ngan hang cau hoi

KHOA CTĐ, CTCT BỘ MÔN CTĐ,CTCT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 21 tháng 11 năm 2013 NGÂN HÀNG CÂU HỎI, ĐÁP ÁN MÔN TIẾNG VIỆT SOẠN THẢO VĂN BẢN Dùng cho: Đào tạo Kỹ sư quân NHÓM CÂU HỎI ĐIỂM Câu Đồng chí trình bày phân tích điểm giống khác văn quy phạm pháp luật văn hành cá biệt? Câu Đồng chí phân tích khái niệm đặc điểm văn hành thông thường? Câu Đồng chí nêu phân tích chức vai trò văn quản lý nhà nước Câu Đồng chí trình bày cách viết phần quốc hiệu, tiêu ngữ phần tên quan, đơn vị ban hành văn bản? Câu Đồng chí trình bày cách viết phần số, ký hiệu văn phần tên loại, trích yếu nội dung văn bản? Câu Đồng chí nêu yêu cầu phần nội dung văn hành chính? Kỹ thuật trình bày nội dung văn theo bố cục phần, mục, khoản, điểm? Câu Đồng chí nêu, phân tích đặc điểm văn phong văn quản lý nhà nước? Câu Đồng chí trình bày cách lựa chọn từ, thuật ngữ văn quản lý nhà nước ? Câu Đồng chí trình bày loại biên bản, cách ghi biên bố cục biên bản? Câu 10 Đồng chí trình bày khái niệm, phân loại cách soạn thảo nội dung báo cáo? Câu 11 Đồng chí trình bày khái niệm kết cấu nội dung tờ trình? Câu 12 Đồng chí trình bày khái niệm, cách thức soạn thảo nội dung thông báo? Câu 13 Đồng chí cho biết công văn thường dùng để truyền đạt thông tin gì? Cách thức soạn thảo công văn thường? Câu 14 Đồng chí trình bày khái niệm cách soạn thảo nội dung đơn? Câu 15 Đồng chí trình bày nội dung quản lý giải văn mật? ĐÁP ÁN NHÓM CÂU HỎI ĐIỂM Câu 01: Câu hỏi: Đồng chí trình bày điểm giống khác văn quy phạm pháp luật văn hành cá biệt? 4.00 * Khái niệm: 1.00 - Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục, 0.50 có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội - VB hành cá biệt văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm đưa quy tắc xử riêng một nhóm đối tương cụ thể * Điểm giống khác : - Điểm giống: + Đều chủ thể có thẩm quyền ban hành + Đều ban hành theo thủ tục, hình thứ pháp luật quy định + Đều có nội dung ý chí chủ thể ban hành + Đều có tính bắt buộc đảm bảo thực nhà nước + Tên loại văn hành cá biệt giống số tên loại văn QPPL Nghị quyết, QĐ, Chỉ thị - Điểm khác : Văn quy phạm pháp luật Văn hành cá biệt + Chứa đựng quy tắc xử chung; + Chứa đựng quy tắc xử riêng; + Áp dụng nhiều đối tượng hay + Áp dụng số đối tượng nhóm đối tượng; định; + Thường áp dụng nhiều lần; + Áp dụng lần; + Thường hiệu lực thời gian dài; + Hiệu lực thời gian ngắn; + Tác động phạm vi rộng; + Tác động phạm vị hẹp; + Cơ sở pháp lý cho văn hành + Áp dụng VBQPPL để làm cá biệt; pháp lý; + Ghi năm ban hành số ký + Không ghi năm ban hành số hiệu ký hiệu (mỗi đặc điểm cho VD minh họa) 0.50 3.00 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 Câu 02: Câu hỏi: Đồng chí phân tích khái niệm đặc điểm văn hành thông thường? 4.0đ * Khái niệm: Là văn mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi văn pháp luật, để giải công việc cụ thể phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức nhà nước * Đặc điểm: - Nguồn gốc hình thành từ thực tiễn, pháp luật thừa nhận - Nội dung VBHC: truyền đạt thông tin hoạt động quản lý, ghi nhận kiện thực tế để phục vụ đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước - VBHC không mang tính bắt buộc không đảm bảo thực sức mạnh cưỡng chế nhà nước - Có tính chất hỗ trợ việc triển khai thực VBQPPL văn cá biệt - Phong phú tên loại - Do chủ thể quản lý ban hành 1.00 3.00 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 Câu 03: Câu hỏi: Đồng chí nêu phân tích chức vai trò 4.0đ văn quản lý nhà nước * Vai trò: +Văn phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý +Văn phương tiện truyền đạt định quản lý + Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy quản lý + Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật * Chức năng: + Chức thông tin + Chức pháp lý + Chức quản lý + Chức văn hóa, xã hội… 2.00 0.50 0.50 0.50 0.50 2.00 0.50 0.50 0.50 0.50 Câu 04: Câu hỏi: Đồng chí trình bày cách viết phần quốc hiệu, tiêu ngữ tên quan, đơn vị ban hành văn bản? * Quốc hiệu, tiêu ngữ: - Kỹ thuật trình bày: + Quốc hiệu tiêu ngữ trình bày trang đầu, dòng đầu, góc bên phải chiếm khoảng 1/2 trang giấy + Quốc hiệu: trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm + Tiêu ngữ: trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối ngắn có cách chữ + Có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài tiêu ngữ (sử dụng lệnh Draw/Line) + Hai dòng chữ trình bày cách dòng đơn - Kỹ thuật trình bày văn Đảng Đoàn: cỡ chữ 15 Lưu ý: ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ( Cần có ví dụ minh hoạ ) * Tên quan, đơn vị ban hành văn - Kỹ thuật trình bày: + Tên quan, đơn vị ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/3 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái + Tên quan, đơn vị chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, đơn vị chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng + Tên quan, đơn vị ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, đơn vị chủ quản + Có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài tên quan ban hành văn đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, đơn vị ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng + Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn - Kỹ thuật trình bày tên quan ban hành văn Đảng Đoàn: + Văn Đảng: cỡ chữ 14, phía có dấu (*) để phân cách với số ký hiệu văn + Văn Đoàn:cỡ chữ 14, phía có dấu (***) ( Cần có ví dụ minh hoạ ) 4.0đ 2.0 0.25 0.25 0.5 0.25 0.25 0.50 2.00 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.75 Câu 05: Câu hỏi: Đồng chí nêu cách viết phần số, ký hiệu văn phần 4.0đ tên loại, trích yếu nội dung văn bản? * Số ký hiệu văn - Kỹ thuật trình bày: chữ số Ả rập + Số, ký hiệu văn trình bày phía trái văn bản, đặt canh tên quan, đơn vị ban hành văn + Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); viết chữ số Ả-rập với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) không cách chữ + Đối với công văn: Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, đơn vị ban hành chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo; trường hợp công văn qua nhiều cấp soạn thảo để quan ban hành lấy ký hiệu đơn vị cấp trực tiếp + Lưu ý trình bày số ký hiệu văn quy phạm pháp luật - Kỹ thuật trình bày số ký hiệu văn Đảng Đoàn: + Số văn tính theo nhiệm kỳ đại hội Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan (hoặc liên quan) ban hành văn Ghi đủ tên tắt quan liên quan ban hành; riêng cụm từ "Trung ương" viết tắt "TW"; số ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-), tên loại văn tên quan có dấu gạch chéo (/) + Công văn ký hiệu CV ( Cần có ví dụ minh hoạ ) * Tên loại trích yếu nội dung văn - Tên loại văn tên loại văn quan, đơn vị ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn - Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn - Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày sau thể thức đầu văn + Tên loại văn đặt canh (phần trình bày nội dung) chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm + Trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/3 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ - Công văn loại văn tên gọi, trích yếu nội dung công văn đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ 12, 2.00 0.25 0.50 0.25 0.50 0.50 2.00 0.25 0.25 0.50 0.50 kiểu chữ đứng - Tên loại trích yếu nội dung văn Đảng Đoàn: + Văn Đảng: tên loại văn cỡ chữ 16, phần trích yếu nội dung văn cỡ chữ 14 - 15, không quy định sử dụng dòng kẻ ngắt nối với phần nội dung Cách trình bày trích yếu nội dung công văn cỡ chữ 12, chữ thường nghiêng + Văn Đảng: tên loại văn cỡ chữ 16, phần trích yếu nội dung văn cỡ chữ 14 - 15, sử dụng dòng kẻ ngang nét rời ngắt nối với phần nội dung Cách trình bày trích yếu nội dung công văn cỡ chữ 12, chữ thường, nghiêng, sử dụng dấu “…” ( Có ví dụ minh hoạ ) 0.50 Câu 06: Câu hỏi: Đồng chí nêu yêu cầu phần nội dung văn hành chính? Kỹ thuật trình bày nội dung văn theo bố cục phần, mục, khoản, điểm? * Yêu cầu: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Trường hợp viện dẫn văn có liên quan viện dẫn lần đầu phải ghi đầy đủ tên loại văn bản; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; tên quan, đơn vị ban hành, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn bản, ví dụ “ quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP”; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI Quy định viết hoa văn hành * Kỹ thuật trình bày theo bố cục phần, mục, khoản, điểm: - Phần nội dung trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) - Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối kết thúc dấu phẩy (,) - Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: + Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ 4.00đ 2.00 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 2.00 0.75 0.25 0.25 đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm 0.25 trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số 0.25 thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; + Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo 0.25 phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Câu 07: Câu hỏi: Đồng chí nêu, phân tích đặc điểm văn phong văn 4.0đ quản lý nhà nước? *Tính khách quan: 0.75 + Văn QLNN tiếng nói quan công quyền hay tổ chức trị - xã hội đơn vị kinh tế, văn hoá tiếng nói cá nhân + Tránh sử dụng đại từ nhân xưng ( trừ trường hợp thật cần thiết ) * Tính trang trọng, lịch sự: 1.00 + Lời lẽ văn QLNN phải có hiệu lực nơi nhận phải đảm bảo tính trang trọng + Để cho lời văn trang trọng không nên dùng từ, ngữ khoa trương, từ tượng hình, tượng thanh, từ tính chất lối văn miêu tả + Cơ quan công quyền quan đại diện cho quyền lực nhân dân, nhà nước ta nhà nước dân, dân dân., đối tượng tiếp nhận, thi hành VB ND + Văn QLNN phản ánh trình độ văn minh dân tộc đặc biệt văn hoá quản lý + Lời lẽ VB trang trọng, lễ độ, lịch thể tôn trọng nơi ban hành nên dễ gây thiện cảm nơi tiếp nhận làm tăng thêm uy tín quan ban hành VB + Tránh sử dụng từ ngữ cục cằn, thô lỗ, ý đồ trắng trợn, gây cảm xúc mạnh, bất ngờ người đọc + Tuỳ vào vị trí quan gửi quan nhận VB hệ thống quản lý mà mà lời lẽ diễn tả tầm mức độ lịch khác * Tính xác, rõ ràng: 1.00 + Lời lẽ văn phải đảm bảo để người dễ hiểu hiểu cách thống + Văn không nên viết dài dòng không thiếu thông tin cần thiết + Phải viết với ý tưởng dứt khoát, minh bạch, từ ngữ xác phải liên kết chặt chẽ câu, ý VB * Tính phổ thông: 0.75 + Đối tượng tiếp nhận VB thường đông đảo quần chúng nhân dân phần lớn có trình độ học vấn khác + VB phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, từ phổ thông, thuật ngữ thông dụng * Tính khuôn mẫu: 0.50 + Mỗi loại VB thường có bố cục chung + VB thường sử dụng số cụm từ cố định + Có số VB có mẫu sẵn + Tác dụng tính khuôn mẫu 10 Câu 08: Câu hỏi: Đồng chí trình bày cách lựa chọn từ, thuật ngữ văn quản lý nhà nước ? 