LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHU TRÌNH DOANH THU KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP VỀ CHU TRÌNH DOANH THU CHI TIẾT TRONG DOANH NGHIỆP CHI TIẾT CHU TRÌNH DOANH THU, CHI PHÍ, KIỂM SOÁT CHU TRÌNH NỘI BỘ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP . BỐ CỤC TRÌNH BÀY LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP , PHỤ LỤC LUẬN VĂN

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giáo viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

Mssv:

Lớp:

Khóa:

TP Hồ Chí Minh, 04/04/2015

PHẦN MỞ ĐẦU 0o0

(*)Tính cấp thiết của đề tài

Với quá trình phát triển và hội nhập với thế giới, đất nước với sự phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng lẫn chiều sâu nhiều ngành nghề cùng các cơ chế quản lý mới dần xuất hiện được thay thế

Kế toán đã dần khẳng định được vai trò của mình trong công tác quản lý tài chính của các đơn vị cũng như quản lý vĩ mô của nền kinh tế Không đơn thuần là một bộ phận riêng rẽ tổ chức công tác kế toán của công ty gồm nhiều khâu, nhiều phần hành, giữa chúng có mối liên hệ gắn bó với nhau tạo thành một hệ thống quản lý có hiệu quả Các chu trình kế toán được tổ chức một cách khoa học và hợp lý góp phần tạo nên cơ sở quan trọng trong việc hoạt động hiệu quả của công ty.Bên cạnh công tác đầu tư và nghiên cứu các chu trình kế toán việc thực thi chúng trong môi trường tin học ngày càng được chú trọng ở các công ty lớn nhỏ

Hiện nay Công Ty TNHH Môi Trường Trần Nguyễn đang hoạt động, phát triển mạnh mẽ cùng với xu thế cạnh tranh gay gắt trên thị trường và thị phần khách hàng với mục tiêu chiếm ưu thế

và nắm giữ một vị trí chủ đạo trên thị trường kinh doanh thì việc có những giải pháp tăng cường sức cạnh tranh, năng lực quản lý là hết sức cần thiết Muốn như vậy công ty cần xây dựng một hệthống quản lý khoa học, tăng cường kiểm soát đảm bảo tính chính xác và tránh thiệt hại Chính

từ những lý do cần thiết trên em đã chọn đề tài Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanhthu tại Công ty TNHH Môi trường Trần Nguyễn làm luận văn tốt nghiệp đại học chuyên ngành

kế toán

(*)Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát cơ sở lí luận và dựa vào nó để nghiên cứu thực trạng về chu trình doanh thu và kiểm

soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công Ty TNHH Môi Trường Trần Nguyễn, phản ánh mặt thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp còn tồn đọng câng khắc phục và đề suất những phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại doanh nghiệp.

(*)Đối tượng nghiên cứu

Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Môi trường Trần Nguyễn

(*)Phạm vi nghiên cứu

Công Ty TNHH Công Nghệ Môi Trường Trần Nguyễn hoạt động trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau trên nhiều phạm vi vi mô khác nhau, để nắm vững nội dung lý thuyết và tìm hiểuđúng trọng tâm đề tài em xin được khảo sát cụ thể các hoạt động chu trình doanh thu trên lĩnh vực thương mại gồm bán hàng hóa hóa chất và thiết bị

(*)Phương pháp nghiên cứu và nguồn thông tin tài liệu

+ Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nhiên cứu tài liệu về chu trình doanh thu và kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu, phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên và các nhận viên phòng kinh doanh có liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền để khảo sát thực trạng chu trình luân chuyển chứng từ, thông tin của từng hoạt động tại Công Ty TNHH Công Nghệ Môi Trường Trần

Nguyễn Ngoài ra luận văn còn sử dụng kết hợp các chương trình phần mền hỗ trợ Visio 2010

để vẽ lưu đồ chứng từ

+ Nguồn thông tin tài liệu

Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về chu trình doanh thu và kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Trong đó luận văn đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong từng lĩnh vực chu trình doanh thu, cụ thể:

Trường đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh(2012), Giáo trình Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Tập

2, nhà xuất bản Phương Đông, Hồ Chí Minh

Dương Thị Thúy Liễu (2012), Luận văn: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Cao Su Đà Nẵng”

Thái Như Quỳnh (2012), Luận văn: “ Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng”

Trang thông tin điện tử: Webketoan.vn, Danketoan.com

Mặc dù Chu trình bán hàng thu tiền và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền là đề tài được nhiều tác giả nghiên cứu, tuy nhiên xét về mặt không gian và thời gian thì đề tài “ Chu trìnhdoanh thu và kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công Ty TNHH Công Nghệ Môi Trường Trần Nguyễn” là một đề tài hoàn toàn mới so với các công trình nghiên cứu trước đây

(*)Bố cục đề tài.

Ngoài phần mở đầu và kết luận báo cáo được chia làm 4 chương

Chương 1: Giới thiệu về đơn vị thực tập

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 3: Tình hình thực tế chu trình doanh thu tại Công ty TNHH Môi trường Trần NguyễnChương 4: Nhận xét và kiến nghị.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập

1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển

Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Công Nghệ Môi Trường Trần Nguyễn được thành lập theo Số đăng ký kinh doanh 4102062835 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp.Hồ Chí Minh cấp ngày

29/06/2008

Tên giao dịch : Trannguyenco

Địa Chỉ : Số 69, Đường số 08, Phường Bình An, Q.2, Tp Hồ Chí Minh

1.2.1 Ngành nghề kinh doanh

Dịch vụ đo đạc và môi trường:

◦ Khảo sát, lập dự án, thiết kế kỹ thuật – Lập dự toán công trình đo đạc và bản đồ.

