LyThuyetAccessNC kho sach blogspot com

Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access PHẦN 2: MICROSOFT ACCESS NÂNG CAO CHƯƠNG I TẠO BÁO BIỂU (REPORTS) I Giới thiệu: Báo biểu công cụ thuận lợi để tổ chức in liệu bảng truy vấn dùng để:  Tổ chức in liệu dạng biểu như: hóa đơn, giấy mời,…  In dạng bảng như: lương, danh sách,…  Sắp xếp in liệu theo nhóm, in theo trang,…  Sắp xếp phân nhóm thực phép tính nhóm như: tổng, cao nhất, thấp nhất, trung bình,…  In liệu từ nhiều bảng có liên quan với trang II     III Đặc điểm báo biểu: Báo biểu có thành phần giống mẫu biểu Ngoài có thêm đầu nhóm, cuối nhóm, đầu nhóm cuối nhóm Điều khiển Text Box báo biểu có thuộc tính Running Sum cho phép tạo thêm cột số thứ tự toàn nhóm báo biểu Cửa sổ Reports có mục: Preview, Design New Báo biểu có chế độ hiển thò: Design View (thiết kế), Print Preview (xem kiểm tra báo biểu trước in) Print (in báo biểu giấy)      Xây dựng báo biểu: Các dạng báo biểu: Báo biểu chi tiết (Detail Report): dạng đơn giản, liệu nhiều bảng sở trình bày đầy đủ báo biểu Báo biểu dạng danh sách (Tabular): liệu trình bày theo dạng bảng bao gồm dòng cột Báo biểu dạng cột (Columnar): liệu trình bày theo dạng cột kèm với phần tên trường liệu bên trái Báo biểu nhóm/tổng (Group/Total): dạng có tính chất thống kê, tổng hợp liệu bảng theo nhóm Báo biểu dạng đồ thò (Chart): liệu liệu trình bày dạng biểu đồ (đồ thò) Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An     Xây dựng báo biểu tự động: Chọn dạng Từ cửa sổ sở liệu chọn Reports, chọn nút New, cửa sổ New Report (Hình 78) Chọn bảng truy vấn làm nguồn liệu khung “Choose the table or query where the objects data comes Chọn nguồn from” Nhấp chọn dạng báo biểu tự động:  AutoReport: Columnar chọn Hình 78 OK báo biểu dạng cột  AutoReport: Tabular chọn OK báo biểu dạng dòng Thiết lại báo biểu:   Microsoft Office Access Vào View chọn Design View biểu tượng Thực chỉnh sửa thương tự mẫu biểu lưu lại Xây dựng báo biểu Wizard:  Trong cửa sổ New Report (Hình 78) chọn chức Report Wizard chọn OK, cửa sổ thứ Hình 79 Chọn bảng truy vấn nguồn khung Tables/Queries  (Hình 79)  Chọn trường đưa vào mẫu biểu tương tự chọn mẫu biểu Wizard chọn Next cửa sổ thứ Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Hình 80 Chọn dạng hiển thò báo biểu chọn Next (Hình 80) hộp  thoại thứ Hình 81  Chọn trường dùng để phân nhóm cần thiết chọn Next (Hình 81) hộp thoại thứ Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Hình 82  Chọn trường dùng để xếp cần thiết Để tính tổng liệu nhóm nhấp chọn nút Summary Options (Hình 82), hộp thoại Hình 83  Chọn trường cần tính tổng nhấp đánh dấu chọn hàm cần tính (Hình 83), chọn OK, trở cửa sổ hộp thoại thứ tư, nhấp chọn Next hộp thoại thứ Hình 84 Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An  Microsoft Office Access Chọn dạng hiển thò báo biểu in khung Layout chọn hướng in khung Orientation (Hình 84), chọn Next hộp thoại thứ Hình 85 Hình 86 Chọn dạng trang trí báo biểu (Hình 85), chọn Next cửa sổ thứ  Nhập vào tiêu đề cho báo biểu chọn Finish (Hình 86)  Xây dựng báo biểu Design: Báo biểu trung chế độ Design gồm thành phần sau:  Report header: Tiêu đề đầu báo biểu  Page header: Tiêu đề đầu trang  Detail: Chi tiết báo biểu  Page footer: Tiêu đề cuối trang  