date: ngày nhập kho o Type: Account alias receipt o Source: Nhập kho khách hàng gửi lại  Chọn nút Transaction lines - Trong hình Account alias receipt: o Item: mã hàng nhập kho o Subinventory: 000 o Locator: mã khách hàng gửi kho o Quantity: Số lượng hàng gửi (chai/ gói) o Secondary Quantity: số lượng thùng (cái hệ thống tự quy đổi)  Chọn flexfield để nhập thông tin bổ sung o Số phiếu: quy tắc nhập: YYMMDD + STT tăng dần o Số đơn hàng: Số SO o Chọn OK - Nếu nhập nhiều mặt hàng tiếp tục nhập line Sau nhập xong tất line -> Save lại Xuất kho trả hàng gửi: - Vào response: INV – Ke toan kho - Change organization: Chọn kho đại lý gửi lại - Đường dẫn: Inventory Transactions -> Miscellaneous Transaction o Date: ngày nhập kho o Type: Account alias issue o Source: Xuất kho trả hàng gửi  Chọn nút Transaction lines - Trong hình Account alias receipt: o Item: mã hàng trả o Subinventory: 000 o Locator: mã khách hàng trả kho o Quantity: Số lượng hàng trả (chai/ gói) o Secondary Quantity: số lượng thùng (cái hệ thống tự quy đổi) • Lưu ý: số lượng xuất trả không lớn số lượng Available Locator (xem hình)  Chọn flexfield để nhập thông tin bổ sung o Số phiếu: quy tắc nhập: YYMMDD + STT tăng dần o Số đơn hàng: Số SO o Chọn OK Các báo cáo kiểm tra đối chiếu: a ADC - Nhập xuất tồn đại lý gửi lại theo thực tế (INV_015) b ADC - Thẻ kho locator (INV_0091) ... Find B2 Màn hình Ship SO hiển thị => thực thao tác Ship SO sau: + Tab Lines/LPNs: ghi nhận lại số Delivery (số shipment số ship hàng) + Tab Delivery: Thao tác Click chọn Actions Auto-create Trip... Order Number Thao tác thực kho yêu cầu chuyển hàng VD: Kho An Giang Công đoạn thực kho yêu cầu gửi hàng VD: Kho CPC B3 Khi phía kho gửi nhận số SO họ vào INV-Kế toán kho => Release Sales Orders... Orders => Release Sales Order => Tab Order nhập số SO (phía kho yêu cầu chuyển hàng nội gửi VD: Kho An Giang gửi) , Tab Inventory chọn kho gửi vd kho CPC => Execute Now Thao tác Release SO chuyển