◦ Xây dựng các đề án về đo đạc, thành lập bản đồ và HT thông tin địa lí GIS

◦ Cung cấp Vi sinh ứng dụng trong xử lý môi trường

◦ Cung cấp các loại hoá chất chuyên dụng về xử lý môi trường

◦ Buôn bán, cung cấp thiết bị, máy móc đo đạc bao gồm: Máy toàn đạc điện tử, máy thủy chuẩn, máy định vị GPS, máy đo sâu hồi âm, các phụ kiện phục vụ công tác đo đạc

Hợp tác ứng dụng và chuyển giao công nghệ:

◦ Tập đoàn Geomin - Cộng hoà Czech

◦ Tập đoàn Bio-systems International - USA

◦ Công ty TNHH Sendai tech - Japan

◦ Công ty Cổ phần Công nghệ Suito - Japan

◦ Công ty Jec Aqua Staff - Japan

◦ Công ty Thái Sơn - Bộ quốc phòng

◦ Công ty Đo đạc Địa chính Công trình - Bộ Tài nguyên Môi trườngDịch vụ tư vấn thiết kế xử lý môi trường:

◦ Tư vấn thiết kế, đấu thầu, giám sát xây dựng cho các Hệ thống xử lý nước cấp, nước thải, rác thải, khí thải

◦ Thi công xây dựng, lắp đặt và chuyển giao công nghệ cho các Hệ thống xử lý nước cấp, nước thải, rác thải, khí thải

Dịch vụ tư vấn về môi trường:

◦ Lập Dự án đầu tư, Báo cáo đầu tư

◦ Lập Báo cáo đánh giá tác động môi trường

◦ Lập Đề án bảo vệ môi trường

◦ Lập Cam kết bảo vệ môi trường

◦ Lập Báo cáo giám sát môi trường định kỳ

1.2.2 Đối tượng sản xuất kinh doanh

Công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tùy vào từng lĩnh vực mà có các đối tượng kinh doanh khác nhau Các dòng thiết bị của công ty kinh doanh có thể kể đến như: Máy bơm nước CM2_6010.75kw, Bơm định lượng C6250P, Bộ lọc CP3_10, các thiết bị quan trắc tự động nước thải, máy đồng hóa, máy đo chlorine, trục đồng hóa…

Hoạt động tư vấn môi trường được coi là thế mạnh của công ty với số lượng hợp đồng hằng năm được kí kết có giá trị lớn, chủ yếu là các hợp đồng hợp tác xử lý nước thải tư vấn môi trường chocác Sở Tài Nguyên Môi Trường của các tỉnh thành trên cả nước điển hình là Sở Tài Nguyên và môi Trường Cà Mau, Sở Tài Nguyên Môi Trường Đăk Lak, Sở Tài Nguyên Môi Trường Khánh Hòa…với giá trị mỗi hợp đồng lên đến vài tỉ đồng và thường kéo dài từ 3 đến 6 tháng

Hiện nay công ty đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị máy móc hiện đại nhằm phục vụ các công tác khảo sát trên cạn và dưới nước cũng như đo đạc, bố trí phục vụ thi công các công trình, dự ánkhác bao gồm:

Máy GPS phục vụ công tác thành lập lưới khống chế: 04 máy GPS 1 tần số loại SOUTH 9600, Máy GPS độ chính xác cao 2 tần số PROMARK3

Máy toàn đạc điện tử phục vụ công tác khảo sát, đo đạc, bố trí công trình: 02 máy toàn đạc điện

tử TOPCON, 03 máy toàn đạc điện tử LEICA

Máy thủy bình phục vụ công tác thành lập lưới khống chế độ cao và quan trắc lún công trình: 01 máy thủy chuẩn SOKKIA, 01 máy thủy chuẩn LEICA

Phục vụ công tác đo đáy sông, đáy biển: 01 máy đo sâu hồi âm BATHY 1500

Máy vi tính: 07 máy bộ, 10 máy laptop

Máy in: 04 máy in A4, 01 máy in A3

Hình 1.1: Hình ảnh một số máy móc thiết bị được trang bị.

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 1.2: Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Phòng kế toán của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 1.3 – Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán của công ty.

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao hợp lý nhất

Công việc thường xuyên:

◦ Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, hạch toán số liệu kế toán của các kếtoán chi tiết

◦ Tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu cân đối số liệu Phát hiện sai sót và hướng dẫn, phối hợp với các kế toán chi tiết xử lý, điều chỉnh phù hợp

◦ Kí, xét duyệt báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính định kỳ,đột xuất và giải trình chi tiết gửi ban lãnh đạo

◦ Chỉ đạo việc cung cấp thông tin, số liệu kế toán, lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan theo yêu cầu của ban lãnh đạo Công ty và cơ quan quản lý Nhà nước

◦ Đánh giá, phân tích, thẩm định tính hiệu quả các dự án, kế hoạch đầu tư, các hợp đồng kinh tế, xây dựng và đề xuất các phương án phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ tài chính, đầu tư tài chính, quản trị vốn lưu động

Công việc định kì:

◦ Kí, xét duyệt báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính định kỳ

◦ Kí, xét duyệt, bảng kê khai thuế

◦ Kiểm tra các hóa đơn bán hàng, mua hàng, phiếu xuất kho, nhập kho…

KẾ TOÁN TSCĐ KIÊM TỔNG HỢP

Công việc thường xuyên:

◦ Lập các và cập nhật danh mục hàng hóa, nhân viên bán hàng, nhân viên mua hàng, kho khi có yêu cầu.

