kĩ năng quản lí thời gian123

“Brian Tracy, bậc thầy nghệ thuật quản lý thời gian, nói “chúng ta đủ thời gian để làm việc muốn, có đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất! Mỗi giây trôi qua không lấy lại được, trước làm việc bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian cách vô bổ Tuy nhiên nhiều người phải lo rượt đuổi thời gian tận dụng, xếp công việc sống cho phù hợp Vậy thời gian quan trọng để có kỹ quản lý thời gian hiệu Sau nhóm giới thiệu kĩ quản lý hiệu áp dụng tắc Quy tắc 80/20: Quy tắc số quan trọng Tình cờ tìm tiêu đề thú vị hấp dẫn: “Quản lý thời gian” là…chém gió, tập trung tinh lực mà nuốt ếch Đừng nghĩ cách quản lý thời gian nữa, xác định lấy ba điều quan trọng bạn ngày, tuần, tháng, năm, suốt đời bạn, “ba ếch” bạn cần phải nuốt chúng Vận dụng định luật Pareto, ngày dành 20% thời gian, tập trung tinh lực để đối phó với ba ếch Kiên trì không ngưng nghỉ, sống bạn thu thành tựu hoàn toàn khác • • • • Nếu bạn buộc phải ăn ếch, đừng có chằm chằm đứng nhìn Nếu bạn lúc phải liên tiếp ăn liền ba ếch, nhớ phải ăn to nhất, xấu xí đầu tiên” — Brian Tracy, tác giả “Hãy ăn ếch đó” (Eat that Frog!) Lấy cảm hứng từ câu nói Brian Tracy trên, tạm bỏ khái niệm “quản lý thời gian” sang bên, để “ăn xong ba ếch” Câu có nghĩa gì? Ở dĩ nhiên muốn nói đến ếch mà bạn ăn nhà hàng! Mà ba mục tiêu quan trọng bạn, đề cập đến “Quy tắc số ba”, phương sách giúp sử dụng hiệu thời gian, nhằm đạt thành tựu xuất sắc Bạn có muốn tìm hiểu thêm không? Vậy phải xem bạn có sẵn sàng dành phút để nge nói Ít phút thay đổi hoàn toàn cách lý giải bạn “thời gian”, dẫn dắt bạn đến với thành tựu năm tới Bạn một ngựa vượt lên, cho người khác “hít bụi”! Nếu bạn muốn hưởng lợi từ “quy tắc số ba”, thực năm điều đây: • • Điều Xác định rõ “ba ếch lớn” bạn Hãy tự hỏi mình: “Nếu phép hoàn thành năm việc có ảnh hưởng lớn đến công việc nghiệp mình, điều gì?” Viết Sau nghĩ tiếp nữa, viết Cuối cùng, lại viết tiếp Đây “ba ếch” bạn Chúng việc lớn quan trọng, bạn cần phải trì tập trung cao độ hoàn thành Chúng vừa to vừa xấu xí! Bạn dán chúng trước bàn học mình,, trước tường hay tự lạnh Điều Hãy ăn “con ếch to nhất, xấu xí nhất” trước tiên Con ếch mà gọi “vừa to vừa xấu xí” mục tiêu quan trọng khó khăn so với hai mục tiêu lại Để tập trung vào hoạt động quan trọng nhất, ngày giành cho 20% thời gian bạn, bạn cần áp dụng “Ma trận Thời gian” Stephen Covey(s tí vình,.khá vờ) Ma trận ghi rõ nhiệm vụ “Khẩn cấp” “Quan trọng”, hình đây: Chúng ta áp dụng Quy tắc 40-30-20-10 để phân loại ma trân thời gian giúp bạn điều cho bạn khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý Trước tiên ta phân bổ thời gian 24 cho hợp lý, đủ thời gian làm việc nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe 40% ngày 9,6 dành cho công việc thỏa mãn nhu cầu hàng ngày 30% 7,2 dành cho ngủ lấy lại sức khỏe 20% thời gian 4,4 dành cho việc chăm lo mối quan hệ 10% thời gian 2,4 dành cho việc chăm sóc thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…      Vấn đề bạn tìm hiểu sâu kĩ thông qua giảng TS Lê Thẩm Dương 2015: Kỹ Quản trị thời gian • Sau phân tích nhanh ma trận thời gian, bạn phát rõ ràng cách sử dụng thời gian hiệu tập trung vào hoạt động chúng có liên quan với “con ếch” bạn, không bạn nhận rằng, sau hồi bận rộn, thời gian bạn bị hao phí vào việc không giúp bạn đạt tiến việc ưu tiên Tiêu phí thời gian vào việc “không khẩn cấp, không quan trọng”, cám dỗ luôn diện, hoạt động vui chơi giải trí đầy hào hứng “lãng phí thời gian” mà không giúp bạn có tiến • • • • • • • • • • • • • • Thông tin ẩn chứa là: Đầu tư 20% thời gian có ngày để giải “ba ếch” bạn, hoạt động “không khẩn cấp, quan trọng” Nếu không làm vậy, bạn mệt mỏi rã rời, bị vấn đề cấp bách khủng hoảng Nói cách đơn giản, bạn “mất kiểm soát” mặc cho hoạt động “cấp bách” đáng gọi “Kẻ cắp thời gian” đặt sống bạn Điều Hàng ngày phải bảo vệ “thời gian ếch” Làm để chắn tuần bạn có đủ thời gian mà tập trung vào “con ếch to lớn xấu xí”? Câu trả lời “rất đơn giản, không dễ dàng thực hiện” Nó có nghĩa là, bạn phải vạch vòng tròn bảo vệ quanh thời gian mà bạn tận dụng, giữ vững vòng tròn bảo vệ giá, nhằm tận dụng thời gian cách hiệu Nói cách đơn giản, “bảo vệ thời gian bạn” có nghĩa bạn buộc phải: • Nói “không” với hoạt động lãng phí thời gian, việc gây tập trung, gọi không cần thiết, họp e-mail, v.v… • Vạch lịch khoảng “thời gian ếch”, cho địa vị “thần thánh bất khả xâm phạm”, bạn chắn thời gian để tập trung vào việc ưu tiên • Tắt điện thoại, bỏ qua email, đóng cửa lại, với thời gian cho phép “ăn thật nhiều ếch khả có thể” Nếu muốn làm bạn bị gián đoạn, cần giải thích cho họ “thời gian ếch” bạn, bạn liên hệ lại với họ sau Theo thời gian, người bắt đầu tôn trọng phương thức tập trung bạn, họ chắn ý đến thành trác việt mà bạn tạo nên Vì vậy: Xin bảo vệ lấy thời gian bạn, tập trung vào hoạt động quan trọng, làm gương sử dụng thời gian hiệu Điều Ứng dụng “quy tắc số ba” vào đời bạn Hiệu suất không phản ánh “con ếch” liên quan đến công việc! Cần xác định “ba ếch” có ý nghĩa trọng đại lĩnh vực sống: • Sức khỏe • Gia đình • Tài cá nhân • Xây dựng quan hệ • Trưởng thành phát triển • Thư giãn hưởng thụ Đây mà s tí vình,.khá vờ Stephen Covey gọi hoạt động “đòn bẩy lớn”: tương ứng với lượng thời gian cần để thực hoạt động này, chúng có khả tạo kết lớn nhiều Đây ý nghĩa đích thực “quy tắc số ba”: tổ chức thời gian xoay quanh hoạt động đòn bẩy lớn “quan trọng không khẩn cấp” • • • • • • • • • • • • • • • Khi áp dụng “quy tắc số ba”, bạn có thể: • Chọn “ba ếch” năm • Chọn “ba ếch” quý • Chọn “ba ếch” tháng • Chọn “ba ếch” tuần • Chọn “ba ếch” ngày Nếu bạn cẩn thận thực hành nguyên tắc này, đầu tư 20% thời gian vào việc quan trọng, kiên trì suốt năm, bạn thu thành tựu sức tưởng tượng Đồng thời, bạn sử dụng 80% thời gian lại để xử ý tất “việc gấp gáp” Điều 5.:điều cuối quan trọng Xây dựng tuân thủ nghiêm ngặt “danh sách việc cần làm” hàng ngày Trọng điểm nghiên cứu tiếng tiến hành khảo