Report footer: Tiêu đề cuối báo biểu Ngoài có:  Group header: Tiêu đề đầu nhóm  Group footer: Tiêu đề cuối nhóm a Các bước tạo báo biểu Design:  Tạo báo biểu chức Wizard  Chọn tên báo biểu cần thiết kế lại chọn nút Design  Cho hiển thò công cụ Toolbox  Dùng công cụ Toolbox thiết kế lại báo biểu theo ý muốn  Các biểu tượng chức công cụ Toolbox báo biểu dùng tương tự mẫu biểu b Thao tác tạo Label Text Box Deesign View:  Tại cửa sổ thiết kế mẫu biểu, chọn biểu tượng Label Text Box hộp công cụ Toolbox Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Rê chuột vẽ vò trí báo biểu, xuất hộp Label Text Box, nhập vào tên nhãn hộp văn  Để nhập vào biểu thức hàm tính toán Text Box, ta nhấp chuột vào Text Box nhập vào biểu thức hàm cần tính toán, phía trước biểu thức hàm phải đặt dấu (=) Ví dụ: Ngày lập hóa đơn: =Date() Thành tiền: =[SoLuong]*[DonGia] Tổng thành tiền: =Sum([SoLuong]*[DonGia])  IV V Lưu báo biểu: Tương tự mẫu biểu truy vấn thiết kế Forms Queries Tổng hợp liệu báo biểu: Các hàm dùng tổng hợp báo biểu: Gồm hàm giống hàm tính tổng truy vấn như: Sum, Avg, Max, Min,… Tổng hợp liệu nhóm: Tạo điều khiển Text Box đầu cuối nhóm đặt vào ô điều khiển hàm dùng để tổng hợp Tổng hợp liệu toàn báo biểu: Thực tương tự tổng hợp nhóm ô điều khiển đặt đầu cuối báo biểu Tạo cột số thứ tự báo biểu: Hình 87  Tạo điều khiển Text box không buộc (Unbound)  Gán số cho điều khiển cách nhập trực tiếp =1 vào ô điều khiển thuộc tính Control Source  Nhấp chuột vào Text Box cần tạo số thứ tự nhấp phải chuột menu chọn chức Properties hộp thoại (Hình 87)  Nhấp chọn thẻ Data  Trên dòng Control Source nhập vào =1 (Nếu chưa nhập)  Trên dòng Running Sum nhấp chọn dạng: • Over Group: muốn đánh số thứ tự cho nhóm • Over All: muốn đánh số thứ tự cho toàn báo biểu Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access • No: không tạo số thứ tự  Đóng cửa sổ thuộc tính xem thử Tổng hợp liệu phần nhóm:  Tạo điều khiển đầu cuối phần để nhận liệu tổng hợp phần Sử dụng thuộc tính Name Properties điều khiển đặt tên cho ô điều khiển  Dùng ô điều khiển để thực phép tính tổng hợp phần báo biểu cách tạo ô điều khiển vò trí báo biểu đặt vào biểu thức chứa tên ô điều khiển VI Sắp xếp tập hợp liệu theo nhóm: Sắp xếp liệu:  Mở báo biểu chế độ Design View (thiết kế) Nhấp chọn biểu tượng vào View chọn Sorting and Hình 88 Grouping hộp thoại (Hình 88)  Đưa trường biểu thức dùng để xếp vào cột Field/Expression (Mỗi trường, biểu thức đặt dòng)  Chọn thứ tự xếp tăng (Ascending) giảm (Descending) cột Sort Order (Thứ tự ưu tiên dược lấy từ xuống) Tạo đầu nhóm cuối nhóm:  Mở cửa sổ Sorting and Grouping  Chọn trường biểu thức cần phân nhóm Chọvớ n sắ p xếp nằ m ngang  Đặt thuộc tính nhóm (Group Properties) i Group Header Yes để thêm phần đầu nhóm No để bỏ phần đầu nhóm  Tương tự đặt thuộc tính Group Footer Yes No để thêm bỏ phần cuối nhóm  Ta đặt điều khiển báo biểu phần đầu cuối nhóm VII Tạo báo biểu phụ: (Main/Sub Report)  Tạo báo biểu báo biểu phụ cách độc lập chưa có quan hệ với  Mở báo biểu chế độ thiết kế vào Window chọn Title Vertically để xếp theo chiều ngang  Kéo báo biểu phụ từ cửa sổ sở liệu vào cửa sổ thiết kế báo biểu chính, Access tạo điều khiển Sub Report buộc vào báo biểu nhãn kèm (Hình 89)  Giáo viên: Võ Minh Ké Dũonbá go biểu