Quản trị học

1 Chương VIII Chức năng kiểm soát 1. Khái niệm kiểm soát 2. Tầm quan trọng của kiểm soát 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát. 5. Những nội dung cần quan tâm để kiểm soát 2 6. Thế nào là một hệ thống kiểm soát có chất lượng 7. Kiểm soát nhân sự trong tổ chức 8. Kiểm soát, kiểm tra tài chính là một trong những hoạt động thuộc chức năng tổ chức 9. Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể 10.Hệ thống kiểm soát toàn bộ 3 1. Khái niệm kiểm soát Một đònh nghóa chung về kiểm soát chưa thống nhất song có thể coi kiểm soát như một một quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của một cá nhân, nhóm hay tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên đó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua kế hoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh cần thiết nhằm khắc phục các sai lệch. 4 con·trol [kən trṓl] transitive verb ( past con·trolled, present participle con·trol·ling, 1. operate machine: to work or operate something such as a vehicle or machine •  Computers control many of the safety features on board. 2. restrain or limit: to limit or restrict the occurrence or expression of somebody or something, especially to keep it from appearing, increasing, or spreading •  The last administration set out to control inflation. 5 3. manage: to exercise power or authority over something such as a business or nation •  The company is controlled largely by foreign interests. 4. oversee financial affairs: to regulate the financial affairs of a business or other large organization 5. verify accounts: to examine financial accounts and verify them as correct 6 mon·i·tor [mónnitər] noun ( plural mon·i·tors) transitive verb ( past mon·i·tored, past participle watch over to check conduct: to watch over somebody or something, especially in order to ensure that good order or proper conduct is maintained 1. check regularly for developments: to check something at regular intervals in order to find out how it is progressing or developing 2. listen to broadcasts or telephone conversations: to use an electronic receiver to listen in on broadcasts or telephone conversations, especially in order to discover secret or illegal plans and activities 7 Giám sát : xem xét và đàn hặc (ĐDA –324) Đàn hặc : chỉ trích tội lỗi của quan lại –censurer –p. 246 Kiểm : tra xét Kiểm sát : tra xét –inspecter ( không có kiểm soát) Kiểm tra : tra xét – e’prouver, esayer –p. 422 Thanh tra : quan lại do chính phủ sai đi xem xét ở nhân dân mà dấu hình không cho người biết, chỉ đi ngầm để xét tra cho được thực tích quan lại và tình hình đòa phương, thế gọi là thanh tra – inspection) –p.371 Điều tra : khảo sát sự thực –(enquèter, examiner) 8 Kiểm soát là quá trình áp dụng những phương pháp và cơ chế để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp vối các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. Control : the methods and mechanisms used to ensure that behaviours and performance conform to an organization’s objectives, plans, and standards. 9 2. Tầm quan trọng của kiểm soát Đa số mọi người thường quan niệm từ “kiểm soát” mang một ý nghóa tiêu cực, đó là sự kiềm chế, ép buộc, ngăn cản, theo dỏi hay là những thủ đoạn nhằm chế ngự người khác. Vì vậy, các giải pháp kiểm soát hoạt dộng quản trò thường là trọng tâm của các cuộc tranh giành quyền lực và tranh cải trong tổ chức. Tuy nhiên, từ thập niên 1990s, kiểm soát không chỉ là những biện pháp được các nhà quản trò sử dụng để kiểm soát nhân viên dưới quyền mà còn được dùng để kiểm soát các hoạt độngcủa chính họ. Ngày nay, kiểm soát trở nên hết sức cần thiết và hữu ích đối với tất cả mọi thành viên của tổ chức. 10 Thông qua phân tích sự tác động qua lại giữa kiểm soát và kế hoạch chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của chức năng kiểm soát.  Hoạch đònh là tiến trình chính thức đưa ra các mục tiêu và phân bổ các nguồn lực của tổ chức. Còn kiểm soát là sự đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra. Bởi vậy, kế hoạch và kiểm soát luôn gắn với nhau  Kế hoạch vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến, còn kiểm soát giúp duy trì , rà soát lại các hoạt động và kết quả thực tế. [...]... chung 27 oKiểm soát con người Nhà quản lý làm việc với con người và thông qua con người để đạt mục tiêu của tổ chức Nhà quản lý cần làm thế nào để biết được người lao động đang làm những gì mà nhà quản lý mong muốn : việc đánh giá, giám sát hoạt động của người lao động trong tổ chức có thể bằng nhiều cách khác nhau nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện những gì các nhà quản lý mong muốn để hướng đến... trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra Loại hình kiểm soát nầy đòi hỏi có nhiều thông tin và thời gian để xử lý, chính vì vậy, nó được các nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp với các dạng kiểm soát khác 21 4 2- Kiểm soát hiện hành tức kiểm soát khi các hoạt động đang xảy ra Kiểm soát nầy chính là một hình thức giám sát và các nhà quản lý đưa ra các... được lập Lúc nầy nhà quản lý cần phải điều chỉnh ngay nhằm đưa các hoạt động trở lại như kế hoạch 17  Điều chỉnh kế hoạch, phức tạp hơn Khi lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học và kế hoạch được thông qua được thông qua trong điều kiện không đầy đủ thông tin, các nhân viên tác nghiệp khó có thể thực hiện Điều chỉnh kế hoạch khi môi trường bên ngoài tổ chức có sự thay đổi lớn Các nhà quản lý thường quan... có thể do nhà quản lý hay do những nhà quản lý chuyên ngành riêng Kiểm soát tài chính nhằm mục tiêu là nhằm giảm chi phí hoạt động để nâng cao hiệu quả của tổ chức oKiểm soát các tác nghiệp cụ thể Giám sát các hoạt động sản xuất nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó theo đúng lòch trình, năng lực cung cấp nhằm tạo ra được hàng hóa đúng số lượng và chất lượng 29 oKiểm soát thông tin Các nhà quản lý cần thông...Các nhà quản trò không thể hoạch đònh một cách hiệu quả nếu không có đủ những thông tin cần thiết, đúng thời điểm Các hoạt động kiểm soát sẽ đáp ứng yêu cầu nầy Ngược lại, các nhà quản trò cũng không thể tiến hành những hoạt động kiểm soát một cách hữu hiệu nếu hoạch đònh không vạch ra những mục... chỉnh cần thiết để khắc phục những sai lệch 12 3 1- Đo lường hoạt động Trong bước nầy, một số câu hỏi cần được trả lời  Đo cái gì  Đo như thế nào 13 Trong hoạt động quản lý, có thể tìm ra một số tiêu chí chung cho nhiều tổ chức và các nhà quản lý thực hiện Ví dụ, những tiêu chí như sự hài lòng của người lao động hay của những người có liên quan; về sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt động; số lượng... vốn, ngân sách của tổ chức Tuy nhiên, các cấp tác nghiệp luôn gặp khó khăn khi giải quyết mối quan hệ giữa sản xuất và chi phí Kiểm soát tài chính nhằm giúp cho các cấp quản lý điều hành chi tiêu cho tổ chức, cho sản xuất tốt hơn Các nhà quản lý sử dụng nhiều công cụ khác nhau để kiểm soát tài chính của tổ chức 36 ... thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 24 Các hoạt động nầy có tác dụng đònh hướng và giới hạn đối với tất cả hành vi của nhân viên và các nhà quản trò Giả sử, nếu các nhân viên nghiêm chỉnh tuân theo các quy đònh nầy thì dường như tổ chức có thể đạt được các mục tiêu của nó Như vậy, tổ chức cần thiết lập ra những cơ chế kiểm soát để đảm bảo... đích mà quá trình kiểm soát cần theo đuổi Kiểm soát là một bước bắt buộc trong tiến trình ra quyết đònh cũng như lập kế hoạch, thậm chí kiểm soát còn là một trong những chức năng cơ bản của hoạt động quản lý 11 3 Quá trình kiểm soát Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một tiến trình bao gồm nhiều hoạt động có thể chia thành các bước sau: Đo lường hoạt động hiện tại của các thành... phương pháp khác nhau để đo cunõg chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để giám sát Mỗi một cách thức giám sát đều có tính hai mặt của nó do đó, sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các nhà quản lý thực hiện giám sát tốt hơn Những phưong pháp thường dùng như quan sát, báo cáo thống kê, áo cáo miệng, báo cáo viết … 15 Giá trò 3 2- So sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã được xác đònh trong . gì  Đo như thế nào 14 Trong hoạt động quản lý, có thể tìm ra một số tiêu chí chung cho nhiều tổ chức và các nhà quản lý thực hiện. Ví dụ, những tiêu chí. nhiên, từ thập niên 1990s, kiểm soát không chỉ là những biện pháp được các nhà quản trò sử dụng để kiểm soát nhân viên dưới quyền mà còn được dùng để kiểm