Nhom3-QLDA

4.PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT 14.PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT NHÓM GVHD: HUỲNH THI MINH TRÚC QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN DỰ ÁN UYÊN NHI VIỆT THẮNG HẢ ẢII NI NI H HỒNG HẠNH MY LY LY MY THIÊN THANH A T ỔNG QUAN QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN DỰ ÁN (6 NỘI DUNG ) (4 NỘI DUNG) YẾU TỐ ĐẦU VÀO CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT YẾU TỐ ĐẦU RA A TỔNG QUAN QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN Xây dựng điều lệ dự án Quy trình xây dựng kế hoạch quản lí dự án Quy trình giám sát điều khiển cơng việc dự án Chỉ đạo quản lý công việc dự án Theo dõi kiểm sốt cơng việc dự án Kết thúc dự án hay giai đoạn A T ỔNG QUAN QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN Xây dựng điều lệ dự án Yếu tố đầu vào - Bản mơ tả cơng việc - Các tình kinh doanh - Các thỏa thuận - Các yếu tố môi trường doanh nghiệp - Các tài sản tiến trình tổ chức Cơng cụ kĩ thuật - Đánh giá chuyên gia - Kỹ thuật tạo thuận lợi Yếu tố đầu - Điều lệ dự án Quy trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án Yếu tố đầu vào - Điều lệ dự án - Đầu từ quy trình khác - Các yếu tố môi trường doanh nghiệp - Các tài sản tiến trình tổ chức Cơng cụ kĩ thuật - Đánh giá chuyên gia - Kỹ thuật tạo thuận lợi Yếu tố đầu - Kế hoạch quản lý dự án Chỉ đạo quản lý công việc dự án Yếu tố đầu vào - Kế hoạch quản lý dự án (PMP) - Thay đổi yêu cầu duyệt - Các yếu tố môi trường doanh nghiệp - Các tài sản quy trình thuộc tổ chức Cơng cụ kĩ thuật - Xin ý kiến chuyên gila - Hệ thống thông tin quản lý dự án - Các họp Yếu tố đầu - Các chuyển giao - Dữ liệu chất lượng công việc - Thay đổi yêu cầu - Cập nhật kế hoạch quản lý dự án PMP - Cập nhật tài liệu dự án A T ỔNG QUAN QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN Xây dựng điều lệ dự án Quy trình giám sát điều khiển cơng việc dự án Yếu tố đầu vào - Các thay đổi phê duyệt - Thông tin hiệu công việc - Các yếu tố môi trường doanh nghiệp - Các tài sản quy trình thuộc tổ chức Công cụ kĩ thuật - Xin ý kiến chuyên gia - Các kỹ thuật phân tích - Hệ thống thông tin quản lý dự án - Các họp Yếu tố đầu - Thay đổi yêu cầu - Bản báo cáo chất lượng công việc - Cập nhật kế hoạch quản lý dự án - Cập nhật tài liệu dự án Quy trình xây dựng kế hoạch dự án Chỉ đạo quản lý cơng việc dự án Theo dõi, kiểm sốt cơng việc dự án Yếu tố đầu vào - Kế hoạch quản lý dự án - Báo cáo thực công việc - Yêu cầu thay đổi - Các yếu tố mơi trường dự án - Quy trình tổ chức tài sản Công cụ kĩ thuật - Đánh giá chuyên gia - Tổ chức họp kiểm soát thay đổi Yếu tố đầu - Yêu cầu thay đổi chấp nhận - Thay đổi ghi chép - Cập nhật kế hoạch quản lý dự án - Cập nhật tài liệu dự án Kết thúc dự án hay giai đoạn Yếu tố đầu vào - Kế hoạch quản lý dự án - Chấp nhận khả phân phát - Qui trình tổ chức tài sản Cơng cụ kĩ thuật - Ý kiến chuyên gia - Công nghệ phân tích - Tổ chức họp Yếu tố đầu - Sản phảm cuối cùng, dịch vụ, hay chuyển tiếp kết - Cập nhật quy trình tổ chức tài sản  A T ỔNG QUAN QUẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN CỦA DỰ ÁN Xác định bên có liên quan Kế hoạch quản lý bên liên quan Quản lý tiếp xúc với bên có liên quan Kiểm sốt liên kết bên liên quan A TỔNG QUAN QUẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN CỦA DỰ ÁN Xác định bên có liên quan Yếu tố đầu vào - Bản mơ tả cơng việc - Các tình kinh doanh - Các thỏa thuận - Các yếu tố môi trường doanh nghiệp - Các tài sản tiến trình tổ chức Cơng cụ kĩ thuật - Phân tích bên liên quan - Đánh giá chuyên gia - Các họp Yếu tố đầu - Đăng kí bên liên quan Kế hoạch