Bài giảng THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC  Các phận hình thành cấu trúc  Các mối quan hệ báo cáo thức, bao gồm: số cấp hệ thống, phạm vi quản lý điều hành nhà quản trị (phạm vi, tầm hạn quản trị)  Cách nhóm gộp cá nhân thành phòng ban chế phối hợp chúng  Cách thiết kế hệ thống đảm bảo thông tin liên lạc, phối hợp thống tổ chức HỆ THỐNG THÔNG TIN  Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến)     Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc Quy định quy trình, thủ tục phục vụ cho thực công việc Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp Thiết lập kênh thông tin dọc  Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp)  Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dạng văn phòng ban  Trao đổi trực tiếp qua lại để giải vấn đề liên quan  Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân định việc liên lạc phòng ban với phận sản xuất  Thiết lập nhóm “đặc nhiệm” bao gồm chuyên gia đến từ nhiều phòng ban khác  Bổ nhiệm người tổng điều hành  Hình thành đội (nhóm: work group) đa chức Các cấp bậc hệ thống “dọc” Cao Hệ thống thông tin dọc Yêu cầu cấp độ điều hành hợp tác Phân bổ thêm nhiệm vụ Các quy tắc theo cấp bậc Sự dẫn theo cấp bậc Thấp Thấp Cao Dung lượng thông tin hệ thống Các cấp bậc hệ thống “ngang” Cao Đội (nhóm) làm việc Người tổng phụ trách Yêu cầu cấp độ điều hành hợp tác Hình thành nhóm “đặc nhiệm” Cử người liên lạc Liên hệ trực tiếp Quy định văn Thấp Thấp Cao Dung lượng thông tin hệ thống QUY TRÌNH THIẾT KẾ TỔ CHỨC  Xác định công việc     Xác định theo tầm hạn Xác định theo chức Xác định theo nhiệm vụ Xác định theo khu vực địa lý  Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến)  Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền)  Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên)  Hình thành phòng ban chức (Quan hệ chức năng)     Theo chức Theo sản phẩm Theo địa lý Ma trận CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài Nhân Marketing Cấu trúc chức năng: Bối cảnh  Môi trường: Ổn định, biến động  Công nghệ: Theo thủ tục, phụ thuộc lẫn nhu thấp  Quy mô: Từ nhỏ đến vừa  Mục đích: Gia tăng hiệu nội nhờ phát huy vai trò chuyên môn hóa nhân viên quản lý Cấu trúc chức năng: Bên  Mục đích thực hiện: Nhấn mạnh mục tiêu chức  Kế hoạch ngân sách: Phản ánh chi phí nguồn lực sử dụng phòng ban  Quyền hành thức: Thuộc nhà quản trị chức Cấu trúc chức năng: Ưu điểm  Tính kinh tế quy mô phòng ban chức  Cho phép phát triển kỹ chuyên môn sâu  Cho phép tổ chức đạt mục tiêu chức  Hiệu tổ chức có quy mô nhỏ vừa  Hiệu doanh nghiệp sản xuất 01 sản phẩm Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm  Gây lãng phí quy mô tổ chức tăng  Dẫn đến hợp tác lỏng lẻo khu vực  Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên môn hóa kỹ thuật  Sự thích hợp tiêu chuẩn hóa khu vực, đối tượng khách hàng khó khăn CẤU TRÚC HỖN HỢP (1) Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài Nhân Marketing Sản xuất thép Đóng tàu biển Đại lý tàu biển Du lịch lữ hành CẤU TRÚC HỖN HỢP (2) Tổng giám đốc Kỹ thuật Tài Nhân Marketing Khu vực miền Nam Khu vực miền Bắc Khu vực miền Đông Khu vực miền Tây Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh  Môi trường: Không chắn từ trung bình đến cao; nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh chóng  Công nghệ: Theo thủ tục không; có mối quan hệ qua lại mặt chức  Quy mô: Lớn  Mục tiêu: Vừa đạt hiệu bên ngoài; vừa đạt hiệu bên chức Cấu trúc hỗn hợp: Nội  Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh dòng sản phẩm (hoặc thị trường) số chức quan trọng  Kế hoạch ngân sách: Lợi nhuận đơn vị kinh doanh; chi phí cho chức  Quyết định thức: Có phân quyền nhà quản trị trực tuyến nhà quản trị chức Cấu trúc hỗn hợp: Ưu đểm  Cho phép tổ chức thích nghi hợp tác (theo sản phẩm, theo khu vực)  Dẫn đến kết hợp tốt mục tiêu đơn vị thành viên với công ty mẹ  Đạt kết hợp doàng sản phẩm (các khu vực địa lý) Cấu trúc hỗn hợp: Nhược điểm  Tiềm ẩn nguy tăng mức chi phí cho quản lý chung  Dễ dẫn đến mâu thuẫn đơn vị bên công ty mẹ CẤU TRÚC MA TRẬN Trưởng phòng Thiết kế Phụ trách dự án A Trưởng phòng Giám sát Trưởng phòng Vật tư Mục tiêu dự án A Phụ trách dự án B Mục tiêu dự án B Phụ trách dự án C Mục tiêu dự án C Mục tiêu phòng chức Điều kiện áp dụng cấu trúc ma trận  Buộc phải phân bố nguồn lực chung khan cho nhiều hoạt động khác  Điều kiện hoạt động đòi hỏi phải cân lúc cho nhiều yếu tố đầu  Môi trường hoạt động tổ chức vừa phức tạp, vừa thay đổi nhanh chóng Cấu trúc ma trận: Ngữ cảnh  Môi trường: Có nhiều biến đổi  Công nghệ: Linh hoạt có quan hệ tác động qua lại với  Quy mô: Trung bình, có vài dòng sản phẩm  Mục tiêu: Sự chuyên môn hóa mặt kỹ thuật sáng tạo dòng sản phẩm kép Cấu trúc ma trận: Nội  Mục tiêu hoạt động: Chú trọng vào sản phẩm chức ngang  Kế hoạch ngân sách: Hệ thống kép, chức sản phẩm phối hợp hài hòa  Quyền hành thức: Đầu mối nhà quản trị chức nhà quản trị theo sản phẩm (dự án) Cấu trúc ma trận: Ưu điểm  Tạo phối hợp cần thiết để thỏa mãn đòi hỏi kép môi trường  Có phân phối linh hoạt nguồn lực người đơn vị dự án  Rất hiệu doanh nghiệp đòi hỏi có nhiều định thích ứng kịp thời điều kiện môi trường biến động  Tạo hội cho phát triển khả theo chức theo sản phẩm  Hiệu doanh nghiệp có quy mô trung bình có nhiều hoạt động diễn lúc (nhiều sản phẩm) Cấu trúc ma trận: Nhược điểm  Cấu trúc quyền hành kép làm cho nhân viên thường xuyên phải cân nhắc hay mắc phải sai lầm  Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ giao tiếp rộng rãi, đào tạo bao quát  Tiêu tốn nhiều thời gian cho họp định bất đồng  Chỉ hoạt động hiệu đơn vị hiểu rõ câu strucs chấp nhận quan hệ báo cáo “ngang quyền” thay cho hệ thống cấp bậc chiều dọc  Cần phải có áp lực kép từ bên để trì nguồn lực DẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢ  Việc định bị trì hoãn chất lượng  Phẩn ứng linh hoạt trước tác động thay đổi từ môi trường  Có nhiều mâu thuẫn, xung đột Thiết kế cấu trúc tổ chức The End