Hướng dẫn trình bày văn bản

Mục đích: Chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong Tổng công ty theo Thông tư Liên tịch số 552005TTLTBNVVPCP; Nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác soạn thảo văn bản; Nâng cao giá trị thương hiệu NBC. Các bộ phận có thể xem hướng dẫn ngắn gọn ở trang 9 đến 22 của tài liệu, hoặc download file mẫu trên trang web: www.nhabe.com.vn

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY VĂN BẢN Mục đích: - Chấn chỉnh công tác trình bày văn Tổng công ty theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; - Nâng cao tính chuyên nghiệp công tác soạn thảo văn bản; - Nâng cao giá trị thương hiệu NBC Các phận xem hướng dẫn ngắn gọn trang đến 22 tài liệu, download file mẫu trang web: www.nhabe.com.vn Nội dung chính: I Kiểu trình bày định lề văn bản: Khổ giấy cách trình bày: thông thường văn hành trình bày khổ giấy A4 (bản in theo chiều dài, trừ số bảng biểu cần trình bày theo chiều rộng trang giấy) Định lề văn (khổ A4): Thông thường văn hành định lề sau:  2,5cm; Vd: 2,5cm = 0,98” Lề dưới:  2,5cm; 2,5cm = 0,98”  3,5cm; 3,5cm = 1,38” Lề trên: Lề trái: Lề phải: 1,5  2cm 2cm = 0,79” II Kỷ thuật trình bày yếu tố thể thức văn Thể thức văn nói chung có yếu tố sau: Tiêu đề văn bản: + Quốc hiệu: chữ in hoa, đậm, đứng, cỡ chữ 12  13 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM + Tiêu ngữ: chữ in thường, đậm, đứng, cỡ chữ 13  14; cặp có nét gạch nối, chữ đầu cặp viết hoa; có đường kẻ ngang bên (không sử dụng underline, xem mẫu) chữ “Đ” “độc” đến chữ “C” “phúc” Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tên quan ban hành (trên cùng, bên trái, ngang tiêu đề văn bản): + Đối với tên đơn vị chủ quản (cấp trực tiếp): chữ in hoa, đứng, không đậm, cỡ chữ 12  13 Ví dụ: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM + Đối với tên đơn vị ban hành văn bản: chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 12  13: TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ-CTCP Dưới đơn vị ban hành văn có đường kẻ (không sử dụng underline, xem mẫu) cân đối, có độ dài từ 1/3  1/2 độ dài dòng chữ TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ-CTCP + Ghi chú: không sử dụng cấp nội dung này, ví dụ: Sai (1) Đúng (2) TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ-CTCP TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ-CTCP PHÒNG KHTT - XNK PHÒNG KHTT-XNK Phải phân biệt “cấp” “dòng”: (1) cấp, dòng; (2) cấp, dòng Tuy nhiên có số trường hợp nhiều dòng cấp (tên dài cần ngắt đoạn), ví dụ: Đúng Đúng LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ-CTCP VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM TRUNG TÂM TIẾP THỊ VÀ CUNG ỨNG TRUNG TÂM DỊCH VỤ CHUYỂN GIAO HÀNG THỜI TRANG NHÀ BÈ CÔNG NGHỆ TIN HỌC Số / ký hiệu: + Số: số thứ tự kể từ văn ban hành từ ngày 01/01 đến 31/12 “Số” trình bày chữ in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 13; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:) + Ký hiệu: ký tự viết tắt tên loại văn quan ban hành Ký hiệu trình bày chữ in hoa, đứng, không đậm, cỡ chữ 13 Giữa Số Ký hiệu ngăn cách với dấu gạch chéo (/); sau ký hiệu có thêm số ký tự (để rõ phòng ban chi tiết hơn) phải sử dụng dấu gạch nối (-) không cách chữ (không nhấn nút “space”) Trong công ty nên thống loại ký hiệu, ví dụ: * Với văn hành (ví dụ Quyết định): tên văn bản-tên công ty: Số: 20/QĐ-NBC; Số: 30/BC-NBC… * Với công văn hành chính: tên quan-bộ phận ban hành văn bản, ví dụ: Số: 60/NBC-HC (công văn NBC phòng Hành soạn thảo) Số: 62/SCN-VP (công văn Sở CN VP Sở soạn thảo) * Với văn Quy phạm pháp luật (sau ký hiệu có năm ban hành) Số: 21/2009/QĐ–UBND (Quyết định số 21 UBND… năm 2009) Số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP (Thông tư liên tịch số 55 VPCP) Địa danh ngày-tháng-năm ban hành văn (đặt tiêu đề văn bản): Được trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13  14; sau địa danh có dấu phẩy Quy tắc ghi: + Với doanh nghiệp: ghi theo dịa danh tỉnh, thành Vd: TP HCM… + Với quan hành chính: ghi theo quận, huyện Vd: quận 10… Lưu ý: Không ghi: Thủ đô Hà Nội, ngày… mà ghi: Hà Nội, ngày… Không ghi: HCM, ngày… mà ghi: Tp HCM, ngày… + Với văn doanh nghiệp: ngày ban hành ngày văn có hiệu lực Tên loại trích yếu nội dung văn bản: đặt cân đối dòng - Tên loại văn bản: trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14  15 Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, THÔNG BÁO… - Trích yếu nội dung: câu ghi tóm tắt nội dung văn Có trường hợp: * Đối với văn có tên (đọc tên) Quyết Định, Thông Báo, Báo Cáo, Thư Mời, Giấy đường… trình bày bằng: + Chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14; + Trích yếu nằm tên gọi văn bản; + Bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền (không sử dụng underline, xem mẫu) dài 1/3  1/2 độ dài dòng, cân đối giữa; + Ghi đầy đủ chữ “Về việc” (không ghi tắt V/v) sau chữ dấu hai chấm (:) QUYẾT ĐỊNH Ví dụ: Về việc bổ nhiệm công chức * Đối với công văn hành chính, trình bày bằng: + Chữ in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 12; + Trích yếu đặt số ký hiệu văn bản; + Không có đường kẻ ngang bên trích yếu; + Được ghi tắt chữ V/v (Về việc); sau chữ dấu hai chấm (:), ví dụ: Số : /NBC(1) V/v (2) …… Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2010 - Phần Kính gửi: Chữ “Kính gởi”: in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 Sau chữ “kính gởi” có dấu hai chấm (:); nội dung liền sau dấu chấm trình bày chữ in thường, đứng, không đậm, cỡ chữ 12 Nếu công văn gửi địa chỉ, ví dụ: Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A  kết thúc câu dấu chấm hết (.) Nếu công văn gởi hai đơn vị trở lên, ví dụ: Kính gửi: (để trống) xuống hàng gạch đầu hàng - Cục Xúc tiến Thương mại - Bộ Công Thương;  dấu chấm phẩy - Tập đoàn Dệt May Việt Nam (Vinatex)  sử dụng dấu chấm hết Nội dung văn bản: - Nội dung văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13  14; sau xuống dòng, chữ đầu dòng nhấn “tab” để lùi vào khoảng 1,27cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng thường chọn “single line spacing” - Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối kết thúc dấu phẩy (,) - Nội dung văn hành viết hai kiểu văn: văn điều khoản văn xuôi pháp luật + Văn điều khoản (Quy chế, Quy định…): Chương I  trình bày chữ thường, đậm, đứng, cỡ chữ 14; số La Mã QUY ĐỊNH CHUNG  trình bày chữ in hoa, đậm, đứng, cỡ chữ 14 Lưu ý: Chương (I, II, III…) phải có Điều (Điều 1, Điều 2,…); Điều có Khoản (1, 2, 3…); Khoản có Điểm (a, b, c…), ví dụ: Chương I Chương : Tên chương : QUY ĐỊNH CHUNG Điều : Điều …… (Chữ “Điều” in thường, đứng, đậm) Khoản : …………… (Sau “Khoản” dấu chấm) Điểm : a) …………… + Văn xuôi pháp luật: nội dung chia thành mục; mục ký hiệu số Ả Rập sau mục dấu chấm Ví dụ: THÔNG BÁO Về việc…………… Tổng Giám Đốc Tổng yêu cầu đơn vị……thực nhiệm vụ sau: ……………… a)……………… Chữ ký đóng dấu (chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền): - Chữ ký (luôn ký mực xanh): + Thành phần chữ ký: Thẩm quyền in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13 Chức vụ Chữ ký Họ tên in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 Lưu ý: luật quy định không đưa học hàm, học vị vào trước tên người ký, riêng đơn vị nghiên cứu, trường học, bệnh viện… số trường hợp đưa vào Ngoài ra, với dấu khắc sẵn tên phải kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ, không in nghiêng (trong trường hợp in nghiêng nên sử dụng nội công ty) + Các hình thức ký: Chứng thực, TM (thay mặt), TL (thừa lệnh), Trực tiếp, Ký thay (KT), Quyền (Q), ký Thừa ủy quyền (TUQ)… Ví dụ: KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Lê Mạc Thuấn Công việc quan TM Trực tiếp KT Q TUQ Công việc quan trọng TL TL Công việc không quan trọng Ký CV, y, xác nhận: + Ký vào CV giao dịch HC thông thường gởi quan nganh cấp + Ký văn + Ký xác nhận địa vị viên chức + Ký tắt (hoặc ký nháy): ký tham mưu cho thủ trưởng (kiểm tra văn trước trình thủ trưởng ký) Thông thường có chũ ký nháy, nhiều có cao chữ ký nháy vào văn bản: 1) Để kiểm tra hình thức (phòng hành chính) 2) Để kiểm tra nội dung (phòng ban nghiệp vụ) Có vị trí ký nháy: (1) góc phải “Thẩm quyền”; (2) chữ cuối nội dung văn (Mục 6), biểu thị cho chấm hết nội dung; (3) ký cuối Mục (sau dòng cuối “Lưu VTLT”)  xem dấu * sơ đồ yếu tố bên - Đóng dấu: ngắn; rõ ràng; tương đương với thể thức đề ký; trùm 1/3 bên trái chữ ký Nơi nhận văn Chữ “Nơi nhận” thường trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12; phía sau có dấu hai chấm (:) thường xuống hàng so với phần “Thẩm quyền” (trong trường hợp văn cá biệt, có nhiều nơi nhận cần canh chỉnh lại cao thấp hơn, điều chỉnh số nội dung cho đẹp hình thức) Ví dụ: Nơi nhận:  in thường, nghiêng, đậm, size 12 - Cục Xúc tiến Thương mại – Bộ CT; - Vinatex; - Lưu: VT in thường, đứng, size 11  Ghi chú: + Sau gạch đầu hàng phần “Nơi nhận” phải có dấu chấm phẩy (;), gạch đầu hàng cuối có dấu chấm hết (.) cuối câu (thường từ “Lưu: VT.” cuối cùng) + Văn làm dành cho đối tượng thi hành, gởi cho đối tượng để thực hay để tham khảo… không ghi: Nơi nhận: - Gởi: CT HĐQT – để báo cáo; - Gởi: Ban Đầu Tư – để tham khảo; - Lưu: VT Không nên ghi + Nếu văn có nhiều điều, nhiều đối tượng… nên ghi theo kiểu: Nơi nhận: Nơi nhận: - Như Điều (hoặc Như trên); - Lưu: VT - Các Phòng, Ban; - Lưu: VT Sơ đồ yếu tố cấu thành văn bản: (2) (1) (3) (4) (5) (6) / * Nơi nhận: (8) - Như - Lưu: VT, TC * THẨM QUYỀN * (7) Họ tên Ngoài yếu tố có số nội dung phụ (nếu cần có, tùy loại hình văn bản), ví dụ như: dấu mức độ khẩn, mật; thành phần thể thức khác dẫn phạm vi lưu hành, dẫn dự thảo, địa quan ban hành, phụ lục… Lưu ý: - Với loại văn công văn hành chính, yếu tố trên, doanh nghiệp thêm vào địa chỉ, số điện thoại, email, website… (trang 38, TTLT số 55/2005/TTLTNBV-VPCP); riêng “Quyết định” không nên thêm thông tin vào - Khi soạn văn bản, không nên sử dụng nút space trước dấu câu, ví dụ: Số trang văn ( có ) :  sai; Số trang văn (nếu có):  Vì , kính đề nghị giải  sai; Vì vậy, kính đề nghị giải  - Số trang văn (nếu có): đánh số chữ Ả-Rập, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13  14 * Mọi thắc mắc hay góp ý vui lòng gởi về: anhthu@nhabe.com.vn; hiepnv@nhabe.com.vn Sơ đồ tổng quát 20-25 mm 15-20 mm 30-35 mm D ấ u (ký) Logo NBC, địa chỉ, số đt, fax, web (trừ Quyết định) 20-25 mm ... ngày… mà ghi: Tp HCM, ngày… + Với văn doanh nghiệp: ngày ban hành ngày văn có hiệu lực Tên loại trích yếu nội dung văn bản: đặt cân đối dòng - Tên loại văn bản: trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ... dụ: * Với văn hành (ví dụ Quyết định): tên văn bản- tên công ty: Số: 20/QĐ-NBC; Số: 30/BC-NBC… * Với công văn hành chính: tên quan-bộ phận ban hành văn bản, ví dụ: Số: 60/NBC-HC (công văn NBC phòng... dấu chấm hết Nội dung văn bản: - Nội dung văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13  14; sau xuống dòng, chữ đầu dòng nhấn “tab” để lùi vào khoảng 1,27cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng