luận văn thạc sĩ kế toán tài sản cố định tại viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Vũ Thị Chiên KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Luận văn thạc sĩ kinh tế Hà Nội, Năm 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Vũ Thị Chiên KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.03.01 Luận văn thạc sĩ kinh tế Người hướng dẫn khoa học: PGS,TS Mai Ngọc Anh Hà Nội, Năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập Các số liệu, tài liệu luận văn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị Kết nghiên cứu trình bày luận văn chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Vũ Thị Chiên LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn - PGS, TS Mai Ngọc Anh, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt q trình hồn thành luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu, Khoa sau đại học, thầy cô trường Đại học Thương mại trang bị cho kiến thức q báu để giúp tơi hồn thành khóa học Tơi xin cảm ơn tới cấp Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên phịng Tài Kế tốn, phịng Cơ sở vật chất cán phòng, ban khác Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tạo điều kiện cho tơi q trình thu thập số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu để viết luận văn Mặc dù cố gắng nỗ lực khả năng, kiến thức thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận góp ý thầy bạn Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Số hiệu Bảng 2.1 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ 2.1 Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ Cơ cấu Tài sản cố định hữu hình tài sản cố định vơ hình Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Kế toán tăng Tài sản cố định mua sắm Tài sản cố định nguồn kinh phí quỹ Kế toán lý, nhượng bán Tài sản cố định thuộc ngân sách nhà nước Kế tốn hao mịn Tài sản cố định TSCĐ ngân sách cấp có nguồn gốc từ ngân sách dùng vào hoạt động HCSN, dự án để thực theo đơn đặt hàng Nhà nước dùng vào hoạt động phúc lợi Quy trình xử lý thơng tin Tài sản cố định theo phần mềm kế toán Trang 58 27 32 34 62 Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn Tài sản cố định 64 Hình 2.1 63 Hình 2.2 Hình 2.3 Hình 2.4 Màn hình nhập liệu phần mềm kế tốn Trí tuệ phiên 8.0 Màn hình giao diện phần mềm kế tốn hạch tốn tăng Tài sản cố định Màn hình giao diện phần mềm kế toán hạch toán giảm Tài sản cố định Màn hình phân hệ sổ chi tiết báo cáo liên quan đến Tài sản cố định 69 75 87 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TT 10 Ký hiệu BCTC CCDC GTGT HCSN KHXH SXKD TSCĐ TSCĐHH TSCĐVH XDCB Chú thích Báo cáo tài Cơng cụ, dụng cụ Giá trị gia tăng Hành nghiệp Khoa học xã hội Sản xuất kinh doanh Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định vơ hình Xây dựng PHẦN MỞ ĐẦU Tổng quan cơng trình nghiên cứu Tác giả tìm hiểu số luận văn thạc sĩ số tác giả Kế toán Tài sản cố định, cụ thể sau: - Luận văn thạc sĩ “Kế tốn TSCĐ Tổng cơng ty đầu tư phát triển hạ tầng UDIC” tác giả Tạ Văn Hưng – Trường Đại học Thương mại – năm 2010 Đề tài sâu nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn TSCĐ Tổng cơng ty đầu tư phát triển hạ tầng – UDIC phương diện kế tốn tài Dựa góc độ lý luận thực tiễn, đề tài sâu vào thực trạng chế độ kế toán TSCĐ như: Theo dõi hao mịn phương pháp tính khấu hao TSCĐ, kiểm kê TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ, sửa chữa TSCĐ…Từ thực trạng đó, đề tài đưa giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn TSCĐ Tuy nhiên, khn khổ đề tài nghiên cứu, tác giả chưa đề cập đến giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu sử dụng TSCĐ doanh nghiệp Thực tế, việc đánh giá tình hình trang thiết bị hiệu sử dụng TSCĐ giúp cho nhà quản lý nắm bắt tình hình sử dụng TSCĐ doanh nghiệp, đánh giá tính hợp lý hay bất hợp lý việc đầu tư sử dụng TSCĐ mà chưa ảnh hưởng tới hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Luận văn Thạc sĩ “Kế toán TSCĐ Công ty cổ phần Gang thép Thái Nguyên” tác giả Phạm Thanh Hà – Trường Đại học Thương mại – năm 2012 Đề tài đưa vấn đề lý luận bản, thực trạng số giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn TSCĐ như: hệ thống chứng từ, tài khoản kế tốn, trình tự hạch tốn, việc tính trích khấu hao, cơng tác sửa chữa, việc quản lý tài sản cố định Công ty … Có thể thấy giải pháp luận văn đưa chung chung, chưa thật cụ thể để phù hợp với thực trạng công tác kế tốn TSCĐ cơng ty - Luận văn thạc sĩ “Kế tốn TSCĐ Cơng ty Cổ phần Du lịch Đồ Sơn” tác giả Dương Thu Hường – Trường Đại học Thương mại – năm 2015 Đề tài sâu nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn TSCĐ Công ty Cổ phần Du lịch Đồ Sơn 10 phương diện kế tốn tài kế tốn quản trị Dựa góc độ lý luận thực tiễn, đề tài sâu phân tích thực trạng đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán TSCĐ như: cách xác định nguyên giá, phương pháp tính khấu hao TSCĐ, việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế tốn… Có thể thấy tác giả cố gắng đưa giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn TSCĐ nhiên giải pháp cịn mang tính lý thuyết, chưa giải triệt để, khó áp dụng điều kiện thực tế đơn vị Nhìn chung, hầu hết tác giả tập trung hệ thống hóa vấn đề lý luận kế tốn TSCĐ, phân tích thực trạng đưa giải pháp hoàn thiện đơn vị, loại hình doanh nghiệp mà đề tài nghiên cứu dựa chế độ kế tốn doanh nghiệp Cịn đơn vị hành nghiệp (HCSN) kế tốn TSCĐ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc quản lý sử dụng ngân sách Nhà nước (NSNN) cách hiệu Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề dựa chế độ kế tốn HCSN mà tác giả sâu nghiên cứu cơng tác kế tốn TSCĐ đơn vị HCSN cụ thể cơng tác Kế tốn tài sản cố định Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Đây hội thách thức cho tác giả để mở hướng nghiên cứu vấn đề Tính cấp thiết đề tài Song hành với phát triển kinh tế đơn vị HCSN quản lý nhà nước bước kiện tồn, góp phần khơng nhỏ vào cơng đổi mới, phát triển nâng cao hiệu Để làm điều đó, trước tiên cần phải làm tốt vai trò phận kinh tế nhà nước, phải kể đến đơn vị hành nghiệp Vậy đơn vị hành nghiệp gì? Các đơn vị HCSN đơn vị quản lý y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, khoa học công nghệ, kinh tế … hoạt động nguồn kinh phí nhà nước cấp từ nguồn kinh phí khác thu nghiệp, phí, lệ phí, hoạt động kinh doanh hay viện trợ khơng hồn lại Do đó, để quản lý chủ động khoản chi tiêu mình, hàng năm đơn vị HCSN phải lập dự toán cho khoản chi tiêu Dựa vào dự toán, ngân sách nhà nước cấp kinh phí cho đơn vị Chính kế tốn khơng quan trọng thân đơn vị mà quan trọng ngân sách nhà nước 112 - Việc thực bàn giao tài sản dự án kết thúc chưa thực Nhiều dự án đến thời gian kết thúc không tiến hành bàn giao TSCĐ theo quy định gây thất thốt, lãng phí Ngồi Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chưa có chế để kiểm tra giám sát cơng việc b, Về tiêu chuẩn nhận biết Tài sản cố định: - Tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ hữu hình đặc thù: Theo quy định hành (Thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 Bộ Tài chính) quy định Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tiêu chuẩn nhận biết tài sản (trừ tài sản nhà, vật kiến trúc) có nguyên giá từ triệu đồng đến 10 triệu đồng Nhưng thực tế Văn phòng Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam theo dõi lượng lớn TSCĐ hữu hình đặc thù có nguyên giá triệu đồng Về nguyên tắc tài sản phải đánh giá lại chuyển thành công cụ dụng cụ không đủ tiêu chuẩn Từ dẫn đến việc quản lý đánh giá mặt số lượng giá trị TSCĐ chưa xác - Tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ vơ hình: Theo quy định hành (Thơng tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 Bộ Tài chính) tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ vơ hình tài sản khơng có hình thái vật chất mà quan, đơn vị đầu tư chi phí tạo lập tài sản quyền sử dụng đất, phần mềm ứng dụng, quyền sở hữu trí tuệ, thỏa mãn đồng thời tiêu chuẩn có thời gian sử dụng từ năm trở lên, có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên Nhưng thực tế Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực theo Quyết định số 749/QĐ-KHXH ngày 16/5/2014 tiêu chuẩn có thời gian sử dụng từ năm trở lên có nguyên giá từ 7.000.000 đồng trở lên Như việc quy định tiêu chuẩn TSCĐ vơ hình Viện Hàn lâm khơng có thống với quy định Nhà nước nên việc vận dụng sở pháp lý để xác định tiêu chuẩn TSCĐ vơ hình Văn phịng chưa áp dụng theo quy định Nhà nước c, Về tài khoản kế toán: - Đơn vị mở tài khoản cấp tài khoản 211 (TSCĐ hữu hình) để theo dõi chi tiết loại tài sản cố định hữu hình Tuy nhiên tài khoản cấp 113 đơn vị tự phân cấp loại tài sản mà không thực theo danh mục hệ thống tài khoản theo quy định định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Tài (theo phụ lục số 64 ) Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam khơng mở tài khoản chi tiết 214 (hao mịn tài sản cố định) TSCĐ hữu hình TSCĐ vơ hình mà mở chung tài khoản 2141 (Hao mịn TSCĐ Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) tài khoản 2142 (Hao mòn TSCĐ trung tâm tư vấn dịch vụ khoa học) Từ dẫn đến việc hạch toán chung vào tài khoản dẫn đến việc theo dõi đối chiếu khó khăn d, Về khấu hao Tài sản cố định: * Đối với TSCĐ sử dụng toàn thời gian vào hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ: - Về phương pháp khấu hao TSCĐ: Hiện Trung tâm tư vấn dịch vụ khoa học áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng Phương pháp có ưu điểm tính tốn đơn giản, theo khảo sát thực tế đơn vị cho thấy có số đối tượng TSCĐ chưa khấu hao hết giá trị khơng cịn sử dụng Nguyên nhân TSCĐ bị hỏng hóc khơng cịn sử dụng Điều chứng tỏ phương pháp khấu hao theo đường thẳng cho tất loại TSCĐ đơn vị chưa phù hợp Một số TSCĐ không sử dụng giá trị lại TSCĐ lớn nên phải tiến hành trích khấu hao Điều làm ảnh hưởng đến cấu chi phí lợi nhuận đơn vị dẫn đến việc làm giảm tính xác thực phân tích tiêu tài đơn vị - Về thời điểm trích thơi trích khấu hao: Việc trích khấu hao theo phương pháp làm trịn tháng đơn vị áp dụng khơng phù hợp Một số tài sản cố định đưa vào sử dụng từ tháng trước đơn vị tính khấu hao trịn tháng nên đến tháng sau tháng sử dụng trích khấu hao TSCĐ đó, điều phản ánh khơng kịp thời, xác việc tính khấu hao phân bổ khấu hao vào chi phí chưa theo quy định hành 114 * Đối với TSCĐ vừa sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; vừa sử dụng vào hoạt động theo chức nhiệm vụ đơn vị: Hiện quy chế quản lý tài sản Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành chưa xây dựng tiêu chí đơn vị tính khấu hao, nộp nghĩa vụ cho Ngân sách nhà nước, phần lại đưa vào quỹ phát triển nghiệp Do Trung tâm Tư vấn dịch vụ khoa học xác định mức tính khấu hao TSCĐ khơng dựa sở pháp lý theo quy định hành mà quy định riêng Quy chế chi tiêu nội đơn vị e, Về kế tốn chi phí sửa chữa Tài sản cố định: - TSCĐ đơn vị đa dạng, nhiều tài sản đưa vào sử dụng thời gian dài điều kiện môi trường không thuận lợi, chịu nhiều ảnh hưởng điều kiện tự nhiên Tuy nhiên hạn hẹp nguồn kinh phí chủ yếu kinh phí Ngân sách nhà nước cấp nên việc sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ thụ động Nhiều TSCĐ hỏng chưa có kinh phí sửa chữa để lâu dẫn đến tình trạng khơng khắc phục - Phần lớn tài sản hữu hình Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam khơng trì bảo dưỡng định kì thường xun, chưa có hệ thống nên hay phát sinh cố hỏng hóc q trình sử dụng Mặt khác, nhiều tài sản hết thời hạn sử dụng sửa chữa khắc phục nhiều lần có tình trạng số phận tài sản sử dụng Trình độ am hiểu để sử dụng tài sản cịn hạn chế nên khơng trường hợp người sử dụng tự gây cố hỏng hóc cho tài sản - Sau tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa số đơn vị không tiến hành thu hồi linh kiện, máy móc, thiết bị cũ hỏng (đã thay thế) nộp đơn vị theo quy định Nhà nước - Đối với sửa chữa lớn phát sinh nhiều loại chi phí kế tốn khơng tập hợp chi phí qua tài khoản 2413 (sửa chữa lớn TSCĐ) mà đến toán kế toán hạch toán chung vào tài khoản chi hoạt động Do để quản lý theo dõi chi tiết khoản chi phí gặp khó khăn 115 f, Về sổ kế tốn Sổ chi tiết tài sản đơn vị lập theo năm nên việc kiểm tra, xem xét thời gian Nhiều đơn vị không lập sổ theo dõi TSCĐ nơi sử dụng nên việc kiểm tra, đối chiếu loại tài sản đơn vị sử dụng đơn vị quản lý tiến hành kiểm kê định kỳ gặp nhiều khó khăn Theo quy định điều 10 thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 