phụ đưa vào báo biểu Trang Trung Tâm GTVL Long An  Microsoft Office Access Hình 89 Tạo liên kết báo biểu phụ (Nếu chưa tạo) Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access CHƯƠNG II TẠO TẬP LỆNH (MACROS) I   Giới thiệu: Macro đoạn chương trình gồm dãy hành động dùng để tự động hóa thao tác tổ chức giao diện chương trình Cấu trúc hành động lời gọi thủ tục gồm tên hành động tham số II Tạo Macro: Trong cửa sổ sở liệu chọn Macros chọn nút New  cửa sổ Macro Nhập thích Chọn hành động Nhập tham số       III Hình 90 Chọn dạng hành động cột Action cách nhấp chuột vào hộp liệt kê thả vào chọn hành động danh sách (Hình 90) Nhập vào thích cho hành động cột Comment Xác đònh đối tượng tham số tương ứng cho hành động có khung bên (Action Arguments) cách nhấp chuột chọn nhấn phím F6 Lưu đặt tên cho Macro Đóng cửa sổ thiết kế Macro Thực Macro cách chọn Macro cần thực thi nhấp nút Run Một số thao tác Macro: Chuyển hành động đến vò trí mới:  Đánh dấu chọn hành động cần di chuyển cách nhấp chuột vào ô phía trước hành động  Nhấp giữ chuột rê kéo đến vò trí Chèn hành động: Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang Trung Tâm GTVL Long An  Microsoft Office Access Nhấp chuột vào vò trí muốn chèn hành động Nhấp chọn biểu tượng vào Insert chọn Row Hiện dòng trống đưa vào hành động Xóa hành động: Đánh dấu chọn hành động cần xóa nhấn phím Delete Lưu hành động: Tương tự lưu Queries Forms   IV Các hành động Macro: Action (hành động) AddMenu ApplyFilter Beep CancelEvent Close FindNext FindRecord Action Arguments (Tham số) Thêm menu dọc vào menu ngang Các tham số: – Menu name: Tên thực đơn – Menu macro name: Tên macro làm menu dọc cho chức menu ngang – Status Bar Text: Chuổi văn ghi xuất trạng thái thực đơn chọn Lọc liệu xử lý bảng, mẫu biểu, báo biểu Các tham số: – Filter Name: Tên truy vấn dùng để lọc liệu – Where Condition: Điều kiện lọc liệu Phát tiếng kêu “bíp” loa máy tính Ngừng kiện thực thi Đóng đối tượng đònh mở Các tham số: – Object Type: Kiểu đối tượng – Object Name: Tên đối tượng – Save: Lưu lại thay đổi đóng đối tượng Tìm mẫu tin thỏa điều kiện dò tìm hành động FindRecord trước Tìm kiếm mẫu tin thỏa điều kiện tìm kiếm Các tham số: – Find What: Giá trò cần tìm kiếm – Match: Xác đònh vò trí dò tìm liệu cột phần, cột bắt đầu cột Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 10 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access hệ) Link Master Fields (Chọn tên nút điều khiển) thẻ Data  Để lấy giá trò trường mẫu tin hành vùng nhúng Form ta sử dụng Textbox nhập vào biểu thức: = [Tên vùng nhúng].Form![Tên trường cần lấy] Ví dụ: = [Sub1].Form![MaNV]  Khai báo mối liên kết vùng nhúng Form con, thực sau: – Dùng Textbox để tạo nút trung gian, nút có nhiệm vụ lấy giá trò mẫu tin hành vùng nhúng thứ 1, đồng thời đóng vai trò điều khiển vùng nhúng thứ – Khai báo mối kết Textbox trung gian vùng nhúng Form thứ (Sub2) thuộc tính Link Child Fields Link Master Fields thẻ Data Form Sub2 Ví dụ: Tạo mối liên kết vùng nhúng Sub1 Sub2 thông qua trường chung MaNV, thực sau: – Dùng Textbox đặt trang chứa Sub1 Sub2 đặt tên TrungGian nhập vào biểu thức: =[Sub1].Form![MaNV] – Khai báo liên kết Textbox “TrungGian” vùng nhúng thứ cách chọn Sub2, vào Properties  Data – Dòng Link Child Fields nhập: MaNV – Dòng Link Master Fields nhập: TrungGian  Bước 4: Đònh dạng, Chạy thử, Lưu Thoát IV Form cập nhật: Giới thiệu:  Form dạng cho phép ta thêm hiệu chỉnh liệu vào bảng  Nguồn liệu bảng cần cập nhật  Dạng Form: danh sách cột (Tabular Columnar) Thao tác: Tạo Design View tạo với trợ giúp Wizard với thao tác biết (Xem Chương V phần Access bản) Form cập nhật, hiệu chỉnh liệu vào bảng dạng 1-1: a Cách 1: Dùng Wizard để trực tiếp tìm cập nhật đối tượng ta dùng Combo Box thực theo bước sau:  Bước 1: Tạo Form dùng chức AutoForm Wizard để thiết kế Form  Bước 2: Mở Form chế độ Design View, thiết kế nút chọn Combo Box sau: Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 45 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Bật chức trợ giúp Control Wizard cửa sổ thiết kế Form  Chọn Combo Box đặt vào vò trí cần tạo Form hộp thoại thứ  Chọn mục Chọn Hình 157  Chọn chức Find a record on my form… (Mục 3) (Hình 157), chọn Next hộp thoại thứ hai Chọn trường Chọn Hình 158  Chọn trường cần lấy giá trò cho Combo Box (Hình 158), chọn Next hộp thoại thứ ba (Hình 159), chọn Next, hộp thoại chọn Finish để hoàn thành Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 46 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Chọn Hình 159 Bước 3: Thêm nút lệnh vào Form chức Wizard Macro  Bước 4: Đònh dạng, hiệu chỉnh, xem thử, lưu thoát  b Cách 2: Dùng Main – Sub Form      Bước 1: Thiết kế Form Sub nguồn liệu bảng cần cập nhật dạng Tabular Datesheet cách dùng Wizard AutoForm Bước 2: Thiết kế Form main nguồn liệu dùng chức Control Wizard tạo đặt tên nút điều khiển Combo Box Form Bước 3: Dùng điều khiển Sub Form/Sub Report Wizard Design nhúng Form Sub vào Form Main Bước 4: Chọn vùng nhúng Form khai báo mối liên kết (Dùng Link Child Fields Link Master Fields) Bước 5: Đònh dạng, hiệu chỉnh, xem thử, lưu thoát Form cập nhật, hiệu chỉnh liệu vào bảng dạng 1-n: a Giới thiệu: Đây loại Form cho phép lựa chọn điều kiện để cập nhật liệu vào bảng, lúc ta hiệu chỉnh nhiều mẫu tin b  Thuộc dạng Main – Sub Form Giáo viên: Võ Minh Dũng Đặc điểm: Trang 47 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Form Sub dạng Datasheet Tabular, nguồn liệu bảng cần cập nhật  Form Main chứa nút điều khiển (Thường Combo Box nguồn liệu)  c Thao tác:       Bước 1: Tạo Form Sub dạng Dataseet Tabular, nguồn bảng cần cập nhật liệu Bước 2:  Tạo Form Main nguồn liệu, nút điều khiển thường Combo Box  Danh sách giá trò chọn Combo Box lấy bảng quan hệ bảng quan hệ 1-n với bảng cần cập nhật Bước 3: Nhúng Form vào khai báo mối liên kết nút điều khiển vùng nhúng Form (Link Child Fields Link Master Fields) Bước 4: Thêm nút lệnh có, hiệu chỉnh đònh dạng Form Bước 5: Ràng buộc liệu Bước 6: Xem thử, lưu thoát Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 48 Trung Tâm GTVL Long An d Microsoft Office Access Ràng buộc liệu: Thực theo hai cách sau:  Khai báo trực tiếp:  Dùng thuộc tính Validation Rules (Qui tắc kiểm tra điều kiện) Validation Text (Chuỗi thông báo)  Tạo Macros thủ túc  Xét khai báo trực tiếp: – Bước 1: Chọn đối thượng cần ràng buộc – Bước 2: Mở bảng thuộc tính (Properties) khai báo mục cần ràng buộc thuộc tính Validation Rules Validation Text Ví dụ: Ràng buộc cột số lượng nằm khoảng từ đến 1000, thực sau: • Tại dòng Validation Rules nhập: < SoLuong < 1000 • Tại dòng Validation Text nhập: So luong chi nam khoảng từ đến 1000!  Đối với trường khóa khóa ngoại: Ta dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau: Dlookup(“”, “”, “”) Hàm cho phép ta dò tìm Table Query đối số thứ có mẫu tin có mẫu tin thỏa điều kiện hay không?  Nếu thỏa trả giá trò cột thuộc đối số thứ  Nếu không thỏa trả giá trò rỗng (Null) Ví dụ: Tìm MaHD 0001 bảng hóa đơn có thỏa điều kiện hay không, ta lập biểu thức sau: Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]=“0001”)  Trường hợp kiểm tra khóa (Mã không trùng): Ta dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau:  Đối với kiểu chuỗi (Text): Dlookup(“”, “”, “[Trường cần so sánh]=’” & [Tên điều khiển chọn] & “’”) Is Null Ví dụ: Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]= ‘” & [CboMaHD] & “’”) Is Null  Đối với kiểu số (Number): Dlookup(“”, “”, “[Trường cần so sánh]=” & [Tên điều khiển chọn] & “ ”) Is Null Ví dụ: Dlookup(“MaNV”, “Nhan Vien”, “[MaNV]= ” & [CboMaHD] & “ ”) Is Null Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 49 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Trường hợp kiểm tra khóa ngoại (Mã phải tồn tại): Ta dùng hàm Dlookup theo cú pháp sau:  Đối với kiểu chuỗi (Text): Dlookup(“”, “”, “[Trường cần so sánh]=’” & [Tên điều khiển chọn] & “’”) Is Not Null Ví dụ: Dlookup(“MaHD”, “Hoa Don”, “[MaHD]= ‘” & [CboMaHD] & “’”) Is Not Null  Đối với kiểu số (Number): Dlookup(“”, “”, “[Trường cần so sánh]=” & [Tên điều khiển chọn] & “ ”) Is Not Null Ví dụ: Dlookup(“MaNV”, “Nhan Vien”, “[MaNV]= ” & [CboMaHD] & “ ”) Is Not Null Form cập nhật vào bảng: Giới thiệu: Form dạng cho phép ta cập nhạ6t liệu vào bảng lúc, bảng có mối liên hệ với (1 – – n) Form cập nhật dạng 1-1: a Dùng Query:  Bước 1: Thiết kế Query  Nguồn liệu bảng ta cần cập nhật  Các trường Query: Lấy tất trường bảng, riêng trường quan hệ có bảng ta lấy trường bảng  Bước 2: Thiết kế Form cập nhật Nguồn liệu Query Bước dạng cột, ta dùng cách tạo AutoForm Wizard  Bước 3: Tạo thêm nút lệnh theo yêu cầu  Bước 4: Tạo Macros để gán cho nút lệnh cần thiết  Bước 5: Gán Macros vào nút lệnh ràng buộc liệu  Bước 6: Xem thử, lưu thoát b Dùng Main Sub:  V Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 50 Trung Tâm GTVL Long An Bước 1: Thiết kế Form      Microsoft Office Access Main Sub với:  Form Main: Dạng cột, nguồn liệu bảng cần cập nhật  Form Sub: Dạng bảng, nguồn bảng phụ cần cập nhật  Nếu Form Sub có cột phụ để làm sáng tỏ ý nghóa ta nên tạo Query làm nguồn cho Form Sub Bước 2: Tạo nút lệnh theo yêu cầu Bước 3: Hiệu chỉnh đònh dạng Form  Đối với Form Sub ta cài thuộc tính – Scroll Bar: Neither – Record Selector: No – Min/Max Button: No – Navigation Button: No – Control Box: No – Deviding Line: No  Đối với vùng nhúng Form Border Style: Transparent  Đối với cột phụ: Các thuộc tính không đưa trỏ vào hiệu chỉnh ta dùng: – Enabled: No – Locked: Yes Bước 4: Tạo Macro gán vào nút lệnh có yêu cầu Bước 5: Xem thử, lưu thoát Form cập nhật dạng 1-n: a Đặc điểm: Cập nhật vào bảng có mối quan hệ – n thiết kế dạng Main – Sub  Form Main: Nguồn liệu bên dạng cột  Form Sub: Nguồn liệu bên nhiều dạng Datasheet Tabular b Thao tác: Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 51 