4.0đ * Lựa chọn từ: - Sử dụng từ nghĩa từ vựng: + Từ phải biểu đạt xác nội dung cần thể + Không sử dụng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa + Dùng nghĩa biểu thái từ + Sử dụng từ nghĩa ngữ pháp - Sử dụng từ văn phong hành công vụ + Sử dụng từ phổ thông + Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng dùng từ + Không dùng từ địa phương + Không dùng tiếng lóng, từ thông tục + Sử dụng hợp lý xác từ Hán - Việt từ gốc nước + Sử dụng tả tiếng Việt, tránh lỗi tả để người đọc hiểu nghĩa + Sử dụng từ viết tắt (Có ví dụ minh họa) * Lựa chọn thuật ngữ: + Lựa chọn thuật ngữ thích hợp cho loại văn + Các thuật ngữ chuyên môn, không quen thuộc phải có giải + Các thuật ngữ nước viết tắt phải có phiên âm& giải rõ + Cần tránh dùng thuật ngữ không quán văn + Thuật ngữ viết tắt phải viết tắt chữ in hoa, có giải đầu VB (Có ví dụ minh họa) 2.50 11 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 1.50 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 Câu 9: Câu hỏi: Đồng chí trình bày loại biên bản, cách ghi biên bố cục biên bản? 4.00 Khái niệm: Là văn quản lý nhà nước ghi chép trực tiếp hoạt động, việc diễn thời gian ngắn Các loại biên bản: - Biên vụ việc loại biên ghi nhận lại kiện thực tế xảy có giá trị chứng để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa sở ban hành - Biên hội nghị loại biên lập hội nghị, đại hội quan, ngành,… có vai trò ghi nhận lại toàn diễn biến hội nghị Cách ghi chép biên bản: Tùy thuộc vào loại biên mà người viết sử dụng độc lập cách ghi phối hợp - Ghi chép chi tiết - Ghi chép tóm tắt (ghi tổng hợp) - Điền vào cột, mục theo quy định có mẫu sẵn Bố cục biên bản: - Về thể thức - Về nội dung: bao gồm yếu tố sau: + Thời gian, địa điểm xảy kiện + Thành phần tham dự (tham gia) + Diễn biến kiện + Số lượng biên bản/thủ tục đọc công khai + Thời điểm kết thúc 0.50 12 1.00 0.50 0.50 1.00 0.25 0.25 0.25 0.25 1.50 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 0.25 Câu 10: Câu hỏi: Đồng chí trình bày khái niệm, phân loại cách soạn thảo nội dung báo cáo? 4.00 Khái niệm: Là VBQLNN dùng để trình bày kết đạt hoạt động quan, đơn vị, tổ chức… giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế việc lãnh đạo, quản lý thực nhiệm vụ, để cấp định quản lý phù hợp Phân loại: Là phương tiện quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước: + Cung cấp thông tin theo định kỳ: báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm, giai đoạn (sơ kết, tổng kết) + Cung cấp thông tin cấp yêu cầu, có việc nảy sinh theo quy định phải tự báo cáo: báo cáo tình hình chung, báo cáo chuyên đề, báo cáo bất thường Cách soạn thảo nội dung báo cáo: - Về thể thức - Về nội dung + Đặt vấn đề: nêu điểm chủ trương công tác, nhiệm vụ giao, hoàn cảnh thực (đặc điểm, tình hình) + Nội dung báo cáo: sơ kết, tổng kết công việc làm, đánh giá ưu, khuyết điểm, thành tích đạt được, vấn đề tồn đọng cần tiếp tục giải + Kết thúc báo cáo: phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới đề xuất với cấp - Về văn phong + Viết theo văn mô tả, tường thuật (chỉ trình bày đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát, mô tả, không đưa luận giải mang tính sáng tạo, kiến nghị tờ trình) + Bố cục rõ ràng, lập luận chặt chẽ 0.50 13 1.00 0.50 0.50 2.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.25 0.25 Câu 11: Câu hỏi: Đồng chí trình bày khái niệm kết cấu nội dung tờ trình? 4.00 Khái niệm: Là VB đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt Đó chủ trương, phương án công tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức đề nghị bổ sung, bãi bỏ văn lỗi thời vấn đề thông thường điều hành, quản lý quan mở rộng quy mô, thay đổi chức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất… Kết cấu nội dung tờ trình: - Phần mở đầu: phần nhận định tình hình (phân tích thực trạng) làm sở cho việc đề xuất - Phần nội dung + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, ý tưởng + Phân tích phản ứng xảy xung quanh đề nghị áp dụng + Những khó khăn, thuận lợi triển khai thực + Những biện pháp thực - Phần kết luận + Phân tích ý nghĩa, tác dụng, hiệu đề nghị với đời sống kinh tế, xã hội, công tác quản lý, hoàn thành nhiệm vụ quan, đơn vị + Những kiến nghị, đề nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực 0.50 14 3.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 Câu 12: Câu hỏi: Đồng chí trình bày khái niệm, cách thức soạn thảo nội dung thông báo? Khái niệm: Là VBQLNN thông thường, không mang tính pháp quy, dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung định, tin tức, kiện… cho quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan biết dùng để giới thiệu chủ trương, sách, chưa thể chế hóa văn thích hợp Cách thức soạn thảo: - Thể thức + Tên gọi văn THÔNG BÁO, tên viết tắt văn “TB” + Nơi gửi trình bày trích yếu, sau từ “Kính gửi” Phần nơi nhận, nơi gửi để niêm yết, dán nơi công cộng không thiết phải ghi Người ký thông bao không thiết phải thủ trưởng quan đơn vị Thủ trưởng quan, đơn vị trực tiếp soạn thảo thông báo có ký theo chức danh đóng dấu quan, đơn vị - Nội dung: + Phần mở đầu: Giới thiệu trực tiếp nội dung cần thông báo mà trình bày lý hay mô tả tình văn hành khác + Phần nội dung: trình bày cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng vấn đề cần thông báo + Phần kết luận: nhắc lại nội dung thông báo - Về văn phong: + Viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận, không mang tính chất xã giao, cảm ơn giao nhiệm vụ cụ thể + Những thông báo dài, có nhiều vấn đề chia thành mục nhỏ để tiện theo dõi 15 4.00 0.50 3.50 1.00 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 Câu 13: Câu hỏi: Đồng chí cho biết công văn thường dùng để truyền 4.00 đạt thông tin gì? Cách thức soạn thảo công văn? Khái niệm: Là văn quản lý nhà nước tên loại, dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác… chủ thể có thẩm quyền để giải nhiệm vụ có liên quan 0.50 Công văn thường dùng để truyền đạt nội dung: + Để hỏi ý kiến vấn đề có liên quan cấp cấp dưới, đơn vị + Để thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp, chối từ, mời họp… + Để xác nhận vấn đề liên quan đến tổ chức, hoạt động quan đơn vị + Để đôn đốc, nhắc nhở cấp dưới, quan thuộc quyền, đơn vị có liên quan thực định, nhiệm vụ, công việc định + Để hướng dẫn thực văn (thường cấp trên) + Để giải thích văn + Để thông báo tình hình, kiện… Cách thức soạn thảo công văn: - Về thể thức - Về nội dung: gồm phần + Phần mở đầu: nêu lý do, sở để viết công văn + Phần nội dung: Trình bày yêu cầu cần giải để thực mục đích công văn + Phần kết luận: Cần viết ngắn gọn với mục đích nhấn mạnh nội dung làm sáng rõ yêu cầu cần thực cảm ơn việc làm làm, bày tỏ tình cảm, mong muốn quan hệ phối hợp lâu dài… Mỗi công văn nên đề cập chủ đề định, nội dung chủ đề rõ ràng, - Về văn phong: cụ thể rõ ràng, xác, dứt khoát, có tính thuyết phục cao, văn phong phù hợp với loại công văn cụ thể 1.00 16 2.50 0.50 0.50 0.50 0.50 0.50 Câu 14: Câu hỏi: Đồng chí trình bày khái niệm cách soạn thảo nội dung đơn? 4.00 Khái niệm: Đơn văn cá nhân hay tập thể, quan, đơn vị,… viết để trình bày yêu cầu, nguyện vọng gửi đến cá nhân tập thể có thẩm quyền trách nhiệm giải 0.50 Cách soạn thảo nội dung đơn: - Về thể thức: Đơn loại văn không quy định