quản lý bên liên quan Yếu tố đầu vào - Bản kế hoạch quản lý dự án - Danh sách thông tin chi tiết bên liên quan - Các yếu tố mơi trường doanh nghiệp - Các quy trình tổ chức Công cụ kĩ thuật - Đánh giá chuyên gia - Các họp - Kỹ thuật phân tích Yếu tố đầu - Kế hoạch quản lý bên liên quan - Bản cập nhật tài liệu dự án Quản lý tiếp xúc với bên có liên quan Yếu tố đầu vào - Kế hoạch quản lý bên liên quan - Kế hoạch quản lý giao tiếp với bên liên quan - Ghi chép thay đổi - Tài sản quy trình tổ chức Công cụ kĩ thuật - Phương thức giao tiếp - Kỹ quan hệ cá nhân - Kỹ quản lý Yếu tố đầu - Ghi chép vấn đề - Yêu cầu thay đổi - Cập nhật kế hoạch quản lý dự án - Cập nhật tài liệu dự án - Cập nhật tài sản quy trình tổ chức Kiểm sốt liên kết bên liên quan Yếu tố đầu vào - Kế hoạch quản lý dự án - Nhật ký vấn đề - Dữ liệu hiệu suất công việc - Tài liệu dự án Công cụ kĩ thuật - Hệ thống quản lý thông tin - Nhận định chuyên gia - Các họp Yếu tố đầu - Thông tin hiệu công việc - Yêu cầu thay đổi - Cập nhật kế hoach quản lý dự án - Cập nhật tài liệu dự án - Cập nhật xử lý tài sản tổ chức B QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN Xây dựng điều lệ dự án a a b c Khái niệm  Là trình phát triển tài liệu thức cho phép tồn dự án  Quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng nguồn lực tổ chức để thực hoạt động dự án B QUẢN LÝ TỔNG HỢP DỰ ÁN Xây dựng điều lệ dự án a b c b Mục đích  Xác định rõ dự án ranh giới dự án  Tạo hồ sơ thức dự án  Là phương thức quản lý cấp cao thức chấp nhận cam kết với dự án B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Quy trình ch ỉ đ ạo qu ản lý công vi ệc d ự án Các điều chỉnh cần thiết Các hoạt động điều chỉnh để nhằm đưa kết thực dự án tương lai quỹ đạo theo kế hoạch đ ề Các hoạt động điều chỉnh để nhằm đưa kết thực dự án tương lai quỹ đạo theo kế hoạch đ ề Các hoạt động khắc phục sai sót bao gồm sửa chữa lo ại bỏ linh kiện chi tiết không đạt yêu cầu B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Quy trình giám sát ều ển công vi ệc c d ự án Định nghĩa Mục tiêu Là quy trình giám sát gồm thu thập, đo lường thành xu hướng phát triển dự án so với hoạch định kế hoạch quản lý dự án Là quy trình điều khiển gồm hoạt động ngăn ngừa sửa lỗi cho hoạt động dự án - Cho phép bên liên quan hiểu trạng thái dự án, bước thực - Dự báo ngân sách, lịch trình phạm vi dự án http://blogcongdong.com B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Quy trình giám sát ều ển công vi ệc c d ự án - Thay đổi phạm vi dự án, sản phẩm, chất lượng lịch biểu hay giá ban đầu Kết - Đưa định, hành động - Cập nhật kế hoạch quản lý dự án - Cập nhật tài liệu dự án: dự báo giá, lịch biểu, báo cáo chất lượng thuyết trình vấn đề http://blogcongdong.com B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Quy trình thực kiểm sốt thay đổi tích hợp Định nghĩa Quy trình thực kiểm sốt thay đổi tích hợp qui trình xem l ại t ất yêu cầu thay đổi; chấp nhận thay đổi quản lý thay đổi liên quan đến khả phân phát, qui trình tổ chức tài sản, tài liệu dự án kế hoạch quản lý dự án; trao đổi định cuối yêu cầu thay đổi Xem lại tất yêu cầu thay đổi hay việc sửa tài liệu dự án, khả phân phát, ranh giới, hay kế hoạch quản lý dự án chấp nhận hay từ chối thay đổi http://blogcongdong.com B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Quy trình th ực hi ện ki ểm sốt thay đ ổi tích h ợp Mục tiêu Kết Mục tiêu lợi ích qui trình cho phép thay đổi tài liệu khả dự án để xem xét hình dáng tích hợp giảm thiểu rủi ro, điều thường xuất thay đổi mà không cần xem xét đến tổng thể mục tiêu hay kế hoạch dự án Thay đổi yêu cầu, tài liệu, cập nhật kế hoạch tài liệu dự án http://blogcongdong.com B QU ẢN LÝ T ỔNG H ỢP D Ự ÁN Kết thúc dự án hay giai đoạn Định nghĩa Mục đích Kết  Là qui trình hồn thành tất cơng việc đội thực quản lý dự án để thức hồn thành dự án hay giai đoạn  Cung cấp học, thức kết thúc làm việc dự án, giải thoát nguồn tài nguyên tổ chức để tiếp tục nổ lực  Đưa sản phảm cuối cùng, dịch vụ cuối dự án www.PowerPointDep.net C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN C ỦA D Ự ÁN Xác định bên có liên quan Định nghĩa: Q trình việc xác định cá nhân, nhóm, tổ chức mà ảnh hưởng bị ảnh hưởng định, hoạt động đầu dự án Đối tượng: - Khách hàng, Người bảo trợ Đội dự án Công chúng VÌ SAO PH ẢI XÁC Đ ỊNH STAKEHOLDERS? C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN D Ự ÁN VÌ SAO PH ẢI XÁC Đ ỊNH STAKEHOLDERS? Bạn sử dụng ý kiến đối tượng có ảnh hưởng, quyền hạn cao để xây dựng dự án bạn từ buổi sơ khai Điều không giúp bạn giành ủng hộ họ từ đầu, mà cịn giúp bạn nâng cao chất lượng dự án Giành ủng hộ từ đối tượng có ảnh hưởng, có quyền lực cịn giúp bạn có nhiều nguồn lực hơn, yếu tố làm cho dự án bạn thành công Thông qua việc giao tiếp, trao đổi sớm thường xuyên với đối tượng liên quan, bạn đảm bảo họ biết bạn làm hiểu đầy đủ lợi ích mà dự án bạn đem lại – điều có nghĩa họ chủ động hỗ trợ bạn cần thiết Bạn dự đốn người phản ứng dự án bạn để đưa vào kế hoạch hành động nhằm lôi kéo ủng hộ người C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN D Ự ÁN Quyền hạn mối quan tâm cao: người bạn phải có mối liên hệ chặt chẽ với họ, phải cố gắng nỗ lực để thỏa mãn họ Quyền hạn cao quan tâm: bạn cần nỗ lực vừa phải để làm họ hài lòng, đừng tiếp cận nhiều bạn nói làm cho họ phát chán Quyền hạn thấp quan tâm: bạn cần cung cấp thông tin vừa đủ cho họ nói chuyện với họ để chắn khơng có vấn đề lớn phát sinh Những người thường có ích cho dự án bạn phần chi tiết, cụ thể Quyền hạn thấp, không quan tâm: lần nữa, bạn nên quan sát người này, đừng làm họ chán bắt họ phải nghe, đọc, thấy nhiều bạn SƠ ĐỒ CÁC BÊN LIÊN QUAN CỦA BẠN THEO MƠ HÌNH QUYỀN HẠN/QUAN TÂM C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN D Ự ÁN Kế hoạch quản lý bên liên quan Định nghĩa: Quy trình phát triển chiến lược quản lý phù hợp để ràng buộc Stakeholder hiệu suốt dự án dựa phân tích nhu cầu, lợi ích ảnh hưởng lên thành cơng dự án Lợi ích Nó cung cấp cách rõ ràng kế hoạch để tương tác với Stakeholders dự án để phục vụ lợi ích dự án C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN D Ự ÁN M ỨC Đ Ộ THAM GIA C ỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN CÓ TH Ể Đ ƯỢC PHÂN LO ẠI NH Ư SAU KHƠNG BIẾT: khơng hay biết dự án tiềm dự án mang lại TRỞ NGẠI: nhận thức dự án ảnh hưởng dự án, chống lại thay đổi TRUNG LẬP: nhân thức dự án không ủng hộ không chống lại HỖ TRỢ: nhận thức dự án tiềm d ự án, đ ồng thời h ỗ tr ợ thay đ ổi DẪN ĐẦU: Nhận thức dự án tác động ti ềm d ự án, đ ồng th ời tích c ực tham gia việc đảm bảo thành công dự án C QU ẢN LÝ CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN D Ự ÁN Quản lý tiếp xúc với bên có liên quan Khái niệm Là trình giao tiếp làm việc với bên liên quan vấn đề liên quan đến giai đoạn dự án như: kì vọng, lợi ích, rủi ro… Mục đích - Tiếp xúc với bên liên quan vào giai đoạn khác dự án nhằm thu hút xác nhận cam kết họ với thành công dự án - Quản lý kỳ vọng bên thông qua giao tiếp đàm phán, đảm bảo dự án thành công - Xác định quan ngại tiềm ẩn – chưa phát triển thành vấn đề, dự đốn vấn đề xảy tương lai từ phía bên liên quan - Làm rõ giải vấn đề xác định Đáp ứng yêu cầu/ nhu cầu họ, xác định vấn đề phát sinh, phương thức giao tiếp phù hợp hoạt động suốt vòng đời dự án