◦ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.Công việc định kỳ

◦ Lập bảng kê chi tiền thanh toán theo ngân hàng

◦ Lập báo cáo phân tích tiền lương

◦ Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,công nợ, nghiệp vụ khác, khấu trừ thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòngcty

◦ Xác định kết quả hoạt động kinh doanh, tính và hạch toán thuế thu nhập doanhnghiệp hiện hành , thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

◦ Lập và in các bản báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, bảng xác định kết quả kinh doanh, bảng lưu chuyển tền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính

◦ Lập và in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, phải trả, báo cáo hàng tồnkho, báo cáo doanh thu

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG, BHXH VÀ NỢ PHẢI THU

Các công việc thường xuyên:

◦ Ghi nhận giá vốn hàng bán

◦ Đối chiếu các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng thương mại) trước khi nhập liệu để lập và in hóa đơn Từ đó, ghi nhận tăng doanh thu bán hàng, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp

◦ Theo dõi và ghi chép chi tiết các khoản phải thu, số tiền thu được cuả khách hàng theo từng hóa đơn

◦ Theo dõi chi tiết mặt hàng, số lượng đơn giá và các thông tin liên quan đến hàng xuất kho

◦ Kiểm tra đối chiếu số liệu với bộ phận bán hàng của phòng kinh doanh

◦ Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật và của công ty

◦ Ghi nhận doanh thu,chi phí khác, thuế GTGT đầu ra,phải thu, tiền thu được của hoạt động thanh lí, nhượng bán TSCĐ

Công việc định kì:

◦ Kiểm tra đối chiếu các số liệu để lên bảng tổng hợp doanh thu, thu nhập khác đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.

◦ Tập hợp tình hình doanh số bán để phục vụ cho tình hình xác định kết quả kinh doanh

◦ Lập báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng, báo cáo phân tích thu tiền theo từng khách hàng, báo cáo phân tích thu tiền theo ngân hàng thanh toán

◦ Tính lương công nhân viên

KẾ TOÁN THANH TOÁN

Các công việc thường xuyên:

◦ Nhận và kiểm tra các hóa đơn mua hàng do Bộ phận mua hàng chuyển qua

◦ Đối chiếu hóa đơn với các chứng từ có liên quan ( Phiếu nhập kho, Phiếu giaohàng, …) nhằm đảm bảo tính có thực, chính xác các tài sản có liên quan

◦ Nhập liệu toàn bộ các nghiệp vụ có ghi tăng hàng hóa, công cụ dụng cụ , tài sản cố định, thuế GTGT đầu ra

◦ Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty

Các công việc định kỳ

◦ Lập/in bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho và đối chiếu số liệu với kế toán tưởng

◦ Tổng hợp tình hình mua hàng hóa thiết bị trong kỳ

◦ Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính

◦ Ghi nhận thuế GTGT đầu vào

Ghi nhận các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí điện nước, khấu hao tài sản, chi phí bảo hành, dịch vụ mua ngoài…phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp.THỦ QUỸ

Các công việc thường xuyên:

◦ Nhận và kiểm tra các tiền mặt do khách hàng chuyển qua Chi và kiểm tra các khoản tiền mặt cho các bộ phận phòng ban có yêu cầu

◦ Đối chiếu phiếu thu, phiếu chi với các chứng từ có liên quan, đảm bảo tính có thực, chính xác các tài sản có liên quan

◦ Bảo quản quỹ tiền, giữ chìa khóa két tiền mặt tại quỹ của công ty Tổ chức kiểm kê tiền mặt tồn quỹ cuối ngày

◦ Lưu trữ chứng từ kế toán chuyển sang ( phiếu thu, phiếu chi và các tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty

Các công việc định kỳ

◦ Lập/in bảng tổng hợp chi tiết tiền mặt tồn quỹ hàng tháng và đối chiếu số liệu với kế toán trưởng

1.3.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán – quy trình luân chuyển chứng từ.

Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức nhật kí chung

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

Hình 1.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty

1.3.2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm hoặc trạng thái hiện tại

Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

1.3.2.5 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua;

Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu hoạt động tài chính:

Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, cổ tức và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời hai điều kiện sau:

Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó;

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

131 Phải thu khách hàng Chi tiết theo đối tượng

1331 Thuế GTGT được khấu trừ

của hàng hóa

1.4 Đặc điểm ứng dụng tin học

Trong hoạt động kinh doanh thiết bị xử lý chất thải và tư vấn môi trường, công ty luôn được sự quan tâm chỉ đạo của bộ tài nguyên và môi trường các cấp tạo điều kiện cho công ty thực hiện các dự án Công ty có cả một trang Web riêng rất hữu ích trong việc giới thiệu về công ty, về cácsản phẩm hóa chất thiết bị và dịch vụ tư vấn đo đạc của công ty để tìm kiếm khách hàng

Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh tế, tàichính trong doanh nghiệp cho nhà quản lý, Việc thực hiện chức năng này tốt hay không đều phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin

Theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến Tin học hóa công tác kế toán sẽ giải quyết được vấn đề xử lý và cungcấp thông tin nhanh chóng Thuận lợi và làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán

Tuy nhiên việc thực tế sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt

vì công ty hiện nay là doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính hình thức, chưa phát huy hết khả năng của việc sử dụng này

Giám đốc, ban lãnh đạo, toàn bộ nhân viên hết sức linh hoạt, nhạy bén, sáng tạo và am hiểu về tin học văn phòng ứng dụng Toàn bộ công ty đều được trang bị nối mạng Internet nên rất thuận lợi trong công việc tìm kiếm thông tin trên thị trường, cập nhật các thông tin mới về khoa học môi trường nói chung và thiết bị xử lý, dịch vụ đo đạc nói riêng được nhanh chóng và chính xác tuy nhiên ứng dụng tin học trong quản lý tại phòng kế toán là vấn đề bức xúc trong tình hình hiệnnay; có đẩy mạnh việc ứng dụng và phát triển thông tin, công nghệ thông tin mới làm tốt công tác thông tin, dữ liệu nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ yêu càu quản lý hiện tại; đóng góp trực tiếp

và hiệu quả cho cải cách bộ máy hoạt động cho sự phát triển công ty trong kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của kinh tế tri thức

Công ty sử dụng phần mềm Excel để ghi nhận các hoạt động diễn ra trong các chu trình kế toán Bao gồm các công tác ghi nhận, quản lý và cập nhật các dữ liệu thông tin về các nghiệp vụ hoạt động trong ngày

Tại công ty không có phần mềm kế toán riêng tuy nhiên tất cả các máy tính đều được kết nối mạng nội bộ để liên kết thành một hệ thống máy vi tính thuận tiện hơn trong công tác trao đổi dữliệu và thông tin giữa các phòng ban

Công tác dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạn thảo văn bản, ứng dụng công tác quản lý hóa chất, quản lý lao động, tiền lương, hợp đồng kinh tế…

Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn về các phần mềm Excel, Access v.v và ứng dụng làm công tác kế toán nhật ký chung một cách dễ dàng và tiện lợi Trình tự hạch toán được khái quát như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại kiểm tra và mã hóa các thông tin kế toán bao gồm: mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản và đối tượng khác.

Các chứng từ được nhập vào cơ sở dữ liệu theo chương trình trên máy tính

Cuối quý, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, điều chỉnh sau đó in bảng biểu sổ kế toán tổng hợp, chi tiết báo cáo

Kết luận chương 1

Trong chương 1 luận văn đã giới thiệu về Công ty TNHH Công Nghệ Môi Trường Trần Nguyễn

cụ thể về lịch sử hình thành phát triển, quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, ngành nghề kinhdoanh, đối tượng sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Khái quát về đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán cùng đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán quan trọng hơn nữa trong chương này còn bao gồm các chính sách kế toán và hình thức kế toán sử dụng tại công ty Đặc biệt đặc điểm ứng dụng tin học được đề cập góp phần hiểu rõ hơn về hệ thống kế toán hiện tại mà công ty đang áp dụng Nhìn chung trong chương 1 đã khái quát được các vấn đề cơ bản và cần thiết để thực hiện công tác phân tích và nghiên cứu phục vụ cho đề tài về sau

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Cơ sở lí luận về chu trình kế toán

2.1.1 Mối quan hệ giữa hoạt động kinh doanh, quản lý và kế toán

Trong một doanh nghiệp các hoạt động kinh doanh thường diễn ra một cách thường xuyên và được lặp đi lặp lại mang tính chu kỳ, thông tin kế toán cũng vậy cùng với quá trình thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin kế toán chịu ảnh hưởng từ các hoạt đông kinh doanh mà thông tin kế toán được tạo ra mang tính chu kỳ

Các đối tượng kế toán vận động liên tục và có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo nên một vòng quay khép kín, đối tượng này lấy dữ liệu từ đối tượng khác và tạo ra thông tin cho một đối tượng khác nữa bởi chính điều này đã tạo nên một khối hợp nhất không thể tách rời

Thể hiện một cách tổng quan trên mối quan hệ mật thiết giữa ba hoạt động trong doanh nghiệp

đó là hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý và hoạt động kế toán

Kế toán

Hoạt động quản lý Quyết định

Thông tin k ế toán

2.1.2.1 Khái niệm chu trình kế toán

Chu trình kế toán hay còn gọi là chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh

2.1.2.2 Phân loại chu trình

Chu trình kế toán được chia thành 5 loại chu trình bao gồm:

◦ Chu trình doanh thu

◦ Chu trình chi phí

◦ Chu trình chuyển đổi

◦ Chu trình nhân sự

◦ Chu trình tài chính

2.1.3 Mối quan hệ giữa các chu trình

2.1.3.1 Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán

Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán được mô tả khái quát ở sơ đồ sau:

Hình 2.2: Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán

2.1.3.2 Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác

Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ

đồ sau:

Hình 2.3: Chu trình doanh thu và các chu trình khác

2.1.4 Ý nghĩa tiếp cận KT theo chu trình

◦ Nhấn mạnh tính liên tục của hoạt động kinh doanh và xử lý kế toán

◦ Chỉ ra mối quan hệ giữa các sự kiện trong chu trình hay giữa các chu trình

◦ Dễ dàng phân tích, thiết kế hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ

2.2 Cơ sở lí luận về chu trình doanh thu

2.2.1 Khái niệm chu trình doanh thu

Tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng

Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào

hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

2.2.2 Các hoạt động trong chu trình doanh thu

Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình:

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) Nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) Lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) Thu tiền Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từngdoanh nghiệp Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng,

sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dụng nhất định đi vào làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình

Hình 2.4: Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

2.2.2.1 Hoạt động xử lý đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này

sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Dữ liệu đầu vào

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch

vụ từ khách hàng chuyển đến Các yêu cầu này đảm bảo tính chính xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng

Các hình thức thu thập dữ liệu thông qua:

◦ Mẫu đơn đặt hàng trực tiếp

◦ Đặt hàng qua internet

◦ Qua mail hay điện thoại

◦ Quy trình xử lý

◦ Tiếp xúc khách hàng(1.1) Xác nhận thông tin đặt hàng của khách hàng về mặt hàng, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ

(1.2) Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của doanh nghiệpnhư điều kiện về khả năng thanh toán, giới hạn nợ hoặc điều kiện về luật pháp Cơ sở để thực hiện việc xem xét, đánh giá là các thông tin lưu trữ về khách hàng

