Tài liệu Access 2000
Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 GIỚI THIỆU Giáo trình đúc kết kinh nghiệm tác giả giảng dạy khoá đào tạo Access kinh nghiệm sử dụng Access làm hệ quản trị sở liệu công cụ phát triển phần mềm Hầu hết nội dung trình bày giáo trình bám theo tập thực hành cụ thể Do vậy, sau đọc xong thực hành theo trình tự sách này, bạn đọc gần thiết kế xây dựng ứng dụng quản lý thông tin Cụ thể là: Quản lý lương cán quan Quản lý bán hàng cửa hàng Đối tượng giáo trình sinh viên, học sinh trường THCN hệ chuyên CNTT không chun CNTT có học mơn Access Tất nhiên hồn toàn phù hợp cho quan tâm học hỏi môn học lẽ nội dung trình bày trực quan, có thứ tự kết rõ ràng Thời lượng thiết kế 75 tiết Trong 24 tiết lý thuyết, 46 tiết thực hành tiết dành cho kiểm tra Tuỳ theo mức độ ứng dụng trường, ngành vào môn học mà đơn vị chọn cho quĩ thời gian nội dung giảng dạy phù hợp từ giáo trình Nội dung giáo trình gồm mở đầu chương: Bài mở đầu Bài trình bày tổng qt mơn học; giới thiệu Access hiểu Access dùng để làm gì? Phân biệt với số phần mềm học Pascal, Foxpro, Word, Excel,… Cuối bạn đọc hiểu môi trường làm việc Access thực vào quản lý tệp liệu Chương 1: Xây dựng sở liệu (CSDL) Chương tập trung vào kiến thức giúp xây dựng CSDL Access cách chắn; đặc biệt thể qua qui trình xây dựng CSDL tổng kết nội dung toàn chương học Chương 2: Truy vấn liệu Tập trung vào kiến thức kỹ giúp xử lý liệu cách đa dạng thông qua loại Query Chương 3: Thiết kế giao diện Chương trình bày khái niệm kỹ thuật, kỹ thiết kế giao diện phần mềm thông qua việc sử dụng Form cơng cụ kèm Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Chương 4: In ấn Bao gồm kiến thức kỹ cần thiết để thiết kế mẫu biểu in ấn đa dạng sử dụng công cụ Report Access Hơn kết hợp với Form, giải tập mang tính tổng hợp, hồn thiện Nội dung từ chương đến chương mang tính Những chương mang tính chuyên ngành nâng cao Chương 5: Lập trình VBA Chương cung cấp khái niệm môi trường, cách làm việc làm việc toán đơn giản sử dụng ngơn ngữ lập trình VBA Đây sở để tiếp cận tốt chương tiếp theo- lập trình CSDL Chương 6: Lập trình CSDL Trình bày khái niệm, ngun tắc, cơng cụ kỹ lập trình CSDL nói chung lập trình CSDL Access VBA nói riêng Kết thúc chương xử lý CSDL đa dạng, thực tế hoàn toàn dùng Access để phát triển CSDL thành sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh Chương 7: Menu & Toolbar Cung cấp kiến thức, kỹ cuối để hồn thiện CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hồn chỉnh Cuối cùng, xin chân thành cám ơn quan tâm tạo điều kiện Sở GD&DT Hà Nội; đồng nghiệp tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây dựng để giáo trình hồn thiện Tuy nhiên khó tránh khỏi thiếu xót từ khách quan đến chủ quan Chúng mong nhận góp ý, phê bình để giáo trình dần hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học nhà truờng bạn đọc Hà nội, ngày tháng năm 2005 Tác giả Nguyễn Sơn Hải Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục Đào tạo ĐT: 0913.382.686 Email: nshai@moet.edu.vn * Đề nghị ghi rõ xuất sứ sử dụng nội dung giáo trình này! Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 BÀI MỞ ĐẦU Bài mở đầu trình bày mơi trường làm việc, cách vào phần mềm Access, là: Giới thiệu Access2000; Cách khởi động; Tạo tệp Access mới; Môi trường làm việc; Mở tệp Access tồn tại; Thoát khỏi Access Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Giới thiệu Access 2000 Từ cuối năm 80, hãng Microsoft cho đời hệ điều hành Windows, đánh dấu bước ngoặt phát triển ứng dụng phần mềm Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface) Một ứng dụng bật kèm lúc phần mềm tin học văn phịng Microsoft Office Từ đến nay, phần mềm chiếm thị phần số giới lĩnh vực tin học văn phịng Ngồi ứng dụng văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu báo cáo; phải kể đến phần mềm quản trị sở liệu tiếng kèm: MS Access Đến phiên AccessXP Tồn nội dung giáo trình này, chúng tơi giới thiệu Access2000 Về bản, phiên từ Access97 trở lại cách sử dụng gần giống Mỗi phiên khác số tính đặc biệt chút giao diện Do đó, học Access2000, bạn đọc ln có kiến thức cần thiết để tiếp thu phiên Access sau để nhìn nhận sử dụng tốt phiên cũ Chúng khuyên bạn đọc nên sử dụng Access97 trở lên Nếu người chưa biết Access, bạn có câu hỏi: Access làm gì, ứng dụng thực tế? - Access Hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng- lẽ giao diện sử dụng phần mềm gần giống hệt số phần mềm khác MS Office quen thuộc : MS Word, MS Excel; - Hơn nữa, Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển mạnh kèm (Development Tools) Công cụ giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mơ vừa Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 nhỏ Đặc biệt muốn học phát triển phần mềm cách dễ học nhất, nhanh giải toán - Đến khẳng định ứng dụng Access : Dùng để xây dựng hệ sở liệu (chỉ phần sở liệu, cịn phần phát triển thành phần mềm dùng công cụ khác để làm : Visual Basic, Visual C, Delphi, NET, ) Có thể dùng để xây dựng trọn gói phần mềm quản lý qui mơ vừa nhỏ Access2000 có so với phiên cũ (Acces97)? - Phải thừa nhận giao diện sử dụng có tiến vượt bậc Các thao tác sử dụng đi, đơn giản giao diện thân thiện; - Công nghệ truy cập liệu ADO – ActiveX Data Objects hồn tồn thay cơng nghệ trước sử dụng Access DAO – Data Access Objects nhiều lý cách thức sử dụng lẫn tối ưu kỹ thuật Chúng giới thiệu kỹ công nghệ Phần giáo trình; - Ngơn ngữ lập trình VBA cải tiến, đặc biệt MS Access 2000 Developer cung cấp cơng cụ để đóng gói dự án Access (tức tạo gài đặt mà sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính) - Có khả tạo ứng dụng truy cập sở liệu thông quan giao diện web (web-base) Điều chưa có phiên trước Tuy nhiên, khả vần số giới hạn, chưa thể thực mạnh công cụ chuyên nghiệp khác : ASP, PHP, NET, … Để sử dụng Access, máy tính phải gài đặt phần mềm thông qua Microsoft Office 2000 Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng kèm đĩa CD phần mềm Khởi động Có khởi động Access theo nhiều cách: - Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access Window; Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 - Hoặc nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng MDB với biểu tượng Microsoft Access Sau lệnh chạy chương trình Access, thơng thường hình xuất cho phép chọn cách làm việc: - Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo tệp Access (tạo tệp); - Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo CSDL theo mẫu có sẵn (khơng trình bày giáo trình này); - Hoặc Open an existing file để mở tệp Access tồn để làm việc tiếp Tạo tệp Access Một dự án Access (Access project) nhiều tệp Access nhằm giải cơng việc lớn Khn khổ giáo trình trình bày dự án có tệp Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngồi tệp có phần mở rộng *.DBE mở thực thi khơng chỉnh sửa cấu trúc) Có thành phần tệp: - Tables – nơi chứa toàn bảng liệu; Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 - Queries – nơi chứa toàn truy vấn liệu thiết kế; - Forms – nơi chứa mẫu giao diện phần mềm; - Reports – nơi chứa mẫu báo cáo thiết kế; - Macro – nơi chứa Macro lệnh phục vụ dự án; - Modules – nơi chứa khai báo, thư viện chương trình phục vụ dự án Thông thường tệp Access cần phải làm việc tất thành phần Để bắt đầu tạo tệp mới, chọn mục Blank Access database cửa sổ mục 2, nhấn OK, hộp thoại sau xuất yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ đặt tên tệp Access: Chọn thư mục đĩa, nơi lưu tệp Access Gõ tên tệp cần lưu Hãy chọn nơi lưu trữ hộp Save in; gõ vào tên tệp mục File Name; nhấn để ghi lại thiết lập Đến sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai báo Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Mơi trường làm việc Sau tệp Access mở, môi trường làm việc Access xuất với thành phần sau: (1) - hệ thống thực đơn (menu) công cụ (Toolbar)- nơi thực lệnh cần; (2) - Cửa sổ tệp Access làm việc bao gồm phần chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros Modules Chúng ta học cách làm việc phần chương Mở tệp tồn Mỗi tệp Access phải tạo lần, mở làm việc ghi lại lần Để mở tệp Access tồn để làm việc, làm sau: Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút công cụ), hộp thoại Open xuất hiện: Open Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở hộp thoại Open cách: - Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở hộp Look in; - Tiếp theo chọn tệp Access cần mở danh sách nhấn nút Open Enter Đến cửa hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất để tiếp tục làm việc Thốt khỏi Access Khi khơng làm việc với Access, lệnh thoát khỏi Access cách: - Mở thực đơn File | Exit; - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4; - Hoặc sử dụng nút Close cửa sổ Access mở Trang Copyright® Nguyễn Sơn Hải Giáo trình Microsoft Access 2000 CHƯƠNG XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng CSDL cơng việc quan trọng tồn qui trình phát triển ứng dụng Access Một CSDL thiết kế xây dựng tốt thuận lợi, tự tin để bước vào qui trình phát triển ứng dụng; trái lại thảm họa cho dự án phát triển: thường xuyên gặp phải khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL tồi tệ hơn, dự án phải thực lại từ đầu việc thiết kế CSDL Trong chương trình bày khái niệm kỹ để học viên tiếp cận xây dựng hệ CSDL Acces, cụ thể là: Tạo cấu trúc bảng liệu; Thiết lập thuộc tính LookUp; Thiết lập quan hệ thuộc tính đảm bảo tồn vèn liệu; Nhập liệu cho CSDL; Đặc biệt qui trình xây dựng CSDL Access Trang 10 ... Microsoft Access 2000 Các khái niệm CSDL Access 1.1 CSDL Access CSDL Access đối tượng bao gồm tập hợp bảng liệu, kết nỗi bảng thiết kế cách phù hợp để phục vụ lưu trữ liệu cho ứng dụng quản lý liệu. .. thuộc tính miêu tả trường liệu ví dụ như: kiểu liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, Mỗi trường liệu phải định kiểu liệu Trong Access, trường liệu nhận kiểu liệu sau: TT Kiểu liệu Độ lớn Lưu trữ Number... Access2 000 Về bản, phiên từ Access9 7 trở lại cách sử dụng gần giống Mỗi phiên khác số tính đặc biệt chút giao diện Do đó, học Access2 000, bạn đọc ln có kiến thức cần thiết để tiếp thu phiên Access