báo cáo học phần phân tích thiết kế hệ thống thông tin trường đại học kỹ thuật hậu cần cand, khoa công nghệ thông tin, tổ mạng máy tính HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT HẬU CẦN CAND
BỘ CÔNG AN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT - HẬU CẦN CAND MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KHẢO SÁT Tên đề tài: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN CÁC PHÒNG THỰC HÀNH CỦA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT - HẬU CẦN CAND Nhóm học viên lớp B3D4: Phạm Trung Hiếu Vũ Thị Thu Hằng Đỗ Thị Khuyên Bắc Ninh, tháng 11 năm 2016 MỤC LỤC Hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND PHÁT BIỂU BÀI TOÁN 1.1 Hệ thống cần quản lý gì? Trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin nay, công nghệ thông tin gắn bó sâu sắc với đời sống người xã hội Nó góp phần không nhỏ việc thay đổi diện mạo sống, giúp người hoàn thành công việc cách tốt hơn, giảm chi phí sức lao động lĩnh vực Áp dụng tin học vào quản lý học tập ứng dụng tin học vào sống giúp cho người giảm thiểu công việc thủ công nhiều thời gian, tiền bạc nguồn nhân lực, từ nâng cao hiệu công việc chất lượng sản phẩm hàng hóa nâng lên Ở nước ta, công nghệ thông tin ngày khẳng định vị trí, vai trò to lớn tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội đặc biệt giáo dục Rất nhiều quan, công sở, xí nghiệp, cửa hàng kinh doanh,… đưa ứng dụng tin học vào hoạt động Một ứng dụng áp dụng công nghệ thông tin sớm có hiệu công tác quản lý Tuy trường ta trường đào tạo hàng đầu công nghệ an ninh mạng Ngành Công an thực tế việc áp dụng phần mềm quản lý hạn chế, cụ thể công tác quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Với khối tài sản lớn kèm theo phân bố phòng thực hành không tập trung, tài sản phần nhiều mặt hàng công nghệ cao giá trị lớn mà dễ hư hỏng việc quản lý tài sản phòng thực hành nhiều bất cập lạc hậu, gây nhiều khó khăn Việc quản lý ghi chép tay, sổ sách, giấy tờ hay phiếu thu chi, toán Việc gặp nhiều khó khăn, người quản lý Việc quản lý sổ sách, giấy tờ dẫn đến nhiều khó khăn như: việc nhập, sửa đổi thông tin không thuận lợi dễ dẫn đến nhập sai thông tin, sửa sai thông tin tài sản vật dụng mang hay nhập về; việc nghiệm thu sau đợi kiểm tra dễ xảy thất thoát, không ghi chép rõ ràng ngày tháng chuyển đồ hay nhập đồ về, số lượng, tài sản mang sửa hay hỏng, lý hỏng không ghi chép lại ghi chép không đầy đủ Như làm thất thoát tài sản công nhà nước, gây nặng nề trách nhiệm cho người quản lý sổ sách Vì vậy, nhóm chúng em nghiên cứu phát triển hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND để ứng dụng Công nghệ vào quản lý tài sản cách nhanh gọn, xác, đảm bảo, tránh phiền hà hay thất thoát tài sản cho khoa Bài toán hệ thống quản lý tài sản bao gồm việc quản lý thông tin vật dụng phòng thực hành, quản lý tài sản sử dụng, tài sản hư hỏng cần thay khoa Công nghệ thông tin trường 1.2 Quy trình nghiệp vụ hệ thống 1.2.1 Quản lý thông tin phòng thực hành Khi phòng thực hành vào hoạt động, thông tin phòng như: tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán quản lý phụ trách, hồ sơ ban đầu cán khoa K2 lưu lại nhằm phục vụ cho trình quản