Đối với khách hàng cũ kiểm tra thông tin về hạn mức tín dụng, số dư nợ…

Khách hàng mới kiểm tra thông tin về tình hình hoạt động, đánh giá khả năng trả nợ khách hàng.(1.3) Thông báo với các bên liên quan gồm bộ phận kho, bộ phận bán hàng, khách hàng

Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng Nếu được chấp thuận yêu cầu đặt hàngthì các hoạt động tiếp theo của chu trình doanh thu sẽ được thực hiện

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 2.5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

2.2.2.2 Hoạt động xuất kho cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Sau khi yêu cầu đặt hàng của khách hàng được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ tiến hành cung cấp hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Hoạt động sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện cáclao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Dữ liệu đầu vào

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt

Quy trình xử lý

(2.1) Thực hiện xuất kho

(2.2) Thực hiện giao hàng cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Dòng thông tin tạo ra từ hoạt động này sẽ thể hiện nội dung thực tế đã thực hiện xuất kho, giao hàng hoặc nghiệm thu cho khách hàng, và sẽ chuyển đến các hoạt động và bộ phận chứ năng cần thông tinvề nội dung này, đảm bảo theo dõi và phản ánh được tình hình thực tế của hoạt động.Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 2.6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

2.2.2.3 Lập hoá đơn, ghi sổ

Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiện vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng

◦ Dữ liệu đầu vào

Cơ sở thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoặt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công vỉệc đã thực tế thực hiện

từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến

◦ Quy trình xử lý(3.1) Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng

(3.2) Lập hóa đơn bán hàng: Ghi nhận nội dụng nghiệp vụ đã thực hiện

(3.3) Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: Theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 2.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý lập hóa đơn, theo dõi công nợ

2.2.2.4 Thu tiền

Căn cứ vào nội dung của hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ , chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng

◦ Dữ liệu đầu vào

Cơ sở thực hiện hoạt động này là dòng thông tin xác nhận việc thanh toán của khách hàng

◦ Quy trình xử lý(4.1) Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

(4.2) Lập chứng từ cho nội dung thành toán của khách hàng

(4.3) Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng

(4.4) Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau:

Hình 2.8: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thu tiền

2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu

2.3.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn

vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:

◦ Báo cáo tài chính đáng tin cậy

◦ Các luật lệ và quy định được tuân thủ

◦ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

2.3.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

◦ Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro nhất là về con người và tài sản

◦ Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng công việc hằng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược

◦ Giúp ban lãnh đạo công nghiệp chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành

cụ thể

2.3.3 Mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu

Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hóa, tiền,…nên thường là đối tượng bị tham ô chiếm dụng

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điềunày làm tăng rủi ro có sai phạm Chính điều này là nguyên nhân dẫn đến việc kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu là thực sự quan trọng và cần thiết Quá trình kiểm soát nội bộ trong chutrình doanh thu hướng đến:

◦ Tất cả nghiệp vụ bán hàng đều được xét duyệt

◦ Tất cả HĐ đã được xét duyệt đều được thực hiện

◦ Tất cả các nghiệp vụ ghi chép đều có thực

◦ Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ hợp lệ

◦ Ghi chép chính xác các nghiệp vụ

◦ Bảo vệ tài sản

◦ Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

2.3.4 Rủi ro kiểm soát trong chu trình doanh thu

Trong chu trình doanh thu rủi ro kiểm soát tìm thấy có thể là do sai phạm hoặc các thủ thuật gianlận

2.3.4.1 Sai phạm có thể sảy ra trong chu trình doanh thu

Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

◦ ĐĐH có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

◦ Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện

◦ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng , đơn giá

Xuất kho cung cấp hàng hóa, dịch vụ

◦ Giao hàng khi chưa được xét duyệt

◦ Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng

◦ Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàngLập hóa đơn

◦ Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng

◦ Lập khống hóa đơn bán hàng

◦ Hóa đơn lập sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ khách hàngGhi sổ và theo dõi công nợ

◦ Ghi sai số tiền, thời hạn thanh toán, trùng hay sót hóa đơn

◦ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, nợ phải thu bị thất thoát, không đòi được nợ

◦ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

◦ Xóa sổ nợ phải thu của khách hàng nhưng không xét duyệtGian lận thường gặp trong chu trình doanh thu

Nhân viên bán hàng bán thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không đúng,bán chịu cho

cá nhân không có khả năng thanh toán để đạt lợi cá nhân

Nhân viên chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sáchĐối với những trường hợp gian lận có thể áp dụng một số thủ tục kiểm soát sau:

Đơn vị có thể tách riêng bộ phận bán hàng và thu tiền

Thường xuyên đối chiếu sổ phụ Ngân hàng với số liệu kế toán

Kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu

2.3.5 Các hoạt động kiểm soát

◦ Kiểm soát chungPhân chia trách nhiệm giữa các chức năng: hạn chế khả năng sảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ phận nắm giữ một chức năng nào đó thì họ có thể lạm dụng

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Người kiểm tra độc lập với người bị kiểm tra

◦ Kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạnTiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

kiểm tra đặt hàng, xác minh người mua

kiểm tra hàng tồn kho trước chấp nhận bán hàng

kiểm tra tài chính và tín dụng khách hàng, duyệt lệnh bán hàng

Cập nhật chính xác và kịp thời dữ liệu hàng tồn kho và công nợ khách hàng

Kiểm soát quá trình xuất kho, giao hàng

Thiết lập đầy đủ và kịp thời trong quá trình xuất kho giao hàng

Chứng từ cần đánh số trước

Đối chiếu chứng từ xét duyệt bán hàng, xuất kho, giao hàng

Đếm, kiểm tra giao hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng

Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho, kiểm kê kho hàng

Lập hóa đơn

Tách biệt chức năng lập hóa đơn, chứng từ bán hàng với chức năng xuất kho, giao hàng

Chỉ lập hóa đơn khi có chứng từ lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, xuất kho, giao hàng

Nên có bảng giá hàng

Đối chiếu chứng từ lệnh bán hàng hợp đồng kinh tế, xuất kho giao hàng và hóa đơn bán hàng

Kiểm tra tính toán trên hóa đơn trước khi giao khách hàng.