sát nhóm người thành công giới, nhằm khám phá bí mật hiệu suất cao họ Sau hàng ngàn vấn, yếu tố hàng đầu cuối lên: họ thiết lập “danh sách việc cần làm”, có thói quen thường xuyên kiểm tra lại danh sách Kết thúc ngày, họ không quên việc tạo lập danh sách cho ngày hôm sau Nhưng chưa phải tất Họ không tạo “danh sách việc cần làm” ngày, mà đảm bảo chắn “những việc phải làm” hàng ngày bao gồm hoạt động có ý nghĩa trọng đại nghiệp sống cá nhân Thông tin nhiều người mà nói tin xấu: Hộp thư đến bạn “danh sách việc cần làm”! Chúng ta thường thấy, nhân viên văn phòng sau ngồi xuống, việc mở email, sau bắt tay vào từ việc sang việc khác Tất nhiên, họ ” bận” Vấn đề phương thức là, khiến bạn, tình trạng xếp từ trước, sử dụng thời gian cách ngẫu nhiên tùy ý, công việc bạn chắn không hiệu quả! Vậy rốt phải làm nào? • Hạn chế thời gian sử dụng cho email, fb: ba lần ngày, lần 10-20 phút xử lý e-mail, fb • Thái độ chân thành, ngắn gọn rõ ràng để trả lời email Tuyệt đối không sử dụng “Trả lời tất cả”! Đây điều tốn thời gian • Chọn vấn đề phù hợp với “ba ếch” bạn, ưu tiên xử lý • Chuyển việc quan trọng vào thư mục “Theo dõi” Hãy để người biết bạn liên hệ lại với họ sau, bạn phải tập trung vào việc khác Nếu bạn không làm vậy, điều xảy ra? Bạn tự biến thành “nô lệ email, fb.” Và bạn thấy ngày kết thúc, “khói” không ít, “lửa” chả bao nhiêu, dường chả có “nấu chín”! Tôi biết điều nghe chẳng đơn giản, • • thực không dễ để thực Một vấn đề lớn là: Bạn muốn ngày chăm vào hình máy tính, trả lời tất người, muốn thể hiệu làm việc? Giải pháp là: cách tập trung vào ưu tiên bạn Đến cuối năm, bạn không “trả lời kịp thời tất e-mail theo thứ tự hộp thư đến” mà nhận tiền thưởng, phần thưởng, không nhờ mà thăng tiến Cuối cùng, xin chia sẻ điểm Thời gian sống Bạn tận dụng thời gian tốt đến mức định bạn có thành công hay không Thụ động, trải qua ngày cách buồn tẻ phương thức sống vô đau khổ Có hiệu có nghĩa bạn thiết lập lập trường mình, ngày tập trung vào “ba ếch” hay mục tiêu quan trọng bạn, loại bỏ thứ không quan trọng, học cách nói “không”, bạn leo lên đỉnh cao nghiệp Nó chắn “dễ” làm, thật Tuy nhiên, biết thât vô ích Vấn đề là: Bạn trải qua phần lại “vĩnh viễn không bắt đầu lại” đời đây? Chỉ có bạn định điều “Chúng ta vĩnh viễn không phá vỡ quy luật phổ quát Đối mặt với chúng, không ngừng tái tạo ” – Stephen Covey ... tắc 40-30-20-10 để phân loại ma trân thời gian giúp bạn điều cho bạn khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý Trước tiên ta phân bổ thời gian 24 cho hợp lý, đủ thời gian làm việc nghỉ ngơi, đảm bảo... hiểu sâu kĩ thông qua giảng TS Lê Thẩm Dương 2015: Kỹ Quản trị thời gian • Sau phân tích nhanh ma trận thời gian, bạn phát rõ ràng cách sử dụng thời gian hiệu tập trung vào hoạt động chúng có liên... lại sức khỏe 20% thời gian 4,4 dành cho việc chăm lo mối quan hệ 10% thời gian 2,4 dành cho việc chăm sóc thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa…      Vấn đề bạn tìm hiểu sâu kĩ thông qua giảng