cụ thể thể thức Theo thông lệ: phải có quốc hiệu, tiêu ngữ, tên loại, trích yếu, nội dung chữ kí, không ghi nơi nhận cuối văn mà ghi phần kinh gửi + Đơn tập thể: thủ trưởng, người có thẩm quyền ký, cấp có dấu phải đóng dấu + Đơn cá nhân: tên quan ban hành, số ký hiệu văn bản, dấu, có chữ ký người viết đơn, địa danh thời gian ghi tiêu ngữ, đưa xuống cuối phần nội dung - Về nội dung + Kính gửi: ghi nơi gửi + Xưng danh: họ tên, địa chỉ, năm sinh, quan công tác… + Lý viết đơn + Sự việc, kiện diễn đề đạt nguyện vọng + Cam đoan, cam kết cảm ơn + Thông tin cần thiết khác (ghi chú, nêu giấy tờ, tài liệu, chứng cứ… kèm theo) VD: Theo quy định đơn khiếu nại, tố cáo phải ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, địa người khiếu nại, tố cáo Nội dung, lý do, yêu cầu chữ ký người khiếu nại, tố cáo kèm theo định, tài liệu, chứng có liên quan đến vụ việc khiếu nại, tố cáo - Về văn phong Ngắn gọn, rõ ràng, xác, chặt chẽ, khiêm tốn, có tính thuyết phục cao 3.50 1.00 17 2.00 0.50 Câu 15: Câu hỏi: Đồng chí trình bày nội dung quản lý giải văn mật? Khái niệm: Văn mật (bao gồm văn đến, nội bộ) văn có nội dung đề cập đến vấn đề thuộc phạm vi bí mật nhà nước quan, đơn vị, tổ chức Nguyên tắc quản lý văn mật: - Xác định mức độ mật - Thực quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển tiêu huỷ văn mật - Văn thư quan không phân công nhiệm vụ phụ trách văn mật vào sổ bì văn chuyển giao cho phận có trách nhiệm giải - Việc chuyển giao văn mật phải bảo đảm an toàn theo quy định nhà nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt - Văn tuyệt mật, tối mật phải niêm phong thủ trưởng quan người uỷ quyền bóc văn - Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn mật chia làm phần: văn mật văn mật đến Quản lý giải văn mật: - Người thực công việc có liên quan đến tài liệu mật phải có trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước, quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật - Không đánh máy, in, sao, chụp thừa …số tài liệu mật - Việc phổ biến, lưu hành, nghiên cứu, sử dụng tài liệu mật phải phạm vi, đối tượng, địa quy định - Tài liệu mật gửi phải có bì riêng, phải có dấu niêm phong bì trong, tổ chức cất giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ an toàn, - Giao, nhận tài liệu mật phải vào sổ có ký nhận hai bên - Vận chuyển tài liệu mật phải có phương tiện đảm bảo an toàn tuyệt đối theo nguyên tắc gửi kín, niêm phong - Nơi thực công việc liên quan đến tài liệu mật phải bảo đảm an toàn, có nội quy bảo vệ - Văn mật chuyển phương tiện thông tin kỹ thuật phải mã hóa theo quy định nhà nước công tác yếu… - Các quan, đơn vị, tổ chức phải quy định cụ thể chế độ quản lý tài liệu mật mình, phải tuân thủ theo quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Tập thể , cá nhân làm lộ bí mật nhà nước, bí mật quan phải bị xử lý kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm 18 4.00 0.50 0.50 3.00 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 0.30 ... đặt canh quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối ngắn có cách chữ + Có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài tiêu ngữ (sử dụng lệnh Draw/Line) + Hai dòng chữ trình bày cách... trình bày: + Tên quan, đơn vị ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/3 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái + Tên quan, đơn vị chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13,... bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, đơn vị chủ quản + Có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài tên quan ban hành văn đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp