Hướng dẫn sử dụng Powpoint

Phần 2: Microsoft Powerpoint Tác giả: Nguyễn Sơn Hải nsha i @moet.edu.vn Trung tâm tin học Bộ Giáo dục và đào tạo Tác giả: Nguyễn Sơn Hả i , Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 2 Sách học Powepoint Giới thiệu powerpoint Bạn là một sinh viên, muốn trì nh bày nội dung bài tập lớn, đồ án tốt nghiệp tr ớc hội đồng bảo vệ? Bạn là một cán bộ, muốn trì nh bày báo cáo công việc của mình tr ớc đồng nghiệp? Bạn là một nhà khoa học, muốn trình bày những ý t ởng, những công trình nghiên cứu của mình trong những diễn đàn, những cuộc hội thảo? Và còn nhiều hoàn cảnh khá c nữa, khi mà bạn muốn tr ình bày một vấn đề nào đó tr ớc đám đông. Microsoft Pow e rpoint sẽ giúp bạn làm những công việc đó một cách đơn gi ản mà hiệu quả rất cao . Bạn có thể đ a đợc rất nhiều l o ại thông ti n lên màn hình trình chiếu nh : văn bản; hình ảnh; âm thanh; bảng tính; biểu đồ; Làm việc trên Powerpoint là làm việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng là *.PPT). Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slide s) chúng đợc sắp theo một thứ t ự. Các bản trình diễn này chứa nội dung t hông tin bạn muốn t rình bày. Có thể minh hoạ cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) nh sau: Slide 1 Slide 2 Slide n Một tệp trình diễn Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn nh sau: B ớc 1: Xá c định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra đợc cấu trúc của tệp trình diễn là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhi ê u slides? Nội dung mỗi Slide là gì? B ớc 2: Dùng Powerponit để xây dựng nội dung các slide đó. B ớc 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Sli d e sẽ đợc phóng t o lên toàn bộ màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ đợc đ a lên các màn hình lớn, nhiều ngời có thể quan sát một cách dễ dàng. Tác giả: Nguyễn Sơn Hả i , Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 3 Sách học Powepoint Chơng 1: Trình diễn đơn giản 1. Cách khởi động Powepoint Có nhiều cách có thể khởi động đợc phần mềm Powerpoint. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn mộ t trong các cách sau đây để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows nh sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t ợng của phần m ề m Powerpoint trên thanh công cụ, hoặc tr ên màn hình nền của Windows; Hộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn hớng làm việc: - Open an exiting presentation để mở một tệp trì nh diễn đã có tr ớc (chỉ dùng cách này cho những lần sau, khi mà bạn đã có những tệp trình diễn trên máy); - AutoContent wizard giúp tạ o một tệp trình diễn theo những mẫu cho tr ớc với nội dung về một chủ đề nào đó; - Design Template - để bắt đầu tạo mới một tệp trì nh diễn sử dụng một mẫu định dạng sẵn đã có trong th viện Powerpointl - Blank Presentation cho phép tạo mới một trình diễ n ; Tác giả: Nguyễn Sơn Hả i , Trung tâm Tin học Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 4 Sách học Powepoint 2. Tạo một trình diễn mới Bằng cách chọn mục hộp thoại trên, hộp thoại N e w slide xuất hiện, cho phép chọn bản trì nh diễn (Sli de): Danh sách Choose an AutoLayout: chứa các loại bố cục Slide mà bạn có thể chọn. Dùng chuột c họn một m ẫ u rồi nhấp OK để tiếp tục. Màn hình làm việc chính của Pow e rpoint xuất hiện: Slide, nơi chứa các thông tin cần trình diễn. Hệ thống thực đơn lệnh Hệ thống thanh công cụ Danh sách các Slide đã tạo đ ợc ! Hộp ghi chú cho từng Slide Màn hình làm việc chính của Powerpoint thông thờng bao gồm 5 thành phần: - Bản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide ). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị đợc 1 bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế bản (nh sử dụng trong Word) để đ a thông tin lên các Slides này; - Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi t ớ i các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn; - Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh c ông cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó; - Hộp ghi chú (note): giúp bạn l u những thông tin chú thích cho từng Slide. Điều này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đợc những t hông ti n xung quanh slide đó; - Danh sách các Slide đã tạo đợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột. Mặt khác, trong khi đang làm việc với Powerpoint bạn cũng có thể sử dụng một trong các cách sau đ â y để tạo mới một tệp trình diễ n : - Mở mục chọn File | New ; hoặc - Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard ; hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này: Hãy gõ thông tin và o hai tiêu đề củ a slide này. Sở dĩ slide tr ên chỉ có 2 tiêu đề là do việc bạn chọn mẫu slide ở hộp thoại New slide . Tuy nhiên bạn cũng có t h ể chọn các mẫu slide khác cho phù hợp theo mục đích của mình. Sau khi gõ t hông tin xong, nội dung slide đầu tiên sẽ nh sau: 3. Trình diễn Slide Bạn có thể sử dụng c á c tính năng trình diễn slide để kiểm định kết quả. Có nhiều cách có th ể mở đợc tính năng này: - Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình: Nhấn lên đây để bắt đầu trình diễn! hoặc - Mở mục chọn Slide Show | ; hoặc - Bấm phím F5 trên bàn phím. Màn hình trình diễn slide hiện ra trên toàn bộ màn hình nh sau: Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong kh i trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc nhấn phím Enter; Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế bấm phím ESC. 4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩ a, có thể chọn một tr ong các cách sau: - Mở mục chọn File | Save ; hoặc - Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard ; hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S. Sẽ có hai khả năng xảy ra: Nếu đây là tài liệu mớ i, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới: Gõ tên tệp tin vào đây! Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name: rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi tệp trình diễn. Nếu tài liệu của bạn đã đợc ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ li ệu, tất cả những sự t hay đổi trên tài liệu sẽ đợc ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thờng xuyên trong khi làm việc, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 5. Mở tệp trình diễn đ tồn tại trên đĩa Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể là m theo mộ t trong các cách sau đ â u: - Mở mục chọn File | Open ; hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O. Hộp thoại Open xuất hiện: Chọn tệp trình diễn cần mở ! Hãy tìm đ ế n th mục nơi chứa tệp trình diễn cần mở. Chọn tệp, cuối cùng nhấn nút để thực hiện mở tệp. 6. Thoát khỏi môi trờng làm việc Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi tr ờng làm việc Powerpoint: - Mở mục chọn File | Exit ; hoặc - Nhấn nút Close trên tiêu đề cửa sổ Powerpoint; hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4. Chơng 2: Xây dựng các slide 2.1 Quản lý các slides 2.1.1 Thêm một Slide Để thêm một Slide lên tệp tr ình diễn đang mở, bạn làm nh sau: B ớc 1: Mở mục chọn Insert | hoặc bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + M. Hộp thoại New slide xuất hiện cho phép bạn chọn mẫu bố cục slide mới này: B ớc 2: Hãy chọn một mẫu sli d e rồi nhấn OK, mộ t Slide mới đã đợc chèn lên tệp trình diễn. ý nghĩa một số biểu t ợng trên hộp thoại New slide nh sau: : Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã đợc định dạng sẵn vào ô này; : Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet; : Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet : Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này; : Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức : Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart) : Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này. 2.1.2 Di chuyển đến các Slides Để di chuyển đến các Slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách: Cách 1: Dùng chuột, nhấn lên thứ tự Sli d e cần định vị đến ở danh sách các Slide bên trái màn hình; Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh c uộn dọc ở bên phải màn hình. Cách 1: Dùng chuột chọn slide muốn chuyển đến! Cách 2: Dùng chuột di chuyển thanh cuộn dọc! 2.1.3 Xoá một slide Để xoá một Slide ra khỏi tệp trì nh diễn, bạn làm nh sau: B ớc 1: Nhấn phải chuột lên tên slide cần xoá ở danh sách các slide- bên trái màn hình; B ớc 2: Chọn Cut để xoá Slide này. 1. Nhấn phải chuột 2. Chọn Cut (hoặc nhấn phím Delete) [...]... trên tệp trình diễn đang mở đợc không? Nếu đợc, nêu các bớc để làm 5 Có thể vừa sử dụng các Template, vừa dùng Slide master cho một tệp trình diễn đợc không? Vì sao? 6 Hãy nêu tên một số mẫu Template mà bạn a thích Hãy sử dụng một trong số chúng để tạo một tệp trình diễn hớng dẫn mọi ngời cách sử dụng Slide master? 7 Sử dụng một mẫu Template phù hợp để xây dựng một tệp trình diễn (khoảng 5 slides) để... chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo; Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu có sẵn này vào slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã và đợc thiết kết rất công phu, hợp lý Cách sử dụng một slide đã đợc định dạng sẵn nh sau: Bắt đầu tạo một tệp trình diễn mới sử dụng một mẫu slide đã định dạng sẵn : Bớc 1: Mở mục chọn File | New, trên hộp thoại New Presentation... bản, hình vẽ Trên Powerpoint, bạn phải dùng đến thanh công cụ Drawing để đa văn bản (thông qua các Textbox) cũng nh đa các khối hình vẽ lên Slide Cách sử dụng thanh công cụ này hệt nh sử dụng chúng trên phần mềm Word, nên chúng tôi không đa ra chi tiết hớng dẫn ở đây: 2.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh Bạn cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert | Picture | , hoặc từ th viện ảnh Clip Gallery... Time): sử dụng tơng tự nh ở thẻ Slide; - Header: nơi bạn có thể nhập dòng văn bản cho tiêu đề đầu trang (page); - Nếu chọn , cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in; - Footer: nơi bạn có thể nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang in; - Nhấn nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho trang in hiện tại (trang chứa slide đang chọn); - Nếu nhấn Apply All, thiết lập này sẽ đợc áp dụng cho... không thể chỉnh sửa đợc khi thiết kế các slide, chỉ sửa đợc trên màn hình Slide master này) Dới đây là một mẫu Slide master sau khi đã đợc thiết lập: Sau khi tạo xong slide master nh trên, nhấn nút Close trên thanh công cụ Master, toàn bộ slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt nh slide master vừa tạo Câu hỏi và bài tập chơng 3 1 Nêu những lợi ích của việc sử dụng các Template... kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình diễn theo ý tởng của mình Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm Powerpoint và cách thiết lập định dạng slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide) 3.1 Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template) Powerpoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh... tập 9 Xây dựng tệp trình diễn khoảng 5 slides để giới thiệu những tính năng nổi bật của phần mềm MS Powerpoint 2000 10 Giả sử bạn đang có một ý tởng trong công việc nghiên cứu và học tập của mình Hãy xây dựng một tệp trình diễn để giới thiệu ý tởng của bạn trớc mọi ngời Chơng 3: Sử dụng các template và thiết lập slide master Trong chơng trớc, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin lên... Slides cho một tệp trình diễn qua mục 2.1 Quản lý slides Nhng cửa sổ Sorter sẽ giúp bạn đơn giản hơn nhiều trong việc quản lý các slide trên tệp trình diễn Để mở cửa sổ Sorter, bạn mở mục chọn View | : Sử dụng cửa sổ này nh sau: Nhấn phải chuột lên Slide cần làm việc, bạn có thể làm đợc những việc sau: - Cut Slide đó sẽ bị xoá ra khỏi tệp trình diễn; - Chọn Copy- để sao chép Slide này; - Chọn Paste -... diễn, một mục chọn xuất hiện: - Next- để chuyển đến trình diễn Slide tiếp theo (bạn có thể nhấn phím Enter hoặc bấm chuột trái để làm việc này); - Previous- để chuyển đến slide vừa trình diễn kề trớc (sử dụng trong trờng hợp bạn muốn quay trở lại trình diễn slide trớc đó); - Go- để chuyển đến trình diễn một slide bất kỳ Tiếp theo nếu bạn chọn Slide Navigator, một danh sách các slide đợc xếp theo thứ... trang in, mở mục chọn File | Page setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện: - Hộp Slides and sized for: chọn khổ giấy in ra máy in; - Mục Width và Height để nhập vào chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for: - Mục Orientation để thiết lập hớng in: Portrait in theo chiều dọc hoặc Landscape in theo chiều ngang Trong đó - Slides- . hình vẽ lên Slide Cách sử dụng t hanh công cụ này hệt nh sử dụng chúng trên phần mềm Word, nên chúng tôi không đ a ra chi tiết hớng dẫn ở đây: 2.2.2 Chèn. thể hiển thị đợc 1 bản trình diễn để thiết kế. Bạn có thể sử dụng các công cụ chế bản (nh sử dụng trong Word) để đ a thông tin lên các Slides này; - Hệ