Thu tiền và theo dõi nợ phải thu

Với phương thức bán hàng thu tiền mặt:

Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng

Cuối mỗi ngày, cần tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng tiền mà thủ quỹ ghi chép

Với phương thức bán chịu

Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán với các chứng từ có liên quan

Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên, lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ

Kết luận chương 2

Trong chương 2, luận văn đã giới thiệu về chu trình kế toán, chu trình doanh thu và các hoạt động trong chu trình doanh thu, hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu ( bán hàng- thu tiền) trong doanh nghiệp Những vấn đề lý luận trong chương 2 là cơ

sở quan trọng để đối chiếu với thực trạng các hoạt động trong chu trình doanh thu và hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu ( bán hàng- thu tiền) tại Công ty TNHH Công nghệ môi trường Trần Nguyễn, từ đó luận văn đưa ra các giải pháp để hoàn thiện và kiểm soát tốt chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

CHƯƠNG 3 TÌNH HÌNH THỰC TẾ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG

TY TNHH CÔNG NGHỆ MỘI TRƯỜNG TRẦN NGUYỄN

3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:

Bảng 3.1: Bảng yêu cầu quản lý và thông tin trong chu trình

Hoạt động

Nguồn lực, đối tượng, địa điểm liên quan

Chứng từ Nội dung thu thập

1 Xét duyệt

bán hàng - Hàng hóa (R)

- Khách hàng (A)

- NV xét duyệt đơn đặt hàng (A)

- Đơn đặt hàng

- Hợp đồng thương mại

- Số đơn đặt hàng, ngày đơn đặt hàng

- Số HĐTM, ngày HĐTM

- Hàng hóa (R): Mã hàng, tên

hàng, đơn vị tính, quy cách, thuế suất thuế VAT, nhãn hiệu, NCC, số lượng hàng hóa tồn trong kho có thể bán …

- Nhân viên xét duyệt (A);Tên NV,chức vụ, phòng ban)

- Khách hàng (A): Tên KH, mã

KH, địa chỉ, khu vực, điện thoại, hạn mức tín dụng, kênh phối, …

2 Hoạt động - Thủ - Phiếu xuất kho - Số phiếu xuất kho, ngày phiếu

- Kế toánbán hàng

(R):

- Lệnh giao hàng

- Biên bản bàn giao hàng hóa

xuất kho

- Số lệnh giao hàng, ngày lệnh giao hàng

- Số biên bản bàn giao hàng hóa, Ngày biên bản bàn giao hàng hóa

- Thủ kho(A): Tên NV, địa chỉ,

số đt

- Đơn vị vận chuyển(A): Mã

đơn vị, tên đơn vị chuyển hàng, hàng hóa, số lượng hàngđơn vị chịu trách nhiệm vận chuyển

- Kế toán bán hàng (A): Tên,

- Đơn đặt hàng

- Phiếu xuất kho

- Biên bản bàn giao hàng hóa

- Số hóa đơn bán hàng, ngày xuấthóa đơn

- Số đơn đặt hàng, ngày đơn đặt hàng

- Số phiếu xuất kho, ngày phiếu xuất kho.

- Số giấy báo có, ngày giấy báo

có ( số phiếu thu, ngày phiếu thu)

- Số biên bản bàn giao hàng hóa, ngày biên bản bàn giao hàng hóa

- Ngày ghi bảng đối chiếu

- Ngày ghi hóa đơn, số hóa đơn

- Kế toán bán hàng (A): Tên,

chức vụ

4 Hoạt động

thu tiền -bán hàngKế toán

- Ngân hàng (A)

- Thủ quỹ (A)

(R)

- Khách hàng

- Giấy báo có hoặc phiếu thu

- Bảng đối chiếu công nợ…

- Kế toán bán hàng (A): Tên,

chức vụ

- Khách hàng(A): tên địa chỉ,

mã KH, kênh phân phối, mã số thuế,số điện thoại

- Ngân hàng (A): tên, mã số

thuế, địa chỉ,…

- Thủ quỹ (A) tên, mã NV, địa

phận bánhàng.

- Phòngkinhdoanh

- Phòng

kế toán

- Xác định nhu cầu của khách hàng

Chủng lượng hàng,

số lượng hàng, nhu cầu hàng tháng

Số01

2 Bảng báogiá

Phòng kinh doanh

Trưởngphòngkinhdoanh

- Phòng kinh doanh

- Khách hàng

- Cung cấpthông tincho kháchhàng về mẫu

mã và giá cảhàng hóa,thiết bị

Số 02

3 Hợp đồng Phòng kế Trưởng - Khách - Ghi nhận

thươngmại toán phòng kinh

doanh, Giám đốc

hàng Phòng

kế toán

- Phòng kinh doanh

thỏa thuận giữa khách hàng với công ty

- làm cơ sở pháp lý để thực hiện hoạt động thương mại

và giải quyết tranh chấp (nếu có)

- Đối chiếu với, ĐĐH,

để lập hóa đơn

kinh doanh

- Phòng kinh doanh

- Phòng

kế toán

- Theo dõi lượng hànghóa xuất kho

- Là căn cứ tính giá vốnhàng bán

- Đối chiếu lệnh bán hàng, phiếugiao hàng, hợp đồng thương mại

để lập hóa

đơn

2 Lệnh

giao hàng

Phòng kế toán

Phòng kinh doanh

- Căn cứ nhận hàng chuyển giao cho khách hàng

- Khách hàng

- Phòng kế toán

- Đơn vị vận chuyển

- Theo dõi lượng hàngthực giao

- Là căn cứ ghi nhận giá vốn hàng bán

- Đối chiếu lệnh bán hàng, hợp đồng thương mại, phiếu xuất kho đểlập hóa đơn

4 Hóa đơn

bán hàng

Phòng kế toán

Trưởngphòng kinh doanhGiám đốc

- Khách hàng

- Phòng

kế toán

- Cơ sở ghi nhận doanhthu và khoản thuế GTGT đầu

ra

- Cơ sở ghi nhận nợ phải thu nếu khách hàng kí chấp nhận hóa đơn đốivới bán chịu

8 Ghi sổ 1 Biên bản

bàn giaohoặc Giấy gửihàng (cho đơn

vị vận chuyển)

Phòng kinh doanh - Khách hàng

- Phòng

kế toán

- Đơn vị vận chuyển

- Theo dõi lượng hàng thực giao

- Là căn cứ ghi nhận giá vốn hàng bán

- Đối chiếu lệnh bán hàng, hợp đồng thương mại, phiếuxuất kho

để lập hóa đơn

2 Hóa đơnbán hàng

Phòng kế toán

Trưởngphòng kinh doanhGiám đốc

- Khách hàng

- Phòng

kế toán

- Cơ sở ghi nhận doanhthu và khoản thuế GTGT đầu

ra

- Cơ sở ghi nhận nợ phải thu nếu khách hàng kí chấp nhận hóa đơn đốivới bán chịu

3 Hợpđồngthươngmại

Phòng kế toán Trưởngphòng

kinh doanh, Giám đốc

- Khách hàng

- Phòng

kế toán

- Phòng kinh doanh

- Ghi nhận thỏa thuậngiữa kháchhàng với công ty

- Làm cơ sởpháp lý đểthực hiện hoạt động thương mại và giải quyết tranh chấp(nếu có)

- Đối chiếu với, ĐĐH,

để lập hóa đơn

11 Thu tiền 1 Phiếu yêu

cầu thanhtoán (Đốivới bán chịu)

Phòng kế toán

- Khách hàng

- Thông báo

nợ cho khách hàng

- Thể hiện số tiền thực thu

từ khách hàng Cơ sở ghi sổ kế toán tăng tiền mặt

3 Giấy báo

có của ngân hàng

kế toán tài chính

- Thể hiện số tiền thực thu

từ khách hàng Cơ sở ghi sổ kế toán tăng tiền gửi ngân hàng

3.3 Quy trình chung cho chu trình bán hàng- thu tiền trong công ty:

3.3.1.1 Mô tả chu trình doanh thu

Chu trình bán hàng sẽ bắt đầu bằng việc khách hàng đặt mua hàng và kết thúc bằng việc nhận tiền thanh toán của khách hàng, bao gồm các hoạt động:

◦ Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

◦ Hoạt động xuất kho giao hàng

◦ Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ

◦ Hoạt động thu tiền

◦ Báo cáo doanh thu

Xử lý nhận đặt hàng:

Có nhiều hình thức cho khách hàng chọn lựa để đặt hàng tuỳ theo điều kiện thực tế

Khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa chất có thể trực tiếp đến tại phòng kinh doanh đặt vấn đề, đặt hàng bằng fax hoặc qua điện thoại, khách hàng sau khi liên hệ phòng kinh doanh trao đổi và yêu cầu báo giá hàng hóa, Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị liên hệ phòng kinh doanh trao đổi

về yêu cầu thiết bị ( thông số kỹ thuật, số lượng, yêu cầu lắp đặt… ), thỏa thuận xong khách hàng

sẽ lập DDH đến cho phòng kinh doanh hoặc phòng kinh doanh sẽ lâp DDH trên yêu cầu khách hàng.Sau khi nhận DDH phòng kinh doanh xem xét nhu cầu đặt hàng, khả năng cung cấp hàng hóa ( hàng tồn trong kho đối với mua hóa chất) đối với thiết bị phòng kinh doanh sẽ ngay lập tức liên hệ với các nhà cung cấp thiết bị trao đổi giá bán và công ty xuất nhập khẩu để nhập hàng ( Các thiết bị thông thường không sẵn có trong kho vì có giá trị lớn phải nhập từ nước ngoài và

dễ bị lỗi thời) sau khi có nguồn hàng, phòng kinh doanh xem xét các điều kiện cần có của khách hàng sau đó ký duyệt lên DDH và chuyển xuống cho phòng kế toán đồng thời gửi mail hoặc gọi điện thoại cho khách hàng thông báo kết quả về DDH Tất cả hồ sơ được lưu tại phòng kinh doanh tổng hợp thông qua các giấy mua hàng vào sổ theo dõi đặt hàng

Kế toán sau khi tiếp nhận DDH đã kí duyệt sẽ dựa vào đó lập hợp đồng thương mại ( lập làm 4 bản) sau đó gửi đến cho giám đốc xét duyệt và ký nhận trên bốn bản gửi bốn bản hơp đông cho khách hàng để khách hàng ký nhận thỏa thuận

Xét cho trường hợp mua bán thiết bị ( nếu đây là trang thiết bị có giá trị lớn và phải nhập khẩu từnước khác khách hàng thông thường sẽ phải ứng trước tiền thanh toán cho doanh nghiệp từ 30-50% giá trị thiết bị và sẽ được thỏa thuận ghi rõ trong hợp đồng thương mại cùng phương thức thanh toán) bên doanh nghiệp phải làm thủ tục bảo lãnh hợp đồng cho bên mua thông qua ngân hàng