lý sau Quản lý chức riêng phòng thực hành Khi phòng ngừng sử dụng đưa vào hồ sơ quản lý 1.2.2 Quản lý tài sản phòng máy Sau đơn vị sử dụng trả phòng, cán theo dõi tên, vị trí thiết bị có phòng, tình trạng sử dụng sau đơn vị sử dụng Cán quản lý thời gian nhập thiết bị vào Cán kiểm tra đời máy, năm sản xuất, thông tin chi tiết hiệu năng, chức máy móc thường xuyên Khi phát thiết bị hỏng, cán cập nhật thông tin chi tiết thiết bị hỏng, khả sửa hay thay mới, thời gian tiến hành thay từ kho Cán quản lý chi phí tiêu thụ vận hành phòng máy, theo dõi thiết bị an ninh bên camera an ninh, khóa điện tử, đảm bảo an ninh phòng máy Người sử dụng (học viên, giáo viên) tiến hành tra cứu thông tin chung phòng máy thông qua cán phụ trách, tình trạng phòng sử dụng, thông tin thiết bị phòng để phục vụ nhu cầu sử dụng Cán quản lý thực thống kê báo cáo tình trạng phòng máy cho lãnh đạo theo quý, năm học 1.2.3 Quản lý lịch sử dụng Khi phòng đưa vào sử dụng, cán quản lý phòng máy tiến hành quản lý thời gian sử dụng, thời gian mượn trả, giáo viên phụ trách chính, đơn vị sử dụng Quản lý lịch vệ sinh phòng thực hành, lịch bảo trì, lịch kiểm tra phòng lãnh đạo 1.3 Mục đích phạm vi xây dựng hệ thống 1.3.1 Mục đích hệ thống Hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành Khoa Công nghệ thông tin tổ chức để đảm bảo: - Quản lý tốt thông tin hệ thống phòng máy, tình trạng phòng máy - Quản lý thiết bị, tài sản phòng, tình trạng sử dụng; lỗi hỏng, cũ, lỗi thời cần đổi mới, chức sử dụng - Quản lý lịch thực hành lần mượn trả phòng thực hành - Quản lý điều kiện khác như: thuê nhân công vệ sinh phòng, trì camera an ninh đảm bảo an toàn 1.3.2 Phạm vi hệ thống Trong khuôn khổ thời gian có hạn, chúng em xây dựng phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường T36 - Quy mô hệ thống: Hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Trường T36 hệ thống hoạt động phạm vi nội Khoa Hệ thống quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin quản lý 10 phòng với khoảng 500 thiết bị điện máy khác nhau, đáp ứng nhu cầu khoảng 700 học viên khoa Công nghệ thông tin đơn vị có nhu cầu thuê/mượn sử dụng - Cán quản lý phòng máy: gồm giáo viên khoa Công nghệ thông tin trực tiếp quản lý - Phạm vi khảo sát: Trường T36 - Đối tượng khảo sát: Học viên, giáo viên, cán quản lý phòng máy - Đối tượng quản lý phần mềm: Cán quản lý phòng máy Khoa Công nghệ thông tin - Phạm vi nghiệp vụ quản lý: quản lý thông tin phòng thực hành, thông tin tài sản sử dụng phòng thực hành, quản lý tình trạng thiết bị, thiết bị hư hỏng, thiết bị nhập để thay thế, quản lý thiết bị đời cũ, lỗi thời không đáp ứng nhu cầu học tập, quản lý lịch mượn trả phòng, lịch thực hành, thực lập báo cáo đầy đủ chi tiết tình trạng phòng thực hành sau lần sử dụng, tình trạng phòng máy qua quý, năm theo yêu cầu cấp HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG Từ thực tế cho thấy việc quản lý tài sản trước chủ yếu thủ công, thông tin phòng thực hành đưa vào sổ sách, từ người quản lý lập báo cáo Việc quản lý thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo, rời rạc, nhiều công sức Do xảy sai sót dư thừa thông tin thiếu thông tin gây hậu nghiêm trọng