Bộ tài quy định quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm lập thẻ tài sản cố định Tuy nhiên đến thời điểm Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam không lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết loại tài sản g, Việc áp dụng phần mềm cơng tác kế tốn Tài sản cố định Các phần mềm kế toán phổ biến, đại dễ sử dụng Các phiên cập nhật thường xuyên theo hệ thống văn chế độ kế tốn Việc tính tốn máy tính thơng qua phần mềm kế tốn chuẩn xác xảy sai sót Người sử dụng lọc thông tin theo nhiều chiều, nhiều điều kiện giúp cho cơng tác theo dõi TSCĐ tình trạng sử dụng thuận tiện hơn, tiết kiệm nhân lực, thời gian Tuy nhiên việc theo dõi chi tiết đối tượng TSCĐ, tính khấu hao hao mịn TSCĐ đơn vị chưa thực phần mềm máy tính mà theo dõi, tính tốn thủ cơng Ngồi việc kết nối thông tin liệu kế toán chi tiết kế toán tổng hợp TSCĐ chưa kết nối Ngun nhân từ việc kế tốn khơng có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ tính phần mềm chưa đáp ứng phần việc Do việc theo dõi, đối chiếu kiểm tra nhiều thời gian, dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót 3.1.2.2 Nguyên nhân tồn tại: - Do thay đổi liên tục định, thông tư liên quan đến quản lý sử dụng TSCĐ làm cho đơn vị khó khăn việc quản lý hạch tốn TSCĐ - Chưa có tiêu chí đánh giá hiệu quản lý tài sản cố định Viện Hàn lâm - Thiếu kết nối liên tục kịp thời việc quản lý công tác mua sắm trạng sử dụng quan cấp đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm ngược lại 116 - Đối với cán công chức người quản lý, việc nhận thức rõ vai trị, quy mơ, ý nghĩa tài sản cố định chưa cao, không bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn công tác quản lý tài sản - Đội ngũ kế tốn khơng đồng trình độ chun mơn Một số cán cịn trẻ chưa có kinh nghiệm thực tế, số khơng có trình độ chun mơn nên dễ dẫn đến sai sót - Do phát triển xã hội, thay đổi tiến cách chóng mặt khoa học công nghệ làm cho công chức, viên chức người lao động chưa thể bắt kịp thay đổi - Do chưa xây dựng sách, định hướng cụ thể như: Đào tạo, nâng cao trình độ công chức, viên chức người lao động, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào cơng tác chun mơn 3.2 u cầu việc hồn thiện Kế tốn Tài sản cố định Hồn thiện hệ thống quản lý có hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin kinh tế, tài phục vụ cho việc định cấp quản lý, từ thơng tin tài sản, tình hình sử dụng tài sản Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm hồn thiện tổ chức máy cơng tác kế toán tất phần hành kế toán, có kế tốn TSCĐ Sự cần thiết việc hồn thiện kế tốn TSCĐ đơn vị thể sau: - Hồn thiện hạch tốn TSCĐ phải phù hợp với đặc trưng kinh tế thị trường Việt Nam: Để quản lý kinh tế - xã hội, Nhà nước phải ban hành thực thi sách, cơng cụ quản lý, bao gồm biện pháp hành biện pháp kinh tế Tuy nhiên, quốc gia khác xuất phát điểm phát triển kinh tế, trình độ quản lý phong tục, tập quán nên hệ thống sách, cơng cụ quản lý kinh tế - xã hội có khác biệt định Trong hệ thống sách quản lý kinh tế, kế tốn cơng cụ quản lý tài quan trọng, thực cấp quốc gia tổ chức kinh tế Các sách kế tốn Nhà nước ban hành thực tiễn phải phù hợp với chế độ kinh tế, trị nói chung hệ thống sách quản lý kinh tế, tài nói riêng quốc gia Việc hoàn thiện hệ thống kế tốn đơn vị hành nghiệp hồn 117 thiện kế tốn TSCĐ Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam phải phù hợp với đặc trưng kinh tế thị trường Việt Nam - Hồn thiện kế tốn TSCĐ Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam phải phù hợp với quy định tài chính, kế tốn Nhà nước TSCĐ: Nhà nước thực việc quản lý thống toàn lĩnh vực kinh tế quốc dân, có lĩnh vực tài kế tốn Cụ thể, Nhà nước ban hành sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế toán hướng dẫn áp dụng đơn vị hành nghiệp Trong quản lý hạch tốn TSCĐ, Nhà nước ban hành quy định tiêu chuẩn, điều kiện ghi nhận TSCĐ, chế độ quản lý, sử dụng, tính hao mịn TSCĐ chế độ hạch tốn TSCĐ Chính vậy, việc hồn thiện hạch tốn TSCĐ đơn vị HCSN nói chung, Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng phải phù hợp với quy định tài chính, kế tốn Nhà nước