Sổ tay MS word 2003

Chọn nút OK Đếm số ký tự trong đoạn văn bản MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạncần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ.Làm thế nào để bạn đế

Sổ tay MS Word 2003

Nguồn: Quản trị mạng

Mục Lục

Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word

MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho ngườidùng, nhưng cũng có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổimột số tính năng phù hợp do người dùng tự đặt.QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi một số tùy chọnnhư sau:

Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự độngTrong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độkhi xuống dòng MS Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầudòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z để bỏ tạm thời chế độ này.Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như sau:

1 Vào Tools / AutoCorrect Options…

2 Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat AsYou Type:

Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:

- £ Automatic bulleted lists

- £ Automatic numbered lists

3 Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat

Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng:

- £ Automatic bulleted lists

- £ Other paragraph styles

4 Chọn nút OK

Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office

1 Vào Tools / Options…

2 Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General:

Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thườngdùng

- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm)

- Centimeters: cm

- Millimeters: mm

- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch

Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt

- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point.Pica được dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiềungang trên trang

3 Chọn OK

Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu

1 Vào Tools / Options…

2 Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save:

Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặtthời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word

sẽ tự động lưu dữ liệu lại)

3 Chọn nút OK

Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh

MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tralỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạchchân màu đỏ và màu xanh dưới từ ngừ Khi gõ tiếng Việt có thể

sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:

1 Vào Tools / Options…

2 Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar

Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau:

- £ Check spelling as you type

- £ Check grammar as you type

- £ Check grammar with spelling

3 Chọn nút OK

Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản

1 Vào Tools / Options…

2 Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View:

- £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản

- R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh vănbản

3 Chọn nút OK

Đếm số ký tự trong đoạn văn bản

MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạncần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ.Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký tự…công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫnbạn cách đếm ký tự trong file văn bản như sau:

1 Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm

2 Vào Tools \ Word count…

3 Xuất hiện hộp thoại Word Count:

Các thông số thông báo như sau:

- Pages: Số trang

- Words: Số từ

- Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng)

- Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng)

- Paragraphs: Số đoạn Lines: Số dòng

 Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích

R Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích

- Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count

4 Close: Đóng hộp thoại thông báo

Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

MS Word: Bài hôm nay QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạncách đánh dấu dòng văn bản (Bookmark) và hướng dẫn tạo liênkết đến 1 file đã có, đến trang web, email hoặc liên kết trongcùng file,…

• Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

o Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web

o Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo

o Tạo liên kết đến địa chỉ Email

o Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file

Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

1 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

2 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải,

chọn Hyperlink…)

* Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web.

3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết

- Current Folder: Thư mục hiện thời

- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gianhiện thời nhất

- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thờinhất

- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liênkết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4 Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

* Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.

3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết

- Name of new document: Đặt tên cho file mới

- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có

Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn

sẽ bị mất sau khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra filetrùng với tên đã chọn cùng với nội dung file trống

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liênkết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

4 Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.

* Tạo liên kết đến địa chỉ Email.

3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address

- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới

- Subject: Tên tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được

sử dụng gần thời điểm này nhất

Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn dichuyển chuột vào liên kết

4 Chọn nút OK để hoàn thành.

* Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.

1 Trước hết bạn cần phải đánh dấu

(đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style) cho dòng văn bản

được link tới

2 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.

3 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải,

chọn Hyperlink…)

4 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document

Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã đượcđánh dấu:

- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file

- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file

- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánhdấu

- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trongHeadings, Bookmarks,…

Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.

Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản

1 Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết

đến

2 Vào Insert / Bookmark

3 Xuất hiện hộp thoại Bookmark

- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắtđầu từ chữ cái và không có ký tự đặc biệt nào)

4 Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark

Chèn nội dung của 1 file.doc đã có vào nội dung file đang mở

MS Word: Đôi khi một tài liệu của bạn được nhiều người soạnthảo hoặc làm thành nhiều file khác nhau, và giờ bạn muốntổng hợp thành 1 file tài liệu QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn

bạn chèn nội dung một file văn bản đã có vào nội dung fileđang mở.

1 Vào Insert / File…

2 Xuất hiện hộp thoại Insert File:

Tại hộp thoại này bạn hãy chọn đường dẫn (path) và chọn filemuốn chèn

3 Chọn nút Insert (hoặc kích đúp vào file đã chọn) để chèn.

Như vậy trong nội dung file văn bản đang mở sẽ có toàn bộ nộidung file văn bản mà bạn vừa chèn

Bạn cũng có thể dùng phương pháp copy và dán (paste) nội

dung tài liệu vào những file.doc khác nhau

Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ

MS Word: Giao diện tương tác của Microsoft Word đã đạt chuẩnGUI với hệ thống các nút nhấn có biểu tượng giúp bạn dễ dàngliên tưởng đến chức năng tương ứng Tuy nhiên, nếu muốn thayđổi biểu tượng mặc định của những chiếc nút nhấn này bằngnhững biểu tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú,QuảnTrịMạng.com sẽ hướng dẫn bạn

1 Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu

tượng nút nhấn trên thanh công cụ và chọn Customize…)

2 Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ Commands

Click vào nút Rearrange Command…

3 Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands

- 8 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ

- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác

- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ởđây chọn thay đổi biểu tượng của nút nhấn Columns – chia cộtbáo, thuộc menu Format)

- Add: Thêm mới công cụ

- Delete: Xóa công cụ

- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống trongmenu

- Modify Selection: Lựa chọn một số sửa chữa khác Bạn hãy chọn nút này.

3 Click vàu nút Modify Selection:

- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặcđịnh của MS Word

- Delete: Xóa công cụ

- Name: Thay đổi tên của công cụ

- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn

- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn

- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh củanút nhấn

- Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn

- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểu tượng của nút nhấn đang hiện hành

- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định

- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)

- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)

- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ

- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới

- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ

4 Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng

của nút công cụ Columns đã được thay đổi

Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word

MS Word: Trong thư liên hệ gửi về ban quản trịQuanTriMang.com có một số bạn hỏi về cách in tài liệu trongWord như: Làm thế nào để in được 4 trang văn bản trên cùng

1 mặt giấy? Làm thế nào để khi in 2 trang văn bản ở 2 mặt của

tờ giấy có lề bên trái cùng kích thước để khi đóng gáy không bịmất chữ Sau đây QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn 1 số thủthuật khi in trong MS Word

Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.

Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản vàbạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy Khi đóng gáytài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệchnhau Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là:

2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Hãy đánh dấu þ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang

lẻ ngược nhau (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)

3 Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:

1 có lề:

Top:

1.5 cm Bottom: 1.5

cm

Left:

2.5

cm Right:

cm

Left:

1.5

cm Right:

2.5 cm

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.

1 Vào File / Page Setup…

2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy đánh dấu lựa chọn þ 2 pages per sheet – In 2 trangtrên cùng 1 sheet.

3 Sau đó bạn in bình thường

4 Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặtgiấy đặt dọc:

Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn.

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang

& áp dụng cho Office 2003)

1 Vào File / Page Setup…

2 Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy lựa chọn Book fold

3 Sau đó bạn in bình thường

4 Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt

giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang

có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):

In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.

1 Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,

2 Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu intài liệu

3 Xuất hiện hộp thoại Print:

Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet –

In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang).Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy

4 Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy nhưsau:

Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bảntrên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.

Chèn ảnh vào nội dung văn bản

•

• Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)

• Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máytính

• Dán ảnh bằng cách chụp màn hình máy tính

• Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính

• Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2000)

• Căn chỉnh ảnh trong Word

Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)

1 Vào Insert \ Picture \ Clip Art…

2 Trên màn hình xuất hiện panel Clip Art bên phải, bạn có thể

tìm ảnh bằng những ô Search Hoặc tìm ảnh tại:

- Organize clips…: Mở cửa sổ Favorites – Microsoft Clip

Organize: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và trong

máy tính (Bạn hãy chọn phần này)

- Clip art on Office Online: Mở phần ảnh của bộ Office trêntrang web của Microsoft với điều kiện máy tính có nối mạng

chỉ http://r.office.microsoft.com/r/hlidClipArtFromClient/EC790014051033/6 Phần này để Tải ảnh từ bộ Office trên trang webcủa Microsoft về máy tính

3 Chèn ảnh: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và

trong máy tính - Cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize:

* Tại hộp thoại Add clip to Organizer: Thêm mới vào cấu trúc ảnh.

Bạn có thể thêm vào cấu trúc những file hình ảnh, âm thanh,

và phim ảnh trên ổ cứng hoặc thư mục nào đó

- Nút Now: Thêm ngay bây giờ

Clip Organizer đang tổng hợp lại toàn bộ file dữ liệu ảnh

Clip Organizer đã thêm từ khoá vào các để bạn có thể tìm kiếmchúng vào lần sử dụng sau bằng cách search từ khoá

- Nút Later: Thêm sau

- Nút Options… Bạn hãy đợi quét đĩa trong chốc lát

Hiển thị các thư mục ảnh trong máy tính thành catalog

* Tại cửa sổ Microsoft Clip Organizer:

Sau khi thêm xong trên danh sách My collections thuộc vùngCollection list sẽ hiển thị toàn thư mục ảnh được tìm thấy trongmáy tính của bạn:

- Tìm ảnh muốn chèn tại Collection List: Liệt kê danh sách thưmục chứa ảnh của:

My collections: Tổng hợp toàn bộ thư mục ảnh tìm thấy trongmáy tính

Office collections: Danh mục ảnh có sẵn trong bộ Office

Web collections: Danh mục ảnh từ các trang web

Khi click vào thư mục nào thì toàn bộ ảnh trong thư mục đó sẽhiển thị vùng bên phải Di chuyển chuột vào mỗi ảnh để xemtên ảnh, kích thước ảnh và định dạng ảnh

- Click chuột vào thanh cuộn trên mỗi ảnh hoặc click chuộtphải vào ảnh để xuất hiện menu xử lý ảnh:

+ Copy: Sao chép ảnh Hãy copy ảnh và ra màn hình MS

Word chọn Paste để chèn ảnh vào nội dung file văn bản.

+ Paste: Dán ảnh

+ Delete from “ ”: Xóa thư mục ảnh

+ Delete from Clip Organizer: Xóa toàn bộ ảnh trong thư mục.+ Copy to Collection…: Sao chép ảnh từ các thư mục ảnh:

+ Move to Collection…: Di chuyển ảnh giữa các thư mục ảnh

+ Edit keywords…: Thay đổi, bổ sung thuộc tính của ảnh

+ Find Similar Style: Tìm kiếm kiểu ảnh tương tự

+ Preview/Properties: Xem thuộc tính ảnh

Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính:

1 Tại cửa sổ Internet hiển thị cấu trúc ảnh Office online, hãy

lựa chọn chủ đề ảnh theo Cachứa ảnh tùy ý:

2 Tại cửa sổ hiển danh sách ảnh theo chủ đề đã chọn:

- Click vào menu sổ xuống của ảnh để hiển thị menu:

+ Copy: Sao chép ảnh

+ Add to Selection Basket: Thêm vào danh sách lựa chọn ảnh.+ Properties: Xem thuộc tính ảnh

- Click vào ảnh để mở popup hiển thị chi tiết thuộc tính ảnh:

- Click đánh dấu R dưới mỗi ảnh để lựa chọn và tải về máytính

3 Click vào link Download để bắt đầu tải ảnh: