Bản mô tả công việc ban quản lý dự án

Tuy rằng đã có những kinh nghiệm thực tế, nhưng do tính chất quá đặc biệt của dự án Nhà Quốc hội cả về công trình và vị trí xây dựng nên thực sự đây là một công việc khó khăn đối với tổ

Đề bài : Hãy nêu hoạt động đánh giá thực hiện công việc tại tổ chức của các anh/chị được diễn ra như thế nào với từng công đoạn

a Mục tiêu đánh giá

b Tiêu chí đánh giá

c Phương pháp đánh giá

d …

Những hạn chế của hoạt động này hiện nay tại đơn vị các anh/chị Từ đó gợi ý một số những thay đổi để hoạt động này làm tăng hiệu quả quản trị nguồn nhân lực tại đơn vị mình

Bài làm :

Hiện nay tôi đang công tác tại Ban quản lý dự án Đầu tư xây dựng Nhà Quốc hội và Hội trường ba đình (mới), đơn vị được Bộ Xây dựng thành lập năm 2002 để thực hiện nhiệm vụ đầu tư xây dựng Nhà Quốc hội và Trung tâm hội nghị Quốc gia

Khi mới thành lập, chúng tôi chỉ có 7 thành viên gồm Giám đốc, 1 phó giám đốc , 3 trưởng phòng : kỹ thuật; tài chính; Kế hoạch- hành chính - tổ chức và 1 nhân viên kế toán tạm thời kiêm thủ quỹ

Cuối năm 2002 đến đầu năm 2003, chúng tôi đã tổ chức thành công cuộc thi tuyển Thiết kế kiến trúc Nhà Quốc hội Đây là cuộc thi Quốc tế lần đầu tiên được tổ chức tại Việt nam, là bài học kinh nghiệm cho các cuộc thi thiết kế kiến trúc sau này

Từ đầu năm 2004 đến tháng 10/2006, chúng tôi đã hoàn thành xây dựng Trung tâm Hội nghị Quốc gia, góp phần không nhỏ trong việc tổ chức thành công Hội nghị cấp cao APEC 14 tại Hà nội vào tháng 11/2006 Đây là một công trình dân dụng rất lớn, nhiều hệ thống kỹ thuật phức tạp và hiện đại do các kiến trúc sư Cộng hoà Liên bang Đức thiết kế Thời gian cho công việc chuẩn bị đầu tư, xây dựng, chạy thử, bàn giao đưa vào sử dụng chưa được 3 năm Đây cũng là công trình dân dụng lớn đầu tiên tại Việt nam chủ yếu do người Việt nam quản lý và tổ chức thi công Tuy rằng còn nhiều điểm chưa thật hài lòng, nhưng những người tham gia xây dựng công trình này đã rất

tự hào và cảm nhận sự vinh dự được đóng góp công sức của mình

Hiện nay, Cơ quan chúng tôi tiếp tục thực hiện nhiệm vụ đầu tư Xây dựng Nhà Quóc hội tại Trung tâm chính trị Ba đình; Cung triển lãm Quy hoạch xây dựng Quốc gia tại

khu vực Trung tâm Hội nghị Quốc gia Tuy rằng đã có những kinh nghiệm thực tế, nhưng do tính chất quá đặc biệt của dự án Nhà Quốc hội cả về công trình và vị trí xây dựng nên thực sự đây là một công việc khó khăn đối với tổ chức chúng tôi

Sự thành công của chúng tôi là sự trưởng thành, thành công của tập thể Ban lãnh đạo

và cán bộ nhân viên Ban quản lý dự án Cho đến nay chúng tôi đã được cấp trên trực tiếp và đồng nghiệp đánh giá là một tập thể tốt, đoàn kết và có nhiều nhân viên tâm huyết với công việc, được đào tạo và rèn luyện có hiệu quả

Tổ chức chúng tôi hiện nay có 45 người, 5 phòng chức năng là Kinh tế - kế hoạch;

Kỹ thuật; Cơ điện; Tài chính và Hành chính- tổ chức Đặc điểm của tổ chức là đơn vị hành chính sự nghiệp được thành lập cho nhiệm vụ cụ thể nên không có tính ổn định lâu dài Đây cũng là điểm khó khăn nhất trong việc tuyển mộ nhân viên giỏi về tổ chức Hơn nữa, thời gian đầu phần lớn Ban lãnh đạo và các cán bộ được Bộ Xây dựng điều động biệt phái ( chúng tôi vẫn nói đùa đây là tổ chức Liên hiệp quốc), số còn lại

là hợp đồng có thời hạn; số lượng nhân viên luôn thay đổi theo công việc Với đặc điểm như vậy nên để quản lý được cán bộ viên chức hoàn thành nhiệm vụ, Ban lãnh đạo phải quan tâm đến hoạt động đánh giá thực hiện công việc

Hoạt động đánh giá của tổ chức chúng tôi chưa được bài bản, mẫu mực và có nhiều điểm chưa đầy đủ như các kiến thức đã được học qua môn Quản trị nguồn nhân lực Tuy nhiên chúng tôi đã đề ra được các mục tiêu, quy trình, các tiêu chí, các phương pháp đánh giá thực hiện công việc Cụ thể :

a Về mục tiêu đánh giá :

- Nhằm xem xét và kết luận khách quan, công bằng về việc nhân viên, các phòng chức năng có thực hiện đúng các yêu cầu đề ra hay không Từ đó xác định toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả như thế nào

- Nhằm xác định được điểm mạnh, điểm yếu của lãnh đạo và nhân viên để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tuyển mộ thêm hoặc không gia hạn hợp đồng cho phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức

- Là cơ sở để lập quy hoạch cán bộ lãnh đạo Ban, lãnh đạo các phòng; sắp xếp lại các lĩnh vực then chốt cho phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

- Là cơ sở để quyết định tăng lương, xét đề nghị công nhận các danh hiệu như lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua, bằng khen…

- Dựa trên cơ sở đánh giá của nhân viên, lãnh đạo thấy được sự tín nhiệm, từ đó phải

tự đề ra mục tiêu để hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả quản lý

- Dựa trên sự đánh giá của cấp quản lý, nhân viên tự đặt ra các yêu cầu cụ thể để phát triển kỹ năng nghề nghiệp, bổ sung kiến thức, nâng cao hiệu quả công việc, đề ra mục tiêu cho tương lai

b Về quy trình đánh giá :

Trong tổ chức chúng tôi, Ban giám đốc thuộc diện Bộ Xây dựng quản lý, cán bộ viên chức còn lại do tổ chức quản lý Vì thế có sự khác nhau về cấp kết luận cuối cùng đánh giá hiệu quả công việc Do đặc điểm của tổ chức không nhiều người, không có nhiều cấp nên sự quản lý của BGĐ đối với nhân viên là sát sao đặc biệt chúng tôi thường tổ chức giao ban công việc hàng tuần, trao đổi thường xuyên trong BGĐ, giữa BGĐ với các phòng và nhân viên nên các hoạt đông của Ban được mọi người nắm rõ

và được cung cấp thông tin đầy đủ Vì thế không quá khó khăn trong việc đánh giá thực hiện công việc

Việc xây dựng quy trình đánh giá do phòng Tổ chức – hành chính chủ trì soạn thảo,

có sự tham gia của các phòng chức năng ; được ban hành sau khi thông qua tại nhiều cuuộc họp nội bộ Chúng tôi nhận thức được việc đánh giá thực hiện công việc rất quan trọng, quyết định rất lớn tới sự ổn định và phát triển của tổ chức, tới việc thực hiện nhiệm vụ được giao của Ban Quản lý

Quy trình đánh giá gồm :

1 Xác định mục tiêu đánh giá;

2 Xác định tiêu chí đánh giá : dựa trên yêu cầu công viec của mỗi chức danh

3 kế hoạch đánh giá : hàng năm, thời gian đánh giá trong quý I.Trình tự :

- Các cá nhân tự đánh giá( thể hiện qua bản kiểm điểm cuối năm ), gửi trưởng phòng quản lý trực tiếp

- Nhận xét của trưởng phòng quản lý trực tiếp Gửi bản đánh giá về bộ phận quản lý nhân sự thuộc phòng Tổ chức – hành chính Phó giám đốc phụ trách cơ quan trực tiếp đánh giá vào bản tự đánh giá.( Phòng tổ chức xem xét nếu có điểm lưu ý đặc biệt sẽ báo cáo BGĐ )

- Nhận xét của Ban Giám đốc đối với Lãnh đạo phòng chức năng (ý kiến tập thể BGĐ)

- Phòng Tổ chức hành chính tổng hợp, lưu hồ sơ cán bộ

4 Lập kế hoạch đào tạo, tuyển mộ thêm hoạc gia hạn hợp đồng; xét nâng lương , khen thưởng

5 Lập quy hoạch cán bộ

Đối với Ban Giám đốc : theo quy trình của cấp trên quản lý trực tiếp : hàng năm tự đánh giá theo các nôi dung về phẩm chất đạo đức lối sống, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao…

- Tổ chức cho cán bộ viên chức góp ý trực tiếp trong cuộc họp

- Ban Giám đốc xác nhận, gứi lên cấp trên

- Cấp trên tổ chức cuộc họp đánh giá, lưu hồ sơ cán bộ

c Về tiêu chí đánh giá :

1 Phẩm chất đạo đức, lối sống , các hành vi cá nhân :

- Việc chấp hành nội quy cơ quan, các quy định của Nhà nước liên quan đến chức danh công việc

- Tinh thần trách nhiệm trong công việc, tính chủ động, tính sáng tao

- Tinh thần phối hợp công việc trong cơ quan; các đơn vị có liên quan như nhà thầu, các cơ quan quản lý khác

- Quan hệ với đồng nghiệp, bạn bè, các đối tác

- Tinh thần học tập, nghiên cúu tài liệu liên quan

- Tinh thần tham gia các hoạt động , các phong trào của cơ quan

- Phong cách lãnh đạo ; khả năng đào tạo nhân viên mới (đối với trưởng và phó phòng trở lên)

2 Năng lực :

- Kiến thức tổng hợp trong Quản lý Dự án; kiến thức chuyên môn thực tế

- Khả năng soạn thảo văn bản, báo cáo công việc

- Khả năng lập kế hoạch công việc, tổ chức triển khai công việc theo yêu cầu ( yêu cầu đối với lãnh đạo phòng trở lên)

- Khả năng giao tiếp;

3 Mức độ hoàn thành công việc:

- Mức độ hoàn thành công việc được giao theo chức danh công việc

- Mức độ hoàn thành công việc giao đột suất

4 Khả năng phát triển :

- Chiều hướng so với các lần đánh giá trước : kém hơn, giữ mức hay tốt hơn

d Về Kế hoạch và trách nhiệm thực hiện đánh giá :

1 Thời gian : hàng năm, thời gian đánh giá trong quý I

2 Trình tự và trách nhiệm thực hiện :

- Các cá nhân tự đánh giá( thể hiện qua bản kiểm điểm cuối năm ), gửi trưởng phòng quản lý trực tiếp

- Nhận xét của trưởng phòng quản lý trực tiếp Gửi bản đánh giá về bộ phận quản lý nhân sự thuộc phòng Tổ chức – hành chính Phó giám đốc phụ trách cơ quan trực tiếp đánh giá vào bản tự đánh giá.( Phòng tổ chức xem xét nếu có điểm lưu ý đặc biệt sẽ báo cáo BGĐ )

- Nhận xét của Ban Giám đốc đối với Lãnh đạo phòng chức năng (ý kiến tập thể BGĐ, tham khảo lãnh đạo phòng kh ác )

e Về Phương pháp đánh giá :

Chúng tôi sử dung kết hợp phương pháp đánh giá theo các tiêu chuẩn công việc, ghi chép các sự kiện quan trọng và tỷ lệ phân bố giữa các phòng

Với bất kỳ cuộc đánh giá nào, chúng tôi luôn chú trọng đánh giá tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với công việc, với tổ chức; thái độ chấp hành các nội quy của cơ quan và sự đáp ứng công việc cụ thể về thời gian, yêu cầu đáp ứng chất lượng Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng chủ yếu phục vụ cho việc đề bạt, khen thưởng

Chúng tôi sử dụng các thước đo cho mỗi tiêu chí có 4 mức độ : kém, trung bình , khá, tốt

Cũng như nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp hoặc doanh nghiệp khác, công việc đánh giá thực hiện công việc thực hiện hàng năm nếu thực hiện chu đáo cần nhiều thời gian và công sức Với mô hình hoạt động của Ban Quản lý, Ban lãnh đạo chúng tôi đánh giá tầm quan trọng những đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp, cán bộ làm công tác nhân sự, tin tưởng và có kiểm chứng với nhận xét của BGĐ Chúng tôi đã đề

ra mục tiêu đánh giá và đã cơ bản thực hiện được các mục tiêu này Hầu hết các nhân viên được đánh giá cao đều có cơ hội học tập trong nước, đi tham quan nước ngoài hoặc nhanh chóng được đề bạt khi có điều kiện mặc dù còn rất trẻ Các nhân viên làm tốt công việc được tiếp tục ký hợp đồng, giao những công việc cho họ phát triển kỹ năng

Do là đơn vị hành chính sự nghiệp nên không có điều kiện tăng lương, thưởng như doanh nghiệp nhưng chúng tôi đã giữ được nhiều nhân viên có năng lực, có tinh thần trách nhiệm cao bằng nhiều biện pháp, nhưng quan trọng nhất mà họ cảm thấy gắn bó

là sự đánh giá đúng khả năng của họ, mạnh dạn giao việc quan trọng, được hướng dẫn, đào tạo thực tế , khách quan , không thiên vị trong đề bạt hoặc xét khen thưởng

Tuy nhiên, chúng tôi cũng tự nhận thấy rằng chúng tôi chưa làm tốt việc trao đổi với nhân viên về bản đánh giá, phương pháp đánh giá chưa thật chi tiết, cụ thể; một số tiêu chí còn chung, chưa cụ thể hoá cho từng chức danh công việc Chúng tôi đã đề ra nhiều tiêu chí để đánh giá nhưng nhiều khi chỉ chú trọng đến hiệu quả và tinh thần trách nhiệm công việc của từng nhân viên, dễ hơn với các tiêu chí khác Do không sử dụng phương pháp chấm điểm nên gianh giới giữa trung bình với kém, trung bình với khá, khá với tốt cũng chưa rõ ràng

Việc tuyển chọn nhân viên mới đôi khi chưa kỹ lưỡng nên nhiều khi phải thay thế, phải hướng dẫn nhiều hơn nên có thể ảnh hưởng đến thời gian làm việc của nhân viên

cũ Công việc đánh giá đôi khi chưa đúng với kế hoạch về thời gian Trách nhiệm thực hiện đánh giá đôi khi còn chưa hết trách nhiệm, cả nể, do đó người được đánh giá không thấy được hết điểm yếu của mình Bộ phận quản lý nhân sự kiêm nhiều việc, chưa được đào tạo bài bản

Việc đánh giá Ban Giám đốc được thực hiện dân chủ nhưng không có gì mới mẻ do việc đánh giá thực hiện theo khuôn mẫu, hướng dẫn Các kết luận của cấp trên đánh giá thực hiện công viẹc của BGĐ cũng không được phản hồi

Các bài giảng của chương trình về Quản lý nguồn nhân lực thực sự đã giúp cho tôi nhận thức được một bức tranh tổng thể về công tác này Các kiến thức thu được từ bài giảng đối với việc đánh giá thực hiện công việc rất thực tế, nhiều giá trị cả về lý thuyết và thực hành Qua đây, tôi đã nhận thức được rất nhiều điểm mà cơ quan mình chưa thực hiện được hoặc chưa đầy đủ Từ đó đề ra một số biện pháp như :

- Cử cán bộ phụ trách nhân lực (kể cả lãnh đạo phụ trách) của đơn vị tham gia các khoá học ngắn ngày về quản lý nguồn nhân lực; có cán bộ chuyên trách thực hiện việc này

- Kiểm tra, hoàn chỉnh các bản mô tả công việc phù hợp cho mỗi chức danh

- Hoàn thiện các tiêu chí đánh giá nhằm chi tiết, cụ thể hoá hơn cho từng chức danh công việc; cần xác định các tiêu chí quan trọng để dễ phân loại

- Xem xét lại quy trình đánh giá, bổ sung yêu cầu trao đổi với nhân viên về các kết luận đánh giá thực hiện công việc Tăng cường đánh giá nhóm

- Nghiên cứu thay đổi phương pháp đánh giá theo hướng cụ thể như đánh giá theo cặp, phương pháp tính điểm

- Trao đổi, mở rộng các hình thức lấy ý kiến để mọi người biết, tham gia, thực hiện tốt hơn việc đánh giá thực hiện công việc

- Thay đổi phương pháp tuyển dụng, tăng cường phỏng vấn trước khi quyết định tuyển dụng

………