Khi hạch toán quản lý TSCĐ phù hợp với quy định Nhà nước thơng tin kế toán cung cấp đáp ứng yêu cầu kiểm tra, rà soát hoạt động kinh tế quan có thẩm quyền Nhà nước - Hồn thiện kế tốn TSCĐ phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đơn vị: Mỗi đơn vị khác chức năng, nhiệm vụ dẫn đến yêu cầu kế tốn quản lý tài sản nói chung, TSCĐ nói riêng có điểm khác biệt định Để quản lý hạch toán tốt TSCĐ cần nắm vững chức năng, nhiệm vụ đơn vị từ đáp ứng u cầu sau: + Cung cấp thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời toàn diện cho nhà lãnh đạo + Giảm tải nhân làm kế tốn cơng tác tài sản đảm bảo công tác TSCĐ có hiệu + Hồn thiện kế tốn TSCĐ phải đạt yêu cầu tiết kiệm thời gian cơng sức làm việc có khoa học - Hồn thiện kế tốn TSCĐ phải phù hợp với u cầu trình bày thơng tin hệ thống báo cáo tài chính: Mục đích kế tốn cung cấp thông tin phục vụ cho việc định nhà quản lý, thơng tin kế tốn cung cấp trình bày hệ thống báo cáo tài Việc hồn thiện kế tốn nói chung, kế tốn TSCĐ nói riêng phải đáp ứng u cầu trình bày thơng tin hệ thống báo cáo tài đơn vị Cụ thể, việc hồn thiện kế tốn TSCĐ phải hướng tới việc xử lý cung cấp thông 118 tin phục vụ cho việc lập hệ thống báo cáo tài sau: + Phải đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại loại TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình để lập bảng cân đối kế toán + Phải đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin có, tình hình biến động loại TSCĐ theo hình thái biểu để phục vụ cho việc lập báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ năm 3.3 Giải pháp hoàn thiện Kế toán Tài sản cố định 3.3.1 Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý Tài sản cố định - Xây dựng hồn thiện quy trình quản lý tài sản cố định Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Đây hình thức quản lý hàng đầu để nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Thơng qua quy trình quản lý tài sản cố định buộc đơn vị sử dụng TSCĐ theo pháp luật - Đẩy mạnh đa dạng biện pháp, hình thức kiểm tra, giám sát chế tài xử lý vi phạm việc quản lý, sử dụng TSCĐ đơn vị Văn phòng Viện Hàn lâm đưa chế, biện pháp kiểm tra, giám sát xử lý vi phạm để bảo đảm cho việc quản lý, sử dụng với chế sách qui định, từ thiết lập nguyên tắc quản lý, sử dụng xử lý TSCĐ thống tất đơn vị bảo đảm cho việc sử dụng TSCĐ phục vụ mục tiêu đề - Hoàn thiện, bổ sung số tiêu chuẩn, định mức sử dụng TSCĐ đơn vị để làm đầu tư, mua sắm quản lý, sử dụng tài sản cố định Tiêu chuẩn, định mức sử dụng TSCĐ đơn vị để đầu tư, mua sắm trang bị TSCĐ cho đơn vị; đồng thời thước đo để đánh giá việc sử dụng TSCĐ đơn vị tiết kiệm hay lãng phí, theo pháp lệnh thực hành tiết kiệm chống lãng phí Ngồi tiêu chuẩn, định mức sử dụng TSCĐ cịn cơng cụ để thực quyền kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản đơn vị, cá nhân đơn vị - Thực phân cấp thẩm quyền gắn với trách nhiệm thủ trưởng đơn vị việc định, định đoạt TSCĐ đơn vị theo qui chế thống quản lý tài sản Nhà nước đơn vị Phân định, xác định rõ phạm vi, nội dung trách nhiệm quyền hạn quản lý, sử dụng Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam với đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng TSCĐ gắn với đẩy mạnh phân 119 cấp thẩm quyền Quyền sở hữu quyền sử dụng TSCĐ thường tách khỏi nhau, lại dễ đan xen với nhau; đó, cần phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền để bảo đảm việc quản lý, sử dụng TSCĐ tránh lãng phí, thất thốt, đồng thời đẩy mạnh việc phân cấp thẩm quyền đầu tư, mua sắm, sử dụng, xử lý công tác quản lý sử dụng TSCĐ góp phần nâng cao hiệu sử dụng TSCĐ để phục vụ hoạt động nghiệp - Thực công khai định mức, báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước.Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cần thực công khai định mức, báo cáo công khai quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước theo Quyết định số 115/2008/QĐ-TTg ngày 27/8/2008 Thủ tướng Chính phủ Thơng tư số 89/2010/TT-BTC ngày 16/6/2010 Bộ Tài để giám sát tình hình mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản nhà nước để kiểm tra, tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, thất quản lý tài sản đảm bảo nguyên tắc minh bạch, hiệu Thực việc bàn giao TSCĐ dự án kết thúc theo quy định để tránh thất thoát, có chế để kiểm tra giám sát cơng việc - Hồn thiện cấu tổ chức quản lý TSCĐ đơn vị, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán thuộc phận chuyên trách công tác cập nhật, kiểm tra, giám sát tài sản cố định Trong đơn vị cần có phận quản lý tài sản cố định với cán có lực chun mơn chức nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm thực tốt việc quản lý tài sản cố định đơn vị 3.3.2 Giải pháp hồn thiện tiêu chuẩn nhận biết Tài sản cố định Trong năm gần đây, quy định pháp lý chế độ quản lý, tính hao mịn TSCĐ ban hành ngày hoàn thiện Ngày 16/5/2014 Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành quy định quản lý sử dụng tài sản theo định số 749/QĐ-KHXH Ngày 06/11/2014, Bộ Tài ban hành thơng tư số 162/2014/TT-BTC quy định chế độ quản lý, tính hao mịn TSCĐ nhằm thay định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 Bộ Tài chế độ quản lý, tính hao mòn TSCĐ Mặc dù tảng pháp lý cho kế tốn, chế độ quản lý, sử 120 dụng, tính hao mòn TSCĐ ban hành chưa thực hợp lý mang tính đồng tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ Cho nên, nay, Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chưa áp dụng hồn tồn quy định theo thơng tư 162/2014/TT-BTC Do hàng năm Văn phịng cần tiến hành rà sốt, đánh giá lại tài sản không đủ tiêu chuẩn tài sản theo quy định hành Căn vào kết đánh giá lại kế toán tiến hành lập danh sách tài sản không đủ tiêu chuẩn nguyên giá; kế toán ghi giảm TSCĐ ghi tăng cơng cụ, dụng cụ hạch tốn cụ thể sau: Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mịn) Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ (giá trị cịn lại) Có TK 211 – TSCĐ hữu hình ( Nguyên giá) Khi chuyển TSCĐ thành cơng cụ, dụng cụ, kế tốn phải ghi đồng thời phần giá trị lại TSCĐ vào bên Nợ TK 005 – Dụng cụ lâu bền sử dụng (TK bảng cân đối tài khoản) 3.3.3 Giải pháp hoàn thiện việc đánh số hiệu Tài sản cố định Đánh số hiệu TSCĐ, đặc biệt TSCĐHH, công việc quan trọng nhằm tạo thống thuận lợi việc theo dõi, quản lý sử dụng TSCĐ đơn vị Đánh số hiệu TSCĐ quy định cho đối tượng ghi TSCĐ số hiệu riêng theo nguyên tắc định để sử dụng thống phạm vi toàn đơn vị Nguyên tắc đánh số hiệu TSCĐ phải phản ánh tất TSCĐ có đơn vị, đồng thời phải thể tính nhận biết riêng biệt TSCĐ phục vụ cho quản lý hạch toán Số hiệu quy định đối tượng ghi TSCĐ không thay đổi suốt thời gian quản lý sử dụng TSCĐ đơn vị Tuy nhiên, thực tế Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam không thực đánh số hiệu TSCĐ Điều gây khó khăn định công tác theo dõi, quản lý sử dụng TSCĐ, đồng thời ảnh hưởng đến phối hợp đơn vị Do đó, việc xây dựng số hiệu TSCĐ việc làm cần thiết có ý nghĩa quan trọng quản lý Đánh số hiệu TSCĐ thực theo nhiều phương án tùy thuộc vào yêu cầu trình độ quản lý Văn phòng Viện Hàn lâm Dưới 121 đề xuất cách đánh số hiệu TSCĐ theo hướng sau: - Nhóm thứ nhất: xác định TSCĐ sử dụng đơn vị Viện Hàn lâm: + 01: TSCĐ dùng Văn phòng + 02: TSCĐ dùng Ban Kế hoạch – Tài + 03: TSCĐ dùng Ban Quản lý khoa học + - Nhóm thứ hai: xác định TSCĐ sử dụng phòng đơn vị: + TCHC: Phịng Tổ chức hành + TCKT: Phịng Tài – kế tốn + KT: Phịng Kỹ Thuật + Trong nhóm thứ chữ tên viết tắt phòng đơn vị - Nhóm thứ ba: thể TSCĐ thuộc nhóm khác phản ánh tài khoản TSCĐ Vì vậy, vào quy định nhóm TSCĐ theo danh mục TSCĐ Nhà nước ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Tài Chính để xác định + A: Nhà, vật kiến trúc + B: Máy móc, thiết bị + C: Phương tiện vận tải, truyền dẫn + D: Thiết bị, dụng cụ quản lý + - Nhóm thứ tư: xác định loại tài sản thuộc nhóm tài sản khác theo quy định chung để có thống quản lý: + 01: Máy vi tính + 02: Máy in + 03: Máy fax + - Nhóm thứ năm: xác định TSCĐ đưa vào sử dụng từ năm (phản ánh hai số cuối năm tăng TSCĐ) 122 - Nhóm thứ sáu: nhóm cuối cùng, xác định cho TSCĐ đơn vị, sử dụng dãy số tự nhiên để làm mã số cho TSCĐ tùy theo số lượng, chủng loại TSCĐ có đơn vị Để thuận lợi dễ nhận biết nhóm, loại TSCĐ nhóm mã số phân định dấu chấm (.) Ví dụ: Máy vi tính Phịng Tổ chức hành thuộc Văn phịng có số hiệu là: 01.TCHC.B.01.09.10, số hiệu có ý nghĩa sau: 01: TSCĐ thuộc Văn phòng quản lý TCHC: TSCĐ phòng Tổ chức hành sử dụng B: TSCĐ thuộc nhóm tài sản máy móc, thiết bị 01: TSCĐ máy vi tính 09: TSCĐ đưa vào sử dụng năm 2009 10: Số thứ tự máy vi tính số 10 phịng Tổ chức hành Quy định cách đánh số hiệu TSCĐ phải thông báo tới phận, cá nhân liên quan việc theo dõi, quản lý, sử dụng hạch toán TSCĐ Đồng thời, đơn vị phải tổ chức gắn số hiệu quy định cho TSCĐ Số hiệu TSCĐ sử dụng suốt trình tồn tại đơn vị, ghi chép, phản ánh chứng từ kế tốn sổ TSCĐ 3.3.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống tài khoản kế toán Khi mở thêm tài khoản cấp 2, cấp để theo dõi hạch toán chi tiết theo đối tượng; kế toán cần lưu ý đối chiếu với danh mục tài khoản quy định theo định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Tài để có thống ký hiệu tên gọi Việc theo dõi hạch toán chi tiết tài khoản cấp 2, cấp có thống giúp cho việc theo dõi, quản lý, đối chiếu kiểm tra có thống đơn vị mà Viện Hàn lâm tiến hành tổng hợp số liệu đơn vị trực thuộc thuận lợi, tiết kiệm thời gian xác Từ Viện Hàn lâm định đầu tư, điều chuyển, lý, nhượng bán TSCĐ nhanh chóng, kịp thời Đối với Văn phịng Viện Hàn lâm kế tốn cần mở thêm tài khoản chi 123 tiết TK 214 – Hao mòn TSCĐ theo quy định Nhà nước phù hợp với đặc điểm hoạt động đơn vị Đối với TK 214 – Hao mòn TSCĐ cần phải mở tài khoản chi tiết sau: - TK 2141 – Hao mịn TSCĐ hữu hình: + TK 21411 – Hao mịn TSCĐ hữu hình Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + TK 21412 – Hao mòn TSCĐ hữu hình Trung tâm tư vấn dịch vụ khoa học - TK 2142 – Hao mòn TSCĐ vơ hình: + TK 21421 – Hao mịn TSCĐ vơ hình Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + TK 21422 – Hao mịn TSCĐ vơ hình Trung tâm tư vấn dịch vụ khoa học 3.3.5 Giải pháp hồn thiện kế tốn khấu hao Tài sản cố định 3.3.5.1 Đối với TSCĐ sử dụng toàn thời gian vào hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ: - Về vận dụng phần mềm kế tốn để tính khấu hao TSCĐ: Để tính khấu hao tài sản cố định phần mềm kế toán linh hoạt đơn vị cần phải bố trí kế tốn có đủ lực đáp ứng u cầu chun mơn nghiệp vụ cơng tác kế tốn TSCĐ nói riêng cơng tác kế tốn nói chung Bên cạnh đơn vị cần xây dựng thêm tính khấu hao tự động phần mềm kế toán mà đơn vị sử dụng - Về phương pháp khấu hao: Khấu hao TSCĐ biện pháp chủ quan nhà quản lý kế toán nhằm xác định cụ thể giá trị TSCĐ bị hao mịn q trình sử dụng với mục đích thu hồi vốn tái đầu tư TSCĐ Phương pháp khấu hao lựa chọn ảnh hưởng đến quy mơ chi phí, thời gian thu hồi vốn để đại hóa lực Chính việc lựa chọn phương pháp tính khấu hao TSCĐ phù hợp với loại, nhóm TSCĐ với lực tài chiến lược phát triển đơn vị quan trọng Hiện đơn vị áp dụng khấu hao theo phương pháp đường thẳng, phương pháp đơn giản khơng đánh giá hao mịn thực tế loại TSCĐ Vì đơn vị nên áp dụng phương pháp tính trích khấu hao TSCĐ phù hợp với đặc điểm loại 124 tài sản để phản ánh chi phí khấu hao bỏ q trình sử dụng, có ý nghĩa phản ánh tỷ lệ chi phí khấu hao bỏ với lợi ích thu từ việc sử dụng TSCĐ, kế toán nên lựa chọn phương pháp khấu hao cho phù hợp với loại TSCĐ - Về thời điểm trích thơi trích khấu hao TSCĐ Việc trích thơi trích khấu hao TSCĐ đơn vị phải thực từ ngày bắt đầu sử dụng từ ngày ngừng sử dụng TSCĐ để đảm bảo tuân thủ theo quy định hành khấu hao TSCĐ 3.3.5.2 Đối với TSCĐ vừa sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; vừa sử dụng vào hoạt động theo chức nhiệm vụ đơn vị: Để có sở pháp lý thực trích khấu hao TSCĐ thống nhất, theo quy định Viện Hàn lâm cần nghiên cứu sửa đổi quy chế quản lý tài sản ban hành theo thông tư 162/2014/TT-BTC ngày 06/11/2014 3.3.6 Giải pháp hồn thiện kế tốn sửa chữa Tài sản cố định - Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ dựa nguồn kinh phí giao hàng năm Trong trình kiểm kê TSCĐ định kỳ, hội đồng kiểm kê chịu trách nhiệm đánh giá thực trạng sử dụng TSCĐ phận; vào xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ hợp lý - Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cần xây dựng quy định cụ thể trường hợp TSCĐ sau sửa