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Bước 1: Thiết kế Query Nguồn liệu   bảng cần cập nhật Trường quan hệ  lấy trường quan hệ bên Bước 2: Thiết kế Form      VI Main – Sub  Form Main: Dạng cột, bảng bên  Form Sub: Dạng Datasheet Tabular, nguồn bảng bên nhiều Bước 3: Hiệu chỉnh, đònh dạng, thêm nút lệnh Bước 4: Tạo Macros cần thiết Bước 5: Gán Macro vào nút lệnh, ràng buộc liệu cài thuộc tính có Bước 6: Xem thử, lưu thoát Các hàm sở liệu: Hàm DlookUp:  Công dụng: Tìm giá trò cột Table/Query thoả điều kiện dò tìm  Cú pháp: DlookUp(“[Tên cột cần tìm giá trò]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Hàm Dsum:  Công dụng: Tính tổng giá trò cột Table/Query thỏa điều kiện  Cú pháp: Dsum(“[Tên cột tính tổng]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Hàm Dcount:  Công dụng: Đếm tổng mẫu tin cột Table/Query thỏa điều kiện  Cú pháp: Dcount(“[Tên cột tính tổng]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Hàm Dmax:  Công dụng: Tìm giá trò lớn cột Table/Query thỏa điều kiện Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 52 Trung Tâm GTVL Long An  Microsoft Office Access Cú pháp: DMax(“[Tên cột tìm GTLN]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Hàm Dmin:  Công dụng: Tìm giá trò nhỏ cột Table/Query thỏa điều kiện  Cú pháp: DMin(“[Tên cột tìm GTNN]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Hàm Davg:  Công dụng: Tính trung bình gía trò cột Table/Query thỏa điều kiện  Cú pháp: DAvg(“[Tên cột tính trung bình]”, “Tên Table/Query”, “[Điều kiện]”) Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 53 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access CHƯƠNG VI TU CHỈNH – NÊM PHONG CƠ SỞ DỮ LIỆU Sửa nén sở liệu (CSDL): I Giới thiệu: a Nén (Compact): Dùng để tinh giảm CSDL, xóa bỏ biến tạm trung gian trình thiết kế Thông thường sau thực nén dung lượng CSDL giảm xuống 1/3 so với dung lượng ban đầu b Sửa (Repair): Nhằm loại trừ tất hỏng hóc có trình thiết kế bò treo máy điện đột Hình 134 ngột Thao tác:  Mở CSDL cần nén sửa  Vào Tools  Database Utilities  Compact and Repair Database II     Tạo tập tin MDE: Giới thiệu: Trong tập tin MDE CSDL, tất đối tượng chứa lệnh Visual Basic biên dòch thành mã máy, CSDL thực bình thường xem phần thiết kế hay chỉnh sửa chương trình, kích thước CSDL giảm thiểu nhớ phân bố tốt giúp cải thiện tốc độ xử lý Sử dụng tập tin MDE tránh không cho thực thao tác:  Xem sửa phần thiết Forms, Reports Modules chế độ thiết kế (Design)  Không cho thêm, sửa xóa tham chiếu CSDL biên dòch  Không cho thay đổi thuộc tính hay phương thức Access  Không trao đổi Forms, Reports hay Modules hình thức nhập (Import) xuất chuyển (Export) Lưu ý: – Trước chuyển CSDL sang dạng MDE ta nên lưu trữ bảo quản an toàn tập tin CSDL gốc MDB phòng cần hiệu chỉnh bổ sung sau – Trường hợp tập tin MDB có cài mật mật áp dụng tập tin MDE Thao tác: Đóng CSDL mở Giáo viên: Võ Minh Dũng Hình 135 Trang 54 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Vào Tools  Database Utilities  Make MDE Files (Hình 135) hộp thoại thứ  Chỉ đường dẫn chọn tập tin CSDL cần biên dòch nhấp chọn nút Make MDE Files hộp thoái thứ hai  Chỉ đònh thư mục cần lưu nhập tên tập tin MDE cần tạo (Ta đặt trùng tên tập tin MDB) sau chọn nút Save (Hình 136)  Chỉ đường dẫn lưu Nhập tên tập tin MDE Hình 136 Mở tập tin MDE: Thao tác tương tự mở tập tin MDB xuất hộp thoại Open ta chọn tập tin có phần kiểu MDE III Một số Macro đặc dụng – Cài đặt mật khẩu: Macro đặc dụng: a Macro Autoexec:  Giới thiệu: Macro Autoexec tự động thực thi vừa mở CSDL Thường ta dùng Macro để mở mẫu biểu dùng làm giao diện chương trình  Thao tác:  Trong cửa sổ CSDL nhấp chọn mục Macro vào chọn New cửa số thiết kế Macro, ta nhập vào thông số sau: Action Action Argument RunComman WindowHide: n cửa sổ CSDL d OpenForm Tên mẫu biểu làm dùng giao diện chương trình  Lưu lại Macro với tên Autoexec b  Macro Autokeys: Giới thiệu: Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 55 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Dùng để gán tổ hợp phím cho đối tượng đó, nhấn tổ hợp phím chương trình xử lý theo yêu cầu IV Thao tác: Thực tương tự tạo Macro Autoexec, ta nhập thông số sau: Macro Name Action Action Argument ^G OpenForm Tên đối tượng cần mở nhấn tổ hợp phím Ctrl+G … … … a     Cài đặt mật cho CSDL: Cài đặt mật khẩu: Đóng CSDL cần cài đặt mật mở Vào File  Open Datebase tổ hợp phím Ctrl + O hộp thoại Chọn tập tin CSDL cần mở Ngay nút Open nhấp chọn vào mũi tên bên phải chọn chức Open Exclusive (Hình 137) CSDL mở hình Hình 137  Hình 138 Vào Tools  Security  Set Database Password (Hình 138) hộp thoại  Khung Password nhập vào mật cần cài đặt Mật sử dụng phân biệt chữ hoa chữ thướng ta phải lưu ý đến dèn Caps Lock nhập mật Hình 139 Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 56 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access  Khung Verify nhập lại mật lần thứ hai (phải với mật nhập lần thứ nhất) sau chọn OK (Hình 139) Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 57 Trung Tâm GTVL Long An b Microsoft Office Access Loại bỏ mật khẩu: Giới thiệu: Trường hợp muốn loại bỏ mật cài thay mật khác ta phải biết mật dùng  Thao tác:  Mở CSDL theo cách cài đặt Hình 140 mật  Vào Tools  Security  UnSet Database Password hộp thoại  Khung Password nhập vào mật cài đặt trước cần xóa chọn OK (Hình 140)  Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 58 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access TÀI LIỆU THAM KHẢO Microsoft Office 2003 – Trường Đại Học Mở TP Hồ Chí Minh Tin Học Quản Lý Access – Nguyễn Mậu Hân – Nhà Xuất Bản Thống Kê Tin học cho người Microsoft Access – Ông Văn Thông – CEB Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 59 [...]... combo box chọn trang Data vào chọn giá trò cho 2 tham Hình 102 số Row Source Type và Row Source (Hình 102) Trên Row Source Type chọn các giá trò o Table/Query khi đó các giá trò Combo Box là một trường nào đó trong bảng hoặc truy vấn o Nhấp chọn giá trò cho tham số Row Source bằng cách nhấp vào nút có dấu 3 chấm (…) hiện cửa sổ Show Table vào chọn bảng chứa dữ liệu cho Combo Box o Chọn trường cho Combo... hiện hộp thoại chọn Yes Value List: nhập trực tiếp giá trò cho Combo Box Tham số Row Source nhập vào các giá trò cho Combo Box, các giá trò nhập vào được cách nhau bởi dấu phẩy Field List: giá trò của combo box là tên các trường của 1 bảng hoặc truy vấn Tham số Row Source, nhấp chọn tên bảng hoặc truy vấn chứa tên trường làm giá trò cho Combo Box 5 List Box (hộp danh sách): Dùng để hiển thò 1 cửa sổ... trường