Xuất kho cung cấp hàng hóa dịch vụ:

Xét trường hợp bán thiết bị có giá trị lớn và phải đặt cọc trước Thông thường là thiết bị

Sau khi khách hàng ký vào hợp đồng đồng ý giao dich và chuyển tiền cho khách hàng qua ngân hàng,chuyển trả lại cho doanh nghiệp 2 bản hợp đồng đã ký thỏa thuận.Phòng kế toán sẽ dựa vàohợp đồng đã thỏa thuận và phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng để lập lệnh giao hàng ( 1 bản) được chuyển giao đến bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh dựa trên lệnh giao hàng sẽ đi nhận hàng từ nhà cung cấp và chuyển giao cho khách hàng Hoặc phòng kinh doanh sẽ cử nhân viên đi theo đơn vị vận chuyển giao hàng tới cho khách hàng Khách hàng nhận hàng, kí vào biên bản bàn giao do phòng kinh doanh lập ( 2 bản) sau đó giữ lại 1 bản Bản còn lại giao lại cho nhân viên phòng kinh doanh để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày

Xét trường hợp bán hóa chất có giá trị không lớn và không cần phải đặt cọc trước

Trường hợp này có thể có hoặc không có hợp đồng bán hàng Kế toán lập phiếu xuất kho ( 3 liên) 2 liên được chuyển giao đến bộ phận kinh doanh,1 liên lưu tại cuốn và hóa đơn bán hàng (2 liên) liên 2 giao cho phòng kinh doanh, liên 1 lưu Phòng kinh doanh sẽ xuống kho lấy thiết bị chuyển giao cho đơn vị vận chuyển giao hàng tới cho khách hàng kèm theo 2 liên giấy xuất kho

và hóa đơn bán hàng ( liên 2) Đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng, khách hàng nhận hàng, kí vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại 1 liên Liên còn lại giao lại cho người giao hàng để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày

Ghi sổ theo dõi nợ

Sau khi khách hàng đã nhận được thiết bị Kế toán nhận được bản bàn giao đã kí thì đối chiếu với DDH, và hợp đồng bán hàng để lập hóa đơn bán hàng (2 liên ) và bản thanh lý hợp đồng ( 2

bản) chuyển cho giám đốc kí nhận và chuyển cho khách hàng hóa đơn bán hàng ( liên 2) và bản thanh lí hợp đồng ( bản 2) đồng thời ghi nhận vào sổ kế toán.

Đối với bán hóa chất thông thường khách hàng yêu cầu hóa đơn bán hàng ngay khi nhận hàng nên kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng ngay khi lập phiếu xuất kho hóa chất Sau khi khách hàng nhận được hóa chất cùng hóa đơn bán hàng, bộ phận giao hàng chuyển phiếu xuất kho đã có kí nhận của khách hàng cho kế toán, phòng kế toán nhận được phiếu xuất kho sẽ đói chiếu với hóa đơn bán hàng và hợp đồng bán hàng để ghi nhận vào sổ kế toán đồng thời lưu lại phiếu xuất kho.Điều chỉnh bán hàng:

Doanh nghiệp không chấp nhận trả lại thiết bị hàng đã bán mà thay vào đó là bảo hành cho thiết

bị ( cử nhân viên có chuyên môn xuống khách hàng xem xét tình trạng thiết bị trong trường hợp

có thể đổi thiết bị cho khách hàng)

Thu tiền

Để làm tăng tốc độ luân chuyển vốn, công ty đã nghiên cứu và chấp nhận mọiphương thức thanh toán mà bạn hàng đặt ra sao cho hai bên cùng có lợi mà không vi phạm pháp luật và giữ được uy tín của công ty

Căn cứ vào thỏa thuận trên hợp đồng và sổ kế toán ( nợ phải thu), kế toán sẽ nhắc nợ nếu nợ khách hàng đến hạn thanh toán ( goi điện, gửi mail…) Khách hàng có thể đến trực tiếp công ty

để thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu( 3 liên) lưu lại phiếu thu (liên 1) đồng thời ghi nhận sổ kế toán, giao cho khách hàng phiếu thu( liên 2), thủ quỹ nhận tiền và đối chiếu với phiếu thu(liên 3)

do kế toán chuyển qua

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán nhận giấy báo có đồng thời cập nhận ghi nhận vào sổ kế toán

Thông thường khách hàng phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng hóa, thiết bị Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn bán chịu cho một số khách hàng uy tín thường giao dịch

3.4 Hoạt động xử lý đặt hàng của khách hàng

3.4.1 Dữ liệu đầu vào:

◦ Thông tin đặt hàng của khách hàng

về yêu cầu thiết bị ( thông số kỹ thuật, số lượng, yêu cầu lắp đặt… ), thỏa thuận xong khách hàng

sẽ lập DDH đến cho phòng kinh doanh hoặc phòng kinh doanh sẽ lâp DDH trên yêu cầu khách hàng.Sau khi nhận DDH phòng kinh doanh xem xét nhu cầu đặt hàng, khả năng cung cấp hàng hóa ( hàng tồn trong kho đối với mua hóa chất) đối với thiết bị phòng kinh doanh sẽ ngay lập tức liên hệ với các nhà cung cấp thiết bị trao đổi giá bán và công ty xuất nhập khẩu để nhập hàng ( Các thiết bị thông thường không sẵn có trong kho vì có giá trị lớn phải nhập từ nước ngoài và