STT Công nghệ Ứng dụng trong sự kiệnI CÔNG NGHỆ DI ĐỘNG TRONG QUẢN LÝ SỰ KIỆN 1 Soát vé tự động bằng Smartphone - Ứng dụng có thể sử dụng ngay cả khi không có internet - Theo dõi thông t
Trang 1STT Công nghệ Ứng dụng trong sự kiện
I) CÔNG NGHỆ DI ĐỘNG TRONG QUẢN LÝ SỰ KIỆN
1 Soát vé tự
động bằng
Smartphone
- Ứng dụng có thể sử dụng ngay cả khi không có internet
- Theo dõi thông tin danh sách các sự kiện đang tổ chức hoặc là đồng tổ chức
- Bạn có thể chọn một số loại vé nhất định bạn muốn check-in
- Tự động đọc, kiểm tra mã, và thực hiện quy trình check in
- Hỗ trợ check in nơi ánh sáng yếu với flash
- Hỗ trợ kiểm soát lượng check-in, thông tin khách check-in và quy trình check-in
- Đồng bộ hóa trực tiếp với website sự kiện
2 Ứng dụng
booking vé sự
kiện trên
Smartphone
- Hỗ trợ hoạt động booking vé của sự kiện ngay tại nhà
- Lựa chọn thông tin các sự kiện một cách chính xác và chi tiết
- Hỗ trợ check in bằng smartphone thông qua các ứng dụng bên thứ 3
3 Ứng dụng
truyền hình
sự kiện qua
smartphone
- Nếu hướng tới một sự kiện mở cùng lúc tiếp cận các khách tham
dự offline trong khán phòng và cả những người muốn tham dự qua Internet, nhà tổ chức có thể nghĩ đến Meerkat – Ứng dụng hỗ trợ truyền hình theo thời gian thực thông qua đường truyền Internet Đây là một ứng dụng dễ hiểu và dễ dùng mà bạn không cần phải đọc qua một bảng hướng dẫn sử dụng dài, chỉ cần vào địa chỉ meerkatapp.co rồi click, click, click để cài đặt và trải nghiệm ngay các tính năng hữu ích của công cụ này
4 Ứng dụng
của website
hoithaoso.co
m
- Giải quyết hai vấn đề nan giải mà các đơn vị tổ chức sự kiện gặp phải khi tổ chức sự kiện: Khách tham dự chưa tham gia thảo luận sôi nổi, cũng như không thể tiếp nhận tất cả câu hỏi vì thời gian ít khi cho phép
- Với ứng dụng này cho phép người tham dự có thể sử dụng các thiết bị di động và máy tính có kết nối internet hoặc 3G để theo dõi nội dung trình bày và tương tác trực tiếp với diễn giả (đặt câu hỏi, tham gia khảo sát, bình chọn…), giúp tiết kiệm thời gian cho phần Hỏi đáp, nâng cao tính tương tác giữa diễn giả và người nghe, góp phần tạo nên chuyên nghiệp cho sự kiện
5 Facebook - Đây là tính năng mới của facebook đưa ra có thể sử dụng được
Trang 2event trên SM với chức năng hỗ trợ, quảng bá, truyền thông sự kiện
- Công cụ nổi tiếng này giúp quảng bá, lan tỏa sự kiện tới khách hàng một cách nhanh nhất và đúng đối tượng nhất thông qua facebook ads và chức năng Invite
- Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể đăng ảnh bìa sự kiện, cập nhật các hoạt động diễn ra trong sự kiện nhằm tạo tương tác và truyền thông
II) CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
6 Microsoft
Exel
- Với Excel, các nhà tổ chức sự kiện không chỉ kiểm soát được số lượng người chính thức tham gia sự kiện mà còn lưu trữ, phân tích thông tin cá nhân của khách hàng
- Các chức năng "Tìm kiếm", "Bộ lọc" giúp xác định rất nhanh thông tin của người tham gia sự kiện đã đăng ký từ trước Ngoài
ra, sử dụng các hàm Excel cũng rất hiệu quả trong xử lý và thống
kê dữ liệu người tham dự
Manager Pro
- Quản lý và tổ chức dự án
- Phân công và theo dõi công việc
- Dự toán chi phí, lợi nhuận dự án, báo giá khách hàng…
- Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử dự án & doanh số
- Quản lý thông tin nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ và giá đi kèm
- Quản lý hệ thống dữ liệu hỗ trợ dự án: thiết bị (Facility), địa điểm (Venue), phương tiện truyền thông (Media), nhân sự liên quan đến
sự kiện
- Hỗ trợ quản lý các loại dự án đặc thù:
+ Quản lý dự án tổ chức sự kiện (Event Management) + Quản lý dự án quan hệ công chúng (PR - Public Relationship)
+ Quản lý dự án Game Show
+ Quản lý biên tập nội dung và sản xuất chương trình truyền hình
8 Event Pro - EventPro là phần mềm cung cấp một môi trường thân thiện với
người sử dụng cho cơ sở lập kế hoạch, phối hợp chức năng và quản lý sự kiện
- Các tính năng của nó được tập trung vào việc chuẩn bị tất cả các khía cạnh của một cơ sở, cung cấp cho bạn khả năng tổ chức hiệu
Trang 3quả thông tin và chạy báo cáo tùy chỉnh.
- Phần mềm Quản lý sự kiện cho các cuộc họp hội nghị, triển lãm,
tổ chức hay bất cứ ngành công nghiệp, dịch vụ của bạn sẽ giúp khi
có nhu cầu lập lịch trình sự kiện
Manager
- Phần mềm Event Manager dùng để nhận feedback trực tiếp từ người dùng, còn có chức năng vote để đánh giá event
III) CÔNG NGHỆ TRONG MARKETING SỰ KIỆN
Marketing
- Thông qua các dịch vụ như Gmail, Yahoo: miễn phí; nhưng không cho phép thống kê phản hồi để đo lường hiệu quả, và số lượng email bị giới hạn
- Những dịch vụ email marketing chuyên nghiệp: cho phép gởi email hàng loạt, tỷ lệ vào Inbox cao với nhiều tính năng cho phép đánh giá, thống kê được hiệu quả đem lại sau chiến dịch marketing sự kiện
Marketing
- Tỷ lệ người mở ra đọc tin là rất cao (trên 90%)
- Thông báo cho khách tham dự tiềm năng về các sự kiện sắp tổ chức nhằm lôi kéo nhiều người tham gia
- Chăm sóc khách hàng đã đăng ký tham dự
12 Mobile
Marketing
- Tối ưu hóa trang web để hiển thị tốt hơn các quảng cáo push và banner
- Ứng dụng trong rất nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Thông tin được công bố một cách rộng rãi: những người quan tâm
sẽ nhanh chóng có được thông tin về sự kiện như diễn giả, nội dung, tài trợ
- Tương tác với khách hàng: chủ động kết nối, tạo ấn tượng và sự quan tâm qua những thông tin cập nhật nhanh và chính xác
- Tăng lợi ích, sự tương tác cho nhà tài trợ: dễ dàng đưa logo, thông tin chi tiết, các nhà tài trợ, phương thức liên hệ với người dùng, khách hàng mục tiêu
- Tăng tính minh bạch và chi tiết cho thông tin, giúp ước định nội dung và thời gian sự kiện qua các ứng dụng nhật ký cá nhân
- Tránh lãng phí, giảm chi phí cho quảng bá sự kiện; so với việc in bản thảo, tờ rơi, tờ thông tin, vừa tốn kém mà mức độ phổ cập
Trang 4không cao.
13 Catalogue
điện tử
(E-Catalogue)
- Catalogue điện tử là một hình thức thiết kế giới thiệu sản phẩm (Catalogue) bằng công cụ phần mềm Được sử dụng trong marketing sự kiện, giúp giới thiệu thông tin sự kiện, hình ảnh và hoạt động… và được hiển thị trên máy tính, trên mạng Internet
- Doanh nghiệp có thể kết hợp các nội dung khác trên Catalogue điện tử như những phiếu thưởng trực tuyến, những chương trình xúc tiến bán hàng…
14 Microsite cho
sự kiện
- Giúp người xem có thể cập nhật được: thời gian tổ chức, địa điểm, nội dung
- Hoạt động tương tác với người xem để gây ấn tượng sâu sắc