Sổ tay MS word 2003

188 Sổ tay MS Word 2003 Nguồn: Quản trị mạng SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Mục Lục SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Thay đổi số tùy chọn MS Word MS Office thiết lập số tính cho người dùng, có phần tùy chọn (Option) thay đổi số tính phù hợp người dùng tự đặt QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi số tùy chọn sau: Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự ký tự đầu dòng tự động Trong vài trường hợp bạn không muốn dùng chế độ xuống dòng MS Word tự động nhập số thứ tự ký tự đầu dòng, dùng phím tắt Ctrl + Z để bỏ tạm thời chế độ Bạn đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm sau: Vào Tools / AutoCorrect Options… Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type: SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Automatic numbered lists Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Other paragraph styles Chọn nút OK Thay đổi đơn vị đo chiều dài Office Vào Tools / Options… SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 - Inches: Đơn vị đo chiều dài Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm - Millimeters: mm - Points: Thường viết tắt pt, 72 pt xấp xỉ inch Cỡ chữ thường biểu diễn đơn vị pt - Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ 1/6 inch, 12 point Pica dùng để mô tả kích thước theo chiều dọc chiều ngang trang Chọn OK Đặt chế độ tự động lưu liệu Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Options, chọn thẻ Save: SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu liệu (Trên ảnh đặt: 10 phút MS Word tự động lưu liệu lại) Chọn nút OK Bỏ chế độ kiểm tra tả, từ ngữ tiếng Anh MS Word mặc định sau cài đặt hiển thị chế độ kiểm tra lỗi tả ngữ pháp tiếng Anh cho bạn gạch chân màu đỏ màu xanh từ ngừ Khi gõ tiếng Việt làm bạn khó chịu, cách bỏ sau: Vào Tools / Options… SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn dòng sau: - £ Check spelling as you type SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 - £ Check grammar as you type - £ Check grammar with spelling Chọn nút OK Ẩn / đường viền bao quanh văn Vào Tools / Options… Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ View: SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 F2 Sửa nội dung thông tin ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên sheet (Sheet sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi sheet (Sheet Sheet 2) CtrlShift-" Sao chép liệu từ ô phía ô thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô phía ô thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô thời sang định dạng tiền tệ với số sau dấu phẩy Alt-Enter Xuống dòng ô Kiểm soát hướng di chuyển trỏ ấn Enter Theo mặc định, trỏ thường xuống di chuyển xuống ô bên bạn gõ phím Enter Nhưng bạn không thích bạn hoàn toàn thay đổi hướng di chuyển chỏ, điều khiển trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên hay xuống theo ý thích bạn bạn gõ phím Enter Hãy thử thủ thuật sau Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Edit Trong mục này, bạn ý đến dòng “Move selection after Enter”, đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng danh sách liệt kê bên cạnh bạn chọn hướng di chuyển cho trỏ chuột Sao chép liệu công thức nhanh chóng SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Thông thường cần chép liệu hay công thức sang loại ô không liền kề nhau, bạn thường phải công copy paste sang ô Nhưng biết thủ thuật sau bạn hoàn toàn thực công việc cách nhanh chóng hiệu Trước tiên bạn chép liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần chép ra, dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh Sau bạn giữ nguyên phím Ctrl nhắp chuột trái vào ô mà bạn muốn chép liệu sang Lựa chọn xong bạn ấn ổ hợp phím Ctrl-V liệu tự động dán vào nơi cần thiết cho bạn Ứng dụng thủ thuật để copy-paste liệu cho loạt ô liền kề không gần ỗ liệu nguồn Trước tiên bạn dùng Ctrl-C để chép liệu từ ô nguồn, sau giữ nguyên phím Ctrl dùng chuột trái lựa chọn loạt ô mà bạn muốn chép liệu sang sau thả Ctrl ấn Enter xong Theo vnMedia 106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần Microsoft Excel Một trang - Một biểu đồ Thông thường biểu đồ kèm với liệu có liên quan đến Nhưng bạn lại muốn in biểu đồ trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi liệu Rất đơn giản, bạn lựa chọn biểu đồ vào File | Print, biểu đồ in trang riêng Biểu đồ có màu đen-trắng Một tính tiện lợi khác bạn in biểu đồ Excel lệnh xem trước (Preview) Cho dù bạn có máy in màu bạn in biểu đồ với màu đen trắng cách vào File | Print sau chọn nút Preview Trong cửa sổ SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Preview bạn chọn nút Setup chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white Bây phần xem trước Preview biểu đồ bạn hiển thị màu đen-trắng giúp cho bạn điều chỉnh độ sáng tối tương phản thanh, dòng hay cột biều đồ dễ dàng Tên tệp tin in Footers Bắt đầu từ phiên Excel 2002, Microsoft bổ sung thêm khả chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer Đường dẫn tự động cập nhật bạn di chuyển tệp tin Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn theo cách sau đây: Vào View | Header and Footer File | Page Setup | Header/Footer, chọn Custom Header Custom Footer Trong cửa sổ Custom Header Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên dẫn tệp tin - bên trái, bên phải hay Bạn đặt trỏ vào vị trí nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục công cụ phía Khi vị trí bạn chọn xuất đoạn mã &[Path]&[File] Như thành công Xác nhận thông tin Nếu phải đối mặt với bảng tính có nhiều loại liệu khác dễ nhầm lẫn xử lý nhập liệu Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn sử dụng tính Xác nhận thông tin Excel Ví dụ bạn có cột mức thuế chắn mức thuế không vượt 100% bạn quy định Excel nhận giá trị nhỏ 100 Như có lỡ tay không sợ nhầm lẫn, Excel nhắc bạn phải nhớ không vượt 100 Hoặc bạn đặt giá trị nằm khoảng … Bạn có SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 thể đặt Data Validation cho ô, loạt ô, hàng cột… Để sử dụng tính Excel trước tiên bạn lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau vào Data | Validation Bạn đưa quy định nhập liệu nhắp OK Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm thích cho ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ nhập thông tin cách sau Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên thích rõ ràng vào Như trỏ chuột chuyển đến ô có tính Data Validation hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng Tương tự bạn hoàn toàn tuỳ biến cảnh báo nhập sai liệu cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên nội dung cảnh báo vào Tuỳ biến danh sách Nếu bạn thường xuyên phải nhập loại liệu giống bảng tính khác – ví dụ danh sách tên nhân viên công ty – bạn sử dụng tính Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc đơn giản hoá công việc Bạn vào Tools | Options chuyển sang mục Custom Lists Trong cửa sổ bạn chọn New List ô bên tay trái, ô bên tay phải bạn nhập giá trị danh sách vào đó, đối tượng danh sách dòng, cuối bạn chọn nút Add Hoặc bạn có danh sách bạn chọn Import list from cell lựa chọn ô chứa liệu bạn muốn nhập danh sách SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bây bạn cần gõ đối tượng có danh sách bạn di chuyển trỏ đến góc bên tay phải ô đến trỏ chuyển thành dấu cộng kéo đến ô bạn muốn danh sách Excel giúp bạn điền nối giá trị lại Theo vnMedia 106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần Microsoft Excel Định nghĩa số bảng tính Sử dụng công cụ Name Excel bạn định nghĩa trước số tệp tin bảng tính bạn Lấy ví dụ, bạn định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng Bạn thử cách sau đây: Tìm đến Insert | Name | Define nhập tên TaxRate Trong mục “Refers to” bạn nhập vào giá trị - giả sử chọn 0.07, sau nhắp chuột vào OK Bây bạn nhập công thức theo kiểu =A1*TaxRate Excel tự động thay số cho bạn Bằng cách bạn tiết kiệm thời gian việc xử lý bảng tính nhiều cách định nghĩa số thường sử dụng bảng tính Giả sử có thay đổi số bạn định nghĩa bạn không nhiều thời gian để chỉnh sửa công thức Bạn việc quay vào thay đổi mục “Refers to” xong Biểu đồ tự cập nhật Trong phiên Excel cũ để tạo biểu đồ có khả tự động cập nhật giá trị tham chiếu thay SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 đổi khó Nhưng kể từ phiên Excel 2003 vấn đề giải Trước tiên bạn biến liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành danh sách cách vào Data | List | Create List lựa chọn vùng liệu bạn Giờ sử dụng danh sách để vẽ biểu đồ tiện lợi Mỗi có giá trị bổ sung vào danh sách vùng liệu tham chiếu biểu đồ tự động cập nhật thêm giá trị Công thức hay sai? Khi nhập công thức vào bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính xác chúng nhằm đạt kết tính toán mong đợi Excel có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập hay sai, xem xét quy trình tính toán công thức mà Excel theo Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 nhận kết 22 thay 36 Để nhận kết 36 bạn phải nhập =(7+5)*3 Nếu bạn thấy chưa chắn vê quy trình tính toán công thức bạn lựa chọn ô chứa công thức vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel cho bạn biết Dấu cột hay hàng? Đôi trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn vài dòng hay vài cột không cần thiết để tránh rối mắt Để thực việc trước bạn lựa chọn hàng cột bạn muốn ẩn vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide Để trở lại hàng hay cột bị giấu bạn vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bằng cách bạn giấu Sheet Bảo vệ bảng tính Excel cung cấp cho bạn nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn bảo vệ bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô đó… Để ngăn chặn người khác mở sửa đổi bảng tính máy bạn, bảo vệ mật “Password to open” Hãy vào Tool | Options | Security Bạn nhập mật vào trường “Password to open” hay mật vào trường “Password to modify” nhắp chuột vào OK Bảng tính bạn bảo vệ, mật mở hay sửa đổi bảng tính bạn Bên cạnh tính Tool | Protection cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn bảo vệ khác Trước tiên tính Bảo vệ Sheet Bạn vào Tool | Protection | Protect Sheet Bạn nhập mật vào mục “Password to unprotect sheet” – mật để gỡ bỏ hình thức bảo vệ bảng tính bảo vệ Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng thực thao tác Sheet bảo vệ Nếu bạn không lựa chọn không thay đổi Sheet trừ người có mật loại bỏ tính Protect Sheet Tính thứ Allow User to Edit Range Đây tính giúp bạn bảo vệ vùng định bảng tính, bạn cấp quyền hay có mật phép sửa đổi vùng bảo vệ Tính sử dụng quyền user hệ điều hành Windows bạn Nếu nhiều người sử dụng chung máy bạn cho phép người phép sửa đổi mà không cần đặt mật SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Tính Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn tệp tin bảng tính bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính bạn Tính Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi thay đổi bảng tính bạn Khi có thực thay đổi bảng tính, Excel dùng Track Changes để ghi lại thông báo cho bạn biết HVD - (PCmag) Theo vnMedia Công cụ ẩn Microsoft Office Nếu máy tính bạn có cài đặt sử dụng Microsoft Office XP 2003, bạn tìm thấy thêm số công cụ hữu ích khác mà phần mềm cung cấp cho bạn Những công cụ tìm thấy bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools MS Office XP Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003 Nếu bạn giữ nguyên thiết lập mặc định cài đặt Microsoft Office, bạn có đến công cụ bổ sung Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn có cài đặt Microsoft Access Trong số công cụ bổ sung thêm có số công cụ phần mềm nhỏ Microsoft Office, số lại cài đặt sử dụng lần (Installed on First Use - tính Microsoft Office) Đối với công cụ kiểu bạn phải sẵn sàng cài đặt Microsoft Office bên Microsoft Office Picture Manager Microsoft Office Picture Manager có phiên Microsoft Office 2003 Có thể nói công cụ thay tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor phiên Office trước Đây thực SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 công cụ hữu ích việc quản lý duyệt ảnh số Bên cạnh chức đó, công cụ có tính chỉnh sửa ảnh mức độ Công cụ tương thích với định dạng ảnh BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF Bạn hoàn toàn tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng ảnh số Microsoft Office Picture Manager Giao diện công cụ đơn giản, gần tương tự Windows Explorer thiết lập chế độ View | Thumbnails Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager cho hiển thị shortcut đến thư mục chứa ảnh Bạn hoàn toàn tạo shortcut riêng cho cách vào File | Add Picture Shortcut trỏ đến thư mục chứa ảnh bạn Hoặc bạn dùng tính thêm shortcut tự động cách vào File | Locate Pictures Để gỡ bỏ shortcut, bạn sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete không thư mục chứa ảnh bạn vào Recycle Bin Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn vào File | Export sau chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang Microsoft Office Picture Manager cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối tương phản ảnh gỡ bỏ hiệu ứng mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén ảnh Nhưng nhớ phải lưu lại ảnh File | Save trước thoát khỏi chương trình Còn không lòng với thực bạn chọn Edit | Undo Microsoft Office Document Scanning Microsoft Office Document Imaging Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét văn thông qua máy quét Microsoft Office Document Imaging công cụ giúp bạn xử lý văn quét vào máy tính Để sử dụng MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét Trước tiến hành quét văn bạn hoàn toàn SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 thay đổi thiết lập MS Document Scanning cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau lần quét bạn nhấn vào Preset Options | Edit Selected Preset để thay đổi thiết lập quét Bạn tạo thiết lập riêng cho cách chọn Create New Presets Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt ý đến mục quan trọng General > Create Shortcut Mục cho phép tạo shortcut đến thiết lập riêng bạn loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh tiện lợi Mục thứ cần phải ý Processing Trong mục bạn thấy lựa chọn hay thiết lập OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn MS Document Imaging (chú ý nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt) Đã quét tài liệu thành định dạng ảnh, bạn dùng MS Document Imaging để xử lý Với MS Document Imaging, bạn nhận dạng chuyển tài liệu quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word cách Tools | Send Text to Word (chú ý bạn chưa nhận dạng quét văn bạn nhận dạng lại cách Tools | Recognize Text Using OCR) MS Document Imaging hỗ trợ định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF MDI (Microsoft Document Imaging) Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF Tuy nhiên định dạng TIFF chiếm dung lượng lớn nhiều so với MDI Thử nghiệm cho thấy tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới 1.2MB, tệp tin lưu dạng MDI có 333KB Microsoft Clip Organizer SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Đây công cụ giúp bạn quản lí sử dụng clip art ứng dụng Microsoft Office giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến mạng cách Tools | Clips online Bạn nhập clip art tay cách chọn File | Add Clips To Organizer, chương trình giúp bạn hoàn tất công đoạn lại Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard có Microsoft Office 2003 Đây công cụ giúp bạn lưu trữ thiết lập riêng bạn ứng dụng MS Office Như bạn hoàn toàn khôi phục lại toàn thiết lập bạn có thay đổi hay mát xảy Hoặc bạn dùng định dạng lưu để ứng dụng với MS Office máy tính khác Microsoft Office Application Recovery Đây công cụ giúp bạn đóng ứng dụng MS Office bị treo khôi phục lại công việc trước bạn Microsoft Office Language Settings Đây công cụ cho phép bạn thiết lập lựa chọn ngôn ngữ ứng dụng Microsoft Office Bạn thêm vào hay gỡ bỏ ngôn ngữ khác danh sách Enabled thay đổi ngôn ngữ mặc định cho ứng dụng MS Office Microsoft Office Access Snapshot Viewer Microsoft Office Access Snapshot Viewer xuất bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access Đây công cụ giúp bạn xem qua thông tin tệp tin Access thông qua snapshots SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bạn tạo snapshots chia sẻ với người sử dụng khác họ Microsoft Access cách gửi cho họ copy chương trình snapshots bạn Theo mặc định chương trình lưu thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer tải trang web Microsoft Digital Certificate for VBA Projects Đây ứng dụng giúp bạn tạo chữ kí điện tử (digital certificate) cho dự án macro viết VBA bạn Tổng quan, Microsoft Office Tools thực công cụ tương đối hữu ích Bạn khai thác thêm cách ứng dụng thực tế Có thể nói, sử dụng công cụ MS Office để quản lý phần mềm hiệu Theo vnMedia Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác nhanh Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn Còn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ” - Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 - Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng - Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close” - Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác Sau này, bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng bạn làm sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol ” để mở cửa sổ “Symbol” - Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols” - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt ô “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng không tác dụng - Bạn làm tương tự để xoá phím tắt cho biểu tượng khác Theo Thanh Niên Online Xử lý văn tốt với AutoCorrect Microsoft ví chức AutoCorrect phần mềm Office từ phiên 2000 trở sau “Người sửa văn qua vai bạn” Thông thường, tính tiện lợi tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi tả nhanh chóng nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay từ mà bạn không muốn thay đổi tên riêng chẳng hạn Khi đó, tính lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức Mặt khác, bạn dùng tính để tự động bổ sung đoạn văn vào tài liệu Trước hết, điểm sáng cụm từ, câu, đoạn hay toàn nội dung mà bạn thường xuyên cần đưa vào tập tin SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Word chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options Trong nhãn AutoCorrect, bạn nhìn thấy tất phần nội dung điểm sáng trước Tiếp đến nhập vào thao tác phím mà bạn dùng để kích hoạt khả tự động chèn thêm đoạn văn Chẳng hạn tạo từ khóa addr dùng cho địa hồi đáp bạn, từ xuất bên trái đoạn văn điểm sáng bên mục ”Replace” Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text Formatted text bên văn (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn chèn vào tài liệu, sau nhấn Add Tính AutoCorrect đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự bảng chữ mục hành liệt kê Cuối nhấn OK Close Để chèn đoạn văn vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa kích hoạt tính AutoCorrect cách nhấn Spacebar Enter, gõ thêm dấu chấm (dấu thêm vào văn gốc) Lưu ý, nhắc nhở để chấp nhận thay đổi định dạng chung (normal.dot) trước thoát khỏi Word bạn chọn Yes, không tất thao tác vừa tạo AutoCorrect AutoCorrect hoạt động Excel, Outlook PowerPoint, bạn chọn trước văn ứng dụng làm cho tự động xuất mục “Replace” Bạn lưu văn mẫu dạng văn túy (plain text) văn định dạng (formatted text), hạn chế độ dài Trong Word Outlook, tính AutoCorrect cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1) Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa kích hoạt nhấn Delete TẬN DỤNG MACRO Nếu bạn tìm phương pháp chèn nhanh đoạn văn để xem có từ kiểu font chữ cho trước lấp đầy khoảng định sử dụng macro tiện lợi Sức mạnh đằng sau macro ngôn ngữ lập trình VBA Ngay trường hợp bạn dùng tính tạo marco tự động Word Excel cách nhấn Tools.Macro.Record New Macro chi tiết mã nguồn VBA giấu kín Bộ tạo macro tự động hoạt động đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic sau trình tạo macro Nếu không sử dụng tổ hợp phím - chọn Tool.Macro.Visual SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Basic Editor bạn không nhìn thấy đoạn mã thực tế chạy chế độ Ví dụ sau lệnh tiện lợi Word để tạo văn “vô nghĩa” Trước hết mở tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) nhấn Enter Ngay lập tức, đoạn văn 45 từ lặp lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy dog” xuất Chỉ cần thay đổi số bên dấu ngoặc đoạn văn lặp lại với số lần số bạn vừa nhập vào Xuân Cường PC World Mỹ 6/2005 Theo PCWorld Vietnam SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG ... Margins: SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Bạn đánh dấu lựa chọn þ pages per sheet – In trang sheet Sau bạn in bình thường Kết in gộp trang hình word vào mặt giấy đặt dọc: SỔ TAY MS WORD 2003. .. Vào Tools / Options… SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG... Tools / Options… SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ MẠNG 188 Xuất hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn dòng sau: - £ Check spelling as you type SỔ TAY MS WORD 2003 QUẢN TRỊ