Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Công nghệ Thăng Long

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu Các số liệu, kết nêu đồ án trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị thực tập Tác giả đồ án Vũ Thu Hà LỜI CẢM ƠN Sau tháng thực tập tốt nghiệp, với hướng dẫn tận tình Thạc sỹ Nguyễn Hữu Xuân Trường, em hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG” Em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo, cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế, người truyền dạy cho em kiến thức làm hành trang bước tương lai Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy cung cấp cho em kiến thức quý báu, động viên, bảo tận tình trình em nghiên cứu, giúp em hoàn thành đồ án Để thực đề tài này, em giúp đỡ nhiệt tình các anh chị đơn vị thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo toàn cán nhân viên Phòng Tài Kế toán Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển công nghệ Thăng Long tạo điều kiện cho em thực tập nhiệt tình giúp đỡ em thời gian thực tập tốt nghiệp công ty Hà Nội, ngày tháng 05 năm 2014 Sinh viên Vũ Thu Hà MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU DANH MỤC TỪ ĐIỂN VIẾT TẮT 12 CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 13 1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán doanh nghiệp 13 1.1.1 Khái niệm, vai trò, đặc điểm thành phần phần mềm kế toán DN 13 1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 13 a Khái niệm phần mềm 13 b Khái niệm phần mềm kế toán 13 1.1.1.2 Vai trò phần mềm kế toán 13 1.1.1.3 Đặc điểm phần mềm kế toán 14 a Hoạt động phần mềm kế toán chia làm giai đoạn: 14 b.Một số đặc trưng phần mềm kế toán: 15 c Các thành phần phần mềm kế toán bao gồm: 16 1.1.2 Trình tự xây dựng phần mềm kế toán 16 1.1.3 Công cụ xây dựng phần mềm kế toán 17 1.1.3.1 Công cụ quản trị sở liệu 17 a Các khái niệm 17 b Ưu, nhược điểm số hệ quản trị sở liệu thường dùng 18 1.1.3.2 Ngôn ngữ lập trình 20 a Khái niệm 20 b Đặc điểm: 21 c Các ngôn ngữ lập trình thường dùng: 21 1.1.3.3 Công cụ tạo báo cáo 21 a Khái niệm 21 b Đặc điểm 21 c Một số công cụ tạo báo cáo 22 1.2 Lý luận chung kế toán vật tư doanh nghiệp 23 1.2.1.Nhiệm vụ kế toán loại vật tư 23 1.2.2 Phân loại vật tư 23 1.2.2.1 Nguyên liệu vật liệu 23 a Khái niệm 23 b Phân loại 23 1.2.2.2 Công cụ, dụng cụ 25 a Khái niệm 25 b Đặc điểm 25 c Phân loại 25 1.2.3 Đánh giá vật tư 26 1.2.3.1 Nguyên tắc đánh giá 26 1.2.3.2 Phương pháp đánh giá 27 a Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế: 27 b Đánh giá vật tư theo giá hạch toán 28 1.2.3.3 Phương pháp đánh giá vật tư xuất kho 28 1.2.4 Hạch toán chi tiết vật tư 29 1.2.5 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư 30 1.2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 30 a Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên: 30 b Phương pháp kế toán nghiệp vụ chủ yếu: 30 1.2.5.2 Kế toán nhập xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ 33 a Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ: 33 b Phương pháp kế toán số nghiệp vụ chủ yếu: 34 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG 36 2.1 Tổng quan Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển Công nghệ Thăng Long 36 2.1.1 Giới thiệu công ty 36 2.1.1.1.Thông tin chung: 36 2.1.1.2 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu: 36 2.1.1.3 Sơ đồ máy tổ chức công ty 37 2.2 Thực trạng công ty 39 2.2.1 Sơ đồ máy kế toán 39 2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 41 2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 42 2.2.4 Các hồ sơ liệu sử dụng công ty 42 2.2.5 Phân loại nguyên vật liệu 43 2.2.6 Đánh giá nguyên vật liệu 43 2.2.7 Phương pháp hạch toán NVL 44 2.2.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu công ty 46 2.3 Đánh giá phương hướng phát triển công tác kế toán nguyên vật liệu công ty Cổ phần Xây dựng phát triển công nghệ Thăng Long 46 2.3.1 Tổ chức máy kế toán, sở vật chất, người 46 2.3.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán 47 2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng 49 2.3.4 Các hồ sơ liệu sử dụng công ty 50 2.3.5 Bộ sổ kế toán 51 2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu 52 2.3.7 Phương pháp hạch toán NVL 52 2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 53 CHƯƠNG – PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG 54 3.1 Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển Công nghệ Thăng Long 54 3.1.1 Xác định mục tiêu hệ thống 54 3.1.2 Xác định yêu cầu mô tả toán 54 3.1.2.1 Xác định yêu cầu toán 54 3.1.2.2 Mô tả toán 55 3.1.2.3 Các hồ sơ thu thập 56 3.1.3 Mô hình nghiệp vụ toán 57 3.1.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 57 3.1.3.2 Biểu đồ phân rã chức 58 3.1.3.3 Mô tả chi tiết chức 58 3.1.3.4 Hồ sơ, chứng từ sử dụng 60 a Chứng từ 60 b Sổ sách, báo cáo 60 3.1.3.5 Ma trận thực thể chức 61 3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm – logic 62 3.1.4.1 Biểu đồ luồng liệu mức 62 3.1.4.2 Các biểu đồ luồng liệu vật lý mức 63 a Biểu đồ tiến trình “1.1 Nhập kho” 63 b Biểu đồ tiến trình “1.2 Xuất kho” 64 c Biểu đồ tiến trình “1.3 Kiểm kê, đánh giá lại vật tư” 65 d Biểu đồ tiến trình “1.4 Báo cáo” 65 3.1.5 Mô hình khái niệm liệu E – R 66 3.1.5.1 Bước 1: Lập bảng từ điển liệu 66 3.1.5.2 Bước 2: Xác định thực thể thuộc tính 70 3.1.5.3 Bước 3: Xác định mối quan hệ thuộc tính 71 3.1.5.4 Mô hình khái niệm liệu: Mô hình E – R 73 3.2 Thiết kế mô hình logic 74 3.2.1 Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ 74 3.2.2 Biểu diễn mối quan hệ 74 3.2.3 Chuẩn hóa 75 3.2.3.1 Chuẩn hóa phiếu nhập 75 3.2.3.2 Chuẩn hóa phiếu xuất 75 3.2.3.3 Chuẩn hóa biên kiểm kê 76 3.3 Thiết kế mô hình vật lý 76 3.3.1 Thiết kế sở liệu vật lý 76 3.3.1.1 Phi chuẩn hóa quan hệ 76 3.3.1.2 Thiết kế sở liệu vật lý 77 3.3.2 Biểu đồ mô hình liệu quan hệ 81 3.3.2 Hệ thống giao diện tương tác hệ thống: 82 3.3.2.1 Hệ thống menu 82 3.3.2.2 Thiết kế giao diện: 82 a Một số hình giao diện meun hệ thống 82 b Một số hình giao diện menu Danh mục 85 c Một số giao diện menu Chứng từ 91 d Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” 95 e Một số mẫu báo cáo 95 PHẦN MỞ ĐẦU Đặt vấn đề Hệ thống thông tin ngành mũi nhọn công nghệ thông tin Đã có nhiều ứng dụng quản lý kinh tế, đặc biệt quản lý doanh nghiệp Quản trị liệu hệ thống thông tin lĩnh vực quan trọng khoa học công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý đơn vị cách hiệu nhất, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin phát triển mạnh nước tiên tiến từ thập niên 70 kỷ XX Hiện nay, nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin công tác quản lý trở thành nhu cầu thiết, doanh nghiệp bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị Tuy nhiên thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu mong muốn doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính đại xây dựng phần mềm quản lý cho Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần Xây dựng Phát triển công nghệ Thăng Long, em tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, vai trò công ty thực tập tình hình ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm kế toán Em nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý vật tư công tác quản lý, đồng thời giúp đỡ thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường cán phòng kế toán cuả công ty em mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán vật tư công ty cổ phần Xây dựng Phát triển công nghệ Thăng Long.” Hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển Công nghệ Thăng Long làm kế toán phương pháp thủ công phần hỗ trợ Excel Do cần phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư giúp cho việc giải vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn công tác quản lý doanh nghiệp Phạm vi đề tài Đề tài tập trung vào nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán vật tư đơn vị Sản phẩm đề tài mô hình phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán phận kế toán vật tư Mục tiêu đề tài Mục tiêu đề tài người sử dụng chấp nhận áp dụng vào doanh nghiệp Do chương trình phải đáp ứng yêu cầu bản: đầy đủ chức năng, đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc sử dụng cài đặt Bên cạnh đó, hệ thống phải đáp ứng yêu cầu sau:  Cung cấp thông tin cách xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt trình quản lý kho, phục vụ tốt cho đội thi công  Hỗ trợ cho nhân viên kế toán vật tư thủ kho việc quản lý nguyên liệu, vật liệu công ty  Giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót xảy trình quản lý vật tư Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng đề tài: phương pháp thu thập thông tin, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin lập trình hướng đối tượng Công cụ sử dụng để thực đề tài Hệ quản trị sở liệu: Microsoft Sql Server Management Studio 2008 Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2012 Công cụ tạo báo cáo: XtraReport Devexpress 10 * Giao diện form đăng ký * Giao diện chương trình 83 Giao diện chương trình chia làm phần : + Phần hệ thống menu + Góc bên trái biểu đồ cho người sử dụng biết tình hình nhập – xuất vật tư tháng gần top vật tư có giá trị tồn kho lớn Dựa vào kế toán vật tư quản trị vật tư cách tốt + Phần lại vùng làm việc chương trình Khi form mở ra, mở dạng tab vùng làm việc Khi bắt đầu mở chương trình xuất sơ đồ mô tả quy trình hạch toán chi tiết vật tư, nhờ người sử dụng dễ dàng thực bước nhập liệu tính giá xuất kho cuối kỳ lên báo cáo tài Đồng thời phía bên phải menu danh mục liên quan đến quy trình hạch toán vật tư * Giao diện “đổi mật khẩu” Bất kì người dùng hệ thống sau đăng nhập thành công có quyền đổi mật Chọn menu “Hệ thống”, sau chọn “Đổi mật khẩu” 84 * Giao diện form “quản trị người dùng” Chỉ có user có quyền admin thực chức Tại đây, ta thêm người dùng, sửa đổi thông tin xóa tài khoản người dùng b Một số hình giao diện menu Danh mục * Giao diện form “Danh mục tài khoản” 85 * Giao diện form “Danh mục nhà cung cấp” * Giao diện form “Cập nhật nhà cung cấp” 86 * Giao diện form “Danh mục người giao” *Giao diện form “Danh mục phận” 87 * Giao diện form “Danh mục nhân viên” * Giao diện form “Danh mục người nhận” 88 * Giao diện form “Danh mục kho” * Giao diện form “Danh mục loại vật tư” 89 * Giao diện form “Danh mục vật tư” * Giao diện form “Danh mục công trình” 90 c Một số giao diện menu Chứng từ * Giao diện form “Danh sách phiếu nhập” * Giao diện form “Cập nhật phiếu nhập” 91 * Giao diện form “Danh sách phiếu xuất” * Giao diện form “Cập nhật phiếu xuất” 92 * Giao diện form “Danh sách biên kiểm kê” * Giao diện form “Cập nhật biên kiểm kê” 93 * Giao diện form “Tồn đầu kỳ vật tư” * Giao diện form “Dư đầu kỳ tài khoản” 94 d Giao diện form “Tính giá xuất kho cuối kỳ” Sau thực bước này, chương trình tự động tính giá xuất kho kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Và sau tự động cập nhật lại đơn giá thành tiền vào phiếu xuất kỳ e Một số mẫu báo cáo * Thẻ kho 95 * Sổ chi tiết vật tư * Báo cáo Nhập xuất tồn * Bảng tổng hợp chi tiết vật tư 96 * Sổ tài khoản * Phiếu nhập 97 ... tài: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư công ty cổ phần Xây dựng Phát triển công nghệ Thăng Long. ” Hiện nay, Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển Công nghệ Thăng Long làm kế toán phương pháp thủ công. .. THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THĂNG LONG 54 3.1 Mô hình nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư công ty Cổ phần Xây. .. toán vật tư doanh nghiệp Chương 2: Khảo sát thực trạng Công ty Cổ phần Xây dựng Phát triển Công nghệ Thăng Long Chương 3: Phân tích thiết kế xây dựng phần mềm kế toán vật tư Công ty Cổ phần Xây dựng