TL hướng dẫn sử dụng điều hành tác nghiệp

Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái PHẦN I: GIỚI THIỆU Mục đích Tài liệu xây dựng với mục đích hướng dẫn trưởng, phó phòng nghiệp vụ sử dụng thành thạo hệ Hệ thống điều hành – tác nghiệp Lưu ý: Hình minh họa tài liệu bị thay đổi không giống thực tế chức tương tự Các định nghĩa, từ viết tắt STT Từ viết tắt Từ đầy đủ Mô tả CSDL Cơ sở liệu Cơ sở liệu mà hệ thống quản lý NSD Người sử dụng Những người sử dụng hệ thống Giới thiệu tổng quan Hệ thống Quản lý văn – Hồ sơ công việc hệ thống phát triển web Thiết kế mở phần mềm thỏa mãn đến mức tối đa khả thiết lập động giúp cho NSD tự định nghĩa luồng công việc, chức cá nhân có liên quan người làm công tác công văn, giấy tờ quan, công sở Ngoài ra, hệ thống thiết kế với nhiều tính mạnh mà hệ thống quản lý văn khác chưa đáp ứng như: hệ thống hoạt động nhiều CSDL khác nhau, hệ thống phát triển hỗ trợ chuẩn “scan document” cần cài đặt hệ thống máy chủ mà không cần phải thực lại thao tác máy trạm, … Phần hệ thống điều hành - tác nghiệp giới thiệu hướng dẫn tài liệu với tính sau:  Quản lý Tin nhắn;  Quản lý Hồ sơ – Công văn;  Quản lý Danh bạ;  Quản lý lịch làm việc  Tra cứu, tìm kiếm Đăng nhập vào hệ thống a Đăng nhập vào phần mềm: - Bước 1: Bấm vào trình duyệt Internet hình Desktop - Bước 2: Nhập đường dẫn: http://dieuhanh.yenbai.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 1/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái b Đăng nhập vào hệ thống - Bước 1: Nhập Tên đăng nhập Mật NSD - Bước 2: Nhấn nút Đăng nhập Màn hình hệ thống điều hành – tác nghiệp hiển thị cho phép NSD thực thao tác với chức - Màn hình trang chủ Hệ thống điều hành – tác nghiệp bao gồm phần chính: + Phần bên trái hình trang chủ hiển thị menu chương trình: Menu liệt kê danh sách chức chương trình (menu hiển thị chức tùy vào chức nhiệm vụ tài khoản) + Phía bên phải hình trang chủ hiển thị danh sách thống kê cho chức thường dùng Dựa vào danh sách thống kê mà NSD biết có công văn đến xử lý tin nhắn nhận mà chưa đọc, + NSD khởi động chức cách nhấn vào tên chức menu bên trái hình nhấn chọn tên chức bên tay phải hình trang chủ c Đổi mật Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 2/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước 1: Tại giao diện trang chủ, người sử dụng bấm chọn Đổi mật Khi xuất hộp thoại: - Bước 2: Người sử dụng thực thao tác: + Nhập mật cũ; + Nhập mật mới; + Gõ lại mật - Bước 3: Chọn Cập nhật d Cài đặt Sửa văn trực tuyến: - Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống tài khoản cấp - Bước 2: Bấm chọn Trợ giúp Khi xuất giao diện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 3/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước 3: Mở thư mục chứa Chương trình hỗ trợ vừa tải giải nén  Sau tải chương trình máy, người dùng vào thư mục chứa file tải tiến hành giải nén  Mở file giải nén - Bước 5: Nếu máy tính người dùng chưa cài đặt phần mềm Silverlight tiến hành bấm chọn file Silverlight.exe Bấm chọn biểu tượng  Hiển thị cửa sổ cài đặt, bấm chọn nút Install now Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 4/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái  Xuất tiếp cửa sổ cài đặt, bấm chọn Next  Bấm chọn nút Close để hoàn thành trình cài đặt Silverlight - Bước 6: Tiến hành cài đặt chương trình hỗ trợ cách bấm chọn biểu tượng MITC  Bấm nút Browse để chọn đến thư mục chứa file cài đặt (thường hệ thống mặc định ổ C:\)  Bấm nút Install để hoàn thành Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 5/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái PHẦN II: CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH TRONG HỆ THỐNG I TIN NHẮN Tin gửi - Chức dùng để tạo tin nhắn gửi tới NSD khác hệ thống a Thêm tin nhắn (gửi tin nhắn) - Bước 1: Truy cập vào hệ thống - Bước 2: Chọn menu Tin nhắn menu phía bên trái hình trang chủ NSD lựa chọn chức phía bên tay phải hình - Bước Tại hình Tin gửi nhấn chọn Thêm để thêm tin nhắn Xuất giao diện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 6/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Trong đó: Tên trường Tiêu đề Gửi tới Chọn nhận Cách nhập Nhập từ bàn phím Thông tin bắt buộc phải nhập Danh sách họ tên Lấy thông tin từ bên thông tin Chọn người nhận tin nhắn người nhận Thông tin bắt buộc phải nhập người Chọn người nhận tin Lựa chọn Cơ quan trường thông nhắn tin Cơ quan Lựa chọn Phòng ban trường thông tin Chọn phòng Nhấn đúp chuột vào người nhận để chuyển sang danh sách người nhận bên mục Gửi tới NSD chọn tất người hiển thị danh sách chuyển sang danh sách người nhận cách File đính kèm Nội dung Mô tả Tiêu đề tin nhắn click nút NSD gửi cho nhiều người lúc cách chọn tên người nhận chuyển sang danh sách người nhận bên mục Gửi tới Đường dẫn tới file Nhấn vào nút Browse để đường đính kèm tin nhắn dẫn tới file đính kèm tin nhắn Nội dung chi tiết Nhập từ bàn phím tin nhắn Sau nhập đầy đủ thông tin nhấn chọn Gửi tin để thực lệnh gửi tin nhắn - Tin nhắn sau gửi xong hiển thị hình Danh sách tin gửi Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 7/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - NSD xem lại tin gửi cách nhấn vào tên tiêu đề tin gửi Danh sách tin gửi b Tìm kiếm, xóa tin gửi + Đối với Tìm kiếm: Tại hình hiển thị Danh sách tin gửi, NSD nhập thông tin tin nhắn cần tìm kiếm vào ô Tìm bấm nút + Đối với Xóa tin nhắn: Chọn tin gửi cần xóa bấm chuột vào nút Xóa để xóa tạm tin gửi Tin nhận Chức cho phép NSD đọc trả lời tin nhắn người khác hệ thống gửi cho a Đọc tin nhắn - Bước 1: Truy cập vào hệ thống; - Bước 2: Chọn Tin nhắn menu bên trái nhấn chọn Tin nhận Tin nhắn phía bên phải hình trang chủ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 8/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước 3: Nhấn chuột vào tên tiêu đề tin nhắn cần đọc xuất Thông tin chi tiết tin nhắn đó: - Muốn download tệp đính kèm xem tệp đính kèm ta kích chuột vào biểu tượng File đính kèm: Khi xuất form chứa danh sách file đính kèm tin nhắn Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 9/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - NSD muốn tải file đính kèm nhấn chuột vào file muốn tải, file tự động tải máy NSD - Bước 4: Trả lời người gửi Gửi tiếp: cách nhấn chọn Trả lời người gửi Trả lời người chọn Gửi tiếp Khi xuất giao diện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 10/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước : Tại hình Lịch cá nhân nhấn vào ngày cần sửa xóa thông tin lịch làm việc - Bước 3: NSD sửa lại thông tin cần chỉnh sửa lại sau chọn Lưu lại để lưu lại thay đổi chọn Xóa để xóa thông tin lịch làm việc IV HỒ SƠ – CÔNG VĂN Lãnh đạo phòng sử dụng chức sau phân hệ Hồ sơ – công văn:  Công văn đến: Cho phép Lãnh đạo phòng chuyển công văn, xử lý kết thúc công văn đến  Dự thảo công văn  Báo cáo thống kê  Hồ sơ  Biểu mẫu Công văn đến a Xử lý công văn đến - Bước 1: Đăng nhập tài khoản hợp lệ Khi xuất giao diện, Công văn đến xuất trạng thái: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 16/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái  Trạng thái Công văn khẩn: chứa công văn khẩn mà trưởng phòng cần phải xử lý gấp  Trạng thái Công văn chờ xử lí : chứa công văn đến trưởng phòng cần phải xử lý  Trạng thái Công văn xử lý : chứa công văn đến trưởng phòng chuyển xử lý cho phó phòng, chuyên viên  Trạng thái Báo cáo : chứa công văn đến có hạn xử lý, trưởng phòng chuyển cho phó phòng, chuyên viên xử lý phó phòng, chuyên viên xử lý, gửi báo cáo trở lại trình trưởng phòng  Trạng thái Để biết: công văn chuyển trưởng phòng, để biết xử lý tiếp  Trạng thái Quá hạn : công văn mà trưởng phòng giao trưởng phòng giao cho chuyên viên có hạn xử lý, hạn chưa xử lý  Trạng thái Lưu trữ: nơi lưu trữ công văn xử lý xong - Bước 2: NSD xử lý công văn đến : Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 17/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Ghi chú: Tại trang chủ, chọn menu Công văn đến Click vào biểu tượng file để xem văn đến cần xử lý Click vào tiêu đề Trích yếu để thao tác với công văn đến cần xử lý Chọn Hồ sơ chứa công văn >> Bấm nút Vào hồ sơ Xử lý văn có trường hợp: • Bấm chọn nút Văn trả lời để dự thảo văn trả lời công văn đến • Click vào nút Kết thúc để kết thúc luồng công văn đến Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 18/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái • Hoặc bấm nút Chọn người nhận để phân xử lý công văn xuống cho chuyên viên Nếu bước 5.Chọn người nhận người dùng thao tác tiếp bước 6, chọn Cán xử lý để biết Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành b Thu hồi công văn đến xử lý - Trong trường hợp muốn thu hồi công văn vừa xử lý(mà người nhận chưa giải quyết) thực sau: + Bước 1: Đăng nhập tài khoản hợp lệ + Bước 2: Vào công đến xử lý + Bước 3: Bấm vào trích yếu công văn cần thu hồi + Bước 4: Chọn Lưu chuyển + Bước 5: Bấm nút để thu hồi công văn Khi công văn từ trạng thái xử lý, quay trở lại trạng thái Chờ xử lý lúc đầu + Bước 6: Xử lý lại văn c Xử lý báo cáo phó phòng, chuyên viên Đối với công văn có hạn xử lý, giao cho phó phòng chuyên viên xử lý Sau phó phòng chuyên viên xử lý xong, đồng thời tài khoản trưởng phòng có báo cáo Để xử lý báo cáo đó, NSD thao tác sau: - Bước 1: Đăng nhập tài khoản hợp lệ Khi xuất giao diện, Công văn đến có trạng thái >> chọn Báo cáo: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 19/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Ghi chú: Tại trang chủ, chọn menu Công văn đến \ Báo cáo Click vào biểu tượng file để xem văn đến cần xử lý Click vào tiêu đề Trích yếu để thao tác với công văn đến cần xử lý Chọn Hồ sơ chứa công văn >> Bấm nút Vào hồ sơ Xử lý văn có trường hợp: o Click vào nút Kết thúc để kết thúc luồng công văn đến Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 20/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái o Hoặc bấm nút Chọn người nhận để phân xử lý lại công văn xuống cho chuyên viên (có thể chọn lại hạn xử lý) Nếu bước 5.Chọn người nhận người dùng thao tác tiếp bước 6, chọn Cán xử lý để biết Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành Công văn Chức cho phép NSD thêm mới, sửa, thu hồi dự thảo công văn a Thêm dự thảo công văn Để thực dự thảo công văn đi, NSD sau đăng nhập tài khoản hợp lệ thao tác theo bước sau: - Bước 1: Truy cập vào hệ thống tài khoản Khi xuất giao diện:  NSD bấm chọn Thêm >> sau chọn Dự thảo công văn - Bước 2: Sau chọn dự thảo công văn Xuất hình nhập liệu thông tin dự thảo công văn hiển thị: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 21/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Ghi chú: Nhập đầy đủ thông tin văn dự thảo đính kèm văn dự thảo Click Chuyển nhanh để chuyển đến người nhận Lãnh đạo ưu tiên (đã cấu hình trang Quản trị) Hoặc click chọn vào nút Chọn người nhận để gửi đến Lãnh đạo mong muốn - Bước 3: Trong trường hợp người dùng thao tác bước 4., chương trình hiển thị form Chọn người nhận Tích chọn vào người dùng cần chuyển bấm nút chuyển công văn * Chú ý : Sau Chuyển công văn, công văn lúc trạng thái Công văn xử lý b Sửa dự thảo công văn Nếu công văn dự thảo chưa đạt, người dùng phải sửa văn trực tuyến cách: Ghi chú: Tại trang chủ, chọn menu Công văn đi\Chờ xử lý Click vào biểu tượng file đính kèm Bấm chọn tiêu đề văn Hiển thị văn >> Chỉnh sửa thông tin văn Sau chỉnh sửa, bấm nút Save để lưu lại văn Lưu ý: Chỉ sửa trực tuyến văn có phiên c Xử lý công văn Đối với công văn dự thảo chuyên viên trình lên trưởng phòng xử lý - Bước 1: Đăng nhập tài khoản hợp lệ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 22/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Khi xuất giao diện, NSD chọn công văn bên menu trái giao diện bấm vào công văn \ công văn chờ xử lý hình trang chủ: - Bước 2: NSD xử lý công văn : Ghi chú: a Click vào trích yếu công văn cần xử lý b Click vào biểu tượng file đính kèm để dự thảo công văn cần sửa Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 23/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái c Chọn người xử lý trước để chuyển lại công văn chưa đạt yêu cầu để trình lên Lãnh đạo d Xử lý công văn có trường hợp: i Bấm chọn nút chuyển lại để trả lại dự thảo văn cho phó phòng, chuyên viên dự thảo không đạt yêu cầu để trình lên Lãnh đạo Người chuyển lại chọn bước3 ii Hoặc bấm nút Chọn người nhận để gửi dự thảo trình lên Lãnh đạo iii Click vào nút Trình lãnh đạo để gửi lên Lãnh đạo mặc địn, quản trị mặc định sẵn e Chọn Hồ sơ để chứa công văn >> Bấm nút Vào hồ sơ f Nếu bước 4.Chọn người nhận người dùng thao tác tiếp bước 6, chọn Lãnh đạo để trình dự thảo công văn g Bấm chọn Chuyển công văn để hoàn thành d Thu hồi dự thảo công văn Sau văn dự thảo gửi cho Lãnh đạo ký duyệt, văn chưa Lãnh đạo xử lý trưởng phòng có quyền thu hồi văn dự thảo Để thu hồi văn dự thảo, người dùng thao tác theo bước sau: Ghi chú: Tại trang chủ, chọn menu Công văn đi\ Công văn xử lý Click vào trích yếu công văn cần thao tác Click Lưu chuyển Click Thu hồi Lưu ý: Sau thu hồi, công văn chuyển trạng thái Công văn chờ xử lý Báo cáo thống kê Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 24/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Tất tài khoản có quyền chức này, nhiên với vai trò, người quản trị giới hạn thống kê đến phòng ban, chuyên viên Để thực chức này, người dùng thao tác sau: - Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Báo cáo, Thống kê - Bước 2: Trên hình quản lý, người dùng nhập tiêu chí lọc báo cáo Ghi chú: Chọn điều kiện lọc xem báo cáo Nhấn nút Theo dõi Vùng hiển thị kết báo cáo thống kê Để xem thống kê chi tiết công văn, người dùng bấm vào đường link hiển thị số lượng thống kê Vùng danh sách thống kê chi tiết công văn Biểu mẫu - Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Biểu mẫu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 25/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước 2: Trên hình quản lý, NSD bấm chọn vào biểu tượng file đính kèm : - Bước 3: Xuất giao diện hình: - NSD bấm chọn vào biểu tượng file đính kèm để bắt đầu trình tải biểu mẫu : - Kết thúc trình tải biểu mẫu Quản lý Hồ sơ Tất tài khoản có quyền xem phân loại danh sách hồ sơ, thêm hồ sơ công việc, phân loại hồ sơ cho công văn để dễ dàng lưu trữ xếp hồ sơ, thuận lợi cho trình tìm kiếm a Thêm hồ sơ Chức cho phép thêm loại hồ sơ, để thực chức năng, NSD thao tác theo bước sau đây: - Bước 1: Tại trang chủ, chọn menu Hồ sơ – Công văn\ Hồ sơ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 26/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái - Bước 2: Xuất hình quản lý: Ghi chú: Bấm nút để thêm hồ sơ Bấm nút để xóa hồ sơ Bấm nút để sửa hồ sơ Bấm nút để xem công văn hồ sơ Bấm nút để xem công văn đến hồ sơ b Tìm kiếm hồ sơ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 27/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái Trên hình quản lý, nhập tên hồ sơ cần tìm kiếm, bấm nút nhấn Enter để thực trình tìm kiếm V TRA CỨU - TÌM KIẾM Chức cho phép NSD tìm kiếm, tra cứu thông tin chi tiết loại công văn theo tiêu chí khác Để thực chức năng, người dùng thao tác bước sau: Trên menu, chọn Tra cứu, Tìm kiếm  Tìm kiếm Nhập tiêu chí tùy theo mục đích tra cứu người dùng Bấm chọn nút Tìm kiếm Hiển thị danh sách Kết tìm kiếm người dùng cần Lưu ý: NSD tra cứu công văn mà họ tham gia vào luồng xử lý Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 28/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU 1 Mục đích Các định nghĩa, từ viết tắt .1 Giới thiệu tổng quan Đăng nhập vào hệ thống a Đăng nhập vào phần mềm: b Đăng nhập vào hệ thống c Đổi mật PHẦN II: CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH TRONG HỆ THỐNG I TIN NHẮN Tin gửi a Thêm tin nhắn (gửi tin nhắn) .6 b Tìm kiếm, xóa tin gửi Tin nhận a Đọc tin nhắn .8 b Tìm kiếm, xóa tin nhận 11 II DANH BẠ (Danh bạ quan) 11 Tìm kiếm 12 III LỊCH LÀM VIỆC .13 Xem lịch làm việc quan .13 Lịch cá nhân 14 a Tạo lịch làm việc 14 b Sửa xóa lịch làm việc 15 IV HỒ SƠ – CÔNG VĂN 16 Công văn đến 16 a Xử lý công văn đến 16 b Thu hồi công văn đến xử lý .19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 29/30 Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông tỉnh Yên Bái c Xử lý báo cáo phó phòng, chuyên viên 19 Công văn 21 a Thêm dự thảo công văn .21 b Sửa dự thảo công văn 22 c Xử lý công văn .22 d Thu hồi dự thảo công văn 24 Báo cáo thống kê 24 Biểu mẫu 25 Quản lý Hồ sơ 26 a Thêm hồ sơ 26 b Tìm kiếm hồ sơ 27 V TRA CỨU - TÌM KIẾM 28 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý điều hành Trang 30/30