CÁCH VIẾT EMAIL TRANG TRỌNG (FORMAL) Mở đầu (Beginning) - Khi biết tên họ đủ người nhận Dear Mr/Mrs/Ms + last name (họ tên người nhận) Ex:Dear Mr Castle/ Dear Mrs Beckket/ Dear Miss Bradley - Khi người nhận ai? Là nam hay nữ Dear Sir/ Dear Madam - Khi biết nghề nghiệp người nhận Dear Dr Smith (bác sĩ) Dear Captain Morgan (thuyền trưởng) Phần thân (Body) - Nếu bạn viết email trả lời cho + Ví dụ có khách hàng hỏi sản phẩm công ty bạn bạn viết email hồi đáp, nên bắt đầu câu cảm ơn “Thanks for contacting Asus Company” +Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận số thông tin để đặt lịch hẹn, bạn nên nói “I am very happy to receive your email” - Nếu bạn người chủ động viết email, không cần có dòng cảm ơn trên, thay vào bạn viết theo mẫu câu sau: Eg1: I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm số thông tin sản phẩm bạn) Eg2: I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January (Tôi viết thư liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp phàn nàn bạn vào ngày 26 tháng hai) Eg3: With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you (Liên quan đến thảo luận điện thoại vào ngày thứ bảy, muốn cho bạn biết bồi thường 20% giá trị sản phẩm cho bạn) - Sau nội dung mà liên quan đến việc viết email bạn * Making a request/ asking information (Thực yêu cầu/ hỏi thêm thông tin) Ex1:Could you please let me know if you can attend our aniversary party 6th/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn vui lòng báo cho biết bạn tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ chúng tôi/ bạn tham dự họp vào ngày 19 tháng giêng) Ex2: I would appreciate it if you could please send me a brochure/ if you could please reply within two days (Tôi đánh giá cao bạn vui lòng gửi cho sách quảng cáo nhỏ/ bạn vui lòng trả lời cho vòng ngày) Ex3: Please let me know how much the tickets cost and promotions (Làm ơn cho biết giá vé chương trình khuyến mãi) * Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin) Ex1: We are happy to let you know that your article has been selected for publication (Chúng vui thông báo cho bạn biết viết bạn chọn để xuất bản) Ex2: We are willing to arrange another meeting with the manager (Chúng sẵn sàng để xếp họp khác với người quản lý) Ex3: Should you need any further information, please to contact us (Nếu bạn cần thêm thông tin nào, làm ơn liên hệ với chúng tôi) Ex4: We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions (Chúng tiếc phải thông báo cho bạn chương trình biểu diễn bị hủy điều kiện thời tiết xấu) * Complaining (phàn nàn) Eg1: I am writing to express my dissatisfaction with your staff/ to complain about the quality of your produce (Tôi viết thư để bày tỏ không hài lòng với đội ngũ nhân viên bạn/ để than phiền chất lượng sản phẩm bạn) Eg2: We regret to inform you that your payment is considerably overdue (Chúng tiếc thông báo cho bạn toán bạn bị xem hạn theo quy định) Eg3: I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered (Tôi trông chờ vào việc công ty làm để bù đắp thiệt hại mà phải gánh chịu) *Apologizing (Thư xin lỗi) Eg1:We would like to apologize for any inconvenience caused (Chúng xin lỗi bất tiện mà gây ra) Eg2: Please accept our apologies for the delay (Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi chậm trễ) Eg3: Please let us know what we can to compensate you for the damages caused (Làm ơn cho biết làm để bồi thường thiệt hại mà gây ra) Eg4: I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow (Tôi e tham dự họp ngày mai được) * Attaching files (Đính kèm tệp) Eg1: I am sending you the brochure as an attachment (Tôi gửi cho bạn tài liệu đính kèm) Eg2: Please find the attached file you requested (Vui lòng tìm thông tin đính kèm mà bạn yêu cầu) Eg3: I am afraid I cannot open the file you have sent me (Tôi e mở tệp đính kèm mà bạn gửi cho tôi) Eg4: Could you send it again in PDF format? (Bạn gửi lại lần định dạng PDF không?) Phần kết thư - Trước kết thúc thư, bạn viết thêm câu sau (nếu bạn thấy cần thiết) Eg1:Thank you for your patience and cooperation (Cảm ơn kiên nhẫn hợp tác bạn) Eg2: Thank you for your consideration (Cảm ơn quan tâm bạn) Eg3: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know (Nếu bạn có câu hỏi hay quan tâm nào, đừng ngần ngại mà cho biết) Eg4: I look forward to hearing from you (Tôi mong chờ nghe tin từ bạn) - Sau kết thúc thư Eg1:Yours faithfully (Nếu bạn bắt đầu thư Dear Sir/Madam) Eg2: Yours sincerely (Nếu bạn bắt đầu cách viết tên, ví dụ Dear Mr Castle, Mrs Beckket) Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Phổ biến Anh-Mỹ) Chú ý - Không viết tắt - Không dùng động từ “want”, mà dùng “would like” - Dùng “may” “could” thay cho “can” - Dùng “would” thay cho “will”