để nhập giá trò vào khi chọn Combo Box, chọn Next hiện cửa sổ thứ bảy (Hình 100) Nhập tên nhãn Chọn Hình 101 Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 21 Trung Tâm GTVL Long An  b       Microsoft Office Access Nhập vào tên nhãn cho Combo Box và chọn Finish (Hình 101) Tạo bằng thuộc tính: Trên màn hình thiết kế mẫu/báo biểu, tắt chức năng trợ giúp Control Wizard Nhấp chọn Combo Box trên Toolbox và rê chuột... lệnh 4 Combo Box (Hộp liệt kê thả): Cho phép người sử dụng chọn một mục nào đó trong danh sách, thao tác như sau: a Tạo với sự trợ giúp của Wizard:  Bật chức năng trợ giúp Control Wizard trên hộp Toolbox  Nhấp chọn biểu tượng Combo Box trên hộp Toolbox  Rê vẽ chuột tại một vò trí trên màn hình thiết kế mẫu biểu, hiện hộp thoại thứ nhất Nhấp chọn Chọn Hình 96  Chọn chức năng “I want the combo box... chứa giá cho Combo Box, nhấp chọn Next hiện hộp thoại thứ ba (Hình 97) Chọn trường Chọn Hình 98  Chọn trường chứa giá trò cho Combo Box, chọn Next hiện cửa sổ thứ tư (Hình 98), chọn thứ tự sắp xếp tăng (Ascending) hoặc giảm (Descending) và chọn Next hiện cửa số thứ năm Giáo viên: Võ Minh Dũng Trang 20 Trung Tâm GTVL Long An Microsoft Office Access Chọn Hình 99  Chỉnh độ rộng phù hợp cho Combo Box,... Trung Tâm GTVL Long An  Microsoft Office Access Trên dòng Control Source nhấp chọn tên trường trong danh sách 3 Command Button (Nút lệnh): Thao tác bằng thuộc tính như sau:  Mở mẫu biểu ở chế độ thiết kế  Bật thanh công cụ Toolbox  Tắt chức năng trợ giúp Control Wizard  Nhấp chọn nút Command Button trên hộp Toolbox  Nhấp vẽ nút lệnh tại 1 vò trí trên mẫu biểu  Mở bảng thuộc tính của nút lệnh... Combo Box 5 List Box (hộp danh sách): Dùng để hiển thò 1 cửa sổ danh sách các giá trò cho phép người dùng chọn một giá trò Sử dụng tương tự như Combo Box nhưng nó chiếm diện tích trên màn hình lớn hơn Thao tác tạo List Box bằng Wizard và thuộc tính tương tự tạo Combo Box 6 Tab Control (Điều khiển trang): Cho phép ta tạo một điều khiển có nhiều trang khác nhau cùng hiển thò trên một mẫu biểu, thao tác... Toolbar để thực thi các đối tượng của cơ sở dữ liệu như: trong cơ sở dữ liệu đang mở bằng cách: Hình 126  Trong hộp thoại Customize chọn trang Commands  Trong khung Categories chọn All Tables, All Queries, All Forms, All Reports, All Macros  Trong khung Commands chọn lần lượt các biểu tượng tương ứng đưa vào thanh công cụ (Hình 126)  Ta có thể chuyển biểu tượng của đối tượng cơ sở dữ liệu trên... thoại Toolsbar Properties  Trong dòng Type của hộp thoại chọn Hình 127 kiểu Menu Bar và nhấp chọn nút Close (Hình 127) Kéo vào  Trên hộp thoại Customize chọn ngăn Commands  Trong cửa sổ Categories, chọn nhóm New Menu (Hình 128)  Trong cửa sổ Commands, kéo mục New Menu vào thanh menu mới Có thể lặp lại nhiều lần để tạo thanh menu ngang  Muốn đặt tên cho cho từng mục Menu, nhấp phải chuột chọn mục menu... Data: Dữ liệu Hình 103  Event: Biến cố thực thi khi điều khiển được chọn  Other: Một số thuộc tính khác  All: Tất cả thuộc tính của điều khiển 2 Một số thuộc tính sử dụng trong điều khiển: a Điều khiển Command Button:  Caption: Hiển thò chuỗi ký tự trên nút lệnh  Picture: Hiển thò hình ảnh trên nút lệnh  On Click: Thực thi một thao tác khi nhấp nút lệnh b Điều khiển Text Box:  Thuộc tính Format: