Cac buoc trien khai 5s

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI 5S Để triển khai thành công 5S, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể phù hợp với hoàn cảnh Đây phong trào mang tính ngắn hạn, muốn thấy hiệu cần phải trải qua trình gồm bước: Chuẩn bị, Thông báo thức Lãnh đạo, Toàn nhân viên thực tổng vệ sinh, Thực Seiri (Sàng lọc), Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày đánh giá định kỳ 5S 1.Chuẩn bị Bước chuẩn bị bước quan trọng trình triển khai hệ thống quản lý tổ chức, doanh nghiệp Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, phải đối mặt với nhiều nguy thất bại Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiếp cận phát triển hoạt động 5S Quá trình chuẩn bị gồm nội dung sau: - Ban lãnh đạo cần hiểu triết lý lợi ích thực hành 5S - Ban lãnh đạo cán chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S doanh nghiệp nước nước (nếu có thể) - Lãnh đạo cam kết thực 5S tổ chức - Thành lập ban đạo 5S - Chỉ định cán trách nhiệm hoạt động 5S - Tổ chức đào tạo cho người có trách nhiệm cán hướng dẫn thực - Lập kế hoạch thực 5S Có thể nói, bước chuẩn bị, thiết lập ban đạo 5S, việc tổ chức đào tạo xây dựng kế hoạch nội dung chủ đạo Một yếu tố quan trọng giúp trình triển khai 5S thành công cam kết lãnh đạo Việc cam kết đảm bảo nguồn lực toàn trình thực hiện, nhóm đạo 5S cần phải có tham gia lãnh đạo đại diện tất phòng ban có liên quan tổ chức Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết học hỏi kinh nghiệm từ tổ chức trước việc thực hành 5S giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S dễ dàng Bằng chuyến tham quan thực tế, cán ban đạo 5S nhận thấy lợi ích 5S cách thức mà doanh nghiệp vận dụng thành công Nội dung cuối bước chuẩn bị xây dựng kế hoạch chi tiết Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, cần ý số vấn đề sau: Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho hoạt động Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dìa từ 1-2 năm, doanh nghiệp khác nhau, thời gian trình khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện doanh nghiệp Các doanh nghiệp nhỏ vừa nước ta rút ngắn thời gian thực song phải đảm bảo dự án kết thúc, nhân viên có nhận thức rõ ràng triết lý 5S Như vậy, hoạt động 5S doanh nghiệp tiếp tục trì phát triển Nội dung công việc nên xây dựng chi tiết cho phòng ban, khu vực Nội dung công việc chi tiết việc thực kiểm soát tiến độ dễ dàng Chỉ định người trách nhiệm cho hoạt động 5S phận Nhũng người chịu trách nhiệm tuyên truyền, giám sát điều phối hoạt động phòng ban Do vậy, điều phối viên cần đào tạo sâu sắc Thông báo thức lãnh đạo Đây hoạt động nhằm thức phát động chương trình 5S tổ chức, doanh nghiệp Trong quản lý, lãnh đạo người có ảnh hưởng lớn đến ý thức nhân viên; thông báo thức lãnh đạo thể tâm thực chương trình 5S doanh nghiệp mình, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm CBCNV trình thực Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực tham gia trực tiếp vào hoạt động 5S với nhân viên, chương trình 5S trì phát triển bền vững doanh nghiệp Để CBCNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thông báo thức lãnh cần bao gồm nội dung sau: - Thông báo thức chương trình thực hành 5S - Trình bày mục tiêu chương trình 5S - Công bố thành lập ban đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm khu vực - Lập công cụ tuyên truyền, quảng bá biểu ngữ, áp phích, bảng tin… - Tổ chức đào tạo nội dung 5S cho người Trong trình thông báo thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu chương trình thực 5S quan trọng Nó giúp CBCNV dần định hướng phương pháp cách thức thực hoạt động 5S bước Sau đó, ban đạo 5S xem xét hệ thống lại tổ chức ban, từ xây dựng sơ đồ tổ chức thực 5S để thuận tiện việc kiểm soát, quản lý phòng ban.Ngoài ra, thiết lập quy định quan trọng trình thực 5S.Những quy định có vai trò hướng dẫn hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu hoạt động Để CBCNV dễ dàng hiểu ghi nhớ quy định, chúng nên thể hình ảnh hay sơ đồ trưng bày chỗ bất dễ nhìn Sau nhân viên nắm rõ mục tiêu phương hướng chương trình 5S, việc tổ chức đào tạo cho toàn nhân lực doanh nghiệp tiến hành.Thông qua chương trình đào tạo, doanh nghiệp lồng ghép phổ biến quy định, quy chuẩn cho hoạt động 5S phương thức hiệu áp phích, băng dôn, hiệu, Thực nội dung 5S Thực Seiri: Sàng lọc vật dụng không cần thiết tiền đề để thực chữ S Mục đích sàng lọc di dời vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh tái xuất chúng không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử dụng hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến suất Trong bước Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực nội dung sau: - Lập tiêu chuẩn loại bỏ vật dụng không cần thiết - Sàng lọc sơ để loại bỏ thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh - Xác định phân loại thứ không cần thiết loại bỏ chúng Đánh giá lại vật dụng không dùng giá trị Những vật dụng nên dán thẻ đỏ để dễ phân biệt theo dõi Thực công tác sàng lọc với phong trào tổng vệ sinh lần năm nhằm loại bỏ triệt để vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí công việc Đồng thời, việc tìm nguyên nhân dẫn đến xuất vật dụng dư thừa cần thiết giúp doanh nghiệp ngăn ngừa tái diễn Các yếu tố thường gây tình trạng tích lũy nhiều thứ không cần thiết bao gồm: - Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh - Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu - Tích trữ nguyên vật liệu lâu - Không kiểm soát số lượng đầy đủ - Không kiểm soát chất lượng đầy đủ - Vị trí lưu kho không thích hợp phương pháp lưu kho không hiệu Dựa vào nguyên nhân trên, doanh nghiệp đưa kế hoạch thích hợp nhằm ngăn ngừa tái xuất vật dụng không cần thiết môi trường làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc Thực Seiri, Seiton Seiso hàng ngày Thực Seiri hàng ngày: Sau thực sàng lọc ban đầu, doanh nghiệp cần tiếp tục hoạt động để tận dụng chỗ làm việc hiệu Đồng thời ban đạo 5S lãnh đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm phương pháp lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc Thực Seiton: Sau sàng lọc, hoạt động Seiton thực Seiton có nghĩa xếp, bố trí đồ vật cần thiết cách gọn gàng cho dễ lấy Các nguyên tắc Seiton bao gồm: - Tuân thủ phương pháp vào trước trước (FIFO) để lưu kho vật dụng - Mỗi đồ vật bố trí chỗ riêng - Tất vật dụng vị trí chúng cần thể cách ghi nhãn có hệ thống - Đặt đồ vật cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm - Sắp xếp vật dụng cho xử lý, vận chuyển dễ dàng Đối với công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, nên bố trí hợp lý, phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, vật dùng tới để xa thứ không cần dùng tới phải lưu giữ cất vào kho riêng có dấu hiệu nhận biết Tiến hành Seiso: Seiso có nghĩa dọn vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc, máy móc, thiết bị Thực vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sẽ, gọn gàng, tạo thoải mái an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo Ngoài ra, nhờ nơi làm việc sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao suất Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso đóng góp vai trò quan trọng việc bảo trì máy móc, thiết bị Khi thực Seiton, nhân viên hay người vận hành máy lau chùi kiểm tra vị trí máy móc, nhờ phát bất thường máy móc ngăn ngừa nguồn bẩn (một nguyên nhân dẫn đến cố máy móc) Từ đó, người vận hành hành động kịp thời nhằm phòng ngừa khắc phục bất thường Các công việc chủ yếu Seiso là: - Phân chia khu vực trách nhiệm Ban đạo phân công trách nhiệm làm khu vực