Đổi mới làm sổ cấp bằng nâng cao công tác lưu trữ. Theo cách làm trên, vừa qua đã tiết kiệm được thời gian rất đáng kể trong quản lý in sổ cấp bằng tốt nghiệp tại Phòng Đào tạo và cũng phần nào kịp thời khắc phục được tình trạng nhân sự phòng thiếu hụt. Ngoài tiết kiệm về mặt thời gian, cách làm này còn đáp ứng về mặc thẩm mỹ và phục vụ người học dễ theo dõi trong quá trình quản lý sổ cấp bằng góp phần tích cực vào công tác lưu trữ tại trường được hiệu quả.
BÁO CÁO ĐỀ TÀI, SÁNG KIẾN CẢI TIẾN, GIẢI PHÁP QUẢN LÝ I Sơ lược lý lịch: - Họ tên: - Ngày, tháng, năm sinh: - Đơn vị công tác: - Chức vụ nay: - Trình độ chuyên môn: II Sơ lược về nhiệm vụ của Phòng Đào tạo: Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Phòng Đào tạo có nhiều tâm huyết với nghề ưu để thực tốt nhiệm vụ trị Trường Biên chế Phòng Đào tạo năm đồng chí Tuy nhiên, hai đồng chí cử học dài hạn, Trường lại chưa đủ nhân kịp thời bổ sung biên chế cho phòng nên phần ảnh hưởng đến tác nghiệp chuyên môn Bộ phận giảng viên làm công tác kiêm nhiệm nên đôi lúc gặp khó khăn quản lý, điều hành… Nhiệm vụ Phòng Đào tạo bao gồm: - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức năm của Trường và xây dựng lịch giảng dạy của các lớp theo tiến độ đã được Ban Giám hiệu phê duyệt - Tham mưu Hiệu trưởng quyết định danh sách học viên đầu vào, đầu của từng lớp - Tham gia quản lý quá trình học tập và rèn luyện của học viên, tổ chức thi, kiểm tra theo quy định của chương trình - Tổ chức khai giảng, bế giảng và tổng kết khoá học * Tên giải pháp: Đổi mới làm sổ cấp các lớp Trung cấp lý luận trị - hành chính; lớp chuyên viên III Mục đích, yêu cầu sáng kiến, giải pháp cải tiến: Nhằm tiết kiệm thời gian, phát huy tính kết thừa hiệu việc nhập liệu quá trình làm sổ cấp quản lý học viên các lớp Trung cấp lý luận trị - hành chính; lớp chuyên viên Sau thời gian áp dụng biện pháp nhận thấy có tác động công việc sau: - Sự chuẩn bị nhập liệu thông tin cá nhân người học (tính liên quan, kết thừa hiệu việc nhập liệu từ in ấn bằng, in phiếu điểm…) - Quá trình kiểm tra, rà soát lại kết nhập thông tin hiệu - Tính liên quan, kết thừa hiệu việc nhập liệu IV Hiệu quả: Trước chuẩn bị bế giảng các lớp Trung cấp lý luận trị - hành hay các lớp chuyên viên, cách làm truyền thống thường lấy quyển sổ cảnh Phòng Tổ chức - Hành - Quản trị cấp, nhận về bộ phận làm sổ cấp phải cắt theo mẫu, rồi kẻ khung, ghi chép… làm mất thời gian và công sức người phụ trách công việc, viết sai chỉnh sửa khó khăn, người viết phải chọn người có nét chữ đẹp 1 Sự chuẩn bị nhập liệu thông tin cá nhân người học: Đây phần quan trọng giúp cho việc in sổ cấp nhanh chóng, xác, kịp thời đợt bế giảng phải tiến hành lúc nhiều lớp Phần này, lúc nhập liệu không thiết phải đợi đến lúc bế giảng nhập mà từ lúc người học bắt đầu học tiến hành nhập liệu trước (tính liên quan, kết thừa hiệu việc nhập liệu từ in ấn bằng, in phiếu điểm…) Đây công việc mà người phòng quán xuyến hợp tác thực Theo phương châm tập thể phòng đề ra: “một việc nhiều người làm nhiều người làm việc”, người chịu trách nhiệm làm tốt mà người khác phòng phối hợp thực tốt Quá trình kiểm tra, rà soát lại kết nhập thông tin: Công việc giúp cho người đảm nhận công việc có thời gian để kiểm tra, đối chiếu lại tất liệu nhập để tiến hành chỉnh sửa có sai sót trình nhập liệu thông tin học viên trước tiến hành cho sản phẩm Đây điểm bật khác biệt so với cách làm truyền thống; sổ cấp in sai mà người làm không kịp thời nhận biết để tiến hành hiệu chỉnh khiến cho thông tin người học lưu trữ bị sai lệch so với hồ sơ gốc, chỉnh sửa trực tiếp lên sổ cấp lại bị tẩy xóa gây thẩm mỹ Tính liên quan, kết thừa hiệu việc nhập liệu: Sau in sổ cấp người làm lấy sở liệu nhập để tiếp tục in phần lại thủ tục bế giảng lớp học như: in phiếu điểm, in tốt nghiệp, in giấy khen… mà không cần nhập lại thông tin học viên V Mức độ ảnh hưởng: Đề xuất tập thể phòng đánh giá cao thực hiệu VI Kết luận: Theo cách làm trên, vừa qua tiết kiệm được thời gian đáng kể quản lý in sổ cấp tốt nghiệp Phòng Đào tạo phần kịp thời khắc phục tình trạng nhân phòng thiếu hụt Ngoài tiết kiệm về mặt thời gian, cách làm này còn đáp ứng về mặc thẩm mỹ và phục vụ người học dễ theo dõi quá trình quản lý sổ cấp góp phần tích cực vào công tác lưu trữ trường hiệu Xác nhận lãnh đạo đơn vị Trưởng phòng Người viết sáng kiến ... cách làm truyền thống; sổ cấp in sai mà người làm không kịp thời nhận biết để tiến hành hiệu chỉnh khiến cho thông tin người học lưu trữ bị sai lệch so với hồ sơ gốc, chỉnh sửa trực tiếp lên sổ cấp. .. ấn bằng, in phiếu điểm…) Đây công việc mà người phòng quán xuyến hợp tác thực Theo phương châm tập thể phòng đề ra: “một việc nhiều người làm nhiều người làm việc”, người chịu trách nhiệm làm. .. học dễ theo dõi quá trình quản lý sổ cấp góp phần tích cực vào công tác lưu trữ trường hiệu Xác nhận lãnh đạo đơn vị Trưởng phòng Người viết sáng kiến