quản lý thời gian hiệu quả

đây là phương pháp tiên tiến quản lý TIME của bạn hiệu quả TRONG VIỆC THỰC HIỆN VÀ BẢO ĐẢM BÌNH ĐẲNG GIỚI Điều 25. Trách nhiệm của Chính phủ Điều 26. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về bình đẳng giới

Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian nhưng có hai phương pháp chủ yếu sau đây là pomodoro và ma trân Eisenhower đây cũng là cha đẻ của nhiều phương pháp quản lý thời gian mà sau này người ta sáng tạo ra song cũng dựa trên những nguyên tắc cơ bản của hai phương pháp nay:

Vậy pomodoro là gì nhỉ?

Tiếng anh đầy đủ của phương pháp này là pomodoro Technique Đây là một phương pháp quản lý thời gian giúp nâng cao tối đa sự tập trung của một cá nhân trong một đơn vị công việc nào đó (Làm việc, học tập, ) Phương pháp này được giới thiệu bởi Francesco Cirillo - C.E.O của một công ty phần mêm người Italia - 1980.

Nghĩa của pomodoro trong tiếng Italia nghĩa là Quả Cà Chua - Lý do đặt tên này là do Francesco Cirillo đã dùng một chiếc đồng hồ đếm ngược hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo phương pháp này.

Đồng hồ đếm ngược hình quả cà chua.

Phần lớn mọi người đều làm việc kém hiệu quả vì sự mất tập trung Theo các nghiên cứu, khi chúng ta đang tập trung làm một việc gì đó mà có một việc khác xen vào (VD như tiếng cãi vã) thì cần ít nhất 15 phút để có thể lấy lại được sự tập trung vào công việc chính.

Sự tập trung sẽ bị ảnh hưởng bởi những công việc không liên quan, bởi sự

mệt mỏi vì làm việc dài nhiều giờ, bởi kỷ luật bản thân và các lý do khác ngoài công việc.

Vào năm 1980, khi vẫn là sinh viên, Francesco Cirillo nhận ra sự tập trung thường giảm mạnh sau một khoảng thời gian và ông rất khó để tập trung vào các bài học Sau đó, ông đưa ra phương pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc, thường là 25 phút/phiên và gọi phương pháp này là Pomodoro Các phiên làm việc ngắn này được gọi là các Pomodori (số nhiều của Pomodoro)

5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro

Quyết định công việc sẽ làm:

+ Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (truyền thống là

25 phút cho 1 Pomodor)

+Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo

hết Pomodoro

+Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro

+Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro:

+Trong 1 Pomodoro, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodori sẽ được tính lại từ đầu Không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro

+Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian.

+Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

Có cần nhất thiết phải là 25 phút cho một Pomodori?

Theo nghiên cứu thì khoảng thời gian này có thể thay đổi từ 25-30 phút.

Có thể hơn 30 phút như những người thầy của tôi áp dụng 33,5 phút.

Do đó bạn có thể tự tìm ra khoảng thời gian phù hợp với riêng mình và cùng

áp dụng phương pháp Pomodoro vào cuộc sống của mình nhé.

Phương pháp Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Việc quan trọng và việc khẩn cấp

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent) Việc

quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng Để làm

được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

• Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

• Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn

với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như

gửi email, gọi điện, tin nhắn mới

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

• 4 quy tắc để làm ít mà vẫn thu được nhiều, thậm chí còn nhiều hơn

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau(Xem hình vẽ).

1. Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm

vụ sẽ được giao phó cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng,

vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm,

cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng

2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ

niệm của công ty

3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất

cả chúng vì chúng quan trọng Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và

cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác

để tránh lãng phí thời gian.

4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

• Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.

• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước Lưu ý là

Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.

• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.

• Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

Trên đây là hai phương pháp quản lý thời gian vậy sinh viên chúng ta cần làm gì đẻ quản lý thời gian hiệu quả đáp ứng nhu cầu đào tạo chuẩ đầu ra sinh viên theo chương trình CDIO

- thứ nhất mỗi sinh viên chúng ta cần viết ra những công việc cụ thể hoạt đọng theo ngày ( tuần , tháng) Việc này đối với chúng ta hoàn toàn không hề khó khăn chút nào, bạn chỉ cần cầm trên tay một tờ giấy một cây bút viết ra

cụ thể gián lên nơi nào dễ nhìn thấy nhất hoặc chúng ta cho vào một quyển

sổ và luôn đem theo nó bên mình, mục đích chúng ta kiểm soát nhạt ký công việc thời điểm tốt nhất để lập danh sách đó chính là sau mỗi giờ học vào ban đêm, bởi vì

Khi ngủ tiềm thức của bạn sẽ sử lý danh sách này Đến khi bạn thức dậy vào buổi sang, bạn sẽ có những ý tưởng thực hiện chúng và sự thấu hiệu để đạt được hiệu quả cao nhất công việc của mìn Theo các chuyên gia về quản lý thời gian thì cần khoang 12 phút mỗi ngày để lập danh sách ra các nhiệm vu cần làm trong ngày hôm đó, tuy nhiên việc mất 12 phút này sẽ tiết kiệm cho bạn gấp 10 lần với thời gian đó với năng suất được tăng lên Đó chính là phần thưởng tuyệt vời cho công việc đơn giản đó,

- bước thứ hai:hãy thiết lập những công việc công việc có tính chất với mức

đọ khác nhau ( theo ma trận Eisenhower) đó là những việc

1: Quan trọng,khẩn cấp

2: Quan trọng, không khẩn cấp

3: Không quan trọng, khẩn cấp

4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó

Để tôi làm rõ những loại tính chất này cho một sinh viên nhé:

1 quan trong khẩn cấp: làm ngay, và làm nhanh nhất có thể Khi phần việc này đã xong, bạn hãy dành thời gian suy nghĩ về những tình huống tương tự trong tương lai.

Ví dụ: hạn chót nạp bài cho cô giáo, hoặc ngày kia là sẽ thi mà chưa học được gì

2 quan trọng không khẩn cấp:lên kế hoạch Hãy dành thời gian đào sâu suy nghĩ và lên kế hoạch chi tiết cho việc này, bạn sẽ tránh được mối họa “khẩn cấp” khi việc ấy đến gần Hãy dành thời gian sửa những lỗi kỹ thuật có thể xảy ra trước khi bắt tay vào làm, bạn sẽ tránh được những rắc rối có thể xảy

ra và thời gian xử lý những lỗi ấy sau khi đã làm.

Ví dụ: kế hoạch làm việc nhóm dự trù cho những câu hỏi có thể xảy ra hoặc có thể, chuẩn bị bài slide cho buổi thuyets trinh khôn gcos trục trặc vè mặt kỹ thuật

3 không quan trong khẩn cấp: Hãy nhờ ai đó giao cho ai đó làm việc này để tránh mất thời gian của bản thân Nếu bạn phải làm, hãy làm việc ấy nhanh nhất có thể với mức độ ưu tiên thấp hơn

Ví dụ: các cuộc điện thoại không quan trọng bất ngờ tới, trả lời tin

nhắn,email…

4 Không khẩn cấp và không quan trọng: Gác lại Đừng phí thời gian vào những việc được xếp vào phần tư này, hãy mạnh dạn dẹp nó sang một bên Thay vào đó, hãy dành thời gian cho những việc ở mục “quan trọng và không khẩn cấp” nhé.

Ví dụ: lướt web, chơi game

Bạn hãy nhớ rằng 20% những việc quan trọng làm ra 80% thành quả Do đó chúng ta cần tập trung nhiều vào những việc quan trong và khẩn cấp để chúng ta học tập và giải trí có hiệu quả

- thứ hai chúng ta cần tập trung tối đa toàn tâm toàn ý cho công việc mà chúng ta đã lên lịch Sự tập trung lớn vào việc học tập chúng ta đạt được kết quả cực kỳ cao Có nghĩa là bạn bắt đầu với thái độ tích cự nhất năng lượng cao nhất mà không bị sao nhãng vì chuyện gì đó bạn pahir gạt bỏ đi những thứ thứ yếu tập trung năng lượng hoàn thành công việc sớm nhất có thể Vậy

từ ngay ngày hôm nay chúng ta phải quyeeta tâm tạo thói quen làm việc thời gian tót nhất để tập trung là vào mỗi sáng sớm hoặc buổi tối tại nơi yên tĩnh, một yếu tố nưa tránh xa sự sao nhãng là tắt hết các thiết bị làm ảnh hương tới chúng ta một cách kỷ luật theo như quy tắc quản lý thời gian

-thứ ba chúng ta pahir vượt qua được sự trì hoãn của bản thân Sinh viên nagyf nay nếu trì hoãn là bạn đang dánh mất đi hàng ta cơ hội đến với bản thân! Và trì hoãn cũng là kẻ đánh cắp thời gian khả năng vượt qau sự trì hoãn của bạn sẽ quyêt định tới mức độ thành công của bạn trong kết quả học tập cũng như các hoạt đong tập thể trong cộng đòng sinh viên Nagy từ hôm nay hãy hình thành cho abnr thân tránh ra khỏi thói trì hoãn của bản thân bạn sẽ tránh được mất thời gia vô bổ thay vào đó là chăm chỉ chủ đông

hương tới nhưng hoạt đong ngoại khóa làm thay vững vàng vốn kiến thức

chuyên ngành để cạnh tranh với sinh viên khác Bạn nên nghĩ rằng chúng ta cần phaỉ thấy được hậu quả đói với một việc mà chúng ta muốn làm khi đó nếu cảm thấy có ích cho bản thân.

Thứ tư kiểm soát sự gián đoạn: sự gián đoạn là một trong những yếu mất nhất trong bất cứ lĩnh vực anof nhất là đói với sinh viên Những dạng gián đoạn có thể xuất hiện từ những thông báo trên face book email thực tế đây chính là loại tiêu tốn nhiều thời gian của sinh viên như chúng ta nhất, bạn phải thaots ra khỏi sự sao nhãng này một cách thật quyết đoán đừng đọc báo lướt web lên face đọc những thông tin đâu đâu chả giúp ích cho mình được thứ gì đối với kỹ năng nghề nghiệp sau này cũng như là các kỹ năng sống, hãy hạn chế tối đã những vấn đề này ví dụ khi chúng ta nói chuyện điện thoại thì chúng ta nên đi tahwngr vào vấn đề chính chứ đừng vòng vo mãi, những chuyện gì đang nằm trong tầm kiểm soát của bạn mà bạn nghĩ chúng có thể gây phiền phức cho bạn thì chúng ta cần sắp sếp kỹ càng làm mọi việc chu tất cho đến khi bạn thấy hoàn toàn yên tâm về nó

Thứ năm: vấn đề kiểm soát điện thoại máy tính hay thiết bị điện tử có kết nối những trò chơi hoặc là mạng internet cách tốt nhất để bạn kiểm soát tất cả các cuộc gọi của bạn và nên sàng loc chusngnhuwngx cuộc điện thoại nếu bạn cảm thấy không giải quyết được vấn đề gì mà còn đem đến cho bạn nhiều rắc rối tốn nhiêu thời gian thì bạn nên loại chúng ra ngay và tìm thời gian thích hợp cho nó Chiếc smart phone của bạn chính là nguồn học liệu hay ho nhưng thực sự thì sinh viên ngày quá lệ thuộc vào nó nếu không muốn nói là nghiện mấy trò chơi vô bổ, những câu chuyện chả đâu vào đâu hoàn toàn không liên quan tới chúng ta Khi đang là giờ học trên lớp hay về nhà trong quá trình tự học chúng ta phải thực sự nghiêm khắc với bản thân hãy bật chế độ im lặng hoặc chế độ hộp thư thoại…Có thể bạn cũng nên bỏ những thói quen tò mò vô ích đọc báo anh A chị B… hãy nên đoc những thông tin có chon lọc thông qua chiệc điên thoại hay máy tính của mình nếu bạn không muốn trở thành nô lệ của chúng

Thứ sáu: đẻ sinh viên tiết kiệm thời gian cũng như tăng lên vè lượng kiến thức của mình chúng ta phải “ đọc nhanh nhớ nhiều” chúng ta ddang được sống trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ bao nhiêu là thông tin trên trời giới đất nhưng chúng ta cần phải biết chọn lựa thông tin kỹ càng Bạn pahir biết vượt qua sự cảm dỗ của những bài báo lá cải dật gân…một trong những kỹ năng cần đạt được trong thời sinh viên là kỹ năng đọc nhanh bạn

có thể lên youtobe tra có thể tham gia một khóa học tầm hai ngày bạn có thể đọc được tầm từ 500 đến 1000 từ chỉ trong một phút với múc đọ hiểu cao Nhưng đọc nhanh thôi chư đủ nó chỉ mới là hình thưc nội dung của nó mới là quan trọng theo mình nghĩ nếu bạn có thông tin hay tài liệu cách tốt nhất là bạn nên in chúng ra và quy chúng về một tập có liên quan để giải quyết chúng

tránh các yếu tố ngoại cảnh tác động đến bạn khi bạn đọc báo bạn cần xem tiêu đề hay mục lục khi xem xong bạn cần pahir đảm bảo rằng những thông tin này là hoàn toàn phù hợp với mình, bạn hãy học cách nói không với

những thông tin hoàn toàn vô bổ.

Cuối cùng: hãy sắp xếp nơi sinh hoạt cũng như góc làm việc của mình thật ngăn nắp, việc đó làm bạn tiết kiệm thời gian cũng kha khá đấy.khi bạn sắp xếp sắp xếp tài liệu ngay ngắn có quy củ trên bàn bạn sẽ ghi nhớ chúng khi dùng bạn chỉ cần lôi chúng ra và đọc, học và việc sắp xếp chúng tạo cho abnj cảm giác học thực sự vì khi nhìn vào cái bàn học của bạn bùa bộn sẽ là cho bạn có cảm giác hỗn độn và vô tổ chức điều đó sẽ làm bạn sao nhãng do trong quá trinh học tập chúng ta không ngừng quan sát thứ này sang thứ khác và điều đó almf chúng ta sao nhãng