dựa vào vị trí làm việc người, phận, thiết lập đồ khu vực bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện - Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh - Tiến hành thực vệ sinh Trước làm vệ sinh, cần xác định phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu hoạt động Khi thực vệ sinh, nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh Kiểm tra” - Tiến hành cải tiến vệ sinh Luôn ý cải tiến giúp giảm thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa nguồn bẩn - Đề quy định, hiệu việc giữ gìn vệ sinh.Một hiệu phổ biến doanh nghiệp ‘5 phút làm 5S ngày” giúp hoạt động 5S trì hàng ngày Thực Seiketsu Shitsuke Khi thực thường xuyên hoat động 3S mang lại hiệu lớn, thực Seiketsu Để trì nâng cao 5S, doanh nghiệp sử dụng số phương pháp hữu ích sau: Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá hoạt động 5S Khi thực hiện, ban lãnh đạo cần phải cam kết đánh giá thường xuyên hoạt động 5S Cũng giống hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm: - Chính sách, mục tiêu kế hoạch thực 5S - Sơ đồ tổ chức 5S - Các quy định 3S - Tư liệu đào tạo - Tài liệu quảng bá 5S - Bảng tin, tin 5S - Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S - Quy định đánh giá việc thực 5S Thứ hai, tổ chức thi đua phòng ban công ty Thứ ba, tạo phong trào thi đua doanh nghiệp 5S Thực Shitsuke: Tiến hành Shitsuke tạo thói quen, nâng cao ý thức tự giác công nhân viên việc thực 3S Khi thực 3S thường xuyên, làm 3S dần trở thành phần thiếu công việc hàng ngày nhân viên Mục tiêu cuối Shitsuke hay 5S đưa triết lý 5S vào văn hóa doanh nghiệp, từ nâng cao hình ảnh công ty nhà cung cấp, khách hàng đối tác Đánh giá định kỳ 5S Để hoạt động 5S trì lâu dài mang lại hiệu lớn cải tiến suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ cần thiết Nội dung bước cần ý: - Lập kế hoạch đánh giá khích lệ hoạt động 5S - Cán đánh giá thường xuyên hoạt động 5S - Phát động phong trào thi đua phòng ban 5S - Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực tốt 5S - Tổ chức tham quan việc thực 5S doanh nghiệp, tổ chức khác Trong trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá vấn đề cần ý hàng đầu Tùy thuộc vào điều kiện doanh nghiệp, tiêu chí đánh giá thực 5S thiết lập cho phù hợp Trong thực tế, việc phát động phong trào thực 5S không khó trì phát triển dài hạn lại vấn đề khó khăn Ở doanh nghiệp, ý thức kỷ luật nhân viên công việc chưa cao, kiểm tra, đánh giá thường xuyên giai đoạn đầu giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen họ Ngoài ra, dựa vào quy mô doanh nghiệp, thiết lập đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác để đánh giá hoạt động Sau 5S trở thành thói quen nhân viên, việc đánh giá cần thực định kỳ lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu Tổng kết xem xét đưa định hướng thực Ngoài hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc sơ kết, tổng kết khen thưởng kịp thời cho phận, cá nhân thực tốt 5S Đây hình thức khích lệ hiệu trình áp dụng 5S công ty Bên cạnh đó, cần tổ chức đợt tham quan, giao lưu học hỏi kinh nghiệm với đơn vị áp dụng mô hình góp phần thúc đẩy tinh thần nhân viên việc phát triển 5S lâu dài  ... động 5S Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm: - Chính sách, mục tiêu kế hoạch thực 5S - Sơ đồ tổ chức 5S - Các quy định 3S - Tư liệu đào tạo - Tài liệu quảng bá 5S - Bảng tin, tin 5S -... hoạt động 5S - Cán đánh giá thường xuyên hoạt động 5S - Phát động phong trào thi đua phòng ban 5S - Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực tốt 5S - Tổ chức tham quan việc thực 5S doanh nghiệp,... Mục tiêu cuối Shitsuke hay 5S đưa triết lý 5S vào văn hóa doanh nghiệp, từ nâng cao hình ảnh công ty nhà cung cấp, khách hàng đối tác Đánh giá định kỳ 5S Để hoạt động 5S trì lâu dài mang lại hiệu