Hiện nay, nhà trường quan tâm tới nhu cầu thực hành tin học học viên, cụ thể có nhiều phòng máy xây dựng máy tính cũ không sử dụng thay Do tính chất công việc nhiều, lớn khiến yêu cầu báo cáo đề quan trọng phòng thực hành đề cập tới Do thông tin không cập nhật thường xuyên đầy đủ thực tế dễ xảy tình trạng nhiều thông tin bị bỏ qua gây hiệu quản lý không cao, trí gây hậu nghiêm trọng Tuy nhiên, hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành thủ công có ưu, nhược điểm định Ưu điểm: - Hệ thống quản lý thủ công hệ thống quản lý truyền thống, quen thuộc - Không tốn chi phí tạo phần mềm quản lý Nhược điểm: - Do quản lý sổ sách nên tốn thời gian nhân lực trình tìm kiếm, tra cứu, thêm, sửa, xóa tổng hợp - Không tự cập nhật thông tin phòng máy - Dữ liệu bị mát - Tốn nhiều nhân lực để quản lý - Dễ xảy chồng chéo lịch mượn trả phòng thực hành - Việc báo cáo không làm tự động GIẢI PHÁP 3.1 Mục tiêu phát triển phần mềm Hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành gặp nhiều khó khăn: thứ nhất, việc quản lý thủ công gặp nhiều vấn đề, nhiều hạn chế, gây khó khăn cho cán quản lý tài sản phòng máy: lưu trữ thủ công, ghi chép giấy tờ, văn bản; sử dụng người cho nhiều công việc quản lý khác lúc: quản lý phòng sử dụng, quản lý tài sản hư hỏng, quản lý lịch thực hành, quản lý vệ sinh, lao động Khi khó đạt hiệu công việc cao Thứ hai, với việc lượng học viên khoa Công nghệ thông tin ngày đông, vấn đề xếp lịch sử dụng hay mát hỏng hóc tài sản qua trình sử dụng việc lưu trữ, quản lý thông tin phòng gây nhiều thời gian công sức Xuất phát từ thực trạng kết hợp kinh nghiệm qua trình học tập số môn thực hành khoa công nghệ thông tin nhà trường, nhóm chúng em xin đề xuất xây dựng phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành chạy desktop với người quản lý cán quản lý tài sản phòng thực hành khoa công nghệ thông tin Đây hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành xác, có điều khiển giải pháp tốt nhằm nâng cao hiệu sử dụng phòng thực hành việc thực nhiệm vụ quản lý cán quản lý phòng máy trở nên dễ dàng Phần mềm quản lý tài sản phòng thực hành phải thay đổi tích cực so với phương pháp quản lý truyền thống giấy tờ có thực tế, khắc phục lạc hậu phương pháp cũ Bởi lẽ ứng dụng công nghệ nhằm mục đích tăng khả nằng xử lý liệu, quản lý liệu có khả đáp ứng nhu cầu cao… Đồng thời, phần mềm cần đáp ứng tốt việc triển khai áp dụng, để giúp cho công tác quản lý cách đơn giản, dễ dàng thuận lợi Về giải pháp bắt buộc phòng thực hành khoa công nghệ thông tin phải thực hiện, giải pháp dùng cho giáo viên quản lý phòng thực hành quản lý học sinh thực hành kịp thời phát khắc phục hư hỏng Đặc biệt, phần mềm tự động trích xuất báo cáo theo học kỳ, theo năm học trình sử dụng, bảo trì, sửa chữa tuổi thọ thiết bị cấp yêu cầu Thông qua đó, ban giám hiệu nhà trường cập nhật theo dõi quản lý sở vật chất nhà trường để có hướng giải cụ thể Do vậy, phần mềm giải vấn đề không gian lưu trữ tài liệu giảm số lượng cán quản lý hệ thống, tránh việc thiếu cán quản lý Phần mềm giúp cho cán quản lý dễ dàng quản lý hàng trăm loại thiết bị khác nhau, có giá trị lớn phòng thực hành như: máy tính, quạt, đèn, bàn ghế, máy chiếu… Đồng thời, phần mềm cho phép quản lý việc chuyển giao trang thiết bị: chuyển giao trang thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, tình trạng thiết bị Vì vậy, phần mềm cần đáp ứng yêu cầu sau: - Hệ thống có khả quản lý, cập nhật thông tin tình trạng sử dụng phòng, phòng mượn, đơn vị mượn, thời gian mượn trả - Quản lý thời gian giao nhận, nhập xuất thiết bị phòng, tình trạng thiết bị, có trang thiết bị gì, tình trạng sao, thêm sửa chữa - Tìm kiếm báo cáo theo nhiều mục khác - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng - Đảm bảo tính xác phần mềm 3.2 Chức phần mềm Hệ thống quản lý tài sản phòng thực hành có nhiều chức quản lý giới hạn phần mềm mà nhóm nghiên cứu phần mềm quản lý vài chức sau: - Quản lý thông tin phòng thực hành phần mềm Phần có chức năng: tìm kiếm, cập nhật thông tin tên phòng, vị trí, diện tích mặt sàn phòng, cán phụ trách chính, tình trạng phòng sử dụng hay không, đối tượng sử dụng, chức phòng - Quản lý tài sản sử dụng phần mềm Phần mềm có chức năng: thêm mới, cập nhật, sửa, xóa thông tin thiết bị, chức thiết bị, đời sản xuất, khả sử dụng thiết bị, cập nhật tình trạng thiết bị hỏng hóc, cần sửa chữa hay thay mới, tìm kiếm thông tin nhập xuất thiết bị đưa vào phòng để sử dụng - Quản lý lịch sử dụng Phần mềm có chức năng: cập nhật, thêm thông tin lịch sử dụng phòng thực hành, thời gian sử dụng, thông tin đơn vị sử dụng, cập nhật thông tin tình trạng thiết bị phòng sau sử dụng, thêm lịch vệ sinh kiểm tra phòng quý, năm - Thiết lập báo cáo thông kê tình trạng phòng máy theo quý, năm học Cụ thể chức quản lý trên, có tín tiêu biểu sau: - Tìm kiếm thông tin tài sản: Đây chức cần thiết chương trình, giáo viên quản lý hay ban giám hiệu nhà trường muốn xem thông tin tài sản giúp học viên biết thông tin thiết bị thực hành Với chức tìm kiếm ngườ sử dụng phần mềm tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác như: mã thiết bị, tên thiết bị, vị trí máy hoạt động,… - Cập nhật thông tin tài sản: Với chức này, giáo viên quản lý dễ dàng cập nhật thông tin tài sản như: số lượng, tình trạng hư hỏng, vị trí máy hỏng,…khi có tài sản có thay đổi.vì hàng tháng hay năm học có yêu cầu cấp trên, giáo viên quản lý báo cáo thông tin tài sản cách dễ dàng xác - Thêm thông tin tài sản: Chức tỏ có hiệu trường hợp có thiết bị chuyển đến phòng thực hành yêu cầu phải nhập thông tin tài sản chuyển đến phòng thực hành - Xóa thông tin tài sản: Khi sử dụng chức này, giáo viên quản lý xóa phần toàn thông tin liên quan đến tài sản chuyển khỏi phòng thực hành, tránh sai sót khâu kiểm kê tài sản Cơ cấu tổ chức hệ thống: Cán quản lý (khoa CNTT) Quản lý thông tin chung phòng thực hành Quản lý tài sản phòng thực hành Sắp xếp lịch sử dụng, lịch vệ sinh, bảo trì kiểm tra 3.3 Các giả định lớp người dùng phần mềm 3.3.1 Các giả định ràng buộc Hệ thống vận hành số máy tính kết nối mạng Lan với phạm vi trường Các cán quản lý người quản trị chức phần mềm Đến ca làm việc, cán phải nhập thông tin vào hệ thống máy tính tính để đăng nhập vào phần mềm Chỉ có cán quản lý có khả quản trị chức phần mềm Nghiệp vụ quản lý thông tin phòng thực hành: đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng, cán quản lý có nhiệm vụ tra cứu thông tin phòng, tình trạng phòng thông tin khác phù hợp nhu cầu người cần sử dụng Nghiệp vụ báo cáo thống kê tài sản phòng: sau người dùng sử dụng xong, cán quản lý có nhiệm vụ kiểm tra, cập nhật lại tình trạng phòng, tình trạng thiết bị tài sản phòng xác nhận Hàng quý, cán quản lý phải thực thống kê rà soát tình trạng tài sản phòng xác nhận Nghiệp vụ cập nhật lịch sử dụng phòng thực hành: Cán quản lý phòng thực hành lên lịch sử dụng phòng thực hành, lịch vệ sinh phòng, lịch kiểm tra bảo trì phòng xác nhận Các đơn vị sử dụng tài khoản quyền cập nhật, thêm thông tin phần mềm, vấn đề thắc mắc người dùng phải phản ánh với cán trực tiếp quản lý phòng 3.3.2 Các lớp người dùng - Cán quản lý phòng máy Mô tả Là cán quản lý phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin Vai trò Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động phòng thực hành khoa Công nghệ thông tin, nhập xuất tài sản phòng thực hành, lên lịch vệ sinh, bảo trì bảo dưỡng phòng, thống kê tài sản qua quý Quyền Sử dụng tất chức hệ thống - Người sử dụng Mô tả Là cán giáo viên, học viên khoa Công nghệ thông tin, Ban giám hiệu Vai trò Có phản hồi sau sử dụng phòng máy cho cán quản lý phòng máy, người có nhu cầu sử dụng phòng máy Quyền Sử dụng tính phần mềm: tìm kiếm, tra cứu thông tin phòng máy YÊU CẦU GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG 4.1 yêu cầu giao diện người dùng - Trang chủ phần mềm khởi động đăng nhập vào quản lý Do có cán quản lý sử dụng phần mềm nên có cán quản lý cấp tài khoản sử dụng - giao diện chọn phần Hệ thống: phần mềm có danh mục tra cứu thông tin hệ thống cho người dùng thông tin tài khoản dùng 10 - Giao diện mục danh sách phòng Phần mềm cho phép người dùng tìm kiếm nhanh phòng có tình trạng sử dụng (đang sử dụng, bảo trì, trống) thông tin cán khác tham gia quản lý - Giao diện mục tài sản, phần mềm cho phép tra cứu cập nhật nhanh danh mục tài sản theo phòng thực hành 11 - Giao diện danh mục lịch hoạt động, nơi người dùng cập nhật tra cứu lịch hoạt động phòng thực hành 12 4.2 Yêu cầu giao diện người dùng - giao diện đăng nhập, thay đổi mật phần mềm - Giao diện hồ sơ thân người sử dụng, dùng để cập nhật tra cứu thông tin 13 - Hồ sơ cán quản lý khác cần tìm kiếm, thay đổi nhân - Hồ sơ danh sách phòng thực hành, thông tin phòng, chức phòng mà cán cho người thuê/mượn phòng xem lựa chọn 14 Nhóm em làm đến để cô xem qua giao diện ạ, triển khai nhóm nghiên cứu thực giao diện tài sản lịch hoạt động cho logic với bảng tra cứu phòng trên! Em cảm ơn 15 ... máy tính, quạt, đèn, bàn ghế, máy chiếu… Đồng thời, phần mềm cho phép quản lý việc chuyển giao trang thiết bị: chuyển giao trang thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, tình trạng thiết bị Vì vậy, phần... - Thêm thông tin tài sản: Chức tỏ có hiệu trường hợp có thiết bị chuyển đến phòng thực hành yêu cầu phải nhập thông tin tài sản chuyển đến phòng thực hành - Xóa thông tin tài sản: Khi sử dụng... thông tin liên quan đến tài sản chuyển khỏi phòng thực hành, tránh sai sót khâu kiểm kê tài sản Cơ cấu tổ chức hệ thống: Cán quản lý (khoa CNTT) Quản lý thông tin chung phòng thực hành Quản lý