chữa, bảo dưỡng đơn vị phải tiến hành thu hồi linh kiện, máy móc, thiết bị cũ hỏng (đã thay thế) nộp đơn vị để cuối năm tiến hành lý theo quy định Nhà nước Từ nâng cao vai trò, trách nhiệm cá nhân, đơn vị, tránh tình trạng thất tài sản nhà nước - Khi phát sinh nhiều loại chi phí liên quan đến sửa chữa lớn TSCĐ kế toán cần hạch toán qua tài khoản 2413 (Tài khoản sửa chữa lớn TSCĐ) để tổng hợp theo dõi chi tiết loại chi phí từ cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác Cụ thể việc hạch toán thực theo quy định trình bày Chương 3.3.7 Giải pháp hồn thiện sổ kế tốn Tài sản cố định 125 TSCĐ hữu hình Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quản lý đa dạng nhiều chủng loại, để cung cấp thơng tin xác, đầy đủ kịp thời đối tượng này, đòi hỏi đơn vị khơng làm tốt kế tốn tổng hợp mà phải tổ chức thực kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình khoa học hợp lý Vì chất kế toán chi tiết theo dõi, phản ánh thông tin chi tiết loại, đơn vị TSCĐ hữu hình cụ thể Tuy nhiên cơng tác chưa thực nghiêm túc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, cụ thể đơn vị khơng lập thẻ chi tiết TSCĐ hữu hình cho TSCĐ hữu hình đơn vị Theo quy định Thông tư 245/2009/TTBTC ngày 31/12/2009 Bộ Tài Chính việc quy định thực số điều Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước tất tài sản cố định (trừ TSCĐ trụ sở làm việc, quyền sử dụng đất để xây dựng trụ sở làm việc, tài sản khác gắn liền với đất, xe ô tô loại tài sản khơng thuộc phạm vi có nguyên giá theo sổ kế toán từ 500 triệu đồng trở lên/ đơn vị tài sản) phải lập thẻ TSCĐ Ngoài đơn vị lập sổ TSCĐ chung cho tồn đơn vị cịn sổ theo dõi TSCĐ phận sử dụng nhiều đơn vị khơng thực Vì để nâng cao hiệu kế tốn TSCĐ hữu hình đơn vị nên thực tốt từ khâu lập thẻ, sổ theo dõi TSCĐ nơi sử dụng Mỗi tài sản hình thành đơn vị nên lập thẻ riêng để thuận tiện cho việc theo dõi quản lý Thẻ, sổ theo dõi TSCĐ nơi sử dụng cần có đầy đủ thông tin ký hiệu, số hiệu, mã quy cách TSCĐ, thông tin nơi sản xuất, năm sản xuất, phận sử dụng, ngày sử dụng, công suất Ngồi cịn có thơng tin ngun giá, tình hình tăng, giảm TSCĐ nhằm quản lý TSCĐ trang cấp cho phận đơn vị làm để đối chiếu tiến hành kiểm kê định kỳ Đơn vị tham khảo phương pháp ghi sổ mẫu sổ sau: a, Sổ theo dõi TSCĐ nơi sử dụng (Mẫu biểu theo phụ lục số 65) - Căn phương pháp ghi sổ: 126 + Sổ theo dõi TSCĐ mở cho phòng, ban, phận đơn vị Mỗi loại TSCĐ ghi trang số trang Sổ có hai phần: Phần ghi tăng, phần ghi giảm Căn vào biên giao nhận TSCĐ để ghi vào sổ - Cột A: ghi ngày, tháng ghi sổ - Trong phần ghi tăng TSCĐ: + Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ (Biên giao nhận TSCĐ) + Cột D: Ghi tên TSCĐ ; TSCĐ ghi dòng + Cột 1: Ghi đơn vị tính + Cột 2: Số lượng TSCĐ giao quản lý, sử dụng + Cột 3: Ghi đơn giá TSCĐ xuất dùng + Cột 4: Ghi giá trị TSCĐ xuất dùng (Cột 4=Cột x Cột 3) - Trong phần ghi giảm TSCĐ: + Cột E, F: Ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ giảm TSCĐ (Biên giao nhận TSCĐ, Biên lý TSCĐ) + Cột G: Ghi rõ lý giảm + Cột 5: Số lượng TSCĐ ghi giảm + Cột 6: Ghi nguyên giá (đơn giá) TSCĐ + Cột 7: Ghi nguyên giá (giá trị) TSCĐ (Cột = Cột + Cột 5) b, Thẻ TSCĐ: mẫu biểu theo phụ lục số 66 - Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết TSCĐ đơn vị Mỗi đối tượng ghi TSCĐ mở riêng - Căn để lập thẻ TSCĐ: Biên giao nhận TSCĐ; Các tài liệu kỹ thuật có liên quan Thẻ TSCĐ bao gồm nội dung sau: + Tên tài sản + Thông số kỹ thuật + Năm sản xuất nước sản xuất + Thời gian đưa vào sử dụng + Thời gian mua sắm ... vẽ Cơ cấu Tài sản cố định hữu hình tài sản cố định vơ hình Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Kế toán tăng Tài sản cố định mua sắm Tài sản cố định nguồn kinh phí quỹ Kế toán lý, nhượng... sản cố định đơn vị thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có ý nghĩa lý luận thực tiễn Với ý nghĩa đó, tác giả lựa chọn đề tài: ? ?Kế toán Tài sản cố định Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam? ??... tác Kế toán tài sản cố định đơn vị thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói chung 12 3.2 Mục tiêu cụ thể Hệ thống sở lý thuyết Kế toán Tài