Bí quyết sử dụng điện thoại nơi công sở
Trang 1Bí quyết sử dụng điện thoại nơi công sở
Điện thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu nơi công sở Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách và hiệu quả; đặc biệt là khi gọi điện cho khách hàng Sau đây VietnamLearning xin đưa cho bạn một vài gợi ý:
1 Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện trở
nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống
2 Giọng nói chân thành
Nếu sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc chắn bạn
không thể tạo được thiện cảm với người nghe Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết
3 Không ra lệnh
Thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin cho hỏi ông
A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”
4 Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với người nghe Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty, bạn cần
có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp
5 Kiềm chế cảm xúc
Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp
6 Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân Do đó hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được quan tâm
và cảm thấy hài lòng về công ty bạn
Để có thể có một tác phong chuyên nghiệp khi gọi điện đặc biệt là khi gọi điện cho khách hàng bạn cũng nên trang bị và luyện tập cho mình những kỹ năng cần thiết