Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức

Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp Hồ Chí Minh TỔ CHỨC Nhóm: Tắc Kè Bông Giáo viên: Trần Thị Xuân Viên 5.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC Tổ chức có nghĩa trình xếp bố trí công việc, giao quyền hạn phân phối nguồn lực tổ chức cho chúng đóng góp cách tích cực có hiệu vào mục tiêu chung doanh nghiệp 5.1.1 Các nguyên tắc tổ chức quản trị Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống huy Nguyên tắc hiệu kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt Nguyên tắc an toàn tin cậy • Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bao máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp, hay “mục tiêu cấu đó” • Nguyên tắc thống huy: Theo nguyên tắc thành viên tổ chức nhận mệnh lệnh chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp Nguyên tắc bảo đảm có huy thông suốt phối hợp nhịp nhàng cấp phận tổ chức • Nguyên tắc hiệu kinh tế: Bộ máy tổ chức phải xây dựng quan điểm chi phí để trì vận hành máy phải thấp tương quan hoạt động đạt kết cao • Nguyên tắc cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung • Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi môi trường bên nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức • Nguyên tắc an toàn tin cậy: Bộ máy quản trị phải bảo đảm độ an toàn tin cậy hoạt động, có khả chịu tác động bên môi trường bên giới hạn định 5.1.2 Cơ sở để thiết kế máy tổ chức Mục tiêu chiến lược phát triển doanh nghiệp Quy mô hoạt động doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp Môi trường hoạt động doanh nghiệp Khả nguồn lực doanh nghiệp 5.2 Một số vấn đề công tác tổ chức 5.2.1.Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) Khái niệm: số lượng phận hay nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách hữu hiệu Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng tầng nấc trung gian doanh nghiệp Bộ máy tổ chức tầng nấc trung gian gọi tổ chức máy thấp Bộ máy nhiều tầng máy tổ chức cao CẤP QUẢN TRỊ Tầm kiểm soát = Tầm kiểm soát = 16 64 256 1024 4096 64 512 4096 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585 5.2.2 Quyền hành quản trị Quyền hành quản trị lực cho phép yêu cầu người khác phải hành động theo đạo Nhà quản trị muốn có quyền hành đầy đủ, yêu cầu phải có đủ 03 yếu tố sau: • Phải có tư cách, chức danh nhà quản trị • Phải cấp chấp nhận • Phải có trình độ, tư cách đạo đức cá nhân… Ưu điểm Nhược điểm  Hiệu tác nghiệp cao có chuyên môn hóa nghề nghiệp công việc lặp lặp lại  Nhân viên tích lũy kinh ngiệm, nâng cao trình độ chuyên môn  Sử dụng tài nguyên doanh nghiệp cách hiệu  Đơn giản hóa công việc  Tiêu chuẩn hóa nghề nghiệp phong cách làm việc nhân viên  Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện  Dễ đào tạo dễ tìm nhà quản trị  Lợi ích tối cao doanh nghiệp bị chức mục tiêu lấn áp  Chề độ trách nhiệm không rõ ràng  Sự phối hợp lãnh đạo phòng ban chức phòng ban chức gặp nhiều khó khăn  Các phận thường có khuynh hướng coi lĩnh vực họ phận chức khác 5.3.2.2 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm B Dãy sản phẩm C Ưu điểm Phát triển tốt sản phẩm, có tầm nhìn tổng quát thị trường dãy sản phẩm định Có khả tập trung nguồn lực (vốn, kỹ thuật) để cạnh tranh, dễ cạnh tranh chi phí Dễ xác định ưu cạnh tranh Nhược điểm Đòi hỏi trình độ quản lý khác dãy sản phẩm, chi phí quản lý cao Đồng thời việc đào tạo phát triển nhân tổ chức hạn chế Dẫn tới tính cục phận, quan tâm đến phát triển toàn diện tổ chức Khả hợp tác phận 5.3.2.3 Cấu trúc tổ chức theo khách hàng Giám Đốc Bán hàng Tài Nhân Cảnh vụ Tàu biển (dịch giao nhận vụ vận chuyển) (thương mại) Marketing Dịch vụ Ưu điểm • Khả hiểu biết khách hàng cao • Phục vụ khách hàng chu đáo • Nhân viên có khả chuyên môn hóa cao Nhược điểm • Tự nội sinh cạnh tranh lợi nhuận với nhau, dễ phát sinh mâu thuẫn • Các phận chức khác khó tham gia trợ giúp lẫn 5.3.2.4 Cấu trúc theo địa lý Tổng giám đốc Giám đốc chi nhánh miền Nam Giám đốc chi nhánh miền Nam Giám đốc chi nhánh miền Nam Ưu điểm Nhược điểm  Giao trách nhiệm cho cấp  Cần nhiều người thấp làm công việc tổng quản  Chú ý thị trường lý vấn đề địa  Có khuynh hướng làm cho phương Cạnh tranh có việc trì trung tâm hiệu khu vực địa dịch vụ kinh tế khó phương khăn cần đến dịch vụ  Tăng cường kết hợp theo vùng Xác định nhân mua sắm lợi cạnh tranh vùng cấp vùng chiến lược phát triển  Vấn đề kiểm soát cấp quản lý cao khó khăn  Tận dụng tính hiệu hoạt động Đòi hỏi phải có địa phương chế kiểm soát phức tạp 5.4 Sự phân chia quyền lực 5.4.1 Khái niệm Quyền lực tổ chức mức độ độc lập hoạt động dành cho người để tạo khả sử dụng đoán họ thông qua việc trao cho họ quyền định hay đưa thị Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức Nó khía cạnh sở việc ủy quyền.Trong trường hợp quyền lực không giao phó, ngưởi ta nói đến tập quyền Ưu nhược điểm nguyên tắc tập quyền phân quyền: Tập quyền Phân quyền Ưu điểm: Ưu điểm: Đảm bảo quyền lực thống Tránh chuyên quyền, không bị phân tán độc tài thực quyền Các hoạt động, đường lối, lực sách thực Đưa xã hội loài người lên xuyên suốt bước quản lý Nhược điểm: Nhược điểm: Tập quyền dẫn đến chuyên Dễ dẫn tới tranh chấp, kìm chế, ý chí, độc tài hãm lẫn Lạm dụng quyền lực, quan Giảm đồng bộ, thống liêu gắn kết giữa phận tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến tập quyền phân quyền: Tập quyền Môi trường ổn định Những nhà quản trị cấp thấp thiếu khả kinh nghiệm đưa định Những nhà quản trị cấp thấp không sẵn lòng tham gia làm định Quyết định quan trọng Tổ chức đối mặt với nguy khủng hoảng/ phá sản Phân quyền Môi trường phức tạp biến động Những nhà quản trị cấp thấp có khả kinh nghiệm đưa định Những nhà quản trị cấp thấp muốn tham gia làm định Quyết định quan trọng Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ 5.4.2 Ủy quyền  Khái niệm: Ủy quyền (delegation) việc nhà quản trị trao cho cấp quyền hành trách nhiệm để họ thay thực số hoạt động định  Mục đích ủy quyền:  Nhằm huy động tối đa sức lực, trí tuệ cấp vào việc thực mục tiêu tổ chức Góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị cấp cao nâng cao tinh thần trách nhiệm nhà quản trị cấp thấp  Giúp nhà quản trị đưa định sát với thực Quá trình ủy quyền:  Xác định kết mong muốn  Giao nhiệm vụ  Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu người ủy quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ  Kiểm tra theo dõi  Những nguyên tắc ủy quyền: Người ủy quyền phải người cấp trực tiếp nhà quản trị Sự ủy quyền không làm hay thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền Quyền lợi, nghĩa vụ người ủy quyền người ủy quyền phải bảo đảm gắn bó với Nội dung, ranh giới nhiệm vụ ủy quyền phải xác định rõ ràng Ủy quyền phải tự giác không áp đặt Người ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước bắt tay vào việc Luôn phải có kiểm tra trình thực ủy quyền  Nghệ thuật ủy quyền: Sự hợp tác Sự sẵn sàng chia sẻ Chấp nhận thất bại người khác Sẵn sàng lập sử dụng kiểm tra rộng rãi Sẵn sàng tin cậy cấp CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẢ LẮNG NGHE ... đổi tổ chức • Nguyên tắc an toàn tin cậy: Bộ máy quản trị phải bảo đảm độ an toàn tin cậy hoạt động, có khả chịu tác động bên môi trường bên giới hạn định 5.1.2 Cơ sở để thiết kế máy tổ chức. .. mật thiết đến số lượng tầng nấc trung gian doanh nghiệp Bộ máy tổ chức tầng nấc trung gian gọi tổ chức máy thấp Bộ máy nhiều tầng máy tổ chức cao CẤP QUẢN TRỊ Tầm kiểm soát = Tầm kiểm soát =... trí theo cấp quản trị nhằm thực chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 5.3.2 Các dạng cấu trúc tổ chức 5.3.2.1 Cấu trúc tổ chức theo chức NGƯỜI LÃNH ĐẠO Chức A Chức B C D Ưu điểm Nhược điểm 